Comunicación en la Empresa

Qué es Comunicación?
Comunicación en la Empresa
El sistema nervioso de la
organización
Es un proceso mediante el cual dos o
más personas se ponen en contacto y
se relacionan entre sí, para
transmitirse algo
Comunicación es la transferencia y
la comprensión de significados
La comunicación como proceso
Condicionantes
Codificación
Codificación
Emisión
Transmisión
EMISOR
Recepción
Decodificación
RECEPTOR
Feedback
ÎLenguaje
› Aspecto Social
› Aspecto Individual
ÎContexto
ÎCultura
ÎAcción
Condicionantes
Emisión
Decodificación
• Énfasis / Metáforas
• Tono de voz
• Expresiones Corporales
• Mirada
• Percepción
• Actitud
• Valores
• Escucha
La Degradación de la Información
Lo que se quiere decir.
Lo que se dice.
Lo que el otro oye.
Lo que comprende.
Lo que retiene.
Lo que contesta.
Lo que se pierde.
La información se degrada de manera natural
Criterios para elegir la forma de
comunicar
Funciones de la Comunicación
EXPRESIÓN
EMOCIONAL
CONTROL
-interacción entre los grupos de
- de manera formal
trabajo
- de manera informal
-forma de satisfacción de
necesidades sociales.
{
{
{
{
{
{
{
{
{
{
MOTIVACIÓN
-qué se debe hacer
-formas de mejorar
-qué se hace bien
INFORMACIÓN
-facilitar la toma de decisiones
-identificar y evaluar el mayor
número de opciones posibles
{
{
Retroalimentación. ¿Qué tan rápidamente puede el receptor responder el mensaje?
Capacidad de complejidad. ¿Puede el método procesar mensajes complejos de forma
efectiva?
Potencial de amplitud. ¿Cuántos mensajes diferentes se pueden transmitir con este
método?
Confidencialidad. ¿Pueden los comunicadores estar razonablemente seguros de que
sus mensajes los recibirán sólo las personas a que están dirigidos?
Facilidad de codificación. ¿Pueden los emisores utilizar este canal fácil y
rápidamente?
Facilidad de decodificación. ¿Pueden los receptores decodificar mensajes fácil y
rápida-mente?
Limitación en tiempo y espacio. ¿Emisores y receptores necesitan comunicarse al
mismo tiempo y en el mismo espacio?
Costo. ¿Cuánto cuesta utilizar este método?
Calidez interpersonal. ¿Qué tan bien expresa este método la calidez interpersonal?
Formalidad. ¿Este método cuenta con la cantidad requerida de formalidad?
Capacidad de detección. ¿Este método permite buscar o detectar fácilmente el
mensaje para obtener información importante?
Tiempo de consumo. ¿El emisor o el receptor tienen el máximo control sobre el
mensaje?
Métodos de Comunicación
Potencial de
Potencial
Capacidad de
Facilidad de Limitación
retro
de
Confidencialidad
Costo
complejidad
codificación de espacio
alimentación
amplitud
Canal
Formalidad
2
3
1
1
2
2
4
4
3
Tiempo de
consumo
Reuniones de grupo
1
1
2
1
4
2
1
2
2
1
2
4
1
1
2
Presentaciones
formales
4
2
2
4
3
1
3
3
Emisor
Memoranda
4
3
4
4
5
4
5
4
2
3
2
2
1
3
2
1
3
2
4
5
5
5
2
2
4
4
3
5
3
4
3
3
5
5
5
5
2
3
4
4
3
3
3
2
4
2
2
2
5
4
3
4
5
3
3
4
2
1
3
1
3
3
3
3
Receptor
Correo electrónico
4
5
3
5
4
4
2
3
Conferencias por
computadora
1
2
2
4
3
3
2
3
3
E/R
Correo de voz
2
2
3
4
3
3
2
2
2
1
5
4
2
2
2
5
2
2
3
2
1
2
3
2
4
3
3
Receptor
Cara a cara
Telefónica
Correo postal
Fax
Publicaciones
Boletines
Cintas de audio/video
Líneas de apoyo
Teleconferencias
Videoconferencias
1
3
1
Calidez
personal
Barreras
{
E/R
E/R
{
E/R
{
Receptor
Receptor
{
Receptor
Receptor
Receptor
Receptor
Receptor
{
E/R
E/R
Superar las barreras
{
{
{
{
{
Filtrado. La barrera del filtrado es la manipulación
deliberada de la información par hacerla parecer
más favorable al receptor
Emociones. La forma de sentir de un receptor al
momento de recibir un mensaje influye en la
manera en que lo interpreta
Sobrecarga de información la información excede
la capacidad de procesamiento de una persona
Actitud defensiva. Cuando las personas sienten
que se les está amenazando, üerx cien a reaccionar
de formas que dificultan la comunicación efectiva y
reducen su hat>ilidad de lograr un mutuo
entendimiento
Lenguaje. Las pala-bras pueden significar cosas
diferentes a personas diferentes
Utilizar
la
retroalimentación.
Muchos
problemas
de
comunicación pueden atribuirse directamente a los malentendidos
y las imprecisiones. Estos problemas ocurren con menos
frecuencia si el gerente obtiene retroalimentación, verbal y no
verbal.
Simplificar el lenguaje. Ya que el lenguaje puede ser una
barrera, los gerentes deben tomar en cuenta a quién se dirigirá el
mensaje y adaptar el lenguaje a esas personas
Escuchar activamente. Cuando alguien habla, nosotros oímos.
Pero, a menudo, no escuchamos. Escuchar es una búsqueda
activa de significado, en tanto que oír es pasivo. Al escuchar, el
receptor ayuda a la comunicación.
Limitar las emociones calmarse y controlar las emociones antes
de comunicarse
Vigilar las señales no verbales Un comunicador efectivo cuida
sus señales no verbales para asegurarse de que transmitan el
mensaje deseado.
Comunicación formal e informal
{
Comunicación Formal, es aquella que
tiene lugar por los acuerdos de trabajo
organizacionales prescritos
{
Comunicación
Informal,
es
la
comunicación organizacional no definida
por la jerarquía estructural de la
organización. Cumple con dos propósitos:
z
z
permite que los empleados satisfagan su
necesidad de interacción social
mejora el desempeño de una organización ya
que crea canales alternativos de comunicación
que son, a menudo, más rápidos y más
eficientes
DIRECCIÓN DEL FLUJO DE LA
COMUNICACIÓN
{
Comunicación
hacia
abajo,
que
es
cualquier
comunicación que fluye de un gerente a los empleados. La
comunicación hacia abajo puede tener lugar a través de
cualquiera de los métodos de comunicación descritos con
anterioridad
{
Comunicación hacia arriba es comunicación que fluye
de los empleados a los gerentes. Mantiene a los gerentes
alerta de cómo se sienten los empleados acerca de sus
empleos, sus compañeros de trabajo y la organización en
general. Los gerentes también dependen de la
comunicación hacia arriba para las ideas de cómo se
pueden mejorar las cosas
{
Comunicación horizontal. La comunicación que se da
entre los empleados en un mismo nivel organizacional
{
Comunicación diagonal es aquella que cruza las áreas
de trabajo y los niveles organizacionales.
REDES DE COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL
{
Cómo afecta la tecnología a la
comunicación?
Tipos de redes de comunicación
{
Cadena, la comunicación fluye de
acuerdo con la cadena formal de mando,
tanto hacia abajo como hacia arriba.
{
Rueda representa la comunicación que
fluye
entre
un
líder
claramente
identificable y fuerte, y otras personas en
un grupo o equipo de trabajo. El líder
hace las veces de eje a través del cual
pasa toda la comunicación.
{
Todo Canal, la comunicación fluye
libremente entre todos los miembros de
un equipo de trabajo.
Los flujos, vertical y horizontal de la
comunicación
organizacional
se
pueden combinar y crear una
variedad de patrones llamados
redes de comunicación
{
{
Sistemas en red. En un sistema en
red,
las
computadoras
de
una
organización están conectadas. Los
miembros de la organización pueden
comunicarse entre sí y accesar a la
información, ya sea que estén en el
corredor, al otro lado de la ciudad o al
otro lado del mundo
Capacidades
inalámbricas
Los
empleados no tienen que estar en sus
escritorios para comunicarse con otras
personas de la organización
Dificultades con la tecnología
{
{
Asuntos legales y de seguridad Los correos
electrónicos de los empleados y los blogs no deben
comunicar,
inadvertida
o
deliberadamente,
información confidencial. Los sistema de cómputo y
de correo electrónico de una corporación deben
estar protegidos contra lo hackers y contra el spam.
Interacción personal Aun cuando dos personas se
comuniquen cara a cara la comprensión no siempre
se logra. No obstante, puede ser en particular
desafiante alcanzar la comprensión y colaboración
para llevar a cabo el trabajo cuando la comunicación
se da en un ambiente virtual.