z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Manual de Funciones Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES Año 2011 CONTENIDO 1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL ......................................................................... 4 1.1. Introducción........................................................................................................................................... 4 1.2. Objetivos ................................................................................................................................................ 4 1.3. Aspectos generales del manual ......................................................................................................... 4 1.4. Información General.............................................................................................................................5 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .................................................................... 7 2.1. Organigrama General ...........................................................................................................................7 2.2. Niveles Jerárquicos..............................................................................................................................8 3. FUNCIONES INSTITUCIONALES ...................................................................... 10 3.1. MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA ............................................................................ 13 3.1.1. Contralor General de la República............................................................................................... 13 3.2. Órganos Asesores .............................................................................................................................. 15 3.2.1. Departamento Jurídico .............................................................................................................. 15 3.2.2. Departamento de Comunicaciones ......................................................................................... 17 3.2.3. Dirección de Recursos Humanos ............................................................................................ 18 3.2.3.1. División de Registro, Control e Información ................................................................. 20 3.2.3.2. División de Reclutamiento, Selección y Evaluación.................................................... 21 3.2.3.3. División de Capacitación y Desarrollo ........................................................................... 22 3.2.4. Departamento de Planificación y Desarrollo ..................................................................... 23 3.2.5. Oficina de Acceso a la Información......................................................................................... 24 3.3. Órganos de Apoyo.............................................................................................................................. 26 3.3.1. Dirección de Tecnología de la Información ........................................................................... 26 3.3.1.1. División de Programación y Sistemas............................................................................ 27 3.3.1.2. División de Administración de Redes ............................................................................ 28 3.3.1.3. División de Soporte Técnico ............................................................................................ 30 3.3.2. Dirección Administrativa Financiera....................................................................................... 31 Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 2 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 3.3.2.1. División de Presupuesto................................................................................................... 33 3.3.2.2. División de Contabilidad................................................................................................... 34 3.3.2.3. División de Servicios Generales...................................................................................... 35 3.3.2.3.1. Sección de Mayordomía ................................................................................................ 36 3.3.2.3.2. Sección de Transportación........................................................................................... 37 3.3.2.3.3. Sección de Almacén y Suministros` ........................................................................... 38 3.3.2.4. División de Compras y contrataciones .......................................................................... 39 3.3.2.5. División de Correspondencia y Archivo ........................................................................ 40 3.4. Órganos Sustantivos o Misionales.................................................................................................. 41 3.4.1. Dirección de Auditoría Interna Gubernamental..................................................................... 41 3.4.1.1. Departamento de Auditoría de Ingeniería y Arquitectura ........................................... 42 3.4.1.2. Departamento de Auditoría de Salud.............................................................................. 43 3.4.1.3. Departamento de Auditoría Agropecuaria y Medio Ambiente.................................... 45 3.4.1.4. Departamento de Auditoría Legal.................................................................................... 46 3.4.1.5. Departamento de Ayuntamientos.................................................................................... 47 3.4.1.6. Unidades de Auditoría Interna: Gobierno Central, Descentralizadas, Autónomas no Financieras, Ayuntamientos y de la Seguridad social................................................................ 48 3.4.2. Dirección de Revisión y Control de Calidad .......................................................................... 49 3.4.2.1. Departamento de Servicios Personales Civiles y Militares ........................................ 51 3.4.2.1.1. División de Certificaciones de Cargos ........................................................................... 52 3.4.3. Departamento de Desarrollo Normativo................................................................................. 53 3.4.4. Dirección de Auditorías Especiales e Investigación........................................................ 54 3.4.4.1. Departamento de Evaluación e Investigación Administrativa ................................... 56 3.4.4.2. Departamento de Auditoría de Sistemas Informáticos................................................ 57 3.4.4.3. Departamento de Análisis Financiero ............................................................................ 59 3.5. Órganos Desconcentrados ............................................................................................................... 60 3.5.1. Fundación Escuela Nacional de Control ................................................................................ 60 4. FUNCIONES TRANSVERSALES A TODAS LAS ÁREAS ................................ 62 Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 3 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 1. Presentación del Manual 1.1. Introducción El presente Manual especifica las funciones correspondientes a todas las áreas que conforman la estructura organizacional de la Contraloría General de la República a fin de contribuir con el logro de los objetivos estratégicos y tácticos establecidos para el cumplimiento de su visión y misión. La principal característica del Manual de Funciones consiste en que presenta en detalle la estructura organizativa, la naturaleza, los objetivos y las funciones de todas las unidades organizacionales y que proporciona una visión de conjunto con relación a las actividades de la institución. Otro aspecto importante a destacar radica en que el mismo ha sido elaborado enfocándose en la delimitación de las responsabilidades y funciones en procura de evitar la superposición y/o duplicación de las mismas. 1.2. Objetivos Constituir un instrumento de consulta para todos los funcionarios y empleados, al suministrar las informaciones básicas relacionadas con las características orgánicas y funcionales de la institución. Proveer orientación sobre la naturaleza y el alcance de las diferentes áreas que conforman la estructura organizativa. Presentar una visión integral de la institución al dar a conocer las funciones cada unidad y las de las unidades relacionadas. Delimitar las responsabilidades, las competencias de las áreas y los niveles jerárquicos que conforman la estructura organizacional. 1.3. Aspectos generales del manual El contenido de este documento incluye sus objetivos y aspectos de, relevancia, información general sobre la Contraloría General de la República, unidades organizacionales, niveles jerárquicos y órganos administrativos. Por otra parte, presentamos las áreas agrupadas de conformidad con su nivel de autoridad Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 4 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES normativo y ejecutivo, funciones y principales relaciones de trabajo internas y externas. El Manual será distribuido por la Dirección de Recursos Humanos, luego de su aprobación a todos los responsables de áreas para su conocimiento y aplicación. A fin de mantener la vigencia del Manual, el mismo será objeto de revisiones periódicas de acuerdo a los cambios que produzcan en la institución. 1.4. Información General Por mandato constitucional la Contraloría General de la República es el órgano del Poder Ejecutivo rector del control interno, ejerce la fiscalización interna y la evaluación del debido recaudo, manejo, uso e inversión de los recursos públicos y autoriza las órdenes de pago, previa comprobación del cumplimiento de los trámites legales y administrativos, de las instituciones bajo su ámbito, de conformidad con la ley. La Ley No.10-07 instituye el Sistema Nacional de Control Interno (SINACI), su rectoría y componentes; establece las atribuciones, facultades de la institución, regula el control interno de los fondos y recursos públicos y de la gestión pública institucional y su interrelación con la responsabilidad por la función pública, el control externo, el control político y el control social, así como las atribuciones y deberes institucionales en la materia. Visión En 2012 la Contraloría será una Entidad reconocida por su competente nivel profesional, confiabilidad de sus ejecutorias y contribución a la calidad y transparencia de la gestión pública. Misión Como Órgano Constitucional del Poder Ejecutivo, Rector del Control Interno, ejercemos la fiscalización interna y la evaluación del debido recaudo, manejo, uso e inversión de los recursos públicos. Para tales fines, mediante intervenciones profesionales, proporcionamos seguridad razonable y asesoría Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 5 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES para el mejoramiento continuo de la Administración Pública y de los Gobiernos Locales, para el beneficio de los ciudadanos.. Valores 1. Confiabilidad: Nuestra gestión se basa en altos estándares profesionales dirigidos al desempeño técnico de nuestras funciones con eficiencia, certeza, pertinencia, oportunidad y efectividad asegurando razonablemente la validez de los resultados que producimos. 2. Legalidad: Cumplimos y vigilamos que se cumpla la Constitución y las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas aplicables. 3. Probidad: Actuamos de manera íntegra vigilantes del cumplimiento de nuestra ética profesional, anteponiendo los fines e intereses de la institución y de la comunidad sobre todo lo demás. 4. Transparencia: Facilitamos el acceso a la información sobre los procesos y alcance de nuestra labor garantizando razonablemente el conocimiento de los resultados obtenidos en el recaudo, manejo e inversión de los recursos públicos. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 6 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 2. Estructura Organizacional 2.1. Organigrama General z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 2.2. Niveles Jerárquicos Nivel Ejecutivo Máximo: Despacho del Contralor Despacho del Sub-Contralor Nivel Ejecutivo Medio: Direcciones Departamentos Nivel Operativo: División Sección 2.3. Órganos Administrativos Los órganos administrativos establecidos en la estructura organizacional de la Contraloría General de la República son los siguientes: Órganos Máximos El órgano máximo de la Contraloría General de la República es el Despacho del Contralor General de la República. Órganos asesores Departamento Jurídico Departamento de Comunicaciones Dirección de Recursos Humanos, con: o División de Registro, Control e Información o División de Reclutamiento, Selección y Evaluación o División de Capacitación y Desarrollo Departamento de Planificación y Desarrollo Oficina de Acceso a la Información z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES Órganos de Apoyo Dirección de Tecnología de la Información, con: o División de Programación y sistemas o División de Administración de Redes o División de Soporte Técnico Dirección Administrativa y Financiera, con: o División de Presupuesto o División de Contabilidad o División de Servicios Generales, con: - Sección de Mayordomía - Sección de Transportación - Sección de Almacén y Suministros o División de Compras y Contrataciones o División de Correspondencia y Archivo Órganos Sustantivos Dirección de Auditoría Interna Gubernamental, con: o Departamento de Auditoría de Ingeniería y Arquitectura o Departamento de Auditoría de Salud o Departamento de Auditoría Agropecuaria y Medio Ambiente o Departamento de Auditoría Legal o Departamento de Ayuntamientos o Unidades de Auditoría Interna: gobierno central, descentralizadas, autónomas no financieras, Ayuntamientos y de la seguridad social Dirección de Revisión y Control de Calidad, con: o Departamento de Servicios Personales, con: División de Certificaciones de Cargos Departamento de Desarrollo Normativo Dirección de Auditorías Especiales e Investigación o Departamento de Evaluación e Investigación Administrativa o Departamento de Auditoría de Sistemas Informáticos o Departamento de Análisis Financiero Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 9 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES Órganos Desconcentrados Fundación Escuela Nacional de Control Las unidades de Auditoría Interna Gubernamentales son una dependencia de la Dirección de Auditoría Interna, no obstante por la naturaleza de sus funciones son árganos desconcentrados ubicados en las instituciones bajo el ámbito de la Ley No.10-07. 3. Funciones Institucionales La Contraloría General de la República es el órgano rector del Sistema Nacional de Control Interno (Art. 5, Ley No.10-07), para cuyo ejercicio tendrá las siguientes atribuciones: 1. Definir, emitir y desarrollar los principios rectores del Sistema. 2. Dictar las normas básicas de control interno. 3. Fijar los plazos y condiciones, si fuere el caso, para que las entidades y organismos, bajo el ámbito de esta ley, elaboren las normas secundarias de control interno. 4. Evaluar que las disposiciones, sistemas y procedimientos establecidos por cada entidad u organismos, son concordantes con las normas básicas. El Artículo 14 de la Ley No. 10-07, establece que la Contraloría General de la República en adición a sus funciones como órgano Rector, tiene las siguientes atribuciones: 1. Proponer en forma permanente, ante las autoridades de las entidades y organismos del sector público, la importancia y utilidad del control interno. 2. Inspeccionar y evaluar de acuerdo con normas de auditoría interna gubernamental que en el marco de estándares internacionales aplicables al sector público, emita la Contraloría General de la República y, en función de los programas, objetivos, metas y resultados previstos en el Presupuesto, los siguientes aspectos: Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 10 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES a. La efectividad del control interno de las entidades y organismos bajo el ámbito de esta ley e informar a la respectiva institución y al Poder Ejecutivo, sus resultados. b. La efectividad y calidad de los procedimientos de captación, revisión, verificación y registro que deberán aplicar las entidades y organismos públicos correspondientes, de los ingresos tributarios y no tributarios y de capital. c. La confiabilidad de los estados anuales presupuestarios y financieros de las entidades y organismos que conforman el ámbito de la presente ley, con fines de la toma de decisiones de gerencia pública y de su utilización en el proceso de transparencia de la gestión. d. La revisión previa, a su envío a la Cámara de Cuentas, del estado anual de recaudación e inversión de las rentas que elabora la Dirección General de Contabilidad Gubernamental. e. Los resultados de la gestión de las entidades y organismos públicos, de acuerdo con los principios de eficacia, eficiencia, economía, responsabilidad, transparencia, confiabilidad, legalidad y probidad. f. Los costos e impacto ambientales causados por las operaciones y proyectos. g. El cumplimiento de las recomendaciones formuladas por las Unidades de Auditoría Interna y el órgano de control externo. h. La calidad y efectividad del sistema de seguridad y control de la tecnología informática utilizada por las entidades y organismos bajo el ámbito de esta ley y de sus aplicaciones. i. La efectividad de los demás aspectos especiales de carácter financiero, operacional o de cumplimiento, que considere necesarios para velar por la adecuada recaudación, manejo e inversión de los recursos públicos. 3. Asesorar a las entidades y organismos bajo el ámbito de la ley para mejorar y fortalecer el control interno, mediante recomendaciones presentadas en los informes de los resultados de las evaluaciones que efectúe. 4. Coordinar, orientar y evaluar el trabajo de las Unidades de Auditoría Interna. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 11 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 5. Efectuar el seguimiento y control de calidad de las labores de Auditoría Interna. 6. Evaluar periódicamente la calidad técnica de los procedimientos y procesos ejecutados por las Unidades de la Auditoría Interna. 7. Realizar investigaciones administrativas: a. De las desviaciones en el uso e inversión de los recursos públicos, detectadas en uso de su atribución evaluadora o a solicitud del Poder Ejecutivo o de las entidades y organismos públicos bajo el ámbito de aplicación de esta ley. b. En los casos en que, como resultado de la evaluación de la ejecución presupuestaria efectuada por las Unidades de Auditoría Interna, se determine que el avance físico de los programas y proyectos de inversiones públicas, no se corresponde con los avances financieros otorgados por la Oficina Nacional de Presupuesto. 8. Cuando los resultados de las investigaciones que realice lo justifiquen remitirá los antecedentes de la misma al Ministerio Público. 9. Normar, coordinar y prever, en coordinación y coparticipación con la Secretaría de Estado de Finanzas, un programa de capacitación continua y actualización técnica en control interno, auditoría interna, así como en el sistema integrado de gestión financiera y sus sistemas conexos. 10. Establecer un sistema de evaluación del desempeño de los profesionales de las áreas sustantivas de la institución. 11. Efectuar las inspecciones especiales o específicas previstas en la presente ley. 12. Las demás que ésta u otras leyes le señalen. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 12 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 3.1. 3.1.1. Máxima Autoridad Ejecutiva Contralor General de la República La máxima autoridad de la Contraloría General de la República es el Contralor General de la República. Sus funciones y atribuciones están establecidas mediante la Ley No.10-07 de Control Interno. Funciones: 1. Ejercer la rectoría del Sistema Nacional de Control Interno y demás atribuciones de la Contraloría General de la República. 2. Representar legalmente a la Contraloría General de la República. 3. Asesorar al Presidente de la República en las materias de su competencia. 4. Emitir los informes de las evaluaciones o inspecciones efectuadas por los auditores y los informes con los resultados de las investigaciones administrativas, para ser remitidos al Poder Ejecutivo y a las entidades y órganos que corresponda. 5. Emitir, con base en los análisis jurídicos de responsabilidad y los informes de las respectivas evaluaciones e investigaciones, las resoluciones estableciendo responsabilidad administrativa, en que incurran los servidores o ex servidores públicos y darles el trámite que corresponda. 6. Establecer un plan estratégico de mediano o largo plazo para la ejecución de las atribuciones y funciones de la Contraloría General de la República y emitir el Programa Anual de Operaciones. 7. Aprobar el proyecto de presupuesto de la Contraloría General de la República sustentado en el programa anual de operaciones. 8. Remitir directamente al titular de la respectiva entidad u organismo público, al Poder Ejecutivo, a la Procuraduría General de la República o a la Cámara de Cuentas, según corresponda, el resultado o informe de las evaluaciones, Auditorías Internas e investigaciones realizadas. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 13 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 9. Organizar administrativamente la Contraloría General de la República, mediante la adecuada agrupación de sus atribuciones, responsabilidades y funciones, así como aprobar su estructura orgánica y el respectivo manual de organización. 10. Nombrar, mientras se establece una Carrera de Control Interno, con base al perfil establecido para tales fines y las normas contenidas en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su reglamento de aplicación, el personal técnico y administrativo de la sede central, de las sedes regionales y de las Unidades de Auditoría Interna. 11. Dictar, en el marco de las normas contenidas en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su reglamento de aplicación, la Carrera de Control Interno y el Sistema de Administración de Recursos Humanos de la Contraloría General de la República. 12. Disponer la participación del personal en actividades públicas tales como programas, conferencias, mesas redondas, paneles y demás que se consideren de importancia y beneficio institucional. 13. Emitir opinión técnica a la comisión respectiva del Congreso Nacional sobre la conveniencia de las atribuciones, facultades o funciones que se modifiquen o asignen a la Contraloría General de la República en anteproyectos o proyectos de ley. 14. Suscribir convenios de cooperación técnica, con instituciones nacionales e internacionales, relacionadas con las atribuciones de la Contraloría General de la República y sus funciones, con la debida participación de la Secretaría Técnica de la Presidencia en los casos que corresponda. 15. Apoyar los planes y programas de prevención de la corrupción. 16. Proponer al Poder Ejecutivo el reglamento de aplicación de la presente ley. 17. Dictar, en el marco de la presente ley y su reglamento de aplicación, el reglamento interno de la institución y las demás normas técnicas y administrativas que considere necesarias para Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 14 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES el desarrollo de las atribuciones y funciones de la Contraloría General de la República. 18. Las demás que esta ley, su reglamento de aplicación y otras leyes le señalen. 3.2. Órganos Asesores 3.2.1. Departamento Jurídico Naturaleza y Objetivo: El Departamento Jurídico es el órgano asesor cuyo objetivo es proveer asesoría jurídica a en lo concerniente al estudio e interpretación de leyes, decretos, ordenamientos y otros a la Institución, así como en la realización, revisión y registro de contratos legales. Estudia y revisa leyes, anteproyectos, contratos y otros instrumentos legales relativos a las actividades de la Institución. Órgano de dependencia: Despacho del República Contralor General de la Funciones: 1. Asesorar al Ejecutivo máximo y demás funcionarios de la entidad en la aplicación de toda la legislación referente a las actividades que le competen a la institución. 2. Registrar los contratos de las instituciones del Estado con personas físicas o morales y con otras instituciones estatales. 3. Emitir Certificado de Registro de Contrato a la Institución correspondiente. 4. Emitir las No Objeciones a los funcionarios que manejan fondos y que no están en proceso de Auditoria, indicando que pueden salir al exterior. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 15 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 5. Realizar y revisar estudios jurídicos, resoluciones, reglamentos, convenios, proyectos de ley, y otros documentos legales relacionados con la institución. 6. Estudiar casos de orden legal y emitir su opinión sobre los mismos. 7. Elaborar y/o rescindir los contratos suscritos por la institución con personas físicas o morales, y mantener registro y control de los mismos. 8. Intervenir en las reclamaciones y litigios que puedan afectar los intereses de la institución. 9. Mantener actualizado el registro y archivo de leyes, decretos, convenios, contratos de préstamos y demás documentos jurídicos de la institución. 10. Dar seguimiento a los contratos suscritos por el Estado a través de la institución con organismos internacionales. 11. Velar por la correcta aplicación de las disposiciones legales en la tramitación de los asuntos de su competencia. 12. Preparar los textos de las circulares, oficios, boletines y otros de carácter legal que se proponga emitir la institución. 13. Constatar la aprobación o no de los convenios por parte del Congreso Nacional o por el Poder Ejecutivo. 14. Representar a la entidad en asuntos legales ante tribunales. 15. Representar a la Contraloría General de la Republica en las comisiones de personal ante la ONAP, con relación a la separación de los empleados de Carrera de la Contraloría. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Despacho del Contralor, Dirección Administrativa y financiera, Dirección de Auditoría Interna Gubernamental, Dirección de Revisión y Control de Calidad, Dirección de Recursos Humanos. b) Externas Instituciones del Estado, Congreso Nacional, Suscriptores de contratos con el Estado Dominicano. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 16 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 3.2.2. Departamento de Comunicaciones Naturaleza y Objetivo: El Departamento de Comunicaciones es un órgano Asesor cuyo objetivo es coordinar y supervisar las funciones y actividades relativas a la difusión de información de la Institución. Órgano de dependencia: Despacho del Contralor General de la República Funciones: 1. Planificar, coordinar y supervisar las actividades de relaciones públicas de la Institución. 2. Coordinar y controlar el suministro de informaciones a ser difundidas por los medios de comunicación acerca de las actividades de la Institución. 3. Redactar y suministrar a los medios de comunicación notas de prensa y artículos de las actividades y eventos realizados por la Institución. 4. Coordinar, supervisar y ejecutar la elaboración de publicaciones de tipo informativo de la Institución. 5. Coordinar y organizar ruedas de prensa, actos sociales, atención a visitantes y otras actividades y eventos que se requieran en la Institución. 6. Participar en eventos relacionados con la Entidad y elaborar crónicas de los mismos, para fines de publicación. 7. Coordinar todas las actividades relacionadas con la proyección de la imagen institucional. 8. Mantener informados a los medios de comunicación sobre las actividades concernientes a la Institución. 9. Representar al Máximo Ejecutivo y demás funcionarios de la Institución en actos públicos y privados, tanto nacionales como internacionales. 10. Mantener relaciones permanentes con medios de comunicación social y organismos públicos y privados, tanto nacionales como internacionales. 11. Coordinar la elaboración de boletines y revistas. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 17 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES Principales relaciones de trabajo: a) Internas Despacho del Contralor, Dirección de Recursos Humanos, Dirección Administrativa, Dirección Tecnología de la Información, Fundación escuela nacional de Control, Oficina de Libre Acceso a la información b) Externas Medios de Comunicación Escrito, Radial y televisivo, Presidencia de la Republica, Departamentos de Relaciones Publicas de las Entidades del Estado 3.2.3. Dirección de Recursos Humanos Naturaleza y Objetivo: La Dirección de Recursos Humanos es un órgano asesor cuyo objetivo es planificar, coordina y controla la aplicación de la normativa establecida por la Ley No.41-08, de Función Pública y sus Reglamentos Complementarios para garantizar la eficacia y eficiencia de la gestión de los recursos humanos de la institución. Órgano de dependencia: Despacho del Contralor General de la República. Funciones: 1. Instruir los expedientes en caso de hechos que pudieren dar lugar a la aplicación de las sanciones previstas en la presente ley. 2. Actuar como enlace entre el órgano o entidad respectiva y la Secretaría de Estado de Administración Pública a los fines de la presente ley. 3. Ejecutar las decisiones que dicten las autoridades encargadas de la gestión de la función pública y aplicar las normas y los procedimientos que en materia de administración de recursos Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 18 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES humanos señale la presente ley y sus reglamentos complementarios. 4. De conformidad con la presente ley, sus reglamentos complementarios, y las normas y directrices que emanen de la Secretaría de Estado de Administración. 5. Pública, elaborar el Plan de Recursos Humanos, dirigir, coordinar, evaluar, controlar su ejecución y remitir a la Secretaría de Estado de Administración Pública los informes relacionados con ésta, así como cualquier otra información que le fuere solicitada. 6. Coadyuvar en la ejecución de los programas de inducción, formación y capacitación del personal, de conformidad con las políticas que establezca la Secretaría de Estado de Administración Pública. 7. Participar en los procesos para la evaluación del personal. 8. Colaborar con la organización y realización de los concursos de oposición que se requieran para el ingreso o ascenso de los funcionarios de carrera. 9. Proponer ante la Secretaría de Estado de Administración Pública los movimientos de personal a que hubiere lugar, a los fines de su aprobación. 10. Las demás que se establezcan en la presente ley y sus reglamentos complementarios. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas las dependencias de la institución, incluyendo los órganos desconcentrados. b) Externas Dirección General de Jubilaciones y Pensiones, Instituto de Auxilios y viviendas, Coopecogral, Consultoría Jurídica del Poder Ejecutivo, Conare, Ministerio de Salud Publica, Ministerio de Administración Pública, CAPGEFI, INAP, AFP Reservas, AFP popular, AFP Scotia Crecer, TSS, SISALRIL, SENASA, ARS Humano. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 19 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 3.2.3.1. División de Registro, Control e Información Naturaleza y Objetivo: La División de Registro, Control e Información, es una dependencia de la Dirección de Recursos Humanos que tiene como objetivo mantener el registro y Control de las informaciones relativas a los recursos humanos de la institución. Órgano de dependencia: Dirección de Recursos Humanos Funciones: 1. Registrar los nombramientos de los nuevos empleados y preparar los expedientes correspondientes. 2. Velar por el cumplimiento de las regulaciones sobre asistencia y puntualidad del personal. 3. Velar por la actualización de las informaciones relativas a los empleados. 4. Supervisar el programa anual de vacaciones de los empleados y llevar control del mismo. 5. Registrar y tramitar hacia el área administrativa las diferentes acciones de personal que se generen. 6. Elaborar los cuadros de resultados que sirvan de base para la promoción de los empleados y llevar control de las acciones que se produzcan. 7. A Expedir certificaciones a los empleados por diferentes conceptos, tales como: tiempo en servicio, salario devengado, entre otros. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas las áreas funcionales de la institución. b) Externas Con el Ministerio de Administración Pública Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 20 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 3.2.3.2. División Evaluación de Reclutamiento, Selección y Naturaleza y Objetivo: La División de Reclutamiento, Selección y Evaluación es una dependencia de la Dirección de Recursos Humanos, cuyo objetivo consiste en coordinar y controlar las actividades relacionadas con los subsistemas de Reclutamiento, Selección y Evaluación de Recursos Humanos de la institución. Órgano de dependencia: Dirección de Recursos Humanos Funciones: 1. Coordinar con la Oficina Nacional de Administración y Personal ONAP, los procedimientos a seguir con los cargos de la Carrera Administrativa y/o especiales. 2. Participar en la organización y realización de las actividades de reclutamiento, selección e inducción de personal, apoyándose en los perfiles de los cargos diseñados, así como en las tareas y funciones de los mismos. 3. Coordinar y organizar con el Ministerio de Administración Pública las actividades de evaluación del desempeño y las charlas e instrumentos a ser utilizados durante el proceso. 4. Colaborar en la corrección e interpretación de las pruebas psicométricas y técnicas aplicadas a los candidatos a ingreso a la institución. 5. Realizar entrevistas de selección, siguiendo indicaciones del decreto 538-03. 6. Elaborar los cuadros de resultados que sirvan de base para la promoción de los empleados y llevar control de las acciones que se produzcan como resultado de las evaluaciones. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas las áreas funcionales de la institución. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 21 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES b) Externas Con el Ministerio de Administración Pública. 3.2.3.3. División de Capacitación y Desarrollo Naturaleza y Objetivo: La División de Capacitación y Desarrollo es una dependencia de la Dirección de Recursos que tiene por objetivo dar apoyo a las actividades de adiestramiento, capacitación y desarrollo del personal de la institución. Órgano de dependencia: Dirección de Recursos Humanos Funciones: 1. Participar en la elaboración de programas de cursos y eventos de capacitación dirigidos al personal de la institución, en coordinación con el personal del INAP. 2. Colaborar en la selección de candidatos idóneos que han de participar en cursos y charlas de adiestramiento. 3. Colaborar en la promoción de los eventos de capacitación y motivar a los empleados a participar en los mismos. 4. Velar porque los participantes en las actividades de adiestramiento y capacitación cumplan con los requisitos exigidos. 5. Recibir, y analizar solicitudes de admisión de cursos. 6. Realizar actividades de coordinación de cursos y otros eventos de capacitación. 7. Administrar cuestionarios de evaluación de los grupos y de los facilitadores participantes en los eventos de capacitación. 8. Colaborar en la preparación y entrega de certificados a participantes en los eventos de capacitación. 9. Llevar registro de los eventos de capacitación en os que participe la institución. 10. Elaborar listado de participantes en los eventos de capacitación y controlar la asistencia y puntualidad. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 22 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con la Fundación Escuela Nacional de Control y las demás dependencias de la institución. b) Externas Instituto Nacional de Administración y Personal (INAP), Centro de Capacitación en Política y Gestión Fiscal (CAPGEFI). 3.2.4. Departamento de Planificación y Desarrollo Naturaleza y Objetivo: El Departamento de Planificación y Desarrollo es un órgano asesor que tiene por objetivo conducir los procesos de elaboración de planes, programas y proyectos de la institución. Órgano de dependencia: Despacho del Contralor General de la República. Funciones 1. Dirigir y coordinar la elaboración del plan estratégico y el plan operativo de la institución. 2. Asesorar a las demás unidades en la preparación de los planes, programas y proyectos a ser desarrollados por la institución. 3. Velar por la actualización de los organigramas, manuales de clasificación de cargos y de procedimientos de la institución. 4. Planificar y diseñar metodologías e instrumentos para la elaboración de proyectos y análisis de sistemas y procedimientos. 5. Elaborar planes y proyectos tendentes al desarrollo de la institución. 6. Coordinar y supervisar las áreas de organización y métodos, estadística, presupuesto, planes y programas. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 23 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 7. Evaluar y programar diagnósticos de estudios y estrategias de las inversiones económicas para los proyectos. 8. Supervisar la realización de estudios administrativos dirigidos a detectar problemas estructurales, operacionales o funcionales y proponer alternativas de solución. 9. Velar por la actualización de los organigramas, manuales de clasificación de cargos y de procedimientos de la institución. 10. Velar por la compatibilidad entre el presupuesto y los planes a ser ejecutados, evaluando periódicamente la ejecución de los mismos. 11. Identificar fuentes de financiamiento para la ejecución de los proyectos de cooperación y asistencia financiera. 12. Elaborar la memoria anual y las estadísticas de la institución. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas las áreas de la institución. b) Externas Ministerio de Economía Planificación y Desarrollo, Ministerio de Administración Pública. 3.2.5. Oficina de Acceso a la Información Naturaleza y Objetivo: La Oficina de Acceso a la Información es un órgano asesor cuyo objetivo es la coordinación y supervisión de las labores relacionadas con la divulgación de la información contenida en los archivos y registros de la Institución, tales como: presupuestos, cálculos de recursos y gastos aprobados, su ejecución, programas y proyectos, llamados a licitación, concursos, contratos, compras, y otras Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 24 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES informaciones de acuerdo a lo establecido en disposiciones vigentes. la Ley y las Órgano de dependencia: Despacho del Contralor General de la República Funciones: 1. Recopilar, sistematizar y difundir la información establecida en la normativa vigente sobre el libre acceso a la información. 2. Recibir y tramitar las solicitudes de acceso a la información. 3. Auxiliar en la elaboración de solicitudes de acceso a la información y orientar a los solicitantes respecto de otras instituciones que pudieran tener la información que solicitan. 4. Tramitar la entrega de la información solicitada y efectuar las notificaciones a los solicitantes. 5. Proponer procedimientos internos para asegurar la mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información. 6. Mantener un archivo de las solicitudes de acceso a la información, sus antecedentes, tramitación, resultados y costos. 7. Elaborar estadísticas y balances de gestión de su área. 8. Poner a la disposición de la ciudadanía, tanto en Internet como en un lugar visible un listado de los principales derechos que, en materia de acceso a la información, asisten al ciudadano. 9. Elaborar, actualizar y poner a disposición de la ciudadanía un índice que contenga la información bajo su resguardo y administración. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Despacho del Contralor, Dirección Administrativa, Dirección de Auditoría Interna, Dirección de Revisión y Control de Calidad, Dirección Recursos Humanos. b) Externas Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 25 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES Relación con las Oficinas de acceso a la información en las diferentes instituciones estatales, Participación Ciudadana, Adocco. 3.3. Órganos de Apoyo 3.3.1. Dirección de Tecnología de la Información Naturaleza y Objetivo: La Dirección de Tecnología de la Información es un órgano de apoyo que tiene por objetivo la planificación, dirección y control del desarrollo e implementación de sistemas informáticos para eficientizar y simplificar los procesos operacionales de la institución. Órgano de dependencia: Despacho del Contralor General de la República. Funciones: 1. Coordinar y dirigir las actividades relativas a implantar nuevos programas y tecnologías, con el fin de agilizar los procesos operacionales de la institución. 2. Evaluar la factibilidad de los requerimientos de los usuarios en cuanto a la implementación o mejora de los sistemas en términos de costos, efectividad e integridad de los controles. 3. Analizar, evaluar y proponer las políticas y normas de procesamiento de datos de la institución. 4. Probar la confiabilidad de los sistemas desarrollados con anticipación a la implementación. 5. Asesorar al Contralor General respecto a las decisiones de implantación de tecnología informática. 6. Analizar y planificar la ejecución de los diferentes proyectos que se implementen en la institución. 7. Presupuestar los recursos necesarios para la implantación de los diferentes sistemas, y canalizar la aprobación del Contralor General. 8. Evaluar las compras de equipos informáticos. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 26 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 9. En sentido general, garantizar el cumplimiento del artículo 27, ordinal 2, letra F de la Ley 10-07, así como también el artículo 8 de su reglamento de aplicación. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas dependencias de la institución. b) Externas Junta Central Electoral, Impuestos Internos, Tesorería de la Seguridad Social. 3.3.1.1. División de Programación y Sistemas Naturaleza y Objetivo: La División de Programación y sistemas es una dependencia de la Dirección de Tecnología de la Información cuyo objetivo es la coordinación y supervisión del desarrollo de los Sistemas Informáticos y la modificación de los mismos, con el propósito de que éstos cumplan con las políticas, normas y estándares de programación. Órgano de dependencia: Dirección de Tecnología de la Información. Funciones: 1. Elaborar cronogramas de actividades del Departamento y velar porque los mismos se cumplan según lo establecido. 2. Supervisar el desarrollo de las aplicaciones de programación, para garantizar la eficacia y eficiencia de los mismos. 3. Dar soporte al personal en cualquier inconveniente que pueda surgir en el área al ejecutar los nuevos sistemas de programación. 4. Informar al supervisor inmediato sobre el avance de las actividades. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 27 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 5. Velar porque cada proyecto o actividad sea realizado en el tiempo previsto. 6. Modificar y dar soporte a las aplicaciones de programación en producción, tanto internas como externas. 7. Asignar al personal a su cargo los proyectos a realizar, así como dar seguimiento a los mismos. 8. Desarrollar nuevas aplicaciones de programación. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas dependencias de la institución. b) Externas 3.3.1.2. División de Administración de Redes Naturaleza y Objetivo: La División de Administración de Redes es una dependencia de la Dirección de Tecnología de la Información que tiene por objetivo la configuración, administración, el mantenimiento preventivo y el monitoreo las redes de los sistemas informáticos de la institución. Órgano de dependencia: Dirección de Tecnología de la Información. Funciones: 1. Administrar la red y velar por el buen funcionamiento de la misma, en lo relativo a su establecimiento, funcionamiento, diseño e implementación. 2. Recomendar el diseño lógico y físico de nuevas redes, velando que se mantengan los estándares definidos por el área de Informática y considerando los criterios técnicos de optimización de recursos informáticos. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 28 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 3. Mantener actualizado el diagrama de configuración de las redes de comunicación de la Institución, considerando todas sus partes y tipos de enlaces. 4. Configurar e instalar el software necesario para el funcionamiento de los equipos de comunicación. 5. Realizar la instalación física de redes de área local (LAN), de área amplia (WAN) y de todos sus componentes. 6. Investigar necesidades de redes y comunicación, y proponer soluciones a las mismas. 7. Administrar las redes locales de la Institución y aquellas externas que estén bajo su responsabilidad. 8. Supervisar que los usuarios solo tengan acceso a las informaciones que le corresponden, tanto internas como externas. 9. Establecer medidas de protección y seguridad de los elementos físicos de las redes. 10. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de todos los componentes de las redes de comunicación existentes. 11. Monitorear el funcionamiento de las redes de comunicaciones de datos a través de las herramientas disponibles para ello. 12. Evaluar periódicamente las redes de comunicaciones tanto en su aspecto de configuración como de rendimiento. 13. Optimizar cada uno de los elementos de las redes, analizando y solucionando problemas de instalación y conectividad, con la participación del equipo de soporte técnico del área y del proveedor de los servicios informáticos. 14. Evaluar, diseñar y recomendar la plataforma de comunicaciones que garantice el óptimo funcionamiento y total conectividad de los sistemas informáticos de la Institución. 15. Establecer características técnicas requeridas para la implementación de líneas y redes de telecomunicaciones. 16. Recomendar normas para el mantenimiento y control de los equipos de comunicaciones. 17. Administrar el sistema operativo de red de las diferentes plataformas informáticas existentes en la Institución, a través de la optimización de sus diferentes componentes. 18. Velar por la seguridad de las informaciones a través del control del acceso al sistema, mediante la definición de permisos de acceso a los usuarios a las diferentes aplicaciones y archivos. 19. Proponer normas de funcionamiento del servidor de la institución. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 29 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 20. Coordinar con las empresas que proveen servicios de comunicaciones, todos los trabajos relativos a instalación, reparación y prueba de los servicios de comunicaciones. 21. Generar los procedimientos de respaldo del sistema garantizando la recuperación de los datos en caso de fallas y/o pérdidas de información. 22. Instalar y mantener el correo electrónico de la institución. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas dependencias de la institución. b) Externas 3.3.1.3. División de Soporte Técnico Naturaleza y Objetivo: La División de Soporte Técnico es una dependencia de la Dirección de Tecnología de la Información cuya finalidad es la coordinación de las actividades relacionadas con el funcionamiento y el soporte técnico de las áreas de tecnología y operaciones de la institución. Órgano de dependencia: Dirección de Tecnología de la Información. Funciones: 1. Planificar e darle seguimiento a las solicitudes y propuestas de proyectos tecnológicos de los diferentes de departamentos. 2. Supervisar los trabajos de los Soportes Técnicos, enviados a las diferentes instituciones del Estado verificando que cumplan con el tiempo y eficiencia requerido. 3. Supervisar los backup diarios y llevar inventario de los mismos. 4. Velar porque los programas y sistemas implementados en la institución funcionen de manera eficiente. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 30 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 5. Llevar control de las instalaciones de las PC en cada uno de los departamentos. 6. Llevar el control de los usuarios en la PC. 7. Dar Soporte Técnico vía telefónica y personal de sistemas y programas de nóminas a las Instituciones Centralizadas del Gobierno. 8. Evaluar las compras en el área de tecnología y dar seguimiento al proceso de las mismas. 9. Coordinar mensualmente, con otras instituciones, la actualización de la base de datos de la Institución. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas dependencias de la institución. b) Externas 3.3.2. Dirección Administrativa Financiera Naturaleza y Objetivo: La Dirección Administrativa y Financiera es un órgano de apoyo cuyo objetivo es la planificación, dirección y coordinación de las actividades relativas a la prestación de servicios administrativos y financieros, tales como: contabilidad y servicios generales (almacén y suministro. transportación, mayordomía, Correspondencia y archivo) entre otros, requeridos para apoyar el funcionamiento de la Institución. Órgano de dependencia: Despacho del Contralor General de la República. Funciones: 1. Velar por la situación financiera de la Institución, asegurándose de que exista un adecuado equilibrio entre las operaciones a corto y largo plazo. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 31 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 2. Participar en la formulación de políticas a corto y largo plazo de las áreas bajo su supervisión, y proponer normas administrativas que contribuyan al mejor desenvolvimiento del área. 3. Participar en la formulación del presupuesto general y la memoria anual de la entidad. 4. Evaluar requerimientos de compras de equipos, efectos y materiales de la entidad. 5. Evaluar pagos a proveedores de productos y servicios considerando prioridades y montos establecidos, garantizando el cumplimiento de las obligaciones contraídas por la Institución. 6. Velar porque los funcionarios presten la debida atención y el más alto nivel de eficiencia en todas las actividades y operaciones de sus respectivas dependencias. 7. Evaluar solicitudes de adquisiciones, cambios o reparaciones de equipos generadas por las diferentes áreas, verificando requerimientos contra existencias actuales. 8. Administrar el proceso de permanencia del equipo de transporte dentro de los estándares requeridos de operación, coordinando el mantenimiento correctivo y preventivo de los mismos. 9. Procurar que las instalaciones de la institución cuenten con los servicios de mantenimiento que satisfagan los requerimientos de lugar. 10. Supervisar, coordinar y controlar las labores de recepción, registro y despacho de materiales. 11. Dirigir el proceso de recepción y distribución de correspondencias, garantizando que se realicen dentro de los estándares requeridos. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas las dependencias de la institución. b) Externas Dirección General de Bienes Nacionales, Dirección General de Presupuesto, Dirección General de Contabilidad Gubernamental Tesorería Nacional Dirección de Impuestos Internos, Centro de Capacitación y Gestión en Política Fiscal (CAPGEFI), Banco Central, y con suplidores de bienes y servicios. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 32 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 3.3.2.1. División de Presupuesto Naturaleza y Objetivo: La División de Presupuesto es una dependencia de la Dirección Administrativa y Financiera encargada de la coordinación y supervisión de las actividades de programación, control y trámite de asignación de fondos y estados de la ejecución presupuestaria de la institución. Órgano de dependencia: Dirección Administrativa y Financiera. Funciones: 1. Controlar la programación de gastos mensuales de la entidad. 2. Analizar, a probar y tramitar las solicitudes de compromisos y libramientos de gastos del presupuesto de la institución. 3. Suministrar y obtener informaciones de la Oficina Nacional de Presupuesto, sobre el presupuesto de la institución. 4. Elaborar y controlar el programa para la ejecución de los desembolsos de las partidas rutinarias del presupuesto de la institución. 5. Ejecutar los desembolsos aprobados por el superior inmediato o autoridad competente. 6. Realizar los ajustes necesarios al presupuesto de acuerdo a las variaciones que pudieran haberse producido. 7. Registrar en la Tarjeta Control de Gastos las apropiaciones, modificaciones, compromisos de apoyo aprobados por DIGEPRES, así como balance de apropiación por asignar y los desembolsos de cada cuenta y sub-cuenta que afecte el presupuesto de la institución. 8. Controlar y tramitar libramientos y coordinaciones de fondos. 9. Preparar y mantener actualizados los registros presupuestarios de ingresos y gastos.´ 10. Supervisar la confección de cuadros, informes y estados de ejecución presupuestaria. 11. Preparar los informes financieros relativos al presupuesto. Principales relaciones de trabajo: Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 33 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES a) Internas División de Contabilidad, División de Compras, Dirección de Recursos Humanos b) Externas Dirección General de Presupuesto. 3.3.2.2. División de Contabilidad Naturaleza y Objetivo: La División de Contabilidad es una dependencia de la Dirección Administrativa y Financiera encargada de la coordinación, supervisión y control de las operaciones contables, maneja y controla la ejecución presupuestaria, considerando los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y normas establecidas de manejo presupuestario instituidas por el SIGEF. Órgano de dependencia: Dirección Administrativa y Financiera. Funciones: 1. Analizar y revisar las operaciones desarrolladas, para garantizar la confiabilidad de los registros de la información financiera institucional. 2. Consultar a través del SIGEF el status de los compromisos de pago y los libramientos, así como el nivel en que se encuentran las operaciones realizadas. 3. Registrar las previsiones, compromisos y libramientos pendientes. 4. Controlar las cuentas por pagar, analizando y solicitando pagos correspondientes. 5. Controlar la ejecución de las partidas presupuestarias. 6. Registrar y controlar los movimientos de las cuentas bancarias, a fin de que las mismas se mantengan actualizadas. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 34 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 7. Realizar modificaciones presupuestarias y reprogramaciones necesarias, a través de las herramientas del SIGEF, a fin de ejecutar el presupuesto adecuadamente. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Dirección Administrativa y Financiera, Dirección de Recursos Humanos, División de Compras, Oficina de Acceso a la Información, b) Externas Dirección General de Contabilidad Gubernamental, Dirección General de Presupuesto, Tesorería Nacional, Dirección de Impuestos Internos. 3.3.2.3. División de Servicios Generales Naturaleza y Objetivo: La División de Servicios Generales supervisa, controla y coordina la prestación de servicios administrativos, tales como: transportación, almacén y suministro de materiales y equipos, limpieza y mantenimiento de las oficinas y archivo distribución de correspondencias, según normas y procedimientos establecidos. Órgano de dependencia: Dirección Administrativa y Financiera. Funciones: 1. Supervisar labores de reparaciones y mantenimiento de equipos y planta física e instalaciones eléctricas de la Entidad. 2. Evaluar solicitudes de adquisiciones, cambios o reparaciones de equipos generadas por las diferentes áreas, verificando requerimientos contra existencias actuales. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 35 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 3. Supervisar labores de construcción, reparaciones y mantenimiento de equipos y planta física e instalaciones eléctricas de la Entidad. 4. Supervisar los trabajos de: carpintería, plomería, electricidad y otras actividades complementarias. 5. Elaborar solicitudes de pedidos materiales y equipos, según requerimientos. 6. Procurar que las instalaciones de la institución cuenten con los servicios de mantenimiento que satisfagan los requerimientos de lugar. 7. Velar por la limpieza y seguridad de las áreas físicas de la Institución. 8. Cotizar servicios de reparación y mantenimiento de equipos y maquinarias y firmar las ordenes de servicios. 9. Controlar y despachar materiales de limpieza y material gastable. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas las áreas de la institución. b) Externas 3.3.2.3.1. Sección de Mayordomía Naturaleza y Objetivo: La Sección de Mayordomía es una dependencia de la División de Servicios Generales encargada de la coordinación y supervisión de las labores relacionadas con la higiene de todas las áreas de la Institución. Órgano de dependencia: División de Servicios Generales Funciones: 1. Velar por la higiene y el orden de las diferentes áreas de la Institución. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 36 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 2. Controlar el uso de los materiales y utensilios de limpieza. 3. Velar por la seguridad y protección de las diferentes unidades de la Institución. 4. Reportar averías presentadas en la planta física, mobiliarios y equipos. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas las áreas de la institución. b) Externas 3.3.2.3.2. Sección de Transportación Naturaleza y Objetivo: La Sección de Transportación es una dependencia de la División de Servicios Generales encargada de la supervisión, control y coordinación de las labores relativas al uso y distribución de los vehículos de la Institución y el mantenimiento de los mismos. Órgano de dependencia: División de Servicios Generales Funciones: 1. Establecer normas de control sobre el uso de los vehículos y del suministro de combustible y lubricantes, según las políticas vigentes. 2. Garantizar que la distribución y ruta de los vehículos y choferes, se realice según requerimientos y realizar los registros de lugar 3. Solicitar la compra de repuestos y accesorios de vehículos y mantener su debida existencia. 4. Autorizar el despacho de combustibles, lubricantes, repuestos y otros efectos relacionados y controlar el uso del combustible asignado 5. Velar porque se realice el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos de la Institución. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 37 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 6. Mantener al día las placas, seguros y revistas de los vehículos. 7. Supervisar las labores de reparación que se realizan en los talleres de mecánica. 8. Notificar los accidentes de tránsito y demás daños ocasionados a terceros, para fines de trámites legales. 9. Elaborar presupuesto y memoria anual del área. 10. Realizar informe diario de todas las actividades de transportación realizadas. 11. Gestionar el proceso de remolque de los vehículos de la Institución. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas las áreas de la institución. b) Externas Con los talleres de reparación de vehículos. 3.3.2.3.3. Sección de Almacén y Suministros` Naturaleza y Objetivo: dirige, coordina y supervisa las actividades de recepción, custodia, despacho y distribución de los materiales y equipos de la institución y la realización de inventarios de suministros, según normas y procedimientos establecidos. Órgano de dependencia: División de Servicios Generales Funciones: 1. Realizar la codificación de suplidores, materiales y equipos, asignando numeración previa, para fines de asentamiento en Libro Control y en el programa de registro instalado por la Contraloría General de la República para estos fines. 2. Recibir y revisar materiales y equipos que ingresan al almacén. 3. Mantener un sistema adecuado de seguridad y protección de las existencias y áreas físicas del almacén bajo su control. 4. Recibir y despachar solicitudes de materiales y equipos, provenientes de los diferentes departamentos. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 38 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 5. Llevar registro de los materiales y equipos recibidos y despachados. 6. Realizar inventarios periódicos de materiales. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas las áreas de la institución. b) Externas 3.3.2.4. División de Compras y contrataciones Naturaleza y Objetivo: La División de Compras y Contrataciones es una dependencia de la Dirección Administrativa y Financiera cuyo objetivo es la coordinación de las actividades de adquisición de bienes y servicios. Órgano de dependencia: Dirección Administrativa y Financiera. Funciones: 1. Verificar los requerimientos de compras de los diferentes departamentos. 2. Recibir, clasificar y tramitar órdenes de compras de materiales y equipos de oficina. 3. Establecer relaciones de negocios con los suplidores, a través de reuniones, a fin de obtener líneas de crédito o acuerdos de pago. 4. Dar seguimiento a los procesos de compra, mediante la identificación de posibles suplidores y establecer contacto con los mismos. 5. Completar los expedientes de compra, a fin de que el proceso sea realizado adecuadamente. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 39 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 6. Analizar las cotizaciones de los suplidores, considerando precio, calidad y tiempo de entrega, para tomar decisiones relativas a la compra. 7. Supervisar que las compras realizadas sean recibidas en el almacén, según especificaciones, tiempo y cantidades solicitadas. 8. Garantizar la actualización del catálogo de proveedores y precios para compras futuras. 9. Participar en la elaboración del presupuesto anual de compras de la Entidad. 10. Garantizar el reintegro o devolución de los cheques cuyas compras no se ejecuten. 11. Velar por la realización de inventarios de materiales en existencia. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas las áreas de la institución. b) Externas 3.3.2.5. División de Correspondencia y Archivo Naturaleza y Objetivo: La División de Correspondencia y Archivo es la dependencia de la Dirección Administrativa y Financiera encargada de la coordinación del proceso de registro, control, distribución y despacho de las correspondencias recibidas y enviadas. Órgano de dependencia: Dirección Administrativa y Financiera. Funciones: 1. Supervisar y coordinar diariamente la recepción, registro y clasificación de las correspondencias recibidas y despachadas. 2. Organizar las correspondencias a despachar. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 40 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 3. Garantizar que se coloque las numeraciones y fechados de las correspondencias internas y externas. 4. Velar por la actualización del registro de correspondencias recibidas y despachadas. 5. Implementar sistemas de correspondencias y archivo y garantizar la efectividad de los mismos. 6. Velar por la organización sistemática en los archivos de las correspondencias, facturas recibidas y otros documentos. 7. Supervisar diariamente la recepción y el registro de las correspondencias. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Con todas las áreas de la institución. b) Externas 3.4. Órganos Sustantivos o Misionales 3.4.1. Dirección de Auditoría Interna Gubernamental Naturaleza y Objetivo: La Dirección de Auditoría Interna Gubernamental es el órgano sustantivo que tiene por objetivo la planificación, dirección y coordinación de las labores realizadas por las Unidades de Auditoria Interna Gubernamentales que funcionan en cada organismo del Estado Dominicano, a fin de velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos de control interno, establecidas por las leyes y la Contraloría General de la república. . Órgano de dependencia: Despacho del contralor General de la República. Funciones: 1. Elaborar el Plan Operativo anual del área, el cual será remitido a la Cámara de Cuentas para los fines de lugar. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 41 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 2. Diseñar y dirigir programas de auditorías para ser ejecutados en las instituciones y sus dependencias a nivel nacional. 3. Supervisar la conformación de equipos interdisciplinarios requeridos en las unidades de auditoría interna de acuerdo a la estructura y complejidad de las instituciones. 4. Cooperar con el Departamento de Desarrollo Normativo para la elaboración de Manuales y Guías de procedimientos de controles internos según las normas establecidas. 5. Participar en la elaboración y desarrollo de programas de capacitación sobre controles internos dirigidos a los auditores. 6. Comprobar la veracidad de los reportes o informes de auditoría interna recibidos y emitir su opinión. 7. Rendir informes de las auditorías realizadas al Contralor General de la República. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Dirección de Recursos Humanos, Departamento Jurídico, Dirección Tecnología de la Información, Dirección de revisión y control de calidad. b) Externas Con todas las instituciones bajo el ámbito de la Ley No.10-07 de Control Interno. 3.4.1.1. Departamento de Auditoría de Ingeniería y Arquitectura Naturaleza y Objetivo: El Departamento de Auditoría de Ingeniería y Arquitectura es una dependencia de la Dirección de Auditoría Interna Gubernamental que tiene como objetivo la supervisión y coordinación de las auditorías realizadas a proyectos de construcción de las instituciones del Estado, para garantizar la calidad de los mismos y la utilización de los recursos financieros según el presupuesto asignado a la institución. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 42 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES Órgano de dependencia: Gubernamental. Dirección de Auditoría Interna Funciones: 1. Recibir y analizar las solicitudes de auditoría de supervisión de trabajos especiales, así como seleccionar el personal para la realización de los mismos. 2. Organizar la Cartera de Auditorias de acuerdo a prioridades. 3. Analizar y evaluar los informes preliminares y finales de las auditorias técnicas realizadas y presentar soluciones a los problemas detectados. 4. Participar en la elaboración y desarrollo de programas de capacitación sobre controles internos dirigidos a los auditores. 5. Determinar los procedimientos técnicos a ser aplicados en las auditorias a realizar. 6. Comprobar la veracidad de los reportes o informes de auditoría recibidos y emitir su opinión. 7. Colaborar con el Departamento de Desarrollo normativo con la elaboración de normas para el desarrollo de las auditorias. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Dirección de Auditoría Interna Gubernamental, Departamento Jurídico. b) Externas Con las instituciones bajo el ámbito de la Ley No.10-07. 3.4.1.2. Departamento de Auditoría de Salud Naturaleza y Objetivo: Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 43 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES El Departamento de Auditoría de Salud es una dependencia de la Dirección de Auditoría Interna Gubernamental cuyo objetivo es la coordinación y supervisión de las auditorias en el área de la salud. Órgano de dependencia: Gubernamental. Dirección de Auditoría Interna Funciones: 1. Verificar el uso racional de los recursos de la atención en salud. 2. Verificar y evaluar el cumplimiento de las normas vigentes relacionadas con la seguridad social. 3. Evaluar la adecuación de los proveedores y contratistas de los servicios de salud. 4. Valorar la incidencia de los riesgos laborales en la salud y proponer las mejoras necesarias. 5. Colaborar en la elaboración de documentos requeridos para el cumplimiento de las normas de auditoría del área de la salud. 6. Recibir y analizar las solicitudes de auditoría de supervisión de trabajos especiales relacionados con el área de la salud. 7. Analizar y evaluar los informes preliminares y finales de las auditorias de la salud realizadas y presentar soluciones a los problemas detectados. 8. Comprobar la veracidad de los reportes o informes de auditoría recibidos y emitir su opinión. 9. Colaborar con el Departamento de Desarrollo normativo con la elaboración de normas para el desarrollo de las auditorias. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Dirección de Auditoría Interna Gubernamental. b) Externas Con las instituciones del área de la salud bajo el ámbito de la Ley No. 10-07 de Control Interno. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 44 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 3.4.1.3. Departamento de Auditoría Agropecuaria y Medio Ambiente Naturaleza y Objetivo: El Departamento de Auditoría Agropecuaria y Medio Ambiente es una dependencia de la Dirección de Auditoría Interna Gubernamental que tiene como objetivo la Coordinación y supervisión de las auditorias relacionadas con la agropecuaria y protección del medio ambiente, así como la inspección y evaluación de los costos e impactos ambientales causados por las operaciones y proyectos realizados por las instituciones bajo el ámbito de la Ley No. 10-07 de Control Interno. Órgano de dependencia: Gubernamental. Dirección de Auditoría Interna Funciones: 1. Determinar los niveles de eficiencia y eficacia de las entidades en el manejo del medio ambiente y en la administración de los recursos públicos asignados a dicho manejo. 2. Examinar los procesos y procedimientos para verificar el cumplimiento de las políticas relacionadas con el medio ambiente. 3. Verificar el uso racional de los recursos agropecuarios y ambientales. 4. Verificar y evaluar el cumplimiento de los aspectos legales, técnicos y administrativos que regulan la protección y preservación del medio ambiente y la gestión entidades públicas cuyas actividades y operaciones pudieran producir impacto ambiental negativo. 5. Evaluar los sistemas de gestión y de desempeño de las maquinarias y equipos para fiscalizar su impacto en el medio ambiente. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 45 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES Dirección de Auditoría Interna Gubernamental. b) Externas Con las instituciones bajo el ámbito de la Ley No. 10-07 de Control Interno. 3.4.1.4. Departamento de Auditoría Legal Naturaleza y Objetivo: El Departamento de Auditoría Legal es una dependencia de la Dirección de Auditoría Interna Gubernamental que tiene por objetivo la programación, coordinación y supervisión de las auditorias legales en las diferentes instituciones que sean requeridas, como apoyo a la parte financiera, con el propósito de que las instituciones que reciben recursos del Estado cumplan con los requisitos legales y normativas vigentes. Órgano de dependencia: Gubernamental. Dirección de Auditoría Interna Funciones: 1. Supervisar que las instituciones cumplan con las retenciones legales establecidas. 2. Evaluar los contratos de las instituciones auditadas, verificando que los mismos cumplan con los requisitos legales establecidos en el país. 3. Emitir opiniones legales que sean requeridas en los informes técnicos del Departamento de Auditoria. 4. Supervisar que en las auditorias las instituciones cumplan con las retenciones de ley. 5. Coordinar las auditorias a los expedientes de recursos humanos de las instituciones asignadas. 6. Emitir opinión de posibles consecuencias legales de determinadas auditorias. 7. Revisar y corregir los informes legales de las diferentes auditorias. Principales relaciones de trabajo: Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 46 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES a) Internas Dirección de Auditoría Interna Gubernamental. b) Externas Con las instituciones bajo el ámbito de la Ley No. 10-07 de Control Interno. 3.4.1.5. Departamento de Ayuntamientos Naturaleza y Objetivo: El Departamento de Ayuntamientos es una dependencia de la Dirección de Unidades de Auditoría Interna Gubernamental que tiene a su cargo la coordinación y supervisión de las auditorias relacionadas con las operaciones financieras que realizan los ayuntamientos del país. Órgano de dependencia: Gubernamental. Dirección de Auditoría Interna Funciones: 1. Coordinar y supervisar la validación de las operaciones financieras por los ayuntamientos. 2. Velar porque se verifiquen todos los soportes de los informes financieros que avalen los ingresos, egresos e inversiones financieras por los ayuntamientos. 3. Supervisar el registro automatizado de las operaciones de ingresos y egresos de recursos financieros en los ayuntamientos de todo el país. 4. Supervisar los análisis practicados a la elaboración de los presupuestos presentados por los ayuntamientos. 5. Velar porque la ejecución presupuestaria se realice de manera adecuada. 6. Analizar y evaluar los informes preliminares y finales de las auditorias realizadas y presentar soluciones a los problemas detectados. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 47 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 7. Participar en la elaboración y desarrollo de programas de capacitación sobre controles internos dirigidos a los auditores. 8. Determinar los procedimientos técnicos a ser aplicados en las auditorias a realizar. 9. Comprobar la veracidad de los reportes o informes de auditoría interna recibidos y emitir su opinión. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Dirección de Auditoría Interna Gubernamental. b) Externas Con los Ayuntamientos. 3.4.1.6. Unidades de Auditoría Interna: Gobierno Central, Descentralizadas, Autónomas no Financieras, Ayuntamientos y de la Seguridad social Naturaleza y Objetivo: Las Unidades de Auditoría Interna (UAI) son dependencias desconcentradas de la Dirección de Auditoría Interna Gubernamental que tienen como objetivo velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos de control interno establecidas por las Leyes y la Contraloría General de la República, así como de los procedimientos de la institución. Órgano de dependencia: Gubernamental. Dirección de Auditoría Interna Funciones: 1. Planificar la auditoría anual de la institución asignada. 2. Controlar la ejecución de las labores de auditoría. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 48 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 3. Asesorar a los incumbentes de las instituciones en materia de control interno. 4. Verificar los precios de las cotizaciones para compra de materiales y equipos. 5. Fiscalizar las operaciones que realiza la Institución que le ha sido designada, verificando que se cumplan los procedimientos y normas establecidas. 6. Coordinar el trabajo de la Unidad para el cumplimiento de los programas de auditoría. 7. Colaborar en la gestión de los recursos económicos y logísticos para los trabajos de auditoría. 8. Revisar expedientes y documentos administrativos y financieros relativos a las operaciones. 9. Participar en las reuniones con los auditores para la discusión de los informes de auditorías realizadas. 10. Participar en reuniones con autoridades de la Institución asignada. 11. Revisar, validar y firmar los expedientes y documentos administrativos y financieros. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Dirección de Auditoría Interna Gubernamental. b) Externas Con las instituciones bajo el ámbito de la Ley No. 10-07 de Control Interno. 3.4.2. Dirección de Revisión y Control de Calidad Naturaleza y Objetivo: La Dirección de Revisión y Control de Calidad es un órgano sustantivo que tiene como objetivo dirigir, coordinar y supervisar las actividades de evaluación de la calidad técnica de los procedimientos y procesos ejecutados por las unidades de la auditoria interna. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 49 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES Órgano de dependencia: Despacho del Contralor General de la República. Funciones: 1. Establecer las políticas y procedimientos de Control de calidad que aplican las unidades de auditoría interna en las instituciones. 2. Evaluar periódicamente la calidad técnica de los procedimientos y procesos ejecutados por las unidades de auditoría interna para comprobar que se da cumplimiento a las normas establecidas por la Contraloría. 3. Evaluar la calidad de los procedimientos de captación, revisión, verificación y registro de los ingresos tributarios y no tributarios y de capital de los organismos públicos. 4. Tramitar al Contralor General de la República para su conocimiento y autorización los libramientos de pago enviados por las instituciones. 5. Asesorar al Contralor sobre asuntos financieros diversos y de la implementación de controles en el uso de fondos públicos 6. Coordinar y supervisar la adecuada revisión, registro y control de las nominas y libramientos de pago a empleados del sector público. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Despacho del Contralor, Despacho del Sub-Contralor, Departamento de Servicios Personales, Dirección de Recursos Humanos, Dirección Administrativa y Financiera y Dirección Tecnología de la Información. b) Externas Con las instituciones bajo el ámbito de la Ley No. 10-07 de Control Interno. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 50 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 3.4.2.1. Departamento de Servicios Personales Civiles y Militares Naturaleza y Objetivo: El Departamento de Servicios Personales Civiles y Militares es una dependencia de la Dirección de Revisión y Control de Calidad que tiene como objetivo coordinar y supervisar las labores relacionadas con la revisión, análisis y control de los libramientos de pago sometidos por las instituciones del Gobierno Central para fines de aprobación, velando por el cumplimiento de las normas y regulaciones establecidas. Órgano de dependencia: Dirección de Revisión y Control de Calidad. Funciones: 1. Velar por la revisión, análisis y control de todos los libramientos de pago recibidos de las instituciones que componen el Gobierno Central. 2. Verificar disponibilidad de fondos para aprobar los libramientos de pago. 3. Recibir y analizar solicitudes de apertura de fondos especiales. 4. Tramitar las autorizaciones de apertura de fondos especiales a la Tesorería Nacional. 5. Supervisar la elaboración de los traspasos de fondos solicitados por la Dirección General de Presupuesto (DIGEPRES) o por otras instituciones y enviarlo al superior inmediato para los fines de lugar. 6. Dirigir y supervisar la aprobación en el Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) los libramientos firmados por el Contralor. 7. Dirigir y supervisar la asistencia técnica que se le ofrece a los encargados de Contabilidad de las distintas instituciones del Gobierno Central en la aplicación de los procedimientos para la ejecución presupuestaria. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 51 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES Dirección de Revisión y control de Calidad, Dirección de Recursos Humanos, División de Contabilidad. b) Externas Con las instituciones bajo el ámbito de la Ley No. 10-07 de Control Interno. Tesorería Nacional. 3.4.2.1.1. División de Certificaciones de Cargos Naturaleza y Objetivo: La División de Certificaciones de Cargos es una dependencia del Departamento de Servicios Personales, Civiles y Militares que tiene por objetivo coordinar y supervisar las labores relacionadas con el proceso de preparación y entrega de las Certificaciones de Cargos solicitadas por empleados y ex empleados de la Administración Pública. Órgano de dependencia: Departamento de Servicios Personales Civiles y Militares. Funciones: 1. Planificar y dirigir el proceso de elaboración de las certificaciones de cargos. 2. Llevar registro de las certificaciones de cargos solicitadas y entregadas. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Departamento de Servicios Personales Civiles y Militares. b) Externas Con los servidores públicos solicitantes de certificaciones de cargos. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 52 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 3.4.3. Departamento de Desarrollo Normativo Naturaleza y Objetivo: El Departamento de Desarrollo Normativo es un órgano sustantivo que tiene como objetivo dirigir, coordinar y supervisar las labores relacionadas con la elaboración, actualización y emisión de las Normas Básicas, Guías y Pautas de control interno y de las Normas y Guías para el ejercicio profesional de la Auditoría Interna Gubernamental, de conformidad con el marco legal y los estándares internacionales. Órgano de dependencia: Despacho del Contralor General de la República. Funciones: 1. Revisar el ajuste del marco legal Ley No. 10-07 al mandato constitucional. 2. Revisar y validar las normas básicas de primer y segundo grado para el desarrollo, fortalecimiento y sostenibilidad del Sistema Nacional de Control Interno (SINACI). 3. Asesorar el proceso de implementación del SINACI y de las Normas Básicas de Control Interno. 4. Preparar, conjuntamente con el supervisor, el plan para el desarrollo de los auto-diagnósticos de las entidades bajo el ámbito de la Ley No. 10-07. 5. Revisar y validar las Normas Administrativas y Financieras del Estado para el ejercicio de la auditoría interna gubernamental emitidas por la resolución CGR No. 66-04. 6. Asegurar la correcta aplicación de las Normas Básicas de Control Interno (NBCI) emitidas por la CGR. 7. Elaborar el Acta de Compromiso para la Implementación de las Normas Básicas de Control Interno (NBCI), base fundamental del SINACI, emitidas por la CGR. 8. Analizar y validar los informes de recomendaciones de control interno sobre las debilidades y excepciones de control interno detectadas por las UAI y la Dirección de Auditorías Especiales en sus procesos de revisión. 9. Revisar y validar las Normas Básicas de Control Interno Ambiental a ser desarrolladas y aplicadas por las entidades y Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 53 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES los organismos del ámbito de la Ley 10-07 en procura del logro del SINACI. 10. Coordinar y supervisar las ejecutorias de los programas de capacitación e inducción de la Fundación Escuela Nacional de Control (FENC), para verificar que los mismos se cumplan de acuerdo a lo programado. 11. Mantener relaciones y contactos con las instituciones profesionales nacionales e internacionales, para obtener todas las informaciones y pronunciamientos que nos auxilien en la aplicación de las mejores prácticas. 12. Coordinar la divulgación a través de la Red externa e interna de las normas, guías y resoluciones emitidas por la CGR y velar por que se cumplan las políticas y procedimientos establecidos por la institución. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Despacho del Contralor, Dirección de Auditoría Interna Gubernamental, Dirección de Auditorías Especiales e Investigación, Dirección de Revisión y Control de Calidad, Dirección de Recursos Humanos, Dirección Administrativa y Financiera. b) Externas Con las instituciones bajo el ámbito de la Ley No. 10-07 de Control Interno. 3.4.4. Dirección de Auditorías Especiales e Investigación Naturaleza y Objetivo: La Dirección de Auditorías Especiales e Investigación es un órgano sustantivo que tiene como objetivo planificar, coordinar, y supervisar las actividades de revisiones especiales, llevadas a cabo en diversas instituciones y proyectos que reciben recursos financieros del Estado. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 54 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES Órgano de dependencia: Despacho del Contralor General de la República. Funciones: 1. Planificar, dirigir y coordinar las actividades de revisiones especiales, a ser realizadas por la unidad. 2. Dar seguimiento a los programas de Auditorias de Investigación que se ejecuten a diferentes revisiones que envuelven fondos públicos. 3. Programar la realización de auditorías en las litografías responsables de la impresión de especies timbradas o sellos y formularios diversos. 4. Garantizar la presencia de Auditores en actividades como: desembolso de los bonos y descargo de bienes del Estado. 5. Designar Auditores en la recepción de libretas en blanco para pasaportes. 6. Coordinar auditorias a ser ejecutadas a las subastas realizadas por Bienes Nacionales. 7. Velar por la realización de revisiones a los contratos de obras del Estado y a las mercancías comprada en el extranjero. 8. Recibir y analizar los informes presentados por los Auditores y verificar si cumplen con los requisitos de auditoría legalmente establecidos, así como los documentos que justifican y dan soporte a los mismos. 9. Velar por el fiel cumplimiento de las leyes, reglamentos, instructivos, procedimientos, políticas, normas y demás disposiciones legales relacionadas con el control de las actividades financieras del Estado. 10. Velar por la presencia de Auditores en la recepción de placas de vehículos. 11. Velar porque se auditen los pagos realizados a encuestadores y otro personal contratado que trabajan en actividades como el Censo Nacional de Población y Familia. 12. Participar en la realización de inventarios en la administración pública. 13. Velar por el fiel cumplimiento de los programas establecidos para la realización de las auditorias. Principales relaciones de trabajo: Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 55 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES a) Internas Despacho del Contralor, Dirección de Auditoría Interna Gubernamental, Dirección de Auditorías Especiales e Investigación, Dirección de Revisión y Control de Calidad, Dirección de Recursos Humanos, Dirección Administrativa y Financiera. b) Externas Con las instituciones bajo el ámbito de la Ley No. 10-07 de Control Interno. 3.4.4.1. Departamento de Evaluación e Investigación Administrativa Naturaleza y Objetivo: El Departamento de Evaluación e Investigación Administrativa es una dependencia de la Dirección de Auditorías Especiales e Investigación que tiene como objetivo planificar, dirigir y revisar los programas de trabajo y dar seguimiento al trabajo realizado por los Encargados Auditores, a través de informes de Auditorias de Investigación, cumpliendo con el Manual de Auditorías Gubernamentales y las Normas Internas de Auditorías Gubernamentales (NIAGU). Órgano de dependencia: Dirección de Auditorías Especiales e Investigación. Funciones: 1. Planificar y revisar los programas de Auditorías, conjuntamente con el grupo de Encargados Auditores, tomando en consideración las Leyes Orgánicas y el Estado de Situación a una fecha de corte. 2. Brindar asistencia técnica al grupo de Encargados Auditores. 3. Supervisar esporádicamente los pagos de sueldos a empleados, verificando la documentación de los mismos, con el objetivo de Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 56 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES garantizar que dichos pagos sean recibidos por sus beneficiarios. 4. Participar en la realización de inventarios, conjuntamente con empleados de la Institución asignada, verificar si hay faltantes e investigar causas de los mismos. 5. Participar en las discusiones de informes de Auditorías con el Director de la Institución, para verificar resultados de la misma. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Dirección de Auditorías Especiales e Investigación. b) Externas Con las instituciones bajo el ámbito de la Ley No. 10-07 de Control Interno. 3.4.4.2. Departamento Informáticos de Auditoría de Sistemas Naturaleza y Objetivo: El Departamento de Auditoría de Sistemas Informáticos es una dependencia de la Dirección de Auditorías Especiales e Investigación cuyo objetivo es la revisión y el control de sistemas informáticos, para fines de salvaguardar la integridad de la información que maneja la Institución asignada, según normas y lineamientos establecidos. Órgano de dependencia: Dirección de Auditorías Especiales e Investigación. Funciones: 1. Verificar que las aplicaciones cumplan con los objetivos definidos en la planeación. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 57 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 2. Evaluar los planes de contingencia que elabora el Centro de Cómputos, conjuntamente con el Encargado (a) de Seguridad de la parte informática. 3. Verificar que los cambios realizados a los programas y sistemas se ejecuten de acuerdo a las políticas de seguridad e integridad de las aplicaciones. 4. Verificar que los usuarios utilicen la información de los sistemas, según normas y políticas establecidas. 5. Verificar el procesamiento de los datos y la eficiencia en el uso de los sistemas y procedimientos, a través de sistemas automatizados. 6. Verificar el almacenamiento en medios magnéticos de todas las informaciones financieras y no financieras por un período de tiempo determinado. 7. Asistir en las instalaciones de todos los equipos técnicos, tales como: equipo de computación, entre otros, a fin de verificar que los equipos instalados estén debidamente protegidos. 8. Verificar el proceso de implantación de seguridad física y lógica a los sistemas, accesando a los mismos. 9. Verificar que los sistemas sean utilizados para los fines que fueron diseñados, según normas y políticas establecidas. 10. Verificar los controles de mantenimiento y forma de respaldo de los sistemas, controles de los datos fuentes y manejo de cifras de control de los sistemas. 11. Revisar periódicamente los manuales de programación en coordinación con el Supervisor Inmediato, para asegurar que estén debidamente documentados y actualizados. 12. Verificar el análisis de los sistemas y sus diferentes etapas, chequeando que las actividades se realicen según políticas establecidas. 13. Verificar el diseño lógico y el desarrollo físico del sistema, a fin de garantizar que se cumplan los requerimientos establecidos. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Dirección de Auditorías Especiales e Investigación. b) Externas Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 58 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES Con las instituciones bajo el ámbito de la Ley No. 10-07 de Control Interno. 3.4.4.3. Departamento de Análisis Financiero Naturaleza y Objetivo: El Departamento de Análisis Financiero es una dependencia de la Dirección de Auditorías Especiales e Investigación que tiene como objetivo dirigir, coordinar y supervisar las auditorías de estados financieros a fin de establecer la confiabilidad de los estados anuales presupuestarios y financieros de las entidades y organismos bajo el ámbito de la Ley No.10-07. Órgano de dependencia: Dirección de Auditorías Especiales e Investigación. Funciones: 1. Validar la consistencia de la información financiera remitida por las instituciones bajo el ámbito de la Ley 10-07. 2. Supervisar las labores de análisis e interpretación de los estados financieros de las instituciones gubernamentales, autónomas y descentralizadas. 3. Realizar análisis de indicadores financieros. 4. Supervisar la elaboración de estados de flujo de efectivo y otros estados financieros necesarios para los fines de análisis de la posición financiera de las instituciones. 5. Evaluar indicadores de riesgos operativos: gestión, tecnología, legal y transparencia. 6. Emitir opinión o dictamen sobre los estados financieros analizados en el área. 7. Supervisar la realización de análisis financieros comparativos, tales como: por período, ejecución vs. presupuesto, etc. 8. Adaptar las metodologías de análisis y control financiero a las nuevas realidades del entorno. 9. Controlar y evaluar los resultados de la gestión del área. 10. Generar informes de variada naturaleza para facilitar la toma de decisiones, la planificación institucional y el control de gestión del área. 11. Verificar que se cumplan las disposiciones sobre asuntos Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 59 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES financieros y normas en general, emitidas por los organismos rectores y evaluar el riesgo por incumplimiento de las mismas. Principales relaciones de trabajo: a) Internas Dirección de Auditorías Especiales e Investigación. b) Externas Con las instituciones bajo el ámbito de la Ley No. 10-07 de Control Interno. 3.5. Órganos Desconcentrados 3.5.1. Fundación Escuela Nacional de Control Naturaleza y Objetivo: La Fundación Escuela Nacional de Control es un órgano desconcentrado que tiene como objetivo planificar, coordinar, dirigir, supervisar y promover las actividades de Capacitación y Adiestramiento a empleados y funcionarios que desempeñan labores de control interno, administrativo y financiero en las instituciones del Estado. Órgano de dependencia: Despacho del Contralor General de la República. Funciones: 1. Promover y desarrollar programas de capacitación y adiestramiento dirigidos a servidores que realizan labores de control interno en las diversas instituciones del Estado. 2. Participar en los proyectos para realizar estudios de detección de necesidades de capacitación, en todas las áreas de la Contraloría General de la Republica. 3. Conformar un banco de facilitadores para desarrollar y ejecutar los diferentes programas académicos. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 60 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES 4. Aportar informaciones a las oficinas gubernamentales de los eventos programados de acuerdo a las necesidades detectadas. 5. Autorizar la impresión del material de apoyo a ser distribuido a los participantes de los eventos. 6. Velar por el fiel cumplimiento de las diferentes normas establecidas para la inscripción de participantes en los eventos de capacitación, entrenamiento y actualización profesional. 7. Coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la apertura, desarrollo y clausura de cursos y actividades académicas. 8. Velar por el cuidado y mantenimiento de los equipos audiovisuales de la Escuela. 9. Asesorar a Directores y Encargados sobre cursos ofrecidos a través de la red informática. 10. Velar por la realización de evaluaciones a los profesores y a los cursos mismos. 11. Llevar registros de los participantes en los distintos eventos impartidos. 12. Velar por la elaboración y entrega oportuna de los certificados a los participantes en los eventos de capacitación. 13. Evaluar la reacción, transferencia e impacto de los diferentes conocimientos adquiridos en las actividades académicas por medio de formularios de evaluación profesoral y evaluación de cursos por medio de encuestas y entrevistas. 14. Elaborar planes académicos dirigidos a todas las áreas administrativas y financieras de las instituciones del Estado. 15. Enlazar y coordinar las labores docentes que desarrollan los gremios del área de contabilidad y afines, como son: el Instituto de Contadores, instituto de auditores internos, colegio de contadores, entre otros. 16. Enlazar las operaciones que realiza la Contraloría en calidad de miembro de la Organización Latinoamericana de Entidades Fiscalizadoras Superiores (OLACEFS) y la Organización Centroamericana de Entidades Fiscalizadoras Superiores (OCEFS). 17. Coordinar Las actividades concernientes a la ejecución del Proyecto de Anticorrupción de las Américas, o Convenio con la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional. 18. Realizar acciones conjuntas con las diferentes universidades del País para canalizar programas, diplomados y maestrías de acuerdo a la demanda académica de la institución. 19. Asistir técnicamente al Contralor General de la Republica con relación a la detección de adiestramiento, actualización, capacitación e intercambio de experiencia profesional con otras instituciones homologas a nivel internacional. Principales relaciones de trabajo: Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 61 z República Dominicana Presidencia de la República Contraloría General de la República MANUAL DE FUNCIONES a) Internas Con todas las áreas funcionales de la institución. b) Externas 4. Funciones transversales a todas las áreas 1. Dirigir, controlar y supervisar las labores de las áreas bajo su dependencia, garantizando el cumplimiento de la Ley No.41-08 de Función Pública y sus Reglamentos Complementarios, y del Código de Ética Pública de la Contraloría General de la República. 2. Elaborar los planes estratégico y operativo, así como los programas necesarios para garantizar el cumplimiento de la misión. 3. Implementar los sistemas de calidad establecidos por la institución para la eficiencia y eficacia de los procesos. 4. Elaborar informes, programas de trabajo, proyectos, y documentos relacionados con las funciones y actividades del área. Elaborado por: Departamento de Planificación y Desarrollo Página 62