socio comercial de merck código de conducta

SOCIO COMERCIAL DE MERCK
CÓDIGO DE CONDUCTA
“Nuestros Valores y Estándares” para socios comerciales
Código de Conducta para Socios Comerciales de Merck [Edición I]
Merck/MSD se compromete a lograr un nivel adecuado de
sustentabilidad en todas las actividades comerciales e intenta
aplicar y cumplir con los más elevados estándares éticos,
sociales y ambientales. Reconocemos que nuestros socios
comerciales juegan un papel importante en nuestro éxito
en general.
Como consecuencia, Merck/MSD se esfuerza en llevar a
cabo las tareas comerciales con personas y organizaciones
que compartan nuestro compromiso con los elevados
estándares éticos y que operen de manera social y
ambientalmente responsable.
Para reforzar los estándares con los que nos comprometemos,
Merck/MSD desarrolló este Código de Conducta para
Socios Comerciales basado en los Principios de la Industria
Farmacéutica (PSCI, por sus siglas en inglés) de la Iniciativa
de la Cadena de Suministros Farmacéuticos, los 10 principios
del Pacto Mundial de las Naciones Unidas y nuestros Valores
y Estándares.
ÍNDICE
Expectativas ……………………………………………………………………………………………………
Mano de obra y derechos humanos…………………………………………………………………………
Empleo elegido libremente………………………………………………………………………………
Trabajo infantil y trabajadores jóvenes…………………………………………………………………
Sin discriminación…………………………………………………………………………………………
Trato justo……………………………………………………………………………………………………
Salarios, beneficios y horarios de trabajo………………………………………………………………
Libertad de asociación………………………………………………………………………………………
Privacidad y protección de datos…………………………………………………………………………
Salud, seguridad y medio ambiente…………………………………………………………………………
Protección para los trabajadores…………………………………………………………………………
Seguridad en los procesos…………………………………………………………………………………
Preparación y respuesta ante emergencias……………………………………………………………
Información sobre peligros………………………………………………………………………………
Autorizaciones ambientales………………………………………………………………………………
Desechos y emisiones………………………………………………………………………………………
Derrames y liberaciones……………………………………………………………………………………
Sistemas de administración…………………………………………………………………………………
Compromiso y responsabilidad…………………………………………………………………………
Requisitos legales y de los clientes………………………………………………………………………
Evaluación y manejo de riesgos…………………………………………………………………………
Documentación………………………………………………………………………………………………
Capacitación y competencia………………………………………………………………………………
Continuidad comercial………………………………………………………………………………………
Mejora continua………………………………………………………………………………………………
Prácticas comerciales éticas …………………………………………………………………………………
Integridad comercial…………………………………………………………………………………………
Competencia justa…………………………………………………………………………………………
Identificación de inquietudes………………………………………………………………………………
Precisión de los registros comerciales…………………………………………………………………
Protección de la información………………………………………………………………………………
Propiedad intelectual………………………………………………………………………………………
Cumplimiento comercial……………………………………………………………………………………
Ensayos clínicos……………………………………………………………………………………………
Calidad de los productos…………………………………………………………………………………
Marketing y prácticas promocionales……………………………………………………………………
Regalos, alimentos, entretenimiento……………………………………………………………………
Bienestar animal……………………………………………………………………………………………
Conflicto de intereses………………………………………………………………………………………
Cómo plantear inquietudes……………………………………………………………………………………
4
6
6
6
6
6
6
6
6
7
7
7
7
7
7
7
7
8
8
8
8
8
8
8
8
9
9
9
9
9
9
9
9
10
10
10
10
10
10
12
El 15 de noviembre de 2011, el Comité Corporativo de Cumplimiento
de Merck adoptó el Código de Conducta para Socios Comerciales de
Merck, que entró en vigencia ese mismo día.
3
EXPECTATIVAS
Merck/MSD establece estándares elevados para que
la actividad comercial se desarrolle de forma ética
y de acuerdo con la ley. Esperamos que nuestros
socios comerciales tengan el mismo nivel de
compromiso. Este Código de Conducta para Socios
Comerciales presenta los principios básicos para los
socios comerciales que realicen acuerdos con Merck/
MSD. Al momento de seleccionar a nuestros socios
comerciales, tenemos en cuenta estos principios
y los supervisamos para controlar su nivel de
cumplimiento. A su vez, nuestros socios comerciales
deben aplicar estos principios u otros similares a
los socios con quienes trabajan a la hora de proveer
bienes y servicios a Merck/MSD.
SE ESPERA QUE LOS SOCIOS
COMERCIALES...
• Se adhieran firmemente a los principios
éticos relacionados con el trabajo, el
ambiente, la salud y la seguridad,
así como a los sistemas de
administración.
• Integren, comuniquen y apliquen
estos principios.
• Operen en total cumplimiento de todas las
leyes, reglas y normativas aplicables.
• Integren los principios en un enfoque de
mejora continua que incremente el
desempeño con el paso del tiempo.
4
PUNTOS CLAVE:
Los socios comerciales incluyen las organizaciones
que brindan servicios, materia prima, ingredientes
activos, componentes, productos terminados u otros
productos a Merck/MSD y sus subsidiarias operativas,
afiliadas y divisiones.
El objetivo de estos principios no es reemplazar,
revocar ni entrar en conflicto con ningún requisito
legal o regulatorio aplicable, o con ninguna
obligación contractual con Merck/MSD y sus
subsidiarias, afiliadas y divisiones operativas.
Es responsabilidad de cada socio comercial
determinar cómo cumplir y demostrar el
cumplimiento de los principios y los estándares,
según se establece en este Código de Conducta para
Socios Comerciales. Si se especifica en los contratos,
Merck/MSD retendrá los derechos de auditoría e
inspección para verificar el cumplimiento.
Como parte de la evaluación inicial de la selección de
nuevos socios comerciales, Merck/MSD monitoriza el
nivel de cumplimiento del Código de Conducta para
Socios Comerciales. Para ello, invita a los socios a
completar un cuestionario de autoevaluación. En el
caso de los socios identificados como de alto riesgo,
Merck/MSD podría controlar aún más el cumplimiento
solicitando una visita al lugar de trabajo.
En www.pharmaceuticalsupplychain.org y
www.unglobalcompact.org se pueden encontrar
más pautas sobre cómo cumplir estas expectativas.
En Merck/MSD, nuestros valores y estándares siempre han formado
los cimientos de nuestro éxito. Creemos que, gracias a las prácticas y
las conductas comerciales responsables, la sociedad y las empresas
reciben un mejor servicio. Nuestra creencia se basa en que consideramos
que una empresa debe, como mínimo, operar en total cumplimiento de
todas las leyes, reglas y normativas aplicables. Tenemos en cuenta las
diferencias culturales y los desafíos asociados con la interpretación y la
aplicación de estos principios en todo el mundo, y nuestras expectativas
son de carácter universal. Sabemos que los métodos para cumplir con
estas expectativas podrían variar de acuerdo a las leyes, los valores y las
expectativas culturales de las diferentes sociedades del mundo.
Creemos en el
desarrollo de
relaciones
con nuestros
socios comerciales
que estén basadas
en la confianza y
el respeto y que
sean mutuamente
beneficiosas.
Realizamos
nuestros negocios
de manera íntegra
y cumpliendo con
todas las leyes,
reglas y normativas
aplicables de los
países en
los que operamos.
Queremos causar
un impacto
positivo en la
vida de nuestros
empleados, sus
familiares y las
comunidades en
las que operamos.
Esperamos que
las compañías de
nuestra red de
socios comerciales
hagan lo mismo.
5
MANO DE OBRA Y DERECHOS HUMANOS
Los socios comerciales deben
apoyar y respetar la protección de
los mundialmente proclamados
derechos humanos y asegurar que
no son cómplices de situaciones de
abuso de los derechos humanos.
SALARIOS, BENEFICIOS Y HORARIOS DE TRABAJO
Los socios comerciales no deben valerse de mano
de obra forzada, en condiciones de servidumbre,
bajo cumplimiento forzoso ni mano de obra de
convictos no voluntaria. Tampoco se debe obligar a
los empleados a presentar escritos ni depósitos al
comenzar a trabajar.
Los socios comerciales deben pagar a los
trabajadores un salario acorde a las leyes salariales
aplicables, que incluyen salarios mínimos, horas
extras y beneficios obligatorios. Los socios
comerciales deben comunicar al trabajador la
frecuencia con la cual le pagarán de modo oportuno.
Además, los socios comerciales deben comunicar al
trabajador si las horas extras son obligatorias y cuál
es el monto que se pagará por dichas horas.
TRABAJO INFANTIL Y TRABAJADORES JÓVENES
LIBERTAD DE ASOCIACIÓN
Los socios comerciales no deben valerse de mano de
obra infantil. Los trabajadores jóvenes menores de
18 años solo pueden ser empleados para tareas que
no sean peligrosas y si dichos jóvenes tienen la edad
legal para trabajar establecida por su país o la edad
establecida para finalizar la educación obligatoria.
Se fomenta la comunicación abierta y el compromiso
directo con los trabajadores (y/o funcionarios de
sindicatos designados, si corresponde) para resolver
los problemas en el lugar de trabajo y relacionados
con la compensación. Los socios comerciales deben
respetar los derechos de los trabajadores, como
se establece en las leyes locales, de asociarse
libremente, unirse o no a sindicatos laborales, buscar
representación y unirse a los consejos laborales. Los
trabajadores deben poder comunicarse abiertamente
con la gerencia respecto de las condiciones laborales
sin sufrir amenazas de represalias, intimidaciones ni
acoso.
EMPLEO ELEGIDO LIBREMENTE
SIN DISCRIMINACIÓN
Los socios comerciales deben ofrecer un ambiente de
trabajo donde no haya acoso ni discriminación. No se
tolerará la discriminación por motivos como la raza,
el color, la edad, el género, la orientación sexual,
la etnia, la discapacidad, la información genética,
la religión, la afiliación política, el sindicato al que
pertenece o el estado civil.
TRATO JUSTO
Los socios comerciales deben ofrecer un ambiente
de trabajo libre de tratos hostiles e inhumanos,
incluidos el acoso sexual, abuso sexual, castigos
físicos, coerción mental o física, abuso verbal de
los trabajadores y amenazas respecto a los tratos
mencionados.
6
PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE LOS DATOS
Los socios comerciales deben respetar a las personas
de manera coherente con los derechos de privacidad
y protección de los datos. En todo momento deben
usar la información de las personas de forma
adecuada para fines comerciales necesarios y evitar
el uso indebido de los datos para prevenir así el daño
a las personas, como discriminación, estigmatización
u otro tipo de daño a la reputación y la dignidad
personal, el impacto en la integridad física, el fraude,
las pérdidas financieras o el robo de identidad.
SALUD, SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE
Los socios comerciales deben
proveer un entorno laboral seguro y
saludable, incluido cualquier módulo
habitacional provisto por la
compañía.
PROTECCIÓN PARA LOS TRABAJADORES
Los socios comerciales deben proteger a los
trabajadores de la sobreexposición a los peligros
químicos, biológicos y físicos, así como de las
tareas físicamente exigentes en el lugar de trabajo
y en cualquier módulo habitacional provisto por la
compañía.
SEGURIDAD EN LOS PROCESOS
Los socios comerciales deben implementar
programas para evitar o mitigar derrames
catastróficos de productos químicos asociados a las
operaciones y los procesos. Los programas deben
corresponder a los riesgos de la instalación.
PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
Los socios comerciales deben identificar y evaluar
las situaciones de emergencia en el lugar de trabajo
y en cualquier módulo habitacional provisto por la
compañía, así como minimizar su impacto mediante
la prevención y la implementación de planes de
emergencia y procedimientos de respuesta.
INFORMACIÓN SOBRE PELIGROS
La información sobre seguridad relacionada con los
materiales peligrosos, incluidos los componentes y
los materiales intermedios farmacéuticos, debe estar
disponible para enseñar, capacitar y proteger a los
trabajadores de los peligros.
Los socios comerciales deben
operar de un modo ambientalmente
responsable y eficiente para
minimizar los impactos negativos en
el medio ambiente.
Se motiva a los socios comerciales a
conservar los recursos naturales,
a evitar, si es posible, el uso de
materiales peligrosos y a participar
de actividades de reutilización
y reciclado.
AUTORIZACIONES AMBIENTALES
Los socios comerciales deben cumplir con todas las
normativas ambientales aplicables. Es necesario obtener
todos los permisos, las licencias, los registros de
información y las restricciones ambientales, y cumplir
con sus requisitos operativos y de comunicación.
DESECHOS Y EMISIONES
Los socios comerciales deben implementar sistemas
que garanticen la manipulación, el movimiento, el
almacenamiento, el reciclado, la reutilización o el
manejo seguros de desechos, emisiones de aire y
descargas de aguas residuales. Todo tipo de desecho,
agua residual o emisiones que pudiera impactar
de forma negativa en la salud ambiental o de los
seres humanos se debe manejar, controlar y tratar
adecuadamente antes de su liberación en el ambiente.
DERRAMES Y LIBERACIONES
Los socios comerciales deben implementar sistemas
para evitar y mitigar los derrames y las liberaciones
accidentales en el ambiente.
7
SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
Los socios comerciales deben usar
sistemas de administración para
facilitar la mejora continua y el
cumplimiento con las expectativas
de estos principios.
CAPACITACIÓN Y COMPETENCIA
COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD
Los socios comerciales deben demostrar compromiso
con los conceptos descritos en este documento
asignando los recursos correspondientes.
REQUISITOS LEGALES Y DE LOS CLIENTES
Los socios comerciales deben identificar y
cumplir las leyes, las normativas y los estándares
correspondientes, así como los requisitos pertinentes
de los clientes. Además, deben abordar las brechas
identificadas de manera responsable y oportuna.
Los socios comerciales deben tener un programa
de capacitación que permita a la gerencia y a
los trabajadores alcanzar un nivel adecuado de
conocimientos, destrezas y habilidades para abordar
estas expectativas.
CONTINUIDAD COMERCIAL
Los socios comerciales son responsables del
desarrollo y la implementación de planes adecuados
de continuidad comercial para las operaciones que
respaldan los negocios de Merck/MSD.
EVALUACIÓN Y MANEJO DE RIESGOS
MEJORA CONTINUA
Los socios comerciales deben tener mecanismos para
evaluar y manejar los riesgos en todas las áreas
abordadas en este documento.
Se espera que los socios comerciales mejoren
continuamente estableciendo objetivos de
desempeño, ejecutando planes de implementación
y tomando las medidas correctivas necesarias
para resolver las deficiencias identificadas en las
evaluaciones internas o externas, las inspecciones y
las revisiones de la gerencia.
DOCUMENTACIÓN
Los socios comerciales deben conservar la
documentación necesaria para demostrar
su conformidad con estas expectativas y el
cumplimiento de las normativas aplicables.
8
PRÁCTICAS COMERCIALES ÉTICAS
Los socios comerciales deben realizar sus negocios de forma ética y
actuar con integridad.
INTEGRIDAD COMERCIAL
Se prohíbe todo tipo de corrupción, extorsión
y apropiación indebida. Los socios comerciales
no deben ofrecer, pagar ni aceptar sobornos, ni
participar en otros alicientes ilegales del ámbito
comercial o de las relaciones gubernamentales. Los
socios deben trabajar para evitar la corrupción en
todas sus formas.
COMPETENCIA JUSTA
Los socios comerciales deben realizar sus
actividades comerciales de manera coherente con la
competencia fuerte y justa, y de acuerdo con las leyes
antimonopólicas aplicables. Los socios deben valerse
de prácticas comerciales justas, incluida la publicidad
precisa y honesta.
IDENTIFICACIÓN DE INQUIETUDES
Los socios comerciales deben alentar a todos
los trabajadores a informar sus inquietudes o
sobre actividades ilegales sin que eso sea motivo
de amenazas de represalias, intimidaciones o
acoso y, como consecuencia, se deben hacer las
investigaciones pertinentes y tomar las medidas
correctivas necesarias.
PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los socios comerciales deben proteger la información
confidencial, incluida la información personal
recopilada para Merck/MSD o de su pertenencia.
Deben, además, actuar de manera tal que se evite
su pérdida, uso indebido, robo, fraude, acceso
incorrecto, divulgación o alteración, que incluye la
comunicación no autorizada y la publicación de la
información adquirida de Merck/MSD o en su nombre.
Los socios que requieran el intercambio de
información confidencial con Merck/MSD deben hacer
un acuerdo de confidencialidad con Merck/MSD por
adelantado.
A menos que Merck/MSD lo autorice, los socios
comerciales no deben compartir la información
confidencial de Merck/MSD u otro tipo de información
obtenida sobre la actividad comercial de Merck/MSD.
Los socios comerciales deben garantizar y estar
preparados para demostrar que aplican las
protecciones de seguridad adecuadas para proteger
la información personal y otro tipo de datos
confidenciales.
El uso no autorizado, la divulgación o la pérdida de
la información confidencial de Merck/MSD se debe
informar inmediatamente a la Oficina de Ética de
Merck.
PROPIEDAD INTELECTUAL
Se deben respetar los derechos de propiedad
intelectual y, por tal motivo, la transferencia de
tecnología y conocimientos se debe llevar a cabo de
un modo que proteja dichos derechos.
PRECISIÓN DE LOS REGISTROS COMERCIALES
CUMPLIMIENTO COMERCIAL
Todos los libros y registros financieros deben ser
acordes a los principios contables generalmente
aceptados. Los registros deben ser precisos en todos
los aspectos fundamentales. Los registros deben ser
legibles, transparentes y reflejar las transacciones y
los pagos reales.
Los socios comerciales deben cumplir con todos
los controles y las sanciones de importaciones
y exportaciones aplicables, y con otras leyes de
cumplimiento comercial de los EE. UU. y las leyes
de los países aplicables donde se realizan las
transacciones.
9
PRÁCTICAS COMERCIALES ÉTICAS
ENSAYOS CLÍNICOS
Cuando se realicen ensayos clínicos en nombre de
Merck/MSD, todos ellos se harán de acuerdo con
los estándares globales de las Buenas Prácticas
Clínicas, los requisitos regulatorios locales aplicables
y siguiendo los principios éticos que tienen su origen
en la Declaración de Helsinki.
CALIDAD DE LOS PRODUCTOS
Los socios comerciales implicados en el suministro,
la fabricación, el empaquetado, la prueba, el
almacenamiento y la distribución de materiales/
productos en nombre de Merck/MSD garantizarán el
cumplimiento de los requisitos aplicables de las
Normativas de Calidad, las Buenas Prácticas de
Fabricación y las Buenas Prácticas de Laboratorio
para los mercados en donde se registran
y distribuyen los productos.
BIENESTAR ANIMAL
Los animales deben ser tratados con respeto y los
niveles de dolor y estrés deben minimizarse. Las
pruebas en animales se deben realizar después
de considerar la sustitución del animal, reducir
la cantidad de animales usados o refinar los
procedimientos para minimizar el malestar. Cuando
sea científicamente válido y aceptable para los
reguladores, se deben usar métodos alternativos.
MARKETING Y PRÁCTICAS PROMOCIONALES
CONFLICTO DE INTERESES
Todos los materiales y las actividades de marketing y
de promoción deben ajustarse a los altos estándares
éticos, médicos y científicos, y cumplir con todas las
leyes y normativas aplicables. Cuando se trata de
profesionales de la sanidad, pacientes o profesionales
de sanidad animal, todos los socios comerciales
deben adherirse a los estándares de conducta
pertinentes de la industria que se aplican a ellos, como
la Federación Europea de Industrias y Asociaciones
Farmacéuticas (EFPIA, por sus siglas en inglés), la
Federación Internacional de Fabricantes y Asociaciones
Farmacéuticas (IFPMA, por sus siglas en inglés) y
los Investigadores y Fabricantes Farmacéuticos de
América (PhRMA, por sus siglas en inglés).
Los socios comerciales deben evitar la interacción
con cualquier empleado de Merck/MSD que pueda
entrar en conflicto, o aparentar entrar en conflicto,
con las acciones de dicho empleado en relación a los
mejores intereses de Merck/MSD. Por ejemplo, los
socios no deben emplear ni pagar de otra manera
a un empleado de Merck/MSD durante el curso de
las transacciones entre el socio comercial y Merck/
MSD, más allá de lo acordado en el contrato entre
Merck/MSD. Si un empleado del socio comercial es
pariente de cualquier empleado de Merck/MSD o si
un socio comercial tiene alguna otra relación con un
empleado de Merck/MSD que pudiera representar
un conflicto de intereses, el socio comercial debe
informar esta situación a Merck/MSD.
REGALOS, ALIMENTOS, ENTRETENIMIENTO
Los socios comerciales no deben ofrecer ningún
regalo, alimento ni entretenimiento a un empleado de
Merck/MSD en ninguna situación en la que dicho acto
pudiera influenciar, o aparentar influenciar, la decisión
del empleado respecto del socio comercial. En otras
situaciones, se pueden ofrecer regalos, alimentos o
entretenimientos moderados a un empleado de Merck/
MSD si no se trata de dinero en efectivo o algún
equivalente a eso, son coherentes con las prácticas
comerciales habituales, no se trata de algo frecuente
ni costoso y no infringen ninguna ley.
10
CÓMO PLANTEAR INQUIETUDES
Los empleados de los socios comerciales deben comenzar por
ponerse en contacto con su propia compañía para resolver las
inquietudes internas relacionadas con la ética y el cumplimiento.
Los socios comerciales que creen que un empleado de Merck/MSD, o cualquier
persona que actúe en nombre de Merck/MSD, ha participado de conductas ilegales o
de algún otro modo incorrectas deben informar la situación rápidamente a
Merck/MSD.
La Oficina de Ética de Merck brinda diversos recursos que le permiten
presentar sus inquietudes sin miedo a sufrir represalias.
•P
ágina web: http://ethics.merck.com
•N
úmero telefónico: +1 908-423-4958 o +1 800-990-1146
•F
ax: +1 908-735-1565 (fax confidencial)
•C
orreo electrónico: [email protected]
AdviceLine, un servicio de Merck, está disponible en todo el mundo las 24 horas del
día y su personal no pertenece a la organización, de modo que usted permanecerá
en el anonimato cuando llame. El operador no le dará consejos directamente, sino
que transferirá la información a la Oficina de Ética y le asignará un número de caso
y la fecha de la próxima llamada telefónica. Si bien las preguntas y las inquietudes
elevadas a AdviceLine se envían a la Oficina de Ética para su revisión, no se enviará
ninguna información identificatoria sin su consentimiento.
Para comunicarse con AdviceLine:
•P
ágina web: www.theadviceline.com
•N
úmero telefónico: +1 877-319-0273 (en los Estados Unidos)
o +1 704-323-4005 (fuera de los Estados Unidos)
Tenga en cuenta: Fuera de los Estados Unidos y Canadá, Merck se conoce como MSD.