Procedimiento de protección de datos

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EXSIS SOFTWARE & SOLUCIONES S.A.S.
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PROCEDIMIENTO DE PROTECCION DE DATOS
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PROCEDIMIENTO DE PROTECCION DE DATOS
1.
ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES
EXSIS cuenta medidas técnicas y administrativas adecuadas y suficientes que permitan el cuidado y
conservación de los datos personales de los titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento. De igual forma, la implementación estas medidas, permitirá la
conservación de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para el tratamiento de los
mismos.
EXSIS posee todos los mecanismos para guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de
usar la información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el titular.
2.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS
a)
Tratamiento de Datos Personales de los Clientes de EXSIS
EXSIS tratará los datos de sus clientes como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre
los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los
derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.
Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de EXSIS o con quienes celebre contratos de
transferencia o transmisión de datos necesarios para el cumplimiento de los contratos; y, Encargados
ubicados dentro y fuera del territorio nacional.
Para el tratamiento de Datos Sensibles y de datos de niños(as) y adolescentes, EXSIS solicitará al Titular su
autorización explícita para ello, indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos.
El tratamiento de los Datos Personales se realizará para:
(i)
Atención de solicitudes,de contratos con EXSIS;
(ii)
Control y prevención del fraude;
(iii)
Oferta de productos o servicios de EXSIS o de terceros vinculados, realización de encuestas y otros
fines comerciales, financieros o publicitarios a través de mensajes de texto, correo electrónico, SMS,
entre otros;
(iv)
De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean
obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el
ingreso o permanencia en las instalaciones de EXSIS;
(v)
Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales;
(vi)
Fines tributarios, incluido el envío de información a autoridades tributarias de otros países, tal como
la de posibles sujetos de tributación en los Estados Unidos al Internal Revenue Service (IRS) y/o a
la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN), en los términos del Foreign
Account Tax Compliance Act (FATCA) o las normas que lo modifiquen y las reglamentaciones
aplicables.
b)
Tratamiento de Datos de Empleados o Candidatos
EXSIS tratará los datos de sus empleados o candidatos para ser empleados como Titulares de Datos
Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación,
transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar,
rectificar y solicitar la supresión de los datos.
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Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de EXSIS o con quienes celebre contratos de
transferencia o transmisión de datos; operadores y prestadores necesarios para el cumplimiento de los
contratos; y, Encargados ubicados dentro y fuera del territorio nacional.
Para el tratamiento de Datos Sensibles y de datos de niños(as) y adolescentes cuyos representantes sean
los empleados o candidatos, EXSIS solicitará al Titular su autorización explícita para ello, indicando al Titular
el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos.
El tratamiento de los Datos Personales se realizará para:
(i)
verificación de información personal, familiar, financiera, crediticia, comercial y laboral
(ii)
Aspectos Laborales y de Seguridad Social y aquellos relacionados con el (los) contratos que celebre
o pretenda celebrar con EXSIS;
(iii)
Control y prevención del fraude;
(iv)
Oferta de productos o servicios de EXSIS o de terceros vinculados, realización de encuestas y otros
fines comerciales o publicitarios, a través de mensajes de texto, correo electrónico, SMS, entre
otros; (v) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos
sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia
para el ingreso o permanencia en las instalaciones de EXSIS;
(v)
Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales;
(vi)
La solicitud, procesamiento, conservación, verificación, consulta, suministro, reporte o actualización
de cualquier información relacionada con el comportamiento financiero, crediticio o comercial a los
operadores de bancos de datos o centrales de información autorizados por la legislación, incluidos
DATACRÉDITO y CIFIN, con fines estadísticos de verificación del riesgo crediticio o de reporte
histórico de comportamiento comercial, en caso que EXSIS otorgue un crédito y por lo tanto el
empleado adquiera la calidad de deudor de ésta;
(vii)
Fines tributarios, incluido el envío de información a autoridades tributarias de otros países, tal como
la de posibles sujetos de tributación en los Estados Unidos al Internal Revenue Service (IRS) y/o a
la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN), en los términos del Foreign
Account Tax Compliance Act (FATCA) o las normas que lo modifiquen y las reglamentaciones
aplicables.
c)
Tratamiento de Datos de Intermediarios
EXSIS tratará los datos de los intermediarios como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones
sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión,
informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de
los datos.
Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de EXSIS o con quienes celebre contratos de
transferencia o transmisión de datos necesarios para el cumplimiento de los contratos; y, Encargados
ubicados dentro y fuera del territorio nacional.
Para el tratamiento de Datos Sensibles y de datos de niños(as) y adolescentes, EXSIS solicitará al Titular su
autorización explícita para ello, indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos.
El tratamiento de los Datos Personales se realizará para:
(i)
Atención de solicitudes y de contratos con EXSIS;
(ii)
Control y prevención del fraude;
(iii)
Oferta de productos o servicios de EXSIS o de terceros vinculados, realización de encuestas y otros
fines comerciales, financieros o publicitarios a través de mensajes de texto, correo electrónico, SMS,
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entre otros;
(iv)
De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean
obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el
ingreso o permanencia en las instalaciones de EXSIS;
(v)
Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales;
(vi)
Fines tributarios, incluido el envío de información a autoridades tributarias de otros países, tal como
la de posibles sujetos de tributación en los Estados Unidos al Internal Revenue Service (IRS) y/o a
la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN), en los términos del Foreign
Account Tax Compliance Act (FATCA) o las normas que lo modifiquen y las reglamentaciones
aplicables.
d)
Tratamiento de Datos de Proveedores
EXSIS incluyendo sus matrices, filiales, subsidiarias, vinculadas o controladas, tratará los datos de sus
clientes como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección,
almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en
especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.
Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de EXSIS o con quienes celebre contratos de
transferencia o transmisión de datos necesarios para el cumplimiento de los contratos; y, Encargados
ubicados dentro y fuera del territorio nacional.
Para el tratamiento de Datos Sensibles y de datos de niños(as) y adolescentes, EXSIS solicitará al Titular su
autorización explícita para ello, indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos.
El tratamiento de los Datos Personales se realizará para:
(i)
Atención de solicitudes, gestión integral de contratos con EXSIS;
(ii)
Control y prevención del fraude;
(iii)
Oferta de productos o servicios de EXSIS o de terceros vinculados, realización de encuestas y otros
fines comerciales, financieros o publicitarios a través de mensajes de texto, correo electrónico, SMS,
entre otros;
(iv)
De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean
obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el
ingreso o permanencia en las instalaciones de EXSIS;
(v)
Conocer su comportamiento comercial y financiero;
(vi)
Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales;
(vii)
Fines tributarios, incluido el envío de información a autoridades tributarias de otros países, tal como
la de posibles sujetos de tributación en los Estados Unidos al Internal Revenue Service (IRS) y/o a
la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN), en los términos del Foreign
Account Tax Compliance Act (FATCA) o las normas que lo modifiquen y las reglamentaciones
aplicables.
3.
USO Y CIRCULACIÓN DE INFORMACIÓN.
e)
TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
Transferencia de datos personales: Para el evento en los cuales terceros ajenos a EXSIS requieran validar,
rectificar o confirmar información correspondiente a los datos personales de los titulares contenidas en las
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bases de datos de la organización, se requerirá para el suministro de la información la autorización previa y
expresa del titular para que opere la transferencia.
EXSIS se abstendrá de usar la información proporcionada por los titulares para fines de comercialización
diferente a actividad económica.
Transmisión de datos personales: EXSIS podrá transmitir información correspondiente a los datos
personales de los titulares en razón de dar estricto cumplimiento a los fines de la actividad económica. Para
lo anterior, en el formato, texto y/o documento correspondiente se incluirá la autorización expresa y previa
del titular.
f)
TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
Para la transferencia internacionales de datos personales de los titulares, EXSIS tomará las medidas
necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendió
que la información personal que reciban, únicamente podrán ser utilizada para asuntos directamente
relacionados con EXSIS y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito
o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el
artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectué EXSIS, no requerirán ser informadas
al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales
de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitida
Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan
establecerse con EXSIS.
g)
TRANFERENCIA EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES
Si existe una venta, una fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos
sustancial, reorganización o liquidación de EXSIS entonces, en nuestra discreción, podemos transferir, vender
o asignar la información recabada en este Sitio a una o más partes relevantes.
4.
SUPRESIÓN, CORRECCIÓN O ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN.
Los titulares podrán en todo momento solicitar a EXSIS la supresión, corrección o actualización de sus datos
personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación
de un reclamo de la siguiente manera:
a)
El reclamo se formulará mediante comunicación dirigida a DAVID OBREGON con la identificación
del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección y acompañado de
los documentos que soporten la solicitud de ser aplicable.
b)
Si el reclamo resultare incompleto, DAVID OBREGON requerirá al titular dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes a la recepción de la solicitud para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el titular presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo.
c)
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo
en trámite” y el motivo del mismo, actividad que deberá realizarse en un término no superior a dos
(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
d)
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.