Manual de Políticas del Encargado Administrativo en Delegaciones

Manual de Políticas del Encargado
Administrativo en Delegaciones
Procuraduría Federal del Consumidor
Manual de Políticas para
el Encargado Administrativo de las Delegaciones
Contenido
Presentación........................................................................................... 3
1
Manual de Políticas para el Encargado Administrativo de las Delegaciones en
materia de programación y organización, presupuesto, tesorería e informática
1.1
1.2
1.3
1.4
2.
Programación y Organización......................................................... 5
Presupuesto...................................................................................... 8
Informática...................................................................................... 18
Tesorería........................................................................................... 36
Manual de Políticas para Encargado Administrativo de las Delegaciones en
materia de Administración y Desarrollo de Personal, Recursos Materiales y
Servicios Generales
2.1.1 Administración y Desarrollo de Personal................................... 41
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.1.6
2.1.7
2.1.8
Relaciones Laborales..................................................................... 41
Contratación de Personal............................................................. 41
Ocupación de Vacantes en la Estructura Orgánica…………….... 44
Remuneraciones y Control de Asistencia................................... 45
Promociones al Personal.............................................................. 46
Control de Movimientos de Personal.......................................... 46
Readscripción de Personal............................................................ 48
Coordinación General de Administración
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Dirección de Programación y Organización
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Contenido
2.1.9 Personal Comisionado................................................................... 49
2.1.10 Vacaciones y Licencias................................................................. 50
2.1.11 Prestaciones.................................................................................. 51
2.1.12 Credenciales.................................................................................. 52
2.1.13 Bajas de Personal.......................................................................... 53
2.1.14 Actas Administrativas................................................................... 54
2.1.15 Servicio Social y Practicas Profesionales de Pasantes............... 55
2.2 Recursos Materiales y Servicios Generales...................................... 59
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.2.6
2.2.7
2.2.8
2.2.9
2.2.10
2.2.11
2.2.12
2.2.13
2.2.14
Adquisiciones................................................................................ 59
Mantenimiento de Equipo y Mobiliario de Oficina................... 61
Servicios Inmobiliarios................................................................. 62
Telefonía....................................................................................... 65
Fotocopiado................................................................................. 66
Administración de Riesgos.......................................................... 68
Almacenes e Inventarios............................................................. 70
Permuta o Dación en Pago de Bienes Muebles......................... 73
Donación de Bienes Muebles...................................................... 74
Enajenación de Bienes Muebles................................................. 75
Baja de Bienes Muebles............................................................... 78
Uso de Vehículos y Consumo de Combustible.......................... 79
Mantenimiento de Unidades de Servicio.................................. 83
Administración de Documentos................................................ 86
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Presentación
Con el propósito de contar con un marco rector que guié a los servidores públicos sobre la manera correcta
de realizar sus funciones y actividades diarias en el ámbito delegacional; la Coordinación General de
Administración a través de las Direcciones Generales de Programación, Organización y Presupuesto, y la
de Recursos Humanos y Materiales, se dieron a la tarea de conformar el Manual de Políticas para el
Encargado Administrativo de las Delegaciones, para su observancia y ejercimiento por parte de las
Representaciones de la Procuraduría.
Por la importancia de su contenido y necesaria vigencia de las disposiciones establecidas en el manual,
éste requiere mantenerse adecuado y permanentemente actualizado, por lo que cualquier ajuste que del
mismo se pretenda, toda propuesta deberá ser sometida a la consideración de la Dirección General de
Programación, Organización y Presupuesto, la cual analizará su procedencia, o viabilidad, para incorporarla,
en su caso, al presente documento Institucional.
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1.
Programación y Organización, Presupuesto, Informática y Tesorería
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Dirección de Programación y Organización
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1.1
Programación y Organización
Programación
− Las Delegaciones de la Institución son responsables de elaborar e integrar el Programa Operativo Anual
(POA) correspondiente al ámbito de su competencia para cada ejercicio presupuestal, atendiendo los
lineamientos, instructivos y formatos que para el efecto sean enviados por la Dirección General de
Coordinación de Delegaciones, una vez que esta Unidad Administrativa los reciba de parte de la Dirección
General de Programación, Organización y Presupuesto.
− Los Delegados son los responsables de implementar las estrategias, líneas de acción y en su caso de las
medidas correctivas que permitan alcanzar las metas comprometidas en el Programa Operativo Anual.
− La información correspondiente a causas de incumplimiento, variación o desviación en el avance de metas
que requiera de las Delegaciones, la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, a
través de la Dirección General de Coordinación de Delegaciones, deberá remitirse en los plazos y términos
solicitados; a efecto de cumplir oportunamente con las Secretarías de Comercio y Fomento Industrial,
Hacienda y Crédito Público, Contraloría y Desarrollo Administrativo, así como con otras dependencias del
Gobierno Federal.
− Las Delegaciones de la Institución deberán atender plena y puntualmente, los sistemas y procedimientos
para el seguimiento, control y evaluación del Programa Operativo Anual que establezca la Dirección
General de Programación, Organización y Presupuesto.
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1.1
Programación y Organización
− El Delegado es el responsable de vigilar que la información programática que genera la representación a
su cargo, para atender el seguimiento institucional de metas y los diversos indicadores que se comunican a
las instancias oficiales establecidas, sea veraz y congruente; lo anterior, con el objeto de que aquélla que
se proporcione para diferentes reportes o usuarios sea la misma, evitando así la generación de cifras
diferentes sobre una misma meta, indicador o actividad.
Organización
− Se deberá vigilar que el funcionamiento operativo de la Delegación se apegue estrictamente al número de
órganos contemplados en la estructura orgánica autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público, para las representaciones de la Procuraduría.
− No se deberán efectuar modificaciones a la estructura orgánica autorizada a la Delegación; cualquier
alteración que pretenda, deberá proponerla a la atención de la Dirección General de Programación,
Organización y Presupuesto, la cual decidirá su viabilidad, y su gestión ante las instancias respectivas, en
caso de proceder.
− Se deberá vigilar que la plantilla de Personal de la Delegación, concuerde con el número de servidores
públicos descritos en su estructura ocupacional asignada.
− Se verificará que la plantilla funcional de la Delegación, guarde congruencia con el universo de funciones
contenido en el Manual General de Organización y específico autorizado.
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1.1
Programación y Organización
− Se deberá vigilar que el funcionamiento general de la Delegación se desarrolle con estricto apego al marco
conceptual estipulado por la Ley Federal de Protección al Consumidor, el Reglamento y el Estatuto
Orgánico de la PROFECO; cualquier irregularidad al respecto, deberá comunicarla de inmediato al C.
Delegado, para subsanarla.
− Se Vigilará que cada una de las áreas adscritas a la Delegación, cuente con los Manuales de
Procedimientos respectivos, así como, que el desarrollo cotidiano de actividades se realice con apego a la
descripción narrativa señalada en los Procedimientos establecidos.
− Cualquier modificación o ajuste que pretendan las áreas sustantivas de la Delegación, al contenido mismo
de los Procedimientos, deberá ser comentada con el Encargado Administrativo, para que por su conducto
se plantee su viabilidad ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
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1.2
Presupuesto
− No podrán llevarse a cabo traspasos de Capítulo a Capítulo sólo entre partidas del mismo Capítulo, con
previa autorización de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
− En la partida de alimentación de personas, su ejercicio se deberá apegar al monto mensual asignado,
debiendo recabar comprobante con requisitos fiscales y anotar en éste el motivo del gasto.
− En materia de mantenimiento de equipo de oficina, equipo de transporte, equipo de cómputo, insumos
informáticos, papelería y artículos de oficina, arrendamiento de fotocopiadoras, y otros servicios, su
ejercicio se sujetará a los lineamientos que al respecto establezca la Dirección General de Recursos
Humanos y Materiales.
− En el concepto de consumo de combustible, no se podrán autorizar cuotas adicionales a las que se
determinen en forma conjunta con la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales.
− En lo referente a arrendamiento de inmuebles, al término de cada contrato, se deberá recabar a través de
la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales, la justipreciación de CABIN, quedando como
retenedor del I.S.R. (10%), la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto que a su
vez lo enterará a la S.H.C.P.
− No se autorizará el arrendamiento de nuevos inmuebles para oficinas, adicionales a los ya registrados.
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1.2
Presupuesto
− En el concepto de mantenimiento y conservación de inmuebles, no se autorizará ninguna remodelación sin
antes someterla a la consideración de la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales, a efecto de
analizar el tipo y monto del trabajo a realizar, su viabilidad y disponibilidad presupuestal.
− El uso del servicio telefónico, se deberá sujetar a un control estricto en llamadas de larga distancia. Las
llamadas de este tipo deberán ser de carácter oficial, previa autorización del titular del área, considerando
para tal caso el uso de una sola línea.
− En caso de contar con caja chica, para solventar los gastos menores o urgentes de esa Delegación, este
monto no será mayor a $500.00 (QUINIENTOS PESOS 00/100 M.N.) y deberá ser autorizado por el titular,
quién deberá designar al Encargado Administrativo responsable del uso y control de dicho fondo.
En este sentido, los gastos mayores al monto citado en el párrafo anterior, deberán efectuarse a través de
cheque nominativo.
− Por lo que respecta a los informes financieros mensuales que se remitan a la Dirección General de
Programación, Organización y Presupuesto, éstos deberán estar sustentados por los respectivos registros,
tales como: libro de bancos, libro de diario (por partida) y conciliación bancaria, y deberán ser firmados por
el titular y el Encargado Administrativo.
− El control y registro del gasto se deberá sujetar a lo dispuesto en el Clasificador por Objeto del Gasto.
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1.2
Presupuesto
− Toda la documentación comprobatoria, que sustente el gasto, deberá ser original y cumplir con los
requisitos fiscales correspondientes, debiéndose adjuntar a las pólizas cheque que expida para su pago la
propia Delegación.
− Del total de recursos que capte cada Delegación en forma mensual, por concepto de verificación voluntaria
de diversos instrumentos de medición, deberá destinarse el 20% para cubrir parte de los gastos de
operación que se deriven directamente del proceso de verificación de instrumentos, esto es, gastos de
transporte (pasajes urbanos), gastos de mantenimiento de equipo y gasto de mantenimiento de vehículos
cuando éstos estén destinados a la actividad.
− La cantidad a ministrar de los recursos antes mencionados, será con consecuencia del monto total
depositado en la cuenta bancaria definida para tal efecto, durante el mes inmediato anterior, descontando
el 15% del IVA.
− La ministración de los recursos en cuestión se realizará, siempre y cuando se cubran los siguientes
requisitos:
a) Se envíe solicitud por escrito a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, en
donde se identifique por partida presupuestal el destino de los recursos con la justificación clara y
precisa por cada una.
b) Se haya cumplido con el envío quincenal de los reportes de verificación, tanto a la Dirección General de
Verificación y Vigilancia como a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, en
los términos del procedimiento establecido para tal fin.
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1.2
Presupuesto
− No está permitida la adquisición de activos fijos y la remodelación y/o adaptación de los inmuebles que
ocupan las Delegaciones por lo que las necesidades que pudiesen presentarse en estos conceptos
deberán someterse, en forma previa a cualquier acción, a la consideración de la Coordinación General de
Administración.
− La normatividad para efectuar comisiones y tramitar viáticos y pasajes nacionales, así como las tarifas son
aplicables a los servidores públicos que se encuentren en servicio activo dentro de las Delegaciones de la
PROFECO, en el momento de la comisión.
− Las comisiones oficiales deben ser autorizadas por el C. Delegado Federal/Metropolitano, respecto de sus
subordinados jerárquicos, y constituye la justificación para la asignación de viáticos y pasajes.
− El ejercicio de las partidas 3701.- Pasajes Nacionales y 3702.- Viáticos Nacionales, se debe realizar
estrictamente en función de las necesidades del servicio de la PROFECO, así como de la asignación
aprobada en el ejercicio fiscal correspondiente.
− El ejercicio de las partidas de pasajes debe ser CORRELATIVO con la de viáticos, por lo que no se puede
conceder pasajes nacionales sin el correspondiente oficio de comisión que consigne el período efectivo de
la tarea conferida.
− El C. Delegado Federal/Metropolitano, puede autorizar las comisiones de sus subordinados jerárquicos en
el ámbito geográfico nacional.
− El desempeño de las comisiones debe estar relacionado con las funciones que realiza el servidor público
comisionado y con los objetivos de la PROFECO.
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Presupuesto
− Las comisiones deben estar determinadas en el calendario de trabajo de las Delegaciones
Federales/Metropolitanas, conforme a programas prioritarios, salvo que se trate de comisiones derivadas
de situaciones urgentes, imprevistas y plenamente justificadas.
− Las comisiones deberán apegarse a criterios de austeridad y aplicación racional de los recursos.
− Que la comisión contribuya al mejoramiento de la operación y productividad de la Institución.
− El ejercicio de los recursos por concepto de pasajes que tramite el encargado administrativo
correspondiente, será de conformidad a las necesidades del servicio y con estricto apego al presupuesto
autorizado a la Delegación Federal/Metropolitana en el ejercicio fiscal respectivo.
− Para el otorgamiento de pasajes, de conformidad con la comisión asignada, se deben tomar en cuenta los
medios de transporte idóneos al lugar de destino.
− La comprobación de los gastos erogados con cargo a la partida 3701.- Pasajes Nacionales, y los que
originen los traslados de un municipio a otro, dentro de una misma Entidad Federativa, se debe realizar
ante el Encargado Administrativo, en un plazo máximo de 5 días hábiles posteriores a la conclusión de la
comisión.
− Es objeto de verificación el que la fecha de los comprobantes de viaje coincida con la fecha o período de
las funciones o comisión que motivan el traslado.
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1.2
Presupuesto
− Quedan exceptuados de lo anterior los pasajes locales, los cuales deben ser comprobados mediante la
firma del recibo correspondiente.
− En ningún caso las Delegaciones Federales/Metropolitanas, ejercerán las partidas de pasajes para
complementar las remuneraciones del personal federal.
− El personal que sea comisionado tiene derecho al otorgamiento de viáticos de conformidad a la tarifa
vigente autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
− Las áreas deberán turnar copia del oficio de Comisión al Encargado Administrativo de la Delegación, quien
es el responsable de realizar los trámites para su oportuna ministración.
− De las situaciones mensuales de fondos recibidos, en las que se incluyen las partidas para viáticos y
pasajes, el C. Delegado Federal/Metropolitano, autorizará al personal comisionado el pago por estos
conceptos, mediante el documento Orden de Ministración de Viáticos y Pasajes Nacionales.
− Las Delegaciones Federales/Metropolitanas, no deben comisionar ni otorgar viáticos al personal que
disfrute de su periodo vacacional o cualquier tipo de licencia. Como tampoco, en calidad de cortesía, ni
como complemento de su remuneración.
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Presupuesto
− Se deben otorgar viáticos exclusivamente por los días estrictamente necesarios para que el personal
desempeñe la comisión conferida, apegándose a las zonificación y tarifas correspondientes.
− Los viáticos para comisiones que deban desempeñarse en el interior del país, se deben otorgar por un
término no mayor de 30 días continuos o interrumpidos, en el lapso de un año y en una misma población.
− Para el personal operativo que deba acompañar en comisión nacional a un servidor público de mando
medio o superior, se le debe autorizar la asignación de viáticos correspondiente a un mando medio.
− Las cuotas que se señalan en la tarifa de viáticos nacionales, incluye los gastos por concepto de
hospedaje, alimentación, transporte local, tintorería, lavandería, propinas y cualquier otro gasto similar o
conexo a éstos.
− Los gastos que deban realizarse fuera de los conceptos señalados, deben cubrirse por medio de las
partidas específicas contenidas en el Clasificador por Objeto de Gasto, previa autorización, justificación y
comprobación ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
− En los casos en que coincida la estancia en dos o más localidades en un mismo día, se aplicará la tarifa de
la localidad en que se pernocte.
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1.2
Presupuesto
− Al personal que por necesidad del servicio se le comisione por un tiempo menor de 24 horas y deba
regresar el mismo día a su lugar de adscripción, se le deben otorgar las cuotas que se marcan en la tarifa
de viáticos nacionales, las cuales comprenden los conceptos de alimentación, transporte urbano, propinas
y cualquier otro gasto similar o conexo a éstos.
− En caso de que el personal comisionado utilice su propio vehículo para trasladarse al lugar de su comisión,
la dependencia debe cubrir el costo de peajes y combustibles correspondientes.
− Las tarifas establecidas, constituyen los topes máximos autorizados, por lo que no pueden cubrirse cuotas
mayores, ya que en estricto apego a la política de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal, no se
debe autorizar ninguna ampliación líquida para cubrir este concepto.
− La comprobación de los importes otorgados por concepto de viáticos nacionales, se debe efectuar a través
del recibo firmado por el servidor público respectivo, así como con el Informe de Comisión que se debe
formular al término de ésta.
− Las áreas de la PROFECO deben establecer el mecanismo administrativo que se requiera para certificar
los días efectivos de comisión reportados por el personal.
− El servidor público comisionado debe rendir un Informe de Comisión que incluya la leyenda: "Declaro, bajo
protesta de decir verdad, que los datos contenidos en este informe son verídicos y manifiesto tener
conocimiento de las sanciones que se aplicarían en caso contrario". Así como, la fecha de elaboración y
firmas autógrafas tanto del servidor público que autorizó la comisión, como del comisionado.
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1.2
Presupuesto
El informe de Comisión debe contener un breve resumen de las actividades realizadas, las conclusiones
y/o resultados obtenidos, señalando las evidencias documentales que consten en los archivos de la unidad
de adscripción del servidor público comisionado y/o del que autorizó la comisión.
− El original del Informe de Comisión se debe entregar al C. Delegado Federal/Metropolitano, que autorizó la
comisión del servidor público, y una copia del mismo con el formato de Registro Unico de Comisiones al
Personal de la PROFECO al Encargado Administrativo de la Delegación, documentos que deben servir de
comprobación, de que se efectuó la comisión en los términos y tiempos establecidos.
− El C. Delegado Federal/Metropolitano, que autorizó la comisión, debe evaluar y asentar sus conclusiones
sobre los resultados obtenidos por el comisionado en el punto 10 del Registro Unico de Comisiones al
Personal de la PROFECO.
− En el caso de que los viáticos no sean comprobados conforme a lo establecido, el servidor público
comisionado debe reembolsar los recursos correspondientes en los plazos en que dichas erogaciones
debieron ser comprobadas.
− La entrega de los documentos de la comprobación de Viáticos, se debe efectuar en un término máximo de
5 días hábiles posteriores a la conclusión de la comisión.
− Las Delegaciones Federales/Metropolitanas, durante los primeros cinco días hábiles del mes siguiente, al
que reportan, remitirán mediante oficio a la Dirección General de Programación, Organización y
Presupuesto, la rendición de cuenta de sus recursos, por concepto de viáticos y pasajes, conforme a los
formatos establecidos.
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1.2
Presupuesto
− Las Delegaciones Federales/Metropolitanas, deberán llevar un control actualizado del ejercicio de sus
viáticos y pasajes, para no incurrir en sobregiros presupuestales.
− Los servidores públicos responsables de autorizar el desempeño de las comisiones y el otorgamiento de
viáticos, así como quienes tienen el carácter de comisionados, son responsables de las irregularidades en
que incurran por inobservar o contravenir la normatividad establecida en la materia, haciéndose acreedores
a las sanciones previstas en la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, y sin
perjuicio de aplicar las disposiciones del Código Penal correspondiente.
− La vigilancia del cumplimiento de la normatividad establecida en la materia, corresponde a la Dirección
General de Programación, Organización y Presupuesto, así como a la Contraloría Interna en esta
Procuraduría.
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1.3
Informática
SOLICITUD Y ASIGNACION DE BIENES INFORMATICOS
Solicitud:
− Toda solicitud de adquisición o contratación de bienes y servicios informáticos deberá ser notificada a la
Dirección de Informática, quien dictaminará técnicamente su conveniencia; y en aquellos casos que se
apruebe, la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto será la encargada de dar
trámite ante las áreas institucionales y del Gobierno Federal para la realización de dicha adquisición.
− Como criterio general, se establecerá la compatibilidad entre los equipos que se adquieren, con los que
actualmente existen en la Procuraduría.
− El oficio de solicitud de adquisición deberá contener la definición de las actividades que apoyará el bien
adquirido, una justificación detallada acerca de la utilización del equipo y del porqué no se puede ocupar el
equipo con el que ya se cuenta. Asimismo, describir las características del equipo solicitado y el porqué de
dichas características.
− Cabe señalar, que sólo en caso de existir los recursos presupuestales aprobados y liberados, así como la
autorización técnica de la Dirección de Informática, se procederá a su adquisición.
− De no contar con los recursos presupuestales necesarios, la adquisición se reprogramará para el siguiente
ejercicio presupuestal.
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1.3
Informática
Asignación y control:
− Cuando la Dirección de Informática asigne cualquier bien informático a la Delegación, el Encargado
Administrativo firmará un resguardo de lo que está recibiendo y será responsable de su mantenimiento y
conservación.
− Es importante señalar, que si un equipo se extravía o sufre daños importantes imputables al usuario por
mal manejo, el resguardatario será responsable directo del daño patrimonial.
− En caso de que otra Area distinta a la Dirección de Informática o a la Dirección General de Recursos
Humanos y Materiales asigne un equipo de cómputo a la Delegación, ésta deberá notificarlo hacia aquéllas,
para los efectos conducentes.
Instalación del Equipo de Computo
Dadas las características físicas de los equipos de cómputo instalados en la Institución, así como las
condiciones requeridas para su operación, es necesario observar las normas que a continuación se enuncian,
con el fin de garantizar su máximo rendimiento.
Condiciones del área que albergará el equipo
− La Dirección de Informática será el área responsable de la instalación o cambio de ubicación de los
equipos.
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1.3
Informática
− La zona destinada para la ubicación del equipo de cómputo en cada Delegación, se atenderá de
conformidad con las disponibilidades de espacio con que se cuente.
− Deberá contar con una instalación eléctrica y telefónica (en su caso) exclusiva para los equipos de cómputo
y comunicaciones.
− La zona deberá estar ventilada, con temperatura ambiente, humedad relativa menor al 30%, libre de polvo
y de los rayos directos del sol.
− Los equipos deberán estar a una distancia mínima de 3 m de fuentes magnéticas (imanes, bocinas,
fuentes de poder, etc.), ajenas a los mismos equipos.
− Deberá ser una zona de acceso restringido (en la medida de lo posible) y libre de vibraciones.
− Deberá contar con equipo de seguridad contra incendios, específicamente para equipos de cómputo
(extinguidores con GAS HALON), en la medida de lo posible.
Instalación física del equipo
− De una adecuada instalación física de los equipos depende en gran medida la vida útil de éstos. Este tipo
de instalaciones deberá ser revisado por personal calificado de la Dirección de Informática, puesto que en
la mayoría de los casos, contempla la conexión a mecanismos de suministro ininterrumpido de energía y
regularización de voltaje.
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1.3
Informática
− En la totalidad de los casos, el contacto estará preparado para aceptar "tierra física ", para lo cual, la
instalación eléctrica será revisada en coordinación con la Dirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales, solicitando sea exclusiva para equipo de cómputo.
− Los aspectos que estrictamente deberán de observarse en la instalación de los equipos son los siguientes:
Bajo ninguna circunstancia los equipos deberán ser conectados a tomas de corrientes comunes,
en la medida de lo posible.
En caso de ser necesaria la reubicación de algún equipo, ésta deberá ser solicitada por escrito a
la Dirección de Informática, para su autorización y efectos conducentes.
La incorporación de cualquier equipo de cómputo (sin importar su origen), en las Delegaciones de
la Institución, deberá ser comunicada a la Dirección de Informática o a la Dirección General de
Recursos Humanos y Materiales, la cual, en su caso, proporcionará el apoyo necesario para la
instalación.
Administración del Equipo
Con el objeto de aprovechar de manera óptima los recursos de cómputo asignados a cada Delegación y de la
misma forma mantener comunicación formal con la Dirección de Informática, para los aspectos relacionados
con los mismos, dentro del presente apartado se plantean las responsabilidades asignadas a cada una de las
instancias que interactúan en este proceso.
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1.3
Informática
Responsabilidad del usuario
− Nombrar un responsable (Encargado Administrativo), de los equipos de cómputo bajo su área de
influencia. El responsable designado, tendrá a su cargo las siguientes funciones y responsabilidades:
Vigilar que la instalación de los equipos cumpla con la norma establecida.
Verificar el adecuado uso y funcionamiento de los equipos, así como administrar el suministro de
los insumos para su operación.
Contar con la documentación de los sistemas en operación de la Delegación, los cuales deberán
ser proporcionados por la Dirección de Informática.
Solicitar el mantenimiento preventivo o correctivo de los equipos de acuerdo con la norma
establecida.
Constituir el vínculo formal entre la Dirección de Informática y la Delegación a la que pertenece.
Asegurar que se cumpla la normatividad vigente y la que en un futuro se establezca en su ámbito
de competencia.
Notificar cualquier cambio en el responsable de los equipos, a la Dirección de Informática de
manera inmediata.
Notificar inmediatamente, la incorporación de cualquier equipo de cómputo que no sea realizada
a través de la Dirección de Informática
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1.3
Informática
Responsabilidad de la Dirección de Informática
− La Dirección de Informática, en su carácter de área normativa para los aspectos informáticos de la
Institución, asumirá las siguientes responsabilidades:
Normar el desarrollo informático en la Institución.
Recibir y dar respuesta a solicitudes de incremento en el número y/o capacidad en los equipos de
cómputo de cada Delegación.
Establecer normas y procedimientos para la operación de los sistemas desarrollados en la
Institución.
Atender solicitudes de asesoría y capacitación sobre aspectos informáticos
Determinar los estándares de software a utilizar.
Realizar revisiones periódicas del cumplimiento de las normas dictadas en materia de informática.
Controlar y supervisar el desarrollo de sistemas informáticos y asegurar la homogeneidad dentro
de la Institución a fin de evitar duplicidades.
Instrumentar y normar junto con la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, a
efecto de que los bienes informáticos cuenten con seguro y elaborar el procedimiento en caso de
una posible contingencia.
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1.3
Informática
Cuidado de los Equipos
Con el fin de asegurar el óptimo estado, funcionamiento y vida útil de los equipos de cómputo instalados en las
diversas Delegaciones de la Institución, se hace relevante considerar los cuidados mínimos necesarios que se
deberán observar.
Es recomendable:
Que el equipo se encuentre en un lugar ventilado y fresco.
Conectarlo únicamente a la toma de corriente instalada para tal efecto, en la cual no deben
conectarse otros aparatos eléctricos.
Llevar a cabo el mantenimiento preventivo, conforme al programa establecido y a las
disposiciones de la Dirección de Informática.
Queda prohibido:
Consumir bebidas y alimentos en las cercanías del equipo.
Fumar en el área en donde se ubica el equipo.
Acercar aparatos eléctricos al equipo (ventilador, radio, etc. ) .
Introducir grapas, clips, broches, pasadores, etc., en su interior.
Dejarlo encendido por períodos prolongados cuando no se usa.
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1.3
Informática
Apagar el equipo cuando se encuentre activado algún paquete o aplicación.
Tratar de repararlo.
Introducir discos con software que no estén autorizados por la Dirección de Informática; esto es
con el fin de evitar la transmisión de virus informático, en cuyo caso el usuario será responsable
de la pérdida parcial o total de la información.
Ingresar a los centros de cómputo o cerca del equipo de cómputo con líquidos o materiales
peligrosos, flamables, explosivos, tóxicos o cualquier otro que dañe el equipo o ponga en riesgo la
integridad de la información (acetona, aerosoles, barniz de uñas etc.)
Copiar imprimir o utilizar cualquier información con fines ajenos al uso específico de la
Procuraduría Federal del Consumidor.
Borrar cualquier información sin autorización del jefe inmediato y sin el conocimiento del
encargado de informática.
Paquetería y Desarrollo de Aplicaciones
Software básico autorizado para uso general
− Como un requerimiento mínimo necesario para apoyo administrativo y la adecuada operación del equipo de
cómputo, se contará con el siguiente Software básico (en lo posible en sus últimas versiones), ésto, debido
a que los siguientes productos se han convertido en un estándar comercial:
∗ Procesador de palabras Word for Windows.
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1.3
Informática
∗ Hoja Electrónica Excel
∗ Manejador de Base de Datos Foxpro.
∗ Ambiente Windows.
∗ Sistema Operativo (MS-DOS )
∗ Herramienta de comunicación con módem PC Anywhere
∗ Antivirus
− En el caso de existir algún otro paquete de interés para alguna Delegación, ésta deberá manifestarlo a la
Dirección de Informática, con el fin de que considere los medios para conseguirlo o sugiera paquetes
alternativos que permitan satisfacer la demanda.
− En caso de realizarse una auditoría de software, el usuario deberá contar con las licencias de la paquetería
adicional a la autorizada que se encuentre instalada en su equipo. Lo anterior, a fin de dar cumplimiento al
oficio de la SV400/148-Z/94, de fecha 25 de mayo 1994 de la SECODAM.
Desarrollo de sistemas
− El desarrollo de sistemas y la estandarización de la nomenclatura para el desarrollo de los mismos estará a
cargo de la Dirección de Informática.
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1.3
Informática
Uso y seguridad de los equipos
− Para evitar que el equipo sea contagiado con virus informático se deben seguir los 10 mandamientos
antivirus. Se recomienda ampliar dicha información, y colocarla en un cuadro y en lugar visible.
− Asimismo, "Las Delegaciones deberán identificar sus requerimientos en materia de Reguladores y
Nobreakes", y darlos a conocer a la Dirección de Informática para que ésta a su vez establezca los
mecanismos necesarios para su dotación.
Depuración y respaldo de la información
− Como una actividad periódica, se deberán llevar a cabo actividades de respaldo de la información en
discos flexibles, cartucho o cinta, de acuerdo a los volúmenes de información, que permitan evitar pérdidas
graves durante alguna contingencia; para ello se sugieren los siguientes periodos:
MOVIMIENTO DE INFORMACION
RESPALDOS
MANTENER RESPALDOS
Frecuente
Diario
1 Semanal
Regular
Semanales
1 Mensual
Esporádico
Mensual
1 Trimestral
− En caso de existir alguna duda para realizar los respaldos comunicarse con la Dirección de Informática.
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1.3
Informática
− El equipo sólo deberá almacenar permanentemente el software básico anteriormente descrito, así como
aquella información que por su relevancia y continuidad de uso, sea necesario tener residentes. En caso
contrario, se deberá almacenar en dispositivos magnéticos adicionales.
− Sólo deberá existir una versión del software utilizado en cada uno de los equipos.
− Cuando un empleado cause baja o cambie de adscripción, deberá depurarse su cuenta, así como eliminar
el login de acceso a la red, esto es, para evitar que se guarde información innecesaria en el disco del
servidor.
Capacitación
− La capacitación general de los recursos humanos de la Procuraduría en materia de informática, deberá ser
planeada y ejecutada por la Dirección de Informática, en congruencia con el Programa de Desarrollo
Informático y en coordinación con la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales.
− Se buscará que la capacitación se realice en forma de cascada o piramidal, es decir, cada miembro de un
grupo capacitado inicialmente, capacitará posteriormente a otros grupos de empleados.
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1.3
Informática
Insumos para la Operación
− En el presente capítulo se describen los lineamientos que deberán seguir las Areas Normativas y
Delegaciones Federales y Metropolitanas para la obtención de insumos, ya que es importante mencionar
que la asignación de éstos se realizará de acuerdo a las necesidades de cada Area o Delegación, tomando
en cuenta medidas de racionalidad y austeridad.
Asignación a las Delegaciones
− Las Delegaciones enviarán la solicitud de los insumos anuales y calendarizados que requieren, a la
Dirección de Informática.
− La Dirección de Informática elaborará y analizará el Programa Anual de Insumos para las Delegaciones.
− Los insumos informáticos serán adquiridos por la Delegación con los recursos económicos que se envíen
por el área correspondiente.
− Los Encargados Administrativos deben remitir a la Dirección de Informática o Almacén los insumos
informáticos que ya no le sean útiles, por no contar con el equipo correspondiente para su utilización.
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1.3
Informática
Mantenimiento de Equipo de Computo
− Los equipos de cómputo deberán ser sujetos de mantenimiento preventivo o correctivo de acuerdo al
programa establecido o a las necesidades presentadas. Las características de cada uno de éstos, son las
siguientes:
Delegaciones Metropolitanas
Mantenimiento preventivo
− Lo efectuará la empresa ganadora del concurso, misma que atenderá a Oficinas Centrales, bajo la
supervisión del Departamento de Soporte Técnico de la Dirección de Informática.
− El Departamento de Soporte Técnico notificará al área con anticipación, la visita de los técnicos de la
empresa de mantenimiento.
− Un día antes de llevarse a cabo la actividad antes descrita, el área interesada deberá respaldar la
información residente en el equipo.
− El área deberá programar sus actividades de tal manera que el equipo sea liberado en la fecha
especificada.
− El personal de la empresa deberá portar un gafete de identificación con logotipo de la empresa.
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1.3
Informática
− El usuario deberá hacer pruebas de funcionalidad, antes de firmar de conformidad (funcionamiento de
teclas, drives, ejecución de algún paquete o sistema, colores de monitor, etc.).
Mantenimiento correctivo
− El área solicitante deberá reportar telefónica o personalmente, la falla al Departamento de Soporte Técnico
de la Dirección de Informática, describiéndose en el mismo la falla presentada, con la mayor precisión
posible. La Dirección de Informática notificará de inmediato a la empresa de mantenimiento, la cual deberá
presentarse a más tardar en un término de dos horas.
− Si la falla en el equipo requiere ser atendida en el laboratorio, la empresa deberá dejar un equipo en
sustitución. El área liberará el equipo de cómputo y respaldará, previamente y en lo posible, la información
residente.
− La empresa deberá solucionar la falla en 24 hrs., y el usuario hará pruebas de funcionamiento y dará su
Visto Bueno.
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1.3
Informática
Delegaciones Federales
Lineamientos para determinar al Proveedor para su servicio de mantenimiento
− El equipo que estará sujeto a mantenimiento, será relacionado en oficinas centrales y enviado a cada una
de las Delegaciones para que se adjunte a la invitación a proveedores.
− El Delegado deberá invitar vía oficio, a participar mínimo a tres proveedores de Mantenimiento de equipo
de cómputo, solicitando que las ofertas económicas se entreguen en sobres cerrados y lacrados, así como
solicitarles que cumplan con la normatividad para otorgar el Contrato de Mantenimiento.
− Los sobres cerrados que entreguen los proveedores, deberán ser enviados a la Dirección de Informática
para que se proceda a su apertura en el seno del Comité de Adquisiciones, a efecto de que se determine al
proveedor ganador de cada Delegación.
Condiciones generales
− El proveedor deberá garantizar por escrito que durante el período de mantenimiento, se obliga a
suministrar las partes y refacciones que sean necesarias para mantener los bienes objeto de la póliza de
servicio. Lo anterior sólo en el caso que las refacciones vayan por cuenta de éste.
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1.3
Informática
− El proveedor deberá contar con una experiencia mínima comprobable de 3 años en el servicio de equipos
similares con los que cuenta esta Procuraduría.
− El tiempo de respuesta deberá ser máximo de 60 minutos para la atención del reporte.
− El tiempo de solución de fallas deberá ser máximo de 8 horas después del reporte. En el caso en que la
falla no sea resuelta, el proveedor deberá comprometerse a sustituir el equipo en cuestión por otro de
idénticas características técnicas durante el tiempo que dure la falla.
− El proveedor deberá proporcionar el nombre de la persona responsable, así como su dirección y teléfonos
en donde se pueda localizar.
Especificaciones técnicas
− Para la unidad central de proceso (C.P.U.) y monitor, se les deberá realizar limpieza interior y exterior,
cuidando que los productos utilizados no dejen residuos de ninguna especie.
− En el caso de los teclados, la limpieza deberá ser quitando y limpiando todas y cada una de las teclas, para
posteriormente limpiar el tablero interno.
− De igual manera, las impresoras tendrán que ser limpiadas de manera interna y externa, además deberán
en su caso lubricar y ajustar piezas mecánicas de ser necesario (engranes, rodillos, etc.).
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1.3
Informática
Solicitud de cotizaciones y envío a Oficinas Centrales
− Se solicitará que las ofertas económicas se entreguen en sobres cerrados, mismos que deberán ser
enviados a la Dirección de Informática.
Expedición de contrato
− La información enviada será analizada por el Comité de Adquisiciones, a efecto de que se determine el
proveedor ganador de cada Delegación, y se expida el contrato correspondiente para la Póliza de
Mantenimiento.
I ngre s o de E qui po de Comput o no pr opor ci ona dos por l a Di re c ci ón de I nf or má t i c a
− Con la finalidad de tener actualizado el inventario de los diversos recursos informáticos instalados en las
Delegaciones de la Institución, es preciso dar aviso mediante oficio dirigido a la Dirección de Informática,
del ingreso de equipo de cómputo, no proporcionado por ésta.
− Lo anterior tiene la finalidad de que la Dirección de Informática pueda llevar un adecuado control del
inventario y aprobación de suministros de insumos para la operación del equipo.
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1.3
Informática
− El equipo de cómputo propiedad de algún servidor público de la PROFECO, también deberá ser registrado
mediante la Cédula de Registro de Bienes Informáticos Personales. Su uso y custodia es responsabilidad
exclusiva del servidor público o propietario de estos equipos. Al retirarlos, deberá presentar copia de la
Cédula de Registro que existe como constancia de su ingreso a la Institución. Ante el extravío de dicha
cédula se exigirá la comprobación de su legítima propiedad.
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1.4
Tesorería
Cuentas de Cheques
− Es responsabilidad de cada Delegación tener el control y manejo adecuado de las cuentas de cheques, a
nombre de la Procuraduría Federal del Consumidor.
− Las Delegaciones deberán utilizar una primera cuenta bancaria para el manejo de los recursos del Capítulo
1000.- “Servicios Personales”; y una segunda, para los Capítulos 2000 y 3000 considerados en el apartado
de Gastos de Operación.
− Las Cuentas de Cheques que manejan las Delegaciones Federales deberán ser invariablemente
“mancomunadas”, debiendo éstas constar de dos a tres firmas cada una, y aperturarse de tipo “Cortesía”,
cuyo manejo no devengue el cobro de comisión alguna hacia la Institución.
− Es responsabilidad de cada Delegación tener toda la documentación soporte que avale los movimientos de
Ingreso y Egreso en la Cuenta de cheques a nombre de PROFECO.
− Todos los cheques que se expidan, para cubrir cualquier gasto por pago de productos o servicios, deberán
ser “nominativos”, evitando en todo momento emitir cheques “al portador”.
− Cualquier cambio en las cuentas de cheques, por concepto de altas y bajas en las firmas, deberán
invariablemente notificarse a la Tesorería General.
− Las Delegaciones deberán llevar, a través de los libros auxiliares, un control de las Cuentas de Cheques
establecidas.
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1.4
Tesorería
− Las Delegaciones deberán realizar conciliaciones bancarias mensuales de las Cuentas de Cheques que
hubieren establecido a nombre de la PROFECO.
Control de Facturas
− Las Delegaciones Federales y Metropolitanas, no podrán realizar servicios de Calibración a Instrumentos
de Medición, que no hayan sido facturados previamente por el área respectiva.
− Las Delegaciones Federales y Metropolitanas deberán desglosar en la Factura, el IVA correspondiente a la
tasa del 15%, y el 10%, en el caso de aquellas Delegaciones que se encuentran ubicadas en la franja
fronteriza del norte y sur de la República.
− Queda estrictamente prohibido el que las Delegaciones reciban dinero en efectivo por concepto de cobros
por Servicio de Calibración a Instrumentos de Medición.
− Los cobros por Servicio de Calibración a Instrumentos de medición se realizará, a través del depósito
directo por parte del solicitante, a una Cuenta Concentradora de Recursos que es manejada en Oficinas
Centrales.
− Es responsabilidad de cada Delegación llevar un control consecutivo de las facturas emitidas y de aquellas
que sean canceladas.
− Es responsabilidad de cada Delegación, conservar la copia color rosa de cada factura emitida.
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Dirección de Programación y Organización
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1.4
Tesorería
− Es responsabilidad de cada Delegación, enviar a la Tesorería, el juego completo cuando se trate de
facturas canceladas.
− Las Delegaciones deberán remitir a la Tesorería las fichas de depósito originales, derivadas de las ventas
de publicaciones y suscripciones a la Revista del Consumidor.
Radicaciones de Recursos
− Los pagos de remuneraciones al personal operativo de la Delegación, deberán realizarse siempre a través
de cheque “nominativo”.
− Las solicitudes de pago y la radicación de recursos (asignación presupuestal), deberán tramitarse
invariablemente, mediante oficio ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
− Para el pago de las remuneraciones del personal de mandos medios y superiores, vía deposito, deberán
aperturarse Cuentas de Cheques personales en forma individual, bajo el régimen de “cortesía” en las
distintas plazas donde exista Banco Inverlat, S.A. Asimismo deberán notificar el número de cuenta a la
Tesorería General.
− Los listados firmantes de Nómina Ordinaria deberán ser enviados a la Dirección de Presupuesto mediante
oficio, solicitando el retiro por electrobanca en los casos que existan sueldos no cobrados, debiendo
notificar de ello mediante copia a la Tesorería.
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Dirección de Programación y Organización
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1.4
Tesorería
− Los movimientos de baja que impliquen suspensión del pago de sueldos a los empleados (renuncias,
licencias sin goce de sueldo, dictamen por abandono de empleo, jubilaciones, defunciones, etc. ), deberán
ser notificadas, vía fax a la Tesorería General, como máximo tres días después de los efectos del
documento, y entregarlas a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal.
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2.
Administración y Desarrollo de Personal, Recursos
Materiales y Servicios Generales
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2.1
2.1.1
Ad m i n i s t r a c i ó n y D e s a r r o l l o d e P e r s o n a l
Relaciones Laborales
− La relación laboral que se establezca entre los trabajadores y las autoridades delegacionales, se regirá por
las Condiciones Generales de Trabajo vigentes y la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del
Estado.
− Las prestaciones en favor de los trabajadores, se otorgarán de acuerdo con lo que establecen: la Ley
Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, las Condiciones Generales de Trabajo vigentes y la
Comisión Intersecretarial del Servicio Civil del Gobierno Federal.
− A los servidores públicos de las Delegaciones se les reconocerán los años de servicio sobre la base de lo
establecido por la Ley de Premios, Estímulos y Recompensas Civiles en sus Artículos 87, 88, 89, 90 y 91,
así como por los lineamientos que emita la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
2.1.2
Contratación de Personal
− Las Delegaciones no podrán disponer de más plazas operativas de las que tienen en su plantilla
ocupacional vigente. Toda ampliación requerirá el dictamen y autorización de la Dirección General de
Recursos Humanos y Materiales.
− De acuerdo a su plantilla autorizada, las Delegaciones están facultadas para reclutar, seleccionar y
contratar al personal técnico y administrativo que requieran para el desarrollo
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2.1
Ad m i n i s t r a c i ó n y D e s a r r o l l o d e P e r s o n a l
de sus programas de trabajo, previo Visto Bueno de la Dirección General de Coordinación de
Delegaciones, a través de la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales.
− El personal podrá iniciar labores hasta que la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales
comunique a la Delegación que el movimiento de alta está autorizado. La PROFECO no reconocerá
relación laboral alguna en tanto las Delegaciones no reciban esta comunicación.
− Previamente a toda contratación, el Encargado Administrativo verificará que la plaza esté autorizada y
vacante; asimismo, comprobará que no existan disposiciones que prohíban temporalmente la contratación
de personal.
− Todo servidor público que ocupe dos puestos a su vez, en la Delegación y en el Gobierno Estatal o
Municipal, deberá entregar su compatibilidad de empleos debidamente certificada.
− El Encargado Administrativo, previamente a la autorización de la contratación, inclusión en nómina y
expedición del nombramiento respectivo, recopilará la documentación e información que marca la
normatividad de contratación, reclutamiento, selección y verificará que el candidato efectivamente cubra el
perfil requerido.
− El Encargado Administrativo deberá abrir un expediente para cada uno de los servidores públicos adscritos
a la Delegación, conteniendo inicialmente los documentos siguientes:
Acta de nacimiento.
Constancia de estudios.
Curriculum vitae.
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2.1
Ad m i n i s t r a c i ó n y D e s a r r o l l o d e P e r s o n a l
Cartilla del Servicio Militar liberada (sólo para varones).
Registro Federal de Contribuyentes.
Fotografía infantil.
Comprobante de domicilio.
Filiación de Hacienda.
Manifestación bajo protesta que no percibe otras remuneraciones provenientes del Sector
Público.
Declaración bajo protesta de no inhabilitación por SECODAM.
Copia de la Cédula Censal.
Constancia de percepciones y retenciones del empleo gubernamental anterior o carta responsiva
de que no la solicitó.
− Al expediente se incorporará en su momento la documentación que constituya la historia laboral del
servidor público.
− La presentación o declaración de datos falsos causará la suspensión definitiva del proceso de contratación
del candidato o la baja terminante del servidor público en caso de que ya haya ingresado a la PROFECO.
− Las altas de personal serán los días primero y dieciséis de cada mes. Por ningún motivo se realizarán
pagos retroactivos al personal de nuevo ingreso por iniciar labores antes de la fecha autorizada.
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2.1
2.2.7
Ad m i n i s t r a c i ó n y D e s a r r o l l o d e P e r s o n a l
Ocupación de Vacantes en la Estructura Orgánica
− La ocupación de plazas vacantes de estructura requerirá la autorización de la Dirección General de
Recursos Humanos y Materiales.
− Las plazas de estructura son de tiempo completo. En consecuencia, no podrán aplicarse dos o más altas
para un mismo puesto, cuya cobertura se pretenda por turnos. Tampoco podrá ocupar dos puestos
distintos un mismo servidor público.
− Para incorporar personal es indispensable que la plaza esté autorizada en el último dictamen de la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público, que se encuentre vacante y que se cumplan el procedimiento y
políticas de contratación.
− En su caso, el Delegado y los mandos medios deberán presentar la renuncia al cargo que ocupen con
quince días hábiles de anticipación a la fecha en que surta efecto la misma. La remoción o cambio de
estos servidores públicos se llevará a cabo mediante acta de entrega-recepción, con la intervención de la
Contraloría Interna y de los servidores públicos entrante y saliente.
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2.1
2.2.8
Ad m i n i s t r a c i ó n y D e s a r r o l l o d e P e r s o n a l
R em une ra ci ó n y C ont r ol d e As i st en ci a
− Los sueldos que se asignen al personal, bajo ningún concepto podrán ser diferentes a los que establece el
tabulador autorizado para cada puesto por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
− Cuando la naturaleza de las funciones exija temporalmente que se extienda el horario de prestación del
servicio, sin menoscabo de lo previsto en los ordenamientos legales en vigor, los horarios del personal
deberán escalonarse y establecerse las guardias necesarias.
− Las Delegaciones deberán remitir a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal dentro de los
tres días siguientes al vencimiento de cada quincena, la documentación concerniente a las incidencias de
personal acontecidas en el periodo, para su consideración en nómina.
− Todo el personal operativo de confianza y de base, salvo los casos expresamente autorizados por la
Dirección de Administración y Desarrollo de Personal, está obligado a registrar su asistencia a través de
los mecanismos establecidos en la Delegación para los efectos conducentes.
− Queda estrictamente prohibido registrar la entrada y/o salida de labores a los compañeros de trabajo.
− La jornada mínima de trabajo es de 7 horas diarias. Por lo mismo, la distribución de personal deberá ser la
adecuada para atender eficientemente los servicios que se ofrecen a la comunidad.
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2.1
2.2.9
Ad m i n i s t r a c i ó n y D e s a r r o l l o d e P e r s o n a l
Promociones al Personal
− Las vacantes se ocuparán preferentemente con servidores públicos que ya laboren en la Entidad y que
reúnan el perfil del puesto.
− En toda promoción el servidor público será ubicado en el nivel inicial de la categoría en donde se
encuentra el puesto objeto del movimiento.
− Para tener derecho a ser promovido, el servidor público deberá tener cuando menos seis meses de
antigüedad en la Delegación.
− Los servidores públicos que sean objeto de transferencia, reubicación o readscripción, no podrán ser
promovidos hasta que cumplan seis meses en su nueva adscripción.
− Todos los trámites administrativos relacionados con promoción de servidores públicos de la Delegación
serán realizados por el Encargado Administrativo.
2.2.10 Control de Movimientos de Personal
Se entiende por:
A. Cambio de adscripción.- Cuando por necesidades del servicio o de otra índole, el servidor público pase de
una Delegación a otra, o de una Delegación a oficinas centrales contando con el Visto Bueno de ambas.
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2.1
Ad m i n i s t r a c i ó n y D e s a r r o l l o d e P e r s o n a l
B. Permuta.- Cuando dos trabajadores con idéntico puesto y nivel, intercambien su adscripción en distintas
Delegaciones con la finalidad de facilitar el desempeño de sus labores.
− Se pondrá a disposición de personal a un servidor público cuando:
Incumpla con su trabajo por no contar con los conocimientos necesarios, pero que está calificado
para el desempeño de otras funciones que requiere la PROFECO.
Siendo personal calificado, quede como excedente al compactarse la estructura orgánica o la
plantilla de personal de la Delegación.
Ha observado faltas en el cumplimiento de sus obligaciones laborales y habiéndose levantado el
acta administrativa, se está en espera del dictamen para proceder al cese.
Viole las disposiciones contenidas en las Condiciones Generales de Trabajo y la Ley Federal de los
Trabajadores al Servicio del Estado, integrándose el acta administrativa respectiva.
− En los casos de indisciplina, ineficiencia, corrupción y negligencia, no se pondrá a disposición de personal
al servidor público, sino que se instrumentará el acta administrativa que permita gestionar el cese
correspondiente.
− Las plazas que se pongan a disposición de personal se cancelarán de la plantilla de la Delegación
correspondiente. La Dirección de Administración y Desarrollo de Personal reubicará al servidor público o la
plaza, en la Unidad Administrativa que estime conveniente, perdiendo la Unidad Administrativa de origen,
la plaza. Los servidores públicos de mandos medios, no se podrán poner a disposición de personal.
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− Los cambios de adscripción y permutas, en ningún caso se traducirán en modificaciones de categoría y
sueldo, pues esto último, constituye una promoción sujeta a otro tipo de procedimiento y condiciones.
− Todo movimiento de personal deberá contar con la autorización por escrito de la Dirección General de
Recursos Humanos y Materiales, con el fin de evitar irregularidades en la conformación de las plantillas,
registros, integración de nóminas, pagos y en la aplicación presupuestal de los costos.
− Los servidores públicos que sean objeto de cambio de adscripción o permuta, permanecerán en el nuevo
centro de trabajo al menos seis meses para tener derecho a un nuevo movimiento de esta naturaleza.
2.2.11 Readscripción de Personal
− La readscripción de personal requerirá la autorización de la Dirección General de Recursos Humanos y
Materiales. En tanto se realiza la readscripción, el servidor público quedará a disposición de personal.
− No procederán los cambios de adscripción en los siguientes casos:
Cuando no se cuente con el Visto Bueno de las Delegaciones o áreas involucradas en el
movimiento.
Cuando no medie oficio de autorización de la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales
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Cuando se cubra interinato en plaza vacante por licencia.
Cuando el servidor público no tenga la antigüedad mínima de seis meses establecida para estos
casos.
− Toda readscripción contemplará la transferencia de los recursos presupuestales de la plaza a la
Delegación o área central que recibe al servidor público.
− En los casos de readscripción, tanto la Delegación que cede como la que recibe, deberán enviar a la
Dirección de Administración y Desarrollo de Personal una copia de su plantilla de personal actualizada. La
información señalada se hará llegar dentro de los diez días hábiles siguientes al movimiento.
− En la readscripción de personal se tomará en cuenta:
Las necesidades de las áreas que solicitan recursos humanos.
El perfil laboral y experiencia del trabajador.
− Los trabajadores tienen la obligación de presentarse en su nuevo centro de trabajo el día y hora que
determine la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal.
2.2.12 Personal Comisionado
− El Delegado y los mandos medios no podrán encomendar al personal a su cargo, actividades, labores y
servicios o encargos diferentes de los que tiene asignados institucionalmente.
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− La Dirección General de Recursos Humanos y Materiales es la única área facultada para autorizar todo
tipo de comisión; de manera que las que no cuenten con esta aprobación en forma expresa, serán
consideradas improcedentes.
− Los pagos al personal se efectuarán en los términos establecidos en su Oficio de Comisión.
− Quedan prohibidas las comisiones denominadas económicas.
2.2.13 Vacaciones y Licencias
− Los trabajadores con seis meses ininterrumpidos de antigüedad en PROFECO, tendrán derecho a diez
días hábiles de vacaciones. Para estos efectos, la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales,
establecerá en cada semestre las opciones para que los servidores públicos disfruten sus vacaciones.
− Las vacaciones del personal se programarán de tal manera que se atiendan en todo momento los
servicios normales que proporciona la Delegación.
− En la primera quincena de junio y diciembre de cada año la Delegación enviará a la Dirección de
Administración y Desarrollo de Personal, la lista del personal que disfrutará sus vacaciones así como los
servidores públicos que cubrirán las guardias.
− Sólo por excepción y siempre y cuando lo justifiquen las necesidades del servicio, se autorizarán
vacaciones a los servidores públicos, fuera de los periodos semestrales fijados. Los periodos
vacaciones, no se podrán fraccionar y se deberán disfrutar en forma
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ininterrumpida hasta agotar los días correspondientes; no se podrán acumular, ni serán objeto de
compensación en efectivo.
− No se autorizarán días a cuenta de vacaciones, pues para casos de emergencia, existen las licencias y los
días económicos. Tampoco se usarán los días de vacaciones para justificar faltas u omisiones en el
registro de asistencia.
− La prima vacacional correspondiente al primer semestre se cubrirá en la primera quincena de julio, y la
correspondiente al segundo, en la primera quincena de diciembre.
− Para efectos del periodo vacacional de los servidores públicos, los días de descanso obligatorios y los
festivos no se contabilizarán.
− Antes de tramitar cualquier licencia, la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal verificará que
la solicitud contenga el Visto Bueno del Delegado respectivo, que se cumplan los requisitos necesarios y
que exista el dictamen correspondiente.
2.2.14 Prestaciones
− Para que se tramite la ayuda por concepto de lentes ante la Dirección de Administración y Desarrollo de
Personal, se requerirá que el interesado entregue oportunamente al Encargado Administrativo, la factura
de los anteojos adquiridos con los datos fiscales necesarios y la receta del médico del ISSSTE.
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− Una vez entregado el cheque que cubre la ayuda para lentes y recabada la firma del interesado, el
Encargado Administrativo deberá enviar la nómina correspondiente a la Dirección General de
Programación, Organización y Presupuesto.
− En cuanto al Sistema de Ahorro para el Retiro, los Encargados Administrativos deberán requisitar el
formato SAR-04 cuando ingrese el servidor público o solicite la actualización de beneficiarios, y realizar los
trámites necesarios ante la institución bancaria respectiva.
− Para tramitar la ayuda por concepto de pago de marcha, los beneficiarios deberán presentar al Encargado
Administrativo de la Delegación, los documentos que acrediten los gastos efectuados conteniendo los
datos fiscales necesarios y el acta de defunción correspondiente.
− Al entregar el cheque que cubre el pago de marcha, el Encargado Administrativo deberá recabar la firma
de recibido en la nómina correspondiente, misma que habrá de remitir a la Dirección General de
Programación, Organización y Presupuesto dentro de los tres días posteriores a la entrega del cheque.
2.2.15 Credenciales
− La Dirección de Administración y Desarrollo de Personal es el único órgano autorizado para expedir
credenciales de identificación. En las Delegaciones Federales, las credenciales serán firmadas por el
Delegado respectivo, y el empleado. En las Delegaciones Metropolitanas, las credenciales ostentarán la
firma del Coordinador General de Administración y del trabajador.
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− En los casos de renovación anual, al recibir la credencial nueva, el empleado deberá entregar la credencial
vencida.
− En el mes de enero de cada año, el Encargado Administrativo remitirá a la Dirección de Administración y
Desarrollo de Personal: la relación de distribución de credenciales nuevas, las credenciales vencidas, los
formatos de credencial cancelados por errores en su elaboración y los formatos de credencial no
utilizados.
2.2.16 Baja de Personal
− Las Delegaciones no están facultadas para suspender o dar de baja en forma unilateral al personal. La
Dirección General de Recursos Humanos y Materiales conjuntamente con el área Jurídica, tendrá la
responsabilidad de determinar, con base en el acta administrativa que se integre, la suspensión temporal o
la terminación de los efectos del nombramiento.
− Cuando alguna Delegación solicite la baja de un servidor público argumentando ineficiencia o falta de
capacidad o conocimientos, la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales deberá realizar una
evaluación de conocimientos, con la finalidad de dar continuidad a la baja o suspender el proceso,
emitiendo para ello un Dictamen.
− Cuando se ejecute el procedimiento de baja, la resolución será comunicada al servidor público por el
Director de Administración y Desarrollo de Personal, una vez que se cuente con toda la documentación
relativa al caso.
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− Las Delegaciones deberán comunicar a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal, las bajas
vía fax el mismo día en que conozcan el movimiento.
− Las plazas vacantes por cualquier motivo serán canceladas; en casos especiales y previa autorización de
la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales, se podrán ocupar las correspondientes a
personal operativo y a la rama de Verificación y Vigilancia. La ocupación de las plazas de Mandos Medios
requerirá la autorización expresa del C. Procurador Federal.
2. 2. 1 7 Act as Adm i ni s t ra t i va s
− Cuando se detecte que un servidor público cometió actos que ameritan el levantamiento de acta
administrativa, el Encargado Administrativo deberá proceder inmediatamente a ello, con base en el
instructivo de la materia.
− El acta administrativa se levantará en original y cuatro copias, mismas que deberán ser firmadas por las
partes involucradas. El acta administrativa se levantará aún en el caso de que la parte demandada no
asista al careo, siempre y cuando haya sido notificada oportunamente.
− El acta administrativa debidamente integrada y firmada, se deberá enviar a la Dirección de Administración
y Desarrollo de Personal para tramitar el dictamen correspondiente de la Dirección General de lo
Contencioso y de Recursos.
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− La Delegación no deberá tomar ninguna medida, en tanto no reciba de la Dirección General de Recursos
Humanos y Materiales, el dictamen emitido por la Dirección General de lo Contencioso y de Recursos.
2. 2. 18 S er vi ci o Soci al y Pr acti cas Pr ofesi onal es de Pasantes
− La PROFECO deberá basar sus Programas de Servicio Social y Prácticas Profesionales en sus
Delegaciones, en necesidades reales para fomentar y fortalecer las acciones tendientes a orientar,
informar y asesorar a la población consumidora más necesitada; para ello se tomará en cuenta: su
disposición de espacio físico; la capacidad de recursos humanos, financieros y materiales para administrar
las actividades del estudiante en el área en que realiza su servicio social o práctica profesional; y, su
capacidad administrativa para cumplir en los tiempos establecidos.
− La Dirección General de Recursos Humanos y Materiales, es la unidad responsable de coordinar las
acciones en materia de servicio social y de prácticas profesionales de pasantes, y funge como unidad
normativa que vigila el cumplimiento de los lineamientos y procedimientos establecidos para su operación.
Por lo tanto, las Delegaciones deberán informar oportunamente el desarrollo de sus Programas de
Servicio Social y Prácticas Profesionales.
− Los Programas de Servicio Social pueden estructurarse en dos modalidades: con estímulo económico y
normales. Los Programas con Estímulo Económico deben elaborarse con base a las prioridades que
señala el Programa Nacional de Desarrrollo Social de SEDESOL. Los
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Programas de Servicio Social Normales se elaborán con base a los lineamientos emitidos por la misma
Dependencia.
− Los Programas de Prácticas Profesionales de nivel licenciatura o técnico, sólo serán “normales” y se
realizarán en las Delegaciones de acuerdo a las disposiciones y lineamientos emitidos por las Instituciones
Educativas.
− La duración del Servicio Social no podrá ser menor a 480 horas y debe cumplirse en un lapso no menor a
6 meses y no mayor a 2 años con horario mínimo de 4 horas diarias contínuas.
− La duración de las prácticas profesionales de estudiantes de nivel técnico o licenciatura, será de
conformidad a las disposiciones señaladas por las Instituciones Educativas, dentro de un horario de 4
horas diarias contínuas.
− Para participar en los programas con estímulo económico, se requiere contar, en la partida 1203 con el 50
por ciento de los recursos necesarios para cubrir el complemento de la beca en que participa
presupuestalmente SEDESOL.
− La asignación de los estímulos económicos autorizados por SEDESOL, se hará sólamente a los
prestadores de Instituciones Educativas Oficiales de nivel licenciatura, preferentemente, adscritos a las
áreas sustantivas de la Delegación.
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− Las Delegaciones Federales deberán difundir y promover entre las Instituciones Educativas Oficiales y
Particulares, la incorporación de sus Programas de Servicio Social y Prácticas Profesionales. Asimismo,
deberán registrar oportunamente ante la Delegación estatal de la SEDESOL los Programas de Servicio
Social.
− Los prestadores asignados a las áreas de la Delegación, deberán realizar actividades acordes a las
contenidas en los programas registrados ante la Delegación estatal de la SEDESOL y mantener una
relación con su perfil académico.
− Las Delegaciones serán responsables de cubrir los viáticos y pasajes de los prestadores, cuando realicen
actividades de campo o comisiones fuera de las instalaciones de las Delegaciones.
− El registro e integración del expediente del prestador adscrito en cualquier área de la Delegación, deberá
hacerse dentro de los 15 días posteriores al inicio de actividades.
− El prestador será responsable de levantar y entregar al Encargado Administrativo el acta por la pérdida,
extravío o robo de la credencial emitida por la Delegación para acreditarlo como tal.
− La Delegación dará por cancelada la prestación del servicio social, con aviso a la Institución educativa,
cuando el estudiante acumule faltas injustificadas en los siguientes términos: cinco continuas u ocho
discontinuas en un lapso de 30 días, o abandone las actividades del programa asignado sin previo aviso.
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− La Delegación evitará realizar trámites extemporáneos relativos al registro de programas, prestadores,
cartas de aceptación, de asignación, de terminación, constancias de terminación, comprobación de
recursos ejercidos y reintegros.
− Los estudiantes y profesionistas que sean empleados de las Delegaciones de PROFECO, estarán exentos
del servicio social, si tienen un año de antigüedad en la entidad, y entregan tanto en ésta como en la
Institución educativa la documentación que se les solicite.
− La Delegación rendirá un informe mensual de Servicio Social y Prácticas Profesionales a la Dirección de
Administración y Desarrollo de Personal, dentro de los 5 días hábiles siguientes al término del periodo.
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2.2
2.2.7
Recursos Materiales y Servicios Generales
Adquisiciones
− En sus procesos de adquisiciones, las Delegaciones conducirán sus actividades en forma programada,
cumplirán y harán cumplir la normatividad jurídica y administrativa que regula las adquisiciones e
informarán a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, sobre el comportamiento de las
adquisiciones y el abastecimiento de los bienes adquiridos.
− Las Delegaciones deberán integrar en el mes de septiembre de cada año su programa anual de
adquisiciones para el ejercicio siguiente, y lo remitirán a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales, una vez autorizado por el Delegado respectivo, a más tardar el 15 de octubre siguiente.
− Las Delegaciones sólo podrán adquirir bienes de consumo; bajo ninguna circunstancia podrán comprar
bienes de inversión (capítulo 5000), dado que esta función corresponde exclusivamente a la Dirección
General de Recursos Humanos y Materiales.
− Las Delegaciones podrán realizar adquisiciones de bienes de consumo de manera directa, cuando el
contrato o pedido respectivo no rebase los montos anualizados establecidos en el Presupuesto de Egresos
de la Federación para cada ejercicio.
− Dentro del procedimiento de adquisiciones por adjudicación directa se deberán elaborar cuadros que
comparen las ofertas presentadas por al menos dos proveedores, para facilitar la selección de las más
adecuadas para PROFECO.
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2.2
Recursos Materiales y Servicios Generales
− En la adjudicación de contratos o pedidos que sigan el proceso de invitación restringida a tres o más
proveedores, la Delegación deberá remitir a la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales la
documentación que señalan los artículos 33, 80, 81, 82 y 83 de la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas,
para que se lleve a efecto el acto de apertura de sobres y selección del proveedor, con la participación de
la Contraloría Interna y el Area Jurídica.
− Las Delegaciones no podrán establecer ningún compromiso con los proveedores hasta que la Dirección
General de Recursos Humanos y Materiales les comunique el nombre del proveedor ganador, y la
Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto haga lo propio con la radicación de
recursos.
− No se deberá efectuar ningún pago al proveedor en tanto se comprueba que las características de los
bienes recibidos coinciden con los asentados en el pedido. Esto es aplicable a los procesos de
adjudicación directa e invitación restringida a tres o más proveedores.
− Las Delegaciones presentarán a la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales, informes
trimestrales y anuales de adquisiciones, dentro de los quince días naturales posteriores a la terminación
del periodo que se reporta.
− Los servidores públicos de la Delegación que participen en las adquisiciones, están obligados al manejo
institucional y discrecional de la información, y serán responsables de que por ningún motivo sea del
conocimiento de personas o instancias ajenas a la función.
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2.2
2.2.7
Recursos Materiales y Servicios Generales
Ma nt e ni mi ent o de E qui po y Mobi l i ar i o de O f i ci na
− El servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a equipo y mobiliario de oficina lo proporcionarán
exclusivamente el personal de la Delegación habilitado para ello y las empresas contratadas exprofeso.
− El personal tanto de la Delegación como de las empresas contratistas explicarán ampliamente a los
usuarios del equipo y mobiliario de oficina, la mejor manera de cuidarlo y conservarlo en óptimas
condiciones de funcionamiento.
− En los casos que autorice la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales, las Delegaciones
podrán contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para equipo y mobiliario de oficina,
mediante el procedimiento de invitación restringida a tres o más proveedores, siempre y cuando no exista
un contrato con cobertura nacional. En estos casos, remitirán a la Dirección General mencionada, la
documentación necesaria para que se seleccione la oferta más adecuada.
− Todos los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo que realicen las empresas contratistas
deberán tener garantía por escrito, la cual, se hará del conocimiento del área usuaria del recurso para que
la haga efectiva en caso necesario.
− El Encargado Administrativo deberá llevar una bitácora de servicios y reparaciones de cada bien, con la
finalidad de prever su vida útil o determinar si es preferible, por el alto costo de los servicios y el tiempo
que pasa inactivo, tramitar su baja y destino final.
− Cuando el monto de reparación de un bien rebase el 50% de su costo de reposición, se dará de baja y se
gestionará su destino final.
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2.2
2.2.7
A.
Recursos Materiales y Servicios Generales
Servicios Inmobiliarios
De la asignación de espacios
− El arrendamiento de inmuebles se realizará de acuerdo con el programa que integre la Procuraduría
Federal del Consumidor en el mes de enero de cada año.
− El arrendamiento de inmuebles para las Delegaciones Metropolitanas, lo gestionará la Dirección General
de Recursos Humanos y Materiales. Cada Delegación Federal tramitará directamente y con apego a la
normatividad, la contratación de inmuebles.
− Antes de celebrar contrato, ocupar las instalaciones, pagar rentas o iniciar obras de remodelación o
adaptación, se solicitará y obtendrá de la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales, la justipreciación de
renta del inmueble que se pretenda tomar en arrendamiento por primera vez.
− La solicitud de justipreciación debe acompañarse de: croquis de localización del inmueble, plano
topográfico con superficie, linderos y colindancias, dictamen de seguridad estructural, visto bueno de
seguridad y operación, título de propiedad y boleta predial.
− La vigencia de los contratos podrá principiar en cualquier fecha del año y rebasar el ejercicio presupuestal
en que inicie su vigencia.
− El periodo mínimo para revisar y, en su caso, incrementar el importe de la renta de un inmueble, será de
un año.
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2.2
Recursos Materiales y Servicios Generales
− Cuando la vigencia de un contrato sea superior a un año, se estipulará en el clausulado que la revisión del
importe de la renta se sujetará a la actualización de la justipreciación que realice la Comisión de Avalúos
de Bienes Nacionales.
− Queda prohibido otorgar fianzas y realizar depósitos como garantía del cumplimiento del contrato de
arrendamiento, lo mismo que efectuar algún pago por concepto de renta, cuando no esté debidamente
firmado y autorizado el contrato por los servidores públicos facultados para ello.
− Se levantará un acta circunstanciada en donde se haga constar el estado y condiciones en que la
Procuraduría Federal del Consumidor recibe el inmueble y la documentación relativa a seguridad
estructural, instalaciones, límites de carga, etc, que entrega el propietario.
− No se podrá efectuar ningún pago por concepto de renta por lapsos inferiores a un mes. Todos los pagos
se realizarán por periodos vencidos.
B.
De la renovación de contratos
− Con tres meses de anticipación a la expiración de la vigencia del contrato de arrendamiento, se evaluará la
conveniencia de continuar ocupando el inmueble.
− Si se decide continuar la ocupación del inmueble, se presentará a la Comisión de Avalúos de Bienes
Nacionales, con dos meses de anticipación a la fecha de expiración de la vigencia del contrato de
arrendamiento, una solicitud de actualización de la justipreciación
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2.2
Recursos Materiales y Servicios Generales
de renta, acompañada de la copia de la constancia de entrega a dicha Comisión, del último contrato de
arrendamiento.
− En los casos de renovación de contrato, si se conviene con el propietario del inmueble un incremento en la
renta equivalente a un porcentaje igual o inferior al fijado por la Secretaría de Contraloría y Desarrollo
Administrativo para el período y zona correspondientes, sólo será necesario proporcionarle a la Comisión
de Avalúos de Bienes Nacionales, una copia con firmas autógrafas o copia certificada del contrato
celebrado, dentro de los sesenta días naturales siguientes al inicio de la vigencia de éste. La
justipreciación realizada en estos términos tendrá carácter de justipreciación automática.
− Este mecanismo será aplicable cuando el monto de la renta del contrato anterior esté sustentado en un
dictamen de la Comisión, o si se convino dentro del límite de incremento porcentual vigente en la fecha de
celebración del contrato.
− Cuando el propietario pretenda un incremento superior al porcentaje autorizado por la Secretaría de
Contraloría y Desarrollo Administrativo, si la Delegación arrendataria considera conveniente continuar la
ocupación del inmueble, se presentará una solicitud de justipreciación de renta a la Comisión de Avalúos
de Bienes Nacionales.
− Cuando se decida que ya no se requiere continuar arrendando un inmueble, se comunicará a la Comisión
de Avalúos de Bienes Nacionales la desocupación del mismo, con dos meses de anticipación respecto de
la fecha prevista para desalojarlo.
− Previo a la desocupación, se levantará un inventario de las adaptaciones e instalaciones de equipos
especiales efectuadas, comparando su valor neto de reposición, con el costo de
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2.2
Recursos Materiales y Servicios Generales
desmantelar, transportar y volver a instalar estos activos, así como su vida útil remanente. Con base en
esta información, se decidirá si se reaprovechan, se venden desmanteladas o se venden al propietario o
futuro inquilino del inmueble arrendado. Todo ello, cumpliendo con la normatividad aplicable en la materia.
C.
Del mejoramiento inmobiliario
− Las erogaciones en mejoras y adaptaciones no deberán exceder del equivalente a treinta y seis meses de
pago de la renta pactada, ni el tiempo requerido para realizarlas podrá ser superior a seis meses. La
duración del contrato de arrendamiento deberá permitir amortizar las erogaciones por estos conceptos.
− Las mejoras, adaptaciones e instalación de equipos especiales, se podrán realizar hasta que el contrato de
arrendamiento esté firmado y autorizado por los servidores públicos facultados para ello.
2.2.7
Telefonía
− La Dirección General de Recursos Humanos y Materiales definirá los lineamientos a los que se sujetará la
contratación y suministro del servicio telefónico en las Delegaciones de PROFECO.
− La Dirección General de Recursos Humanos y Materiales elaborará y actualizará los manuales de
procedimientos generales, operativos, de organización y funcionamiento
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2.2
Recursos Materiales y Servicios Generales
interno de las diferentes maneras de comunicación existentes en las Delegaciones, con la participación,
cuando sea pertinente, de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
− Las Delegaciones deberán instrumentar los mecanismos y dispositivos que permitan controlar las
llamadas de larga distancia oficiales; las llamadas de larga distancia particulares quedan terminantemente
prohibidas.
− En caso de incumplimiento de la disposición anterior, las llamadas de larga distancia no oficiales deberán
ser pagadas por el usuario o, en su caso, por el resguardatario del aparato telefónico. Si el servidor público
no cubre el costo de las llamadas, se dará aviso a la Contraloría Interna para que finque las
responsabilidades del caso.
− El importe de las llamadas de larga distancia particulares recuperado, deberá depositarse en la cuenta
bancaria de la Delegación, asentarse en los auxiliares correspondientes, e informar de ello a las
Direcciones Generales de Recursos Humanos y Materiales y de Programación, Organización y
Presupuesto.
− Queda estrictamente prohibido utilizar el equipo de Fax de la Delegación para el envío de documentos
personales.
2.2.7
Fotocopiado
− Se deberá mantener la tendencia de reducir el uso del fotocopiado, mediante el establecimiento de
controles estrictos para el otorgamiento del servicio.
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2.2
Recursos Materiales y Servicios Generales
− Se prohíbe la reproducción total o parcial de libros, revistas y, en general, publicaciones voluminosas.
− Para la reproducción de oficios, circulares y documentos de alta difusión, se deberán utilizar sistemas de
duplicación que abatan los costos .
− Es responsabilidad de los titulares de las áreas de la Delegación, vigilar que únicamente se fotocopien
documentos de carácter oficial, sujetando su volumen al presupuesto asignado.
− La Delegación deberá integrar y remitir a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales,
reportes semestrales sobre el uso del servicio de fotocopiado, dentro de los diez días hábiles siguientes a
la terminación del período.
− Cuando la Delegación no cuente con equipo de fotocopiado, de acuerdo con el presupuesto autorizado en
la partida correspondiente, podrá contratar el servicio externo acordando con el proveedor el
procedimiento para recibir el servicio, el volumen de fotocopias diarias, semanales y mensuales que se
podrán obtener y la forma en que se pagará por el servicio recibido.
− El Encargado Administrativo tiene la responsabilidad de vigilar que el servicio de fotocopiado se
proporcione de acuerdo con la normatividad aplicable y con eficiencia. En caso de existir este tipo de
equipo en la Delegación, también supervisará que se opere adecuadamente.
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2.2.7
Recursos Materiales y Servicios Generales
Administración de Riesgos
− En la Delegación se observarán estrictamente las normas y políticas de prevención de riesgos,
especialmente las referidas a la operación ante incidentes, accidentes, siniestros, tragedias, catástrofes y
cataclismos.
− Las Delegaciones están obligadas a notificar a la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales,
los bienes patrimoniales que se les asignen para el cumplimiento de sus actividades sustantivas, adjetivas
y de dirección, y que se requiera incluir en el seguro global pactado para procurar en toda situación la
salvaguarda de los intereses de PROFECO.
− Cada Delegación será responsable de la baja de bienes que por siniestro o robo afecte el patrimonio de la
PROFECO. Se informará a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales la baja de aquéllos
bienes que por estos motivos sean declarados como pérdida total.
− Las Delegaciones se abstendrán de contratar en forma directa cualquier tipo de seguros para los bienes
muebles e inmuebles que se le asignen.
− La Dirección General de Recursos Humanos y Materiales hará llegar a cada Delegación, las pólizas de los
bienes muebles e inmuebles a su cargo asegurados.
− Las Delegaciones informarán inmediatamente a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales, sobre cualquier robo o siniestro ocurrido en perjuicio de los bienes patrimoniales de la Entidad
bajo su responsabilidad, y presentarán la documentación que el
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2.2
Recursos Materiales y Servicios Generales
caso amerite, sin excluir la responsabilidad de presentar un informe mensual sí hubo o nó siniestro.
− Cada Delegación será responsable de la baja que por siniestro afecte el patrimonio de la Entidad. Se
informará de éllo, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
− Las Delegaciones serán las encargadas de levantar el Acta ante el Ministerio Público, por el robo de
efectivo, valores y/o equipo, no debiendo tomar iniciativa alguna, hasta que las autoridades
correspondientes y el representante de la Aseguradora, efectúen la inspección. Si por causas de fuerza
mayor se tuvieran que alterar de alguna forma las condiciones derivadas del hecho, se deberán tomar las
fotografías necesarias.
La Delegación afectada también será responsable de participar en las
actuaciones, recabar copia del acta respectiva y formular su propia acta administrativa. Cuando se trate
de documentos negociables, se actuará de inmediato, solicitando la cancelación de los citados
documentos.
− La Dirección General de Recursos Humanos y Materiales será el único conducto por el que se canalicen
todos los pagos por reclamaciones de siniestros, pérdida total o robo a las unidades administrativas,
ingresando a la Tesorería de la Entidad, el cheque correspondiente; la Delegación afectada solicitará, en
su caso, una ampliación líquida a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto a fin
de reponer el bien siniestrado.
− Las Delegaciones se abstendrán de contratar en forma directa, cualquier tipo de seguros para bienes
patrimoniales, que sean propiedad de esta Procuraduría.
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Recursos Materiales y Servicios Generales
− La Dirección General de Recursos Humanos y Materiales hará llegar a cada Delegación, la póliza de los
bienes patrimoniales que se encuentren asegurados.
2.2.7
Almacenes e Inventarios
− La función de almacenamiento, suministro y control de bienes muebles es responsabilidad del Encargado
Administrativo.
− El almacén delegacional deberá funcionar conforme a las normas y manuales administrativos que para su
guía, se emitan tanto interna como externamente.
− El Encargado Administrativo verificará que los bienes recibidos cumplan con las características
establecidas en el pedido.
− El Encargado Administrativo realizará en forma semestral el inventario físico de bienes muebles bajo su
resguardo, de conformidad con el procedimiento, formatos y criterios que en su oportunidad, señale el
Departamento de Almacenes e Inventarios.
− El Encargado Administrativo deberá elaborar en forma anual, el diagnóstico físico y administrativo de
bienes muebles; con base en este diagnóstico, emprenderá las acciones necesarias para su
mejoramiento.
− El Encargado Administrativo establecerá los horarios de entrega y recepción de bienes conforme a las
necesidades de operación, al régimen de seguridad y a las disposiciones administrativas establecidas.
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2.2
Recursos Materiales y Servicios Generales
− Se deberá mantener actualizado el registro y control de bienes, y tener en orden y disponibilidad los
documentos que acrediten su propiedad.
− El Departamento de Almacenes e Inventarios, previa solicitud de la Delegación, será el encargado de
asignar el número de inventario a los bienes que se adquieran con recursos fiscales y con recursos
provenientes del Gobierno Estatal o Municipal. En ambos casos, el Encargado Administrativo elaborará los
resguardos necesarios e informará al Departamento citado sobre la existencia de estos bienes.
− El Encargado Administrativo vigilará que todos los bienes muebles de la Delegación tengan el número de
inventario colocado en lugar visible.
− Para traspasar mobiliario y equipo de una Delegación a otra, se deberá solicitar la autorización de la
Dirección General de Recursos Humanos y Materiales. De no observarse esta norma, en los casos de
robo o extravío se aplicarán las responsabilidades que al caso procedan.
− En los casos de baja por robo, extravío o destrucción accidental de bienes muebles, se actuará
ajustándose a la normatividad aplicable, y se elaborará el expediente de baja definitiva que deberá
conservarse hasta su total desahogo por las instancias administrativas y/o jurídicas correspondientes.
− Es responsabilidad del usuario el buen uso y manejo del mobiliario y equipo que las autoridades
delegacionales le entreguen para el desempeño de sus funciones. Los casos de robo, extravío o
destrucción, deberán reportarse inmediatamente al Departamento de Almacenes e Inventarios. Si las
causas del hecho fueren imputables a algún servidor
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público, éste se obligará a reponer el bien afectado con otro de características similares, nuevo o usado
con factura, o a cubrir en efectivo el costo del bien a precios actuales.
− La Delegación que haya dado de baja un bien por inutilidad o inaplicación en el servicio y desee
reaprovechar algunas de sus partes, las deberá de registrar en su padrón inventarial.
− Se deberá revisar, cuando menos cada seis meses, el estado físico y/o cualidades técnicas de los bienes
muebles en uso, desincorporando del inventario todos aquéllos no reaprovechables, para asignarles el
destino final que ameriten, previo conocimiento del Comité de Enajenación de Bienes instrumentales.
− El destino final que se dé a los bienes, es responsabilidad directa de la Delegación.
− Para apoyar eficientemente las funciones de PROFECO y mantener la calidad original de los bienes,
semestralmente se revisarán los índices de consumo y la rotación de bienes para redefinir los niveles
máximos y mínimos de existencias, así como los puntos de reorden del almacén delegacional.
− La depuración de bienes de consumo de lenta o nula rotación, se realizará anualmente con la finalidad de
aprovechar racionalmente el espacio físico y tener las condiciones para conservar en buen estado los
bienes almacenados.
− Todas las entradas y salidas de bienes del almacén serán objeto de registro y control, de acuerdo a los
procedimientos y formatos autorizados.
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Recursos Materiales y Servicios Generales
− La Delegación enviará a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales una copia del
inventario actualizado, dentro de los diez días hábiles posteriores a su terminación, acompañada del acta
que con tal motivo se levante.
2.2.8
Permuta o Dación en Pago de Bienes Muebles
− La permuta o dación en pago requerirá la autorización previa del Coordinador General de Administración.
− La permuta o dación en pago de bienes muebles, deberá realizarse previo valor mínimo que determine la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público o, en su caso, del que determine el avalúo que practiquen las
Instituciones Bancarias y de Crédito o terceros capacitados legalmente para ello.
− El expediente para tramitar la autorización de la permuta o dación en pago deberá contener la siguiente
documentación:
Solicitud de permuta o dación en pago
Dictamen técnico
Dictamen valuatorio
Tarjeta de control
Tarjeta de resguardo de activo fijo
Fotocopia del comprobante que acredite la propiedad del bien.
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Recursos Materiales y Servicios Generales
− El contrato que se celebre para formalizar la permuta o dación en pago deberá elaborarlo la Delegación y
autorizarlo el Coordinador General de Administración.
2.2.9
Donación de Bienes Muebles
− Las donaciones que pretendan realizar las Delegaciones deberán ser autorizadas previamente por el C.
Procurador.
− La donación de bienes muebles instrumentales deberá realizarse previo valor mínimo que determine la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público o, en su caso, del que se determine mediante avalúo que
practicarán las Instituciones Bancarias y de Crédito o terceros capacitados legalmente para ello.
− En caso de que el monto de los bienes a donar por la Delegación sea mayor a los diez mil días de salario
mínimo general vigente en el Distrito Federal, deberá solicitarse autorización a la Secretaría de Hacienda y
Crédito Público para realizar la operación.
− El contrato mediante el cual la Delegación formalice la donación, será elaborado por el Área Jurídica y
autorizado por el C. Procurador.
− Toda la documentación que se genere con motivo de la donación deberá integrarse al expediente que del
bien mueble exista en la Delegación.
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Recursos Materiales y Servicios Generales
− Una copia completa del expediente se remitirá a la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales,
dentro del mes natural siguiente a la conclusión del proceso de donación.
− Las donaciones podrán beneficiar a instituciones públicas federales, estatales o municipales,
organizaciones civiles o a particulares.
2 . 2 . 1 0 Enajenación de Bienes Muebles
− La enajenación de bienes muebles no podrá pactarse por debajo del valor mínimo que determine la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público o, en su caso, del que se defina mediante avalúo practicado por
Instituciones Bancarias y de Crédito o terceros capacitados legalmente para ello.
− La enajenación de desechos de bienes muebles no podrá pactarse por debajo del valor mínimo
establecido en la “Lista de Precios Mínimos de Avalúos de Desechos de Bienes Muebles de Consumo de
las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal”, que publica la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público en el Diario Oficial de la Federación y que se encuentre vigente.
− La enajenación de bienes muebles por invitación restringida a cuando menos tres concursantes, se
realizará cuando el monto de los bienes no exceda del equivalente a quinientos días de salario mínimo
general vigente en la localidad, siguiéndose estrictamente el procedimiento que marca la normatividad en
la materia.
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Recursos Materiales y Servicios Generales
− Cuando el monto de los bienes a enajenar exceda los quinientos días de salario mínimo, se deberá
celebrar licitación pública. La convocatoria deberá contener los siguientes datos:
Nombre de la Delegación.
Descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes muebles que sean objeto de licitación.
Precio mínimo de venta.
Lugar, fecha y hora de celebración del acto de apertura de ofertas.
Lugar, fecha y horario en que los interesados podrán obtener las bases y especificaciones de la
licitación, y ver los bienes.
Lugar, fecha y horario en que los interesados podrán entregar su documentación o inscribirse en la
licitación pública.
Monto de la garantía que deberán otorgar los concursantes.
Plazo máximo en que deberá ser retirado el bien o bienes muebles, por la persona (s) a quien (es) se
le (s) hubiera adjudicado.
− La convocatoria pública para la enajenación de bienes deberá difundirse en uno de los diarios locales de
mayor circulación, en un plazo máximo de veinte días hábiles a partir de la fecha de expedición del avalúo.
− Los interesados en participar en la licitación deberán entregar:
Documentación que acredite su personalidad jurídica.
Bases para la enajenación de bienes muebles debidamente firmadas de conformidad por el
interesado.
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2.2
Recursos Materiales y Servicios Generales
Depósito que garantice su oferta.
Cédula de ofertas (en sobre cerrado con la postura correspondiente).
Programas de trabajo, empleo y producción.
Documentación adicional solicitada en la convocatoria.
− El depósito que garantice la oferta se realizará mediante cheque certificado o de caja expedido por
Institución Bancaria y de Crédito, cuyo importe será del 10% del valor de los bienes muebles a enajenar.
− El cheque de garantía se expedirá a favor de la Procuraduría Federal del Consumidor y deberá ser
entregado al Encargado Administrativo, quien elaborará y entregará el recibo correspondiente.
− El fallo de licitación se hará saber a los interesados en acto público en un plazo no mayor de 10 días
naturales, contados a partir de la fecha de celebración del acto de apertura de ofertas.
− Se deberá levantar acta administrativa como constancia de los actos de apertura de ofertas y de fallo,
conforme a los procedimientos establecidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, misma que
será firmada por las personas que comparezcan al acto.
− Se integrará un expediente del adjudicatario que contendrá toda la documentación que se genere en el
proceso de enajenación, con la finalidad de dejar constancia de las operaciones efectuadas.
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Recursos Materiales y Servicios Generales
− Los recursos que se obtengan por la enajenación de bienes propiedad de la PROFECO, deberán
depositarse en la cuenta bancaria de la Delegación, efectuando los registros presupuestales y contables
que se requieran, e informando oportunamente a las Direcciones Generales de Recursos Humanos y
Materiales y de Programación, Organización y Presupuesto.
− Una copia del expediente completo de la enajenación, se hará llegar a la Dirección General de Recursos
Humanos y Materiales dentro de los quince días naturales siguientes a la terminación del procedimiento.
2 . 2 . 1 1 Baja de Bienes Muebles
− Cuando por el tipo y características del bien mueble susceptible de causar baja no sea posible que la
Delegación lleve a cabo el diagnóstico de su estado físico, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales estará facultada para realizarlo o solicitar el apoyo externo necesario.
− Los Delegados no podrán dar de baja unilateralmente los bienes muebles que por su estado físico o
cualidades técnicas no resulten útiles al servicio. En todos los casos, se requerirá la autorización de la
Dirección General de Recursos Humanos y Materiales y el dictamen técnico respectivo.
− La autorización de baja y destino final para bienes muebles se solicitará a la Dirección General de
Recursos Humanos y Materiales, mediante oficio que lleve anexa el acta
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Recursos Materiales y Servicios Generales
administrativa, la relación de bienes en el formato de SECODAM, el dictamen técnico de cada bien o
familia de bienes y las fotografias necesarias.
− Los bienes muebles que se den de baja deberán concentrarse en el Almacén de la Delegación en tanto se
les da destino final, requisitando los formatos necesarios.
− Las Delegaciones deberán remitir a la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales y a la
Contraloría Interna, dentro de los diez días hábiles posteriores a la baja, el expediente con la
documentación que acredite el destino final del bien.
− Ningún bien del activo susceptible de reparación deberá ser dado de baja, sino que a través de los
mecanismos establecidos se concentrará con el Almacén de la Delegación para proceder a su
reaprovechamiento.
2 . 2 . 1 2 Uso de Vehículos y Consumo de Combustible
− Por cada vehículo propiedad de PROFECO, en la Delegación existirá un expediente integrado cuando
menos por una copia de: Factura, Tarjeta de Circulación, Póliza de Seguro y Resguardo; así como
originales de: Recibos de Pago de Tenencia, en su caso Comprobante de Verificación, Bitácora de
Mantenimiento y Facturas de los servicios efectuados.
− El Encargado Administrativo es el responsable de actualizar el Padrón Vehicular cada vez que se dé un
movimiento de alta o baja, remitiéndose a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales una
copia del mismo.
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Recursos Materiales y Servicios Generales
− Todos los vehículos de la Delegación deberán estar resguardados, asegurados y contar con la
documentación necesaria para circular y la herramienta básica necesaria.
− Únicamente se asignarán vehículos automotores a los servidores públicos considerados en el acuerdo
emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, publicado en el Diario Oficial de la Federación del
10 de agosto de 1993.
− El Delegado, sobre la base del inventario de los vehículos automotores a su cargo, será quien autorice el
uso de vehículos para el desempeño de las actividades sustantivas, servicios generales y de apoyo
administrativo, en apego al acuerdo citado en el punto anterior.
− Las Delegaciones serán responsables de cumplir con las disposiciones fiscales y ambientales que ordenen
las autoridades locales.
− La Delegación podrá celebrar contratos anuales para la dotación de gasolina a los vehículos oficiales,
tomando en cuenta su presupuesto autorizado. Los contratos se fincarán a las empresas que ofrezcan
mejor servicio y que cuenten con un mayor número de gasolineras cercanas al centro de trabajo.
− A cada vehículo oficial corresponderá una dotación mensual de combustible, acorde con las actividades de
distribución y Presupuesto Autorizado.
− El Encargado Administrativo deberá implantar mecanismos de regulación que permitan reducir el consumo
de combustible y lubricantes, a fin de dar cumplimiento a las acciones emprendidas por la Comisión
Nacional para el Ahorro de Energía. Asimismo, implantará
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Recursos Materiales y Servicios Generales
una bitácora de operación mediante la cual puedan ser suministrados y racionalizados los combustibles y
lubricantes.
− La Delegación integrará semestralmente un informe sobre el costo total correspondiente a los consumos
de combustibles y lubricantes de cada una de las unidades del parque vehicular, así como del kilometraje
recorrido por éstas. Dicho informe deberá enviarse a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales dentro de los 15 días hábiles posteriores a la terminación del periodo.
− Todo vehículo oficial de servicio deberá estar identificado con el logotipo de la PROFECO. No deberán
utilizarse siglas o emblemas distintos al logotipo oficial; además, se asignará a todos los vehículos un
número económico para facilitar su identificación, independientemente del número de inventario que
tengan.
− En cumplimiento al Artículo 4, Capítulo II de la Ley sobre el Escudo, la Bandera e Himno Nacional, en
ningún caso los vehículos oficiales podrán portar el Escudo Nacional.
− No se deberán hacer transferencias temporales o permanentes de vehículos terrestres a título de comisión
o de cualquier otro carácter, sin la autorización de la Dirección General de Recursos Humanos y
Materiales.
− El servidor público al que se le asigne un vehículo, será directamente responsable de su uso y deberá
destinarlo exclusivamente a la ejecución de funciones oficiales. Por ningún motivo podrá hacer uso del
vehículo para otros fines, por lo que éste deberá permanecer en las instalaciones de la Delegación al
término de las labores.
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Recursos Materiales y Servicios Generales
− En el supuesto de que algún vehículo, con motivo de la función encomendada, se deba operar en horas y
días no laborables, lo hará bajo la responsabilidad exclusiva del servidor público que lo tiene a su cargo.
− Todas las multas, derechos y recargos resultantes de violaciones al Reglamento de Tránsito Local, serán
pagadas por el resguardatario del vehículo, mediante la expedición de cheque certificado o de caja que se
depositará en la cuenta bancaria de la Delegación, dándose aviso a las Direcciones Generales de
Recursos Humanos y Materiales y de Programación, Organización y Presupuesto.
− Para optimizar el aprovechamiento de los vehículos se establecerá la debida coordinación y rutas, de tal
forma que sea posible con una misma unidad atender varios servicios. El servicio de transportación de
personal se proporcionará exclusivamente para asuntos oficiales.
− Los vehículos de servicio general serán revisados diariamente para verificar las condiciones de operación
de sus distintos sistemas.
− Toda irregularidad durante el desempeño de una comisión como:
robo, descompostura, depósito en
corralón, retraso, etc., deberá ser reportada inmediatamente al Encargado Administrativo para que se
tomen las medidas necesarias.
− El Encargado Administrativo deberá cuidar que el velocímetro y el odómetro de las unidades automotrices
funcionen perfectamente, a fin de controlar adecuadamente los consumos de combustibles y lubricantes.
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Recursos Materiales y Servicios Generales
− Para los servicios especiales que se soliciten, se entregará al operador del vehículo la dotación de
combustible considerando el itinerario a cubrir, así como la distancia que se estima recorrerá para cumplir
con la comisión. Para ello, será necesaria una tabla de dotación de combustible que indique por tipo de
vehículo y por kilometraje a recorrer, la cantidad de combustible que se debe proporcionar.
− El Encargado Administrativo deberá integrar estadísticas por periodo, por unidad administrativa, por tipo de
vehículo, etc., con la finalidad de conocer los consumos de combustible y calcular las necesidades en
periodos subsecuentes. Cada seis meses se remitirá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales, copia de estas estadísticas.
2 . 2 . 1 3 Mantenimiento de Unidades de Servicio
− El Encargado Administrativo integrará y aplicará estrictamente un programa anual de mantenimiento para
los vehículos de la Delegación, con base en las especificaciones del manual del fabricante y tomando en
consideración el uso para el que han sido asignados.
− Todos los servicios que se realicen a los vehículos se registrarán en una bitácora, con el fin de conocer el
comportamiento de la unidad y las reparaciones que se le han efectuado.
integrarse al expediente del vehículo.
Dicha bitácora deberá
− Con la finalidad de alargar la vida útil de las unidades, el Encargado Administrativo entregará
oportunamente a los resguardantes, un carnet estableciendo las fechas en que el vehículo debe recibir
mantenimiento preventivo.
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− Los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo se gestionarán y realizarán por conducto del
Encargado Administrativo. Bajo ninguna circunstancia los resguardantes podrán presentar directamente
los vehículos con motivo de tales servicios.
− Para los trabajos de mantenimiento correctivo y trabajos de hojalatería y pintura que rebasen los montos
establecidos para adjudicación directa, se deberá solicitar a cuando menos tres proveedores que
presenten cotizaciones en sobres cerrados, mismos que se remitirán junto con la documentación legal de
las empresas, a la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales para la selección de la oferta
más conveniente para PROFECO; ésto, con la intervención de la Contraloría Interna y el Area Jurídica de
la Institución.
− Cuando el costo de la reparación rebase el 50% del correspondiente al de reposición del vehículo, la
Dirección General de Recursos Humanos y Materiales ponderará su baja y destino final.
− Las Delegaciones no podrán contraer ningún compromiso con los proveedores, hasta que la Dirección
General de Recursos Humanos y Materiales les comunique el nombre del proveedor ganador y la
Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto haga lo propio con la radicación del
recurso correspondiente.
− El Encargado Administrativo verificará antes de retirar del taller la unidad objeto de mantenimiento
preventivo o correctivo, que se hayan realizado los trabajos ordenados, su calidad y las condiciones en que
se devuelve. La entrega a completa satisfacción es requisito indispensable para generar la orden de pago
respectiva.
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− Cuando el proveedor del servicio deba adquirir refacciones o partes para efectuar el mantenimiento
preventivo y correctivo, el Encargado Administrativo solicitará una copia de las notas que amparan las
adquisiciones y la devolución de las refacciones o partes que fueron sustituidas.
− Cuando por sus condiciones un vehículo requiera constantemente servicios de mantenimiento correctivo y
su operación resulte incosteable, con base en la bitácora previamente formulada se solicitará su baja y
destino final.
− Cuando el desperfecto esté motivado por mal uso de la unidad, irresponsabilidad o negligencia del
resguardante, se levantará un acta administrativa en la cual se consignará el incidente, procediéndose a
fincar las responsabilidades a que haya lugar.
− El Encargado Administrativo vigilará conjuntamente con el resguardante el comportamiento de la unidad
reparada durante la vigencia de la garantía, con el fin de hacerla efectiva en caso necesario.
− Los siniestros deberán reportarse de manera inmediata tanto a la Compañía de Seguros como al
Departamento de Control Vehicular de la PROFECO, para la realización de las gestiones conducentes.
− A partir de 1997 y mientras no medie disposición en contrario, el pago por concepto de deducible en caso
de siniestro o robo, así como el costo de las reparaciones por desperfectos atribuibles a descuidos o
negligencia del usuario, será cubierto íntegramente por éste.
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− En los casos de siniestros dictaminados como pérdida total y robo de vehículo, las Delegaciones deberán
remitir, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicio Generales, los documentos siguientes para
tramitar la recuperación correspondiente:
Reporte a la Compañía se Seguros.
Acta Administrativa.
Acta levantada ante Agente del Ministerio Público con ampliación de declaraciones, si es el caso, y con
la acreditación de la propiedad.
Acta levantada ante las Oficinas de la Policía Federal de Caminos.
2 . 2 . 1 4 Adm i ni s t r aci ó n de D oc um ent o s
− Las Delegaciones son responsables de la estructura, organización y conservación de sus archivos.
− La documentación archivada deberá estar ordenada y clasificada debidamente.
− Las Delegaciones observarán lo dispuesto en relación a las transferencias y a la conservación de la
Memoria Histórico-Documental de la Entidad.
− Las Delegaciones deberán observar un calendario de caducidad de documentos, y todos los archivos
deberán estar referenciados e indicar su contenido para facilitar la localización y consulta de la
información.
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2.2
Recursos Materiales y Servicios Generales
− Toda la información que el consultante obtenga de expedientes prestados, deberá considerarse
confidencial y se le dará el uso adecuado que permita resguardar los intereses de la Institución.
− El préstamo de documentos contables en los casos de auditoría, se realizará mediante solicitud por escrito
que anuncie el inicio de la misma.
− Los archivos de la Delegación se consideran como bienes muebles; por lo tanto, una vez autorizada una
baja documental, se deberá efectuar la enajenación, destrucción, etc., conforme a las disposiciones y
procedimientos emitidos por las dependencias normativas.
− Toda depuración de archivos para baja definitiva, deberá ser realizada en los términos marcados por el
Archivo General de la Nación y dependencias normadoras y/o controladoras, vigilando asimismo, la
prescripción jurídica de los documentos de conformidad con los ordenamientos legales vigentes. La
información contable y financiera se dará de baja en los términos del Acuerdo Presidencial publicado
en el Diario Oficial de la Federación, el 12 de noviembre de 1982.
− La Delegación deberá contar con una relación actualizada de documentos y expedientes en custodia.
Semestralmente se deberá remitir a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, una copia
de esta relación.
− La autorización para dar de baja documentos se deberá solicitar por escrito al Departamento de
Administración de Documentos, anexando una relación de aquélla documentación que se pretenda dar de
baja.
Coordinación General de Administración
Dir. Gral. de Prog., Org. y Ppto.
Dirección de Programación y Organización
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Depto. de Org./EncAdmDel-Nov99.Doc