pago contraprestación convenios docencia servicio

MACROPROCESO GESTIÓN
FINANCIERA
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS FINANCIEROS
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA
SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS DE
EDUCACIÓN CONTINUA
REVISADO POR
APROBADO POR
Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo
Jefe Oficina de Apoyo Financiero
Jefe Oficina de Cuentas por Pagar
Jefe Oficina de Contabilidad
Asistente Dirección Educación Continua
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrector Académico
Director Financiero
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
1. OBJETIVO
Realizar el registro oportuno y efectivo del pago de contraprestaciones en efectivo o
a través de apoyo en inscripción de programas de Educación Continua según los
convenios docencia servicio, suscritos entre la Universidad y las Instituciones, así
como las contraprestaciones derivadas de estos.
2. ALCANCE
Comprende desde la solicitud de autorización de contraprestaciones a través de
pagos de inscripción a programas de Educación Continua por parte de la Institución
hasta la aplicación del apoyo económico y el pago respectivo a la Institución.
3. DEFINICIONES
Relación docencia - servicio: Vínculo funcional que se establece entre
instituciones educativas y otras organizaciones, con el propósito de formar talento
humano en salud o entre instituciones educativas cuando por lo menos una de ellas
disponga de escenarios de práctica en salud. Este vínculo se funda en un proceso de
planificación académica, administrativa e investigativa de largo plazo, concertado
entre las partes de la relación docencia - servicio.1
Pre-liquidación: Cálculo de la contraprestación, basado en las rotaciones o
prácticas programadas en una institución con la que se tiene Convenio Docencia –
Servicio.
Liquidación: Valor a cancelar por Contraprestación, basado en las rotaciones reales
realizadas en una institución con la que se tiene Convenio Docencia – Servicio
aprobado por las dos partes.
1 Decreto 2376 de 1 de julio de 2010 CAPÍTULO I; DISPOSICIONES GENERALES; ARTÍCULO 2.- DEFINICIONES
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
4. CONDICIONES GENERALES

La contraprestación establecida dentro de los convenios marco de docenciaservicio que suscribe la Universidad con las diferentes instituciones, es la
siguiente, no obstante esta podrá considerar excepciones que se pacten al
momento de la firma del convenio:

CONTRAPRESTACIÓN. LA UNIVERSIDAD otorgará a LA INSTITUCIÓN como
contraprestación, un valor equivalente al 15% de la matrícula semestral,
proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de los programas de salud
de pregrado que roten en LA INSTITUCIÓN; un valor equivalente al 20% de la
matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de
pregrado de Medicina que realicen el internado en zona rural un valor
equivalente al 20% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación
por cada estudiante de pregrado de Odontología, que realice la práctica de
ruralito; Para el caso de los estudiantes de los programas de salud de posgrado
que roten en LA INSTITUCIÓN , acompañados por docentes de LA UNIVERSIDAD,
se les otorgará un valor equivalente al 20% de la matrícula semestral,
proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante; y un valor equivalente al
30% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada
estudiante de los programas de salud de posgrado que roten en LA
INSTITUCIÓN. Este valor podrá ser reconocido en efectivo, para lo cual LA
INSTITUCIÓN deberá presentar la factura correspondiente al final de cada
periodo académico o a más tardar el 15 de marzo del año inmediatamente
siguiente, o a través de capacitación de su personal mediante actividades de
educación continua y apoyo en la matrícula de posgrado, de acuerdo con las
necesidades que fije la Gerencia de LA INSTITUCIÓN y con las posibilidades de
LA UNIVERSIDAD y para el efecto se compromete a suministrar a LA
INSTITUCIÓN la información de los cursos en forma oportuna. En este caso, los
cupos de educación continua y/o posgrados deberán ser utilizados en el mismo
periodo académico en que se causa dicha contraprestación. En cumplimiento de
este acuerdo, si los rubros contemplados en la contraprestación son pagados en
apoyo en el pago de la matricula en cupos de educación continua y/o posgrados,
LA UNIVERSIDAD asignará con factura a nombre de la INSTITUCIÓN, un apoyo
hasta del 80% en el valor de la matrícula de un curso corto de educación
continua ó hasta del 50% en el valor de la matrícula de un diplomado, y hasta un
valor de 40% de apoyo la matrícula de posgrado a los funcionarios que designe
LA INSTITUCIÓN y que cumplan con los requisitos de admisión exigidos por LA
UNIVERSIDAD. Los rubros contemplados en la contraprestación, ya sea pagados
en efectivo o en apoyo a pago de matriculas en cupos de educación continua y/o
postgrados, en ningún caso podrán ser acumulados ni serán asignados con
retroactividad. PARÁGRAFO: Para el caso de estudiantes de pregrado de
programas de la salud que desarrollen actividades de Promoción y Prevención, no
habrá lugar a contraprestación alguna”
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
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DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
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
Las Instituciones (hospitales, IPS, entre otras) que tienen convenio DocenciaServicio con la PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA deben emitir las facturas
por el valor total de las contraprestaciones por cada Facultad, confirmadas en
los procesos de revisión de rotaciones realizado por las unidades académicas y
en la liquidación.

Las facturas se reciben en la Asistencia para Asuntos Curriculares de la
Vicerrectoría Académica.

Los documentos que deberán ser radicados en la Oficina de Apoyo Financiero
para la aplicación del convenio a los participantes beneficiarios son:
1.
Comunicación escrita emitida por la Vicerrectoría Académica informando a
la Institución el porcentaje de apoyo autorizado que le aplique en el
marco del convenio docencia servicio.
2.
Formato Solicitud Facturación a Clientes FI-P12-F04 (dos copias)

La información suministrada en el Formato Solicitud Facturación a clientes
deberá ser igual a la registrada en la carta de autorización emitida por la
Vicerrectoría Académica, en caso contrario, deberá ser ajustada y enviada
nuevamente desde Educación Continua.

Previo a la solicitud de generación de factura ante la Oficina de Apoyo Financiero,
Educación Continua deberá verificar la existencia del tercero, de acuerdo con lo
establecido en el Procedimiento Facturación a Clientes (FI-P12-PR03).

En la Oficina de Cuentas por Pagar, las Secretarías de la Facultad
correspondiente, deberá radicar los siguientes documentos, luego de realizar la
solicitud de pedido:

i.
La Factura emitida por la institución, en la cual la fecha debe corresponder
al mismo mes en que se radica en la Oficina de Cuentas a Pagar, de
acuerdo con las fechas de cierre de facturación.
ii.
Carta de solicitud de contraprestación de apoyo en inscripciones a
programas de Educación Continua emitida por la institución donde solicite
descontar de la factura de pago de la contraprestación, el detalle de los
valores de contraprestación a través de inscripciones a programas de
educación continua asumidos por esa institución, incluyendo la información
que ya se ha notificado de la Oficina de Apoyo Financiero.
Una vez radicada la Factura en la Oficina de Cuentas por Pagar y generado el ID
de comprobante derivado de la causación de la misma, dicha oficina deberá
enviar mediante correo electrónico a la Coordinación de Cartera Institucional en
la Oficina de Apoyo Financiero, la siguiente información:
i.
No. de la Factura generada a nombre de la institución
ii.
ID del comprobante
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DE EDUCACIÓN CONTINUA
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VERSIÓN: 1
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Las facturas generadas desde la Oficina de Cartera Institucional, serán generadas
con fecha de vencimiento diciembre del año en curso.

Educación Continua deberá notificar de forma inmediata al Analista de Gestión de
Información de la Asistencia de Asuntos Curriculares, de la Vicerrectoría
Académica, la no inscripción del participante en los programas, entre otras por
las siguientes causas:
i.
Por incumplimiento del participante en la totalidad de los requisitos
contemplados para la inscripción del programa de Educación Continua.
ii.
Por el NO pago del porcentaje asignado para ser cubierto por el
participante.
iii.
Por el retiro del participante del programa de Educación Continua.
iv.
Por la cancelación del programa, dado los diferentes aspectos técnicos y
logísticos al interior del Centro de Educación Continua para decidir no
continuar con el mismo.
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS DE EDUCACIÓN CONTINUA
RESPONSABLES
No.
DESCRIPCIÓN
1.
Recibe las solicitudes de contraprestación en
apoyo a inscripciones de programas de
educación continua según carta de solicitud
de contraprestación de apoyo enviado por las
instituciones con quienes se tiene convenio
docencia-servicio.
2.
–
Analiza
la
solicitud
presentada
determinar la viabilidad de la misma.
para
UNIDAD
CARGO
Vicerrectoría
Académica
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Vicerrectoría
Académica
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Vicerrectoría
Académica
Asistente
Aseguramiento
de la Calidad y
Currículo /
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Emite concepto sobre la solicitud presentada.

Si no acepta la solicitud presentada.
Elabora una comunicación firmada por
el Vicerrector Académico la cual se
envía al Representante legal o al
Director de Educación de la institución,
con copia al Programa o Subcentro de
Educación Continua.
3.
En
este
momento
procedimiento.

finaliza
el
Si acepta la solicitud presentada.
Envía carta de aceptación firmada por el
Vicerrector Académico dirigida a la
institución, con copia al Programa o
Subcentro de Educación Continua.
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PAGO CONTRAPRESTACIÓN
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No.
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RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
UNIDAD
CARGO
Educación
Continua
Cargo
responsable
Verifica el pago de la inscripción:

Si el participante no ha realizado el
pago de la inscripción.
Diligencia el Formato Solicitud de
Facturación a Clientes (FI-P12F04).
Ver
Procedimiento
Facturación
Clientes (FI-P12-PR03).
4.
a
Remítase a la actividad 7

Si el participante excepcionalmente
realizó el pago de la inscripción.
Solicita la creación del participante
como proveedor utilizando el Formato
Registro de proveedores y otros
terceros (BS-P10-F01)
Remítase a la actividad 5.
5.
Confirma la creación del participante como
proveedor en la base de datos.
Educación
Continua
Cargo
responsable
6.
Diligencia el Formato Solicitud registro
comprobante directo (FI-P13-F04).
Educación
Continua
Cargo
responsable
7.
Entrega el formato de solicitud de facturación
y la solicitud de voucher directo (para el caso
en que el participante ya haya realizado el
pago de la inscripción) en la Oficina de
Apoyo Financiero.
Participante
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PAGO CONTRAPRESTACIÓN
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DE EDUCACIÓN CONTINUA
No.
DESCRIPCIÓN
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Oficina de Apoyo
Financiero
Auxiliar de Apoyo
Financiero Corto
Plazo
Genera la Factura a la institución en módulo
de Cuentas por Cobrar y el registro de la
cuenta
puente
para
el
reintegro
al
participante.
Oficina de Apoyo
Financiero
Coordinador de
Cartera
Institucional
Remite la solicitud de generación de voucher
10. directo a la Oficina de Cuentas por Pagar
anexando copia de la Factura generada.
Oficina de Apoyo
Financiero
Coordinador de
Cartera
Institucional
Oficina de
Cuentas por
Pagar
Analista de
Cuentas por
Pagar
Genera el pre-recibo para ser cancelado por
el participante.
Oficina de Apoyo
Financiero
Auxiliar de Apoyo
Financiero Corto
Plazo
Entrega al participante copia firmada del
Formato de Solicitud de Facturación a
13.
Cliente (FI-P12-F04) y el Pre-Recibo para
ser pagado por el participante.
Oficina de Apoyo
Financiero
Auxiliar de Apoyo
Financiero Corto
Plazo
Recibe los documentos entregados por el
participante.

Si el participante no ha realizado el pago.
Aplica el convenio en la cuenta del
participante en el módulo de Finanzas
Estudiantiles.
Remítase a la actividad 12
8.

Si el participante excepcionalmente ya
realizó el
pago completo de su
inscripción.
Recibe del participante la solicitud de
facturación a clientes, la copia del prerecibo pagado y la solicitud de voucher
directo.
Remítase a la actividad 9
9.
Genera el voucher directo al participante
para realizar la devolución respectiva.
11. Ver Procedimiento Egresos – generación de
pagos (FI-P13-PR20).
Remítase a la actividad 16.
12.
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PAGO CONTRAPRESTACIÓN
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EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
No.
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
Remite los documentos entregados por el
14. participante al Coordinador de Cartera
Institucional.
UNIDAD
CARGO
Oficina de Apoyo
Financiero
Auxiliar de Apoyo
Financiero Corto
Plazo
15. Realiza el pago del pre-recibo.
Participante
Entrega la copia del formato firmado por la
16. Oficina de Apoyo Financiero en el Programa o
Subcentro de Educación Continua.
Participante
Confirma al Analista de Gestión de
información en la Vicerrectoría Académica
17. mediante correo electrónico si el participante
efectuó o no el pago del porcentaje
correspondiente.
Educación
Continua

CÓDIGO: FI-P13-PR34
Cargo
Responsable
Si el participante realizó el pago o acordó
un plan de pagos del porcentaje
correspondiente.
Remítase a la actividad 19.

18.
Si el participante no realizó el pago o
acuerdo de financiación con Educación
Continua del porcentaje correspondiente.
Vicerrectoría
Académica
Solicita a la Coordinación de Cartera
Institucional
la
suspensión
de
la
generación de la Factura a la institución.
En
este
momento
procedimiento.
finaliza
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
el
Genera la factura en el módulo de Cuentas
por cobrar a nombre de la Institución.
Oficina de Apoyo
Financiero
Coordinador de
Cartera
Institucional
Envía mediante correo electrónico en PDF la
Factura a la Vicerrectoría Académica, con
20.
copia a Educación Continua y en físico a la
Institución correspondiente.
Oficina de Apoyo
Financiero
Coordinador de
Cartera
Institucional
19.
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PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
No.
21.
UNIDAD
Consolida las solicitudes de contraprestación
para ser incluidas en la liquidación.
Realiza las liquidaciones
convenio suscrito.
derivadas
del
Vicerrectoría
Académica
Vicerrectoría
Académica
Vicerrectoría
Académica
Recibe las facturas por concepto de
contraprestación de servicios enviadas por
24.
las Instituciones con las que se tiene
convenio Docencia Servicio.
Vicerrectoría
Académica
Verifica el valor referenciado en la factura
contra las liquidaciones realizadas.
Vicerrectoría
Académica
25.
Elabora carta de autorización de pago a cada
Facultad incluyendo la contraprestación
generada,
firmada
por
el
Vicerrector
26.
Académico,
anexando
la
factura
correspondiente
con
el
visto
bueno
respectivo.
27.
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
Revisa las rotaciones realizadas por las
Unidades Académicas y consolida el valor
22. total junto con las contraprestaciones
otorgadas a través de apoyos en Educación
Continua.
23.
CÓDIGO: FI-P13-PR34
Realiza la solicitud de pedido por el valor
total de la Factura generada por la
Institución.
CARGO
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Vicerrectoría
Académica
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Facultades
Cargo
Responsable
Facultades
Cargo
Responsable
Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BSP20-G06).
Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la
Factura,
indicando
sobre
éstas
las
28. contraprestaciones
generadas
(Facturas
enviadas por la Oficina de Apoyo Financiero)
para ser aplicadas en el sistema.
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PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
No.
DESCRIPCIÓN
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Genera el ID del comprobante derivado de la
causación de la factura.
Oficina de
Cuentas por
Pagar
Analista de
Cuentas por
Pagar
Envía mediante correo electrónico a la
Oficina de Apoyo Financiero – Coordinación
30. de
Cartera
Institucional
el
ID
del
Comprobante, informando a qué facturas
corresponden.
Oficina de
Cuentas por
Pagar
Analista de
Cuentas por
Pagar
Oficina de Apoyo
Financiero
Coordinador de
Cartera
Institucional
29.
Aplica los cobros al ítem en el módulo de
cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla
31. de Excel.
En este momento finaliza el procedimiento.
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
5.2
CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS
PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI
No.
DESCRIPCIÓN
1.
2.
DE
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
EDUCACIÓN
CONTINUA
RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Recibe las solicitudes de contraprestación en
apoyo a inscripciones de programas de
educación continua según carta de solicitud
de contraprestación de apoyo enviado por las
instituciones con quienes se tiene convenio
docencia-servicio.
Vicerrectoría
Académica –
Sede Central
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Analiza
la
solicitud
presentada
determinar la viabilidad de la misma.
Vicerrectoría
Académica –
Sede Central
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Vicerrectoría
Académica –
Sede Central
Asistente
Aseguramiento
de la Calidad y
Currículo /
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
para
Emite concepto sobre la solicitud presentada.

Si no acepta la solicitud presentada.
Elabora una comunicación firmada por
el Vicerrector Académico la cual se
envía al Representante legal de la
institución o al Director de Educación,
con copia al Programa o Subcentro de
Educación Continua.
3.
En
este
momento
procedimiento.

finaliza
el
Si acepta la solicitud presentada.
Envía carta de aceptación firmada por el
Vicerrector Académico dirigida a la
Institución con copia a la Oficina de
Apoyo Financiero de la Seccional Cali y
al Centro de Consultoría y Educación
Continua – Javeriana Seccional Cali.
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PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
No.
DESCRIPCIÓN
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Educación
Continua Seccional
Cargo
Responsable
5.
Solicita la creación del participante como
proveedor
diligenciando
el
Formato
Registro
de
proveedores
y
otros
terceros (BS-P10-F01)
Educación
Continua –
Sede Central
Cargo
Responsable
6.
Confirma la creación del participante como
proveedor en la base de datos.
Educación
Continua –
Sede Central
Cargo
Responsable
7.
Solicita a la Oficina de Cuentas por Pagar
mediante el Formato Solicitud registro
comprobante directo (FI-P13-F04) con
los soportes correspondientes, la generación
de voucher directo para la devolución al
participante.
Educación
Continua –
Sede Central
Cargo
Responsable
Oficina de
Cuentas por
Pagar –
Sede Central
Analista de
Cuentas por
Pagar
Oficina de
Tesorería Seccional
Jefe de Oficina
Tesorería
Recibe los documentos entregados por el
participante.

Si el participante no ha realizado el
pago.
Genera el pre-recibo a nombre del
participante para ser cancelado por
éste.
4.
Remítase a la actividad 9.

Si el participante excepcionalmente ya
realizo el pago.
Informa al Analista de Gestión de
Información
de
la
Vicerrectoría
Académica Sede Central, el pago total
generado por el participante.
Remítase a la actividad 5.
8.
Genera el voucher directo para la devolución
al participante.
Remítase a la actividad 13
9.
Genera la cuenta por cobrar a la Sede
central por concepto del apoyo económico
otorgado al participante.
Oficina de Organización y Métodos
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
No.
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
UNIDAD
CARGO
Oficina de
Tesorería Seccional
Jefe de Oficina
Tesorería
Oficina de Apoyo
Financiero –
Sede Central
Coordinador de
Cartera
Institucional
Educación
Continua –
Sede Central
Cargo
Responsable
Educación
Continua –
Sede Central
Cargo
Responsable
Educación
Continua –
Sede Central
Cargo
Responsable
Genera la factura en el módulo de cuentas
por cobrar a nombre de la Institución.
Oficina de Apoyo
Financiero –
Sede Central
Coordinador de
Cartera
Institucional
Envía mediante correo electrónico en PDF la
16. Factura a la Vicerrectoría Académica y en
físico a la institución correspondiente.
Oficina de Apoyo
Financiero –
Sede Central
Coordinador de
Cartera
Institucional
Envía documento de cobro a la Oficina de
Apoyo Financiero – Cartera Institucional
10.
Sede Central, informando la cuenta por
cobrar creada.
11.
Remite a Educación Continua - Sede Central
el cobro generado.
Diligencia
el
Formato
Solicitud
Facturación a Clientes (FI-P12-F04).
de
12.
Ver Procedimiento Facturación a Clientes
(FI-P12-PR04).
Confirma al Analista de Gestión de
información de la Asistencia de Asuntos
Curriculares de la Vicerrectoría Académica
13.
mediante correo electrónico si el participante
efectuó o no el pago del porcentaje
correspondiente.
 Si el participante realizó el pago o acordó
un plan de pagos del porcentaje
correspondiente.
Remítase a la actividad 15.
14.

Si el participante no realizó el pago o
acuerdo de financiación con Educación
Continua del porcentaje correspondiente.
Solicita a la Coordinación de Cartera
Institucional
la
suspensión
de
la
generación de la Factura a la institución.
En este momento finaliza el procedimiento.
15.
Oficina de Organización y Métodos
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PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
No.
UNIDAD
Vicerrectoría
Académica –
Sede Central
Revisa las rotaciones realizadas por las
Unidades Académicas y consolida el valor
18. total junto con las contraprestaciones
otorgadas a través de apoyos en Educación
Continua.
Vicerrectoría
Académica –
Sede Central
19.
Realiza las liquidaciones
convenio suscrito.
derivadas
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
Consolida las solicitudes de contraprestación
para ser incluidas en la liquidación.
17.
CÓDIGO: FI-P13-PR34
del
Vicerrectoría
Académica –
Sede Central
CARGO
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Analista Gestión
de Información
de la Asistencia
de Asuntos
Curriculares
Recibe las facturas por concepto de
contraprestación de servicios enviadas por
20.
las instituciones con las que se tiene
convenio Docencia Servicio.
Vicerrectoría
Académica –
Sede Central
Verifica el valor referenciado en la factura
contra las liquidaciones realizadas.
Vicerrectoría
Académica –
Sede Central
Elabora carta de autorización de pago a cada
Facultad incluyendo la contraprestación
generada,
firmada
por
el
Vicerrector
22.
Académico,
anexando
la
factura
correspondiente
con
el
visto
bueno
respectivo.
Vicerrectoría
Académica –
Sede Central
Vicerrector
Académico
Educación
Continua –
Sede Central
Cargo
Responsable
Educación
Continua –
Sede Central
Cargo
Responsable
21.
23.
Realiza la solicitud de pedido por el valor
total de la Factura generada por la
Institución.
Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BSP20-G06).
Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la
Factura,
indicando
sobre
éstas
las
24. contraprestaciones
generadas
(Facturas
enviadas por la Oficina de Apoyo Financiero)
para ser aplicadas en el sistema.
Oficina de Organización y Métodos
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
No.
DESCRIPCIÓN
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Genera el ID del comprobante derivado de la
25.
causación de la factura.
Oficina de
Cuentas por
Pagar –
Sede Central
Analista de
Cuentas por
Pagar
Envía mediante correo electrónico a la
Oficina de Apoyo Financiero – Coordinación
26. de
Cartera
Institucional
el
ID
del
Comprobante, informando a qué facturas
corresponden.
Oficina de
Cuentas por
Pagar –
Sede Central
Analista de
Cuentas por
Pagar
Oficina de Apoyo
Financiero –
Sede Central
Coordinador de
Cartera
Institucional
Aplica los cobros al ítem en el módulo de
cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla
27. de Excel.
En este momento finaliza el procedimiento.
Oficina de Organización y Métodos
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el
procedimiento “PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO
– EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS DE EDUCACIÓN CONTINUA”. Las
convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:
SÍMBOLO
NOMBRE
Terminal
DESCRIPCIÓN
Indica el inicio y el fin del procedimiento
Conector de rutina
Permite dar continuidad a las actividades, evitando la
intersección de líneas. Representa una conexión entre
actividades del procedimiento de la misma página o
entre páginas.
Conector de pagina
Representa el enlace entre la última actividad de una
página y la primera de la siguiente.
Operación
Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la
unidad responsable y en el recuadro inferior la
descripción de la actividad desarrollada en del
procedimiento.
Decisión o alternativa
Indica el punto dentro del procedimiento en donde
surgen posibles caminos alternativos.
Documento
Representa cualquier tipo de documento asociado al
procedimiento.
Procedimiento predefinido
Referencia un procedimiento establecido a
institucional o al interior de la Facultad/Unidad.
nivel
Archivo
Representa el archivo de de documentos asociados al
procedimiento.
Rutina de Sistemas de
Información
Representa actividades ejecutadas a través de los
diferentes Sistemas de Información.
Oficina de Organización y Métodos
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
5.1 PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO
EN PROGRAMAS DE EDUCACIÓN CONTINUA
INICIO
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a
inscripciones de programas de educación continua según
carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado
por las instituciones con quienes se tiene convenio
docencia-servicio.
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Analiza la solicitud presentada para determinar la
viabilidad de la misma.
Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo /
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Emite concepto sobre la solicitud presentada
No
¿Se acepta la solicitud?
Si
Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo /
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo /
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector
Académico la cual se envía al Representante legal o al
Director de Educación de la institución, con copia al
Programa o Subcentro de Educación Continua.
Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector
Académico dirigida a la institución, con copia al Programa
o Subcentro de Educación Continua.
1
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Verifica el pago de la inscripción
No
¿El estudiante excepcionalmente realizó
el pago de la inscripción?
Si
Cargo responsable
Educación Continua
Cargo responsable
Educación Continua
Diligencia el Formato Solicitud de Facturación a
Clientes (FI-P12-F04).
Solicita la creación del estudiante como proveedor
empleando el Formato Registro de proveedores y
otros terceros (BS-P10-F01).
1
Formato Registro de proveedores y otros terceros
(BS-P10-F01).
A
Oficina de Organización y Métodos
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
5.1 PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO
EN PROGRAMAS DE EDUCACIÓN CONTINUA
A
Cargo responsable
Educación Continua
Confirma la creación del estudiante como proveedor en la
base de datos.
Cargo responsable
Educación Continua
Diligencia el Formato Solicitud registro comprobante
directo (FI-P13-F04).
Formato Solicitud registro comprobante directo (FIP13-F04).
Participante
Entrega el formato de solicitud de facturación y la solicitud
de voucher directo (para el caso en que el estudiante ya
haya realizado el pago de la inscripción) en la Oficina de
Apoyo Financiero
1
Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo
Oficina de Apoyo Financiero
Recibe los documentos entregados por el estudiante.
¿El participante realizó el pago de la matricula?
No
Si
Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo
Oficina de Apoyo Financiero
Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo
Oficina de Apoyo Financiero
Aplica el convenio en la cuenta del estudiante en el
módulo de Finanzas Estudiantiles.
Recibe del estudiante la solicitud de facturación a clientes,
la copia del pre-recibo pagado y la solicitud de voucher
directo.
Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo
Oficina de Apoyo Financiero
Coordinador de Cartera Institucional
Oficina de Apoyo Financiero
Genera el pre-recibo para ser cancelado por el estudiante.
Genera la Factura a la institución en módulo de Cuentas
por Cobrar y el registro de la cuenta puente para el
reintegro al estudiante.
B
Oficina de Organización y Métodos
C
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
5.1 PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO
EN PROGRAMAS DE EDUCACIÓN CONTINUA
B
C
Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo
Oficina de Apoyo Financiero
Coordinador de Cartera Institucional
Oficina de Apoyo Financiero
Entrega al estudiante copia firmada del Formato de
Solicitud de Facturación a Cliente (FI-P12-F04) y el
Pre-Recibo para ser pagado por el estudiante.
Remite la solicitud de generación de voucher directo a la
Oficina de Cuentas por Pagar anexando copia de la Factura
generada.
Analista de Cuentas por Pagar
Oficina de Cuentas por Pagar
Formato de Solicitud de Facturación a Cliente
(FI-P12-F04)
Genera el voucher directo al estudiante para realizar la
devolución respectiva.
Estudiante
Ver Procedimiento egresos - generación de pagos
FI-P13-PR20
Realiza el pago del pre-recibo.
Estudiante
Entrega la copia del formato firmado por la Oficina de
Apoyo Financiero en el Programa o Subcentro de
Educación Continua.
Estudiante
Confirma al Analista de Gestión de información en la
Vicerrectoría Académica mediante correo electrónico si el
participante efectuó o no el pago del porcentaje
correspondiente.
¿El participante realizó el pago asignado?
No
Si
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Coordinador de Cartera Institucional
Oficina de Apoyo Financiero
Solicita a la Coordinación de Cartera Institucional la
cancelación de la solicitud de generación de Factura.
2
Oficina de Organización y Métodos
Genera la factura en el módulo de Cuentas por cobrar a
nombre de la Institución.
D
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
5.1 PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO
EN PROGRAMAS DE EDUCACIÓN CONTINUA
D
Coordinador de Cartera Institucional
Oficina de Apoyo Financiero
Envía mediante correo electrónico en PDF la Factura a la
Vicerrectoría Académica y en físico a la institución
correspondiente.
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Consolida las solicitudes de contraprestación para ser
incluidas en la liquidación.
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades
Académicas y consolida el valor total junto con las
contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en
Educación.
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Realiza las liquidaciones derivadas del convenio suscrito.
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Recibe las facturas por concepto de contraprestación de
servicios enviadas por las instituciones con las que se
tiene convenio Docencia Servicio.
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Verifica el valor referenciado en la factura contra las
liquidaciones realizadas.
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad
incluyendo la contraprestación generada, firmada por el
Vicerrector Académico, anexando la factura
correspondiente con el visto bueno respectivo.
E
Oficina de Organización y Métodos
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
5.1 PAGO CONTRAPRESTACIÓN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO – EFECTIVO Y/O APOYO
EN PROGRAMAS DE EDUCACIÓN CONTINUA
E
Cargo responsable
Facultad
Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la
Factura generada por la Institución.
Ver Guía Rápida Pedido de Servicios
(BS-P20-G06).
Cargo responsable
Facultad
Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura,
indicando sobre éstas las contraprestaciones generadas
(Facturas enviadas por la Oficina de Apoyo Financiero)
para ser aplicadas en el sistema.
Analista de Cuentas por Pagar
Oficina de Cuentas por Pagar
Genera el ID del comprobante derivado de la causación de
la factura.
Analista de Cuentas por Pagar
Oficina de Cuentas por Pagar
Envía mediante correo electrónico a la Oficina de Apoyo
Financiero – Coordinación de Cartera Institucional el ID del
Comprobante, informando a qué facturas corresponden.
Coordinador de Cartera Institucional
Oficina de Apoyo Financiero
Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por
cobrar (AR) mediante la plantilla de Excel.
2
Oficina de Organización y Métodos
FIN
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN CONTINUA PRESTADOS EN LA
SECCIONAL CALI
INICIO
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica – Sede Central
Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a
inscripciones de programas de educación continua según
carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado
por las instituciones con quienes se tiene convenio
docencia-servicio.
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica – Sede Central
Analiza la solicitud presentada para determinar la
viabilidad de la misma.
Si
¿El estudiante es de primer semestre?
No
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica – Sede Central
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica – Sede Central
Revisa la autorización enviada por la institución junto con
el pre-recibo emitido al momento de la admisión.
Revisa la autorización y el consolidado de calificaciones del
estudiante, así como el pre-recibo emitido durante la
matricula.
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Emite concepto sobre la solicitud presentada
¿Se acepta la solucitud?
No
Si
Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo /
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo /
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica
Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector
Académico dirigida a la Institución con copia a la Oficina
de Apoyo Financiero de la Seccional Cali y al Centro de
Consultoría y Educación Continua – Javeriana Seccional
Cali.
Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector
Académico la cual se envía al Representante legal de la
institución o al Director de Educación, con copia al
Programa o Subcentro de Educación Continua.
1
A
Oficina de Organización y Métodos
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN CONTINUA PRESTADOS EN LA
SECCIONAL CALI
A
Cargo responsable
Educación continua - Seccional
Recibe los documentos entregados por el participante.
No
¿El participante excepcionalmente realizó el
pago?
Si
Cargo responsable
Educación continua - Seccional
Cargo responsable
Educación continua - Seccional
Genera el pre-recibo a nombre del estudiante para ser
cancelado por éste.
Informa al Analista de Gestión de Información de la
Vicerrectoría Académica Sede Central, el pago total
generado por el participante.
Jefe de Oficina
Oficina de Tesorería - Cali
Genera la cuenta por cobrar a la Sede central por
concepto del apoyo económico otorgado al estudiante.
Jefe de Oficina
Oficina de Tesorería - Cali
Envía documento de cobro a la Oficina de Apoyo
Financiero – Cartera Institucional Sede Central,
informando la cuenta por cobrar creada.
Coordinador de Cartera Institucional
Oficina de Apoyo Financiero – Sede Central
Remite a Educación Continua - Sede Central el cobro
generado.
Cargo responsable
Educación Continua
Cargo responsable
Educación Continua – Sede Central
Solicita la creación del estudiante como proveedor
diligenciando el Formato Registro de proveedores y
otros terceros (BS-P10-F01)
Formato Registro de proveedores y otros terceros
(BS-P10-F01)
Cargo responsable
Educación Continua – Sede Central
Confirma la creación del estudiante como proveedor en la
base de datos.
Cargo responsable
Educación Continua – Sede Central
Diligencia el Formato Solicitud de Facturación a
Clientes (FI-P12-F04).
Solicita a la Oficina de Cuentas por Pagar mediante el
Formato Solicitud registro comprobante directo (FIP13-F04) con los soportes correspondientes, la
generación de voucher directo para la devolución al
estudiante.
Formato Solicitud de Facturación a Clientes
(FI-P12-F04)
Formato Solicitud registro comprobante directo
(FI-P13-F04)
Cargo responsable
Educación Continua – sede central
Analista de Cuentas por Pagar
Oficina de Cuentas por pagar - Sede Central
Confirma al Analista de Gestión de información de la
Asistencia de Asuntos Curriculares de la Vicerrectoría
Académica mediante correo electrónico si el participante
efectuó o no el pago del porcentaje correspondiente.
2
Oficina de Organización y Métodos
Genera el voucher
participante.
directo
para
la
devolución
al
B
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PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN CONTINUA PRESTADOS EN LA
SECCIONAL CALI
B
Cargo responsable
Educación Continua – Sede Central
Confirma al Analista de Gestión de información de la
Asistencia de Asuntos Curriculares de la Vicerrectoría
Académica mediante correo electrónico si el participante
efectuó o no el pago del porcentaje correspondiente
2
¿El participante realizó el pago acordado?
No
Si
Cargo responsable
Educación Continua – Sede Central
Coordinador de Cartera Institucional
Oficina de Apoyo Financiero – Sede Central
Solicita a la Coordinación de Cartera Institucional la
suspensión de la generación de la Factura a la institución
Genera la factura en el módulo de cuentas por cobrar a
nombre de la Institución.
Coordinador de Cartera Institucional
Oficina de Apoyo Financiero – Sede Central
3
Envía mediante correo electrónico en PDF la Factura a la
Vicerrectoría Académica y en físico a la institución
correspondiente.
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica – Sede Central
Consolida las solicitudes de contraprestación para ser
incluidas en la liquidación.
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica – Sede Central
Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades
Académicas y consolida el valor total junto con las
contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en
Educación.
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica – Sede Central
Realiza las liquidaciones derivadas del convenio suscrito.
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica – Sede Central
Recibe las facturas por concepto de contraprestación de
servicios enviadas por las instituciones con las que se
tiene convenio Docencia Servicio.
C
Oficina de Organización y Métodos
Página 25 de 27
PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN CONTINUA PRESTADOS EN LA
SECCIONAL CALI
C
Analista Gestión de Información de la Asistencia de
Asuntos Curriculares
Vicerrectoría Académica – Sede Central
Verifica el valor referenciado en la factura contra las
liquidaciones realizadas.
Vicerrector Académico
Vicerrectoría Académica – Sede Central
Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad
incluyendo la contraprestación generada, firmada por el
Vicerrector Académico, anexando la factura
correspondiente con el visto bueno respectivo.
Cargo responsable
Educación continua – Sede Central
Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la
Factura generada por la Institución
Ver Guía Rápida Pedido de Servicios
(BS-P20-G06).
Cargo responsable
Educación continua – Sede Central
Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura,
indicando sobre éstas las contraprestaciones generadas
(Facturas enviadas por la Oficina de Apoyo Financiero)
para ser aplicadas en el sistema.
Analista de Cuentas por Pagar
Oficina de Cuentas por Pagar
Genera el ID del comprobante derivado de la causación de
la factura.
Analista de Cuentas por Pagar
Oficina de Cuentas por Pagar – Sede Central
Envía mediante correo electrónico a la Oficina de Apoyo
Financiero – Coordinación de Cartera Institucional el ID del
Comprobante, informando a qué facturas corresponden.
Coordinador de Cartera Institucional
Oficina de Apoyo Financiero – Sede Central
Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por
cobrar (AR) mediante la plantilla de Excel.
1
Oficina de Organización y Métodos
FIN
Página 26 de 27
PROCEDIMIENTO
PAGO CONTRAPRESTACIÓN
CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO –
EFECTIVO Y/O APOYO EN PROGRAMAS
DE EDUCACIÓN CONTINUA
CÓDIGO: FI-P13-PR34
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2011
7. RELACIÓN DE REGISTROS
NOMBRE
CÓDIGO
Formato Solicitud Facturación a Clientes
FI-P12-F04
Formato Solicitud registro comprobante directo.
FI-P13-F04
Formato Registro de proveedores y otros terceros
BS-P10-F01
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
IDENTIFICACIÓN DEL
DOCUMENTO
NOMBRE
Procedimiento de Facturación a Clientes (FI-P12-P03)
INTERNO
Procedimiento Egresos – generación de pagos ( FI-P13PR20)
Guía Rápida Pedido de Servicios (BS-P20-G06)
EXTERNO
Oficina de Organización y Métodos
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