Manual de Procedimiento Contrataciones

MANUAL DEL PROCESO DE COORDINACIÓN
GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
CÓDIGO:
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SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN
NACIONAL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES
ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
Coordinación General de Planificación
Janeth Asanza, Subcoordinadora Nacional de
Institucional
Gestión Administrativa
FECHA: Noviembre 2012
FECHA: Noviembre 2012
VIGENCIA A PARTIR DE: Noviembre 2012
1. CONTROL DEL DOCUMENTO
Versión
Motivo Cambio ó Anulación
Fecha de Actualización
2. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es proveer obras, adquirir bienes y/o contratar servicios en
forma oportuna y eficiente para optimizar los recursos de la Institución de conformidad con la
Ley de Contratación Pública.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a contrataciones de obras, bienes y servicios que la Institución
adquiere y/o contrata.
4. DEFINICIONES
Procesos de Contratación de Bienes y Servicios Normalizados:
 …”Catálogo electrónico del INCOP.- Como producto del Convenio Marco, el Instituto
Nacional de Contratación Pública creará un catálogo electrónico disponible en el Portal
COMPRASPÚBLICAS, desde el cual las Entidades Contratantes podrán realizar sus
adquisiciones en forma directa…” Art. 44. LOSNCP RO 395.
 …”Contrataciones por Ínfima Cuantía.- Las contrataciones para la ejecución de
obras, adquisiciones de bienes o prestación de servicios, cuya cuantía sea menor o
igual a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del presupuesto inicial del Estado se las
realizará de forma directa con un proveedor seleccionado por la Entidad contratante sin
que sea necesario que éste conste inscrito en el RUP…” Sección 3 del Reglamento a
la LOSNCP.
 …”Subasta inversa.- Para la adquisición de bienes y servicios normalizados que no
consten en el catálogo electrónico, las Entidades Contratantes deberán realizar
subastas inversas en las cuales los proveedores de bienes y servicios equivalentes,
pujan hacia la baja el precio ofertado, en acto público o por medios electrónicos a
través del Portal de COMPRASPÚBLICAS…” Art. 47. LOSNCP RO 395.
 …”Contrataciones de menor cuantía.- Se podrá contratar bajo este sistema en
cualquiera de los siguientes casos:
Las contrataciones de bienes y servicios no normalizados, exceptuando los de
consultoría cuyo presupuesto referencial sea inferior al 0,000002 del Presupuesto Inicial
del Estado del correspondiente ejercicio económico;
Las contrataciones de obras, cuyo presupuesto referencial sea inferior al 0,000007 del
Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico…” Art. 51.
LOSNCP RO 395.
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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES
 …”Cotización: Este procedimiento, se utilizará en cualquiera de los siguientes casos:
1. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinámicos previstos en el Capítulo II de
este Título o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, éstos hubiesen
sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial oscile entre 0,000002
y 0,000015 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico;
2. La contratación para la ejecución de obras, cuyo presupuesto referencial oscile entre
0,000007 y 0,00003 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente Ejercicio
Económico; y,
3. La contratación para la adquisición de bienes y servicios no normalizados,
exceptuando los de consultoría, cuyo presupuesto referencial oscile entre 0,000002 y
0,000015 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente Ejercicio Económico…”
Art. 50. LOSNCP RO 395.
 …”Licitación: un procedimiento de contratación que se utilizará en los siguientes casos:
1. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinámicos previstos en el Capítulo II de
este Título o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, éstos hubiesen
sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial sobrepase el valor que
resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto inicial del
Estado del correspondiente ejercicio económico;
2. Para contratar la adquisición de bienes o servicios no normalizados, exceptuando los
de consultoría, cuyo presupuesto referencial sobrepase el valor que resulte de multiplicar
el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto inicial del Estado del
correspondiente ejercicio económico; y,
3. Para contratar la ejecución de obras, cuando su presupuesto referencial sobrepase el
valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,00003 por el monto del Presupuesto
inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico…” Art. 48. LOSNCP RO 395.
•
Contratos de Consultoría:

...”Contratación directa: Cuando el presupuesto referencial del contrato sea inferior o
igual al valor que resultare de multiplicar el coeficiente 0,000002 por el monto del
presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. La selección,
calificación, negociación y adjudicación la realizará la máxima autoridad de la Entidad
Contratante de acuerdo al procedimiento previsto en el Reglamento a la Ley…” Art. 40.
LOSNCP RO 395.

…”Contratación mediante lista corta: Cuando el presupuesto referencial del contrato
supere el fijado en el número anterior y sea inferior al valor que resulte de multiplicar el
coeficiente 0,000015 por el monto del presupuesto inicial del Estado correspondiente al
ejercicio económico…” Art. 40. LOSNCP RO 395.

…”Contratación mediante concurso público: Cuando el presupuesto referencial del
contrato sea igual o superior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015
por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio
económico.…” Art. 40. LOSNCP RO 395.
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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES

…”Pliegos.- Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada
procedimientos, que se sujetarán a los modelos establecidos por el instituto Nacional de
Contratación Pública…” Art.6. LOSNCP RO 395.

Términos de referencia.- Contienen las especificaciones técnicas, objetivos y estructura
de cómo ejecutar un determinado proyecto.

Acta de entrega.- Documento formal de las contrataciones que se realizan.
5. BASE LEGAL
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Constitución de República del Ecuador.
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento (LOSNCP).
Toda resolución del Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP).
Normas de Administración del Sector Público.
Normas de Contraloría General del Estado.
Normas de Control Interno del Sector Público.
Código de Procedimiento Civil.
Código de Procedimiento Penal.
6. DIRECTRICES
6.1
Toda adquisición debe estar planificada en el Plan Anual de Contratación (PAC). (ART
23. LOSNCP).
6.2
La máxima autoridad de la Entidad Contratante y los servidores que hubieren participado
en la elaboración de los estudios, en la época en que éstos se contrataron y aprobaron,
tendrán responsabilidad solidaria junto con los consultores o contratistas, si fuere del
caso, por la validez de sus resultados y por los eventuales perjuicios que pudieran
ocasionarse en su posterior aplicación. (ART 23. LOSNCP).
6.3
Es responsabilidad de la unidad requirente elaborar los términos de referencia, y solicitar
su aprobación al jefe del área respectiva.
6.4
Los Términos de Referencia (TDR) deben contener:
Antecedentes, por qué la necesidad.
Objetivo General.
Objetivos Específicos.
Justificación.
Especificaciones Técnicas, esto puede incluir leyes y/o normativas
Plazos.
Formas de Pago.
Garantías
Administrador y/o Supervisor de Contratos.
Entregables
Presupuesto Referencia, de acuerdo a proforma solicitada.
7. RESPONSABLES DE EJECUTAR EL PROCESO
7
Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa.
8. RESPONSABLES DEL RESULTADO DEL PROCESO
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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES
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Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Administrativa.
9. PROCEDIMIENTO
Las contrataciones se realizarán según los procedimientos de contratación identificados en el
cuadro que se indica a continuación:
Objeto
Contratación
Procedimientos
Montos 2012
Tiempos
Catálogo electrónico
Ínfima cuantía
Sin límites
Menor o igual a
$ 5.221,85
2 semanas.
8 días
laborables.
Subasta
Electrónica
Menor cuantía
Mayor a
$ 5.221,85
Menor o igual a
$ 52.218,54
3 semanas.
Cotización
Entre $ 52.218,54 y $
391.629,05
3 semanas.
Licitación
Mayor o igual a
$ 391.639.639,05
4 semanas.
Menor Cuantía
Menor o igual a
$ 52.218,54
Entre $ 52.218,54 y $
391.639,05
Mayor o igual a
$ 391.639,05
Menor o igual a
$ 182.764,89
Entre $ 182.764,89 y
$ 783.278,11
Menor
o
igual
783.278,11
Mayor
a
$
26.109.270,28
Menor o igual a
$ 52.218,54
Entre $ 52.218,54 y
$ 391.639,05
Mayor o igual a
$ 391.639,05
2 semanas.
(si el producto no se encuentra en
Catálogos)
Bienes y Servicios
Normalizados
Inversa
(si
no
es
posible
aplicar
procedimientos dinámicos*)
(si
no
es
posible
aplicar
procedimientos dinámicos*)
(si
no
es
posible
aplicar
procedimientos dinámicos*)
Bienes y Servicios No
Normalizados
Cotización
Licitación
Menor Cuantía
Cotización
Obras
Licitación
Contratación Integral por
Precio Fijo
Contratación Directa
Consultoría
Lista Corta
Concurso Público
2 semanas.
3 semanas.
4 semanas.
3 semanas.
4 semanas.
5 semanas.
7 semanas.
2 semanas.
5 semanas.
7 semanas.
En el cuadro se define el tiempo necesario para el proceso a partir de la fecha en la cual toda la
documentación se encuentra completa, incluida la certificación presupuestaria.
* Procedimientos dinámicos:
• Catálogo Electrónico
• Subasta Inversa Electrónica
9.1. El responsable de unidad requirente elabora los términos de referencia y solicita
aprobación del jefe de área respectivo.
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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES
9.1.1. El (la) Subcoordinador (a) o Coordinador (a) de cada área envía el requerimiento al (la)
Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Administrativa (Quito) y se procede de acuerdo
a lo establecido en el punto 9.3. del presente Manual.
9.1.2. En el caso de la Delegación del Guayas, el (la) Subcoordinador (a) o Coordinador (a) de
cada área aprueba y envía al (la) Coordinador (a) encargado (a) de la Delegación, el cual
remite el requerimiento aprobado a través del Sistema LOTUS NOTES (campo
aprobación) al (la) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Administrativa en Quito y se
procede de acuerdo a lo establecido en el punto 9.3. del presente Manual.
9.1.3. Si la documentación está incompleta el (la) Subcoordinador (a) o Coordinador (a) de
cada área devuelve al solicitante para que se complete la documentación y se hagan los
cambios necesarios hasta su aprobación.
9.2. La Subcoordinación Requirente lo canaliza a la Subcoordinación Nacional de Gestión
Administrativa.
9.3. La Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa recibe requerimiento por parte de
las
diferentes áreas del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. El
requerimiento:
-
Puede ser generado por cualquier Subcoordinación o Coordinación siempre y
cuando tengan el memorando con la autorización respectiva, incluyendo los
términos de referencia.
(Formulario F001 a través del sistema LOTUS NOTES – Módulo LOGA). El sistema
está conectado al POA y PAC de cada área, por lo que los (las) Servidores (as)
solicitantes, al llenar el formulario 001 deben ajustarse al presupuesto disponible
de su área.
Debe contener los términos de referencia (estudios y diseños completos, definitivos
y actualizados, planos y cálculos, especificaciones técnicas. Ver numeral 6.4),
debidamente aprobados por las instancias correspondientes, vinculados al Plan
Anual de Contratación de la Entidad.
Se pueden solicitar y/o recibir las 3 proformas junto con el requerimiento (el
proveedor puede ser elegido por sugerencia del solicitante).
9.4. El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Administrativa recibe y revisa la
documentación y si falta algún documento devuelve al área requirente para que complete
o corrija, según sea el caso, una vez receptada la documentación correcta, asigna al (la)
Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa especialista en
Contratación Pública para que desarrolle el proceso.
9.5. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa especialista
en Contratación Pública realiza un estudio previo del producto (bien, servicio, obra y/o
consultoría), costo y capacidad del proveedor, con el apoyo del área requirente de ser
necesario. En este estudio también se define el tipo de contratación que se va a realizar
de acuerdo a la Ley de Contratación Pública (ínfima cuantía, compras por catálogo,
subasta inversa, menor cuantía, cotización, licitación, contratación directa, lista corta,
concurso público).
9.6. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa –
Especialista de Contratación Pública elabora el Informe de Presupuesto Referencial, el
cual contiene:
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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES
-
Antecedente.
Justificación.
Objeto de contratación.
Proformas.
Presupuesto referencial y base legal.
Y elabora un cuadro comparativo donde se analizan las 3 proformas de ser el caso, el cual
se anexa al informe.
Toda esta documentación se anexa a la solicitud de requerimiento y se envía al (la)
Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Administrativa para su aprobación.
9.7. El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Administrativa revisa el Informe de
Presupuesto Referencial con la documentación adjunta, en caso de no estar conforme
devuelve al Servidor (a) asignado (a) al proceso para su rectificación correspondiente
hasta su aprobación.
9.8. El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Administrativa aprueba y envía al (la)
Coordinador (a) General Administrativo Financiero para su aprobación.
9.8.1. Si el (la) Coordinador (a) General Administrativo Financiero revisa disponibilidad de
recursos, en caso de no existir rechaza la solicitud y fin del proceso.
9.8.2. Si aprueba, el (la) Coordinador (a) General Administrativo Financiero remite al (la)
Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera para que a través del (la) Servidor
(a) encargado de Presupuestos verifique si existe disponibilidad.
NOTA: La aprobación hasta aquí de estos procesos se realiza a través del sistema
LOTUS.
9.8.2.1. Si existe disponibilidad el (la) Servidor (a) encargado de Presupuestos informa al
Subcoordinador Nacional de Gestión Financiera para que remita a la Subcoordinación
Nacional de Gestión Administrativa y al área requirente la certificación presupuestaria.
9.8.2.2. Si no se obtienen la certificación presupuestaria por parte de la Subcoordinación
Nacional de Gestión Financiera, no se certifica y se da por finalizado el proceso a
través de una notificación al área requirente con el sustento debido.
9.9. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa asignado,
una vez que recibe la certificación presupuestaria se inicia la contratación de acuerdo al
tipo de proceso establecido en el Informe de Presupuesto Referencial mencionado
anteriormente.
9.9.1. De acuerdo al procedimiento, al monto de contratación, producto y proveedor, el tipo de
proceso puede ser:
- Ínfima cuantía.
- Por catalogo electrónico.
- Subasta inversa electrónica.
- Menor cuantía.
- Cotización.
- Licitación.
- Contratación integral por precio fijo.
- Régimen Especial (dependiendo del tipo de bien a adquirir).
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- Consultoría: Contratación Directa, Lista corta y Concurso Público.

Para el proceso de Ínfima Cuantía:
9.10. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa asignado
elabora la orden de compra y/o orden de servicio en conformidad a lo aprobado en el
Informe de Presupuesto Referencial.
9.11. El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Administrativa notifica por memorándum
y documentación de sustento a el (la) Servidor (a) encargado (a) del Guardalmacén o el
(la) encargado (a) de Activos fijos dependiendo del tipo de bien, para que una vez que el
proveedor entregue el producto y junto con la factura realice el respectivo ingreso y
egreso al área solicitante.
9.12. En caso de servicios el área solicitante realiza un informe de conformidad del servicio y
anexa listados de beneficiarios, y lo remite a la Subcoordinación Nacional Administrativa
mediante memorándum con toda la documentación necesaria para proceder al pago,
según los numerales 9.23 y 9.24 de este manual.

Para todos los procesos a excepción de ínfima cuantía:
9.13. La Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa si se requiere, elabora un
borrador de los pliegos de conformidad con lo establecido por el INCOP, y la envía a
través de memorándum a la Coordinación General de Asesoría Jurídica para su revisión,
solicitando la elaboración de la Resolución de aprobación de inicio del proceso que será
suscrita por la Máxima Autoridad o su Delegado.
9.13.1. En el caso de la Delegación del Guayas, el (la) Servidor (a) envía borradores de los
pliegos elaborados y memorándum a la Subcoordinación Nacional de Gestión
Administrativa en Quito para que remita a la Coordinación General de Asesoría Jurídica
para su revisión, elaboración de Resolución de aprobación de inicio de proceso y
nombramiento de una comisión para apertura de sobres y convalidación de errores,
según lo establecido en el numeral 9.13.3 de este manual.
9.13.2. La Coordinación General de Asesoría Jurídica remite memorándum con documentación
revisada, los pliegos elaborados y la Resolución de inicio del proceso a la
Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa.
9.13.3. La Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa remite a la Máxima Autoridad
del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social o su Delegado (a) la Resolución
de inicio del proceso para la firma de aprobación de pliegos y nombramiento de una
Comisión para apertura de sobres y convalidación de errores, integrada por:





La Máxima Autoridad o su Delegado (a).
El (la) Coordinador (a) General de Asesoría Jurídica o su Delegado (a).
El (la) Coordinador (a) General Administrativo Financiero o su Delegado (a).
El (la) Coordinador (a) o Subcoordinador (a) del área requirente o su
Delegado.
Asesor (a) designado por el área de adquisiciones.
9.14. Si la Máxima Autoridad o su Delegado (a) no aprueba, el (la) Servidor (a) de la
Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa envía memorándum al (la)
Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Administrativa indicándole que el proceso se
anula, para que proceda a eliminar y a reintegrar los fondos.
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9.15. Si la Máxima Autoridad o su Delegado (a) aprueba el (la) Servidor (a) de la
Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa especialista en Contratación Pública
publica los pliegos en el portal de compras públicas.
9.16. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa especialista
en Contratación Pública monitorea el calendario de acuerdo a la normativa legal vigente
del proceso.
9.17. En caso de existir preguntas publicadas el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación
Nacional de Gestión Administrativa especialista en Contratación Pública las transmite al
área adecuada a través de un memorándum indicando el tiempo en base a la normativa
y al calendario publicado en el portal de compras públicas para responder dichas
preguntas.
9.17.1.
Una vez que se obtenga, a través de memorándum, la respuesta por parte del área
solicitada, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión
Administrativa especialista en Contratación Pública, publica en el portal de compras
públicas.
9.18. El oferente entrega las ofertas para cada proceso a la Recepción de Secretaría General
del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social de acuerdo a lo establecido en el
calendario.
9.18.1.
La Secretaría General del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social envía a
la Máxima Autoridad o su Delegado (a) las ofertas recibidas para cada proceso el cual
remitirá a la Comisión Técnica designada para apertura de sobres y convalidación de
errores.
9.19. El (la) Servidor (a) Delegado o la Comisión Técnica y el área solicitante, realizan la
apertura de sobres en la cual verifican que no haya errores para convalidar y se nombra
de acuerdo a lo establecido en la Ley a la Comisión o Delegado (a) calificador (a).
9.20. El (la) Servidor (a) Delegado (a) o la Comisión Técnica elabora y remite el acta de
apertura de sobres y convalidación de errores a (la) Máxima Autoridad o su Delegado (a)
para aprobación y autorización de publicación en el portal de compras públicas.
9.20.1.
Una vez aprobada el acta, el (la) Servidor (a) especialista en Contratación Pública,
publica a través del portal de compras públicas el acta exista o no convalidación de
errores.
9.20.2.
De existir convalidación de errores, el oferente convalida errores en el portal de
compras públicas y entrega físicamente la convalidación a la Subcoordinación Nacional
de Gestión Administrativa, de acuerdo al calendario establecido y publicado en el
portal de compras públicas.
9.20.3.
La Máxima Autoridad o su Delegado (a) entrega a la Comisión Calificadora el proceso
completo con las ofertas presentadas, el acta de apertura, y convalidación para que se
realice la calificación.
9.21. El (la) Servidor (a) Delegado (a) o la Comisión Técnica entrega el acta de calificación a la
Máxima Autoridad o su Delegado (a).
9.21.1.
Si el (la) Servidor (a) Delegado (a) o la Comisión Técnica establece que los oferentes
no cumplen con los pliegos, la Máxima Autoridad o su Delegado (a) declara desierto el
procedimiento a través de Resolución enviada a la Coordinación General de Asesoría
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Jurídica para que archive el expediente (fin del proceso).
9.21.2.
El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa
especialista en Contratación Pública una vez aprobado el acta de calificación la publica
en el portal de compras públicas.
9.21.2.1. Cuando no hay anticipo, envía memorándum a la Coordinación General de
Asesoría Jurídica para que elabore la Resolución de adjudicación y el
contrato.
9.21.2.2. Cuando existe anticipo, solicita a la Coordinación General de Asesoría
Jurídica para que elabore la Resolución de adjudicación.
9.21.2.3. La Coordinación General de Asesoría jurídica remite memorándum con la
Resolución de adjudicación a la Subcoordinación Nacional de Gestión
Administrativa.
9.21.2.4. La Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa envía Resolución a
la Máxima Autoridad o su Delegado (a) para su firma.
9.21.2.5. La Máxima Autoridad o su Delegado (a) firma y remite a la
Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa para publicación de
Resolución de adjudicación en el portal de compras públicas.
9.21.2.6. Dependiendo del tipo de proceso se realiza la negociación entre la
Comisión de la Institución y el proveedor adjudicado, y se elabora el acta
la cual se publica en el portal de compras públicas una vez que se finaliza
la negociación. La Comisión de negociación está integrada por:
 La Máxima Autoridad o su delegado (a).
 El (la) Coordinador (a) General de Asesoría Jurídica o su delegado (a).
 El (la) Coordinador (a) General Administrativo Financiero o su
delegado (a).
 El (la) Coordinador (a) o Subcoordinador (a) del área requirente o su
delegado.
 Asesor (a) designado por el área de adquisiciones.
9.21.3.
Si se requiere garantías, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de
Gestión Administrativa especialista en Contratación Pública envía por separado la
adjudicación y una vez que el oferente entrega las garantías solicita a través de
memorándum a la Coordinación General de Asesoría Jurídica la elaboración del
contrato.
9.21.4.
La Coordinación General Asesoría jurídica remite memorándum con el contrato
elaborado a la Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa.
9.21.5.
La Máxima Autoridad o su Delegado (a) suscribe el contrato con el proveedor
adjudicado.
9.21.6.
La Máxima Autoridad o su Delegado (a) designan mediante memorándum la Comisión
de Recepción del objeto del contrato, y al Administrador del área requirente, quien no
debe haber participado en el proceso.
9.21.6.1. Si existe anticipo, la Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa
remite a la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera toda la
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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES
documentación con memorándum autorizado por la Máxima Autoridad o su
Delegado (a) para que se realice el pago del anticipo.
9.21.7.
Si se necesita prórroga por parte del contratista u oferente, éste debe solicitarla al ( a
(la) Administrador (a) del Contrato mediante oficio motivado.
9.21.8.
El (la) Administrador (a) del Contrato elabora el Informe en base a la solicitud de la
prórroga y si requiere renovación de garantías lo remite a la Máxima Autoridad o su
Delegado (a), si es aprobado se notifica a proveedor, y si solicita renovación de
garantías de ser el caso, entregando copia de los mismos a la Subcoordinación
Nacional Financiera.
9.21.9.
El (la) Administrador (a) y la Comisión de Recepción del objeto del contrato suscriben
el acta de entrega, y remiten toda la documentación. Si se trata de un bien, envían
memorándum a Guardalmacén y/o Administración de Activos para que hagan el
ingreso, y se solicita al proveedor que emita la factura correspondiente.
9.21.9.1. Guardalmacén y/o Administración de Activos emite el ingreso a bodega y/o
activos fijos.
9.21.10. Una vez finalizado el objeto de la contratación, el Administrador del contrato emite el
informe final dirigido a la Máxima Autoridad o su Delegado para su aprobación.
9.21.11. La Máxima Autoridad o su Delegado (a) remiten la documentación a la
Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa para publicar el acta de entrega
recepción y el informe del Administrador del contrato en el portal de compras
publicas.
9.21.12. La Subcoordinación Nacional Administrativa remite el proceso a Control Previo para su
revisión y control del proceso completo, si está conforme se solicita a la Máxima
Autoridad o su Delegado su pago.
9.22. La Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa solicita mediante memorándum
dirigido a la Máxima Autoridad o su Delegado (a) la autorización de pago y liquidación
del contrato de los bienes, servicios, consultoría u obras contratadas por la Institución.
9.23. Máxima Autoridad o su Delegado (a) autoriza el pago y remite el proceso a la
Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera para que realice el pago.
9.24. La Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera realiza el pago.
10. REGISTROS DOCUMENTALES DEL PROCESO
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Formulario F001.
Formato de Presupuesto Referencial.
Formato de Pliegos.
Memorando Interno.
Certificación Presupuestaria.
Resoluciones.
Acta de Entrega Recepción.
Informe de Conformidad.
11. CONTROL DE REGISTROS
Nombre
MANUAL DEL PROCESO DE COORDINACIÓN
GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN
NACIONAL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES
Código
Ubicación Física
Criterio de Almacenamiento
Tiempo de Conservación en Área
Tiempo en archivo Inactivo
Método de Destrucción
Responsable
CÓDIGO:
REVISIÓN: 0
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