MANUAL SISTEMA DE INFORMACIÓN SOBRE PLANES Y PRESUPUESTOS SIPP MODULO DE PRESUPUESTO INDICE INDICE ..................................................................................................................................................................... 2 IDENTIFICACIÓN DE USUARIO Y LA CLAVE DE ACCESO ...................................................................... 2 REGISTRO Y VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN ................................................................................... 3 CONEXIÓN AL SISTEMA .................................................................................................................................... 3 ZONA INFORMATIVA ......................................................................................................................................... 5 PANTALLA DE BIENVENIDA ............................................................................................................................ 6 OPCIONES DEL USUARIO DE REGISTRO ..................................................................................................... 7 TIPOS DE DOCUMENTOS PRESUPUESTARIOS ........................................................................................... 8 INGRESOS............................................................................................................................................................... 8 TRANSFERENCIA DE INGRESOS ................................................................................................................... 11 PROGRAMAS ....................................................................................................................................................... 14 EGRESOS .............................................................................................................................................................. 19 TRANSFERENCIAS DE EGRESOS .................................................................................................................. 25 PRESUPUESTO POR ARCHIVO ....................................................................................................................... 28 ENVIAR AL VALIDADOR ................................................................................................................................. 32 BORRAR CARGA DE DATOS ........................................................................................................................... 35 BORRAR DOCUMENTO PRESUPUESTARIO ............................................................................................... 36 ENVIAR INFORMACIÓN ................................................................................................................................... 37 ENVIAR A LA CGR ............................................................................................................................................. 40 ADJUNTOS AL PRESUPUESTO ....................................................................................................................... 40 RESPONSABLES (NOTA DE REMISIÓN DE DOCUMENTOS PRESUPUESTARIOS) ........................... 46 CONSULTAS ......................................................................................................................................................... 48 ANEXO I ................................................................................................................................................................ 52 ANEXO II ............................................................................................................................................................... 54 ANEXO III ............................................................................................................................................................. 63 IDENTIFICACIÓN DE USUARIO Y LA CLAVE DE ACCESO La Contraloría General de la República suministrará usuarios y claves de acceso al SIPP, a los funcionarios que cada administración designe para ingresar y validar la información presupuestaria. Tanto las Identificaciones de usuario personales como las claves de acceso son de uso individual, no se deberán facilitar a terceras personas de conformidad con las Directrices respectivas. -2- REGISTRO Y VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN El Superior jerarca de cada Administración deberá designar a la persona y su sustituto que registrará la información en el SIPP y a la persona y su sustituto que la validarán, así como comunicarlo oportunamente a la Contraloría General. La información registrada en el Sistema, antes de que ingrese en definitiva al SIPP, deberá ser validada internamente en cada Institución para garantizar su validez y exactitud respecto de la información que se utiliza internamente. También es responsabilidad del Superior Jerarca informar de los cambios de los usuarios que registran o validan la información (tanto el cambio de personas como de funciones). Asimismo, deberá establecer los procedimientos internos para el registro o la incorporación y la validación de los datos requeridos por el SIPP, que contemplen, entre otros aspectos, las responsabilidades de las unidades y funcionarios que intervengan en ellos, con el fin de garantizar que la información a incluir en el Sistema sea exacta, confiable y oportuna, de acuerdo con lo señalado en las Directrices Generales para el uso del SIPP. Los funcionarios que incumplan estas disposiciones y la restante normativa que regula el uso del SIPP y la aprobación presupuestaria, estarán sujetos a los regímenes de responsabilidad señaladas en las Directrices generales para el uso del SIPP. CONEXIÓN AL SISTEMA La conexión al sistema se realiza por medio de Internet en la siguiente dirección: http://cgrw01.cgr.go.cr/apex/f?p=SIPP Al ingresar a esta dirección aparece la siguiente pantalla: -3- Esta ventana solicita dos valores: el usuario y la contraseña. En los campos de y se deben digitar los que se le asignaron para el acceso al sistema y dar un clic con el ratón al botón . De esta manera podrán entrar al sistema y se podrá ver la pantalla de bienvenida. Olvidó su clave o quiere cambiarla antes ingresar al SIPP se le presentan ambas opciones: Recuerde que usted puede utilizarlas sin necesidad de recurrir a un funcionario de la Contraloría. -4- Si se trata de una nueva clave, esta será enviada al correo que reportó para que se le otorgara la respectiva identificación de usuario del SIPP. ZONA INFORMATIVA En esta parte podemos encontrar información de la pantalla como: la identificación, descripción breve del funcionamiento, un botón de sobre la funcionalidad, también aparecen la fecha del sistema y el nombre del usuario conectado. Otras pantallas pueden incluir más información, en la siguiente imagen se muestra un ejemplo: -5- PANTALLA DE BIENVENIDA En esta sección se presentan los elementos incluidos en la pantalla principal, no se trata de explicar su función, de eso nos encargaremos más adelante. Esta versión del Sistema permite asignar a un usuario los documentos presupuestarios de una o más instituciones, en casos debidamente justificados. • Información de la Pantalla Normalmente muestra una referencia de la utilidad de la pantalla -6- • Usuario Muestra el número de cédula del usuario que está conectado al sistema • Botón de Consultas Al presionarlo muestra consultas sobre la funcionalidad de la pantalla, si estuviera disponible. • El menú procesos Estos ítems se pueden acceder con solo dar un “check” en cada opción, sea para: incluir, cargar información, enviar al validador, borrar carga de datos o borrar documento. OPCIONES DEL USUARIO DE REGISTRO En este apartado se explica detalladamente las tareas que puede realizar el usuario de registro en el sistema. Se le mostrará pantalla a pantalla como se va comportando el SIPP, la intención es darle la mejor guía para que no tenga ningún contratiempo al estar usando la aplicación. -7- TIPOS DE DOCUMENTOS PRESUPUESTARIOS Los documentos presupuestarios que se pueden registrar en la opción de Ingresos son: En la opción de Egresos son: Es importante mencionar que en la Liquidación sólo se debe incluir la información marginal de lo ejecutado en el último periodo, o sea, los datos de la ejecución del último mes, trimestre, semestre o año dependiendo como se haya establecido en la normativa correspondiente. INGRESOS En la siguiente figura se detalla la pantalla para registrar los ingresos. -8- Después de seleccionar Ingresos debe escoger el tipo de documento en el que va a digitar la información. Luego de escoger el tipo de documento. Se puede observar que indica el número del documento. -9- Para salvar la información debe presionar el botón cualquier momento. lo puede hacer en En el módulo comentario podemos indicar observaciones relacionadas con el registro de la cuenta. Para ingresar el valor se debe seleccionar la casilla de monto inicial de una cuenta, debe digitarse en unidades y sin comas, no se deben incluir montos en miles o millones. Esto será posible sólo en aquellas cuentas que no sean totales ni subtotales. En el campo “Cuenta” aparecerá el código de la cuenta a la que se le está incluyendo el valor. Otra forma para desplazarse entre los montos de las cuentas es utilizando la tecla de tabulación (TAB). - 10 - TRANSFERENCIA DE INGRESOS La siguiente pantalla está relacionada con las transferencias de ingresos, que se deben registrar en una sección aparte. Para cambiar a la ventana de transferencias, se debe dar clic en la pestaña de se muestra a continuación: , como Luego se selecciona el Tipo de Documento, seleccionando la lista de valores , se despliega la lista de todos los documentos que se pueden realizar en materia presupuestaria. Una vez que se selecciona el tipo de documento, el sistema le indica al usuario que puede iniciar el ingreso de las transferencias. Después de oprimir el botón se despliega una nueva pantalla en la cual se debe incluir la cuenta, la institución fuente y el monto. - 11 - Para llenar esos campos a la derecha encontramos un botón lista de valores, como lo vemos a continuación: - 12 - A continuación, daremos ejemplos de diferentes tipos de búsqueda: Gobiernos locales: Busca en todas las cuentas que contengan las palabras “gobiernos locales”. 2.4.1.2: Busca en todas las cuentas las que contengan ese número: Transferencias de capital de Órganos Desconcentrados 2.4.1.2.00.00.0.0.000 Luego de seleccionar el valor se presiona el botón se podrán ver los resultados. de esa ventana y Repetimos el proceso con la institución fuente y llenamos el espacio del monto de la transferencia. Se debe incluir el monto en unidades de colón, no se deben incluir en miles o millones, además los montos no deben tener comas. Después de llenar cada campo, le damos un clic en el botón queda de la siguiente forma incluida la transferencia. - 13 - , hasta que Los clasificadores que ayudan a ubicar las transferencias, los podemos encontrar en la página WEB de Hacienda, en la siguiente dirección: https://www.hacienda.go.cr/Msib21/Espanol/Direccion%20General%20de%20Presupu e sto%20Nacional/clasificadores En caso de que se diera un error en la digitación, podemos cambiar la información Ingresando a , realizamos los cambios necesarios y le damos , luego aceptar. A continuación se muestra la pantalla con datos completa. PROGRAMAS Esta opción sólo se debe utilizar si los datos se introducen mediante digitación, dado que si lo hace por archivo, el archivo a cargar ya incluye los datos. Los programas se introducen una vez al año, antes de digitar el presupuesto inicial. - 14 - PASOS PARA LA CREACIÓN DE PROGRAMAS EN EL CASO DE INSTITUCIONES PÚBLICAS Y PRIVADAS QUE ADMINISTRAN FONDOS PÚBLICOS (EXCEPTO MUNICIPALIDADES) Primero le damos un clic en el botón Sobre su uso, en el campo se escoge el tipo al que pertenece el documento presupuestario, o se presiona el botón para seleccionarlo mediante una lista de valores. Una vez que se elige el tipo de año respectivo se puede visualizar el detalle de los programas ya creados por la institución, tal como se muestra a continuación: - 15 - Para crear un nuevo programa le damos un clic en el botón completamos la información respectiva para el nuevo programa. y El sistema pondrá automáticamente él. Los programas se digitan en el campo de. Pero usted lo pude personalizar para que maneje el mismo código de sus sistemas. Para elegir el . , se utiliza la lista de valores y luego se escoge el Después de haber completado los datos anteriores le damos un clic al botón . Y de esta forma se visualiza el nuevo programa creado, tal como se muestra a continuación: - 16 - PASOS PARA LA CREACIÓN DE PROGRAMAS EN EL CASO DE LAS MUNICIPALIDADES La siguiente figura muestra la ruta del menú para acceder a esta opción en el caso de las Municipalidades: Primero le damos un clic en el botón Sobre su uso, en el campo se escoge el tipo al que pertenece el documento presupuestario, o se presiona el botón mediante una lista de valores. - 17 - para seleccionarlo El signo + permite desplegar los programas para las municipalidades y el signo – replegarlos, de la siguiente manera: En el caso de los programas de Inversiones y Partidas Específicas se puede crear obras al seleccionar el Servicio o Proyecto. Lo realizamos presionando el icono . Una vez que hemos completado los campos de Programa, Clasificador Funcional y Tipo de Gasto, seleccionamos el botón . Se recuerda que el clasificador funcional se puede obtener o consultar en la siguiente dirección: https://www.hacienda.go.cr/Msib21/Espanol/Direccion%20General%20de%20Presupu e sto%20Nacional/clasificadores - 18 - Cuando ya se ha creado el nuevo registro de la Obra, nos queda realizado el siguiente registro: EGRESOS En la siguiente figura se detalla la pantalla de Egresos: Después de seleccionar la opción egresos, se debe escoger el tipo de documento en el cual se va a digitar la información. - 19 - Al elegir el tipo de documento se va a desplegar el número correspondiente. PASOS PARA REGISTRAR EGRESOS EN EL CASO DE INSTITUCIONES PÚBLICAS Y PRIVADAS QUE ADMINISTRAN FONDOS PÚBLICOS (EXCEPTO MUNICIPALIDADES). Después de escoger el tipo de documento se elige el programa (si no se ha creado, se deben crear tal y como se detalla en la opción “Programa”), como aparecen a continuación: - 20 - Una vez que se seleccionan el tipo de documento presupuestario y el programa respectivo, se nos despliega la pantalla para empezar a digitar los montos de cada cuenta. Después de digitar los montos, seleccionamos el botón y luego de que se ha guardado la información podemos observar que los campos Total Egresos y Total Programa, se incrementan cada vez que realizamos un registro. - 21 - PASOS PARA LA MUNICIPALIDADES REGISTRAR EGRESOS EN EL CASO DE LAS En el caso de las municipalidades, se despliega la lista de los programas ya predeterminados de la siguiente manera: (Ver Anexos I y II). Cuando seleccionamos uno de los programas nos despliega una pantalla donde podemos empezar a digitar el monto de cada cuenta. - 22 - Inmediatamente después de digitar los montos, salvamos la información y podemos observar que en el campo total de egresos y total programa, se incrementa cada vez que realizamos un registro. - 23 - En el campo comentario podemos indicar observaciones relacionadas con el registro de la cuenta. Para ingresar el valor se debe seleccionar la casilla de monto inicial de una cuenta, debe digitarse en unidades y sin comas, se deben incluir los montos en unidades de colón, no se deben incluir montos en miles o millones. Esto será posible sólo en aquellas cuentas que no sean totales ni subtotales. En el campo “Cuenta” aparecerá el código de la cuenta a la que se le está incluyendo el valor. Otra forma para desplazarse entre los montos de las cuentas es utilizando la tecla de tabulación (TAB). - 24 - TRANSFERENCIAS DE EGRESOS La siguiente pantalla está relacionada con la transferencia de egresos, (este tipo de gastos que se deben registrar en una sección aparte). Para cambiar a la ventana de transferencias, se debe dar clic en la pestaña de , como se muestra a continuación: Luego se selecciona el Tipo de Documento, aprovechando la lista de valores , se despliega la lista de todos los documentos que se pueden realizar en materia presupuestaria. Una vez que se selecciona el tipo de documento, se debe elegir el programa y el sistema le indica al usuario que puede iniciar el ingreso de las transferencias. Después de oprimir el botón se despliega una nueva pantalla en la cual se debe incluir la cuenta, la institución destino y el monto. - 25 - Para llenar esos campos a la derecha encontramos un botón que despliega una lista de valores, si se necesita hacer búsquedas en cada uno de los módulos anteriores, a la derecha encontramos una lista de valores y se despliega la información, como lo vemos a continuación: - 26 - A continuación les daremos un ejemplo de tipos de búsqueda: Protección social: busca en todas las cuentas que contengan la palabra “protección social”. 6.01.01: busca en todas las cuentas las que contengan ese número: 6.01.01 Transferencias corrientes al Gobierno Central. Luego de seleccionar el valor se presiona el botón se podrán ver los resultados. de esa ventana y Repetimos el proceso con la institución fuente y llenamos el espacio del monto de la transferencia. No se deben incluir montos en miles o millones y tampoco se deben utilizar las comas de los miles y los millones al momento de digitar los datos. Después de llenar cada campo, le damos un clic en el botón queda de la siguiente forma incluida la transferencia. , hasta que Los clasificadores que ayudan a ubicar las transferencias, los podemos encontrar en la página WEB de Hacienda, en la siguiente dirección: https://www.hacienda.go.cr/Msib21/Espanol/Direccion%20General%20de%20Presupu e sto%20Nacional/clasificadores - 27 - En caso de que se diera un error en la digitación, podemos cambiar la información Ingresando a , realizamos los cambios necesarios y le damos “aplicar cambios”, luego aceptar. A continuación se muestra la pantalla con datos completa: PRESUPUESTO POR ARCHIVO Las instituciones pueden transmitir electrónicamente la información relativa a los presupuestos, sus modificaciones, ejecución y liquidación, generados con las clasificaciones presupuestarias vigentes. Esto se puede realizar mediante un archivo con un formato definido y con las especificaciones que se pueden ver en el Anexo III. - 28 - La siguiente imagen muestra la pantalla para acceder a la opción de presupuesto por archivo. La opción de presupuesto para archivo contiene tanto ingresos como egresos. Los formatos aceptados para los archivos de carga son los de tipo texto TXT o XML. Una vez que se digitó el año 20XX del documento, se procede a buscar el archivo (Servidor o disco duro de su computadora), debe dar clic al botón , esto le abrirá un buscador para que usted pueda navegar en las diferentes carpetas de su computadora para ubicar el archivo. - 29 - Después de haber localizado el documento le da el botón superior derecha. Se mostrará una ventana semejante a esta. - 30 - en la parte Se debe seleccionar la opción (casilla de verificación) procesar en el reporte de archivos cargados. Y darle clic al botón . Si se procesa bien el archivo, este sería el paso final. En caso de que existan errores en la carga del archivo se desplegará un mensaje como el que sigue: En consecuencia, se deberá ir a la consulta: que se encuentra en la pestaña de que aparece en la pantalla en la parte superior, a mano izquierda: Se despliega la siguiente pantalla. Se selecciona del documento que se ha intentado cargar la información, para observar los errores que presenta: - 31 - Una vez identificados los errores, se debe ir a la opción de “Borrar carga de datos” que se encuentra en la opción de procesos (aparece en la parte superior, a mano derecha, en la pantalla: Finalmente se debe seleccionar el cuadro pequeño de borrar y luego darle clic al botón de . Se deben corregir los errores identificados en el archivo. Y se puede intentar de nuevo la carga. ENVIAR AL VALIDADOR Para enviar el documento presupuestario correspondiente al validador, se cuenta con cinco días hábiles a partir de la aprobación interna de ese documento. - 32 - Al escoger la opción de enviar al opciones: se le despliegan las siguientes Se debe escoger el año (Año de Ejecución equivale al año actual presupuestario: se usa para presupuestos extraordinarios, modificaciones e informes de ejecución en la mayoría de los casos. Año de Liquidación se refiere al año anterior a ese: se usa para remitir las liquidaciones o en casos excepcionales para remitir documentos atrasados del año anterior. El año de formulación: se utiliza para el envío del presupuesto inicial. Una vez escogido el año y el tipo de documento presupuestario se le da clic al botón . Si después de darle enviar le aparece el siguiente mensaje, en el presupuesto inicial los presupuestos extraordinarios o modificaciones: - 33 - Deberá revisar el monto total de ingresos y de egresos, dado que deben de ser iguales (Equilibrio Presupuestario). Dado que las modificaciones no tienen ingresos el monto total debe ser cero, para cumplir con ese principio de equilibrio presupuestario. Para enviar los informes de ejecución se tienen que llenar tres campos adicionales como se muestra a continuación (En estos informes los montos de ingresos y de egresos pueden ser diferentes): Se llena de la siguiente manera: - 34 - Se escogen las fechas de las listas de valores fecha). (es preferible no digitar la Luego se debe elegir el periodo de la ejecución presupuestaria definido en la normativa vigente para su institución (Trimestral para la mayoría de las instituciones, Fideicomisos de manera semestral, entidades privadas en forma anual y Gobierno de la República en forma mensual). Posteriormente se oprime el botón una tabla al final de la pantalla. . Una vez enviado aparecerá en Se recomienda revisar la sección de adjuntos de los documentos presupuestarios (nota de remisión). BORRAR CARGA DE DATOS Para borrar la información antes de volver a cargarla se utiliza la siguiente pantalla, la siguiente imagen muestra ruta en el menú: - 35 - Aparecerá un renglón con la información del archivo que no se cargó. Se debe seleccionar el cuadro pequeño de borrar y dar clic al botón de borrar (similar al que parece en el siguiente punto). BORRAR DOCUMENTO PRESUPUESTARIO Para borrar un documento presupuestario debemos marcar con un “check” el documento a eliminar. Después de seleccionar el documento a eliminar, oprimimos el botón - 36 - . Posteriormente podemos observar que el documento ya no aparece en la lista. ENVIAR INFORMACIÓN Para enviar el documento presupuestario correspondiente, a la Contraloría General de la República, se cuenta con tres días hábiles a partir de que la persona que registró los datos (digitador) lo trasladó a la persona que realizará la validación respectiva. La siguiente figura muestra el espacio donde dice: es para enviar la información a la Contraloría General. - 37 - . Está opción Cuando el validador ingresa a esta pantalla debe seleccionar tres opciones: año, tipo de documento y tipo de envío. Se debe escoger el año (Año de Ejecución equivale al año actual presupuestario: se usa para presupuestos extraordinarios, modificaciones e informes de ejecución en la mayoría de los casos. Año de Liquidación se refiere al año anterior a ese: se usa para remitir las liquidaciones o en casos excepcionales para remitir documentos atrasados del año anterior. El año de formulación: se utiliza para el envío del presupuesto inicial. Tipo de documento: se debe escoger el tipo de documento que se pretende validar para ser enviado a la CGR. - 38 - Si en la opción no aparece el que desea enviar, puede deberse a que la información no se haya enviado para la respectiva validación (revisar la consulta de estado de documentos). (Se recuerda que el validador puede ver los datos de cualquier documento aún cuando se esté digitando, con el fin de facilitar su labor). Tipo de envío: existen dos alternativas, “enviar a la CGR” si la información está correcta y si no “Devolver a encargado presupuesto” para que realice los ajustes correspondientes. Después de escoger la información se presiona la tecla enviado a la CGR. para que sea Se recomienda revisar la sección de adjuntos de los documentos presupuestarios (nota de remisión). - 39 - ENVIAR A LA CGR La función principal del usuario que tiene el rol de validador es garantizar que la información que se encuentra en el SIPP es la que se utiliza a lo interno de la institución, que ha sido aprobada por la instancia interna correspondiente y que se están cumpliendo los plazos establecidos para el envío de la misma a la Contraloría General de la República. Va a tener dos opciones: consultar la información para realizar la revisión antes citada (incluye los adjuntos al documento presupuestario y la nota de remisión) o para enviar a la Contraloría General de la República. Es importante notar que en el centro de la pantalla aparece un aviso de “Documentos devueltos por la CGR”. En este lugar el sistema mostrará los documentos que han sido devueltos por la Contraloría General de la República para revisarlos, realizarle ajustes, o eliminarlos. ADJUNTOS AL PRESUPUESTO En esta opción, solo el digitador debe incluir toda aquella información que se debe adjuntar a los documentos presupuestarios y de su ejecución, de conformidad con la normativa vigente (por ejemplo lo solicitado en las Normas técnicas sobre presupuesto público N-1-2012-DC-DFOE). La persona validadora solo debe revisar que sea correcta y completa. Una vez que el digitador escoge esta opción, se debe seleccionar el documento al cual se le adjuntará información (se advierte que para poder incluir adjuntos primero se debe crear el documento presupuestario respectivo: presupuesto, informe, modificación, etc.): - 40 - Luego se debe dar clic sobre el botón crear. Se busca en su computadora el archivo que se desea adjuntar y se selecciona. Después se escoge la opción que identifica si se trata de la nota de remisión o de otro tipo de adjunto. Y luego se da clic en el botón “crear”. Es importante mencionar que todos los documentos que se remitan a través del SIPP deben de contener una nota de remisión del representante legal de la institución emisora (si es posible se debe firmar digitalmente, se recomienda que se elabore es en formato pdf o en Word en una versión 2006 o superior) de conformidad con lo señalado en la norma 4.2.14 a. de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, para otorgar la oficialidad requerida. Que debe contener como mínimo: • Referencia al documento que se envía. • Monto total del documento presupuestario (en los informes de ejecución presupuestaria se debe hacer referencia al monto de ingreso y al de egresos) según se aprobó a lo interno de la institución. • Indicación de que se incluyeron en el SIPP, los ingresos, los gastos, los datos del plan básico y otra información adicional requerida (según corresponda). • Lista de los anexos que se adjuntan en el SIPP. En esta lista se debe señalar claramente el nombre de cada archivo y una breve descripción del contenido, siguiendo el mismo orden en que aparecen en el Sistema, iniciando con el adjunto que contiene el - 41 - Acuerdo con que se aprobó internamente el documento presupuestario o la referencia que se hace a él, según sea el caso. • Importante: Se debe señalar una dirección de correo electrónico para recibir notificaciones, en cada nota (en cada envío de información). Como complemento a la oficialidad requerida para esa nota de presentación, se puede proceder de acuerdo con una de las siguientes alternativas: i. Que la nota sea firmarla digitalmente, de conformidad con lo señalado en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos Ley N° 8454, publicada en La Gaceta Nº 197 del 13 de octubre del 2005 y su reglamento; en formato pdf, de manera que se pueda validar la firma digital usada, con el Banco Central. Para esto se requiere usar un software especializado, que permita usar la firma digital oficial para Costa Rica (estos software no son proporcionados por la Contraloría General). ii. Que la nota se firme digitalmente en formato Word, en versiones posteriores al 2006, dado que permiten una validación con el emisor de la firma (Banco Central). iii. Para las instituciones cuyo jerarca o funcionario competente para el envío del documento presupuestario a la Contraloría General no cuenta con firma digital, se incluye la nota únicamente escaneada y se puede otorgar el rol de validador al Jerarca Superior Administrativo para que sea él quién envíe el documento y sus anexos a la Contraloría General a través del SIPP. iv. También para quienes carecen de firma digital, se puede adjuntar la nota de presentación con sus contenidos en el SIPP de manera escaneada, pero la original se debe resguardar y tener disponible, en el expediente del documento respectivo, en caso de requerirse para efectos de fiscalización. Esto como parte del componente sistemas de información a que se refiere el artículo 16 de la Ley General de Control Interno, No. 8292, también debe estar disponible para la Auditoría interna. De acuerdo a sus posibilidades, se puede escoger una de las cuatro opciones. En cualquiera de los casos se solicita, de nuevo, que en esa nota de remisión indiquen una dirección de correo electrónico para recibir notificaciones. - 42 - Por último, por tamaño y por facilidad de manejo de los archivos enviados, se prefiere que se remitan en un formato PDF, con un índice que se muestre al principio de cada uno. En el caso de que el adjunto sea la nota de remisión se deberán llenar dos campos adicionales: El responsable de esa nota y el número que se le ha asignado a lo interno de esa institución. Luego se selecciona el nombre de la persona responsable de esa nota (representante legal) como se muestra en el siguiente ejemplo. Antes de llenar esta opción se debe incluir la información del responsable en la opción respectiva que se explica más adelante. Posteriormente se tiene que incluir el número (interno) que se le ha otorgado en la institución a esa nota. - 43 - Es necesario recordar que la opción de confidencialidad solo la pueden usar las instituciones que cuentan con una norma que la permita y que cuenten con la autorización escrita de esta Contraloría General. El campo de comentario se puede utilizar cuando se considere que se debe hacer alguna aclaración que no se incluye en la nota de remisión. Importante: si no se incluye la nota de remisión, el SIPP, enviará un mensaje indicando que se debe incluir, antes de enviar el documento presupuestario. Para incluir más adjuntos que no sea la nota se debe utilizar las otras categorías que se vayan creando o la de “otros” (el primer año de la eliminación de documentos en papel solo se usarán las categorías de: nota de remisión y la de otros). - 44 - La persona designada como validadora podrá consultar los adjuntos que se han incluido en cada documento presupuestario en la opción de Adjuntos al presupuesto. Se selecciona el documento y se revisan los adjuntos que contiene. Si los datos ingresados y los adjuntos son los que se deben enviar de acuerdo con la normativa vigente y están completos, se puede enviar el documento a la Contraloría General. - 45 - El SIPP avisará que enviará la nota de aprobación o de contestación, en los casos en que corresponda, a la dirección de correo electrónico de la persona que ha sido designada como responsable de la nota de remisión. (Para las modificaciones y los informes de ejecución normalmente no se emiten una nota de contestación, así como para las instituciones que no se les aprueba su presupuesto, pero que deben incluirlo en el SIPP). En el momento en que la persona validadora de clic sobre el botón de enviar, el SIPP le asignará un número que identificará el documento, para del trámite respectivo. Aparecerá como se muestra en la pantalla que sigue (se recomienda tomar nota de él, para realizar cualquier consulta): RESPONSABLES (NOTA DE REMISIÓN DE DOCUMENTOS PRESUPUESTARIOS) En esta opción se debe incluir el nombre del responsable de la nota de remisión del documento presupuestario (representante legal) y su información personal - 46 - (esta servirá para establecer la comunicación respectiva, en caso de tener alguna pregunta sobre el contenido de la nota de remisión. También se informa que la nota de aprobación, de los documentos presupuestarios en que proceda, se enviará a la dirección de correo de la persona que se haya señalado como responsable. Se recuerda que los campos que presentan un asterisco rojo “*” se deben llenar obligatorio (El SIPP avisará si no se ha llenado alguno). La opción de tipo de encargado se deja como aparece (Encargado de presupuesto) si esa persona es la que firma la nota de remisión. Si a esa persona también se le han asociado metas en el plan básico, se le debe asignar: “Encargado Plan y Presupuesto”. Si ya en el plan básico se había incluido esa persona como responsable y aparece en esta opción (como responsable de la nota de remisión, por primera vez) se debe entrar a editar y se le asigna la opción de “Encargado de plan y presupuesto”. - 47 - CONSULTAS En La pantalla principal se debe escoger la pestaña . Las consultas para los usuarios que registran la información o la validan son iguales. Clasificadores En la consulta de clasificadores: de ingresos, por objeto del gasto, funcional, económico e institucional vigentes. Organizaciones Privadas Se puede consultar los nombres y el código de las entidades privadas que han recibido o pueden recibir fondos públicos. Archivos enviados - 48 - Si la institución envía la información presupuestaria por medio de un archivo con formato TXT o XML en esta consulta se pueden revisar los archivos enviados por nombre, descripción, año y fecha de carga. Estado de documentos Sirve para revisar los cambios de estado que ha tenido un documento (enviado a validación, enviado a la CGR, aprobado, etc.). Contiene los cambios de estado, el año, tipo de documento, secuencia, el monto de ingreso inicial, y el aprobado y el monto de egreso inicial y el aprobado, la fecha de los cambios y el usuario responsable. Documentos Contiene los documentos que se encuentran en el sistema independientemente de su estado, se puede observar, el tipo de documento, secuencia, el monto de los ingresos (y sus cuentas), egresos (y sus cuentas), transferencias de ingresos (la institución que las otorga) y transferencias de egresos (la institución beneficiaria). Funcionarios Contiene el detalle de los usuarios con acceso al sistema y algunos datos personales como: cédula, nombre, usuario, estado, e-mail y teléfono del trabajo. Cuentas de Ingresos Se puede consultar el total presupuestado en una cuenta de ingreso y lo recibido en esa misma cuenta a la fecha (no toma en cuenta los documentos que se encuentran en trámite en la institución o en la CGR). Cuentas de Egresos Se puede consultar el total presupuestado en una cuenta de egreso y lo gastado en esa misma cuenta a la fecha (no toma en cuenta los documentos que se encuentran en trámite en la institución o en la CGR). Ejemplo del uso que se le puede dar a las consultas - 49 - En este tipo de encabezados (títulos subrayados) por ejemplo año y documento si se le da un click, la información se ordena de mayor a menor, si se da un segundo clic la información se ordenara de menor a mayor, en el caso que la información sea textual se ordenará alfabéticamente. Si se posiciona el cursor en la información en el cuerpo de la consulta, en donde este cambia de forma (manita) y además el fondo se torna celeste, significa que hay un detalle mayor de la información, como por ejemplo en el monto de ingresos del año 2006, tal y como se muestra a continuación: - 50 - También se pueden realizar consultas en donde se permite efectuar búsquedas por medio de una palabra o parte de ella, como se aprecia en la figura anterior y la que sigue en las que además se pueden escoger el número de resultados, por ejemplo: - 51 - ANEXO I A continuación se muestra los programas, actividades y servicios desglosados solamente para las municipalidades. PROGRAMA I: DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN GENERAL Administración general Auditoria interna Administración de inversiones propias Registro de deuda, fondos y transferencias PROGRAMA II: SERVICIOS COMUNALES Aseo de vías y sitios públicos Recolección de basura Mantenimiento de caminos y calles Cementerios Parques y obras de ornato Acueductos Mercados, plazas y ferias Mataderos Educativos, culturales, y deportivos Servicios sociales y complementarios Estacionamientos y terminales Alumbrado público Alcantarillados sanitarios Complejos turísticos Mejoramiento en la zona marítimo terrestre Depósito y tratamiento de basura Mantenimiento de edificios Reparaciones menores de maquinaria y equipo Explotación de tajos y canteras En zona portuaria Inspección sanitaria Seguridad vial Seguridad y vigilancia en la comunidad Obras de hidrología Protección del medio ambiente Desarrollo urbano Dirección de servicios y mantenimiento Atención de emergencias cantonales Por incumplimiento de deberes de los propietarios de bienes inmuebles - 52 - Alcantarillado pluvial Aportes en especie para servicios y proyectos comunitarios PROGRAMA III: INVERSIONES Edificios Vías de comunicación terrestre Obras marítimas y fluviales Obras urbanísticas Instalaciones Otros proyectos Otros fondos e inversiones PROGRAMA IV: PARTIDAS ESPECÍFICAS Edificios Vías de comunicación terrestre Obras marítimas y fluviales Obras urbanísticas Instalaciones Otros proyectos Otros fondos e inversiones - 53 - ANEXO II CODIGO ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA ESPECIFICACIONES PROGRAMA I: Dirección y Administración General 01 ACTIVIDADES Administración General. En esta actividad deben incluirse los egresos de la Administración por concepto de Remuneraciones, Servicios, Materiales y suministros e Intereses y Comisiones; con excepción de los gastos de la Unidad de Auditoría Interna, los cuales se incorporarán en la actividad denominada “Auditoría Interna”. Las erogaciones por concepto de incapacidades, vacaciones, indemnizaciones, prestaciones legales de funcionarios administrativos, se deberán reflejar en esta actividad. De igual manera, se reflejarán los intereses de los préstamos adquiridos para atender necesidades de la administración como compra de edificio municipal, vehículo de uso administrativo, etc. 02 Auditoría Interna. En esta actividad se debe clasificar la totalidad de los gastos en que incurra la Unidad de Auditoría Interna en la realización de sus funciones. Debe considerar el registro de las incapacidades, vacaciones, indemnizaciones, prestaciones legales etc., relacionadas con el personal de esa Unidad. - 54 - 03 En esta actividad se incluyen las erogaciones propias de la Administración de inversiones administración por concepto de “Maquinaria, mobiliario y propias. equipo”, como por ejemplo la adquisición de equipo de cómputo y vehículos para la administración. Se exceptúa la adquisición de maquinaria, mobiliario y equipo de la Unidad de Auditoría Interna, la cual se reflejará en la Actividad 02: Auditoría Interna. Se incluye además la adquisición de valores: “Activos financieros” como bonos, acciones, certificados de inversión, etc. que se financian con recursos destinados al programa I. También se incluirá la realización de proyectos de inversión y adquisición de bienes preexistentes o bienes duraderos diversos propios de la administración. Por ejemplo, la construcción del edificio municipal. Los proyectos de inversión y adquisición de bienes preexistentes o bienes duraderos diversos a favor de la comunidad con el fin de satisfacer sus necesidades, se registran en el Programa III: Inversiones. CODIGO ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA - 55 - ESPECIFICACIONES 04 Registro de deuda, fondos y transferencias. En esta actividad se clasifica: a) Exclusivamente la amortización de préstamos adquiridos para atender necesidades propias de la administración como los empréstitos adquiridos para la compra de edificio municipal, vehículo de uso administrativo, etc. b) Las cuentas especiales sin asignación presupuestaria que por el origen de los recursos que las financian pueden destinarse a la adquisición de bienes y servicios de uso administrativo. c) Las transferencias corrientes que la administración realiza a entidades públicas o privadas según el bloque de legalidad. Ejemplo: 10% del I.B.I. para las Juntas de Educación; 0.5% Aporte Consejo de Rehabilitación, 3% Comité Cantonal de Deportes, Aportes voluntarios a la Comisión Nacional de Emergencias (artículo 37 de la Ley Nº 7914), Aportes a Federaciones, Ligas, Uniones por cuota de afiliación, Aportes a la Cruz Roja Costarricense, etc. d) Las transferencias de capital que por su naturaleza no generan un producto final para la Municipalidad; únicamente se realiza una labor de traslado de los recursos, sin fiscalización de su parte. Ejemplo: Fondo de Desarrollo Municipal, 2% IFAM (crédito) Los empréstitos y las cuentas especiales relacionadas con la prestación de los servicios y/o proyectos de inversión, se cargan a los programas respectivos. Las transferencias corrientes y/o de capital que se realicen con el objeto de brindar un servicio o realizar un proyecto en beneficio de la comunidad, deben cargarse en el programa correspondiente. Ejemplo: transferencias de capital a asociaciones de desarrollo integral para la realización de proyectos de inversión, se cargan al Programa III: Inversiones, en el grupo 07: Otros fondos e inversiones. CODIGO ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA PROGRAMA II: SERVICIOS COMUNALES SERVICIOS - 56 - ESPECIFICACIONES Cada servicio debe incluir la totalidad de los recursos que necesite la municipalidad para su prestación. Incluye las erogaciones por concepto de intereses sobre préstamos, amortización de préstamos, adquisición de maquinaria, equipo y mobiliario, incapacidades, indemnizaciones, vacaciones, prestaciones, ayudas por convención, asociaciones solidaristas, cuentas especiales, etc.; siempre que se relacionen con la prestación del servicio. Cualquier proyecto de inversión que se realice para mejorar la prestación de los servicios debe clasificarse en el Programa III: Inversiones, en el grupo a que corresponda según su naturaleza. La adquisición de bienes preexistentes y bienes duraderos diversos, deben reflejarse en el Programa III: Inversiones. Código 01 02 03 04 05 06 Nombre del Servicio Aseo de vías y sitios públicos Recolección de basura. Mantenimiento de caminos y calles. Cementerios. Parques y obras de ornato Acueductos 07 08 09 Mercados, plazas y ferias. Mataderos Educativos, culturales y deportivos. 10 Servicios sociales y complementarios. Algunas observaciones específicas Los gastos para la realización de la contabilidad de este servicio deberán clasificarse en el Programa 01, subprograma Gastos de administración. Entre otros, se incorporan los gastos que se financian con recursos de “Espectáculos públicos 6%”. Se clasifican, entre otros, los gastos para dar servicio social y complementario en el cantón, como por ejemplo; los gastos de la Oficina de la Mujer, becas a estudiantes, según lo que establece el bloque de legalidad, etc. 11 12 13 14 15 Estacionamientos y terminales Alumbrado público Alcantarillado sanitario Complejos turísticos Mejoramiento en la zona marítimo terrestre 16 Depósito y tratamiento de basura 17 Mantenimiento de edificios CODIGO ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA 18 Reparaciones menores de maquinaria y equipo. - 57 - ESPECIFICACIONES 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 Explotación de tajos y canteras Zona Portuaria Inspección Sanitaria Seguridad Vial Seguridad y vigilancia en la comunidad Obras de hidrología Protección del medio ambiente Desarrollo Urbano Dirección de Servicios y mantenimiento Atención de emergencias cantonales En este servicio se debe clasificar los recursos que estime la municipalidad necesarios para atender una posible situación de emergencia, de acuerdo con lo establecido en el artículo 36 de la Ley Nacional de Emergencias, No. 7914. También deben incorporarse los montos para atender los casos de ejecución inmediata de la red vial cantonal, que provengan de la Ley Nº 8114. 29 30 31 Por incumplimiento de deberes de los propietarios de bienes inmuebles Alcantarillado pluvial. Aportes en especie para servicios y proyectos comunitarios. En este servicio se incluyen las erogaciones que realiza la administración en la adquisición de bienes que posteriormente y con base en el bloque de legalidad aporta a la comunidad en especie. Por ejemplo, la adquisición de pupitres para ser donados a un Junta de Educación; la compra de láminas para techo, para ser donadas a una Asociación de Desarrollo para el techo del salón comunal; la compra de cemento, arena y piedra, para entregar a vecinos del cantón que enfrenten situaciones debidamente comprobadas de desgracia o infortunio, etc. CODIGO ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA PROGRAMA III: INVERSIONES GRUPOS - 58 - ESPECIFICACIONES 01 En este grupo se incluyen los proyectos ya sea que se realicen por administración o por contrato y que tengan como propósito la construcción, adición y/o mejoramiento de todo tipo de edificios, tales como edificios propiedad municipal, salones comunales, centros de enseñanza, clínicas (ebais), etc. Edificios Es importante que al final de la nomenclatura de los proyectos, se indique el número de la ley del recurso que los financia, si es de origen específico; como por ejemplo “Construcción aula La Laguna”, Leyes Nº 6043 y Nº 7313. 02 Vías de comunicación terrestre En este grupo se incluyen los proyectos ya sea que se realicen por administración o por contrato y que tengan como propósito la construcción, adición y mejoramiento de toda clase de vías de comunicación terrestre como autopistas, carreteras, viaductos, calles y caminos. Comprende tareas constructivas de pavimentos, puentes, túneles, muros de contención, cunetas, aceras, cordón y caño, drenajes, alcantarillas, entre otros. Se clasifican las etapas iniciales de limpieza, desmonte y movimiento de tierras así como las obras complementarias tales como señalización, demarcación e iluminación. Dentro de este grupo se deben clasificar cada uno de los proyectos que se financian con los recursos de la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias Nº 8114. Es importante que al final de la nomenclatura de los proyectos, se indique el número de la ley que lo financia, por ejemplo “Bacheo calle La Laguna”, Nº 8114. También se debe incluir aquí la actividad denominada “Unida Técnica de Gestión Vial Cantonal” como el proyecto 01. En dicha actividad, se incluirán los gastos necesarios para su funcionamiento, así como la maquinaria, mobiliario y equipo correspondientes a esa Unidad Técnica. CODIGO ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA - 59 - ESPECIFICACIONES 03 Obras marítimas y fluviales. En este grupo se incluyen los proyectos ya sea que se realicen por administración o por contrato y que tengan como propósito la construcción, adición y mejoramiento de obras portuarias, marítimas y fluviales, por ejemplo: diques, muelles, marinas, rompeolas, obras de defensa y protección, así como obras complementarias como áreas para maniobras de carga y descarga. Es importante que al final de la nomenclatura de los proyectos, se indique el número de la ley que lo financia, r ejemplo “Construcción del muelle La Laguna”, Ley Nº 6043. 04 05 Obras urbanísticas Instalaciones En este grupo se incluyen los proyectos ya sea que se realicen por administración o por contrato y que tengan como propósito el fraccionamiento o habilitación de un terreno para fines urbanos, mediante la construcción de calles y provisión de servicios de agua potable, electricidad, de alcantarillado, pluvial y sanitario, entre otros. Es importante que al final de la nomenclatura de los proyectos, se indique el número de la ley que lo financia, por ejemplo “Plan de lotificación de La Laguna”, Ley Nº 6796. En este grupo se incluyen los proyectos ya sea que se realicen por administración o por contrato y que tengan como propósito la construcción, adición y mejoramiento de obras para telecomunicaciones, electricidad, acueductos y alcantarillados pluvial y sanitario, oleoductos y depósitos, obras de riego, entre otros. Es importante que al final de la nomenclatura de los proyectos, se indique el número de la Ley que lo financia, por ejemplo “Acueducto Barrio La Laguna Nº 6043, Nº 7313”. 06 En este grupo se incluyen los proyectos ya sea que se realicen por administración o por contrato y que no se clasifiquen en los grupos anteriores, como por ejemplo campos de fútbol, de béisbol, gimnasios, polideportivos, centros de juegos infantiles, plazas, jardines, zonas CODIGO ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA ESPECIFICACIONES Otros proyectos - 60 - verdes, parques, monumentos, proyectos de producción agropecuaria e industrial, etc. Es importante que al final de la nomenclatura de los proyectos, se indique el número de la ley que lo financia, por ejemplo “Cancha de fútbol La Laguna Nº 6043, Nº 7313”. También se debe incluir aquí la actividad denominada “Dirección Técnica y estudios,” en los casos que corresponda, como el Proyecto 01. En dicha actividad, se incluirán los gastos necesarios para su funcionamiento, así como la maquinaria, mobiliario y equipo de esa Dirección. 07 Otros fondos e inversiones Este grupo se mostrará en el SIPP únicamente por objeto del gasto según el Clasificador del objeto del gasto del Sector Público. Contempla: • Las cuentas especiales sin asignación presupuestaria que por el origen de los recursos (finalidad establecida por ley) o bien por la determinación de cada administración, se destinarán a la realización de proyectos de inversión. • Las transferencias de capital que la administración realiza a entidades públicas o privadas según el bloque de legalidad y que tienen por objeto la realización de proyectos de inversión. • La adquisición de maquinaria, equipo y mobiliario que por su naturaleza no puede ser ubicado en los programas I y II, ni tampoco cargada a un solo proyecto de inversión. Es importante aclarar que en el caso de la adquisición de maquinaria, equipo y mobiliario de la actividad Unidad Técnica de Gestión Vial y Dirección Técnica y Estudios, debe cargarse a cada una de esas actividades. La adquisición de bienes preexistentes y bienes duraderos diversos. Ejemplo: terrenos, edificios, etc. - 61 - CODIGO ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA ESPECIFICACIONES PROGRAMA IV: PARTIDAS ESPECÍFICAS GRUPOS 01 Edificios En este grupo se incluyen los proyectos ya sea que se realicen por administración o por contrato y que tengan como propósito la construcción, adición y/o mejoramiento de todo tipo de edificios, tales como edificios propiedad municipal, salones comunales, centros de enseñanza, clínicas (ebais), etc. 02 Vías de comunicación terrestre En este grupo se incluyen los proyectos ya sea que se realicen por administración o por contrato y que tengan como propósito la construcción, adición, y mejoramiento de toda clase de vías de comunicación terrestre como autopistas, carreteras, viaductos, calles y caminos. Comprende tareas constructivas de pavimentos, puentes, túneles, muros de contención, cunetas, aceras, cordón y caño, drenajes, alcantarillas, entre otros. Se clasifican las etapas iniciales de limpieza, desmonte y movimiento de tierras así como las obras complementarias tales como señalización, demarcación e iluminación. 03 Obras marítimas y fluviales. En este grupo se incluyen los proyectos ya sea que se realicen por administración o por contrato y que tengan como propósito la construcción, adición y mejoramiento de obras portuarias, marítimas y fluviales, por ejemplo: diques, muelles, marinas, rompeolas, obras de defensa y protección, así como obras complementarias como áreas para maniobras de carga y descarga. 04 Obras urbanísticas En este grupo se incluyen los proyectos ya sea que se realicen por administración o por contrato y que tengan como propósito el fraccionamiento o habilitación de un terreno para fines urbanos, mediante la construcción de calles y provisión de servicios de agua potable, electricidad, de alcantarillado, pluvial y sanitario, entre otros. En este grupo se incluyen los proyectos ya sea que se realicen por administración o por contrato y que tengan como propósito la construcción, adición y mejoramiento de obras para telecomunicaciones, electricidad, acueductos y alcantarillados pluvial y sanitario, oleoductos y depósitos, obras de riego, entre otros. 05 Instalaciones - 62 - CODIGO ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA 06 Otros proyectos 07 Otros fondos e inversiones ESPECIFICACIONES En este grupo se incluyen los proyectos ya sea que se realicen por administración o por contrato y que no se clasifiquen en los grupos anteriores, como por ejemplo campos de fútbol, de béisbol, gimnasios, polideportivos, centros de juegos infantiles, plazas, jardines, zonas verdes, parques, monumentos, proyectos de producción agropecuaria e industrial, etc. Este grupo se mostrará en el SIPP únicamente por objeto del gasto según el Clasificador del objeto del gasto del Sector Público. Contempla: • Las transferencias que la administración transfiere a entidades públicas o privadas según el bloque de legalidad. • La adquisición de maquinaria, equipo y mobiliario. • La adquisición de bienes preexistentes y bienes duraderos diversos. Ejemplo: terrenos, edificios, etc. • Las sumas sin asignación presupuestaria. • Cualquier otra erogación que no constituya un proyecto de inversión. ANEXO III Formato del Archivo para el envió electrónico de datos presupuestarios entre las Instituciones o Entidades y a la Contraloría General de la República Para la nomenclatura del archivo se debe utilizar un total de veinte números, desglosados de la siguiente manera. Diez números para identificar que el archivo pertenece a la institución, estos diez números corresponden al código del clasificador institucional, ejemplo 1111102000, el código se debe poner sin formato o sea sólo números, cuatro números que representan el año, seguidos por dos números que representan el mes, dos números para identificar el tipo de documento (01-Presupuesto inicial, 02-Presupuesto extraordinario, 03-Modificaciones externas, 04-Modificaciones internas, 05-Informes de ejecución, 06-Liquidación) y dos números más para la secuencia. Además debe contener la extensión txt, para denotar que se trata de un - 63 - archivo de texto, o la extensión xml, para indicar que se trata de un archivo de lenguaje de marcado ampliable o extensible. Ejemplo: 11111020002005020101.xml, este archivo contendría el presupuesto inicial del año 2005. 11111020002005020101.txt, este archivo contendría el presupuesto inicial del año 2005 Se debe generar un archivo cada vez que se realice un documento presupuestario para enviarlo digitalmente a la Contraloría General de la Republica. En el caso de las ejecuciones, los montos no deben venir acumulados, sólo deben contener el monto para el periodo de la ejecución. Notas Importantes. Los formatos de los clasificadores dados por el Ministerio de Hacienda se deben respetar. Todos los datos se deben incluir en el nivel más desagregado de las cuentas, el sistema indica error si se envía una cuenta en un nivel que tiene desagregación. Las cuentas de transferencias solo deben venir incluidas en la parte de transferencias, si una cuenta de transferencia es incluida en otra parte el sistema lo verá como una inconsistencia, además se estaría duplicando. La suma del monto total de ingresos más el monto total de transferencias de ingresos, debe ser igual a la suma del monto total de egresos más el monto total de transferencias de egresos (equilibrio presupuestario), en los documentos que no son de ejecución o la liquidación. Esto quiere decir que las trasferencias no pueden venir duplicadas. - 64 - Opción Uno. “Archivos de texto” Nota: Esta siempre debe ser la primera línea del archivo. “Datos de Control” Descripción Tipo Tamaño Posición Tipo línea Cantidad de Filas Monto del archivo Numérico Numérico Numérico 1 6 20 1 2 8 Monto total de Ingresos Numérico 20 28 Monto total egresos Numérico 20 48 Monto total de transferencia de Ingresos Numérico 20 68 Comentario El valor debe ser 1, que indica que es la línea de datos de control Indica la cantidad de filas del archivo incluyendo a esta fila Indica el monto en colones del archivo, si el monto tiene decimales se debe separar con un punto. Los decimales y el punto son parte de las 20 posiciones. Ejemplo 2568964.05 2556987.85 Indica el monto total en colones de los ingresos del documento presupuestario, si el monto tiene decimales se debe separar con un punto. Los decimales y el punto son parte de las 20 posiciones. Ejemplo 2568964.05 2556987.85 Indica el monto total en colones de los egresos del documento presupuestario, si el monto tiene decimales se debe separar con un punto. Los decimales y el punto son parte de las 20 posiciones. Ejemplo 2568964.05 2556987.85 Indica el monto total en colones de los ingresos por parte de transferencias del documento presupuestario, si el monto tiene decimales se debe separar con un punto. Los decimales y el punto son parte de las 20 posiciones. Ejemplo 2568964.05 2556987.85 - 65 - Monto total de transferencia de egresos Numérico 20 88 Documento Aprobado Tipo de Documento Presupuestario Alfanumérico Numérico 1 2 108 109 Secuencia Numérico 2 111 Código de Institución Alfanumérico 15 113 Año para el que rige Numérico 4 128 Indica el monto total en colones de los egresos en la parte de transferencias del documento presupuestario, si el monto tiene decimales se debe separar con un punto. Los decimales y el punto son parte de las 20 posiciones. Ejemplo 2568964.05 2556987.85 En este campo se debe incluir el carácter N (Ver Nota1) Identifica el tipo de documento Presupuestario 01-Presupuesto inicial 02-Presupuesto extraordinario 03-Modificaciones externas 04-Modificaciones internas 05-Informes de ejecución 06-Liquidación Indica la secuencia de los documentos presupuestarios que manejan un consecutivo, como es el caso de los siguientes: Presupuesto extraordinario Modificación externa Modificación Interna (Ver Nota2) Código de la institución en el clasificador institucional. Ejemplo: 1.1.1.1.102.000 “Contraloría General de la República” El anterior ejemplo refleja el formato, se deben incluir los puntos que separan los números. Indica el año para el cual rige el documento presupuestario “Datos de Presupuesto” - 66 - Descripción Tipo Tamaño Posición Tipo línea Tipo de registro Numérico Alfanumérico 1 1 1 2 Código Programa Numérico 3 3 Nombre del Programa Alfanumérico 50 6 Código del Clasificador Alfanumérico 21 56 Monto Numérico 20 77 Signo Alfanumérico 1 97 Comentario El valor debe ser 2, que indica que son líneas de datos de presupuesto I Indica ingresos E Indica egresos Identifica el código de programa, en caso de que el tipo de registro sea “E”, si el tipo de registro es “I” estos lugares deben aparecer con espacios en blancos. Define el nombre del programa, en caso de que el tipo de registro sea “E”, si el tipo de registro es “I” estos lugares deben dejarse con espacios en blancos. Define el código del clasificador de ingresos o egresos. Sólo se debe incluir las cuentas con el nivel más desagregado. Ejemplo En el siguiente escenario el archivo sólo debe incluir a las cuentas: 1-1-1-3-0101.0.0.000, 1.1.1.3.01.02.0.0.000 que son el nivel de mayor desagregación. 1.1.1.3.01.00.0.0.000 “IMPUESTO SOBRE DIVIDENDOS” 50000000.00 1.1.1.3.01.01.0.0.000 “Del Sector Público” 35000000.00 1.1.1.3.01.02.0.0.000 “Del Sector Privado” 15000000.00 El anterior ejemplo refleja el formato del código del clasificador, se deben incluir los puntos que separan los números. El ejemplo muestra una cuenta del clasificador de ingresos. En caso de ser una cuenta del clasificador de egresos, se debe respetar el formato de estas cuentas. “0.00.00” Indica el monto en colones de la cuenta, si el monto tiene decimales se debe separar con un punto. Los decimales y el punto son parte de las 20 posiciones. Ejemplo 2568964.05 2556987.85 (Ver Nota3) Indica si la suma es positiva o negativa, o sea si suma o resta a las cuentas presupuestarias + Suma - Resta (Ver Nota4) - 67 - “Datos de transferencias” Descripción Tipo Tamaño Posición Tipo línea Tipo de registro Numérico Alfanumérico 1 1 1 2 Código Programa Numérico 3 3 Código del Clasificador Alfanumérico 21 6 Comentario El valor debe ser 3, que indica que son líneas de datos de transferencias I Indica ingresos E Indica egresos Identifica el código de programa, en caso de que el tipo de registro sea “E”, si el tipo de registro es “I” estos lugares deben aparecer con espacios en blancos. La cuenta que se debe incluir es donde se recibirán los ingresos o de donde saldrán los egresos. Define el código de clasificador de ingresos. Sólo se debe incluir el nivel más desagregado de la cuenta relacionada con la transferencia. Ejemplo de egresos 6.01.01 Transferencias corrientes al Gobierno Central Ejemplo de ingresos 1.4.1.6.00.00.0.0.000 Transferencias corrientes de Instituciones Públicas Financieras Monto Numérico 20 27 Código de Institución Alfanumérico 15 47 Los ejemplos reflejan el formato de los códigos de los clasificadores, se deben incluir los puntos que separan los números. Indica el monto en colones de la cuenta, si el monto tiene decimales se debe separar con un punto. Los decimales y el punto son parte de las 20 posiciones. Ejemplo 2568964.05 Código de la institución en el clasificador institucional. Este código de institución es el de quien da o recibe la transferencia. Ejemplo: 1.1.1.1.102.000 “Contraloría General de la República” El anterior ejemplo refleja el formato, se deben incluir los puntos que separan los números. Si la institución es de naturaleza privada, debe buscarse el número que la identifica en el clasificador de la Contraloría General de la Republica para incluirlo en el archivo. - 68 - Opción Dos. “Archivos de formato XML” <datos_control> <monto_archivo>XXXXXXXXXXXXXXXX.XX</monto_archivo> <monto_ingresos>XXXXXXXXXXXXXXXX.XX </monto_ingresos> <monto_egresos>XXXXXXXXXXXXXXXX.XX </monto_egresos> <monto_ing_transf>XXXXXXXXXXXXXXXX.XX </monto_ing_transf> Constante que indica el inicio del bloque de datos de control Indica el monto en colones del archivo, si el monto tiene decimales se debe separar con un punto. Los decimales y el punto son parte de las 20 posiciones. El número puede ser negativo o positivo, en caso de ser negativo debe incluir el signo. Ejemplo 2568964.05 -2556987.85 Indica el monto total en colones de los ingresos del documento presupuestario, si el monto tiene decimales se debe separar con un punto. Los decimales y el punto son parte de las 19 posiciones. El número puede ser negativo o positivo, en caso de ser negativo debe incluir el signo. Ejemplo 2568964.05 -2556987.85 Indica el monto total en colones de los egresos del documento presupuestario. Los decimales y el punto son parte de las 19 posiciones. El número puede ser negativo o positivo, en caso de ser negativo debe incluir el signo. Ejemplo 2568964.05 -2556987.85 Indica el monto total en colones de los ingresos únicamente de las transferencias del documento presupuestario, si el monto tiene decimales se debe separar con un punto. Los decimales y el punto son parte de las 19 posiciones. El número puede ser negativo o positivo, en caso de ser negativo debe incluir el signo. Ejemplo 2568964.05 -2556987.85 - 69 - <monto_egr_transf>XXXXXXXXXXXXXXXX.XX </monto_egr_transf> Indica el monto total en colones de los egresos únicamente de las transferencias del documento presupuestario. Los decimales y el punto son parte de las 19 posiciones. El número puede ser negativo o positivo, en caso de ser negativo debe incluir el signo. Ejemplo 2568964.05 -2556987.85 <doc_apr>X<doc_apr> </datos_control> <documentos> <documento> <tipo_doc> XX </tipo_doc> <secuencia> XX </secuencia> <institucion> X-X-X-X-XXX-XXX </institucion> <ano>XXXX</ano> <saldos_cuentas> <ingresos> <detalles> <detalle> En este campo se debe incluir una N (Ver Nota1) Constante que indica el final del bloque de datos de control Constante que indica el inicio del bloque de los documentos Constante que indica el inicio del bloque de un documento en particular Identifica el tipo de documento Presupuestario 1-Presupuesto inicial 2-Presupuesto extraordinario 3-Modificaciones externas 4-Modificaciones internas 5-Informes de ejecución 6-Liquidación Indica la secuencia de los documentos presupuestarios que manejan secuencia, como es el caso de los siguientes: Presupuesto extraordinario Modificación externa Modificación Interna (Ver Nota2) Código de la institución en el clasificador institucional. Ejemplo: 1.1.1.1.102.000 “Contraloría General de la República” El anterior ejemplo refleja el formato, se deben incluir los puntos que separan los números. Indica el año para el cual rige el documento presupuestario Constante que indica el inicio del bloque de los saldos de las cuentas Constante que indica el inicio del bloque de los ingresos Constante que indica el inicio del bloque de las cuentas de ingresos Constante que indica el inicio del bloque de detalle de las ctas de ingresos - 70 - <cuenta>X-X-X-X-XX-XX-X-X-XXX</cuenta> Define el código de clasificador de ingresos. Sólo se debe incluir las cuentas con el nivel más desagregado. Ejemplo En el siguiente escenario el archivo sólo debe incluir a las cuentas: 1.1.1.3.01.01.0.0.000, 1.1.1.3.01.02.0.0.000 que son el nivel de mayor desagregación. 1.1.1.3.01.00.0.0.000 “IMPUESTO SOBRE DIVIDENDOS” 50000000.00 1.1.1.3.01.01.0.0.000 “Del Sector Público” 35000000.00 1.1.1.3.01.02.0.0.000 “Del Sector Privado” 15000000.00 El anterior ejemplo refleja el formato del código del clasificador, se deben incluir los puntos que separan los números. <monto> XXXXXXXXXXXXXXXX.XX </monto> Indica el monto en colones de la cuenta, si el monto tiene decimales se debe separar con un </detalle> </detalles> <transferencias> <transferencia> <cuenta> X-X-X-X-XX-XX-X-X-XXX </cuenta> <valor> XXXXXXXXXXXXXXXX.XX </valor> punto. Los decimales y el punto son parte de las 20 posiciones. El número puede ser negativo o positivo, en caso de ser negativo debe incluir el signo. Ejemplo 2568964.05 -2556987.85 (Ver Nota 5) Constante que indica el final del bloque de detalle de las ctas de ingresos Constante que indica el final del bloque de las cuentas de ingresos Constante que indica el inicio del bloque de transferencias de ingresos Constante que indica el inicio del bloque de detalle de Transf. de ingresos Define el código de clasificador de ingresos. Sólo se debe incluir el nivel más desagregado de la cuenta relacionada con la transferencia. Ejemplo 1.4.1.6.00.00.0.0.000 Transferencias corrientes de Instituciones Públicas Financieras El anterior ejemplo refleja el formato del código del clasificador, se deben incluir los puntos que separan los números. Indica el monto en colones de la transferencia, si el monto tiene decimales se debe separar con un punto. Los decimales y el punto son parte de las 20 posiciones. Ejemplo 2568964.05 - 71 - <institucion> X-X-X-X-XXX-XXX <institucion> </transferencia> </transferencias> </ingresos> <egresos> <programa> <codigo>XXXX</codigo> <nombre>XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX</nombre> <cuentas> <detalle> <cuenta>X-XX-XX</cuenta> <monto> XXXXXXXXXXXXXXXX.XX </monto> </detalle> </cuentas> <transferencias> Código de la institución en el clasificador institucional. Ejemplo: 1.1.1.1.102.000 “Contraloría General de la República” El anterior ejemplo refleja el formato, se deben incluir los puntos que separan los números. Constante que indica el final del bloque de detalle de Transf. de ingresos Constante que indica el final del bloque de transferencias de ingresos Constante que indica el final del bloque de los ingresos Constante que indica el inicio del bloque de los egresos Constante que indica el inicio del bloque de los programas Identifica el código de programa Define el nombre del programa Constante que indica el inicio del bloque de las cuentas de egresos Constante que indica el inicio del bloque de detalle de las ctas de egresos Define el código de clasificador de egresos. Sólo se debe incluir las cuentas con el nivel más desagregado. Ejemplo En el siguiente escenario el archivo sólo debe incluir a las cuentas: 0.02.01, 0.02.02 que son el nivel de mayor desagregación. 0.02.00 “REMUNERACIONES EVENTUALES” 50000000.00 0.02.01 “Tiempo extraordinario” 35000000.00 0.02.02 “Recargo de funciones” 15000000.00 La cuenta 0.02.01 la llena automáticamente el sistema El anterior ejemplo refleja el formato del código del clasificador, se deben incluir los puntos que separan los números. Indica el monto en colones de la cuenta, si el monto tiene decimales se debe separar con un punto. Los decimales y el punto son parte de las 20 posiciones. El número puede ser negativo o positivo, en caso de ser negativo debe incluir el signo. Ejemplo 2568964.05 -2556987.85 (Ver Nota 5) Constante que indica el final del bloque de detalle de las ctas de egresos Constante que indica el final del bloque de las cuentas de egresos Constante que indica el inicio del bloque de transferencias de egresos - 72 - <transferencia> <cuenta> X-X-X-X-XX-XX-X-X-XXX </cuenta> <valor> XXXXXXXXXXXXXXXX.XX </valor> <institucion> X-X-X-X-XXX-XXX <institucion> </transferencia> </transferencias> </programa> </egresos> </saldos_cuentas> </documento> </documentos> Constante que indica el inicio del bloque de detalle de Transf. de egresos Define el código de clasificador de ingresos. Sólo se debe incluir el nivel más desagregado de la cuenta relacionada con la transferencia. Ejemplo 6.01.01 Transferencias corrientes al Gobierno Central El anterior ejemplo refleja el formato del código del clasificador, se deben incluir los puntos que separan los números. Indica el monto en colones de la transferencia, si el monto tiene decimales se debe separar con un punto. Los decimales y el punto son parte de las 20 posiciones. Ejemplo 2568964.05 Código de la institución en el clasificador institucional. Ejemplo: 1.1.1.1.102.000 “Contraloría General de la República” El anterior ejemplo refleja el formato, se deben incluir los puntos que separan los números. Constante que indica el final del bloque de detalle de transf. de ingresos Constante que indica el final del bloque de transferencias de ingresos Constante que indica el final del bloque de los programas Constante que indica el final del bloque de los egresos Constante que indica el final del bloque de los saldos de las cuentas Constante que indica el final del bloque de los documentos Constante que indica el final del bloque de un documento en particular - 73 - Archivo XML Completo <?xml version="1.0" ?> <doc_presup> <datos_control> <monto_archivo>XXXXXXXXXXXXXXXX.XX </monto_archivo> <monto_ingresos>XXXXXXXXXXXXXXXX.XX</monto_ingresos> <monto_egresos>XXXXXXXXXXXXXXXX.XX</monto_egresos> <monto_ing_transf>XXXXXXXXXXXXXXXX.XX</monto_ing_transf > <monto_egr_transf >XXXXXXXXXXXXXXXX.XX</monto_egr_transf > <doc_apr>X</doc_apr> </datos_control> <documentos> <documento> <tipo_doc> XX </tipo_doc> <secuencia> XX </secuencia> <institucion>X-X-X-X-XXX-XXX</institucion> <ano> XXXX </ano> <saldos_cuentas> <ingresos> <detalles> <detalle> <cuenta>X-X-X-X-XX-XX-X-X-XXX</cuenta> <monto>XXXXXXXXXXXXXXXX.XX</monto> </detalle> </detalles> <transferencias> <transferencia> <cuenta>X-X-X-X-XX-XX-X-X-XXX</cuenta> <valor>XXXXXXXXXXXXXXXX.XX</valor> <institucion> X-X-X-X-XXX-XXX </institucion> </transferencia> </transferencias> </ingresos> <egresos> <programa> <codigo> XXXX </codigo> <nombre>XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX</nombre> <cuentas> <detalle> <cuenta>X-XX-XX</cuenta> <monto>XXXXXXXXXXXXXXXX.XX</monto> </detalle> </cuentas> <transferencias> <transferencia> - 74 - <cuenta>X-XX-XX</cuenta> <valor>XXXXXXXXXXXXXXXX.XX</valor> <institucion> X-X-X-X-XXX-XXX </transferencia> </transferencias> </programa> </egresos> </saldos_cuentas> </documento> </documentos> </doc_presup> - 75 - </institucion> Ejemplo de la estructura del archivo, con datos. Los datos no son reales, sólo tienen carácter ilustrativo. - 76 - Notas Aclaratorias Nota1 El campo “Documento Aprobado” siempre debe llevar una ‘N’ dado que cuando el documento presupuestario viene a la Contraloría General este documento no goza de la aprobación de está Contraloría. El campo tiene sentido para el intercambio de información que se hará entre el Ministerio de Hacienda y la Contraloría General en una etapa posterior. Nota2 En el campo “Secuencia” se deben incluir el consecutivo del documento si este tuviera, los documentos que tienen un consecutivo o secuencia son: Presupuestos Extraordinarios. Modificaciones Externas. Modificaciones Internas. Informes de Ejecución. Ejemplo: Si se enviara el primer presupuesto extraordinario este llevaría la secuencia 1, si se envía el primer informe de ejecución en febrero o marzo también la secuencia sería 1, cuando se envía el segundo informe de ejecución en febrero o junio, la secuencia sería 2. Si se tuviera que enviar un nuevo presupuesto extraordinario la secuencia también sería dos. - 77 - Nota3 En el campo “Monto” se deben incluir los valores marginales. En la siguiente tabla se muestra un ejemplo. Presupuesto Ordinario Cta A Cta B Cta C 1.000.00 1.800.00 3.000.00 Presupuesto Extraordinario 1 Valor actual Monto que se debe de la Cta. incluir en el archivo 1.500.00 1.900.00 3.200.00 500.00 100.00 200.00 Modificación Extraordinaria 1 Valor actual de la Cta. 1.100.00 2.200.00 3.300.00 Monto que se debe incluir en el archivo -400.00 300.00 100.00 Informe de Ejecución 1 Valor actual de la Cta. 300.00 900.00 550.00 Monto que se debe incluir en el archivo 300.00 900.00 550.00 Informe de Ejecución 2 Valor actual de la Cta. 1.050.00 1.200.00 1.425.00 Monto que se debe incluir en el archivo 750.00 300.00 875.00 En el documento presupuestario de la liquidación se debe enviar el monto marginal de lo que se ha ejecutado desde el último informe de ejecución al terminó de la ejecución presupuestaría. Si el valor es negativo no se debe incluir el signo en este campo para ellos se cuenta con otro campo que se llama “Signo” Si tomamos el ejemplo anterior tomando en cuenta que sólo tuvimos dos informes de ejecución, a continuación se presenta un ejemplo de los datos que se debe incluir en la liquidación. Liquidación Cta A Cta B Valor final de lo ejecutado en la Cta. 1.075.00 1.800.00 Monto que se debe incluir en el archivo 25.00 600.00 - 78 - Cta C 2.300.00 875.00 En este ejemplo se nota claramente que la liquidación se comporta como un informe de ejecución. Nota4 En el campo “Signo”, se deben incluir los signos de negativo o positivo dependiendo del monto, por ejemplo en los documentos como el presupuesto extraordinario o en las modificaciones externas o internas debido a que sólo se deben incluir los valores marginales como se expuso en la nota 3, los montos pueden ser negativos, por esto hay que incluir los signos. Nota5 En el campo “Monto” se deben incluir los valores marginales. En la siguiente tabla se muestra un ejemplo. Presupuesto Ordinario Cta A Cta B Cta C 1.000.00 1.800.00 3.000.00 Presupuesto Extraordinario 1 Valor actual Monto que se debe de la Cta. incluir en el archivo 1.500.00 1.900.00 3.200.00 500.00 100.00 200.00 Modificación Extraordinaria 1 Valor actual de la Cta. 1.100.00 2.200.00 3.300.00 Monto que se debe incluir en el archivo -400.00 300.00 100.00 Informe de Ejecución 1 Valor actual de la Cta. 300.00 900.00 550.00 Monto que se debe incluir en el archivo 300.00 900.00 550.00 Informe de Ejecución 2 Valor actual de la Cta. 1.050.00 1.200.00 1.425.00 Monto que se debe incluir en el archivo 750.00 300.00 875.00 En el documento presupuestario de la liquidación se debe enviar el monto marginal de lo que se ha ejecutado desde el último informe de ejecución a el terminó de la ejecución presupuestaría. En el caso de que sea negativo el valor debe indicar el sigo de negativo. Si tomamos el ejemplo anterior tomando en cuenta que sólo tuvimos dos informes de ejecución, a continuación se presenta un ejemplo de los datos que se debe incluir en la liquidación. Liquidación - 79 - Cta A Cta B Cta C Valor final de lo ejecutado en la Cta. 1.075.00 1.800.00 2.300.00 Monto que se debe incluir en el archivo 25.00 600.00 875.00 En este ejemplo se nota claramente que la liquidación se comporta como un informe de ejecución. - 80 - Manual del Sistema de Información sobre Presupuestos Públicos - 77 -