Coordinación de Desarrollo Estudiantil

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL ACADÉMICA
COORDINACIÓN DE DESARROLLO ESTUDIANTIL
MANUAL DE LA COORDINACIÓN DE
DESARROLLO ESTUDIANTIL
MAN-VAC-CGA-CDE
JULIO 2014
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-003
FORMULARIO: CAL-003
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 00
HOJA DE APROBACIÓN
(1) Pág:1 /1
El Consejo Universitario de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe, mediante (2)
Resolución No. CUO____________________, emitida en (3) Sesión Ordinaria No.
CUO___________________, (4) de fecha _______/_______/_____, resolvió con fundamento en el
numeral 20 del artículo 26 de la Ley de Universidades y en concordancia con las atribuciones que le
confieren los artículos 36 y 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, (5) aprobar el Manual de la Coordinación de Desarrollo
Estudiantil, (6) en ________________, el cual entrará en vigencia a partir de la presente fecha.
NOMBRE Y APELLIDO
(7) ELABORADO POR
CARGO / DEPENDENCIA
FIRMA
FECHA
NOMBRE Y APELLIDO
(8) REVISADO POR
CARGO / DEPENDENCIA
FIRMA
FECHA
NOMBRE Y APELLIDO
(9) AVALADO POR
CARGO / DEPENDENCIA
FIRMA
FECHA
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
Manual de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Pág.: 1/2
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 00
Índice
pp.
Hoja de Aprobación
Introducción
1/1
Normas Generales para el uso del manual
1/2
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Preliminares
1/16
Objetivo General
1/16
Alcance
1/16
Antecedentes
2/16
Misión
2/16
Visión
2/16
Objetivo General
3/16
Organigrama Vicerrectorado Académico
4/16
Organigrama de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil
5/16
Organigrama de Posición de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil
6/16
Descripción de Cargos
7/16
LISTAS MAESTRAS DE LA COORDINACIÓN DE VELERO DE
PREPARACIÓN
Lista maestra de control de documentos externos aplicables
1/2
Lista maestra de control de documentos
1/1
Lista maestra de control de registros
1/1
Cuadro de indicadores de gestión
1/1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Preliminares
1/3
pp.
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
Manual de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Pág.: 1/2
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 00
Índice
Introducción
1/2
Propósito
2/2
Alcance
2/2
Responsable
2/2
Proceso de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil
1/4
Procedimiento Otorgamiento de Beca Ayudantía
1/6
Procedimiento Otorgamiento de Beca Básica
1/5
Procedimiento Otorgamiento de Ayuda Especial
1/5
Procedimiento Premio al Mérito
1/4
Procedimiento Asesoramiento Psicológico
1/7
Procedimiento FAMES
1/13
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
Manual de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Introducción
El
presente
Manual
tiene
por
propósito
fundamental
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Fecha: 03/07/2014
Cambio: 00
establecer
procesos,
procedimientos, técnicas y una metodología uniforme para la práctica, desarrollo y
evaluación en la Coordinación de Desarrollo Estudiantil, a fin de armonizar bajo un
enfoque coherente con el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Marítima del
Caribe.
Asimismo, sirve de guía en la conducción del proceso de la Coordinación General de
Desarrollo Estudiantil, y por ningún motivo, sustituye directrices o procedimientos
establecidos por el Manual del Sistema de Gestión de la Calidad de la UMC.
Este Manual busca definir un sistema de evaluación que debe tener en cuenta aspectos
tales como:
1. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida.
2. Declaración de las responsabilidades, autorización, procesamiento, registro de las
operaciones, que estén asignados.
3. Que exista:
•
Funciones
•
Procedimientos
4. Que los objetivos y metas de la Coordinación se encuentren determinados dentro
de un plan general.
5. Que exista un sistema de información que le provea a la Coordinación, datos
oportunos reales y fiables para la adecuada toma de decisiones en cuanto a sus
procedimientos.
6. Que estén identificados y determinados los procesos y procedimientos, de tal
manera que facilite la coordinación, ejecución y supervisión de la labores.
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil Pág.: 1/2
Fecha: 03/07/2014
Normas Generales para el uso del Manual
Cambio: 00
1. El manual debe estar a disposición de todo el personal que labora en la
Coordinación de Desarrollo Estudiantil, con adscripción a la Coordinación General
Académica del Vicerrectorado Académico de la Universidad Marítima del Caribe.
2. Este manual está dividido por secciones con el fin de hacer más fácil su
actualización.
3. El manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar
una información clara y precisa, tanto de las responsabilidades y acciones que deben
cumplirse dentro de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil como de los procesos
y procedimientos.
4. En la aplicación del presente manual, el Coordinador de Desarrollo Estudiantil
velará por el desarrollo, supervisión y cumplimiento de las actividades y
procedimientos aquí descritos.
5. Los usuarios del manual deberán notificar a su Coordinador las sugerencias,
modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de
garantizar la vigencia de su contenido y con ello mejorar la base de conocimiento en
el tiempo.
6. Este manual solamente podrá ser modificado por el personal de la Coordinación de
Calidad y Organización adscrita a la Coordinación General de Planificación
Estratégica y Presupuesto, en este sentido el responsable del proceso deberá enviar a
esta Coordinación una comunicación en conjunto con
modificaciones o cambios que desean realizar.
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
las sugerencias,
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil Pág.: 2/2
Fecha: 03/07/2014
Normas Generales para el uso del Manual
Cambio: 00
7. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas del
Vicerrectorado Académico que en materia de procedimientos afecte la estructura del
Manual, generará también un cambio en su contenido, con el fin de adaptarlo a las
nuevas políticas emitidas.
8. Para los efectos de actualización del manual, el mismo podrá ser evaluado
anualmente por el personal de la Coordinación de Calidad y Organización, adscrita
a la Coordinación General de Planificación Estratégica y Presupuesto, y de la
Coordinación de Desarrollo Estudiantil, con el objeto de mantener la pertinencia y
apego tanto de los procedimientos que se manejan en la Coordinación, como las
normas relacionadas con la legislación vigente y evitar así su rápida obsolescencia.
9. Salvo instrucciones diferentes, este manual no puede ser reproducido total o
parcialmente por cualquier medio sin la autorización previa de la Coordinación de
Calidad y Organización, tal como lo establece el procedimiento control de
documentos (PRO-REC-CAL-001).
10. Este manual estará disponible en formato digital en la página www.umc.educ.ve de
la Universidad, con el objeto de que cualquier dependencia, que así lo requiere,
pueda tener acceso al mismo.
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
(MAN-ORG-VAC-CGA-CDE)
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Marco Institucional
Pág. 1/15
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
OBJETIVO
El Manual de Organización, es un instrumento normativo de gestión que tiene por finalidad
formalizar la estructura organizativa y funcional de la Coordinación de Desarrollo
Estudiantil.
A través del mismo, se establece una metodología uniforme para la práctica, desarrollo y
evaluación en la Coordinación de Desarrollo Estudiantil, a fin de armonizar bajo un
enfoque coherente con el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Marítima del
Caribe.
Asimismo, busca definir un sistema de control que debe tener en cuenta aspectos tales
como:
a. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida.
b. Declaración de las responsabilidades, autorización, procesamiento, registro de las
operaciones, que estén asignados.
ALCANCE:
Su campo de aplicación abarca a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil.
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Marco Institucional
Pág. 2/15
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
ANTECEDENTES
La Coordinación de Desarrollo Estudiantil, nace en Mayo del 2001, conjuntamente con la
Comisión Salud FAMES, siendo esta última una Fundación para el Servicio de Asistencia
Médico Asistencial para los Estudiantes de Educación Universitaria.
La Coordinación de Desarrollo Estudiantil, está adscrita a la Coordinación General
Académica del Vicerrectorado Académico, se encuentra enmarcada en la Base Legal que
crea a la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe (UMC), la cual se
fundamenta en el Decreto Presidencial, Nº 899, el siete (07) de Julio del 2000, a través de
la Gaceta Oficial Nº 36.988, y se basa para su funcionamiento en los siguientes
fundamentos legales:
• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
• Ley Orgánica de Educación.
• Ley de Universidades.
• Políticas para la Educación Superior
• Reglamento de Beneficios Socio-Económicos para Estudiantes de pregrado de la
UMC
Así pues, la Coordinación de Desarrollo Estudiantil de la Universidad Marítima del Caribe,
se encuentra centrada en la Protección social al estudiante en su proceso de formación
integral, enfatizando en programas y servicios dirigidos a los aspectos relevantes como son
lo socioeconómico, orientación personal, asistencial, la promoción de la Salud, así como
en otros aspectos de la naturaleza pluridimensional del ser humano.
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Marco Institucional
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Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
MISIÓN
Contribuir al desarrollo integral del Estudiante mediante acciones preventivas y
asistenciales, así como administrar todos los servicios y programas destinados a ofrecer a
los estudiantes equidad social a fin de garantizar su prosecución académica.
VISIÓN
Ser una Coordinación líder en la protección al estudiante, contribuir en la atención de la
población estudiantil demandante en las áreas socioeconómicas, orientación y prevención,
proporcionando herramientas para su crecimiento continuo, todo esto bajo la proyección de
integralidad y su correspondencia con el desarrollo estudiantil
VALORES:
Universalidad: Los servicios deben estar dirigidos a toda la población estudiantil, de
acuerdo al tipo de requerimiento y potencialidades del estudiante.
Integralidad: La atención de las diferentes facetas de la personalidad del estudiante en un
proceso global.
Continuidad: Se refiere a la atención progresiva a través del desarrollo evolutivo del
estudiante.
Coherencia: como la interrelación de la Atención al estudiante en íntima vinculación con
las diferentes áreas de acción.
OBJETIVO
Brindar atención integral al estudiante en las áreas socioeconómicas, asesoramiento,
orientación y protección a la salud, entendido como ser humano complejo sobre quien
influyen factores biológicos, psicológicos y sociales que repercuten en su desarrollo
académico y humano.
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Marco Institucional
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Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
FUNCIONES
1.
Planifica, dirige y supervisa los programas socioeconómicos que dependan de
la Coordinación.
2.
Promociona los
programas de protección social al estudiante mediante
cartelera informativa, entrega de trípticos, pagina Web y jornadas de
inducción.
3.
Mantiene contacto permanente con los estudiantes, con la finalidad de conocer
las necesidades de los mismos, estimulando el mejoramiento.
4.
Establece relaciones interinstitucionales a lo interno y externo de la UMC.
5.
Promueve y desarrolla programas de protección social al estudiante UMC.
6.
Elabora la planificación anual de los programas a desarrollar.
7.
Desarrolla estrategias dirigidas a promocionar los programas de los beneficios
socioeconómicos, detectando casos especiales de atención.
8.
Coordina programas de prevención y promoción a la salud, conjuntamente
con instituciones como FAMES, MPPEU, MPPS, ONA, Comisión
Permanente de Directores de Desarrollo Estudiantil.
9.
Intercambia experiencias con otras universidades a fin de tomar las medidas
pertinentes para evitar o corregir debilidades e implementar programas
exitosos que coadyuven al mejoramiento continuo de la gestión de la
Coordinación de Desarrollo Estudiantil de la UMC.
10. Cumple y hace cumplir las estipulaciones del Sistema de Gestión de la
Calidad.
11. Elabora informes trimestrales de las labores realizadas.
12. Elabora y suministra a la Coordinación General Académica el Plan Operativo
Anual (POA) de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil.
13. Elabora y suministra a la Coordinación General Académica el Informe de
Gestión de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil.
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U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Marco Institucional
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Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
14. Garantiza el cumplimiento del Plan Operativo Anual (POA) de la
Coordinación de Desarrollo Estudiantil.
15. Las demás que le señalen las Leyes, Reglamentos y disposiciones de las
Autoridades competentes.
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Organigrama Estructural del Vicerrectorado
Académico
Manual de Organización
Pág. 6/15
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Organigrama Estructural de la
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
VICERRECTORADO
ACADÉMICO
COORDINACIÓN
GENERAL ACADÉMICA
COORDINACIÓN DE
DESARROLLO
ESTUDIANTIL
Manual de Organización
Pág. 7/15
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Organigrama de Posición de la
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
(1) Coordinador
(1) Asistente Administrativo
(1) Trabajador Social
Manual de Organización
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Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Coordinación Desarrollo Estudiantil
Descripción de Cargos
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Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
CARGO: COORDINADOR DE DESARROLLO ESTUDIANTIL
OBJETIVO:
Coordinar, controlar, supervisar, planificar los programas de Beneficio Socioeconómico, y
de Promoción a la salud, realizar el Plan Operativo Anual y cumplir con las actividades
inherentes de acuerdo con los objetivos y metas del Vicerrectorado Académico.
FUNCIONES:
1. Orienta y coordina los planes y acciones de trabajo del personal a su cargo y evalúa
periódicamente su desempeño.
2. Planifica los planes y programas que se ofrecen a los estudiantes dentro de la
dependencia.
3. Difunde los planes y programas que se ofrecen a los estudiantes.
4. Analiza y evalúa informes estadísticos mensuales y los informes periódicos de los
servicios prestados por la Coordinación a fin de dar seguimiento y lograr la mejora
continua.
5. Elabora y ejecuta el plan operativo anual de la Coordinación
6. Presenta trimestral y anualmente informe de gestión al Vicerrector Académico y a la
Coordinación General Académica.
7. Coordina las actividades necesarias para brindar los servicios socio-económicos,
servicio de orientación y asistencia personal a los estudiantes de la UMC.
8. Desarrolla programas de protección a la salud del estudiante UMC conjuntamente
con la Fundación FAMES.
9. Establece las políticas a seguir en los diferentes programas que se desarrollan en la
Coordinación.
10. Establece contacto con instituciones públicas y privadas en busca de soluciones de
problemas a estudiantes en casos especiales.
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Coordinación Desarrollo Estudiantil
Descripción de Cargos
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Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
11. Supervisa el cumplimiento de la programación anual de la Coordinación.
12. Verifica y supervisa la aplicación de las medidas necesarias para dar respuesta a las
necesidades exigidas en el mejoramiento continuo de nuestro producto.
13. Difunde intra-institucional de las políticas, objetivos y programas de atención al
estudiante.
14. Presenta ante la Coordinación General Académica las estadísticas de las actividades
realizadas por la Coordinación trimestral, y anualmente con el fin de hacer
seguimiento a la satisfacción de los beneficiarios.
15. Promueve y fomenta la formación y actualización del personal adscrito a la
Coordinación.
16. Garantiza los recursos financieros, administrativos que requiere la programación
anual de la Coordinación
17. Supervisa y chequea las actividades y/o funciones que ejercen el personal de la
Coordinación.
18. Participa en conjunto con las escuelas en la planificación y acciones preventivas –
educativas – asistenciales dirigidas a la población estudiantil.
19. Investiga las características socioeconómicas, estratificación social, causas de
deserción, bajo rendimiento, procedencia, que permitan el replantear los programas.
20. Brinda atención psico- social orientada a la prevención que permita el diagnostico,
tratamiento de situaciones personales y sociales que afecten la prosecución
académica.
21. Mantiene relaciones con la comisión permanente de directores de desarrollo
estudiantil, a nivel regional y nacional.
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Coordinación Desarrollo Estudiantil
Descripción de Cargos
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Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO
OBJETIVO
Asistir y brindar apoyo a las actividades de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil,
además de ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y
procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, a fin de dar cumplimiento
a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva
del servicio.
FUNCIONES
1. Apoya a la gestión de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil.
2. Recibe, revisa, clasifica, archiva y envía comunicaciones y demás documentos.
3. Elabora memorando con listado de estudiantes beneficiarios de los Programas
Socioeconómicos, para el trámite de pagos con sus respectivos montos
mensualmente, para ser entregado en la Coordinación respectiva.
4. Atiende y da respuestas a los estudiantes que acude a la Coordinación.
5. Realiza las diferentes requisiciones de materiales y copias.
6. Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos
similares.
7. Efectúa y atiende llamadas telefónicas.
8. Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la Coordinación.
9. Participa en la elaboración del Anteproyecto del Plan Operativo Anual de la
Coordinación.
10. Participa en la elaboración del Informe de Gestión de la Coordinación.
11. Brinda atención a profesores, estudiantes y personal que requiera información
perteneciente a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil.
12. Apoya al Coordinador en el desarrollo de proyectos, cursos, talleres, reuniones,
seminarios, entre otros.
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Coordinación Desarrollo Estudiantil
Descripción de Cargos
Pág. 12/15
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
13. Realiza respaldos a la información procesada en el computador.
14. Elabora cuadros demostrativos y otros documentos con la información procesada.
15. Lleva el control de ingresos y egresos de material de oficina.
16. Procesa en el computador información solicitada.
17. Transcribe correspondencias y cualquier documento que se le asigne.
18. Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información
procesada.
19. Colabora con el Coordinador, siendo proactiva, tomando iniciativas que contribuyan
a mejorar el rendimiento y calidad en el trabajo diario.
20. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
21. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
22. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
23. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Coordinación Desarrollo Estudiantil
Descripción de Cargos
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Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
CARGO: TRABAJADOR SOCIAL
OBJETIVO
Desarrollar los programas de trabajo social, realizando estudios de investigación y
diagnostico socio-económicos, a fin de lograr y mantener el bienestar social de la
comunidad universitaria,
FUNCIONES
1. Planifica y coordina las actividades de los programas socio-económicos para los
estudiantes.
2. Atiende y da respuestas a los estudiantes que acuden a la Coordinación.
3. Recibe y revisa que el expediente del estudiante que solicita beneficio
socioeconómico, este completa y en orden.
4. Realiza entrevista focalizada por estudiante y elabora informe social y
estratificación social del estudiante.
5. Entrega expedientes a
la Coordinadora para ser discutidos con el Vicerrector
Académico y decidir el resultado si es aprobado o negado el beneficio.
6. Realizar estudio diagnóstico, análisis de datos suministrados de los beneficiarios
que permita evaluar las necesidades.
7. Apoya actividades de Promoción a la Salud que se realicen, conjuntamente con
FAMES.
8. Analiza y evalúa informes estadísticos mensuales y los informes de los servicios
prestados por la Coordinación.
9. Asesoramiento al estudiante en su proceso de adecuación al espacio universitario.
10. Analiza los datos y estadísticas de los diferentes programas socio-económicos.
11. Realiza estudios de investigación y diagnósticos socio-económicos de los
estudiantes.
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Coordinación Desarrollo Estudiantil
Descripción de Cargos
Pág. 14/15
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
12. Coordina y ejecuta los programas derivados de las investigaciones y estudios socioeconómicos.
13. Evalúa y hace seguimiento a los casos atendidos.
14. Participa en reuniones técnicas relacionadas con el área de su competencia.
15. Promueve y participa en campañas de acción social.
16. Optimiza procesos de selección y asignación de beneficios socio-económicos.
17. Tramita la elaboración de listados, órdenes de pago y asignaciones preferenciales de
los beneficiarios.
18. Atiende los casos de los programas de seguros nacionales e institucionales de los
beneficiarios.
19. Participa en la elaboración del plan operativo anual de la Coordinación de
Desarrollo Estudiantil.
20. Vela por el cumplimiento de las normas del programa asignado.
21. Orienta y asesora en materia de su competencia.
22. Dicta charlas a la comunidad universitaria.
23. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
24. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
25. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
26. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Registro de Cambios
Pág. 15/15
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 03
Ubicación del
cambio Secc/Pág
Naturaleza del cambio
Fecha del
cambio
Nº de cambio
N/A
Documento Inicial
Febrero 2009
00
26/02/2010
01
26/05/2011
02
03/07/2014
03
Todo el documento
Pág. 3
Todo el documento
Manual de Organización
Se cambio de manual de
Gestión Operativo a
Manual de Organización
Se ajusto a un Objetivo
general
Actualización del
Organigrama del
Vicerrectorado
Académico
LISTAS MAESTRAS
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-002
FORMULARIO: CAL-002
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 01
(1) Pág:1 /2
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS APLICABLES
(2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: Coordinación de Desarrollo Estudiantil
(3) ACTUALIZADO POR: Lic. Beatriz Perdomo
(4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 03/07/2014
(7) FECHA
(5)
(6) NOMBRE DEL DOCUMENTO
(8) ALMACENAMIENTO
VIGENTE DE
Nº
APROBACIÓN
1
Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela
2
Ley de Universidades
Gaceta Oficial
Extraordinaria
Nº 5.908
19/02//2009
Gaceta Oficial
Extraordinaria
Nº 1.429
08/09/1970
Formato Digital
Formato Digital
3
Ley Orgánica de Educación
Gaceta Oficial
Extraordinaria
5.929
15/08/2009
4
Ley del Plan de la Patria Segundo Plan Socialista de
Desarrollo Económico y Social de la Nación 20132019.
Gaceta Oficial
Extraordinaria
Nº 6.118
04/12/2013
Formato Digital
5
Ley Orgánica de Procedimientos
Administrativos
Gaceta Oficial
Extraordinario
2.818
01/07/1981
Formato Digital
6
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal.
Gaceta Oficial
Extraordinaria
6.013. 23/12/2010
Formato Digital
7
Ley del Estatuto de la Función Pública
Gaceta Oficial N°
39.660 27/04/2011
Formato Digital
8
Manual de Normas de Control Interno sobre un
modelo genérico de la Administración Central y
Descentralizada Funcionalmente.
Gaceta Oficial
Nº 38.282.
28/09/2005
Formato Digital
9
Normas Generales de Control Interno.
Gaceta Oficial
Nº 36.229.
17/06/1997
10
NVF-ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la
Calidad. Requisitos
18/12/2008
Formato Digital
11
Instructivo de normas y procedimientos para la
Solicitud del beneficio de asistencia médica
Hospitalaria para los estudiantes de educación
Superior.
Abril 2007
Digital
Formato Digital
Formato Digital
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-002
FORMULARIO: CAL-002
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 01
(1) Pág:2 /2
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS APLICABLES
(2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: Coordinación de Desarrollo Estudiantil
(3) ACTUALIZADO POR: Lic. Beatriz Perdomo
(4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 03/07/2014
(7) FECHA
(5)
(6) NOMBRE DEL DOCUMENTO
(8) ALMACENAMIENTO
VIGENTE DE
Nº
APROBACIÓN
12
Decreto de Creación de la Universidad Nacional
Experimental Marítima del Caribe
Gaceta Oficial
36.988.
07/07/2000
Formato Digital
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-001
FORMULARIO: CAL-001
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 04
(1) Pág:1 /1
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
(2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: Coordinación de Desarrollo Estudiantil
(3) ACTUALIZADO POR: Lic. Beatriz Perdomo
(4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 03/07/2014
(5) Nº DEL DOCUMENTO
(6) NOMBRE DEL
DOCUMENTO
(7) FECHA DE
LA PRIMERA
APROBACIÓN
(8) Nº DE
CAMBIO
(9) FECHA
DE
CAMBIO
(10) RESPONSABLE
DE APROBACIÓN
(11) UBICACIÓN DEL
DOCUMENTO
MAN-VAC-CGA-CDE
Manual de la Coordinación
de Desarrollo Estudiantil
01/02/2009
01
03/07/2014
Vicerrector Académico
Intranet
MAN-ORG-VAC-CGA-CDE
Manual de Organización
26/02/2010
01
03/07/2014
Vicerrector Académico
Intranet
03/07/2014
00
03/07/2014
Vicerrector Académico
Intranet
03/07/2014
Vicerrector Académico
Intranet
MAN-NYP-VAC-CGA-CDE
PSO-VAC-CDE
PRO-VAC-CDE-001
PRO-VAC-CDE-002
PRO-VAC-CDE-003
PRO-VAC-CDE-004
PRO-VAC-CDE-005
PRO-VAC-CDE-006
Manual de Normas y
Procedimientos
Asignación de Beneficios
Socioeconómicos
Procedimiento Beca
Ayudantía
Procedimiento Becas
Básicas
Procedimiento Ayudas
Especiales
Procedimiento Premio al
Mérito Estudiantil
Procedimiento
Asesoramiento Psicológico
Procedimiento FAMES
01/02/2009
02
01/02/2009
02
03/07/2014
Vicerrector Académico
Intranet
01/02/2009
02
03/07/2014
Vicerrector Académico
Intranet
01/02/2009
03
03/07/2014
Vicerrector Académico
Intranet
01/02/2009
01
03/07/2014
Vicerrector Académico
Intranet
26/02/2010
01
03/07/2014
Vicerrector Académico
Intranet
01/02/2009
01
03/07/2014
Vicerrector Académico
Intranet
REG-REC-CAL-016
FORMULARIO: CAL-016
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 06
UNIVERSIDAD MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
(1) Pág:1 /1
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE REGISTROS
(2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: Coordinación de Desarrollo Estudiantil
(3)ACTUALIZADO POR: Lic. Beatriz Perdomo
(4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 03/07/2014
(5) REQUISITO
(6) DESCRIPCIÓN DEL
REGISTRO
(7)
ALMACENAMIENTO
(8) TIEMPO DE
RETENCIÓN Y
DESTINO FINAL
(9) RESPONSABLE
(10) IDENTIFICACIÓN
PRO-VAC-CDE-001 y
PRO-VAC-CDE-002
Expedientes Becas
Físico - Coordinación de
Desarrollo Estudiantil
Permanente
Coordinadora de
Desarrollo Estudiantil
REG-VAC-CDE-001
Físico -Coordinación de
Desarrollo Estudiantil
Permanente
Coordinadora de
Desarrollo Estudiantil
REG-VAC-CDE-004
Físico -Coordinación de
Desarrollo Estudiantil
Permanente
Coordinadora de
Desarrollo Estudiantil
REG-VAC-CDE-013
PRO-VAC-CDE-001
PRO-VAC-CDE-001 y
PRO-VAC-CDE-002
PRO-VAC-CDE-003
PRO-VAC-CDE-005
PRO-VAC-CDE-005
PRO-VAC-CDE-005
PRO-VAC-CDE-005
PRO-VAC-CDE-006
Control de Asistencia horas de
actividad Cumplida. Forma: 003
CDE
Solicitud de Beneficio Socio
Económicos (Beca UMC). Forma:
001(c) CDE
Solicitud de Ayuda Especial. Forma:
006- CDE
Solicitud de orientación psicológica.
Formulario: CDE-008
Relación de estudiantes atendidos en
consultas psicológicas. Formulario:
CDE-009
Control de asesorías psicológicas.
Formulario: CDE-010
Resultados del nivel de satisfacción
del cliente. Formulario: CDE-011
FAMES. Lista de ChequeoRecaudos de FAMES-Datos del
Beneficiario.
Físico -Coordinación de
Desarrollo Estudiantil
Coordinación de Desarrollo
Estudiantil
Coordinación de Desarrollo
Estudiantil
Coordinación de Desarrollo
Estudiantil
Coordinación de Desarrollo
Estudiantil
Coordinación de Desarrollo
Estudiantil
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Coordinadora de
Desarrollo Estudiantil
Coordinadora de
Desarrollo Estudiantil
Coordinadora de
Desarrollo Estudiantil
Coordinadora de
Desarrollo Estudiantil
Coordinadora de
Desarrollo Estudiantil
Coordinadora de
Desarrollo Estudiantil
REG-VAC-CDE-007
REG-VAC-CDE-008
REG-VAC-CDE-009
REG-VAC-CDE-010
REG-VAC-CDE-011
REG-VAC-CDE-015
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Cuadro de Indicadores de Gestión
DIRECCIÓN / COORDINACIÒN:
ACTUALIZADO POR:
FEHA DE ACTUALIZACIÒN:
DEPENDENCIA
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Lic. Beatriz Perdomo
03/07/2014
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTOS
PRO-VAC-CGA-CDE-001
Coordinación de Desarrollo
Estudiantil
Pág.: 1/1
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 00
Lic. Beatriz Perdomo
Coordinadora de
Desarrollo Estudiantil
INDICADORES
N° de solicitudes de beca ayudantía / N° de
estudiantes con beca ayudantía
PRO-VAC-CGA-CDE-002
N° de solicitudes de beca básica / N° de estudiantes
con beca básica
PRO-VAC-CGA-CDE-003
N° de solicitudes de ayuda especial/ N° de
estudiantes con asignación de ayuda especial
PRO-VAC-CGA-CDE-004
N° de estudiantes que se le otorgó el premio al
mérito
PRO-VAC-CGA-CDE-004
N° de asesorías psicológicas solicitadas/ N° de
asesorías atendidas
PRO-VAC-CGA-CDE-004
N° de solicitudes de atención por FAMES/ N° de
solicitudes atendidas
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
(MAN-NYP-VAC-CGA-CDE)
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Preliminares
Pág. 1/2
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 00
1. INTRODUCCIÓN:
El presente Manual de Normas y Procedimientos desarrolla los aspectos normativos legales
vigentes y procedimentales que rigen a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil, en el se
describe en forma sistemática y secuencial cada una de las acciones que se deben realizar
durante las distintas fases de los procedimientos que manejan dicha Coordinación,
mencionándose de igual manera los funcionarios responsables de llevarlos a cabo, incluye
además sus respectivos flujogramas en los cuales se representan gráficamente a través de
símbolos el paso a paso de la ejecución de sus actividades y los formularios utilizados en las
mismas, todo ello con el fin de dotar a esta Coordinación de un instrumento que sirva de guía
fundamental en el logro de los objetivos, promoviendo la eficiencia operacional bajo los
principios de transparencia, legalidad, eficacia y efectividad.
En términos generales, los objetivos fundamentales del Manual de la Coordinación de
Desarrollo Estudiantil radican en regular, estandarizar y documentar los procedimientos para
unificar los criterios en la materia.
El Manual fue realizado bajo los lineamientos establecidos por el Sistema de Gestión de la
Calidad, con la participación del personal que integra la Coordinación de Desarrollo
Estudiantil y el personal de la Coordinación de Calidad y Organización, lo que facilitó su
desarrollo y aplicación.
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Preliminares
Pág. 2/2
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 00
2. PROPÓSITO:
Definir y establecer las disposiciones necesarias para el funcionamiento eficaz, eficiente y
efectivo del proceso y los procedimientos que ejecuta la Coordinación de Desarrollo
Estudiantil de la Universidad Marítima del Caribe (UMC).
3. ALCANCE:
Este manual abarca a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil y de todas aquellas
dependencias académicas y administrativas de la UMC que en su momento se vean
involucradas.
4. RESPONSABLE:
La Coordinación de Desarrollo Estudiantil, es la responsable de coordinar, controlar y
supervisar los programas de Beneficio Socioeconómico (Beca ayudantía, beca básica y
ayuda especial), del premio al mérito, el cual se otorga el día del Estudiante Universitario,
de la Promoción a la salud, a través del programa FAMES, así como también brindar la
asesoría psicológica a los estudiantes cuando estos así lo requieran, con la finalidad de
garantizar la eficacia y la eficiencia durante todo el proceso.
Manual de Normas y Procedimientos
PROCESO COORDINACIÓN DE
DESARROLLO ESTUDIANTIL
(PSO-VAC-CGA-CDE)
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Proceso Coordinación
De Desarrollo Estudiantil
Pág.: 1/4
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 02
PSO-VAC-CGA-CDE
1. PROPOSITO
Establecer lineamientos para el otorgamiento de beneficios socio-económicos a los
estudiantes de pregrado de la Universidad Marítima del Caribe (UMC), así como también
propiciar la orientación psicológica, la asistencia médica hospitalaria y educar en materia
de salud preventiva a los educandos, con la finalidad de garantizar la eficacia y eficiencia
durante todo el proceso.
2.ALCANCE:
Este proceso aplica a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil, a las dependencias
Académicos-administrativas que en su momento se vean involucradas y a los estudiantes
que cursan estudios de pregrado en las diversas carreras implementadas en la UMC.
3. RESPONSABLE:
El Coordinador de Desarrollo Estudiantil es el responsable y está autorizado para
presentar al Vicerrector Académico los posibles aspirantes a los Beneficios
socioeconómico y de ejecutar seguimiento y evaluación de cada caso.
El Vicerrector Académico es el responsable y está autorizado para aprobar, negar, el
otorgamiento de los Beneficios Socioeconómicos.
4.DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
4.1 ENTRADA
Recibe la solicitud de los beneficios Becas Ayudantías, Becas Básicas, Ayudas
Económicas Especiales, Premio al Mérito Estudiantil por parte del estudiante
interesado, debe presentar datos de identificación académicos, socioeconómicos a ser
considerados para el otorgamiento o renovación del Beneficio socioeconómico.
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Proceso Coordinación
De Desarrollo Estudiantil
Pág.: 2/4
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 02
PSO-VAC-CGA-CDE
Recibe del estudiante las necesidades manifiesta para la atención psicológica.
4.2 TRANSFORMACION
La información de la solicitud se analiza por el Coordinador de Desarrollo Estudiantil,
según Método Graffar (entrevista) para constatar su condición socioeconómica y
elaborar informe social del solicitante y posteriormente discutir con el Vicerrector la
decisión siendo (Aprobada o Negada), el beneficio Beca Ayudantía, Beca Básica,
Premio al Mérito Estudiantil, Ayuda Especial solicitada por el estudiante.
Enlaza al estudiante con del programa FAMES la asistencia médica hospitalaria que
requiera.
Tramite todo lo conducente para la atención psicológica, bien sea al estudiante de
nuevo ingreso, para su prosecución o en pasantías profesionales.
4.3 SALIDA
Otorgamiento, renovación, de los Beneficios Socioeconómicos (Beca Ayudantía, Beca
Básica, Premio al Mérito Estudiantil, Ayuda Especial).
Brinda la atención a través del programa FAMES a los estudiantes que requieren
asistencia médica y educa en materia de salud preventiva, a fin de que el problema de
salud no interfiera con su prosecución académica.
Garantiza el enlace entre el estudiante y el especialista en psicología, el cual lo
orientará a buscar soluciones a los problemas manifestados.
5. DEFINICIONES:
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Proceso Coordinación
De Desarrollo Estudiantil
Pág.: 3/4
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 02
PSO-VAC-CGA-CDE
5.1. Beca Ayudantía: Beneficio socio-económico otorgado al estudiante, con fines de
apoyo académico, este beneficio implica la obligación por parte del estudiante de
cumplir con cuatro horas de actividad, las cuales totalizan dieciséis mensuales en
la Coordinación seleccionada. Sujeta a renovación académica y socioeconómica
cada semestre lectivo.
5.2. Becas Básicas: Beneficio socio-económico otorgado a estudiantes con fines de
apoyo económico. Sujeta a renovación
académica y socioeconómica cada
semestre lectivo.
5.3. Ayuda Especial: Beneficio socio – económico otorgado al estudiante,
eventualmente, para cubrir gastos imprevistos (Consultas médicas, exámenes,
adquisición de materiales de estudio). Una vez por semestre lectivo.
5.4. Premio al Mérito Estudiantil: Beneficio socio-económico otorgado al estudiante
con excelente rendimiento académico, una vez cada dos periodos académicos.
5.5. Procedimientos: Son una serie detallada de instrucciones para ejecutar una
secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad.
5.6. Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas para lograr un producto
utilizando recursos (humanos, tecnológicos, materiales, tiempo, etc) en la
transformación de insumos.
6. REFERENCIAS:
6.1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
6.2. Ley de Universidades.
6.3. Método Graffar.
7. REGISTROS:
7.1 REG-VAC-CDE-001: Expedientes Becas.
7.2 REG-VAC-CDE-007: Solicitud de Ayuda Especial. Forma: 006- CDE
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Proceso Coordinación
De Desarrollo Estudiantil
Pág.: 4/4
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 02
PSO-VAC-CGA-CDE
7.3 REG-VAC-CDE-004: Control de Asistencia horas de actividad Cumplida del Becario
Ayudantía. Forma: 003-CDE
7.4 REG-VAC-CDE-013: Solicitud de Beneficio Socio Económicos (Beca UMC).
Forma: 001(c) CDE.
9. REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación del
cambio Secc/Pág
Naturaleza del cambio
Fecha del
cambio
Nº de cambio
N/A
Documento Inicial
Febrero 2009
00
26/05/2011
01
26/05/2011
01
03/07/2014
02
Pág.2
Pág. 5
Se anexo a los requisitos
consignar copia de la
libreta de ahorro
bancaria y se eliminó la
planilla para solicitud de
renovación (forma: 002CDE)
Se eliminó el Registro
REG-VAC-CDE-002 y
se modifico el Registro
REG-VAC-CDE-004
control de asistencia del
becario ayudantía
Todo el documento
Manual de Normas y Procedimientos
Actualización
PROCEDIMIENTO OTORGAMIENTO DE
BECA AYUDANTÍA
(PRO-VAC-CGA-CDE-001)
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Otorgamiento de Beca Ayudantía
Pág.: 1/6
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 02
PRO-VAC-CGA-CDE-001
1. PROPÓSITO
Establecer lineamientos para la asignación del beneficio socioeconómico Beca Ayudantía a
los estudiantes que cumplan con los requisitos exigidos por la Coordinación de Desarrollo
Estudiantil de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe (UMC).
2. ALCANCE
Este procedimiento abarca a la Coordinación Desarrollo Estudiantil, al Vicerrector
Académico y las dependencias académico-administrativas que en su momento se vean
involucradas para dar cumplimiento a lo establecido en este procedimiento.
3. RESPONSABLE:
Este procedimiento estará bajo la responsabilidad del Coordinador de Desarrollo
Estudiantil.
4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO
4.1 El trabajador social deberá revisar los documentos suministrados por el estudiante, los
cuales deben contener: Planilla de solicitud de Beneficio Socioeconómico (Beca)
debidamente llenada y firmada, Planilla de inscripción, exposición de Motivos, Copia
de la planilla de inscripción, constancia de calificaciones, copia de la cédula de
identidad, recibo de servicio para constatar la dirección, número de cuenta bancario.
4.2 El trabajador social deberá realizar resumen por escrito del caso recibido, colocando la
estratificación social, aspectos relevantes y posteriormente coloca su firma para validar
la información.
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Otorgamiento de Beca Ayudantía
Pág.: 2/6
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 02
PRO-VAC-CGA-CDE-001
4.3 La asignación de la Beca Ayudantía deberá estar firmada, sellada y con la fecha de la
aprobación por el Vicerrector Académico.
4.4 El Asistente de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil deberá elaborar hoja de Excel
donde se destaque: Coordinación seleccionada por el estudiante, Apellido y Nombre,
cédula de Identidad, Carrera, monto y número de cuenta de ahorro de la entidad
bancaria requerida para el momento.
4.5 El Asistente de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil deberá realizar registrar la
información total en correspondencia a las becas ayudantías en el programa
suministrado por la entidad bancaria.
4.6 El estudiante deberá entregar control mensual de actividades realizadas al final de cada
semestre, firmada por el supervisor, como requisito indispensable para efectuar el pago
correspondiente.
4.7 En caso de Renovación de la Beca Ayudantía, el estudiante deberá suministrar a la
Coordinación de Desarrollo Estudiantil, la Planilla de inscripción y record académico, a
fin de garantizar la continuidad del beneficio socioeconómico.
4.8 En caso de cambio de la dependencia donde presta la Ayudantía el estudiante deberá
realizar una solicitud de cambio por escrito y suministrarla a la Coordinación de
Desarrollo Estudiantil.
4.9 Todos los documentos suministrados por el Estudiante se Archivan en Carpeta
identificada con su Nombre y Apellido.
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Otorgamiento de Beca Ayudantía
Pág.: 3/6
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 02
PRO-VAC-CGA-CDE-001
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ESTUDIANTE
5.1 Acude a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil a fin de solicitar información
sobre la beca ayudantía.
5.2 Entrega al Trabajador Social de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil, carpeta
marrón contentiva de cada uno de los requisitos establecidos.
TRABAJADOR SOCIAL
5.3 Revisa la documentación y Valida con su firma la información mediante entrevista
focalizada, realiza estratificación social
5.4 Se realiza estudio socio – económico, académico y revisión de soportes respectivos.
5.5 Entrega casos al Coordinador de Desarrollo Estudiantil
COORDINADOR DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.6 Recibe y revisa expedientes de los estudiantes que solicitan beneficio
Socioeconómico, suministrado por el Trabajador Social.
5.7 Fija reunión de discusión de casos con el Vicerrector Académico, se toma decisión
en conjunto del caso (aprobado, negado).
5.8 Se informa al estudiante la decisión y según el tipo de beneficio se le entrega la
planilla de Registro de Actividades Diarias en caso de beca ayudantía.
5.9 Entrega al asistente de la Coordinación el expediente
ASISTENTE A LA COORDINACIÓN
5.10 Recibe expediente por parte del Coordinador de Desarrollo Estudiantil.
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Otorgamiento de Beca Ayudantía
Pág.: 4/6
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 02
PRO-VAC-CGA-CDE-001
5.11 Elabora nomina de pago según programa suministrado por la entidad bancaria,
adicionalmente registra la información necesaria en el formato Excel, donde ubica
la Coordinación que el estudiante ha seleccionado.
5.12 Entrega memorando interno en conjunto con la nomina de los estudiantes
beneficiarios de la Beca Ayudantía al Coordinador de Desarrollo Estudiantil.
COORDINADOR DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.13 Recibe y revisa memorando y la nomina de los estudiantes beneficiarios.
5.14 Firma y sella el memorando y devuelve a la Asistente de la Coordinación.
ASISTENTE A LA COORDINACIÓN
5.15 Recibe y entrega memorando y nomina al Vicerrector Académico para su Visto
Bueno, mediante firma y sello.
5.16 Posterior al visto bueno del Vicerrector Académico, entrega a la coordinación de
Presupuesto el memorando y la nomina (Fin del procedimiento).
6. DEFINICIONES:
6.1
Beca Ayudantía: Beneficio socio-económico otorgado al estudiante, con fines de
apoyo académico, este beneficio implica la obligación por parte del estudiante de
cumplir con cuatro horas de actividad, las cuales totalizan dieciséis mensuales en la
Coordinación seleccionada. Sujeta a renovación académica y socioeconómica cada
semestre lectivo.
6.2
Control de Asistencia: Documento que da constancia que el estudiante cumplió
con las actividades asignadas.
6.3
Eficiencia: Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo
predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar desperdicios y errores.
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Otorgamiento de Beca Ayudantía
6.4
Pág.: 5/6
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 02
PRO-VAC-CGA-CDE-001
Procedimientos: Son una serie detallada de instrucciones para ejecutar una
secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad.
6.5
Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas para lograr un producto
utilizando recursos (humanos, tecnológicos, materiales, tiempo, etc) en la
transformación de insumos.
6.6
Renovación: Entrega de documentos probatorios para dar continuidad al Beneficio
socioeconómico otorgado durante un semestre.
7. REFERENCIAS:
7.1.Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
7.2.Ley de Universidades.
7.3.Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
7.4.Ley de Procedimientos Administrativos.
8. REGISTROS
8.1. REG-VAC-CDE-001: Expedientes Becas.
8.2. REG-VAC-CDE-004: Control de Asistencia horas de actividad Cumplida del
Becario Ayudantía. Forma: 003-CDE
8.3. REG-VAC-CDE-013: Solicitud de Beneficio Socio Económicos (Beca UMC).
Forma: 001(c) CDE.
9. REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación del
cambio
Secc/Pág
Naturaleza del cambio
Fecha del
cambio
Nº de
cambio
N/A
Documento Inicial
Febrero
2009
00
Pág. 2
Se modifico la entrega del
control
mensual
de
actividades del becario
26/05/2011
01
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Otorgamiento de Beca Ayudantía
Pág. 3
Todo el
Documento
ayudante para ser entregado
al final del semestre, en la
Renovación se eliminó
evaluación del supervisor y
planilla de renovación y en
solicitud de cambio de
eliminó la exposición de
motivo y la entrega de carta
de presentación
Se eliminó entrega del
memorando interno
Cambio de formato
Manual de Normas y Procedimientos
Pág.: 6/6
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 02
PRO-VAC-CGA-CDE-001
26/05/2011
01
03/07/2014
02
PROCEDIMIENTO OTORGAMIENTO DE
BECA BÁSICA
(PRO-VAC-CGA-CDE-002)
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Otorgamiento de Beca Básica
Pág.: 1/5
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 02
PRO-VAC-CGA-CDE-002
1. PROPÓSITO
Establecer lineamientos para la asignación del beneficio socioeconómico, beca básica a los
estudiantes que cumplan con los requisitos exigidos por la Coordinación de Desarrollo
Estudiantil de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe. (UMC)
2. ALCANCE
Este procedimiento abarca a la Coordinación Desarrollo Estudiantil, al Vicerrector
Académico y aquellas dependencias administrativas que en su momento se vean
involucradas.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Este procedimiento estará bajo responsabilidad del Coordinador de Desarrollo Estudiantil.
4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO
4.1.El trabajador social deberá revisar los documentos suministrados por el estudiante, los
cuales deben contener: Planilla de solicitud de Beneficio socioeconómico (Beca
UMC) debidamente llenada y firmada, Planilla de inscripción, exposición de Motivos,
Copia de la planilla de inscripción, constancia de calificaciones, copia de la cédula de
identidad, recibo de servicio para constatar la dirección, número de cuenta de la
entidad bancaria requerida para el momento de la solicitud.
4.2.El trabajador social deberá realizar resumen por escrito del caso recibido, colocando
la estratificación social, aspectos relevantes, y posteriormente coloca su firma para
validar la información.
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Otorgamiento de Beca Básica
Pág.: 2/5
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 02
PRO-VAC-CGA-CDE-002
4.3.La asignación de la Beca Básica deberá estar firmada, sellada y con la fecha de la
aprobación por el Vicerrector Académico.
4.4.El Asistente de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil deberá elaborar hoja de
Excel donde se destaque: Apellido y Nombre, cédula de Identidad, Carrera, monto y
número de cuenta de la entidad bancaria requerida para el momento de la solicitud.
4.5.El Asistente de la Coordinación de Desarrollo Estudiantil deberá registrar la
información en el programa suministrado por la entidad bancaria.
4.6.El estudiante deberá descargar la planilla de Solicitud de beneficio socioeconómico a
través de la web de la UMC en la dependencia del Vicerrectorado Académico.
4.7.En Caso de RENOVACION, el estudiante deberá entregar la Planilla de inscripción y
record académico ante la Coordinación de Desarrollo Estudiantil.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COORDINACIÓN DE DESARROLLO ESTUDIANTIL
TRABAJADOR SOCIAL:
5.1 Recibe al estudiante que acude a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil
brindándole información específica según su solicitud. (Cartelera informativa).
5.2 Recibe por parte del Estudiante los requisitos establecidos en carpeta marrón.
5.3 Revisa la documentación y Valida con su firma la información mediante entrevista
focalizada, realiza estratificación social
5.4 Realiza estudio socio – económico, académico y revisión de soportes respectivos.
5.5 Entrega casos al Coordinador de Desarrollo Estudiantil
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Otorgamiento de Beca Básica
Pág.: 3/5
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 02
PRO-VAC-CGA-CDE-002
COORDINADOR DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.6 Recibe y revisa expedientes de los estudiantes que solicitan beneficio
Socioeconómico, suministrado por el Trabajador Social.
5.7 Fija reunión de discusión de casos con el Vicerrector Académico, se toma decisión
en conjunto del caso (aprobado).
5.8 Se informa al estudiante la decisión y se le indica cuando se realizan los depósitos
correspondientes.
5.9 Entrega al asistente de la Coordinación el expediente
ASISTENTE A LA COORDINACIÓN
5.10 Recibe expediente.
5.11 Elabora nomina de pago según programa suministrado por el Banco Occidental de
Descuento, adicionalmente realiza el vaciado de la información en Excel, donde
ubica la Coordinación que el estudiante ha seleccionado.
5.12 Entrega a la Coordinadora Memorando con la nomina de los estudiantes
beneficiarios de la Beca Básica.
COORDINADOR DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.13 Recibe y revisa memorando y la nomina de los estudiantes beneficiarios.
5.14 Firma y sella el memorando y devuelve a la Asistente de la Coordinación.
ASISTENTE A LA COORDINACIÓN
5.15 Recibe memorando y nomina por parte del Coordinador de Desarrollo estudiantil y
posteriormente gestiona ante el Vicerrector Académico su Visto Bueno, mediante
firma y sello.
5.16 Entrega a la Coordinación General de Planificación estratégica y Presupuesto y a la
Coordinación General de Administración memorando interno en conjunto con la la
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U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Otorgamiento de Beca Básica
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Cambio: 02
PRO-VAC-CGA-CDE-002
nomina, posterior al visto bueno del Vicerrector Académico, con la finalidad de que
se realicen los procedimientos administrativos correspondientes para el pago
oportuno de la beca a los estudiantes beneficiados (Fin del Procedimiento).
6. DEFINICIONES:
6.1
Beca Básica: Beneficio socio-económico otorgado a estudiantes con fines de
apoyo económico. Sujeta a renovación
académica y socioeconómica cada
semestre lectivo.
6.2
Eficiencia: Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo
predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar desperdicios y errores.
6.3
Procedimientos: Son una serie detallada de instrucciones para ejecutar una
secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad.
6.4
Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas para lograr un producto
utilizando recursos (humanos, tecnológicos, materiales, tiempo, etc) en la
transformación de insumos.
6.5
Renovación: Entrega de documentos probatorios para dar continuidad al Beneficio
socioeconómico otorgado durante un semestre.
7.REFERENCIAS
7.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
8. REGISTROS
8.1 REG-VAC-CDE-001: Expedientes Becas.
8.2 REG-VAC-CDE-013: Solicitud de Beneficio Socio Económicos (Beca UMC).
Forma: 001(c) CDE.
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Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Otorgamiento de Beca Básica
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9. REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación del
cambio Secc/Pág
N/A
Pág. 2
Pág. 5
Todo el
documento
Naturaleza del
cambio
Documento Inicial
En renovación se
eliminó planilla de
renovación
Se eliminó REGVAC-CDE-002
renovación de becas
Fecha del
cambio
Febrero 2009
Cambio de Formato
Manual de Normas y Procedimientos
Nº de cambio
00
26/05/2011
01
26/05/2011
01
03/07/2014
02
PROCEDIMIENTO OTORGAMIENTO DE
AYUDA ESPECIAL
(PRO-VAC-CGA-CDE-003)
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03
Procedimiento Otorgamiento de Ayuda Especial Cambio:
PRO-VAC-CGA-CDE-003
1. PROPÓSITO
Establecer lineamientos a seguir para la asignación del beneficio socioeconómico a los
estudiantes que cumplan con los requisitos exigidos por la Coordinación de Desarrollo
Estudiantil de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe (UMC).
2. ALCANCE
Este procedimiento involucra a la Coordinación Desarrollo Estudiantil al Vicerrector
Académico y a todas aquellas dependencias que en su momento se vean involucradas.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Este procedimiento estará bajo la responsabilidad del Coordinador
4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO
4.1
El trabajador social debe revisar los documentos suministrados por el estudiante, los
cuales deben contener: Planilla de Solicitud de Ayuda Especial, debidamente llenada
y firmada, Planilla de inscripción, copia de la cédula de identidad. En caso de
tramitarse por Caja Chica el estudiante debe Consignar la Factura Original.
4.2
El trabajador social debe realizar resumen en hoja de Excel vacía toda la información
contenida en la planilla de solicitud de Ayuda Especial colocando Apellido y
Nombre, cédula de Identidad, Carrera, la estratificación social, aspectos relevantes,
colocando su firma para validar la información.
4.3
En caso de Tramitarse por Caja Chica el Trabajador Social debe realizar un
Memorando Interno dirigido al Coordinador General de Presupuesto, en el cual
solicita la Reposición de los Gastos de la Caja Chica Correspondientes al mes donde
se ha dado egreso a través de la Ayuda. Además especifica en el memorando, Fecha
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03
Procedimiento Otorgamiento de Ayuda Especial Cambio:
PRO-VAC-CGA-CDE-003
de la Solicitud, Cédula de Identidad, Nombre y Apellido, Semestre, Nº de Factura, el
Motivo de la solicitud y el Monto. y será firmada por el Coordinador de Desarrollo
Estudiantil, con visto bueno del Vicerrector Académico.
4.4
La asignación de la Beca Ayuda Especial deberá estar firmada, sellada y con la fecha
de la aprobación por el Vicerrector Académico.
4.5
La Asistente de la Coordinación deberá realizar el vaciado de la información en el
programa suministrado por la entidad bancaria.
4.6
El estudiante deberá acudir a la Coordinación solo los días que se asigne en cartelera
a retirar la planilla de solicitud de Ayuda Especial igualmente para consignar la
planilla de solicitud de Ayuda especial con la documentación requerida.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
TRABAJADOR SOCIAL
5.1. Recibe del estudiante la planilla de solicitud de Ayuda especial y los recaudos
correspondientes.
5.2. Revisa la documentación y valida con su firma la información mediante entrevista
focalizada, realiza estratificación social
5.3. Entrega los expedientes recibidos al Coordinador de Desarrollo Estudiantil
COORDINADOR DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.4. Recibe y revisa los expedientes de los estudiantes que solicitan beneficio
Socioeconómico de Ayuda Especial, suministrado por el Trabajador Social.
5.5. Entrega al asistente cada uno de los expedientes recibidos.
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Manual de Procedimientos
Fecha: 03/07/2014
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
03
Procedimiento Otorgamiento de Ayuda Especial Cambio:
PRO-VAC-CGA-CDE-003
ASISTENTE A LA COORDINACIÓN
5.6. Recibe expediente.
5.7. Elabora nomina de pago de la información en Excel.
5.8. Entrega a la Coordinadora Memorando con la nomina de los estudiantes beneficiarios
de la Ayuda Especial
5.9. En caso de caja Chica, elabora Memorando Interno dirigido a la Coordinación de
Presupuesto
COORDINADOR DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.10. Recibe y revisa memorando y la nomina de los estudiantes beneficiarios.
5.11. En caso de caja chica firma Memorando y lo envía al Vicerrector Académico para su
visto bueno.
5.12. Firma y sella el memorando y devuelve a la Asistente de la Coordinación.
ASISTENTE A LA COORDINACIÓN:
5.13. Recibe y entrega memorando y nomina al Vicerrector Académico para su Visto
Bueno, mediante firma y sello.
5.14. Posterior al visto bueno del Vicerrector Académico, entrega a la coordinación de
Presupuesto el memorando y la nomina.
5.15. Recibe información telefónica por parte de la Coordinación de Finanzas que se
proceda a cancelar la Ayuda Especial, o si es por caja chica proceda a retirara el
cheque de reposición de fondos.
5.16. Retira Cheque y cambia el mismo en la sede bancaria.
5.17. Llama telefónicamente al estudiante notificando que ya se posee l reembolso de la
ayuda especial solicitada.
5.18. Pública en cartelera de la Coordinación destacando los Estudiantes que han sido
beneficiados y la fecha de pago en las oficinas del BOD (Fin del procedimiento).
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Fecha: 03/07/2014
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
03
Procedimiento Otorgamiento de Ayuda Especial Cambio:
PRO-VAC-CGA-CDE-003
6. DEFINICIONES:
6.1 Ayuda Especial: Beneficio socio – económico otorgado al estudiante,
eventualmente, para cubrir gastos imprevistos (Consultas médicas, exámenes,
adquisición de materiales de estudio). Una vez por semestre lectivo.
6.2 Eficiencia: Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo
predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar desperdicios y errores.
6.3 Procedimientos: Son una serie detallada de instrucciones para ejecutar una
secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad.
7. REFERENCIAS
7.1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
7.2. Ley de Universidades.
7.3. Ley de Procedimientos Administrativos.
8. REGISTROS
8.1. REG-VAC-CGA-CDE-007: Solicitud de Ayuda Especial. Forma: 006- CDE
8.2. Expedientes Caja Chica
9. REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación del
Naturaleza del cambio
cambio Secc/Pág
N/A
Todas
Pág.
Nuevo Documento
Fecha del
cambio
Nº de cambio
Enero
2009
00
Se agrega actividades
de reposición de caja 26/02/2010
chica
Se agrego que se
anuncia en cartelera los 26/05/2011
dias de entrega y
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01
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Coordinación de Desarrollo Estudiantil
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Procedimiento Otorgamiento de Ayuda Especial Cambio:
PRO-VAC-CGA-CDE-003
consignación de
Planillas
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03/07/2014
03
PROCEDIMIENTO PREMIO AL MÉRITO
(PRO-VAC-CGA-CDE-004)
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Procedimiento Premio al Mérito
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PRO-VAC-CGA-CDE-004
1.PROPÓSITO
Establecer los pasos a seguir para el otorgamiento del beneficio socioeconómico a los
estudiantes que tengan un excelente desempeño académico durante el periodo académico
que antecede al día del estudiante universitario y deben seleccionados por las escuelas
respectivas
para su postulación ante la Coordinación de Desarrollo Estudiantil de la
Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe. (UMC)
2. ALCANCE
Este procedimiento abarca a la Coordinación Desarrollo Estudiantil, a las Direcciones de
Escuelas (Náutica y Sociales), al Vicerrector Académico y aquellas dependencias que en su
momento se vean involucradas.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Este procedimiento estará bajo la responsabilidad del Coordinador de Desarrollo
Estudiantil.
4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO
4.1.La Coordinación de Desarrollo Estudiantil, deberá solicitar ante las Escuelas la
postulación de los estudiantes que hayan obtenido un desempeño sobresaliente en sus
programas de formación.
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Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Premio al Mérito
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PRO-VAC-CGA-CDE-004
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASISTENTE DE LA COORDINACIÓN DE DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.1.Realiza memorando interno dirigido a las diferentes Escuelas (Náutica y Sociales) a fin
de solicitar la postulación de cada uno de los estudiantes que por programa de
formación han sobresalido en su rendimiento académico, con el objeto de otorgarle el
Premio al Mérito Estudiantil.
5.2.Entrega al Coordinador de Desarrollo Estudiantil para su revisión y firma.
COORDINADOR DE DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.3. Recibe memorando interno dirigido a las diferentes Escuelas (Náutica y Sociales), por
parte del asistente.
5.4.Verifica la información contenida en el mismo y de estar conforme lo firma y sella, de
lo contrario devuelve para su corrección.
5.5.Entrega memorando interno al Asistente.
ASISTENTE DE LA COORDINACIÓN DE DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.6. Recibe memorando interno dirigido a las diferentes Escuelas (Náutica y Sociales),
por parte del Coordinador de Desarrollo Estudiantil.
5.7. Genera copia del memorando interno y posteriormente entrega ante a Escuela de
Ciencias Sociales y de Náutica e Ingeniería.
5.8. Guarda copia del memorando interno para su control interno.
5.9. Recibe memorando interno por parte de las diferentes Escuelas señalando el
estudiante postulado por carrera: nombre y apellido, número de cédula de identidad y
el índice académico obtenido.
5.10. Genera copia del memorando recibido.
5.11. Elabora memorando interno dirigido a la Coordinación General de Planificación y
Presupuesto y a la Coordinación General de Administración a los fines de solicitar el
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Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Premio al Mérito
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pago correspondiente a los estudiantes con excelente rendimiento académico para el
otorgamiento del premio al merito estudiantil.
5.12. Anexa al memorando interno copia del memorando interno recibido por parte de las
escuelas,
5.13. Entrega al Coordinador de Desarrollo Estudiantil para su revisión y firma.
COORDINADOR DE DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.14. Recibe memorando interno en conjunto con los diferentes memorandos recibidos,
que sustentan el Premio al Merito Estudiantil por parte del asistente.
5.15. Verifica la información contenida en el mismo y de estar conforme lo firma y sella,
de lo contrario devuelve para su corrección.
5.16. Entrega memorando interno al Asistente
ASISTENTE DE LA COORDINACIÓN DE DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.17. Recibe memorando interno en conjunto con los diferentes memorandos recibidos, que
sustentan el Premio al Merito Estudiantil por parte del Coordinador de Desarrollo
Estudiantil.
5.18. Gestiona ante el Vicerrector Académico su Visto Bueno en el memorando interno.
5.19. Entrega memorando interno en conjunto con los diferentes memorandos recibidos,
que sustentan el Premio al Merito Estudiantil a la Coordinación General de
Planificación y Presupuesto y a la Coordinación General de Administración.
5.20. Recibe información de la Coordinación de Finanzas para que se proceda a la
cancelación del premio al Mérito Estudiantil.
5.21. Elabora el Listado de Estudiantes a lo cuales se les ha otorgado el Premio al Mérito
Estudiantil y posteriormente lo coloca en cartelera a los fines de que los mismos
procedan al retiro de su beneficio en las oficinas de la entidad bancaria
correspondiente (Fin del procedimiento).
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Procedimiento Premio al Mérito
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PRO-VAC-CGA-CDE-004
6. DEFINICIONES:
6.1 Eficiencia: Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un
objetivo predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar desperdicios y
errores.
6.2 Premio al Mérito Estudiantil: Beneficio socio-económico otorgado al estudiante
con excelente rendimiento académico, el 21 de Noviembre día del Estudiante
Universitario.
7. REFERENCIAS
7.1.Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
7.2. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal.
8. REGISTROS:
N/A
9. REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación del
cambio Secc/Pág
Naturaleza del cambio
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Manual de Normas y Procedimientos
PROCEDIMIENTO ASESORAMIENTO
PSICOLÓGICO
(PRO-VAC-CGA-CDE-005)
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Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Asesoramiento Psicológico
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PRO-VAC-CGA-CDE-005
1. PROPÓSITO
Establecer los pasos a seguir para brindar asesoramiento psicológico a Estudiantes de la
Universidad Marítima del Caribe (UMC).
2. ALCANCE
Este procedimiento abarca a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil, a la Dirección de
Escuela de Náutica e Ingeniería, a la Dirección de Escuela de Ciencias Sociales, al
Vicerrector Académico y a todas aquellas dependencias académico-administrativas que en
su momento se vean involucradas.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
El Coordinador de Desarrollo Estudiantil es el responsable de gestionar todo lo conducente
al asesoramiento psicológico solicitado por el Estudiante de la UMC, a fin de garantizar la
atención oportuna a las necesidades manifiestas por el mismo.
4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO
4.1.La orientación psicológica deberá brindarse a todo estudiante regular inscrito en un
programa de formación como alumno regular.
4.1.La Coordinación de Desarrollo Estudiantil a través del Trabajador Social deberá
garantizar que las solicitudes de orientación psicológicas (CDE-008) estén debidamente
llenadas a los fines de realizar los trámites correspondientes.
4.2.El Estudiante solicita ante la Coordinación de Desarrollo Estudiantil el formulario
solicitud de orientación psicológica (CDE-008) para acudir a la consulta.
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PRO-VAC-CGA-CDE-005
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Asesoramiento Psicológico
4.3.El Trabajador Social deberá medir la satisfacción del Estudiante de la UMC, con
respecto al servicio psicológico, a través de la tabulación de la información reflejada en
la sección de Evaluación del Servicio Psicológico y posteriormente realizar el
respectivo análisis de datos en el formulario resultado del nivel de la satisfacción del
cliente (DES-011), con la finalidad de tomar acciones preventivas o correctivas
necesarias de manera oportuna.
4.4.La Coordinación de Desarrollo Estudiantil deberá realizar semestralmente el informe
final de la medición de la satisfacción del cliente a través del resultado del nivel de la
satisfacción del cliente (CDE-011).
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ESTUDIANTE DE LA UMC
5.1.Informa al Trabajador Social la necesidad de orientación psicológica.
TRABAJADOR
SOCIAL
DE
LA
COORDINACIÓN
DE
DESARROLLO
ESTUDIANTIL
5.2.Recibe por parte del Estudiante de la UMC, información referente a la necesidad de
orientación psicológica.
5.3.Entrega el formulario solicitud de orientación psicológica (CDE-008) al estudiante de la
UMC, para que acuda a la consulta respectiva.
ESTUDIANTE DE LA UMC
5.4.Recibe el formulario solicitud de orientación psicológica (CDE-008) por parte del
Trabajador Social.
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Fecha: 03/07/2014
Cambio: 01
PRO-VAC-CGA-CDE-005
Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Asesoramiento Psicológico
5.5.Llena el formulario solicitud de orientación psicológica (CDE-008) con la información
respectiva.
5.6.Acuerda la consulta con el especialista en psicología.
5.7.Acude a la consulta psicológica.
5.8.Entrega al Psicólogo la solicitud de orientación psicológica (CDE-008) para que la
firme y selle en señal de haber prestado el servicio.
PSICOLOGO
5.9. Recibe la solicitud de orientación psicológica (CDE-008) por parte del Estudiante de
la UMC.
5.10. Firma, sella y coloca fecha del servicio prestado en la solicitud de orientación
psicológica (CDE-008).
5.11. Devuelve la solicitud de orientación psicológica (CDE-008) al Estudiante de la UMC.
ESTUDIANTE DE LA UMC
5.12. Recibe la solicitud de orientación psicológica (CDE-008) por parte del psicólogo.
5.13. Llena la sección de evaluación del servicio psicológico en la solicitud de orientación
psicológica (CDE-008) y posteriormente lo firma.
5.14. Entrega al Trabajador Social la solicitud de orientación psicológica (CDE-008).
TRABAJADOR
SOCIAL
DE
LA
COORDINACIÓN
DE
DESARROLLO
ESTUDIANTIL
5.15. Recibe la solicitud de orientación psicológica (CDE-008) por parte del Estudiante de
la UMC.
5.16. Recibe posteriormente la relación de estudiantes atendidos en consultas psicológicas
(CDE-009) por parte del psicólogo.
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Manual de Normas y Procedimientos
Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Asesoramiento Psicológico
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Cambio: 01
PRO-VAC-CGA-CDE-005
5.17. Verifica la información de la relación de estudiantes atendidos en consultas
psicológicas (CDE-009) con la cantidad de solicitudes de orientación psicológica
(CDE-008) recibidas.
5.18.1 No conforme: ingresa al sistema correspondiente a fin de contactar al o los
estudiante(s) para que formalice ante la Coordinación de Desarrollo Estudiantil
la entrega de la solicitud de orientación psicológica (CDE-008).
5.18.2 Conforme: registra en el control de asesorías psicológicas (CDE-010) la
información contenida en la solicitud de orientación psicológica (CDE-008).
5.19 Elabora dos (2) ejemplares del memorando interno en original con la finalidad de
gestionar el pago por el servicio psicológico ejecutado.
5.20 Genera dos (2) ejemplares del control de asesorías psicológicas (CDE-010).
5.21 Anexa a cada original del memorando interno un ejemplar del control de asesorías
psicológicas (CDE-010).
5.22 Entrega al Coordinador de Desarrollo Estudiantil los dos (2) ejemplares del
memorando interno.
COORDINADOR DE DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.23 Recibe dos (2) ejemplares del memorando interno por parte del Trabajador Social.
5.24 Verifica la información contenida tanto en el memorando interno como en el control
de asesorías psicológicas (CDE-010).
5.24.1
No conforme: devuelve los dos (2) ejemplares del memorando interno al
Trabajador Social para que corrija la inconsistencia detectada.
5.24.2
Conforme: firma y sella los dos (2) ejemplares del memorando interno.
5.25 Solicita el visto bueno del Vicerrector Académico en cada ejemplar del memorando
interno y posteriormente genera copia del mismo.
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Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Asesoramiento Psicológico
Pág.: 5/7
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 01
PRO-VAC-CGA-CDE-005
5.26 Entrega memorando interno en original y copia al Coordinador General de
Planificación Estratégica y Presupuesto y al Coordinador General de Administración
para que se gestione el pago correspondiente.
COORDINADOR
GENERAL
DE
PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
Y
PRESUPUESTO / COORDINADOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
5.27 Recibe memorando interno en original y copia por parte del Coordinador de
Desarrollo Estudiantil.
5.28 Firma y sella original y copia del memorando interno en señal de recibido.
5.29 Devuelve copia del memorando interno al Coordinador de Desarrollo Estudiantil.
COORDINADOR DE DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.30 Recibe copia del memorando interno por parte del Coordinador General de
Planificación Estratégica y Presupuesto y al Coordinador General de Administración.
5.31 Guarda copia del memorando interno para su control interno.
5.32 Recibe información vía telefónica por parte de la Coordinación de Finanzas para el
retiro del cheque por parte del Psicólogo.
5.33 Informa al Psicólogo vía telefónica que proceda a retirar el cheque en la Coordinación
de Finanzas de la UMC.
PSICOLOGO
5.34 Recibe información vía telefónica por parte del Coordinador de Desarrollo
Estudiantil, para el retiro del cheque correspondiente al servicio psicológico
ejecutado.
5.35 Asiste a la Coordinación de Finanzas de la UMC y solicita el cheque correspondiente
al pago del servicio psicológico ejecutado.
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Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Asesoramiento Psicológico
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Fecha: 03/07/2014
Cambio: 01
PRO-VAC-CGA-CDE-005
ASISTENTE FINANCIERO DE LA COORDINACION DE FINANZAS DE LA
UMC
5.36 Recibe requerimiento por parte del psicólogo.
5.37 Entrega comprobante de cheque al Psicólogo para su firma.
PSICOLOGO
5.38 Recibe el comprobante de cheque par parte del Asistente Financiero de la
Coordinación de Finanzas de la UMC.
5.39 Firma el comprobante de cheque en señal de conformidad y posteriormente devuelve
al Asistente Financiero de la Coordinación de Finanzas de la UMC
ASISTENTE FINANCIERO DE LA COORDINACIÓN DE FINANZAS DE LA
UMC
5.40 Recibe el comprobante de cheque por parte del Psicólogo.
5.41 Desprende el original del cheque y posteriormente lo entrega al Psicólogo como aval
del pago realizado.
PSICOLOGO
5.42
Recibe el original del cheque por parte del Asistente Financiero de la
Coordinación de Finanzas de la UMC como aval del servicio psicológico ejecutado
(Fin del Procedimiento).
6. DEFINICIONES:
6.1 Psicología: La Psicología es la ciencia que estudia la vida psíquica, sus funciones
psicológicas como la memoria, el pensamiento, las emociones, los instintos, los sueños,
el lenguaje, la inteligencia y la percepción; y también características del crecimiento y
desarrollo del hombre, la conducta, la motivación, la personalidad, la conciencia, el
Manual de Normas y Procedimientos
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Coordinación de Desarrollo Estudiantil
Procedimiento Asesoramiento Psicológico
Pág.: 7/7
Fecha: 03/07/2014
Cambio: 01
PRO-VAC-CGA-CDE-005
inconsciente, las relaciones, el aprendizaje, la educación, el trabajo, la cultura, la
sociedad y los nuevos aportes de la psicología transpersonal, que reconocen e
investigan la dimensión trascendente del hombre.
6.2 Psicólogo: Persona que se dedica profesionalmente a la psicología. / Persona con gran
capacidad para conocer el temperamento y las reacciones de los demás.
7. REFERENCIAS
7.1.Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
7.2.Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Interno.
8. REGISTROS:
REG-VAC-CGA-CDE-008: Solicitud de orientación psicológica
REG-VAC-CGA-CDE-009: Relación de estudiantes atendidos en consultas
psicológicas.
REG-VAC-CGA-CDE-010: Control de asesorías psicológicas.
REG-VAC-CGA-CDE-011: Resultado del nivel de satisfacción del cliente.
9. REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación del
cambio Secc/Pág
Naturaleza del cambio
Fecha del
cambio
Nº de cambio
N/A
Nuevo Documento
26/02/2010
00
Todo el documento
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03/07/2014
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Manual de Normas y Procedimientos
PROCEDIMIENTO FAMES
(PRO-VAC-CGA-CDE-006)
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
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Procedimiento FAMES
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1.PROPÓSITO
Establecer los pasos a seguir para Brindar Asistencia médica Hospitalaria y educar en
materia de salud preventiva a los estudiantes de Educación superior de las instituciones
universitarias del sector oficial, a fin de que el problema de salud no interfiera con su
prosecución, académica, se realiza trabajo en conjunto con la Coordinación de Desarrollo
Estudiantil de la UMC.
2.ALCANCE
Este procedimiento abarca a la Coordinación Desarrollo Estudiantil, al Vicerrector
Académico, y a todas aquellas dependencias administrativas que en su momento se vean
involucradas en la ejecución de este procedimiento.
3.RESPONSABLE:
El Coordinador de Desarrollo Estudiantil es el responsable de gestionar todo lo conducente
a la Asistencia médica Hospitalaria del Estudiante de la UMC, a fin de garantizar la
atención oportuna a las necesidades manifiestas por el mismo.
4.NORMAS DEL PROCEDIMIENTO
4.1.El Estudiante deberá Consignar los siguientes Recaudos para de solicitar ayuda en caso
ayuda de EMERGENCIAS: Al momento del ingreso del beneficiario el Centro de
Salud Convenio o no Convenio, deberá enviar a FAMES, vía fax, los siguientes
recaudos:
•
Copia de la Cédula de Identidad legible y ampliada.
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Constancia de Inscripción, carnet vigente o constancia de Estudios firmada y
sellada por el Departamento de Control de Estudios (copia legible), del
trimestre, semestre o año correspondiente a la fecha de la atención.
•
Informe médico amplio, detallado y legible que indique las posibles causas y
evolución de la enfermedad, que justifique su intervención o tratamiento a
realizar.
•
Resultados de estudios médicos, diagnósticos, exploraciones y exámenes de
laboratorio.
•
Presupuesto estimado.
•
En caso de accidentes o heridas de armas de fuego, el acompañante deberá
elaborar un oficio narrativo de los hechos.
4.2.En caso de atenciones ELECTIVAS, el Estudiante deberá consignar los siguientes
requisitos. NORMAS ESPECÍFICAS PARA CASOS ELECTIVOS:
•
La Fundación se compromete a indemnizar los gastos estipulados en el Baremo
por parto normal o con fórceps, parto múltiple, cesárea, aborto natural, así
como, aquellas complicaciones del embarazo siempre y cuando requieran de
hospitalización y cuyo origen haya sido consecuencia directa del proceso mismo
de gestación.
•
La estudiante inscrita tendrá derecho a la atención de maternidad una única vez
en su vida académica, a menos que el feto nazca muerto, por lo que no se
trataría de una Maternidad sino de un óbito fetal.
•
Una vez utilizado el servicio de maternidad con FAMES, este derecho no podrá
ser reclamado en carreras de pre-grado subsiguiente.
•
La Fundación asumirá hasta un máximo de dos (2) indemnizaciones por
concepto de aborto natural por vida académica.
•
FAMES dará cobertura a aquellos Neonatos que presenten complicaciones
médicas o quirúrgicas inmediatas al parto o cesárea, que no hayan sido
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egresados del Centro de Salud Convenio y No Convenio, y sólo será cubierta
bajo lo estipulado en el Baremo y habiendo cumplido con las exigencias
descritas anteriormente (chequeo médico preventivo).
4.3.Beneficio de AYUDA SOLIDARIA, el Estudiante deberá tramitar la solicitud
realizado dentro de los primeros veinte (20) días a la fecha de egreso del Centro de
Salud y la Comisión de Salud enviará a FAMES el expediente para su análisis, con los
siguientes recaudos:
•
Recaudos básicos (Ver Opción Recaudos Básicos)
•
Oficio de exposición de motivos del bachiller solicitando la ayuda solidaria.
•
Recibo de Caja del Centro de Salud en caso de ingreso por emergencia
•
Informe elaborado por las autoridades competentes (en caso de accidente o por
herida de arma).
•
Un Número de Cuenta a nombre del Bachiller, compuesto por veinte (20)
dígitos.
4.4.NORMAS ESPECÍFICAS PARA LA AYUDA SOLIDARIA:
•
Los Casos de Ayuda Solidaria por Maternidad proceden solo si la bachiller ha
formalizado su solicitud ante FAMES y ha recibido su correspondiente Carta
Aval.
•
Sólo se cancelará una (1) Ayuda Solidaria al bachiller por cada 365 días.
•
La Ayuda Solidaria no se cancelará en un 100%, sólo los montos establecidos en
el BAREMO.
•
La Ayuda Solidaria procede sólo cuando el Centro de Salud Convenio no realice
tratamiento requerido por el bachiller o cuando en la región no existan Centros
de Salud Convenio.
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En caso de fallecimiento del bachiller durante su hospitalización en un Centro
de Salud no Convenio, FAMES se comprometerá a pagar los gastos clínicos
siempre y cuando sea consignada la copia de Acta de Defunción.
•
En caso de atención médica en hospital público, se cancelará el 100% de los
gastos médicos incurridos durante la hospitalización.
•
Para el trámite de la ayuda solidaria, no se tomará en cuenta los períodos
vacacionales, el lapso a considerar para dicha tramitación será la fecha
inmediata al inicio de las actividades de la Comisión de Salud, previa
presentación de oficio explicativo por parte del bachiller.
4.5.CASOS ESPECIALES, requisitos:
•
Oficio de exposición de motivos elaborado por el bachiller.
•
Recaudos básicos (Ver Opción Recaudos Básicos)
•
En original, dos (2) presupuestos de Centros de Salud que realicen el
tratamiento.
•
En original, dos (2) presupuestos de material de síntesis (en caso de ser
necesario).
•
“INFORME SOCIOECONÓMICO” elaborado por el Trabajador Social de la
Comisión de Salud o quien haga sus funciones.
•
Informe elaborado por las autoridades competentes (en caso de accidente o por
herida de arma).
•
En caso de que el bachiller este amparado por una Póliza de Seguro, deberá
presentar el oficio enviado por la aseguradora, señalando la cobertura de la
Póliza.
4.6.Se darán EXCLUSIONES por lo siguientes:
•
Queda excluido todo estudiante de cursos propedéuticos e introductorios.
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Exámenes de laboratorio, consultas u hospitalización con fines diagnósticos,
control médico y evaluaciones generales de la salud; excepto preoperatorios,
RMN, TAC y otros estudios especiales que requiera el bachiller avalados por el
correspondiente informe médico del especialista.
•
Gastos por medicinas, instrumentos y material quirúrgico desechable, fuera de la
hospitalización, presentadas por el Beneficiario en cuanto a nombre y número de
unidades.
•
Curas de reposo, tratamientos por enfermedad o desórdenes mentales, trastornos
de la conducta o psicológicos y síndrome de conversión o histeria.
•
Exámenes ginecológicos, tratamientos y control; excepto citología y
mamografías avaladas por el correspondiente informe médico del especialista.
•
Fisioterapia y rehabilitación, que no sea requerida como consecuencia de
accidentes o enfermedades (a excepción de las enfermedades congénitas).
•
La participación activa y comprobada del Beneficiario en actos delictivos.
•
Tentativas de suicidio o lesiones auto inferidas, causadas bien sea por dolo
(engaño) o culpa, en estado de cordura o por pérdida de la razón.
•
Enfermeras privadas para el cuidado del paciente, dentro o fuera del Centro de
Salud.
•
Todas las enfermedades o tratamientos por afecciones dentales, incluyendo la
peri odontológica, quirúrgica de distonías miofaciales por mala posición
dentaria o anomalías de crecimiento de maxilares, que no se originen por un
accidente ocurrido.
•
Exámenes de la vista, anteojos, lentes de contacto.
•
Cirugía maxilo facial, estética, plástica u ortopédica, que no se origine por un
proceso maligno del órgano afectado o un accidente ocurrido durante su vida
académica.
•
Mastoplastia reductora o de aumento con fines estéticos o funcionales.
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Los accidentes ocurridos en estado de embriaguez o bajo la influencia de drogas
no prescritas médicamente, así como también, las consecuencias o
enfermedades originadas por el alcoholismo o el uso de estupefacientes.
4.7.Las Consultas Médicas de las siguientes patologías:
•
Cefalea Migrañosa.
•
Neuritis Intercostal.
•
Lumbalgia.
•
Dismenorrea.
•
Hemorragia Disfuncional de más de Siete (7) Días.
•
Amigdalitis.
•
Síndrome Viral (Catarral).
•
Dermatitis Crónica.
•
Gastritis no diagnosticada por métodos de Diagnóstico.
•
Parasitosis.
•
Contractura Muscular.
•
Aplicaciones de vacunas a excepción de la Rhogan.
•
Homeopatía, Acupuntura, Medicina Naturista y Sistémica.
•
Curas de reposo o geriátrico.
•
Rehabilitación o tratamientos cualesquiera para casos de alcoholismo o
drogadicción.
•
Quirúrgicos o no quirúrgicos para fertilización, implantes de métodos
anticonceptivos, esterilización, disfunción sexual y las consecuencias que se
derive de ellos.
•
Enfermedades congénitas (a excepción de aquellas donde se vea afectada la
vida del Beneficiario).
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Enfermedades preexistentes, adquiridas antes de iniciar la carrera universitaria
(a excepción de aquellas donde
4.8.DISPOSICIONES GENERALES PARA CENTROS DE SALUD:
•
Todos los Beneficiarios que cursan estudios de PRE- GRADO en Instituciones
de Educación Superior del país tienen derecho al plan asistencial, siempre y
cuando no estén amparados por una póliza de seguro privado o colectivo u otras
formas análogas de protección médica hospitalaria.
•
FAMES no reconocerá atenciones médicas de consulta externa, ni embarazos a
término como casos de emergencia. VER EXCLUSIONES. Punto 1
•
La Carta Aval de Beneficio Solidario tiene un período de vigencia de treinta
(30) días, a partir de la fecha de emisión de la misma, excepto en el caso de
Maternidad que tendrá una vigencia de noventa (90) días.
4.9.En caso de EMERGENCIAS: el Centro de Salud debe seguir el siguiente
procedimiento:
•
Solicitar al bachiller copia de la Cédula de Identidad y la documentación que lo
acredite como estudiante activo de una Institución Universitaria de Educación
Superior Pública del país, (Copia de la Constancia de Estudios o Planilla de
Inscripción vigentes al momento de la atención). El Centro de Salud deberá
conservar una copia legible de cada uno de los documentos aquí señalados.
•
Al momento del ingreso del beneficiario, el Centro de Salud Convenio o no
Convenio deberá comunicarse con FAMES en los siguientes horarios:
•
De Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. (corrido) Sábados, Domingo y
Días Feriados de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. (corrido) y enviar vía fax a través (0212)
564-31-33 (master).
•
Copia de la Cédula de Identidad legible y ampliada.
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•
Planilla de Datos del Beneficiario (de carácter obligatorio)
•
Constancia de Inscripción o de Estudios (legible) firmada y sellada por el
Departamento de Control de Estudios, del trimestre, semestre o año
correspondiente a la fecha de la atención.
•
Informe médico amplio y legible que indique las posibles causas y evolución de
la enfermedad, que justifique su intervención o tratamiento a realizar.
•
Resultados de estudios médicos, diagnósticos, exploraciones y exámenes de
laboratorio.
•
Presupuesto estimado.
•
En caso de accidentes o heridas de armas de fuego, el acompañante deberá
elaborar un Oficio narrativo de los hechos.
•
Nota: Las emergencias ocurridas fuera de este horario deberán ser notificadas a
la Fundación al día siguiente.
•
De ser procedente la atención médica, se emitirá la Carta Aval de Beneficio
Solidario con su respectiva Planilla de Forma 0E, acorde al Baremo Social de la
Fundación.
•
En caso de no proceder la atención médica y de no, verificarse la autenticidad
del beneficiario como estudiante universitario o de poseer éste un Seguro
Privado que le garantice la totalidad de cobertura de los gastos médicos
incurridos, la Fundación quedará eximida de toda responsabilidad.
4.10. Casos de Emergencia que no requieren hospitalización:
•
Se codificarán dentro de esta categoría, todas aquellas patologías de resolución
médica o quirúrgica que no ameritan la hospitalización del paciente. Debe
tomarse en consideración que las mismas se justifican desde el punto de vista
médico, por cuanto no pueden ser atendidos en la consulta externa.
•
La Fundación
no reconocerá costos de consultas médicas ni exámenes
paraclinicos previos a la hospitalización.
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Fundación de Asistencia Médica Hospitalaria para Estudiantes de Educación
Superior Pública FAMES.
4.11. Recaudos Básicos Para Hacer Uso Del Plan Asistencial
•
Una (01) carpeta Manila tamaño OFICIO con gancho en la parte Superior (SIN
TACHADURAS, ENMENDADURAS Y RALLADURAS).
•
Una (01) fotocopia ampliada y preferiblemente vigente de la cédula de
identidad del bachiller
•
Una (01) foto reciente del bachiller tipo carnet.
•
Constancia de estudio original obligatoriamente vigente al período académico
(firmada y con sello húmedo) por el departamento de control de estudios y
obligatoriamente vigente a la fecha de la presente solicitud.
•
Informe médico amplio, actualizado, detallado y legible (preferiblemente
elaborado en computadora), que explique las posibles causas y evolución de la
enfermedad, así mismo que justifiquen su intervención o tratamiento a realizar.
•
Resultado de estudios médicos, diagnósticos, exploraciones y exámenes de
laboratorio vigentes no mayor a seis (6) meses de realizado.
•
Exámenes de Lensometría, Paquimetría, Topografía Corneal, agudeza visual
(en caso de patología visual).
•
Tomografía Axial computarizada de senos paranasales, no mayor a seis (6)
meses de realizado y dos (2) informes médicos de especialistas (Septoplastía).
•
Mamografía o eco mamario, no mayor a seis (6) meses de realizado y dos (2)
informes médicos de especialistas (Mastectomía).
•
Fotocopia de “Tarjeta de Control Prenatal” con tres (3) citas como mínimo o
tres (3) ecosonogramas informados. Con fecha de la semana 28 a la 32.
•
Oficio elaborado por el bachiller solicitando la atención en un centro de salud
especifico (en caso de no presentar presupuesto para solicitar atención de
maternidad).
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Un (01) presupuesto vigente preferiblemente de un Centro de Salud Convenio,
que detalle los gastos probables a incurrir, entre otros el desgloce de medicinas,
costo de exámenes, estudios diagnósticos, biopsias, material de síntesis,
transfusiones de sangre, etc.
•
En caso de tener póliza de Seguro, el bachiller debe presentar un oficio en
donde la compañía indique el monto a cubrir.
•
Formato de DATOS DEL BENEFICIARIO (Anexo Nº. 3) impreso en
computadora.
Para mayor información consulte la Página Web: www.fames.gob.ve, Centros de Salud
Vargas.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COORDINACIÓN DE DESARROLLO ESTUDIANTIL
5.1. Informa estudiante que solicita información del Plan de Asistencia Médica
Hospitalaria, a que ingrese a la página web de FAMES www.fames.gov.ve, para
ubicar la modalidad de atención que el Estudiante requiere.
5.2. Recibe los requisitos según el caso a tratar Maternidad, Reembolso, Electivos, Ayuda
solidaria.
5.3. Revisa y verifica que los datos y recaudos señalados estén el orden exigido.
5.4. Coloca firma y sello de la Comisión Salud, en la Planilla que el estudiante descargo
de la página Web de FAMES.
5.5. Entrega los recaudos suministrados por el estudiante en la oficina de FAMES.
5.6. Recibe posteriormente llamada de FAMES, donde informa que la carta Aval puede
ser retirada en horario de oficina.
5.7. Informa al estudiante que posee veinte días hábiles para retirar la carta aval en la
Fundación y en caso de que haya sido negada la solicitud de atención se contacta al
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estudiante vía telefónica o por cartelera informativa y se notifica personalmente el
caso y se devuelve expediente.
5.8. Coloca en la cartelera informativa la invitación y promoción de la actividad de
programación de acciones preventiva.
5.9. Recibe a los estudiantes interesados los cuales realizan su inscripción según formato:
de Taller, Foro, Cine foro y seminario.
5.10. Dicta el Taller, Foro o la actividad prevista, se toma la asistencia de los participantes.
5.11. Realiza evaluación del Taller, Foro o la actividad prevista.
5.12. Elabora certificado de Asistencia a cada uno de los participantes, En caso de
asistencia a jornadas, conferencias, se les entregara certificados de acuerdo a su
ponencia o participación, los cuales deben estar firmados y sellados por el Vicerrector
Académico, por el Facilitador del curso o Taller y por el Coordinador de Desarrollo
Estudiantil (Fin del Procedimiento).
6.DEFINICIONES:
6.1 Ayuda Solidaria: Son aquellos casos cuya atención ha sido cancelada por el
estudiante o el grupo familiar.
6.2 Casos Especiales: Son todos aquellos casos electivos o emergencias cuyas patologías
no estén contempladas en el Baremo de FAMES y que por complejidad médica o su
elevado costo, deben ser tramitados directamente con la Unidad Médica de la
Fundación.
6.3 Electivas: Son todas aquellas atenciones (médicas y/o quirúrgicas que pueden ser
planificadas en centros de salud o con médicos especialistas que han establecido
convenio con nuestra fundación o aquellos que no siendo convenio aceptan carta aval
y su cancelación será por los montos establecidos en el Baremos Social de FAMES.
6.4 Emergencias: Son aquellos que requieren atención médica y/o quirúrgica inmediata
para preservar la vida del estudiante o la integridad de sus órganos.
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6.5 Eficiencia: Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo
predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar desperdicios y errores.
6.6 FAMES: Es una fundación sin fines de lucro, creada en octubre de 1989, que tiene
como misión brindar Asistencia Médica Hospitalaria y educar en materia de Salud
Preventiva a los Estudiantes de Educación Superior de la Instituciones Universitarias
del Sector Oficial, a fin de que sus problemas de salud no interfieran con su
prosecución académica.
6.7 Prevención: Son todos aquellos programas, jornadas, charlas preventivas con el
objeto de fortalecer la prevención en salud del Joven Universitario.
6.8 Procedimientos: Son una serie detallada de instrucciones para ejecutar una secuencia
de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad.
6.9 Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas para lograr un producto utilizando
recursos (humanos, tecnológicos, materiales, tiempo, etc) en la transformación de
insumos., tiempo, etc) en la transformación de insumos.
7.REFERENCIAS
7.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
8.REGISTROS:
•
REG-VAC-CGA-CDE-015. FAMES. Lista de Chequeo-Recaudos de FAMES-Datos
del Beneficiario.
9.REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación del
cambio Secc/Pág
N/A
Naturaleza del cambio
Documento Inicial
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Fecha del
cambio
Febrero 2009
Nº de cambio
00
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