Manual de Protocolo - Pontificia Universidad Javeriana, Cali

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES
Toda institución posee su propia identidad. Es así como ésta suele figurar en los documentos
institucionales y manifestarse en lo que hace, en su forma de actuar, en su cultura. Establece un conjunto
de normas y reglas de cortesía, buenas prácticas protocolarias y fórmulas que refuerzan las relaciones
humanas dentro y fuera de la Institución, para lograr su propio perfil. La identidad institucional se basa
en su dimensión, misión, valores, principios, ideales, en la composición de sus colaboradores y
actividad, construyendo su carácter distintivo, la cual la hace única y diferente a las demás.
En un ceremonial, se utilizan una serie de piezas, medios, materiales y escenarios para la celebración
del evento, donde se debe cuidar el más mínimo detalle. Lo que se utilice debe ser uniforme y acorde
con la de imagen institucional guardando la sobriedad, buscando siempre la sencillez y el buen gusto en
la preparación de los escenarios.
El Protocolo institucional se convierte en la imagen de la organización en sus presentaciones sociales, se
aplica en diferentes ámbitos organizacionales. Sin embargo, lo importante es su alineación con la
estrategia que la universidad quiere transmitir como entidad y como marca, junto con el talento humano
que la conforma.
Al momento de pensar en organizar una actividad de cualquier índole bien sea: académica, deportiva,
social, cultural, etc., por mínimo que sea debemos cuidar nuestra imagen y saber qué clase de protocolo
se necesita y se debe cumplir de acuerdo al tipo de evento y filosofía de la universidad. Es importante
conocer las técnicas de la práctica protocolaria, a la planificación de cada uno de los tipos de actos, los
cuales exigen aplicaciones específicas.
Existen técnicas para la organización de un evento o actividad, las cuales son consideradas como el
conjunto de herramientas, métodos, sistemas y aplicaciones, que basadas en las normas y las reglas de la
universidad, se deben tener en cuenta: la planeación, el protocolo y la logística. La aplicación del
protocolo nos permite actuar de acuerdo a las costumbres y tradiciones, para el agrado de los invitados y
el prestigio de la universidad y sus representantes. Aquí está en juego la reputación institucional, que se
debe cuidar con cada detalle de la planeación de todo evento o actividad.
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PLANEACIÓN:
Es muy importante tener claro que se pretende con el evento, su filosofía, su finalidad y sus objetivos.
Por lo anterior debemos identificar los siguientes aspectos para la organización de un acto:
• Objetivo: clase de evento (comercial, cultural, académico, institucional, deportivo, social,
religioso, familiar o de Estado), cuál es el propósito y a quién va dirigido
• Número de invitados: Permite definir el lugar adecuado y el presupuesto que requiero. Por
ejemplo: tarjetas, correo, material de apoyo, refrigerios, almuerzos o cenas, papelería, personal
de apoyo, entre otros.
• Personalidades que quiero invitar y asegurar su asistencia: Si el invitado es de alto rango se
le debe enviar una carta donde se le informe sobre el evento y la importancia de la presencia de
él. La carta debe enviarse con un (1) mes de anticipación. El evento se agenda con tiempo una
vez confirme la asistencia el invitado de honor.
• Características del sitio: Acceso, comodidad, iluminación, ambientación, parqueadero y
seguridad.
• Actividades a desarrollar: Permite definir si se requiere salones alternos, ayudas audiovisuales,
apoyo fotográfico, internet, intranet, diseño de imágenes o escenarios virtuales, Wi-Fi y GSM
con navegador y aplicaciones de mensajería instantánea, comunicaciones múltiples
(teleconferencia y video conferencias), streaming, acreditaciones, entre otros.
• Hora: Está sujeta a la característica del evento. Si es una rueda de prensa lo ideal es programarla
para las 10 de la mañana.
• Fecha: Revisar la programación institucional para evitar que el evento se cruce con otras
actividades que le resten visibilidad.
• Identificar si el evento requiere organización protocolaria: Se comunicará a la Coordinación
de Relaciones Públicas y Protocolo, siempre que las circunstancias lo permitan, mínimo con
quince (15) días de anticipación.
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PROTOCOLO:
• Guión: Una vez se tiene claro lo que queremos decir, buscamos la idea central para hacer el
guión y establecer el cómo lo hacemos. Esta herramienta permite ordenar por escrito el
programa de la ceremonia y contiene la estructura del programa. El guión o libreto contempla
cuatro (4) partes:
Bienvenida
Introducción (motivo que convoca a los invitados)
Destacar la presencia del personaje que da realce a la ceremonia y demás miembros de la mesa
principal o de honor.
Despedida
• Banderas: La banderas deben ir ubicadas a mano derecha de la mesa principal. Para los actos
institucionales se utilizan las banderas de Colombia, Valle del Cauca y Santiago de Cali. La
bandera institucional debe ubicarse al lado izquierdo de la mesa principal.
• Atril: Ubicarse a la derecha de la mesa principal.
• Presentador o Maestro de Ceremonia: Es quien orienta el acto. Debe contar con habilidad para
manejar cualquier imprevisto o cambio que se presente de momento.
• Himnos: En los actos institucionales se deben entonar los himnos de Colombia y a Santiago de
Cali, si asiste el gobernador o un Diputado es obligatorio entonar el himno al Valle del Cauca.
Sumado a este, el himno institucional en actos académicos y protocolarios.
• Porta nombres: son los membretes se utilizan para identificar la ubicación de las personalidades
en la mesa principal. Solo el nombre y el cargo (no doctor, no señor). Pueden elaborarse en papel
Kimberly Blanco, dobladas al centro y con la información por ambas caras y así puedan ser
leídas por los miembros de la mesa principal al momento de sentarse y evitar confusiones.
• Agenda: Se desarrolla a medida que transcurre el evento (no es correcto leer todo el programa al
inicio del acto). De acuerdo a la agenda se tendrá en cuenta el orden: Los himnos (mayor a
menor), los discursos de menor a mayor (primero habla el anfitrión y por último, la persona más
importante o el homenajeado).
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• Mesa Principal: Según el acto, habrá una mesa de honor cubierta con el mantel azul
(institucional). En esta mesa se ubican las personas que presiden el acto y el invitado especial si
lo hay. Siempre debe ser número impar y máximo siete (7) personas.
• Las invitaciones: Cada acto es único, con sus singularidades, que permiten modificar las partes,
pero sin que se vean adulteradas las líneas generales de la universidad.
LOGÍSTICA:
El éxito de toda actividad requiere de una buena logística y para ello hay que tener en cuenta los
siguientes elementos al momento de organizar y desarrollar la logística del evento.
• Menaje: Silla, mesas, manteles, platos, cubiertos, vasos, jarras, bandejas, otros. Depende del
número de invitados y de la actividad que se va a desarrollar.
• Catering: Servicio de alimentación que provee una cantidad determinada de comida y bebida en
fiestas, eventos y presentaciones de diferente índole. Éste dependen del horario, la duración del
evento y la cantidad de invitados. Asegurarnos que la empresa que atiende el servicio de catering
cumpla con los requisitos legales como es el Registro Sanitario y las Buenas Prácticas de
Manipulación y, sobre todo, disponer de un buen sistema de autocontrol que garantice la calidad
y la salubridad de los productos.
• Lista de invitados: Determinar a quién queremos invitar o sea el público objetivo. Es muy
importante confirmar la recepción de la tarjeta y asistencia al evento.
• Tarjeta de Invitación: El diseño deberá respetar el Manual de Identidad Visual de la
Universidad, usando siempre los colores corporativos. El diseño de la tarjeta debe tener el visto
bueno de la Coordinación de Relaciones Públicas y Protocolo. Por cortesía, la tarjeta de
invitación deben enviarse 15 días antes del evento.
• Medios audiovisuales: Debemos conoce el tipo de evento que vamos a producir y dónde se va a
realizar (exterior o interior) son datos indispensables para el equipo técnico. La comunicación
audiovisual se refiere al intercambio de mensajes entre personas a través de un sistema
tecnológico sonoro o visual. Verificar de acuerdo al tipo de evento que ayudas audiovisuales se
necesitan. Tener en cuenta que se deben hacer pruebas el día anterior y antes de dar inicio al
evento.
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• Medios de Comunicación: es importante convocar a los Medios de Comunicación cuando el
acto amerite difusión con medios externos y una vez conseguido, enamorarles con nuestro
evento, impactarles y hacerles llegar plenamente los objetivos y los mensajes. Para ello, se debe
diseñar el acto teniendo en cuenta las técnicas de interés periodístico y las necesidades de los
medios: prensa escrita, fotógrafos, radio, televisión. Cada uno tiene sus propias exigencias. Todo
acto tiene que interesar a los medios, buscando eso sí, que el máximo interés se concentre, desde
el punto de vista gráfico, en aquello que recoja los objetivos y mensajes del evento y la venta de
nuestra imagen.
• Comprensión visual: Hace referencia a la comunicación no verbal. No olvidemos que los
elementos son transmisores de información y deben complementar a las técnicas orales. En
ocasiones lo visual impacta más que la palabra. Por ejemplo: la iluminación como valor
descriptivo, expresivo y simbólico. El reflejo, las sombras, la temperatura. Todos ellos son
elementos que nos obligan a plantearnos los materiales, las texturas, las formas de evitar
distorsionar la imagen.
• Decoración integral: Hay que ocuparse de todos los espacios: la zona del público, el catering, de
la entrada, de la fachada del salón, de cualquier lugar que forme parte del evento. La decoración
y diseño del escenario debe ser sobria, sencilla, cuidar los detalles como la iluminación o
sombra, decoración floral, uso de medios tecnológicos y audiovisuales, imágenes corporativas en
tres dimensiones: predominio de los colores corporativos, sensación de amplitud, uso de
elementos que transmitan acercamiento y transparencia, ausencia de imágenes que por su
amplitud o características desvíen la atención del motivo central. Hoy no se decora por gusto
personal, sino de acuerdo a las técnicas de diseño y los objetivos del acto.
• Atril: Deben ser estilizados y sencillos. Se recomienda usar los institucionales que están a cargo
de la Coordinación de Relaciones Públicas y Protocolo.
• Flores:No se deben ubicar encima de la mesa principal, sino en el suelo o delante del atril en el
piso. Se pueden utilizar para decorar el salón. Debe ser sencilla y sobria, pero muy solemne y
muy corporativa al mismo tiempo.
• Tarima: Si se requiere, se debe verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio de
acuerdo a la actividad a desarrollar. Es importante que los escenarios o plataformas sean seguros
y prácticos para evitar accidentes. La Universidad cuenta con una tarima que administra la
Oficina de Servicios Operacionales.
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• Sonido: Contratar o solicitar el sonido necesario para amplificar. Si el espacio es cerrado o
abierto deben tener en cuenta las especificaciones de mayor o menor potencia. Hacer pruebas
antes de dar inicio al evento.
• Material POP: Garantizar la adecuada presencia institucional a través de pendones, pasacalles,
camisetas, gorras, lapiceros, etc. Si es el caso debe prepararse material de apoyo (cartillas,
carpetas, volantes, etc.).
• Seguridad y equipos de emergencia: La planificación de este tipo de dispositivos ésta
directamente vinculada con las dimensiones del acto que tenemos entre manos. Un espacio
seguro no solo es el que está protegido, sino aquel en que se han puesto las medidas necesarias
para que nada malo suceda. Eventos como una visita del Presidente, Ministro, Embajador y
otros, están condicionados al diseño de un dispositivo de seguridad.
• Transporte: Si se requiere para expositores, invitados o asistentes en general. Se debe coordinar
las rutas, nombres del conductor responsable de transportar, placas y marca del vehículo. Hay
que tener en cuenta las personas, las edades y condiciones físicas para elegir la clase de
transporte. No olvidar que los vehículos cumplan con las normas de seguridad requeridas con el
estamento público local.
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Tipos de eventos
Por carácter:
Tipo
Características
Es un acontecimiento importante que puede abarcar cualquier
Actos sociales y
área social, artística, deportiva. Los mismos pueden
culturales
presentarse como seminarios, conferencias, inauguraciones,
talleres, exposiciones. Cada uno tiene su interés.
Agrupación de personas que ejercen una misma profesión,
actividad o especialidad, organizadas para realizar una
Asociaciones
actividad colectiva en forma estable, sin ánimo de lucro y
democrática. Es de carácter voluntario.
Espacio propio para el análisis de temas coyunturales y
construcción de relaciones interinstitucionales. Gira en torno a
Cátedras Internacionales temas de gran impacto internacional. Pueden ser del sector
gubernamental, empresarial y académico. La Cátedras
Internacionales tienen una duración de 2 a 5 días.
Herramienta fundamental que las empresas utilizan para
Corporativos
motivar, capacitar, fidelizar y reconocer tanto clientes internos
como externos. Su carácter es obligatorio.
Son eventos corporativos esenciales para los negocios de hoy,
Empresariales
Tienen como objetivo impulsar el crecimiento desde adentro,
enfocado a reforzar y lograr de las metas propuestas.
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Designación
Comida de trabajo (desayuno,
almuerzos o cenas), cocteles, bufés,
banquetes.
Se reúnen cada año
Hacen parte de esta categoría:
simposios, congresos, mesas
redondas, panel, seminarios, muestras
gastronómicas, actividades culturales,
deportivas, encuentros.
Encuentros, seminarios, juntas,
convenciones, convivencias, etc.
Ferias, conferencias, actividades
inter-empresas
Por su objetivo:
Tipo
Descripción
Objetivo
Duración
Entorno
Características
Protocolo
Antes iniciar un evento
debe apagar su celular o
ponerlo en silencio o
vibración.
Seminario
De naturaleza
técnica o
académica,
integrada por un
grupo de ponentes
con dominio de
un tema donde
aportan sus
conocimientos y
experiencias. A su
vez comparten un
interés en el tema
que se trate. Es
una forma de
docencia e
investigación al
mismo tiempo.
Realizar estudio
profundo de
determinadas
materias con un
tratamiento que
requiere una
interactividad
entre los
especialistas.
Tiene como fin
actualizar,
capacitar e
integrar.
2-30 días
Similar a las de un foro,
coloquios o simposios.
Se considera seminario
Local,
a las reuniones que
presentan estas
regional,
nacional e
características siempre
internaciona que tengan un mínimo
l
de 50 participantes. De
3 a 5 expositores.
Científico. Abierto o
cerrado, técnico.
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No utilizar cámara
fotográfica ni videos, si
no está autorizado.
Asegurarse no dejar el
celular a la vista de
otros. En reuniones
debe mantenerlo
apagado.
No debe contestar
llamadas mientras está
en reunión. Si es
necesario contestar la
llamada en medio de
una reunión, discúlpese
y retírese a hablar, no lo
haga en público.
Tipo
Descripción
Objetivo
Duración
Entorno
Características
Protocolo
Antes iniciar un evento
debe apagar su celular o
ponerlo en silencio o
vibración.
Simposio
Grupo selecto de
personas expertas
en determinadas
ramas del saber,
Intercambiar,
exponen diversos
aportar y enseñar
aspectos o
problemáticas sobre
un tema central.
2 a 3 días
Andina,
Iberoamerica
no,
Latinoameric
ano,
mundial,
internacional
.
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Ponentes expertos en un
tema. Los participantes
pueden intervenir, con el
fin de refutar o apoyar las
tesis expuestas, (no
polemizar sino informar
los diferentes puntos de
vista). El coordinador es
quien debe introducir el
tema, presentar a los
ponentes enunciar algunos
datos de su vida
profesional y académica,
No utilizar cámara
fotográfica ni videos, si
no está autorizado.
Asegurarse no dejar el
celular a la vista de otros.
En reuniones debe
mantenerlo apagado.
No debe contestar
llamadas mientras está en
reunión. Si es necesario
contestar la llamada en
medio de una reunión,
discúlpese y retírese a
hablar, no lo haga en
público.
Tipo
Descripción
Mesa Redonda
Reunión informal y
periódica de
personas
interesadas en un
tema concreto con
el fin de
intercambiar ideas,
sus experiencias,
conocimiento,
dirigidos por un
moderador.
Foro
Reunión de
distintas personas
que conversan
entorno a un tema
de interés común.
Guiado por un
moderador.
Objetivo
Definir
conclusiones de un
tema.
Duración
1 - 2 horas
1 a 5 días
Entorno
Características
Protocolo
De acuerdo
al carácter
geográfico
Es un debate sin mayor
apoyo empírico. Puede
hacer parte de un
seminario y al final se
sacan conclusiones. Puede
ser una herramienta usada
para una teleconferencia.
No debe contestar
llamadas mientras está en
reunión. Si es necesario
contestar la llamada,
discúlpese y retírese a
hablar, no lo haga en
público.
Regional,
Nacional
Internacional
Libre expresión, informal
(casi siempre), limita el
tiempo de exposiciones,
se controla la
participación espontánea,
imprevisible, y
heterogénea de un público
numeroso desconocido.
No debe contestar
llamadas mientras está en
reunión. Si es necesario
contestar, discúlpese y
retírese a hablar, no lo
haga en público.
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Tipo
Panel
Congreso
Descripción
Objetivo
Reunión entre
varias personas
sobre un tema
específico. Es un
debate en que cada
expositor presenta
su opinión y punto
de vista sobre el
tema. Los
panelistas conocen
el tema a
profundidad.
Actualizar e
intercambiar
Es la difusión e
intercambio de
conocimientos,
mostrándo
tendencias.
Académico,
científico, técnico,
gremial,
conferencias
magistrales,
producción de
memorias.
Duración
Entorno
Características
Protocolo
1 a 5 días
Regional,
Nacional
Internacional
Suele tener de tres a cinco
miembros; máximo, siete
es el número aceptable en
un panel de expertos para
que la reunión sea
operativa. El equipo de
expertos discute el tema
en forma de diálogo o
conversación ante el
grupo.
No debe contestar
llamadas mientras está en
reunión. Si es necesario
contestar, discúlpese y
retírese a hablar, no lo
haga en público.
2 a 3 días
Andina,
Iberoamerica
no,
Latinoameric
ana
Internacional
.
Agrupa una serie de
eventos dentro del mismo
congreso. Se identifican
por el hecho de que los
asistentes desempeñan un
rol interactivo
participando activamente
en debates, foros,
ponencias.
No debe contestar
llamadas mientras está en
reunión. Si es necesario
contestar, discúlpese y
retírese a hablar, no lo
haga en público.
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Tipo
Conferencia
Convención
Debate
Descripción
Exponente
destacado que
debate o que
expone sobre un
determinado
asunto.
Objetivo
Analizar una o
varias soluciones
de un problema.
Proporcionar
información
experta con
continuidad
La manera de tomar
decisiones
alrededor de un
tema específico
(económico,
político, industrial)
y otros. Interés
colectivo
Imagen,
integración,
actualización,
intercambio,
recomendación
Es un acto de
comunicación, el
cual se vuelve más
complejo y
completo a medida
que las ideas
expuestas van
aumentando en
cantidad y solides
de argumentos.
Exponer y conocer
posturas, bases y
argumentos
funcionales de
distintas partes.
Cumplen un rol de
aprendizaje y
enriquecimiento
para quienes
participan.
Duración
1 hora 1/2
3 a 8 días
2 horas
Entorno
Características
Protocolo
Andina,
Iberoamerica
no,
Latinoameric
ana
Internacional
.
Exposición magistral.
Público abierto. No se
deben hacer preguntas. Se
recogen resúmenes
abstractos o actas.
No debe contestar
llamadas mientras está en
reunión. Si es necesario
contestar, discúlpese y
retírese a hablar, no lo
haga en público.
Andina,
Iberoamerica
no,
Latinoaméric
a
Internacional
. Carácter
geográfico.
Local,
Departament
al, Nacional,
Latinoameric
ano
Internacional
,.
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Económico, político,
técnico, académico,
comercial.
Público activo y pasivo.
Máximo 6 personas. No
se trata de imponer el
punto de vista personal,
sino de convencer usando
la exposición, la
argumentación y la
contra-argumentación.
No debe contestar
llamadas mientras está en
reunión. Si es necesario
contestar, discúlpese y
retírese a hablar, no lo
haga en público.
No debe contestar
llamadas mientras está en
reunión. Si es necesario,
discúlpese y retírese a
hablar, no lo haga en
público.
Tipo
Descripción
Objetivo
Jornada
Presentación
magistral por parte
de varios
expositores sobre
algunos puntos de
un tema
Profundizar sobre
un tema específico
1 a 5 días
Internacional
, Nacional,
Regional,
Municipal.
Público que tenga
conocimiento del tema a
profundidad.
No debe contestar
llamadas mientras está en
reunión. Si es necesario,
discúlpese y retírese a
hablar, no lo haga en
público.
Taller
Lugar donde se
realiza un trabajo
práctico. Desarrollo
de una metodología
de aprendizaje.
Aplicar una
metodología para
luego comprobar lo
aprendido
Depende
del tema
Puede ser a
nivel interno
o local.
También
hacer parte
de un
seminario o
congreso.
Carácter práctico, público
variado y reducido para
logro del objetivo. Pocas
personas (grupos de 4 a 5)
No debe contestar
llamadas mientras está en
reunión. Si es necesario,
discúlpese y retírese a
hablar, no lo haga en
público.
Asamblea
Considerar
principios de
cooperación,
promover estudios
Reunión de
o hacer
numerosas personas
recomendaciones,
con un objetivo
examinar y aprobar
común, convocadas
presupuestos, elegir
con tiempo.
miembros no
permanentes,
adopción de
medidas colectivas.
Duración
2 a 4 horas
Entorno
De acuerdo
al carácter
geográfico
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Características
Sistema de votación
Protocolo
No debe contestar
llamadas mientras está en
reunión. Si es necesario,
discúlpese y retírese a
hablar, no lo haga en
público.
Tipo
Descripción
Objetivo
Duración
Entorno
Características
Protocolo
Al iniciar un evento debe
apagar su celular o
ponerlo en silencio o
vibración.
Actos Sociales
Se realizan en el
marco de las
anteriores
Depende de
la clase de
evento
Interno,
local.
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Desayuno: 1 hora,
Refrigerio: 20 min.,
Almuerzo; 2 horas, vino
de honor: 1 hora,
coctel: 2 horas,
lanzamientos: 1 hora,
Exposiciones artísticas: 1
a 2 horas.
No utilizar cámara
fotográfica ni videos, si
no está autorizado.
Asegurarse no dejar el
celular a la vista de otros.
En reuniones debe
mantenerlo apagado.
No debe contestar
llamadas mientras está en
reunión. Si es necesario
contestar la llamada en
medio de una r almuerzo
o cena, discúlpese y
retírese a hablar, no lo
haga en público.
Tipo
Actos
Académicos y
Administrativos
Descripción
Objetivo
Aquellos que se
desarrollan al
interior de la
institución, en el
marco de un
acontecimiento de
gran significado
académico, con el
fin de dar
visibilidad a la
dinámica
académica o
administrativo de la
misma.
Duración
Entorno
Características
Depende del
acto o evento
-Ceremonia de Grados:
1 a 2 horas.
-Nombramientos o Actos
de Posesión: 30 a 45 min.
-Reconocimientos: 1 hora.
-Inauguraciones: 1 hora. Conferencias de prensa:
30 a 40 min.
-Reuniones de trabajo: 1
a 2 horas.
-Recorridos: 15 a 25 min.
-Visitas protocolarias: 30
min. a 1 hora y media.
-Firmas de convenios: 30
min.
-Develación de placas: de
30 a 60 min.
-Ceremonia de bienvenida
a estudiantes: sujeto al
programa
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Protocolo
Al iniciar un evento debe
apagar su celular o
ponerlo en silencio o
vibración.
No utilizar cámara
fotográfica ni videos, si
no está autorizado.
Asegurarse no dejar el
celular a la vista de otros.
En reuniones debe
mantenerlo apagado.
No debe contestar
llamadas mientras está en
reunión. Si es necesario
contestar la llamada en
medio de una r almuerzo
o cena, discúlpese y
retírese a hablar, no lo
haga en público
Lista de chequeo
Nombre del evento:
ITEM REQUERIMIENTO
1.
Objetivo
2.
Número de invitados
3.
Características del sitio
4.
Actividades a desarrollar
5.
Personalidades que quiero invitar y
asegurar su asistencia.
6.
Hora
7.
Fecha
8.
Eventos que requieran organización
protocolaria
Lugar:
TENER MUY EN CLARO QUE SE PRETENDE CON LOS
EVENTOS, SU FILOSOFÍA, SU FINALIDAD Y SUS OBJETIVOS.
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PROTOCOLO
El protocolo no sólo se centra en la comunicación (¿qué quiero decir?), sino en qué quiero vender y cómo.
Lista de chequeo
Nombre del evento:
ITEM REQUERIMIENTO
1.
Objetivo
2.
Número de invitados
3.
Características del sitio
4.
Actividades a desarrollar
5.
Personalidades que quiero invitar y asegurar
su asistencia.
6.
Hora
7.
Fecha
8.
El evento requiere protocolo
9.
Reserva del lugar
Lugar:
TENER MUY EN CLARO QUE SE PRETENDE CON LOS EVENTOS, SU
FILOSOFÍA, SU FINALIDAD Y SUS OBJETIVOS.
Revisar las condiciones locativas del lugar
reservado:
10.
Luz, aire acondicionado, goteras, sillas,
mesas.
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PROTOCOLO
El protocolo no solo se centra en la comunicación (¿qué quiero decir?), sino en qué quiero vender y cómo.
1.
Guion
2.
Banderas
3.
Atril
4.
Presentador
5.
Himnos
6.
Porta nombres
7.
Programa
8.
Mesa Principal
9.
Elaboración de base de datos
10.
Texto para tarjeta aprobado
11.
Diseño e impresión de tarjeta
LOGÍSTICA
1.
Envío de invitaciones
2.
Confirmación de invitados
3.
Menaje
Rectoría
Calle 18 No. 118-250 Cali, Colombia • A.A. No. 26239 • PBX. (572) 321 8200 • www.puj.edu.co
Catering:
4.
Almuerzos, refrigerios, comida.
Medios audiovisuales
5
(video beam, televisor, pantallas, grabación,
streaming)
6.
Medios de comunicación
7.
Decoración integral:
Atril
Flores
Tarima
8.
Sonido
9.
Material POP
Seguridad y equipos de emergencia
10.
(avanzadas, ambulancia, brigadistas y
Defensa Civil)
11.
Transporte
12.
Aseo del espacio donde se realizará el evento
13.
Personal de apoyo: técnico y acomodadores.
Rectoría
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