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BOLETÍN DE ACTUALIZACIÓN EN
CALIDAD
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
EN UNA GESTIÓN POR PROCESOS
N° 2 – AÑO 2014
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS EN UNA GESTIÓN POR PROCESOS
Es compromiso del Rector, en el contexto de la calidad, proporcionar evidencia de su compromiso
con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como la mejora continua
de su eficacia comunicando a la comunidad universitaria la importancia de satisfacer tanto los
requisitos del estudiante, previsto en los currículos de estudios de carreras profesionales y
programas de posgrado, como los requisitos legales y reglamentarios. Incluso, en la
determinación de los requisitos relacionados con el servicio formativo, la Universidad debe
determinar los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la ejecución curricular. En la gestión
por procesos, la hoja de descripción de procesos debe incluir los elementos de entrada que deben
contener los requisitos legales y reglamentarios aplicables al igual que los de salida.
Los requisitos legales son los que conforman el cuerpo de leyes en su más amplio concepto
derivadas de decisiones del Estado y de obligatorio cumplimiento por las organizaciones; los
reglamentarios pertenecen al ámbito de la Universidad que, de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo
18° de la Constitución Política, le autoriza fijar su propia reglamentación en virtud de la autonomía
normativa.
Las jerarquías, dueños de procesos y los que participan de las actividades de los procesos en la
Universidad tienen la obligación del cumplimiento de la ley, reglamentos, planes estratégicos, planes
operativos, instructivos de trabajo y manuales sin excepción alguna. Las verificaciones que realizan
los cuadros jerárquicos y las revisiones que efectúa la Dirección Ejecutiva a través de las auditorias,
permiten examinar y evaluar el cumplimiento de las normas para prevenir su incumplimiento y
acatamiento, previniendo que las actividades se desarrollen sin afectar ningún aspecto normativo.
Además, todo requisito normativo debe estar a disposición de la comunidad universitaria y del
conocimiento público.
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La Universidad ha escogido como modelo de calidad, la Norma Internacional ISO 9001-2008 para
orientar la mejora continua de la calidad del servicio formativo. En este sentido la Universidad debe
identificar, integrar a las actividades y tareas, y controlar los requisitos legales y reglamentarios
aplicables al servicio formativo en forma directa e indirectamente a la gestión administrativa. La
Universidad debe demostrar que los requisitos legales y reglamentarios aplicables al servicio que
ofrece han sido propiamente identificados, están a disposición, y son de fácil recuperación.
Los cuadros jerárquicos de la Universidad como son rector, decanos, director de escuela de
posgrado, directores de escuelas y jefes de división, así como los auditores de la Dirección Ejecutiva
deben estar conscientes de los requisitos legales y reglamentarios generales y específicos,
aplicables al servicio formativo que se ofrece, que estén a disposición y se apliquen. Es así que
durante la fase de preparación de las verificaciones y auditorias deben obtener información relevante
de fuentes internas y externas sobre requisitos legales y reglamentarios para verificar su
cumplimiento. En este sentido ellos deben:
Asegurar que los requisitos legales y reglamentarios aplicables estén integrados a la ejecución
de actividades.
Asegurar que los requisitos legales y reglamentarios son utilizados como “entradas de los
procesos” y cuando se da el seguimiento a las “salida de los procesos”.
Asegurar que cualquier declaración a cumplimientos de requisitos legales y reglamentarios está
demostrada apropiadamente por la Universidad.
Si se encuentra evidencia, durante la verificación o revisión, de que una información sobre requisitos
legales y reglamentarios no fue tomada en cuenta, los encargados deben levantar una no
conformidad. Igualmente si se identifica directamente un no cumplimiento.
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Teniendo en cuenta que las verificaciones y revisiones son ejecutadas en la misma red de
interacciones que la ejecución de los procesos, los participantes de los equipos de calidad como son
los coordinadores, especialistas, profesionales, docentes y otros, deben tener conocimiento de los
requisitos legales y reglamentarios, aun al mismo nivel que los cuadros jerárquicos y los auditores
internos de calidad. Este conocimiento aplicado puede ser considerado como una formación en
gestión universitaria básica para todos los docentes y administrativos de la Universidad ya que
contribuye a la mejora de la coordinación sobre la base de un idioma común: el de los requisitos
legales y reglamentarios, consolidando la gestión por procesos donde cada uno se auto regula en
función a las normas y con el trabajo en equipo.
¿Por qué es útil que los docentes y administrativos comprendan y aplique los
requisitos legales y reglamentarios?
Las actividades en la Universidad se generan por la división del trabajo en procesos que responden
a una estructura de apoyo para su realización y desempeño, asimismo requiere de la coordinación
de tales tareas para su realización.
Los requisitos legales y reglamentarios conforma un mecanismo básico para la coordinación que
mantiene la cohesión y la confianza de la institución educativa en cuanto a que ordena los procesos
de trabajo, siendo complementario a otros mecanismos como la adaptación mutua, la supervisión
directa, la estandarización del proceso de trabajo, la estandarización de los resultados y la
estandarización de las habilidades. La ausencia de estos mecanismos de coordinación hacen que
las organizaciones sean proclives a politizarse, en la medida en que los conflictos que por lo general
surgen cuando las personas tienen que rivalizar para obtener cierta influencia en un vacío relativo de
poder. La naturaleza de la norma pretende orientar lo que debe hacer cada uno en cada caso.
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La institución universitaria tiene el propósito de que los docentes y administrativos se encuentren
concienciados de la importancia de su participación en la organización y motivados para desarrollar
su trabajo con la mayor calidad. Por ello la formación en los requisitos legales y reglamentarios por
cada uno de ellos tienen por objetivo conocer qué hacer, el por qué y la aceptación de su rol en la
organización. Es una forma de hacerles conocer los canales de coordinación o comunicación
básicos que permitan una interacción eficaz no solo entre ellos sino con los estudiantes.
No hay que olvidar que la Universidad es autónoma de acuerdo a las leyes por lo tanto está sujeta a
regulaciones, entre otras, la que se relaciona con el estudiante. Si estas no se cumplen pueden
causar grave perjuicio económico y de imagen y son generadas por no aplicar la normatividad
publicada en la página Web de la Universidad.
¿Docentes y administrativos contribuyen a la responsabilidad de la universidad
abordando los requisitos legales y reglamentarios?
Cuando se aborda y ejerce responsabilidad social, el objetivo primordial de la organización es
maximizar su contribución al desarrollo sostenible evidenciando el cumplimiento de los siguientes
principios: rendición de cuentas, transparencia, comportamiento ético, respeto a los intereses de las
partes interesadas, respeto al principio de legalidad y respeto a los derechos humanos.
El principio de legalidad se vincula con los requisitos legales y reglamentarios. Este principio se
evidencia cuando en la organización se acepta que este principio es de cumplimiento obligatorio.
Esto se refiere a la supremacía de los requisitos legales y reglamentarios, y en particular, a la idea
de que ningún miembro de la comunidad universitaria está por encima de la norma. Este principio se
contrapone con el ejercicio arbitrario del poder en cualquier nivel de la organización. Está implícito
en el principio de legalidad que los requisitos legales y reglamentarios estén escritos y difundidos
públicamente y se haga cumplir de manera justa, de acuerdo a los procedimientos establecidos.
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En el contexto de la Universidad, cumplir con el principio de legalidad implica que dentro de ella se
cumplen todos los requisitos legales y reglamentarios aplicables y de informar a docentes,
administrativos y estudiantes de su obligación de observar e implementar esas medidas.
En este sentido la Universidad debe:
Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios en la Sede Central, centros académicos y
filiales, aun cuando no se cumplan de manera adecuada en el sector universitario.
Asegurar que sus relaciones y actividades cumplan con el marco legal previsto y aplicable.
Mantenerse informada de todas las obligaciones legales.
Revisar periódicamente el grado de cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios que
le son aplicables.
Chimbote, octubre 2014
Rector - Director Ejecutivo
JBDG/.
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