Baja de bienes inservibles propiedad planta y equipo

Código:PCD-LO-PE-003
PROCESO DE GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
ETAPA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS
A LC A LD ÍA MAYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
Integración Social
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES INSERVIBLES
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Versión: 1
Fecha: 13-AGO-09
Página: 1 de 9
1. Objetivo del procedimiento:
Retirar de servicio los bienes inservibles u obsoletos de todas las sedes de la SDIS, optimizando el espacio de las dependencias y áreas
operativas y consolidando una base de datos de inventarios actualizada, veraz y confiable
2. Glosario:
Baja: Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto física, como de los registros
contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por el
estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones
administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado,
entre otros, de acuerdo con la tipificación que se le haya dado.
Baja de bienes Propiedad, Planta y Equipo; Son aquellos bienes que estando en servicio se decide que ya no son útiles por alguna
razón. Vale la pena aclarar que no siempre es indispensable el ingreso físico de los bienes a la bodega para tramitar su baja.
Esto es, que por razones de espacio, características del bien (volumen, peso, etc.), físicamente no puedan ingresar a la bodega, los
registros de almacén y contabilidad independientemente del ingreso físico, se realizarán cumpliendo con lo establecido para el
cumplimiento del objetivo – baja - mediante el Comprobante de Reintegro al almacén.
Obsoleto: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.
Vida Útil: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o
menor que la vida material o cualquier vida económica comúnmente reconocida.
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3. Condiciones Generales
1. Los bienes inservibles son aquellos que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal
estado físico o mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la entidad.
Igualmente en este Equipo, quedarían reclasificados aquellos bienes que habiendo sido clasificados inicialmente como servibles
no útiles u obsoletos para la entidad con opción de traspaso, venta o permuta, deban ser declarados inservibles a partir de un
nuevo análisis y concepto técnico; donde se demuestra que después de agotados los procedimientos de traspaso o enajenación,
las entidades o posibles interesados en obtener el bien decidieron retirar la oferta.
Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se origina en una o varias de las siguientes circunstancias:

Inservibles por daño total o parcial: En este Equipo se consideran aquellos elementos que ante su daño o destrucción
parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para la entidad
 Inservibles por deterioro histórico: Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste,
deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le sirven a la entidad.
 Inservibles por salubridad: Son aquellos bienes que deben destruirse por motivos de vencimiento o riesgo de
contaminación, caso los medicamentos, libros archivados desde hace mucho tiempo o bienes muebles. El mal estado en que
se encuentran no los hace aptos para el uso o consumo y atentan contra la salud de personas y contra la conservación del
medio ambiente.
2. Si un bien presenta daños durante el período de garantía, el responsable del mismo debe informar oportunamente al supervisor
del contrato con copia a Apoyo Logístico, para que se haga la reclamación oportuna al Proveedor.
3. Todos los bienes que sean objeto de baja en cualquier subdirección programa o proyecto, deben corresponder estrictamente al
reporte inicial generado en el levantamiento físico de inventarios. Por tal motivo el reporte inicial debe realizarse minuciosamente
y suministrarse oportunamente al Equipo de almacén e inventarios con las cantidades reales de los elementos a dar de baja.
4. Adjunto a este procedimiento se encuentran dos instructivos para la baja de bienes inservibles por consumo controlado y por
caso fortuito, adicional un instructivo para todos los traslados de los bienes de la SDIS
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4. Ubicación del procedimiento en el proceso y relación con otros procedimientos y procesos: (Diagrama General)
PROCESOS SDIS
SUBDIRECCIONES
LOCALES
Solicitud de
baja de bien
BAJA DE BIENES
INSERVIBLES
PROPIEDAD PLANTA Y
EQUIPO
Comprobante de
baja de bien
PROCESOS SDIS
SUBDIRECCIONES
LOCALES
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5. Diagrama de flujo de las actividades del procedimiento
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Convenciones
Inicio y fin de procedimiento
Actividad
Actividad con documento
Conector a procedimiento
Conector a Actividad
Alternativa
Conector a Página
Punto de Control
6. Aclaración de las actividades:
1. El oficio de estar firmado por el coordinador administrativo local y subdirector local indicando: placa de inventario, descripción de los
elementos a dar de baja, ubicación de origen, nombres del responsable del bien estado del bien, valor unitario, justificación de la baja.
5. El informe se presentará ante el comité de inventarios quien informará a la Dirección de Gestión Corporativa para que se adelante el
estudio disciplinario correspondiente.
7. El acta de valorización debe llevar firma del responsable de los bienes, coordinador administrativo de la subdirección local a la que
pertenecen, subdirector local, delegado de inventarios que hizo la verificación y responsable de almacén e inventarios.
11. Este oficio se hará previo a Convocar al comité de inventarios para determinar el destino final de los bienes que pues ser (traspaso,
remate o venta)
12. Anexando la relación de los bienes y documentos soporte para el acto administrativo
15. El acta será firmada por el responsable de almacén e inventarios y las personas que intervinieron en el proceso.
17. Las copias del comprobante se distribuirán así: Original para Equipo de almacén e inventarios, copia para contabilidad.
7. Posibles productos y/o servicios no conformes
Para aquellas actividades que deban cumplir con ciertos criterios para ser aceptadas, se deben hacer explícitos dichos criterios, la
dependencia responsable de revisarlos, la posible no conformidad si no se aplican, cómo tratar la no conformidad en caso de
presentarse, quién debe tratarla, cómo debe tratarla y qué evidencia debe dejar de ello) y relacionarla en la siguiente tabla:
No
2
PRODUCTO/
SERVICIO
Documentos
anexos
CRITERIO DE
ACEPTACION
Completitud:
La información
contenida en los
documentos
anexos es
completa de
acuerdo a lo
RESPONSABLE
Apoyo
Logístico/Responsabl
e de almacén e
inventarios
POSIBLE NO
CONFORMIDAD
La información contenida
en los documentos
anexos es incompleta
TRATAMIENTO DE LA NO
CONFORMIDAD
Revisión de los documentos
anexos
RESPONSABLE DEL
TRATAMIENTO
VERIFICACIÓN DEL
TRATAMIENTO
Apoyo Logístico/Responsable
de almacén e inventarios
Verificación de la completitud de
los documentos anexos
REGISTRO Y /O DOCUMENTO
Documentos anexos
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requerido
4
13
Estado físico
de los bienes
Proyecto de
resolución
NOMBRE
CARGO
Coherencia:
La información
contenida en los
documentos
anexos es
coherente con la
solicitud
realizada
Coherencia:
El estado físico
actual de los
bienes es
coherente con lo
expuesto en la
solicitud
Coherencia:
La información
contenida en el
proyecto de
resolución es
coherente frente
a lo
reglamentado
por la ley
Confiabilidad:
La información
contenida en el
proyecto de
resolución debe
ser confiable con
respecto a su
contenido y
forma
Apoyo
Logístico/Responsabl
e de almacén e
inventarios
La información contenida
en
los
documentos
anexos no es coherente
con la solicitud realizada
Revisión de los documentos
anexos
Apoyo Logístico/Responsable
de almacén e inventarios
Verificación de la coherencia
entre los documentos frente a la
solicitud realizada
Apoyo
Logístico/Equipo de
almacén e inventarios
El estado físico actual de
los bienes no es
coherente frente a o
expuesto en la solicitud
Revisión del estado físico de
los bienes
Apoyo Logístico/Equipo de
almacén e inventarios
Verificación del estado físico de
los bienes referente a lo
expuesto en la solicitud
Oficina Jurídica
La información contenida
en el proyecto de
resolución no es
coherente frente a lo
reglamentado por la ley
Revisión del proyecto de
resolución
Oficina Jurídica
Verificación del proyecto de
resolución frente a la
normatividad vigente
Proyecto de resolución
Oficina Jurídica
La información
contenida en el proyecto
de resolución no es
confiable con respecto a
su contenido y forma
Modificar el proyecto de
resolución
Oficina Jurídica
Verificación del proyecto de
resolución
Proyecto de resolución
ELABORO
Deyanira Perdomo Cuéllar- Marleny
Gómez-José Alejandro Mendoza
REVISO
JAVIER AUGUSTO ME DINA
PARRA
APROBO
JAVIER AUGUSTO ME DINA PARRA
Consultora Contrato 2311/09-Profesional
Apoyo Logístico-Asesor Apoyo Logístico
Subdirector Administrativo y
Financiero
Director de Gestión Corporativa (E)
Documentos anexos