Metología de Viabilidad Financiera.

Oficina Asesora de Planeaciòn Y Control
INTRODUCCIÓN
De acuerdo a los principales aspectos que evalúan los pares CONACES del
Ministerio de Educación Nacional en la verificación de condiciones mínimas de
calidad en cuanto a la Viabilidad Financiera de un programa académico que
garantice la sostenibilidad del mismo durante la vigencia del Registro Calificado (7
años). La Oficina Asesora de Planeaciòn y Control ha venido diseñando una
herramienta de gestión de cada uno de los proyectos curriculares dando
cumplimiento a los requerimientos del MEN y a lo establecido en la Ley 1188 de
2008, Decreto 2566 de 2003.
Como parte de este esfuerzo, la Oficina Asesora de Planeaciòn y Control está en
proceso de elaboración de una metodología para la estimación de los costos para
cada proyecto académico de pregrado y posgrado, información que, analizada
adecuadamente le permite a la Universidad identificar las áreas que presentan
dificultad las acciones de mejoramiento que lleven a la optimización de la gestión
académica, administrativa y financiera de cada uno de estos programas.
La metodología en desarrollo requiere de información detallada y precisa de cada
proyecto curricular (Ingresos académicos por todo concepto y descuentos
realizados: gastos de: nómina docente y administrativa, gastos generales,
infraestructura e inversiones) e información detallada sobre la actividad y costos
académicos. Esta información tiende a ser la mínima para que cualquier programa
pueda adelantar una gestión responsable. El procedimiento general consiste en
estimar, en la forma más precisa posible, los costos directos asociados a la
operación de los proyectos curriculares y los ingresos de los mismos.
Este documento, aparte de suministrar una visión global de la metodología, se
convierte en material de consulta por parte de los Proyectos Académicos para la
medición de sus acciones en pro del mejoramiento de la gestión académica.
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INFORMACION PRELIMINAR
o
La estimación de ingresos y costos de los programas académicos (pregrado y
posgrado) están dados por los periodos académicos del 2009.
o
En la Tabla 1. debe incluirse el número de estudiantes matriculados en cada uno
de los periodos académicos distribuidos según el semestre, de igual forma el
numero de grupos y de estudiantes cada uno de ellos.
o
La tasa de deserción para en cada periodo académico.
Tabla 1. Población Estudiantil
NUMERO DE ESTUDIANTES
Primer Periodo Académico
Semestres
0*
Inducción
No. Estudiantes
2do Periodo Académico
No de Grupos
No. Estudiantes
No de Grupos
3er Período Académico
No. Estudiantes
No de Grupos
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Total
o
De acuerdo a la malla curricular, en la Tabla 2. se debe incluir el total de horas
lectivas que fueron impartidas por semestre durante los periodos académicos del
año 2009,
Tabla 2. Horas Lectivas
Periodo
Académico
I
II
III
Total
1
SEM
HORAS LECTIVAS POR SEMESTRE ACADÉMICO
2
3
4
5
6
7
8
9
SEM SEM SEM SEM SEM SEM SEM SEM
10
SEM
o
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La información requerida a través de la Tabla 3. debe diligenciarse para los
periodos académicos del 2009.
Tabla 3. Docentes que Cubrieron las Horas Lectivas
DOCENTES VINCULADOS AL PROGRAMA CURRICULAR DURANTE 1ER PERIODO DEL 2009
PARA CUBRIR HORAS LECTIVAS
HRS. X SEM.
1SEM
2SEM
3SEM
4SEM
5SEM
6SEM
7SEM
8SEM
9SEM
10SEM
PLANTA
TCO
MTO
HC
TOTAL
A. INGRESOS ACADEMICOS
Es necesaria la participación de las Unidades Básicas en la proyección de sus ingresos
que en general son producto de:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Inscripciones
Matrículas
Derechos de Grado
Cursos de Vacaciones
Carnet, Certificados y Otros
Asesorías, Consultarías y Otros Ingresos
1) De acuerdo al valor del periodo bajo estudio se deben relacionar los pagos que por
conceptos de inscripción, matrícula (descuentos y % descontados en una lista como
soporte de la información) y derechos pecuniarios se hayan recaudado, deben
detallarse el número de solicitudes y de estudiantes matriculados, este valor debe ser
proyectado a 7 años que corresponde a tres cohortes de graduados,
Tabla 4. Muestra la forma como debe detallarse cada uno de los ingresos.
(Valor en pesos corrientes).
PERIODO BAJO ESTUDIO
CONCEPTO
1.1 INSCRIPCIONES
1.2 MATRÌCULAS
1.3 CERTIFICADOS DE ESTUDIO
1.4.CERTIFICADOS DE NOTAS
1.5.Otros especifique cual
Total Ingresos ( 1 )
VALOR
UNITARIO
No.
ESTUDIANTES
VALOR
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B. GASTOS
La Tabla No. 2 muestra las apropiaciones para el normal desarrollo de las actividades
administrativas, técnicas, y operativas. Comprenden la remuneración de los servicios
personales, gastos generales, aportes patronales y transferencias de funcionamiento
de algunos establecimientos públicos
a. Gastos Administrativos y Docentes
2) Si el Coordinador es un docente de planta se debe calcular el porcentaje el tiempo que
de plan de trabajo es destinado a esta función que será equivalente en pesos
corrientes a los pagos por todo concepto que durante el periodo de estudio haya
hecho la Universidad al docente.
3) Del personal administrativo, teniendo en cuenta el tipo de vinculación: carrera
administrativa, vinculación especial o contrato se debe calcular el valor que por todo
concepto devengue en el periodo bajo estudió. Si sus funciones son compartidas debe
dejarse en claro y distribuir de acuerdo a la disponibilidad que tiempo se dedica al
proyecto académico.
4) Se debe tener en cuenta a todos los docentes que se encuentren asignados al
programa académico, discriminados por el tipo de vinculación a la Universidad (Planta
o contrato) y los pagos por todo concepto efectuados durante el periodo bajo estudio
por la Universidad. (Aportes Patronales)
5) Para el caso de los beneficios que tienen las estudiantes como Monitorias o Matrículas
de Honor, debe incluir el valor en pesos corrientes y el número de beneficiarios en el
periodo bajo estudio.
Tabla 5. Cuadro de Gastos Administrativos y Docentes (Valor en pesos corrientes).
2.1 GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES
2.1.1. COORDINADOR DEL PROYECTO CURRICULAR
2,1,2, ASISTENTE ADMINISTRATIVO
2,1,2,1, Contratista (ops)
2,1,2,2, Provisional o Carrera Administrativa
2,1,3,SECRETARIA
2,1,3,1, Contratista (ops)
2,1,3,2, Provisional o en Carrera
2,1,3, LABORATORISTA
2,1,3,1, Contratista (ops)
2,1,3,2, Provisional o en Carrera
2.1.4. DOCENTES
2,1,5,MONITORES
CANTIDAD
PERIODO BAJO
ESTUDIO
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2,1,6, Otros Rubros Incluidos en el Presupuesto (Especifique
Cuales)
Total Gastos Administrativos y Docentes (2,1)


Fuente de información: La Facultad a la cual se encuentra adscrito el Proyecto Académico, División
de Recursos Humanos.
La información que sea incluida debe estar debidamente soportada a través de anexos
b. Gastos Generales
Este concepto reúne las erogaciones causadas para la adquisición de bienes y servicios
para el funcionamiento de la Academia, Valores en pesos corrientes con cargo
específicamente al Proyecto Académico que se encuentra bajo estudio.
Tabla 6. Cuadro de Gastos Generales (Valor en pesos corrientes)..
2.2 GASTOS GENERALES
VALOR
UNITARIO
UNIDAD DE
MEDIDA
PERIODO BAJO
ESTUDIO
2,2,1, BIENESTAR INSTITUCIONAL,
2,2,2, CAPACITACION DOCENTE
2,2,3, DOCTORADOS Y MAESTRIAS
2,2,4, IMPRESOS Y PUBLICACIONES
2,2,5, AFILIACION ASOCICIONES Y AFINES
2,2,6, PRACTICAS ACADEMICAS
2,2,7, EVENTOS ACADEMICOS
2,2,7,1, Participación en eventos
2,2,7,2, organización de eventos
2,2,8, SERVICIOS PUBLICOS
2,2,8,1,Luz
2,2,8,2,Agua
2,2,8,3,Teléfono
2,2,8,4,Internet
2,2,8,5, Aseo
2,2,9,MANTENIMIENTO
2,2,10,MATERIALES Y SUMINISTROS
2,2,11,ARRENDAMIENTOS
2,2,12 EQUIPOS
2,2,13 COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
2,2,14 SERVICIOS GENERALES Y VIGILANCIA
2,2,15 Otros Rubros Incluidos en el Presupuesto
(Especifique Cuales)
Total Gastos Generales (2,2)


Fuente de información: La Facultad a la cual se encuentra adscrito el Proyecto Académico, la
División de Recursos Físicos, Oficina Asesora de Planeaciòn y Control .
La información que sea incluida debe estar debidamente soportada a través de anexos
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1) De acuerdo a lo establecido en Art. 117 ley 30 de 1992 Las Instituciones de educación
superior deben adelantar programas de bienestar entendidos como el conjunto de
actividades que se orientan al desarrollo físico, sicoafectivo, espiritual y social de los
estudiantes, docentes y personal administrativo.
La ley 1188 de 2008 establece como una de las condiciones mínimas de carácter
institucional para el otorgamiento del registro calificado. de un modelo de Bienestar
universitario. que debe calcularse el costo por estudiante tanto de pregrado como de
posgrado (Decreto 1001/2006).
2) Capacitación: .Apropiación destinada a financiar cursos de adiestramiento,
capacitación o estudios a nivel de postgrados con el fin de mejorar el nivel de
conocimientos de los funcionarios, para un adecuado desempeño de las labores
asignadas a sus cargos. Incluye la participación en cursos, seminarios, foros,
congresos y otros eventos de interés de la Institución.
Teniendo en cuenta la ejecución presupuestal de la Facultad durante el año 2009 y los
recursos de este rubro destinados para el Proyecto Académico bajo estudio debe
incluirse en la Tabla 6., el valor ejecutado en los periodos correspondientes
3) Doctorados y Maestrías: Rubro destinado para atender los gastos cuyo objetivo es la
participación del personal docente en este tipo de altos estudios que contribuyen al
desarrollo de la actividad académica de la institución.
Teniendo en cuenta la ejecución presupuestal de la Facultad durante el año 2009 y los
recursos de este rubro destinados para el Proyecto Académico bajo estudio debe
incluirse en la Tabla 6., el valor ejecutado en los periodos correspondientes
4) Impresos y Publicaciones: Rubro destinado a la compra de material didáctico y
suscripciones, periódicos y revistas así como avisos, formularios, publicaciones y
propaganda, fotocopias, encuadernación, empaste y sellos.
Teniendo en cuenta la ejecución presupuestal de la Facultad durante el año 2009 y los
recursos de este rubro destinados para el Proyecto Académico bajo estudio debe
incluirse en la Tabla 6., el valor ejecutado en los periodos correspondientes
5) Afiliación - Asociaciones afines: Son cuotas que la Universidad aporta a las entidades
o agremiaciones de profesionales por concepto de inscripción y demás servicios
afines.
Teniendo en cuenta la ejecución presupuestal de la Facultad durante el año 2009 y los
recursos de este rubro destinados para el Proyecto Académico bajo estudio debe
incluirse en la Tabla 6., el valor ejecutado en los periodos correspondientes
6) Prácticas Académicas.:Rubro destinado para cubrir las erogaciones que debe realizar
la Universidad para el desarrollo de los trabajos de campo y actividades similares por
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parte de los estudiantes, tales como gastos de transporte, viáticos, auxilios y demás
gastos inherentes a dichos conceptos.
Teniendo en cuenta la ejecución presupuestal de la Facultad durante el año 2009 y los
recursos de este rubro destinados para el Proyecto Académico bajo estudio debe
incluirse en la Tabla 6., el valor ejecutado en los periodos correspondientes
7)
Eventos académicos: Rubro destinado para cubrir los gastos generados en la
ejecución de
las semanas Científico-académicas de los diferentes proyectos
curriculares para la celebración de aniversarios, conmemoraciones artísticas y
científicas, obras de teatro, danzas, exposiciones, recitales y demás actos análogos,
que dan presencia a la Universidad en la comunidad.
Teniendo en cuenta la ejecución presupuestal de la Facultad durante el año 2009 y los
recursos de este rubro destinados para el Proyecto Académico bajo estudio debe
incluirse en la Tabla 6., el valor ejecutado en los periodos correspondientes
8) Los gastos en arriendos corresponden al valor en pesos corrientes de los espacios
físicos, oficinas, salones, laboratorios, y demás,
utilizados para el normal
funcionamiento del Proyecto Académico bajo estudio, de acuerdo a la información de
la Unidad de Planta Física -Oficina Asesora de Planeaciòn y Control- el valor del metro
cuadrado por uso del suelo para cada una de las facultades es en promedio mensual
de Catorce mil ciento cuarenta y ocho pesos (14.148.oo).
9) Los servicios públicos como son, acueducto, alcantarillado aseo, teléfono, gas y luz;
se calculan sobre la base de un costo semestral según información suministrada para
cada facultad por la División de Recursos Físicos y de acuerdo a la población
(estudiantes, profesores administrativos) de la Facultad a la cual se encuentra adscrito
el proyecto, con lo anterior se obtiene un costo promedio individual por personas
durante el semestre; el cual debe multiplicarse por el numero de personas vinculadas
a cada proyecto académico, este es el valor que debe incluirse en la tabla 6. (debe
hacerse el calculo para los dos (2) semestres del 2009.
10) Servicios Generales y de Vigilancia se calculara tomando como base la información
suministrada por la División de Recursos Físicos y la Oficina Asesora de Planeaciòn
respectivamente y de acuerdo a la población (estudiantes, profesores administrativos)
de la Facultad a la cual se encuentra adscrito el proyecto.
C. INVERSIÓN
Se entiende por gastos de inversión, las erogaciones en que incurre la Universidad
Distrital para el desarrollo social, cultural y económico de la ciudad. Se clasifica y
estructura en el Plan de Desarrollo Institucional.
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Tabla 7. Cuadro Inversión
(Valores Expresados en pesos corrientes).
3, INVERSION
3,1, ADECUACION Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FISICA
3,2,ADQUISICION DE MATERIALES Y EQUIPOS
3,2,1,Dotación de Laboratorios
3,2,2,Dotación y Actualización de biblioteca
3,3,DESARROLLO DE LA INVESTIGACION CIENTIFICA
3,4,
SISTEMA
INTEGRAL
DE
INFORMACION
Y
TELECOMUNICACIONES
3,6, Otros Proyectos Incluidos en el Presupuesto (Especifique Cuales)
Total Inversion (3)
VALOR UNIDAD DE
UNITARIO
MEDIDA
PERIODO
BAJO
ESTUDIO