manual de procedimientos de la unidad de transportes

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
TRANSPORTES
CODIGO: SA-CRH- MINISTERIO DE FINANZAS
DI-04-09
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
LA UNIDAD DE TRANSPORTES
ELABORADO
DESARROLLO INSTITUCIONAL
Cargo: Servidores Públicos 6, 5, 4
Nombre: Carmen Fernández, Consuelo Castro y
Paulo Suárez
COORDINACION
DE
RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS DE SEGURIDAD
- TRANSPORTES
Cargo: Servidor Público 5
Nombre: Roberto Mancero
REVISADO
COORDINACION DE RECURSOS
HUMANOS
Cargo: Coordinador del Proceso
Nombre: Jeannett Muñoz A.
COORDINACION DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS DE
SEGURIDAD
Cargo: Coordinador del Proceso
Nombre: Irma Mosquera
APROBADO
SUBSECRETARIA
ADMINISTRATIVA:
Responsable del
Proceso
Nombre: María
Eugenia Vélez
Velásquez
Fecha: 01-06-2009
Fecha: 16-07-2009
Fecha: 23-07-2009
Firma:
Firma:
Firma:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
TRANSPORTES
CODIGO: SA-CRH- MINISTERIO DE FINANZAS
DI-04-09
CONTENIDO:
1.- Objeto:
Establecer el Manual para normar el funcionamiento de la Unidad de Transportes.
2.- Alcance:
Al personal responsable de la administración y a los del servicio de transporte del MF.
3.- Definiciones:
Documento habilitante: Instrumento con que se prueba, confirma o justifica alguna cosa.
Asignación: Fijación o determinación de lo que corresponde o pertenece.
Actas de entrega recepción: Es el documento que comprueba la entrega de los bienes a
quien corresponda, debidamente firmado por las partes involucradas.
Custodio: Que custodia algún bien.
Líder: En un grupo, persona que lo dirige o que tiene influencia sobre él.
Chofer profesional: Toda persona provista de la correspondiente autorización expedida por
autoridad competente para conducir, cuya actividad laboral principal sea la conducción de
vehículos.
Registro: Acción o efecto de registrar.
Mantenimiento preventivo: La programación de inspecciones, tanto de funcionamiento
como de seguridad, ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación, calibración, que
deben llevarse a cabo en forma periódica en base a un plan establecido y no a una demanda
del operario o usuario.
Mantenimiento correctivo: Es la habitual reparación urgente tras una avería que obligó a
detener el equipo. Máquina o vehículo dañado.
Control: Supervisión o verificación de lo realizado por otros.
Abastecimiento: Suministro o entrega de lo que resulta necesario.
Nota de Venta: Documento en el que consta lista de mercaderías o artículos de comercio,
con detalle de cantidad, calidad y precio.
Orden de Movilización: Documento en el que consta la disposición de realizar un trabajo
utilizando un vehículo.
4.- Marco Legal
Decreto Ejecutivo 3410, Publicado en el Registro Oficial No. 5 de 22 de enero de 2003, Art.
58: 6.1.1
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Reglamento de Uso de Vehículos del Estado, Acuerdo No 7-CG de la Contraloría General
del Estado publicado en R.O. No. 60 de 11 de abril de 2003.
Normas de restricción: Decreto Ejecutivo 2568 de 22-02-05 publicado en el R.O. No. 534
de 1-03-05
5.- Responsabilidad y Autoridad:
La actualización permanente, asesoría y apoyo en el levantamiento de los Procedimientos,
es responsabilidad de la Subsecretaría Administrativa a través de la Coordinación de
Recursos Humanos - Desarrollo Institucional, con la Coordinación de Recursos Materiales y
Servicios de Seguridad - Transportes, quienes lo revisan, aprueban y ejecutan.
6.- Procedimiento:
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
1. Mediante oficio el Coordinador de Recursos
REGISTRO DE LOS VEHÍCULOS
Materiales y Servicios de Seguridad, enviará al
ADQUIRIDOS O TRANSFERIDOS AL
responsable de la Unidad de Transportes, los
MF
documentos de respaldo de la adquisición, los
documentos
habilitantes
y
respaldos
correspondientes de la adquisición o transferencia
de los vehículos que formarán parte del parque
automotor del MF.
2. El responsable de la Unidad de Transportes o su
delegado, en el Sistema de Administración de
Transporte Vehicular registrará los datos de los
vehículos adquiridos o transferidos al MF
detallando lo siguiente: tipo, marca, modelo, color,
año de fabricación, número del motor y número de
chasis, capacidad, tonelaje y valor.
ASIGNACION DE VEHÍCULOS
1. La Máxima Autoridad o, por delegación, la
Subsecretaria Administrativa, de acuerdo a la
disponibilidad del Parque Automotor, podrá
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asignar vehículos a las diferentes autoridades del
MF.
1.
ELABORACIÓN DE LAS ACTAS DE
ENTREGA RECEPCIÓN DE LOS
VEHÍCULOS DEL MF
2.
3.
4.
5.
MANTENIMIENTO
1.
2.
El responsable de la Unidad de Transportes, de
acuerdo a la asignación de los vehículos,
designará a un chofer profesional como custodio
responsable del vehículo.
El responsable de la Unidad de Transportes o su
delegado
elaborará el Acta de Entrega
Recepción para la suscripción correspondiente,
entre el responsable de la Unidad de Transportes
y
el
chofer
profesional
custodio,
este
procedimiento se lo realizará cada vez que se
realice cambios de autoridades, del responsable
de la Unidad de Transportes y/o del chofer
profesional custodio del vehículo asignado.
En las Actas se detallarán todas las partes, piezas
y accesorios de los vehículos entregados.
El responsable de la Unidad de Transportes y el
chofer profesional responsable de la custodia y
funcionamiento del vehículo, verificarán que los
datos que consten en el Acta concuerden con la
inspección física.
Una vez suscrita el acta por duplicado, la primera
copia se archivará en la Unidad de Transportes, la
segunda copia se entregará al chofer profesional
custodio.
El responsable de la Unidad de Transportes,
elaborará un oficio para el mantenimiento
preventivo o correctivo de los vehículos del MF,
que se enviará al Coordinador de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad para su
aprobación correspondiente.
Los trabajos de mantenimiento preventivo y/o
correctivo serán autorizados por el Coordinador de
Recursos Materiales y Servicios de Seguridad.
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3.
El responsable de la Unidad de Transportes
enviará a una de las mecánicas registradas en el
Instituto Nacional de Compras Públicas (INCOP),
para la ejecución de los trabajos.
4. El chofer profesional, responsable del vehículo,
verificará a diario si se ha cumplido el kilometraje
establecido por el fabricante para efectuar el
mantenimiento preventivo de los vehículos del MF.
5. Cada chofer profesional mediante oficio dirigido al
responsable de la Unidad de Transportes,
solicitará el mantenimiento preventivo y/o
correctivo, de acuerdo al kilometraje establecido
por el fabricante o por detectar una falla mecánica.
6.
El responsable de la Unidad de Transportes
solicitará por escrito al Coordinador de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad, la
autorización para ejecutar el mantenimiento o la
reparación solicitada.
7. El Coordinador de Recursos Materiales y Servicios
de Seguridad, mediante disposición expresa
autorizará al responsable de la Unidad de
Transportes, la ejecución de los trabajos
solicitados.
8. El responsable de la Unidad de Transportes o su
delegado
elaborará
en
el
Sistema
de
Administración de Transportes (SIAT), la Orden de
Trabajo en la que se detallará la mecánica y los
trabajos a realizarse.
9.
El responsable de la Unidad de Transportes
enviará a una de las mecánicas registradas en el
Instituto Nacional de Compras Públicas (INCOP),
para la ejecución de los trabajos autorizados.
10. Una vez concluidos los trabajos solicitados el
chofer profesional responsable retirará el vehículo
y verificará que se realizaron los trabajos
solicitados. El chofer profesional responsable
procederá a firmar la factura, además deberá
retirar los repuestos cambiados para entregar en
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la Unidad de Transportes para el trámite
correspondiente.
11. El responsable de la Unidad de Transportes
remitirá con oficio al Coordinador de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad, la
documentación que respalde el respectivo pago,
es decir oficio de requerimiento del chofer
profesional, oficio solicitando autorización al
Coordinador de Recursos Materiales y Servicios
de Seguridad, Orden Trabajo, Certificado de
necesidades para automotores, Informe de
reparación
de
vehículos
y
facturas
correspondientes, quien a su vez verificará los
documentos
de
respaldo
y
remitirá
la
correspondiente autorización de pago.
12. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, una vez realizado el mantenimiento,
actualizará la información individual del vehículo
en la hoja de vida de reparaciones del vehículo,
haciendo constar los siguientes datos: oficio con
el que se solicitó el mantenimiento, orden de
trabajo, kilometraje, detalle de los trabajos
realizados, taller mecánico donde realizó, factura
número, valor y fecha de los trabajos realizados.
1. Los choferes profesionales custodios de los
vehículos registrarán diariamente el kilometraje de
salida de los vehículos asignados a las
autoridades y del Pool de vehículos con el
propósito de hacer un seguimiento al consumo de
CONTROL Y REGISTRO DEL
combustible y del mantenimiento en general.
KILOMETRAJE DE LOS VEHÍCULOS
2. Una vez registrado el kilometraje, el responsable de
DEL MF.
la Unidad de Transportes o su Delegado verificará
el kilometraje en cada uno de los vehículos del
parque automotor del MF.
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ELABORACIÓN DE ORDENES DE
TRABAJO PARA REPARACIÓN DE
LOS VEHÍCULOS DEL MF.
1. Cada chofer profesional, mediante oficio dirigido al
responsable de la Unidad de Transportes, solicitará
el mantenimiento preventivo y/o correctivo, de
acuerdo al kilometraje establecido por el fabricante
o por detectar una falla mecánica.
2. Previo requerimiento del chofer profesional custodio
del vehículo, el responsable de la Unidad de
Transportes procederá a solicitar por escrito al
Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de
Seguridad, la autorización para ejecutar el
mantenimiento o la reparación solicitada.
3. El Coordinador de Recursos Materiales y Servicios
de Seguridad autorizará al responsable de la
Unidad de Transportes, la ejecución de los trabajos
solicitados.
4. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delgado elaborará en el Sistema de Administración
de Transportes (SIAT), la Orden de Trabajo, en la
que se detallarán los trabajos a realizarse.
5. El chofer profesional custodio acudirá con el
vehículo y la Orden de Trabajo al taller mecánico
asignado para el efecto.
6. Una vez concluidos los trabajos solicitados, el
chofer profesional responsable procederá a revisar
verificar y firmar la factura de los trabajos, además
deberá retirar los repuestos cambiados y la factura
para entregar a la Unidad de Transportes para el
trámite correspondiente.
7. El responsable de la Unidad de Transporte, remitirá
con oficio al Coordinador de Recursos Materiales y
Servicios de Seguridad, la documentación que
respalde el respectivo pago, es decir oficio de
requerimiento del chofer profesional, oficio
autorizado por el Coordinador de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad, Orden de
Trabajo,
Certificado
de
necesidades
para
automotores, Informe de reparación de vehículos y
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Factura
correspondiente,
verificados
los
documentos de respaldo, remitirá para que se
proceda con el pago.
CUSTODIA DE LOS REPUESTOS
CAMBIADOS EN LOS VEHÍCULOS
SOMETIDOS A MANTENIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
ABASTECIMIENTO DE
COMBUSTIBLE, PARA LOS
VEHÍCULOS DEL MF
El chofer profesional custodio, entregará al
responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado,
los repuestos reemplazados de
conformidad con la factura, de este acto
administrativo se deberá dejar constancia de la
entrega recepción de repuestos cambiados en un
acta suscrita entre las dos partes.
El Delegado designado para recibir los repuestos
cambiados embodegará por un período no mayor a
90 días para efectos de control por parte de las
autoridades, si así lo requieran.
Cumplido este plazo comunicará al responsable de
la Unidad de Transportes que se procederá al
desalojo de los repuestos, partes y piezas
cambiadas que se encuentran en la Bodega de la
Unidad de Transportes para lo cual dejará
constancia mediante un documento suscrito entre
las personas que participen en el desalojo.
Este acto administrativo se basará según el informe
emitido por la Auditoria Interna del Ministerio de
Finanzas mediante Oficio No.DAI-MEF-2004-411 de
19 de octubre de 2004.
El responsable de la Unidad de Transportes
informará de este acto administrativo a la
Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de
Seguridad.
1. El chofer profesional, responsable del vehículo,
solicitará al encargado de la Unidad de Transportes
o su Delegado la orden para el abastecimiento del
combustible.
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2. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado elaborará la orden de abastecimiento de
combustible en el Sistema de Administración de
Transporte (SIAT), previa inspección física y
análisis de cómputo del kilometraje recorrido.
3. El chofer profesional custodio del vehículo, acudirá
con la Orden de Venta a Crédito a la Estación de
Servicio de PETROCOMERCIAL.
4. Una vez abastecido de combustible SUPER, el
chofer profesional custodio entregará a la Unidad
de Transportes, la Nota de Venta emitida por la
Estación de Servicio de PETROCOMERCIAL al
responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, que lleva el control y archivo
correspondiente.
5. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado,
recibirá
por
parte
de
PETROCOMERCIAL la factura mensual de
consumo de combustible con su anexo, en el que
consten el número de la tarjeta, la placa,
características del vehículo, modelo, fecha, número
de despacho, Pistola, tipo de combustible, cantidad
con cuatro dígitos, precio valor público y valor total.
6. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, una vez que ha revisado y analizado los
recibos deberá comparar con las Notas de Venta,
actualizará en el Sistema de Administración
Vehicular el consumo de combustible.
7. Una vez que se obtenga el reporte mensual
ingresado en el SIAT del consumo de combustible
el responsable de la Unidad de Transportes
mediante oficio al que anexará factura, detalle de
consumo de combustible de los vehículos emitidos
por la Estación de Servicio PETROCOMERCIAL y
reporte mensual del consumo de combustible de la
institución, solicitará al Coordinador de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad el pago
correspondiente.
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ELABORACIÓN DE LAS ORDENES
DE MOVILIZACIÓN
1. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, según disposición verbal o escrita de la
autoridad competente o conforme al Reglamento
General Sustitutivo de Utilización, Mantenimiento,
Movilización,
Control
y
determinación
de
responsabilidades sobre el uso de vehículos emitido
por la Contraloría General del Estado, podrá
elaborar las órdenes de movilización semanal o
mensual para cada uno de los vehículos.
2. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado
registrará
en
el
Sistema
de
Administración
Vehicular
cada
Orden
de
Movilización.
3. El responsable de la Unidad Transportes o su
Delegado, entregará la Orden de Movilización a
cada uno de los choferes profesionales custodios,
quienes recibirán dejando constancia firmada que
recibe conforme.
4. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, archivará la copia de recepción de la
Orden de Movilización emitida y firmada por el
chofer profesional custodio.
1. Los Subsecretarios o Coordinadores de cada una
SOLICITUDES DE VEHÍCULOS
de las unidades administrativas según la necesidad
PARA ATENDER AL PERSONAL DE
prioritaria solicitará el servicio de transporte
LAS DIFERENTES UNIDADES
mediante el formulario de requerimiento de
ADMINISTRATIVAS DEL MF.
vehículos a la Unidad de Transportes.
2. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, asignará y autorizará la utilización del
vehículo para la movilización del funcionario o
servidor, de conformidad a la disponibilidad existe
de vehículos y choferes profesionales del Pool de
Vehículos.
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3. El responsable de la Unidad de Transporte o su
Delegado emitirá el documento de Requerimiento
de Vehículo en el Sistema de Administración
Vehicular (SIAT).
Una vez generado el formulario en el Sistema de
Administración Vehicular en el que constará la
Unidad que solicitó, nombre de la autoridad o
funcionario que solicitó , lugar al que se trasladará,
kilometraje de salida, fecha y hora de salida.
4. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, enviará el formulario para su legalización
a la autoridad que solicitó y a la Coordinadora de
Recursos Materiales y Servicios de Seguridad.
MATRICULACION DE VEHÍCULOS.
1. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, a inicio de cada año, preparará la
documentación para realizar el proceso de
matriculación de los vehículos del MF.
2. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, solicitará a la Coordinación de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad, disponga a la
Coordinación Financiera Institucional el pago para
la matriculación vehicular, pago a la CORPAIRE y
pago del SOAT.
3. La Unidad de Transportes una vez que cuente con
los documentos habilitantes inicia el proceso de
revisión vehicular en la CORPAIRE.
4. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, procederá a entregar la documentación
al Consejo Nacional de Tránsito a fin de obtener la
especie de matrícula.
5. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, entrega a cada uno de los choferes
profesionales la matrícula del año respectivo.
6. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, concluido el proceso de matriculación
comunicará mediante oficio a la Coordinación de
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Recursos Materiales y Servicios de Seguridad.
REGISTRO Y CONTROL DE LOS
VEHÍCULOS DEL MF, QUE
CIRCULAN EL FIN DE SEMANA Y
DIAS FERIADOS.
1. El responsable de la Unidad de Transporte,
conjuntamente con el personal responsable de
Seguridad del MF, todos los días viernes y los días
que se declaren como feriados, verificarán que los
vehículos se encuentren en el patio del MF.
2. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, para los vehículos que cuenten con
autorización
para circular, elaborarán los
correspondientes salvoconductos que deben ser
firmados por el/la Subsecretario Administrativo (a).
3. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, informará mediante oficio a la
Subsecretaría Administrativa, con copia a la
Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de
Seguridad, sobre las novedades que se
presentaren.
1. El responsable de la Unidad de Transportes o su
CONTROL Y REGISTRO DE
Delegado, solicitará a la Coordinación de Recursos
LUBRICANTES, REPUESTOS Y
Materiales y Servicios de Seguridad la provisión de
MATERIAL DE LIMPIEZA PARA LOS
los materiales necesarios
para el buen
VEHÍCULOS.
mantenimiento de los vehículos (franelas, shampoo,
mangueras,
escobillas,
extinguidores
y
herramientas).
2. Una vez que la Coordinación de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad disponga
realizar adquisición, el responsable de la Unidad de
Transportes o su Delegado recibirá y entregará a
cada chofer profesional el material necesario para
la limpieza y conservación del automotor.
3. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, registrará en el kárdex respectivo, la
entrega de esos materiales.
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4. Cada vez que los materiales estén por agotarse, el
responsable de la Unidad de Transportes, solicitará
a la Coordinación de Recursos Materiales y
Servicios de Seguridad la reposición de los mismos.
TRANSPORTE PARA EL PERSONAL DEL MINISTERIO DE FINANZAS
1. Una vez suscritos los contratos con los
CONTRATACION DE VEHÍCULOS
transportistas, el Coordinador de Recursos
PARA RECORRIDO DEL PERSONAL
Materiales y Servicios de Seguridad, remitirá al
DEL MF
responsable de la Unidad de Transportes, copias
certificadas de cada uno de ellos para su registro,
ejecución y control.
1. El control se lo efectuará conforme a lo que estipula
REGISTRO Y CONTROL DE LOS
cada uno de los contratos firmados por los
DIFERENTES RECORRIDOS, PARA
transportistas.
EL PERSONAL DEL MF
2. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, elaborará un Formulario denominado
Control de Asistencia, en la que los choferes
profesionales de los vehículos contratados
registrarán su firma, tanto en la mañana como en la
tarde.
3. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, realizará el control de las firmas y
verificará el cumplimiento del horario.
4. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, antes de atender la solicitud de pago
efectuada por los transportistas, verificará el cabal
cumplimiento de las condiciones estipuladas en
cada contrato, de existir alguna novedad,
expresamente determinará la infracción cometida y
su consecuencia en la liquidación mensual.
5. El responsable de la Unidad de Transportes,
mediante oficio dirigido al Coordinador de Recursos
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Materiales y Servicios de Seguridad, solicitará cada
mes el pago correspondiente conforme al contrato
suscrito, quien autorizará el pago.
6. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, deberá mediante encuestas a los
usuarios, conocer el cumplimiento a satisfacción del
servicio contratado.
7. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, deberá solicitar al dueño del vehículo
contratado que en un lugar visible se coloque el
nombre de la institución.
FUNCIONAMIENTO DEL
PARQUEADERO.
1.
El Coordinador de Recursos Materiales y Servicios
de Seguridad, por disposición y aprobación de la
Subsecretaria Administrativa;
realizará la
distribución de los parqueaderos de conformidad
al siguiente orden: vehículos de propiedad de
Ministerio de MF,
asesores, coordinadores,
especiales y visitas.
2. El responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, entregará a cada funcionario o servidor
el sticker que identificará el número de
parqueadero asignado, él que será colocado en
un lugar visible del vehículo.
3. El responsable de la Unidad de Transportes,
diariamente controlará el ingreso de los vehículos
autorizados.
4.
El responsable de la Unidad de Transportes
periódicamente informará al Coordinador de
Recursos Materiales y Servicios de Seguridad las
novedades que se presenten sobre el uso del
parqueadero.