DAF-RH-PO-01 Procedimiento para el pago de horas extra 1

Ministerio de Agricultura y Ganadería
Servicio Fitosanitario del Estado
Unidad de Recursos Humanos
DAF-RH-PO-01
Rige a partir del
Agosto, 2012
Elaborado por: Jefe de Recursos Humanos
Lic. Yessenia Meléndez
Fecha: Julio, 2012
Versión 02
Procedimiento para el pago de horas extra
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Revisión 01
Revisado por: Jefe Recursos Humanos
Lic. Lorena Campos
Fecha:Julio, 2012
Aprobado por: Dirección SFE
Ing. Magda González Arroyo.
Fecha: Agosto, 2012
1. OBJETIVO:
Gestionar la aprobación y pago de horas extras a los funcionarios del SFE.
2. ALCANCE:
Aplica para todas las solicitudes de aprobación y pago de tiempo extraordinario tramitado
por funcionarios del Servicio Fitosanitario del Estado a nivel nacional.
3. PRODUCTOS:


Formulario de tiempo extraordinario aprobado.
Planilla de horas extra.
4. INDICADORES:
Ejecución presupuestaria por departamento, por concepto de tiempo extraordinario.
Ejecución de cantidad de horas extra por departamento.
5. CLIENTES:
Todos los funcionarios del SFE.
6. DEFINICIONES TÉCNICAS:
6.1. Jornada diurna: Es aquella en la cual se trabaja en el período comprendido entre
las cinco de la mañana y las siete de la noche. Está compuesta por ocho (8) horas
por día y cuarenta y ocho (48) horas por semana.
6.2. Jornada ordinaria: Horario de trabajo establecido (diurna, mixta o nocturna).
6.3. Jornada mixta: Es aquella en que se labora una parte en el período comprendido
entre las cinco de la mañana y las siete de la noche y otra parte entre las siete de
la noche y las cinco de la mañana; por ejemplo, se ingresa a las dos de la tarde y
se sale a las diez de la noche. Es de siete horas por día (7) y cuarenta y dos (42)
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horas semanales. Si se trabaja hasta las diez y treinta de la noche o más, la
jornada mixta se convierte en jornada nocturna y será de seis (6) horas por día y
treinta y seis (36) horas por semana.
6.4. Jornada nocturna: Es la que se realiza entre las siete de la noche y las cinco de la
mañana del día siguiente. Es de seis (6) horas por día y treinta y seis (36) horas
semanales. No se permite la jornada acumulativa nocturna.
6.5. Hora extraordinaria: El trabajo efectivo ejecutado fuera de la jornada ordinaria, la
cual se divide en horas de pago sencillo, tiempo y medio y doble.
6.6. Hora de pago sencillo: Son las horas laboradas en día sábado, domingo, feriado,
asueto o descanso y que no han sobrepasado la jornada ordinaria (8 horas, 7
horas, 6 horas dependiendo de la jornada establecida en cada región del SFE).
6.7. Hora de pago por tiempo y medio: Horas que se laboran después de la jornada
ordinaria y que sumadas ambas jornadas no pueden sobrepasar 12 horas diarias.
6.8. Horas de pago doble: Horas que sobrepasan la jornada ordinaria pero han sido
laboradas en un día domingo, feriado de pago obligatorio o asueto.
6.9. Mecanismo de control: Método utilizado para verificar las horas laboradas por
cada funcionario (registro del guarda, control manual, reloj marcador)
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia
CÓDIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO
GC-EX-02
Ley N°7664. Ley de Protección Fitosanitaria.
GC-EX-15
Decreto Nº 36765. Reglamento Autónomo de Servicio del MAG.
GC-EX-68
Manual de procedimiento para reconocimiento del tiempo extraordinario
MAG
GC-EX-67
Código de Trabajo.
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8. AUTORIDADES Y RESPONSABLES:
8.1. Encargado de planillas en la Unidad de Recursos Humanos: Responsable por
revisar el formulario, elaborar la planilla y generar el pago de horas extra.
8.2. Jefe Inmediato: Responsable por la aprobación de la solicitud de tiempo
extraordinario.
8.3. Jefes de departamento: Aprobación final del formulario de la solicitud de tiempo
de tiempo extraordinario.
9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
9.1 Solicitud al para laborar tiempo extraordinario
9.1.1 En todos los casos en que se requiera hacer uso de tiempo extraordinario para
cumplir con un trabajo excepcional, el jefe inmediato solicitará al personal respectivo
la disponibilidad para quedarse trabajando horas extra.
Artículo 12.—Cuando necesidades imperiosas del Ministerio lo requieran, el personal queda
en la obligación de laborar horas extraordinarias salvo que razones justificadas lo impidan,
pero en ningún caso la jornada ordinaria sumada a la extraordinaria podrá ser superior a
doce horas diarias.
Artículo 13.—No se reconocerá el tiempo extraordinario laborado sin la autorización previa
de la jefatura inmediata, del (la) director(a) del área o de la máxima autoridad
institucional, en el entendido de que la jornada extraordinaria es de naturaleza
excepcional, por lo que no se puede autorizar una jornada extraordinaria permanente.
Artículo 14: “El pago de tiempo extraordinario se hará conforme lo establece la Ley y las
Normas Para el Pago de Tiempo Extraordinario a las Entidades del Sector Público. De
manera excepcional podrá ser compensado en tiempo, calculado de la misma manera en
que se calculan las horas extras, para lo cual se debe contar con la autorización previa del
(la) superior inmediato(a), del (la) director(a) del área o del (la) jerarca institucional
competente.”
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Por lo tanto es responsabilidad de la jefatura velar porque el reconocimiento de las
horas extras no se haga en forma permanente, para lo cual puede establecer los
controles internos establecidos que considere necesarios.
En caso de que el funcionario ante una situación imprevista, no pueda solicitar el
permiso al jefe inmediato, deberá presentar al día siguiente la justificación respectiva.
9.2 Control de tiempo extraordinario.
9.1.1. El funcionario debe registrarse a la hora de salida en el mecanismo de control que
para tal fin dispone la administración.
9.1.2. El encargado de planillas (en la Unidad de Recursos Humanos) cada inicio de mes
escanea el registro de asistencia del mes anterior, para distribuirlo vía correo
electrónico a los funcionarios interesados y a los jefes inmediatos, en Oficinas
Centrales. En el caso de las Sedes Regionales deben enviar adjunto en los
Formularios F01-DAF-RH-PO-01 Formulario para reporte de Horas Extra (Anexo 1)
el registro del mecanismo de control utilizado.
9.2.2.1 Solamente los funcionarios de la Sección de Recursos Humanos o la Jefatura
del Departamento Administrativo y Financiero son los autorizados para retirar
este registro.
9.1.3. El funcionario involucrado envía a Recursos Humanos, el formulario F01-DAF-RHPO-01 para Reporte de Horas Extra, el cual debe venir debidamente firmado por el
interesado, jefe inmediato y jefe de Departamento.
9.1.3.1 Para facilitar la revisión y control se recomienda seguir la Bitácora de control
de horas extra anexada a este procedimiento.
9.1.4. El encargado de planillas en la Unidad de Recursos Humanos, revisa
detalladamente el formulario, amparado al Reglamento de Tiempo Extraordinario.
9.1.5. En caso de que la información contenida en el formulario venga con
inconsistencias que la Unidad de Recursos Humanos no pueda subsanar se hará la
devolución del formulario de tiempo extraordinario. Las inconsistencias mencionadas
están relacionadas con:
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
Nombre del servidor

Cédula

Lugar de trabajo

Horario (especificar la jornada laborada durante el mes respectivo)

Puesto

Mes

Ausencia de firmas

Cualquier otro dato que no coincida el día reportado en el F01-DAF-RH-PO01 contra el mecanismo de control.
Las correcciones subsanables serán hechas en lapicero color rojo.
9.1.6. El encargado procede a confeccionar la planilla de horas extra para generar el pago
respectivo en la segunda quincena de cada mes, de acuerdo con el cálculo indicado
en el Anexo 3. En caso de que algún formulario no se presente en el tiempo
establecido, en la medida de lo posible se pagará en la quincena siguiente.
9.1.7. El encargado la planilla de horas extra en el sistema de pagos de la segunda
quincena de cada mes.
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10. ANEXOS
Anexo 1
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Formulario para reporte de horas extra
NOMBRE DEL SERVIDOR:
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CEDULA:
LUGAR DE TRABAJO:
HORARIO:
PUESTO:
MES:
DIA
HORARIO
DE
A
HORAS EXTRAS
SENCILL. EXTRAS
DOBLES
JUSTIFICACION
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
________________________________
22
23
FIRMA DEL INTERESADO
24
25
26
_________________________________
27
JEFE INMEDIATO
28
29
________________________________
30
JEFE DEPARTAMENTO
31
TOTALES
0,00
0,00
PARA USO DE RECURSOS HUMANOS
0,00
_________________________________
REVISADO RECURSOS HUMANOS SFE
Salario mensual: _______________________
Pagado en la Quincena: _____________________
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Anexo 2 Bitácora para el Control de Horas Extra
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA
SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO
BITACORA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE TIEMPO EXTRAORDINARIO
Funcionario:
Cédula:
FECHA
HORAS
DESDE
HASTA
TAREA REALIZADA
Firma del Funcionario: __________________________
V°B° Jefe Inmediato: __________________________________
DETALLE
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Anexo 3
Se considera que la hora, se divide en cuatro partes de tiempo de 15 minutos cada una,
que se encuentra fraccionada en cuatro partes decimales de 0.25 cada una.
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