procedimiento para la conformación y funcionamiento del

TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Código : PTH.18
PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL
COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Revisó: Jefe División Recursos Humanos
Profesional Salud Ocupacional
Profesional Planeación
Versión : 04
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Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008
Resolución No. 032
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Definir los pasos a seguir para la conformación y funcionamiento del COPASST.
Desde la convocatoria para Elección, designación del presidente y secretario del
Comité Paritario de Seguridad y salud en el trabajo y su funcionamiento.
NORMATIVIDAD
Ver matriz de requisitos legales FTH.108.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
DRH: División de Recursos Humanos.
UAA: Unidades Académico Administrativas.
CONSIDERACIONES
· Este procedimiento debe iniciarse tres (3) meses antes del vencimiento del periodo de vigencia del COPASST; el período de vigencia es de 2 años.
· El COPASST se conforma por un número determinado de personas que dependen del total de empleados de la institución de acuerdo a la siguiente tabla:
Un (1) representante por
De 10 a 49 Trabajadores.
cada una de las partes.
Dos (2) representantes por
De 50 a 499 Trabajadores
cada una de las partes.
Tres(3) representantes por
De 500 a 999 Trabajadores
cada una de las partes.
de 1000 o más
Cuatro (4) representantes
trabajadores
por cada una de las partes.
Nota: La mitad de sus integrantes representan a la Universidad, son elegidos por el rector; la otra mitad de sus integrantes representan a los empleados, y son elegidos
por votación.
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Código : PTH.18
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COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Actividad
Inicio/Fin
DIAGRAMA DE FLUJO
Decisión
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
Conector
RESPONSABLE
Versión : 04
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Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
1. Revisa normativa
Proyecto de resolución
2. Revisa Proyecto
3. Radican y expide
1. Revisa la normativa que rige el COPASST, en especial su
conformación, y con base en ella se prepara un proyecto
de resolución convocando a las elecciones, estableciendo
la reglamentación de las mismas y los requisitos para
quienes quieran postularse como candidatos. Posteriormente, la
entrega al Jefe de la DRH para su aprobación.
2. Revisa el proyecto de resolución y lo remite a Secretaría
General.
Profesional Salud
Ocupacional
Proyecto de
Resolución
Jefe DRH
3. Expide la Resolución y la divulga a las UAA.
Secretaria General
4. Elabora la circular de convocatoria para las elecciones del
COPASST, precisando los requisitos para quienes quieran
postularse.
Profesional Salud
Ocupacional
Resolución
4. Elabora circular
Circular
5. Coordina difusión de
información
1
5. Coordina la difusión masiva (en un tiempo no menor a un
mes) de la Resolución y la circular en los medios institucionales.
Profesional Salud
Ocupacional
Resolución
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
6. Recibe las solicitudes de inscripción en el formato de
inscripción de planchas para el COPASST, durante una semana.
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Ocupacional
7. Revisa si las planchas inscritas cumplen los requisitos
estipulados en la resolución. Anula aquellas que no los cumplan.
Profesional Salud
Ocupacional
8. Elabora la documentación y papelería, como votos,
circulares de votación, actas de apertura, actas de
escrutinio, afiches de mesa, señalización de mesa, y gestiona las
urnas de votación.
Profesional Salud
Ocupacional
9. Generar listados
9. Se genera el listado de los servidores públicos aptos
para votar con la siguiente información: apellidos, nombre,
cédula, dependencia y cargo. Se debe distribuir el personal apto
para votar según número de mesas establecidas y ubicación de
las mismas.
Profesional Salud
Ocupacional
10. Designa jurados
10. Designa jurados de votación por mesa y les notifica por
escrito, con copia al Jefe de la UAA a la cual pertenezcan.
Jefe DRH
11. Notifica a los
escrutadores
11. Notifica a las personas designadas en la Resolución que han
de conformar el equipo de escrutinio
Jefe DRH
6. Recibe inscripción de
planchas
FTH.01
7. Revisa planchas
inscritas
8. Elabora
documentación para la
votación
Circulares
Actas de apertura
Actas de escrutinio
2
FTH.01
Inscripción de planchas
para la conformación
del Comité Paritario de
Salud Ocupacional
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
2
12. Asigna las responsabilidades a los jurados de votación.
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13. Entrega material de
votación
13. Entrega el material de votación a los jurados que inician la
jornada (votos, urnas, lapiceros, listados, actas de apertura).
Profesional Salud
Ocupacional
14. Cumplen
responsabilidadess
14. Cumplen las responsabilidades asignadas para el inicio y
transcurso de la jornada de votación. Realizan los relevos
respectivos según los horarios definidos. Al final de la jornada,
dan cierre a éste, sellan las urnas, para después entregarlas en la
División de Recursos Humanos.
12. Asigna
responsabilidades
15. Realizan Escrutinio
15. Realizan el escrutinio de la votación dejando registro de los
resultados en el acta de escrutinio.
Jurados de votación
Jefe DRH
Miembros
COPASST
Coordinador SYSO
Acta de designación
16. Designa miembros
representantes
16. Designa los miembros que representan al empleador en el
COPASST; además, debe nombrar el presidente del COPASST.
17. Comunica
públicamente resultados
17. Comunica públicamente a través de la página web
(http:\\www.uis.edu.co) el resultado del escrutinio y la
designación realizada por el Rector.
3
Rector
Rector
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
18. Prepara el proyecto de resolución que informa cuales son los
miembros (principales y suplentes) que conforman el COPASST,
con
su
fundamentación
legal y
sus
funciones.
Posteriormente, entrega al Jefe de la DRH para su aprobación.
Profesional Salud
Ocupacional
19. Revisa el proyecto de resolución, después remite para
aprobación.
Jefe DRH
3
18. Prepara proyecto de
Resolución
Proyecto de Resolución
19. Revisa proyecto de
Resolución
20. Revisa y aprueba
21. Radica y expide
20. Revisa y da el VoBo al proyecto de resolución.
21. Radica y expide la resolución; posteriormente, divulga a las
UAA.
Rector
Secretaria General
Resolución
22. Realizan Reunión del
COPASST
Acta de constitución
4
22. Realizan la primera reunión del COPASST, se elige el Miembros elegidos y
secretario y se establece el acta de constitución.
designados
(Principales y
suplentes)
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
23. Se establecen reuniones programadas una vez al mes durante
la vigencia del COPASST.
Miembros elegidos y
designados
(Principales y
suplentes)
4
23. Establecer
cronograma de
reuniones
24. Convocar reunión
COPASST
25. Realizar reunión
COPASST
Acta de reunión
FIN
24. Mensualmente se convoca a reunión del COPASST vía
electrónica y telefónica.
25. Llevar a cabo la reunión del COPASST donde se debe
realizar el seguimiento y ejecución de los compromisos
adquiridos y se levanta el acta.
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Miembros elegidos y
designados
(Principales y
suplentes)
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
1
Enero 24 de 2008
Creación del Documento
2
Agosto 19 de 2011
Modificación del alcance del procedimiento por actualización legal.
Inclusión de la Normativa Ley 1249 de 2010 Parágrafo 2 Artículo 65 del Ministerio de la
Protección Social.
Inclusión de la tabla de número de integrantes del COPASO (Resolución 2013 de 1986)
Eliminación de la actividad 14
Modificación de responsables del escrutinio.
Eliminación de actividades 27,28 y 29 relacionadas con la inscripción del COPASO ante el
Ministerio de la Protección Social.
3
Agosto 27 de 2012
Modificación del nombre del Subproceso.
4
Abril 08 de 2015
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Modificación del nombre del procedimiento. Reemplazo de la abreviatura COPASO por
COPASST. Actualización del objetivo y alcance. Remisión de la normatividad a matriz de
requisitos legales FTH.108. Cambia numeración de las actividades. Modificación de la
descripción de las actividades 2 y 19, y nombre y descripción de la actividad 9. Eliminación de
las actividades 3, 4 y 22. Inclusión de las actividades 23, 24 y 25.