Mejoras en los Procesos de Calibración Ahorran 1800

RESUMEN PROFESIONAL
DISPOSITIVOS MÉDICOS
Mejoras en los Procesos de Calibración
Ahorran 1,800 Horas
Por M.L. Phan
Resumen General
Un equipo implementó mejoras
innovadoras en un viejo proceso
de negocio enfocando en eliminar
desperdicio reduciendo el tiempo
lead y tiempo de ciclo de operador,
y mejorando la calidad del proceso.
El trabajo finalmente liberará cerca
de 1,800 horas al año para trabajo
creador de valor, con un potencial
de crecimiento directo.
Estandarización y Refinamiento Pueden
Reducir los Recursos Necesarios para
Cumplir los Requerimientos
Parte de ser una cultura de mejora continua es aprender a
ver el desperdicio que no es muy aparente. Algunas veces
este desperdicio escondido reside en procesos obligatorios
que han sido implementados por largo tiempo sin una
revisión de propósito. Por ejemplo, durante una evaluación
reciente de procesos de calibración de equipo con un
cliente de dispositivos médicos, encontramos múltiples
oportunidades de mejora que finalmente liberarán hasta
1,800 horas al año para trabajo creador de valor con
crecimiento potencial directo.
El dilema de este cliente era uno que vemos
frecuentemente: Departamentos individuales tienen
responsabilidad por un proceso de toda la empresa,
un modelo que puede haber trabajado en algún
punto. Pasado el tiempo, sin embargo, la brecha de
inconsistencia se hace más grande, causando desperdicio;
y—en el caso de este cliente—gestión de información en
papel persistió mucho después de que las herramientas
de gestión de información digital, mucho más eficientes,
se hicieron disponibles. Para procesos impulsados por
cumplimiento, como este, una revisión no solo ayuda a
identificar y eliminar desperdicio, sino que también reduce
el potencial de inadvertidamente violar las reglas.
La compañía había estado realizando calibraciones
por algún tiempo como parte de un requerimiento de la
Administración de Drogas y Alimentos de los Estados
Unidos (FDA) (QMS sección 820.72 bajo Inspección,
Equipo de Medición y Prueba) que los fabricantes de
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PáG. 2
dispositivos médicos “deberán establecer y mantener
procedimientos para asegurar que el equipo se calibre
de manera rutinaria, inspeccionado y verificado, y
mantenido.” El cumplimento con los requerimientos de
la FDA es primordial para este fabricante, así que sus
equipos siempre están en búsqueda de artículos de
alto riesgo que puedan ser mitigados.
Conforme el equipo de mejora comenzaba a mapear
el proceso de calibración y a agregar elementos de
tiempo (tiempo lead, tiempo de ciclo de operador,
y la calidad de ejecución) a los pasos de procesos,
descubrieron múltiples oportunidades de mejora,
muchas de las cuales podían ser abordadas mediante
la creación de trabajo estándar y mejora de
tecnología. Abajo en la Figura 1 hay un muestreo de
las oportunidades que el equipo encontró relacionadas
con las métricas de desempeño clave.
Oportunidades de Mejora de Proceso de Calibración
Recortar Tiempo
de Ejecusión
Recortar Tiempo de
Ciclo de Operador
Mejorar Calidad
Correo electrónico de ida y
vuelta para obtener códigos
de identificación para nuevos
equipos.
Departamentos individuales
desatendieron el programa
de calibración centralizado
y reservaron sus propias
fechas.
Equipos similares tenían frecuencia
inconsistente de calibración,
ya que no había revisiones
sistemáticas para señalar y
corregir tales inconsistencias.
Solicitudes para calibración,
hechas a mano en un formato;
introducidas luego en un programa
de software. Esto duplicaba el
trabajo y abría el proceso a un
número inaceptable de errores.
Un tercero, profesional en
calibración, hacía viajes a
los sitios de acuerdo al
programa ad hoc, en vez del
programa centralizado, lo que
desperdiciaba tiempo
y esfuerzo.
Las fallas de equipo durante
la calibración dispararían una
revisión de productos hechos con
ese equipo. Esto frecuentemente
creaba trabajo innecesario.
Los errores en las solicitudes
retrasarían calibración por semanas,
ya que los ingenieros enviaban las
solicitudes de vuelta para corrección,
causando espera innecesaria.
Algunos dispositivos tenían
que ser enviados fuera para
calibración, lo que agregaba
tiempo de envío y procesamiento
y esfuerzo.
Los formatos llenados a mano,
requirieron entrada manual de
datos, lo que introducía errores a
veces causando que el equipo se
declarara “tarde” para calibración.
Bajo normatividad de la FDA, un
proceso no puede ser realizado
sin que su equipo sea calibrado.
Figura 1
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El equipo desarrollo varias soluciones para resolver estos problemas, incluyendo:
1.Cambio a un proceso de gestión de información
en línea, en lugar de un proceso en papel. Con
el tiempo esto reduce la cantidad de papelería y
la dependencia en almacenamiento y obtención
de información manual; e inmediatamente
elimina trabajo duplicado y reduce las
oportunidades de error. Los componentes
principales de este sistema son una base de
datos electrónica y una interfase de usuario con
menús para minimizar el tiempo requerido para
llenar los formatos requeridos. También, la base
de datos está programada para prevenir errores
de llenado forzando los campos requeridos a
ser completados antes de guardar y enviar.
2.Eliminación de programación de calibración
inconsistente departamento por departamento de
equipos sin programas fijos de calibración. Esto
fue logrado instalando un cálculo automático
para la siguiente fecha de calibración como
parte del sistema en línea.
3.Creación de una capacidad de Sistema para
enviar una notificación por correo electrónico
cuando un dispositivo necesita ser sacado de
servicio para calibración—con capacidad de
¿De dónde salieron las 1,753
horas al año ahorradas?
400.00 horas
£
Tiempo Muerto por
Errores
1,303.50 horas
£
Gestión de documentos
£
Tiempo de Ciclo
de Proceso
49.50 horas
TOTAL: 1,753 horas
escalada si el dispositivo no es sacado para
calibración dentro de un tiempo específico.
4.Creación de un programa de calibración
común para equipo que está en un itinerario
fijo, lo que ayuda a reducir el número de veces
que el equipo se considera “retrasado” para
calibración. Retrasarse dispara una necesidad
para revisar todos los productos en los que el
equipo fue usado después de la fecha fijada.
5.Se requiere que los servicios de calibración
se realicen por un proveedor local, en el sitio,
eliminando la necesidad de enviar y recibir
equipo. Esto elimina la necesidad para exceso
de inventarios de equipos de repuesto.
6.Simplificación de la generación de reportes
mediante la base de datos, donde dos
aspectos clave del proceso de calibración son
monitoreados: el número de “retrasos” por
tipo de equipo; y fallas por departamento por
tipo de equipo. Cualquier falla dispara una
investigación, y dar seguimiento a los aspectos
clave provee visibilidad de las tendencias de
desempeño en el largo plazo.
Con estos cambios, (vea Figura 2), la compañía fue
capaz de reducir el número de pasos necesarios
para calibración en un 18 por ciento; la cantidad de
tiempo en 91 por ciento; y la cantidad de tiempo de
retraso (esperar por el siguiente paso del proceso)
en un 12 por ciento. Los ahorros vienen de cerca de
1,300 de horas menos de ciclo y 400 horas ahorradas a través de gestión electrónica de documentos.
Adicionalmente, el modelo más eficiente debería
disminuir el número de fallas de equipo por el proceso
Figura 2
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PG. 4
de calibración de más alta calidad derivado del trabajo estándar. Esto podría agregar otras 50 horas
de tiempo recuperado a las ganancias, basado
en el número de fallas desde hace dos años y el
tiempo necesario para corrección.
En general, este proyecto fue un clásico ejemplo de
como un equipo implementó mejoras innovadoras
en un proceso de negocio existente desde hace
mucho tiempo, enfocándose en el principio lean de
eliminar desperdicio, reduciendo lead time, tiempo
de ciclo de operador y mejorando el proceso.
Acerca de TBM Consulting Group
TBM es una consultoría global de gestión operativa que maximiza el valor de las empresas, acelera el crecimiento
de sus clientes y los lleva a un nivel de excelencia operativa. TBM trabaja codo a codo con sus clientes, de tal forma
que se obtiene una mejora casi de forma inmediata en su EBITDA, trabaja en la aceleración de su crecimiento
orgánico, integración de unidades de negocio recién adquiridas y generación inmediata de mejoras a largo plazo
en los estados financieros. Los expertos de TBM tiene en promedio de 10 a 25 años de experiencia en operaciones,
gestión y dirección del sector manufacturero y ninguno con carrera de consultor. TBM ha dejado atrás el esquema y
la estructura tradicional para obtener un cambio duradero usando el enfoque LeanSigma® que es de su propiedad,
mismo que ha sido continuamente mejorado desde que lo introdujo hace más de veinte años.
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