SEPARATA - ACTIVOS FIJOS

SESION Nro- 07
“ACTIVOS FIJOS”
Auditoria de los activos fijos y activos intangibles
Introducción
El examen de los inmuebles, maquinarias y equipos, rubros también denominados
activos fijos y de los activos intangibles, no representa grandes dificultades; sin
embargo, como veremos, algunos aspectos vinculados con su apropiado control, o su
adecuada valuación pueden afectar la opinión del auditor, especialmente tomando en
consideración su materialidad e importancia en relación a otras cuentas que
conforman los activos de la empresa.
Por otro lado los grandes escándalos financieros han demostrado que ésta también
puede ser un área de riesgo sino es apropiadamente controlada.
Es objetivo de la auditoria de activos fijos y activos intangibles consiste en demostrar
que los activos de estas cuentas , listados en el balance general son realmente
existentes , y que la organización es propietaria de los activos y además la valuación
asignada a los mismos ha sido establecida de conformidad con los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados .
La mayoría de las empresas utilizan terrenos, inmuebles, planta y equipo en el
proceso de generar ingresos. La expresión de inmuebles, plantas y equipos se refieren
de modo general al activo tangible no circulante, incluido el que se tiene bajo
arrendamiento (financiero o simple), utilizado por una empresa para crear y distribuir
sus bienes y servicios. Se emplea también la expresión activo fijo (aunque su uso va
disminuyendo) para describir estas cuentas. Otros rubros que se auditan en la misma
forma y que son parte de estos activos son las de mejoras a arrendamientos y de
construcciones en proceso.
El auditor debe obtener evidencia competente y suficiente, mediante procedimientos
de auditoria sobre la existencia de estos bienes y adicionalmente revisan los cargos a
las cuentas de reparaciones y mantenimiento en busca de partidas que debieron ser
capitalizadas y comprueban los cálculos y el resumen de la depreciación.
En este capítulo se describen los principales conceptos relacionados con los activos
fijos e intangibles ; tales como , reconocimiento de un activo fijo , desembolsos
posteriores , componentes de revaluación , sistemas de control de activos fijos ,
objetivos y procedimientos de auditoría , cálculo de depreciación , activos intangibles ,
criterios para el reconocimiento , costos de activos intangibles , medición posterior ,
amortización de intangibles , y revelaciones .
Conceptos y principios de contabilidad relacionados
-1Expositor : C.P.C.- AUDITOR :
Dr. SILVIO WILDER ACUÑA JARA
A continuación se detallan los conceptos y definiciones que involucran los activos fijos
tangibles e intangibles.
Activos fijos tangibles
Los activos fijos tangibles son aquellos q tienen una vida útil (inicial) mayor a un año ,
que son utilizados por la entidad en sus operaciones . Dea acuerdo a su valor en el
tiempo , se clasifican en tres tipos :
-
Terrenos (no sufren pérdida de valor)
Edificios , maquinaria y equipo (se desprecian)
Recursos naturales (se agotan)
Depreciación
Es la distribución del costo de los activos fijos de una manera sistemática y racional en
función de la vida útil estimada de los respectivos activos .
A través de la vida útil estimada de los activos fijos , los cargos a resultados por
depreciación se irán acumulando en una cuenta de valuación (depreciación
acumulada) , de tal manera que al final de cada período se muestre a su valor neto ,
en ese momento .
El importe depreciable es el costo del activo menos su valor residual .
Vida útil
Es el período de tiempo en el cual se estima en base a un estudio técnico , que el
activo fijo aportará un beneficio económico a la entidad . Es una costumbre contable
generalmente aceptada en le Perú , estimar la vida útil en base a la norma tributaria
vigente .
Costo
Es el importe en efectivo o equivalentes de efectivo pagados a valor razonable de otra
contrapartida , entregada para adquirir un activo en el momento de su compra o
construcción .
Generalmente se registran al costo . El costo incluye el precio de factura y todos los
costos necesarios que se incurren para su puesta en funcionamiento.
Los activos fijos recibidos en donación se registran a su valor razonable (en base a
tasación).
Se valúan neto de depreciación acumulada .
Valor residual
Es el importe neto que la empresa espera obtener por un activo al término de su vida
útil, después de deducir los costos previstos por baja.
Valor razonable
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Es el importe por el cual un activo podría ser cambiado entre un comprador bien
informado y dispuesto a comprar, y un vendedor bien informado y dispuesto a vender,
en una transacción de libre competencia.
Valor Contable
Es el valor al cual es reconocido un activo en el balance general después de deducir la
depreciación y/o pérdida por desvalorización.
Pérdida por desvalorización
Es el importe por el cual el valor contable de un activo excede al valor recuperable de
dicho activo.
Excedente de revaluación
Es cuando se incrementa el valor en libros de un activo como consecuencia de una
revaluación, tal aumento debe ser acreditado directamente a una cuenta de excedente
de revaluación, dentro del patrimonio neto . No obstante, el incremento debe ser
reconocido como ganancia del período en la medida en que exprese la reversión de
una disminución por devaluación del mismo activo que fue reconocida previamente
como una pérdida.
Activos Intangibles
Un activo intangible es un activo identificable , de carácter no monetario y sin
apariencia física que se posee para ser utilizado en la producción o suministro de
bienes y servicios , para ser arrendado a terceros o para funciones relacionadas con la
administración de la entidad , e incluye patentes , marcas de fabrica , crédito mercantil
, derechos de llave , etc.
Amortización
Es la distribución sistemática del importe despreciable de un activo intangible entre los
de su vida útil estimada.
Activos fijos
Es la Norma Internacional de Contabilidad Nº 16 , la que define con precisión los
tipos de activos que deben considerarse como activos fijos , y por definición podemos
afirmar que incluyen todos aquellos bienes que la empresa ha adquirido para poder
efectuar sus actividades productivas o para la prestación de servicios .Bajo este
concepto se incluyen como parte de los activos : los terrenos , los edificios , es decir
los bienes inmuebles , la maquinaria que utiliza en su proceso productivo , los
muebles y equipos , los vehículos , los bienes en transito , es decir del activo fijo , cuya
construcción todavía no ha concluido .
También como parte de este rubro se puede considerar al ganado reproductivo, al que
se denomina semoviente, e incluso a las inversiones vinculadas con la construcción de
pozos petroleros.
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La definición precedente nos permite afirmar que si la empresa ha adquirido un terreno
o un edificio cuyo destino será la venta, deberá registrarse como existencias o
inventarios, si el fin de la adquisición es especulativo de acuerdo a la NIC 4.
Satisfacerse mediante el análisis de la documentación que sustenta la adquisición o la
propiedad y el adecuado tratamiento contable, es uno de los principales
procedimientos de auditoria que debe cumplir el auditor sobre este rubro.
Un concepto también importante vinculado con los activos fijos, es el concepto del
costo, bajo este concepto, aplicado a estos bienes, podemos precisar que los
principios contables permiten incluir como parte del costo todos los desembolsos
efectuados por la empresa para poner en uso o en funcionamiento el activo.
Bajo este concepto, si una empresa compra un inmueble, una casa, para construir
sobre el terreno, un edificio, los gastos de demolición podrán ser contabilizados como
parte del costo del nuevo bien.
Es por ello también que los gastos de honorarios por la instalación de una maquinaria
o cualquier servicio vinculado con la puesta en funcionamiento del activo fijo, tales
como los montos pagados a los agentes de bienes raíces , los costos de examinar ,
registrar los títulos de propiedad , y otros , pueden ser parte del costo del activo.
Como la aplicación de las Normas Internacional de Contabilidad actualmente no
permiten la existencia de gastos preoperativos como activos y recomiendan su registro
como gastos , el análisis de este desembolso y su vinculación con la construcción o
puesta en marcha de una planta , permitirá su capitalización o la posibilidad de registro
como costo del activo.
Reconocimiento de un activo fijo
Un activo fijo es reconocido como tal cuando es probable que fluyan a la empresa
futuros beneficios económicos asociados con dicho activo y el costo del activo puede
ser determinado confiablemente.
Frecuentemente, las partidas de propiedades, planta y equipo representan una
importante porción de los activos totales de la empresa, por lo que resultan
significativas en el contexto de su posición financiera. Además, la determinación de si
un cierto gasto representa un activo o es un cargo a resultados del periodo, tiene un
efecto importante en los resultados de las operaciones de la entidad.
Al determinar si una partida concreta satisface el primer criterio para su
reconocimiento como activo, la empresa necesita evaluar el grado de certidumbre
relativo a los flujos de efectivo de los beneficios económicos futuros, a partir de la
evidencia disponible en el momento del reconocimiento inicial. Estimar la existencia de
certidumbre suficiente sobre si la empresa va a recibir los beneficios económicos
futuros del activo, implica asegurarse de que la misma obtendrá las ventajas derivadas
del mismo, y asumirá los riesgos asociados al bien.
Esta constatación estará disponible solo cuando los riesgos y las ventajas se hayan
traspasado a la empresa .Antes de que eso ocurra, la transacción para adquirir el
activo puede, generalmente, ser cancelada sin penalización importante, y por lo tanto
el activo no se reconoce como tal.
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El segundo de los criterios para el reconocimiento como activo, se satisface de forma
inmediata, puesto que la transacción que pone de manifiesto la compra del activo
identifica su costo .En el caso de un activo construido por la propia empresa, una
medida fiable del costo puede venir dada por las transacciones, con terceros ajenos a
la empresa, para adquirir los materiales, manos de obra y otros factores consumidos
durante el proceso de construcción.
A fin de identificar que constituye una partida separada, dentro de los elementos
componentes de las propiedades planta y equipo se precisa la realización para la
aplicación de los criterios en la definición de las circunstancias o los tipos de empresas
especificas .Puede ser apropiado por ejemplo agregar partidas que individualmente
son poco significativas, como moldes, herramientas o troqueles, y aplicar los criterios
pertinentes a los valores ya agregados. La mayoría de las piezas de repuesto y equipo
auxiliar se contabilizan usualmente como parte de los inventarios, y se reconocen
como gasto a medida que se consumen. No obstante, las piezas de repuesto
importantes y el equipo de sustitución, cumplen las condiciones para ser calificados
como elementos componentes de las propiedades, planta y equipo, siempre que la
empresa espere usarlos durante más de un período .De forma similar , si las piezas de
repuesto y el equipo auxiliar pueden ser usados solo con un determinado elemento de
las propiedades , planta y equipo , y se espera que su uso se produzca de manera
irregular , se trataran contablemente como activos fijos , y se procederá a su
depreciación en un período de tiempo no superior a la vida útil del elemento con el
que están relacionados .
En ciertas circunstancias, puede ser apropiado repartir la inversión total de un activo
entre sus partes componentes, para contabilizarlas por separado .Este podrá ser el
caso cuando las partes componentes tienen vidas útiles de diferente duración, o bien
cuando suministran a la empresa beneficios económicos siguiendo patrones
diferentes, por lo que necesitan de métodos y tasas de depreciación diferente. Por
ejemplo, una aeronave y sus motores serán tratados como activos fijos depreciables
diferentes, si tienen vidas útiles de distinta duración.
Algunos elementos de los que componen las propiedades, planta y equipo, pueden ser
adquiridos por razones de seguridad o medioambientales. La compra de tales activos
fijos, si bien no incrementa los beneficios económicos que proporciona ninguno de los
otros activos existentes, puede ser necesaria para que la empresa logre obtener los
beneficios económicos derivados del resto de los activos. Si tal es el caso, esas
adquisiciones de elementos pertenecientes a las propiedades, planta y equipo,
cumplen las condiciones para su reconocimiento como activos, puesto que permiten a
la empresa, obtener beneficios económicos adicionales del resto de sus activos,
respecto a los que hubiera obtenido de no haberlas realizado. No obstante, tales
activos serán reconocidos como activo fijo sólo en la medida en que el valor en libros
de los mismos, más el correspondiente a los activos que se relacionan con ellos,
exceda al importe recuperable del conjunto formado por unos y otros. Por ejemplo:
Una empresa química puede tener que instalar nuevos procesos de fabricación para
cumplir con la normativa medioambiental relativa a la producción y almacenamiento de
productos químicos, reconociendo entonces como parte de las propiedades, planta y
equipo, las mejoras efectuadas en la planta, en la medida en que son
recuperables, puesto que sin ellas la empresa quedaría inhabilitada para producir y
vender esos productos químicos.
Reconocimiento inicial del activo fijo
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Un activo fijo que califica como tal debe ser medido a su costo.
El costo de los elementos de las propiedades, planta y equipo, comprende su precio
de compra, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no
recuperables que recaigan sobre la adquisición, así como cualquier otro costo
indirectamente relacionado con la puesta en servicio del activo para el uso al que está
destinado. Se deducirá cualquier eventual descuento o rebaja del precio para llegar al
costo del elemento.
Ejemplos de costos directamente relacionados son:
El costo de preparación del emplazamiento físico
Los costos de entrega inicial o los de manipulación y transporte posterior
Los costos de instalación
Los honorarios profesionales, tales como los pagados a arquitectos o
ingenieros, y
Los costos estimados de desmantelar y trasladar el activo, así como los
correspondientes a la restauración de su emplazamiento, en la medida que
deban ser considerados como una provisión para gastos futuros, según lo
establecido en la NIC 37 – Provisiones, Activos Contingentes y Pasivos
Contingentes.
El costo de un activo que ha sido adquirido por el arrendador en una operación de
arrendamiento financiero, se determinará utilizando los principios establecidos en la
NIC 17 – Arrendamientos.
Desembolsos posteriores
Son añadidos al valor del activo fijo cuando es probable que la empresa reciba futuros
beneficios económicos superiores al rendimiento estándar originalmente evaluado
para el activo existente.
Los desembolsos posteriores sólo se reconocerán como activo si mejora la condición
del activo más allá el rendimiento estándar originalmente evaluado.
Ejemplos de desembolsos posteriores:
Capitalizables
Modificación de un activo fijo para extender su vida útil, incluyendo un
incremento de su capacidad.
Mejoramiento parcial de las maquinarias para aumentar la calidad de
producción
Adopción de nuevos procesos de producción permitiendo una reducción
sustancial de los costos de operación.
Adquisición de un edificio que requiere renovación
No capitalizables
Gastos de reparación
Gastos de mantenimiento
REVALUACIONES:
Normalmente, el valor razonable de los terrenos y edificios será su valor de mercado.
Este valor se determinará por medio de la oportuna tasación, llevada a cabo por un
perito calificado. Cuando no existe evidencia de un valor de mercado, a causa del
carácter especializado de estos elementos y por que la maquinaria y el equipo son
bienes que raramente se venden, salvo formando parte de una unidad empresarial en
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funcionamiento, la fórmula de valoración empleada será el costo de reposición del
elemento, debidamente depreciado.
De acuerdo a la Norma Internacional de Contabilidad Nª 16, la empresa podrá
efectuar revaluaciones periódicas de sus activos si considera que el costo registrado
no tiene relación con el valor de mercado, es decir si el registro histórico tiene relación
con el valor de los activos si pretendiéramos venderlos o negociarlos.
En nuestro país estas revaluaciones voluntarias han reemplazado a las revaluaciones
obligatorias y las que por Ley las empresas deberían efectuarlas para compensar la
pérdida del poder adquisitivo de nuestra moneda.
A diferencia de estas revaluaciones obligatorias, la revaluación voluntaria deberá
hacerse mediante la participación de un perito tasador, quien deberá emitir un informe
al respecto.
Las empresas podrán hacer una revaluación total de sus activos o sólo de una porción
de estos. Sin embargo, si decide, por ejemplo, revaluar unos edificios, deberá
revaluar todos los edificios que posee, aún cuando la revaluación de algunos de ellos
resulte con una pérdida del valor.
La revaluación de activos fijos genera un incremento del patrimonio.
Control de Activos Fijos:
El control de los activos fijos tiene como aspecto más importante el inventario físico al barrer
periódico; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica físicamente cada
activo fijo con una etiqueta, placa o código de barras u otro medio que será su identificación
definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se encuentre el activo, asignándole de
este modo el área usuaria y el centro de costo contable al que pertenece. Adicionalmente, se
consignará también el estado físico en que se encuentra cada activo fijo.
Este inventario servirá para la elaboración de la base de datos de los activos fijos existentes en
la empresa.
Tratándose de bienes que la empresa construirá, los controles estarán referidos a una
adecuada revisión de los contratos firmados, la determinación de los plazos y la supervisión de
las obras por personal apropiado.
Le compete al auditor, como parte del examen que realiza, examinar toda la
documentación vinculada con la construcción de los bienes.
Una buena administración debe llevar registros cuidadosos e individualizados del costo, la
depreciación, la ubicación y el uso de los bienes del activo fijo. Estos registros deben concordar
con los saldos que aparecen en los estados financieros.
Contenido de una base de datos de un sistema de control de activos fijos.
La base de datos de un buen sistema de control de activos fijos, debe contener la siguiente
información:
a.
b.
c.
d.
e.
Código de identificación física de cada activo
Código de equipo y modelo
Descripción amplia del activo
Fecha de adquisición
Documento contable de adquisición y número de registro contable
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f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
Area usuaria a la que pertenece
Centro de costo contable al que pertenece
Costo de adquisición
Depreciación anual y acumulada
Valor neto del activo
Estado actual
Vida útil estimada
Con estos datos, se podrá iniciar el sistema de control de activos fijos, el cual normalmente se
carga en un sistema computarizado, aunque también se puede llevar en forma manual.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA:
Los objetivos de la auditoria de inmuebles, planta y equipo, y de las cuentas
relacionadas; consiste en que los datos contables básicos le ofrezcan una seguridad
razonable de que:
Los inmuebles, la planta y el equipo registrados en las cuentas existen y son
propiedad de la compañía o los tiene bajo arrendamiento.
Las adiciones y las ventas relacionadas con la cuenta son válidas, fueron
debidamente autorizadas y se han registrado correctamente.
No se han cargado a gastos, partidas importantes que debieron ser
capitalizadas, o viceversa
El costo u otra base de registro de los inmuebles, la planta y el equipo, es la
adecuada.
Se han aplicado métodos correctos de depreciación, en forma consistente con
el año anterior, a todas las partidas de inmuebles, planta y equipo que deban
ser depreciados.
Los inmuebles, planta y equipo comprometidos como garantía colateral se han
identificado y revelado, y se han hecho también todas las demás revelaciones
necesarias.
ACTIVOS INTANGIBLES:
La Norma Internacional de Contabilidad ( NIC 38) es la relacionada a este rubro del
activo no corriente por los períodos a partir del 1 de julio de 1999. A partir del 1 de
enero del 2001, la norma entra en vigencia en el Perú.
Se aplica a:
Desembolsos por publicidad
Capacitación
Inicio de operaciones
Investigación y desarrollo
Reorganización
Patentes
Software
No es aplicable a:
Activos intangibles cubiertos por NIC específicas (Goodwil NIC 22, Impuesto
Diferido NIC 12)
Derechos y egresos en actividades de exploración, o desarrollo y extracción de
minerales, petróleo, gases naturales y similares.
En cuanto a activos intangibles contenidos o expresados en una sustancia física, el
criterio es aplicado a activos cuyo elemento sea el mas significativo.
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Ejemplos de activos intangibles:
Programas operativos (DOS, WINDOWS XP, etc)
Sistema de información
Documentos legales (licencias o patentes)
Películas cinematográficas
El activo intangible es aquel activo no monetario identificable, cuya sustancia no
es física y que se usa en la producción o suministro de bienes o servicios para
fines administrativos o se arrienda a terceros.
Constituyen pruebas para definir a un activo como intangible:
La posibilidad de su identificación. Es decir, es separable si se encontrara en
una sustancia física
Trae consigo beneficios económicos futuros, tales como ingresos por ventas,
ahorro de costos, etc.
El control que es la facultad para obtener los beneficios económicos futuros
originados por el intangible y puede también restringir el acceso de terceros a
aquellos beneficios.
A continuación, algunos ejemplos de denominaciones que no alcanzan los criterios de
control:
Un equipo de personal calificado, debido a que los beneficios económicos
futuros no son totalmente manejables por la compañía.
La específica capacidad gerencial o técnica es insuficiente
La cartera de clientes o participación en el mercado. En este caso no existe
control si no cuenta con la protección de los derechos legales.
Criterios para el reconocimiento.
-
La probabilidad de que los beneficios económicos futuros que le son
atribuibles van a fluir a la empresa
Que el costo del activo pueda valuarse confiablemente
Reconocimiento y valuación.
La valuación del activo intangible debe ser al costo. En el caso de que la adquisición
sea por separado, el costo puede valuarse usualmente de manera confiable y
comprende:
Precio de compra
Derechos de importación
Impuesto a las adquisiciones
Otros egresos directamente atribuibles a la preparación del activo para el uso
al cual se le destina (servicios legales y honorarios profesionales)
Revelaciones de activos intangibles.
Son las siguientes:
Separar los generados internamente de los otros intangibles
Razones en caso de amortización mayor a 20 años
Descripción de todo activo intangible individual y que sea sustancial
Activos intangibles prendados
Compromisos relacionados con la adquisición de intangibles
Tasas de amortización y métodos usados.
-9Expositor : C.P.C.- AUDITOR :
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-
Gastos por amortización indicando el monto y los rubros del estado de
ganancias y pérdidas involucrados.
- 10 Expositor : C.P.C.- AUDITOR :
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