solicitud de avances y anticipos entregados por viaticos y gastos de

g
ALCALDIA DE
PASTO
PROCESO GESTION FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
SOLICITUD DE AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS POR VIATICOS Y
GASTOS DE VIAJE - OTROS AVANCES Y ANTICIPOS Y/0
RECONOCIMIENTO
VIGENCIA
Enero - 2 014
31-
IVERSIÓNICODIGO
GF P 028
IPAGINA
1 de
1. OBJETIVO
Atender las solicitudes de y avances y anticipos entregados por viáticos y gastos de viaje
y otros avances y anticipos necesarios para cubrir gastos de carácter urgente
permitiendo el normal desarrollo de la gestión institucional.
2. RESPONSABLE
Los responsables del control y seguimiento al procedimiento son Secretarias y
Dependencias de la Administración Municipal solicitantes de los Avances y Anticipos, la
Secretaria de Hacienda con sus Dependencias de Despacho, Oficina de Contaduría,
Presupuesto y Tesorería.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica para las solicitudes de Avances, Anticipos Entregados por
viáticos y gastos de viaje y otros avances y anticipos
4. DEFINICIONES
Avance: es la transacción realizada donde se entrega efectivo y depende del cupo
disponible que tenga la entidad.
Anticipos: cantidad correspondiente a una transacción económica o al pago de una
deuda que es abonada con anterioridad a la fecha acordada.
Desplazamiento: el desplazamiento de personal, incluye u conjunto de acciones que
están orientadas a ampliar sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer
la gestión institucional.
Comisión: es la realización de diligencias o tareas específicas que deban surtirse fuera de
la sede principal o lugar habitual de trabajo.
Viáticos: es el estipendio monetario o valor que se paga al personal por gastos de
alojamiento y alimentación durante el transcurso de la comisión que se atenderá
independientemente de los gastos de transporte.
Los viáticos están destinados a proporcionarle al empleado que cumple una comisión de
servicios fuera del lugar de su sede habitual de trabajo
PROCESO GESTION FINANCIERA
,
ALCALDÍA DE PASTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
SOLICITUD DE AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS POR VIATICOS Y
GASTOS DE VIAJE • OTROS AVANCES Y ANTICIPOS Y/0
RECONOCIMIENTO
VIGENCIA
IVERSIÓN
31 - Enero - 2014
CODIGO
02
GF - P - 028
PAGINA
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Gastos de Viaje: Están destinados a reconocer al contratista de prestación de servicios los
gastos de manutención, alojamiento y transporte que ha de sufragar para la ejecución
parcial de su contrato fuera de la ciudad principal de ejecución indicada en el mismo.
El contratista acreedor del presente reconocimiento de gastos de viaje, deberá adjuntar
para el reembolso de gastos que se ocasionen en el desplazamiento, de los cuales la
Administración Municipal liquidara de conformidad con el decreto de la escala de
Viáticos establecida.
Reconocimiento: Recursos entregados al funcionario o contratista, por concepto de
viáticos y gastos de viaje debidamente soportados, siempre y cuando los mismos tengan
relación directa con el objeto contractual.
Legalización de anticipo: documento que se elabora por concepto del gasto por
avances y anticipos entregados por la Administración, lo cual aplica con la acreditación
de los soportes requeridos.
Certificado de disponibilidad Presupuestal: documento con el cual la Administración
apropia un recurso de dinero para cubrir los gastos por concepto de alojamiento,
alimentación y transporte en que incurrirá el funcionario para desempeñar sus funciones
fuera de la sede habitual de su trabajo.
Registro de Compromiso: Documento que compromete los recursos para gastos
mediante la acreditación de Acto Administrativo que loa Autoriza.
5. CONTENIDO
TAREA
1.Solicitud deAvanceyAnticipo:el
Servidor Publico presenta la solicitud de
avanceyanticipo,silasolicitud
correspondeaAutorizaciónde
desplazamiento por comisión de servicios
será presentada al Despacho del Señor
Alcaldedebidamente sustentaday
soportadaindicandolasfechasdel
desplazamiento.
Va al paso 2
SilasolicitudcorrespondeaOtros
AvancesAnticios. Va al .aso 7.
RESPONSABLE
DOCUMENTO
/REGISTRO
Servidor
Publico
Solicitud
Alcalde
Municipal
PROCESO GESTION FINANCIERA
.,
I
ALCALDIA DE PASTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
SOLICITUD DE AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS POR VIATICOS Y
GASTOS DE VIAJE - OTROS AVANCES Y ANTICIPOS Y/0
RECONOCIMIENTO
VIGENCIAI
31 - Enero - 2014
TAREA
2. Autorización de Solicitud de Avance y
Anticipo Entregados por Viáticos y Gastos
deViaje:seestudialasolicitud.Sies
autorizada se solicita el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal con el fin de
respaldar la existencia de recursos
economitos necesarios.
De no se autorizado se notifica al Servidor
solicitante. Va al paso 1
3. Elaboración del Acto Administrativo por
AvanceyAnticipoEntregadospara
ViáticosyGastosdeViaje:Conla
expedición delCertificadode
Disponibilidad Presupuestal se elabora el
ActoAdministrativo quelegalizala
autorización del desplazamiento y los
valores a reconocer por viáticos y gastos
de viaje.
4. Solicitud de liquidación de Viáticos y
Gastos de Viaje: se radica el Decreto con
lossoportesenelDespacho dela
SecretariadeHaciendaparala
correspondiente liquidación de viáticos y
gastosdeviaje,laSecretaria del
Despacho diligencia el formato de
liquidación GF - F - 051, verifica, revisa y
reconfirma los tiquetes y/o gastos de
transporte, previamente adquiridos por el
funcionario autorizado para el
desplazamiento, al precio más fdvorable.
Paso seguido se remite la liquidación con
todos sus soportes a la Oficina de
Contaduría.
5. RevisióndeLiquidación:serevisala
liquidación con los soportes respectivos se
(tantico si el funcionario solicitante no tiene
avancesyanticipospendientes por
legalizar,siregistraencontabilidad
02
PAGINA
CODIGO
VERSIÓN
P - 028
IGF -P-028
RESPONSABLE
Alcalde
Oficina de
Presupuesto
Secretaria del
Despacho del
Alcalde
I3 de 1
DOCUMENTO
/REGISTRO
Oficio de Solicitud
Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
Decreto
Secretaria
Despacho
Hacienda
Formato
GF-F-051
Servidor
Público
Factura Agencia
de Viajes
Auxiliar
Administrativo
Contabilidad
Formato
GF-F-051
PROCESO GESTION FINANCIERA
i
1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
i
ALCALDIA DE PASTO
SOLICITUD DE AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS POR VIATICOS Y
GASTOS DE VIAJE - OTROS AVANCES Y ANTICIPOS Y/0
RECONOCIMIENTO
02
31 - Enero 2014
IGF - P
RESPONSABLE
TAREA
PAGINA
CÓD IGO
IVERSIÓN
VIGENCIA
- 028
I4 de 1
DOCUMENTO
/REGISTRO
avancesyanticipospendientes por
legalizar,no se autoriza el avance y se
solicitalalegalizacióndejandola
observación en el formato GF F 051
-
-
SI ,.e encuentra al día en la legalización
de avances y anticipos se firma la revisión
y se da el visto bueno por parte del jefe
de la Oficina de Contaduría para ser
remitido a la Oficina de Presupuesto, para
la expedición del Registro de
Compromiso.
NOTA: se enfatiza en la nota de pie de
F
051 (De
pagina del formato GF
-
-
Jefe Oficina
de
Contaduría
Registro de Compromiso
Jefe Oficina
de
Presupuesto
acuerdo a la Resolución No. 154 del 16 de
marzo de 1995 de la Contraloría Municipal de
Pasto, por la cual se reglamenta la concesión
y legalización de Avances. "Según Articulo
Décimo.- la Legalización de los avances
deberá efectuarse dentro de los diez (10) días
siguientes a la realización del gasto" ) sobre
los términos de legalización del avance y
1 o anticipo
6. SolicituddePago:seradicala
liquidación con los soportes en la Tesorera
General para el respectivo pago.
Sipresenta inconsistenciaseregistrala
observación y se devuelve al solicitante
para atender la (s) observación(s)
realizadas, registradas en el Formato GF-F051
Si esta correcta se realiza el respectivo
pago mediante Comprobante de Egreso
7. Solicitud por Otros Avances y Anticipos
y/oReconocimiento: Silasolicitud
corresponde a otros avances y anticipos
Formato
GF-F-051
Tesorero
Municipal
Comprobante
de
Egreso
Servidor
Publico
Oficio de Solicitud
Alcalde
Formato
PROCESO GESTION FINANCIERA
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
L
SOLICITUD DE AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS POR VIATICOS Y
GASTOS DE VIAJE - OTROS AVANCES Y ANTICIPOS Y/0
RECONOCIMIENTO
,)A DE PASTO
VIGENCIA
rVERSIÓN
1
CODIGO
2 IGF-P - 028
31 -Enero- 2014
TAREA
RESPONSABLE
sigue los pasos 1, 2 continúa pasos 5 y 6.
NOTA:Silasolicitud corresponde a
desplazamiento y/oposterior
Reconocimiento el Servidor Público da
curso a lospasos 1,2 con la aprobación
del Jefe Inmediato.
Sinoesautorizadasedevuelveal
solicitante.
SI es aprobado,con todos los soportes
sigue al Paso 3 y da cumplimiento al
Proceso Pago a Contratistas.
Encualquiera deloscasoseste
Procedimiento culmina con el Proceso de
LEGALIZACIÓN DE AVANCES Y ANTICIPOS
Municipal
Oficina de
Presupuesto
Secretaria del
Despacho del
Alcalde
Secretaria
Despacho
Hacienda
PAGINA
I
5d DOCU ENTO
REGISTRO
GF-F-051
Soportes para
Reconocimiento
Certificado
Disponibilidad
Presupuestal
Certificado de Registro de
Compromiso
Auxiliar
Administrativo
Contabilidad
Jefe Oficina
de
Contaduría
Tesorero
Municipal
6. NORMATIVIDAD
- Estatuto Tributario Municipal
- Estatuto Tributario Nacional
Reglamento Interno de Cartera
- Régimen de Contabilidad Publica
- Resolución No. 154 del 16 de marzo de 1995 de la Contraloría Municipal de Pasto,
por la cual se reglamenta la concesión y legalización de Avances.
- Decreto Ley 1042 de 1978 por el cual se regula entre otras disposiciones los Viáticos de los
empleados Públicos y las Comisiones de Servicio.
Decreto Municipal 007 del 13 de Enero de 2014 por medio del cual se fijan las escalas de
viáticos para empleados de la Alcaldía Municipal de Pasto.
- Decreto Municipal 0016 del 20 de Enero del 2014 por medio del cual se reglamentan los
viáticos y gastos de viaje en el Municipio de Pasto y se dictan otras disposiciones.
PROCESO GESTION FINANCIERA
II
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SOLICITUD DE AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS POR VIATICOS Y
GASTOS DE VIAJE • OTROS AVANCES Y ANTICIPOS Y/0
RECONOCIMIENTO
VIGENCIAi
VERSIÓN 31 -ro
Ene- 2014
CO
O DIG
02 IGF - P - 028
PAGINA
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7. CONTROL DE CAMBIOS
No.
REVISIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Elaborado/p
. •
Aprobado por:
)
MARIA V • ORI MARTINEiR
Jefe Oficina de Contabilidad
.11ME ANTA UZACRUZ
Lerocesooosttontinua
FECHA DE
APROBACIÓN
VERSIÓN
ACTUALIZADA
Revisado por:
Pi
RODRIGO TEPES SEVILLA
Líder Proceso Gestión Financiera