No. DE PASOS

PROCEDIMIENTOS OFICINA JURÍDICA
1.
2.
3.
4.
Nombre del Area Misional o de Apoyo: Oficina Jurídica
Nombre del Procedimiento: Consulta escrita
Objetivo: Concepto escrito
Norma: Artículo 25 del Código Contencioso Administrativo
5. No. DE
PASOS
6.
1.
Correspondencia
2.
Oficina Jurídica
3.
Oficina Jurídica
7.
DEPENDENCIA
EJECUTOR
RESPONSABLE
Auxiliar Administrativo La consulta es entregada por el
empleado
del
Grupo
de
Secretaria
Correspondencia a la
La secretaria registra la consulta
en la hoja electrónica del control
de correspondencia de la Oficina
(que para el efecto del presente
informe en adelante lo llamaré “El
Sistema” y la remite al jefe de la
Oficina
Jefe
Secretaria
4.
Oficina Jurídica
Profesional
5.
Oficina Jurídica
Secretaria
6.
7.
8.
8. DESCRIPCION DEL
PASO
Oficina Jurídica
El Jefe de la Oficina la estudia y
analiza
si
la
oficina
es
competente para su resolución y
asigna por escrito en la misma
consulta al abogado que deberá
resolverla, a continuación hace
entrega de las consultas a la
Secretaria de la Oficina
La secretaria de la Oficina
registra en el Sistema la fecha y
el nombre del abogado al que le
fue
asignada.
Además
la
transfiere al Abogado
El abogado la recibe, la registra
en su control personal de
consultas, proyecta e imprime su
respuesta y la transfiere a la
Secretaria.
La secretaria registra en el
sistema la fecha de recibido del
borrador de respuesta y la
transfiere al Jefe de la Oficina.
Jefe
El jefe de la Oficina revisa y si es
del caso hace las correcciones
pertinentes.
Secretaria
Transfiere
nuevamente
el
borrador a la Secretaria de la
Oficina
Oficina Jurídica
Oficina Jurídica
5. No. DE
PASOS
6.
7.
DEPENDENCIA
EJECUTOR
RESPONSABLE
Secretaria
9.
Oficina Jurídica
Profesional
10.
8. DESCRIPCION DEL
PASO
La Secretaria de la Oficina
registra en sistema la fecha en
que recibe el borrador por parte
del jefe de la Oficina transfiere el
mismo al Abogado.
El abogado imprime el concepto
en limpio.
Oficina Jurídica
Secretaria
11.
Oficina Jurídica
12.
Oficina Jurídica
13.
Oficina Jurídica
14.
Oficina Jurídica
La secretaria imprime las copias
y el sobre. Acto a seguir quita el
papel carbón de las copias,
desprende las perforaciones de
los oficios forma continua, lo
organiza, los compagina y los
grapa.
Secretaria
Acto seguido transfiere estos
oficios a la secretaria.
Secretaria
La secretaria registra en el
Sistema la fecha de recibido de
los oficios y los pasa al Jefe de la
Oficina para su revisión y firma.
Jefe
El Jefe revisa los oficios, si es del
caso los corrige nuevamente, y si
no los firma además los
transfiere a la Secretaria.
Secretaria
15.
16.
Oficina Jurídica
La secretaria registra en el
Sistema la fecha de recibido de
los oficios, les imprime el facsímil
a las copias, lo organiza para el
envío a correspondencia y los
introduce en la maleta de
correspondencia.
Cuando
el
empleado
de
Auxiliar Administrativo correspondencia
hace
su
recorrido, la Secretaria le entrega
la maleta de correspondencia
Correspondencia
2. EMPLEADO CONFERENCISTA
5.
No. DE
PASOS
6.
8.
DEPENDENCIA
EJECUTOR
RESPONSABLE
8. DESCRIPCION DEL
PASO
1.
Oficina Jurídica
Jefe
El Jefe de la Oficina o el
Profesional que debe dictar la
charla o conferencia debe
estudiar
y
preparar
la
conferencia, elaborar el material.
2.
Oficina Jurídica
Profesional
Si la conferencia es en otra
ciudad el Profesional debe
adelantar los trámites necesarios
para oficiar la comisión de
servicios.
3. ASESORIA
5.
No. DE
PASOS
1.
6.
7.
Oficina Jurídica
Jefe
El Jefe de la Oficina designa
verbalmente
el
empleado
encargado de asesorar al usuario
que haya solicitado el servicio.
2.
Oficina Jurídica
Profesional
Cuando la asesoría es en un
lugar diferente a las instalaciones
del Departamento, empleado
designado debe desplazarse
para dictarla.
DEPENDENCIA
EJECUTOR
RESPONSABLE
8. DESCRIPCION DEL
PASO
4. DEMANDAS
5.
No. DE
PASOS
6.
7.
DEPENDENCIA
EJECUTOR
RESPONSABLE
8. DESCRIPCION DEL
PASO
1.
Dirección
2.
Oficina Jurídica
3.
Oficina Jurídica
4.
Oficina Jurídica
Técnico
El técnico de la Dirección general
entrega la demanda a la
Secretaria de la Oficina.
Jefe
El jefe de la Oficina la revisa y la
devuelve para registrarla en el
libro de registro de demandas
Abogado externo
Secretaria
Abogado externo
5.
Oficina Jurídica
Abogado externo
Abogado externo
Acto seguido la Secretaria se
comunica con el Abogado
Externo de la Oficina y elabora el
poder correspondiente.
Una vez elaborado el Poder la
Secretaria lo remite a la
Dirección General para la firma
del
Señor
Director
del
Departamento
y
posterior
autenticación.
La Dirección
General remite el poder firmado y
autenticado a la Secretaria de la
Oficina.
La Secretaria de la Oficina hace
entrega del poder y la demanda
al Abogado externo quien debe
firmar de recibido en el libro de
Registro de demandas.
6.
El abogado se encarga de la
defensa judicial respectiva.
7.
El
abogado
Externo
rinde
informes periódicos sobre el
estado de las demandas
INSTRUCTIVO
Area responsable del procedimiento (Dirección – Oficina).
Identifique el procedimiento con un nombre que guarde relación con el asunto a tratar.
Resultado que se pretende obtener con el procedimiento
Citar la Ley, Decreto, Resolución o Circular Externa que soporta el procedimiento
Operaciones sucesivas que se deben realizar para desarrollar el procedimiento
Area responsable del paso (Dirección – Oficina)
Denominación del empleo que ejecuta el paso relacionado (Director – Asesor – Profesional
Universitario, Técnico – Secretaria – Coordinador).
8. Relato de las acciones para llevar a cabo el paso.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.