Manual de Empleados
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Manual de Empleados April 2011 Contenido INTRODUCCIÓN...................................................................................................................................................... 1 Bienvenidos al Grupo de Golf de Landscapes ....................................................................................................... 1 Obligaciones........................................................................................................................................................... 2 Igualdad de Oportunidades de Trabajo................................................................................................................. 3 Empleo por Voluntad Propia ................................................................................................................................. 4 Prohibición de Acoso y Hostigamiento ................................................................................................................. 4 Departamento de Seguridad Nacional y Migración (Forma I‐9)........................................................................... 5 ESTÁNDARES DE CONDUCTA ...................................................................................................................................... 6 Conducta Profesional............................................................................................................................................. 6 Procedimientos para Presentar Quejas Internas .................................................................................................. 6 Acciones Disciplinarias........................................................................................................................................... 7 Actividades Inaceptables ....................................................................................................................................... 7 Violencia en el Lugar de Trabajo ........................................................................................................................... 9 Relación con los Clientes ....................................................................................................................................... 9 Violación de las Políticas........................................................................................................................................ 9 BENEFICIOS PARA LOS EMPLEADOS ......................................................................................................................... 10 Elegibilidad para los Beneficios ........................................................................................................................... 10 Vacaciones............................................................................................................................................................ 10 Baja por Enfermedad ........................................................................................................................................... 11 Días Festivos......................................................................................................................................................... 11 Comida y Bebida .................................................................................................................................................. 11 Privilegios de Golf ................................................................................................................................................ 11 Compra de Mercancías ........................................................................................................................................ 12 Crédito.................................................................................................................................................................. 12 COBRA .................................................................................................................................................................. 12 Ausencia Militar ................................................................................................................................................... 13 Ausencias de Trabajo por Enfermedad Médica Familiar .................................................................................... 13 Ausencias de Trabajo por Otras Razones ............................................................................................................ 18 Ausencias para Cumplir Obligaciones Judiciales: Jurado/Testigo ...................................................................... 20 Ausencias de Trabajo por Funeral/Duelo............................................................................................................ 20 Descanso para Almorzar ...................................................................................................................................... 20 Compensación por Accidentes de Trabajo.......................................................................................................... 20 Seguro Social ........................................................................................................................................................ 21 Compensación por Desempleo............................................................................................................................ 21 EMPLEO .................................................................................................................................................................... 22 Periodo Introductorio .......................................................................................................................................... 22 Fecha de Aniversario............................................................................................................................................ 22 Asistencia ............................................................................................................................................................. 22 Cierre de Actividades antes de la Jornada de Trabajo/Inclemencia del Clima .................................................. 24 Información Confidencial..................................................................................................................................... 24 Conflictos de Intereses......................................................................................................................................... 24 Solicitaciones y Distribuciones ............................................................................................................................ 25 Obsequios............................................................................................................................................................. 25 Exámenes Médicos .............................................................................................................................................. 25 Clasificación de los Empleos ................................................................................................................................ 26 Política sobre el Uso del Uniforme ...................................................................................................................... 27 Llamadas Telefónicas Personales/Mensajes de Texto........................................................................................ 27 Uso de las Computadoras .................................................................................................................................... 28 Tarjeta de Compras de la Corporación/Reembolso de Gastos........................................................................... 32 Visitantes.............................................................................................................................................................. 32 Empleo Fuera de la Compañía ............................................................................................................................. 33 Servicios Comunitarios ........................................................................................................................................ 33 Chequeos de las Referencias ............................................................................................................................... 33 Registros............................................................................................................................................................... 33 Robos.................................................................................................................................................................... 34 Despidos............................................................................................................................................................... 34 Renuncia............................................................................................................................................................... 34 Ex‐Empleados....................................................................................................................................................... 34 TRABAJO & COMPENSACION.................................................................................................................................... 35 Pago de Periodos y Horas de Trabajo.................................................................................................................. 35 Hojas de Trabajo .................................................................................................................................................. 35 Deducciones del Sueldo (Obligatorias) ............................................................................................................... 35 Deposito Directo .................................................................................................................................................. 36 Pagos de Sobretiempo ......................................................................................................................................... 36 Equiparación del Tiempo de Trabajo................................................................................................................... 36 Errores en el Rol de Pago..................................................................................................................................... 36 Descripciones del Trabajo.................................................................................................................................... 36 Evaluaciones de Trabajo ...................................................................................................................................... 37 Revisión de las Compensaciones ......................................................................................................................... 37 Política sobre Ascensos y Promociones .............................................................................................................. 37 SEGURIDAD Y SALUD DE LOS EMPLEADOS ............................................................................................................... 38 Reglas y Políticas de Seguridad ........................................................................................................................... 38 Políticas sobre Alcohol y Drogas.......................................................................................................................... 40 Seguridad ............................................................................................................................................................. 41 Limpieza ............................................................................................................................................................... 42 Cuidado de la Propiedad y de los Equipos .......................................................................................................... 42 Uso Personal de la Propiedad de la Compañía ................................................................................................... 43 Política de los Vehículos de la Compañía ............................................................................................................ 43 Seguridad Vehicular ............................................................................................................................................. 44 Uso del Teléfono Celular Mientras Conduce....................................................................................................... 44 3 COMUNICACION CON LOS EMPLEADOS................................................................................................................... 45 Comunicaciones ................................................................................................................................................... 45 Sugerencias .......................................................................................................................................................... 45 CERTIFICACION DE CONOCIMIENTO......................................................................................................................... 46 4 INTRODUCCIÓN Bienvenidos al Grupo de Golf de Landscapes Nos complacemos en darles la bienvenida al Grupo de Golf de Landscapes (“LGG o “Compañía”). Gracias por unirse a nosotros. Quisiéramos que su asociación con nuestra compañía sea una experiencia mutuamente beneficiosa y placentera. UD se ha unido a una organización que ha establecido una sobresaliente reputación en la construcción de proyectos recreacionales y en la industria de desarrollo de campos de golf. El crédito de esta reputación le pertenece a cada uno de nuestros empleados. Esperamos que UD también logre alcanzar satisfacción profesional y se sienta orgulloso de trabajar para Landscapes. Éste Manual le provee las respuestas a la mayoría de las preguntas que UD podría tener sobre las políticas, reglas, y procedimientos de la compañía, los programas de beneficios que ofrece Landscapes, nuestras responsabilidades hacia UD, y las responsabilidades que UD tiene hacia nuestra Compañía. Si algún punto no estuviera claro, por favor converse con su superior inmediato, o contáctese con el Departamento de Recursos Humanos. UD es responsable de leer y entender el presente Manual de Empleados. Las evaluaciones de su desempeño en el trabajo y la continuación de su empleo reflejarán su acatamiento a las políticas, reglas y procedimientos de nuestra Compañía. Además de aclararle cuales son sus responsabilidades, esperamos que éste Manual de Empleados le brinde una noción sobre el interés que la compañía tiene en el bienestar de todas las personas que trabajan aquí. La satisfacción personal y compensación económica adquiridas a través de un trabajo bien realizado son solamente una de las razones por las que las personas se esfuerzan en su trabajo. Con mucha seguridad, otros factores podrían contar dentro de las razones por la quisiéramos trabajar, tales como tener relaciones y condiciones de trabajo agradables, desarrollar nuestra carrera profesional, tener oportunidades de ascensos y promociones, y obtener beneficios de salud son solo algunas de éstas razones. Nuestra Compañía se compromete a hacer todo lo posible para asegurarse de que UD tenga una satisfactoria experiencia de trabajo. Quisiera extenderles el mejor de mis deseos para su éxito y felicidad profesional en LGG. Sinceramente, Michael H. Jenkins President 1 Obligaciones Su primera responsabilidad será conocer sus propios deberes y obligaciones y la manera como realizar su trabajo en forma eficiente, rápida, correcta y segura. En segundo lugar, nuestra compañía espera que UD coopere con los gerentes y sus compañeros de trabajo, y mantenga una actitud positiva de trabajo en equipo. La forma como UD interactúa con sus compañeros de trabajo y con los clientes de la Compañía, y la forma como UD acepta órdenes, podría afectar el éxito de su posición. De la misma forma, la ejecución de un proyecto podría impactar la reputación de la compañía entera. Consecuentemente, cualquiera que sea su posición, UD tiene una tarea importante en la compañía: ejecutar cada trabajo en la mejor forma posible de acuerdo a sus habilidades. El resultado final será un mejor desempeño profesional en la Compañía y una mayor satisfacción personal para UD. Le invitamos a aprovechar todas las oportunidades de desarrollo profesional que la Compañía le ofrece. Éste Manual de Empleados también le ofrece una perspectiva sobre como desempeñarse positivamente demostrando lo mejor de sus habilidades con el fin de mantener y superar las expectativas de la compañía. Creemos firmemente que UD tiene el derecho de tomar sus propias decisiones que conciernan y controlen su vida personal. También creemos que nuestros empleados deben tener comunicación directa con la Administración. Estamos dedicados a hacer de Landscapes una compañía donde UD tenga la libertad de acercarse a su inmediato supervisor, o algún miembro de la Administración para discutir cualquier problema o pregunta que tuviera. Esperamos que UD nos comunique su opinión y contribuya con sugerencias para mejorar la calidad de la Compañía. Todos somos humanos, así que por favor comuníquese con cada uno de sus compañeros de trabajo y con los administradores. Recuerde que UD ayuda a crear el ambiente de trabajo saludable, placentero y seguro que la compañía intenta brindarle. Su dignidad y la de sus compañeros de trabajo, y también la dignidad de nuestros clientes son muy importantes. Nuestra Compañía necesita su ayuda para hacer que cada día de trabajo sea placentero y reconfortante. Los empleados deberán familiarizarse con la información contenida en éste Manual, pues tiene las respuestas a muchas de las preguntas sobre el empleo en nuestra Compañía. Éste Manual tiene el fin de describir algunas de las obligaciones de trabajo de nuestros empleados, y de enumerar las políticas, programas, y beneficios disponibles para los empleados elegibles. Las políticas de este Manual establecen un sistema uniforme para manejar los asuntos de administración del personal. Éstas políticas cumplen con todas las leyes de empleo, y proveen los estándares, términos, y las mejores condiciones de empleo con el fin de maximizar la eficiencia de nuestras operaciones. La práctica de estas políticas servirá de guía para que tanto los objetivos de trabajo de cada empleado como los objetivos de la Compañía puedan ser alcanzados. UD debe leer a cabalidad este Manual de manera que se pueda establecer una relación de empleo basada en el completo entendimiento de los requerimientos del personal de la Compañía, sus expectativas, y los métodos y formas de conducir asuntos personales. Es obligación y responsabilidad de cada empleado tener conocimiento y acatar las reglas y regulaciones existentes. Estos estándares y reglas son necesarios para proteger la salud y seguridad de todos nuestros empleados, para mantener un servicio interrumpido, y proteger 2 la propiedad y el bienestar de la Compañía. Ningún Manual de Empleo podría anticipar cada circunstancia o problema que se presente. Por lo tanto, nos reservamos el derecho de modificar, interpretar, rescindir, o suplementar cualquier política, proceso, o procedimiento, que sea apropiado, de acuerdo a nuestra discreción, con o sin notificación previa. Este Manual reemplaza todas las versiones anteriores incluyendo toda sección escrita o verbal relacionada a alguna o a todas las versiones anteriores. Después de leer y entender este Manual, por favor firme la Certificación de Conocimiento localizada al final de este Manual. Esta certificación deberá ser firmada, retirada del manual y entregada a su inmediato supervisor, a menos que UD haya usado el método de firma electrónica. Igualdad de Oportunidades de Trabajo Es una política establecida de la Compañía la de proveer igualdad de oportunidades de trabajo a todos los empleados sin importar su edad, sexo, color, raza, nacionalidad, creencias religiosas, estado civil, tendencias políticas, o incapacidad física que no limite al empleado a realizar las funciones esenciales de su trabajo. Adicionalmente, se observan las leyes para los veteranos de guerra. El cumplimiento de estas leyes se refleja en todas las prácticas y políticas de la Compañía con respecto a contratos, transferencias, sueldos y salarios, despidos, terminación de contrato, y otras formas de compensación, beneficios y condiciones de empleo. Todos los asuntos relacionados con el empleo, están basados en la habilidad de la ejecución de cada trabajo, y también en la dependencia y confiabilidad del empleado una vez que ha sido contratado. Nuestra Compañía esta comprometida a ofrecer un ambiente de trabajo en el cual todas las personas se tratan con respecto y dignidad. Cada individuo tiene el derecho de trabajar en una atmósfera profesional que promueve igualdad de oportunidades de empleo y prohíbe prácticas discriminatorias, incluyendo acoso y hostigamiento. Por lo tanto, la Compañía espera que todas las relaciones entre las personas en el sitio de trabajo sean libres de perjuicio y hostigamiento. La Compañía investigará con prontitud y de manera detallada toda queja de hostigamiento y discriminación. Los empleados que crean que han sido sujetos de discriminación ilegal o de hostigamiento deberán reportarlo inmediatamente al Departamento de Recursos Humanos. La Compañía ha nombrado al abogado del Departamento de Recursos Humanos como Oficial de Igualdad en Oportunidades de Trabajo y ha autorizado a ésta persona para que redacte los reportes y represente a la Compañía en todos los asuntos que se relacionen con esta política. En tal cargo, ésta persona será responsable de coordinar nuestros esfuerzos de buena fe por cumplir con la Ordenanza Ejecutiva 11246, Sección 503, de las provisiones de acción afirmativa de VEVRAA, y todos los estatutos locales y estatales aplicables. Creemos en los principios del Acto de los Americanos con Incapacidades Físicas (ADA). La Compañía no discriminará contra empleados o aspirantes de empleo con incapacidades físicas para realizar decisiones de empleo. Proveeremos de todas las acomodaciones razonables para cualquier incapacidad física. Adicionalmente, también haremos acomodaciones para las diferentes creencias religiosas de los aspirantes y empleados en la medida que se encuentre 3 especificada en la ley, a menos que éstas acomodaciones representen una dificultad para la Compañía. Cualquier aspirante a empleo que necesite una acomodación, deberá contactar a Recursos Humanos y pedir dicha acomodación. La solicitud de acomodaciones será procesada tan pronto como sea razonablemente posible. El individuo solicitante deberá cooperar y proveer toda la información adicional relevante que se pueda requerir para atender y evaluar la solicitud. Empleo por Voluntad Propia Nada de lo que contiene este Manual tiene la intención de crear, ni tampoco de construir o constituir, de ninguna forma expresada o implicada, un Acuerdo o Contrato de Trabajo. Todos los empleados de la Compañía han sido empleados por voluntad propia, y tanto la Compañía como sus empleados tienen la libertad de terminar la relación de empleo en cualquier momento y por cualquier razón. Nada de lo que contiene este Manual deberá ser usado para modificar la relación de empleo por voluntad propia. Ninguna persona tiene la autoridad de alterar el estado de empleo por voluntad propia a través de un contrato de empleo verbal. Y, solamente el CEO, el Presidente, o el Gerente de las Operaciones de LGG podrán realizar por escrito cambios en la relación de trabajo de un empleo “por voluntad propia”. Prohibición de Acoso y Hostigamiento La Compañía está comprometida a mantener un ambiente de trabajo agradable, por lo tanto, se prohíbe terminantemente que los empleados y visitantes se involucren en cualquier forma de acoso y hostigamiento ilegal en el trabajo. Así mismo, se prohíbe cualquier tipo de comportamiento ofensivo que sea inconsistente con ésta política. No es posible definir cada acción o identificar todas las palabras que pudieran ser identificadas como hostigamiento. Un hostigamiento puede significar una gran variedad de comportamientos verbales, físicos y visuales, y pueden ser de naturaleza sexual o asexual. Cada situación depende una variedad de factores. En algunos casos, un incidente podría ser suficiente para constituir un hostigamiento. En otros casos, un patrón o una serie de incidentes podrían ser necesarios. Adicionalmente, aún si el comportamiento en cuestión podría no ser un hostigamiento o acoso bajo esta política, en nuestro trabajo podría constituir un comportamiento inapropiado y estar sujeto a una acción disciplinaria. Un acoso sexual significa presentar una conducta de naturaleza sexual que no es deseada ni bienvenida, e incluye avances, proposiciones, presión por favores sexuales, contacto físico de naturaleza sexual, y lenguaje, gestos, fotos, chistes u objetos explícitamente sexuales. Un acoso asexual significa presentar una conducta ofensiva que denota hostilidad contra otro empleado debido a su raza, color, creencias religiosas, sexo, nacionalidad, antecedentes familiares, incapacidad física, edad y otras características protegidas por la ley, incluyendo burlas, epítetos, denotaciones negativas o con estereotipos, y chistes ofensivos, ya sean en forma verbal o escrita. Un hostigamiento es ilegal cuando (1) está basado en raza, color, edad, creencia religiosa, incapacidad física, embarazo, nacionalidad, servicio militar, información genética, o cualquier otra característica amparada por la ley; (2) no es deseado o bienvenido; (3) es de naturaleza severa o perversa; y (4) es una condición de empleo, interfiere irrazonablemente con la ejecución de un trabajo, o crea un ambiente de trabajo intimidante, hostil u ofensivo. 4 Adicionalmente, ésta política prohíbe la retaliación contra cualquier empleado por el simple hecho de haber presentado una queja que se encuentre amparada en ésta política, o por cooperar en una investigación interna, o por cualquier otro intento de hacer respetar sus derechos legales. REPORTANDO En la medida que sea posible, todos los empleados están invitados a reportar a la persona responsable de un comportamiento ofensivo, pues ésta conducta no deseada debe ser frenada inmediatamente. Cualquier empleado que no se sienta cómodo para acercarse a la persona responsable del comportamiento ofensivo, o si no tuvo una respuesta positiva a su petición de que el acto ofensivo pare, deberá notificar inmediatamente a cualquiera de las siguientes personas: (1) a su inmediato superior (2) al Departamento de Recursos Humanos (3) al Gerente de las Operaciones de LGG. Toda queja será investigada con objetividad y prontitud. Se mantendrá la confidencialidad de la manera más razonable posible de acuerdo a las circunstancias. Si la compañía cree que ha ocurrido una violación en el reglamento de la compañía, o si el comportamiento en cuestión fuera por alguna razón inapropiado, se tomarán las medidas apropiadas, lo cual podrían incluir acciones disciplinarias, y hasta el despido del trabajador. Departamento de Seguridad Nacional y Migración (Forma I‐9) A todas las personas contratadas por la Compañía se les requerirá que establezcan y certifiquen su identidad y su derecho de trabajar en los Estados Unidos. A cada individuo que ha sido contratado por la Compañía se le requerirá, dentro de los primeros tres (3) días de haber sido contratado, presentar una prueba de su identidad y de su elegibilidad de trabajar en los Estados Unidos. A cada individuo contratado por la Compañía se le requerirá presentar una forma apropiada para certificar su identidad y su derecho de trabajar en los Estados Unidos. Si los documentos de identidad e ilegibilidad de empleo apropiados no son presentados, no se le permitirá al empleado continuar trabajando en la Compañía. 5 ESTÁNDARES DE CONDUCTA Conducta Profesional La Compañía espera que todos sus empleados se conduzcan en una manera profesional todo el tiempo. La visión del público con respecto a nuestra compañía depende prioritariamente del comportamiento exhibido por parte de nuestros empleados. Las actitudes, comentarios, comportamientos y modales tienen un efecto en ésta visión. Nuestra cultura de servicio al cliente y el compromiso de nuestros empleados de servir a nuestros clientes en una manera profesional crea una relación de confianza en los clientes que influye en su decisión de querer hacer negocios con nuestra Compañía. Su actitud positiva y conducta profesional es esperada y esencial para el éxito de la Compañía. Todos los empleados tienen el derecho de conducirse en su trabajo libre de interferencias y desorden por parte de otros empleados. La Compañía prohíbe terminantemente que los empleados violen éste derecho que tienen sus compañeros de trabajo. La Compañía les invita a todos los empleados a mantener un ambiente de trabajo sano, y de conducirse con respeto y profesionalismo. La Compañía prohíbe terminantemente que los empleados intencionalmente provoquen daños, o amenazas contra otros empleados, clientes, visitantes, sus bienes y propiedades. Procedimientos para Presentar Quejas Internas Para incentivar las relaciones profesionales de los empleados – a través de la comunicación, solución y reconciliación de los problemas de trabajo, la Compañía les provee a los trabajadores de un procedimiento establecido para que los empleados puedan expresar sus preocupaciones y quejas. En las situaciones donde UD piensa que debe presentar una queja, deberá tomar los siguientes pasos. Por favor tenga presente que si su queja tiene que ver con una violación de la política contra acoso y hostigamiento, UD deberá escribir la queja de acuerdo a los procedimientos específicos de nuestra política contra acoso y hostigamiento. UD deberá primero intentar resolver el problema a través de conversaciones con su inmediato superior. Si la situación no se llega a resolver en este nivel, o si UD siente que el problema no fue apropiadamente resuelto por su inmediato superior, UD deberá notificar el problema al siguiente nivel de administración o a un representante del Departamento de Recursos Humanos. La Compañía hará todo lo posible por dar una solución a su queja dentro de un periodo razonable de tiempo y, hará todo lo posible por preservar la confidencialidad, y la privacidad de aquellos involucrados en el problema. De acuerdo a esta política, una queja podría consistir en un evento, condición, o práctica legal, en la cual un empleado cree que sus derechos civiles han sido violados (excluyendo acoso y hostigamiento), que ha sido tratado en forma injusta, o que le ha ocasionado algún grado de inconformidad o infelicidad en el trabajo. Éstos parámetros cubren un amplio número de circunstancias dentro del sitio de trabajo, el ambiente de trabajo, u otras condiciones de trabajo incluidas en las políticas y prácticas de la compañía, donde se estuviera produciendo una interferencia en la ejecución de su trabajo. Una queja podría incluir comentarios malintencionados hechos por el gerente, supervisor u otro empleado. 6 Acciones Disciplinarias Las guías y reglamentos de la Compañía tienen la intención de describir una conducta segura y apropiada en el trabajo. Nos reservamos el derecho de tomar acciones disciplinarias por los comportamientos que, al juicio de la Compañía, sean inapropiados o disruptivos, aun si la conducta inapropiada no se encontrara dentro de la lista de ésta sección. Una acción disciplinaria podría requerir solucionarse con consejería, advertencias verbales, advertencias por escrito, suspensiones de trabajo, o con la terminación del contrato de trabajo. El nivel de severidad de cualquier infracción y la acción disciplinaria que se haya tomado será solamente a discreción de la Compañía. A continuación se encuentra una lista general de las políticas que gobiernan las acciones del trabajo diario. Si un empleado no sigue al pie de la letra estas guías, podría tener como consecuencia una acción disciplinaria o la terminación del empleo: • • • • • • Practique las reglas y procedimiento de seguridad. Tome precauciones para asegurarse de que UD y sus compañeros de trabajo se encuentren libres de accidentes y lesiones, y que se encuentren protegidos los equipos y las facilidades de la Compañía. Recuerde que toda información sobre los secretos, las transacciones y la propiedad de la Compañía es confidencial. Sea cooperativo y considerado con los demás, y esfuércese por contribuir con la efectividad general de los trabajos de la Compañía. Observe todas las políticas de la Compañía y siga al pie de la letra las instrucciones de su supervisor. Aprenda y ejecute todos los trabajos con confiabilidad y diligencia. Preséntese a su trabajo con puntualidad. Actividades Inaceptables La Compañía ha establecido reglas generales con el fin de guiar la conducta de sus empleados. Ésta lista de reglas no incluye todos los aspectos inaceptables de conducta que pudieran resultar en acciones disciplinarias. Los puntos que se encuentran a continuación no reemplazan el buen comportamiento, sentido común o sano juicio. En forma general, la Compañía espera que cada persona actúe en forma madura y responsable en todo momento. Sin embargo, para evitar cualquier confusión, algunos de los aspectos que son obviamente inaceptables están especificados a continuación. Si UD tuviera alguna pregunta con respecto al trabajo, a las reglas de seguridad, o a cualquiera de las actividades inaceptables de la siguiente lista, por favor diríjase inmediatamente a su supervisor y pídale una explicación. La ocurrencia de cualquiera de las siguientes violaciones, así como cualquier violación a las reglas y políticas de la Compañía, podría resultar en acciones disciplinarias, que podrían incluir el despido intempestivo sin derecho a tener una segunda oportunidad. Ésta lista no deberá considerarse inclusiva. Solamente tiene el propósito de ilustrar ciertos tipos de conducta inaceptable que podrían resultar en sanciones disciplinarias: 1. Deshonestidad: Falsificación o mal interpretación deliberada en la aplicación de empleo u otros documentos de trabajo. Alterar el cheque del sueldo. Presentar falsas razones o datos requeridos por la Compañía para ausentarse del trabajo, o tener el día libre. Alteración de los registros u otros documentos de la Compañía. 7 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Falla repetida de ingresar la hora de entrada o la hora de salida; o ingresar la hora de entrada o salida de otra persona, o permitir que otra persona le ingrese a UD sus horas de entrada y salida. Faltar al trabajo sin notificar a su inmediato supervisor. Poseer armas de fuego, pistolas o explosivos en la propiedad de la Compañía, en el sitio de trabajo o durante las horas de trabajo. Involucrarse en peleas verbales o físicas. Actos de violencia, amenazas, intimidar, o amedrentar a otros empleados dentro o fuera de las premisas de la Compañía. Usar lenguaje obsceno o abusivo hacia cualquier trabajador, cliente, gerente/supervisor. Indiferencia o rudeza hacia un cliente o compañero de trabajo. Falta de cumplimiento de las políticas de acoso y hostigamiento de la Compañía. Maliciosamente o negligentemente sabotear, dañar o destruir la propiedad de la Compañía o la propiedad de otras personas. Posesión o uso desautorizado de la propiedad de la Compañía o de la propiedad de otros. Remover bienes que son propiedad de la Compañía o propiedad de otros de las premisas o del sitio de trabajo sin una apropiada autorización. Violar las políticas de la Compañía sobre el uso de Drogas y Alcohol. Está terminantemente prohibido la posesión o el uso de sustancias intoxicantes o drogas ilegales antes o durante las horas de trabajo. Envolverse en actividades o conductas dentro o fuera de las premisas de la Compañía o en el área de trabajo que adversamente afecten el bienestar de la Compañía, sus operaciones, o su reputación. Violaciones intencionales a cualquier regla de la Compañía. Cualquier acción deliberada que sea de naturaleza extrema es obviamente perjudicial a los esfuerzos y operaciones rentables de la Compañía. Violaciones intencionales a las reglas de seguridad, o fallas de cumplimiento de las reglas de seguridad o de las prácticas de seguridad de la Compañía. El incumplimiento en el uso de equipos de protección requerido. Descuidar o maltratar las maquinarias o los equipos de seguridad de la Compañía. Negligencia o cualquier acción descuidada que pueda poner en peligro la vida o la seguridad de otra persona, aun si la acción no haya resultado en un accidente o lesión. Envolverse en conductas o acciones criminales, robos, latrocinios, posesión o uso desautorizado de la propiedad, documentos, registros o montos de dinero que le pertenecen a la Compañía, o algún cliente o empleado. Remover propiedad, documentos, registros o montos de dinero de las premisas de la Compañía sin la apropiada autorización. Insubordinación o rehusar a obedecer las instrucciones propiamente asignadas por su supervisor con respecto a su trabajo. Rehusar a ayudar en una asignación especial. Involucrarse en actos de sabotaje. Intencionalmente o con mucha negligencia causar la destrucción o daño de los bienes de la Compañía (sean rentados o de propiedad de la Compañía), o de propiedad de los compañeros de trabajo, clientes, proveedores, o visitantes. Hablar en forma maliciosa, divulgar chismes y rumores. Involucrarse en comportamientos con el propósito de fomentar la discordia o la falta de armonía. Interferir en el trabajo de otro empleado. Deliberadamente restringir la producción de un trabajo, o incentivar a otros trabajadores a hacer lo mismo. 8 17. Realizar un trabajo insatisfactorio o descuidado. Fallar en el cumplimiento de los estándares de calidad y producción como le fueron explicados por su supervisor. Errores debido a la falta de cuidado o por no seguir o conseguir las instrucciones necesarias. Ocasionar desperdicio de los materiales como resultado de su negligencia. 18. Dormirse en el trabajo. Holgazanear o rezagarse durante las horas de trabajo. 19. Recibir o hacer excesivas llamadas telefónicas personales (incluyendo mensajes de textos) durante las horas de trabajo. 20. Fumar en áreas restringidas o en horas no designadas como se especifica en el reglamento en su sitio de trabajo. 21. Permitir que personas no autorizadas entren en las premisas de la Compañía o en el área de trabajo. Cualquier otro comportamiento que la Compañía considere que sea inconsistente con las reglas razonables de conducta, o que sea inconsistente con los intereses de la Compañía. La Compañía se reserva el derecho de determinar el nivel apropiado de la acción disciplinaria de cada conducta inapropiada. Si en algún momento UD tuviera preguntas con respecto al cumplimiento del Reglamento de la Compañía o de cualquier política de la Compañía, asegúrese de preguntarle a su inmediato supervisor. Violencia en el Lugar de Trabajo La Compañía cree firmemente que todos los empleados deben ser tratados con dignidad y respeto. No será tolerado ningún acto de violencia. Cualquier situación de violencia dentro o fuera del sitio de trabajo que involucre a cualquier empleado, deberá ser reportado a la administración local o al Departamento de Recursos Humanos. Todas las quejas serán debidamente investigadas. La Compañía responderá con prontitud a cualquier incidente o situación de violencia. La violación de esta política resultará en una acción disciplinaria, y podría incluir un despido intempestivo. Relación con los Clientes El éxito de la Compañía depende de la calidad de las relaciones profesionales entre la Compañía, nuestros empleados, nuestros clientes, nuestros proveedores, y el público en general. La impresión que nuestros clientes se forman de LGG, su interés y su voluntad de hacer negocios con nuestra compañía se deben, en su mayor parte, a las personas que trabajan para servirles. Dicho de otra manera, sin importar cual sea su posición, UD es un embajador de la Compañía. Mientras mejor voluntad para trabajar UD promueva, mejor apreciaran los clientes su trabajo, la Compañía, y nuestros productos y servicios. Violación de las Políticas La Compañía espera que UD obedezca y siga al pie de la letra las políticas de éste Manual. La falta de cumplimiento podría resultar en una apropiada acción disciplinaria. Un registro escrito sobre las violaciones a nuestras políticas se mantiene en el archivo personal de cada empleado. Aquellos individuos que tuvieran alguna pregunta o duda con respecto a las políticas o procedimientos contenidos en éste Manual, deberán contactarse con el Departamento de Recursos Humanos o con algún miembro del Comité de Operaciones de LGG. 9 BENEFICIOS PARA LOS EMPLEADOS Los paquetes de Beneficios para los Empleados tienen un gran impacto en la experiencia de trabajo general de nuestros empleados. Aquí explicamos solamente los beneficios principales que la Compañía les provee a sus empleados (para una mayor explicación de los beneficios que proveemos a los empleados elegibles, por favor revise el Suplemento de los Beneficios para los Empleados). En el evento de que hubiera alguna contradicción en la información que aparece en éste Manual, o en el Suplemento de los Beneficios para los Empleados, el documento que regirá será el Documento/Contrato del Plan Maestro de Beneficios Elegibilidad para los Beneficios Si UD es un trabajador de tiempo completo, UD será elegible para participar y disfrutar de todos los beneficios descritos en éste Manual, y también en el Suplemento de Beneficios para los Empleados, tan pronto como UD reúna los requisitos de elegibilidad para cada beneficio en particular. Por favor revise la sección de Clasificación de los Empleos y la definición de la clasificación de un empleado de tiempo completo. Si UD fuera un empleado de medio tiempo, o un empleado temporal, UD podría ser elegible para el Plan de Jubilación 401(k) si UD cumple con los requisitos mínimos que se encuentran estipulados en la ley y en el plan de beneficios. Si UD es elegible para éste plan de jubilación, UD será notificado por la Compañía y se le ofrecerá la participación a éste beneficio. Vacaciones Empleados son elegibles para recibir horas de vacaciones en cada período de nomina en el que están trabajando activamente. Horas de vacaciones empezarán a acumularse en el primer mes después de 180 días de trabajo continuo. Al final de los 180 días, las horas de vacaciones serán retroactivas al primer día de trabajo. Horas de vacaciones no pueden ser acumuladas en exceso de la máxima acumulación anual (40 horas por menos de un año de trabajo, 80 horas de uno a cinco años de trabajo o 120 horas por seis años o más de trabajo). En la tabla siguiente se muestra cómo el crédito de vacaciones se devenga: Años de Trabajo Devengo Por Período de Nomina A través de final del primer año 1.54 horas Primer año al final de quinto año 3.08 horas Inicio del séptimo año 4.62 horas Al año 40 horas 80 horas 120 horas Vacaciones se pueden tomar en un período continuo o en diferentes semanas o días. Selección de fechas de vacaciones está sujeta a la aprobación del supervisor del empleado con la preferencia dada a los empleados con más años de trabajo. Las solicitudes de vacaciones se deben presentar al supervisor por escrito con la mayor de tiempo posible antes de la fecha de inicio de vacaciones y anotado en los registros de la nómina del empleado. Las solicitudes de vacaciones para los gerentes generales deben ser presentadas al representante de LGG para su aprobación. El interés de la empresa se debe considerar cuando se solicitan las fechas de vacaciones. 10 Baja por Enfermedad Baja por enfermedad se va a utilizar sólo en el caso de la enfermedad. No es para ser utilizado como un beneficio o días de vacaciones adicionales. Sólo empleados que trabajan tiempo completo son elegibles para recibir y usar la baja por enfermedad. Horas para baja por enfermedad empezarán a acumularse en el primer mes después de 180 días de trabajo continuo. Al final de los 180 días, horas para baja por enfermedad serán retroactivas al primer día de trabajo. Horas para bajo por enfermedad se acumularan a 1.846 horas por período de nomina y no pueden ser acumuladas en exceso de 48 horas por año. Paga se basa en la tasa diaria del trabajador, hasta un máximo de ocho horas diarias. Días Festivos Todos empleados, no asalariados, que han completado el período de prueba, normalmente programados para trabajar en un día festivo se les darán el día libre con paga de sueldo o, si fuera necesario trabajar, se les pagara su sueldo regular por el día festivo y su sueldo por las horas trabajadas. Los empleados asalariados (los que no están sujetos al pago de horas extras por la Ley de Normas Laborales) que se requieren para el trabajo no recibirán paga adicional, sin embargo, pueden sustituirlo por otro día de descanso como vacaciones. Empleados de temporada y de tiempo parcial no son elegibles para la paga de días festivos y serán pagados a su sueldo regular para todas las horas trabajadas. LGG reconoce los siguientes días festivos: Día de Año Nuevo, Día de Conmemoración, Día de la Independencia, Día del Trabajo, Día de Acción de Gracias y la Navidad (un día). Días festivos cayendo en sábado normalmente se observen el viernes anterior, y días festivos cayendo en domingo se observarán el lunes siguiente. Sin embargo, debido a los siete días de operaciones de nuestros campos de golf, cada campo decidera el día de la observancia de las fiestas que ocurren en un sábado o un domingo. Para tener derecho a la paga de días festivos, el empleado debe ser clasificado como trabajador de tiempo completo y debe trabajar el día de trabajo programado antes de la fiesta y el primer día de trabajo programado siguiendo el día de fiesta, a menos que la ausencia sea aprobado por el supervisor, o el empleado se encuentra en un periodo de descansa con paga. Días festivos pagados pero no trabajados no serán acreditados como un día regular de trabajo para el cálculo de las horas extraordinarias. Comida y Bebida Todos los empleados recibirán un descuento del 40% en la compra de alimentos preparados y envasados y embotellados, y bebidas no‐alcohólicas en el comedor o en el bar. Refrescos de fuente y café de cortesía durante sus horas de trabajo, sin embargo todas las bebidas alcohólicas o cerveza se pueden comprar a precio completo. Privilegios de Golf Uno de los beneficios del empleo es la asociación con el juego de golf y un club fino. Animamos a todos los empleados desarrollar un entendimiento y apreciación del juego, sus reglas y sus normas de etiqueta. Esperamos que una de las razones por las que se han unido a nuestro equipo sea para aprender más sobre el juego de golf y la administración de los campos de golf. En consecuencia, nosotros le ofrecemos la oportunidad de disfrutar el juego de golf. 11 Jugar al golf y cualquier uso de carritos debe ser arreglado sólo con la aprobación del Gerente General o el Jefe de Golf y en la disponibilidad y normas establecidas por estos individuos. Se espera que empleados representaran al club de una manera profesional, mientras que estén en el curso. Beneficios de jugar golf son un privilegio no un derecho, y puede ser suspendido por cualquier razón en cualquier momento. Compra de Mercancías La mercancía se puede comprar en la tienda de golf por el costo al club más el 10% e impuestos. Los empleados deben pagar por la mercancía antes de tomarla. Todas las compras con descuento deben ser sólo para empleados y se harán a la discreción del Gerente General. Es un privilegio comprar mercancía con un descuento y con la expectativa que es para el uso del empleado o como regalos para dar a la familia inmediata. Es la responsabilidad de los gerentes generales garantizar que este privilegio no se abuse. No se les permite a los empleados hacer su propia venta. Crédito Privilegios de carga se extiende sólo a los gerentes y no se les permite exceder de 60 días. Tras la renuncia o despedida del trabajo, los créditos pendientes deben resolverse en antes de cheque de pago final. COBRA De acuerdo al Acto Federal de Reconciliación de Presupuesto Ómnibus Consolidado (COBRA), a los empleados se les podrá permitir continuar con sus beneficios de seguro de salud medica, con los costos cubiertos por el empleado, por un periodo de tiempo de hasta 18 meses después de la terminación voluntaria o involuntaria de su contrato de trabajo, y hasta 36 meses para los esposos cuando se trata de un divorcio, separación legal o pérdida de un hijo, o de los dependientes que se encuentren en el plan del seguro médico. Para calificar en éste plan, los empleados deberán encontrarse cubiertos en un plan de salud médica por su empleador, el cual cuenta con 20 o más empleados (de tiempo completo o de medio tiempo, incluyendo propietarios y también contratistas independientes, si se encuentran elegibles para participar en un plan de seguro médico) y que trabajen por lo menos la mitad de los días laborables de un año calendario. La aplicación del beneficio COBRA se podrá comenzar cuando se presente un “evento calificado” el cuál podría resultar por la “perdida de la cobertura” de un “beneficiario calificado” (por ejemplo: un empleado, esposo(a), o un dependiente) que se haya encontrado dentro del un plan familiar de salud médica. A continuación se encuentran los eventos que califican para el plan: Empleados • Terminación voluntaria o involuntaria del empleo por razones que no sean por mala conducta. • Reducción en número de las horas de trabajo. Esposos • Pérdida de cobertura del seguro médico del empleado por los eventos antes mencionados. 12 • • • Todo empleado que ha perdido cobertura de un seguro médico es elegible para Medicare. Divorcio o separación legal del empleado con cobertura de seguro médico. Muerte del empleado con cobertura de seguro médico. Hijos Dependientes • Pérdida de cobertura médica debido a cualquiera de los eventos calificados en la lista para los Esposos. • Pérdida del estado de dependencia como hijo del empleado de acuerdo a las reglas del plan. Para mayor información sobre el plan COBRA por favor contáctese con el Departamento de Recursos Humanos. Ausencia Militar A los empleados que requieran cumplir con el servicio militar se les otorgará un permiso de ausencia temporal sin pago por el tiempo que necesiten cumplir con sus obligaciones militares requeridas por la ley. Una carta del Oficial Comandante podría ser requerida para establecer las fechas de la ausencia militar. Si el salario militar y sus compensaciones fueran menores al salario que normalmente UD gana en la Compañía, basado en una semana regular de trabajo y sin incluir sobretiempo, la Compañía suplementará la diferencia de su sueldo hasta un periodo de dos semanas. Si UD se encuentra usando una ausencia militar extendida, UD tiene derecho de regresar a la posición que tenía en la Compañía antes de su ausencia, o a una posición similar que estuviera disponible. UD no perdería ningún derecho, privilegio, o beneficio que tenía antes de su ausencia, siempre y cuando UD haya cumplido con los requerimientos especificados en el Acto de los Derechos de Empleo y Re‐empleo de Militares Uniformados (USERRA). Su re‐integro al empleo será permitido de acuerdo a la ley. En una ausencia militar con una duración menor a 12 semanas, el empleado tendrá derecho de continuar su cobertura de seguro médico bajo las mismas condiciones de las políticas de Ausencia de Trabajo que no son por servicio militar. Si la ausencia militar es mayor a 12 semanas, un empleado podría elegir si desea continuar la cobertura de su seguro médico mediante el plan COBRA. Para información sobre la duración del servicio militar requerido, o por detalles de su derecho al re‐empleo, contáctese con el Departamento de Recursos Humanos. Ausencias de Trabajo por Enfermedad Médica Familiar El Acto de Ausencias por Enfermedad Médica Familiar de 1993 (FMLA), y las subsecuentes enmendaduras, requieren que a los empleados elegibles que tengan cobertura médica se les provea la ausencia FMLA. A continuación se encuentra un resumen de los requerimientos de ausencia bajo el Acto de Ausencias por Enfermedad Médica Familiar (FMLA). 13 Requerimientos de Elegibilidad Para ser elegible y poder ausentarse del trabajo por una razón médica, los empleados deberán haber trabajado en Landscapes por lo menos por 1 año antes del inicio de la ausencia, y haber trabajado por lo menos 1.250 horas dentro de los 12 meses previos al inicio de la ausencia, y tener empleo en un área de trabajo donde 50 o más empleados hayan sido contratados por la Compañía dentro de un perímetro de 75 millas de distancia al sitio de trabajo, en el momento que la notificación de ausencia al trabajo haya sido entregada. Razones para Ausentarse del Trabajo Los empleados elegibles podrán tomar una ausencia de trabajo por razones médicas FMLA para los siguientes propósitos: 1. Por incapacidad debido a cuidados de embarazo, cuidados médicos prenatales, o cuidados de parto. 2. Para cuidar al hijo de un empleado después de su nacimiento, o para una adopción, o para dar acogida a otros niños. 3. Para cuidar al/a la esposo(a), hijo(a), padre o madre del empleado, que presente una seria condición de salud. 4. Por condiciones serias de salud que imposibiliten al empleado a ejecutar su trabajo. 5. Para cubrir ciertas exigencias calificadas relacionadas con un miembro familiar que se encuentra dentro de la cobertura de seguro médico (el esposo, la esposa, hijo, hija, padre o madre del empleado), que se encuentre en servicio militar activo o que haya sido asignado a hacer su servicio militar en un país extranjero (o si el familiar es un miembro de la Guardia Nacional, o es Reservista, y ha sido asignado a cumplir su servicio militar en un país extranjero, o si dicho servicio militar sea también para apoyar una operación de contingencia; y/o 6. Para cuidar a un miembro de servicio militar con cobertura de seguro médico (si el empleado es el esposo, hijo, hija, padre o madre de dicho miembro militar), y que éste familiar: (a) sea un militar activo o veterano de guerra (de las Fuerzas Armadas, la Guardia Nacional, o Reservista); (b) hubiera sufrido una lesión seria o enfermedad (o si su existente lesión o enfermedad hubiera empeorado) durante el cumplimiento de su asignación militar, y si su lesión o enfermedad lo hubiera dejado médicamente imposibilitado para ejecutar sus actividades laborales, o si la lesión o enfermedad se hubiera manifestado en los siguientes cinco años después de haberse jubilado como veterano de guerra; y (c) estuviera bajo tratamiento medico, en recuperación, o en terapia durante el tiempo de su asignación militar, o dentro de los cinco años después de haberse jubilado como veterano de guerra, o si estuviera recibiendo tratamientos fuera del hospital mientras se encontraba en servicio activo, o si se encuentra en la lista temporal de militares retirados por incapacidad física. 14 Definiciones Todas las definiciones del Acto de Ausencias por Enfermedad Familiar (FMLA) se aplican, pero hay dos definiciones claves importantes: 1. Condición Seria de Salud. Ésto significa una enfermedad, lesión, incapacidad física, o condición física o mental que involucra una estadía en una facilidad de cuidado medico, o continuar un tratamiento medico, supervisado por un proveedor de salud, de una condición de salud que le signifique al empleado un obstáculo para ejecutar las funciones de su trabajo, o que le prevenga a un calificado miembro de la familia a participar en actividades escolares u otras actividades diarias. Dependiendo de ciertas condiciones medicas, los requerimientos del tratamiento de recuperación podrían realizarse en un periodo de incapacidad física de mas de 3 días laborales completos y consecutivos de ausencia combinados cuando por lo menos se haya asistido a dos citas medicas en persona con el medico o la facilidad de salud (la primera cita durante los primeros 7 días y la segunda cita dentro de los 30 días a partir del comienzo de la incapacidad física), o asistir a una cita medica en‐persona (dentro de los primeros 7 días a partir del inicio de la incapacidad física), y tener un régimen de tratamiento continuo recetado en cada cita medica, o una incapacidad física debida a un embarazo delicado, o una incapacidad física debido a una condición medica crónica. Otras condiciones medicas podrían también aceptarse dentro de la definición de un tratamiento medico continuo. 2. Exigencia Calificada. Esto puede incluir asistir a ciertos eventos militares, hacer arreglos para Guarderías alternativas, solucionar ciertos problemas legales y financieros, asistir a sesiones de consejería, y asistir a clases de reintegración después de haber regresado de cumplir un servicio militar. Tiempo de Ausencia Los empleados elegibles tienen derecho a un máximo de 12 semanas de ausencia FMLA sin pago. Este tiempo comenzaría a contarse a partir de la fecha que el permiso de ausencia de trabajo sea usado. Si la ausencia laboral se usa para cuidar a un miembro del servicio militar quien haya sufrido una lesión o enfermedad seria durante su servicio activo, el empleado elegible tendrá derecho a un máximo de 26 semanas de ausencia sin pago para tal propósito con una extensión de un periodo de ausencia máximo de 12 meses consecutivos. Durante este periodo de 12 meses de ausencia, el permiso de ausencia FMLA por otras razones que no son médicas también podría usarse, sin embargo, un trabajador no podrá tomarse más días que el tiempo máximo de 26 semanas para ausentarse del trabajo. Uso de la Ausencia Un empleado no necesita usar la ausencia familiar FMLA en un solo bloque. La ausencia se podría usar intermitentemente, o en un horario reducido de trabajo cuando sea médicamente necesario. Los empleados deberán hacer esfuerzos razonables en su horario de trabajo antes de comenzar una ausencia planificada por tratamiento medico, de tal manera que su ausencia no represente una interrupción o problema en las operaciones de su empleador. Las ausencias debidas a alguna de las exigencias calificadas podrían ser también tomadas en forma intermitente. Sustitución del Tiempo de Ausencias Pagadas por Ausencias sin Pago 15 Se requiere que los empleados usen el beneficio de los días de ausencia pagada (las vacaciones pagadas) cuando se encuentren ausentes por enfermedad familiar extendida FMLA. El tiempo de vacaciones no se acumulará cuando el empleado esté usando su ausencia sin pago por enfermedad familiar FMLA. Sin embargo los días acumulados de vacaciones podrían ser recuperados al re‐integrarse a su trabajo después de una ausencia extendida por enfermedad familiar FMLA. Notificaciones de los Empleados de su Necesidad de Ausentarse y Otras Responsabilidades Si la necesidad para ausentarse al trabajo por enfermedad se pudiera anticipar, los empleados deberán presentar una notificación, si fuera posible, con por lo menos 30 días de anticipación. Si no fuera posible presentar la notificación de ausencia por enfermedad con por lo menos 30 días de anticipación, entonces el empleado deberá informar sobre su futura ausencia tan pronto como sea razonablemente posible. Esto normalmente significa que el empleado deberá notificar el mismo día, o al día siguiente, o en el primer día laborable que el empleado conozca cuando necesitará ausentarse por enfermedad. La notificación anticipada de la necesidad de ausentarse del trabajo por razones médicas deberá ser entregada al Departamento de Recursos Humanos. Si la necesidad de ausentarse del trabajo por enfermedad es imprevista, los empleados deberán notificar su ausencia a la mayor brevedad posible. Ésto significa que los empleados deberán cumplir con el requisito de notificarle a la Compañía sobre su ausencia, mediante el procedimiento de comunicación telefónica, como se especifica en las políticas de la Compañía sobre la Asistencia al Trabajo. Cuando un empleado le presente a la Compañía una notificación sobre la necesidad de ausentarse del trabajo por enfermedad familiar FMLA, o por razones médicas personales FMLA, deberá proveerle a la Compañía suficiente información para determinar si dicha ausencia califica como una ausencia por enfermedad familiar FMLA, o una ausencia por razones médicas personales FMLA. El empleado deberá incluir en la notificación las fechas y la duración de dicha ausencia. La información se considerará suficiente cuando incluya las razones por las que el empleado estuviera incapacitado para realizar las funciones de su trabajo, o si un miembro de la familia estuviera incapacitado para realizar actividades diarias, o tuviera la necesitad de ser hospitalizado o de continuar un tratamiento médico bajo la supervisión de un profesional de la salud, o si hubiera alguna circunstancia que explique la necesidad de ausentarse al trabajo por servicio militar. No es suficiente el simple hecho de llamar por teléfono y decir que se encuentra “enfermo” o que “no se siente bien”. Los empleados deberán también informarle al empleador si la ausencia del trabajo requerida es por razones médicas FMLA que hubieran sido aprobadas o certificadas previamente. Si éste fuera el caso, los empleados deberán específicamente mencionar que la ausencia es “FMLA”, o incluir las razones específicas, médicas personales o familiares FMLA, que hayan sido previamente calificadas o aprobadas para ausentarse del trabajo Certificación de la Necesidad de Ausentarse al Trabajo Se podría requerir que los empleados provean de un certificado médico, y de periódicas re‐ certificaciones para demostrar la necesidad de ausentarse del trabajo. Cualquier certificado que el empleado presente, deberá estar debidamente detallado, tener suficiente información y entregarlo dentro de los primeros 15 días calendarios de su ausencia. La Compañía podría 16 requerir una segunda o tercera opinión médica en caso de que la ausencia se trate de una condición seria de la salud del empleado o de un miembro de su familia. La Compañía también podría requerir una autentificación y clarificación de cualquier certificación médica presentada contactando al médico o profesional de la salud del empleado. Notificaciones del Empleador y Otras Responsabilidades Si un empleado necesita pedir un permiso de ausencia medica FMLA por primera vez dentro de su primer año de vigencia laboral, la Compañía le notificará al empleado si ha sido elegible para aplicar por un permiso para ausentarse del trabajo por una particular razón médica o una especifica condición médica Si el empleado fuera elegible, el empleado podría recibir una notificación de la compañía requiriendo información adicional especifica (como por ejemplo, una certificación del médico o profesional de la salud). Ésta notificación incluirá los derechos y las responsabilidades del empleado. Si el empleado no fuera elegible, la Compañía le enviará una notificación explicando las razones por las que el empleado fuera elegible. Una vez que la compañía haya recibido una certificación detallada y con información suficiente (en el caso que su ausencia requiera una certificación médica) el empleado recibirá una notificación de la Compañía con la aprobación de la ausencia. Ésta notificación podría incluir la designación de su ausencia de acuerdo al Acto de Enfermedad Familiar FMLA y el número de días que hayan sido aprobados, dentro de los días permitidos según el Acto de Enfermedad Familiar FMLA (si una específica cantidad de días tuviera que ser calculada). El empleado también será notificado si su permiso para ausentarse por enfermedad no se encuentra amparado por el Acto de Enfermedad Familiar FMLA. Beneficios y Protección Mientras un Empleado se encuentra Ausente del Trabajo Cuando un empleado se ausenta de su trabajo por enfermedad y ésta ausencia estuviera amparada en el Acto de Enfermedad Familiar FMLA, la Compañía mantendrá su cobertura dentro del Plan de Seguro Médico para los Empleados de la Compañía, en los mismos términos como si el empleado continuara trabajando. El uso del permiso por enfermedad FMLA no representará la perdida de ninguno de los beneficios de seguro médico que el empleado hubiera acumulado antes de ausentarse del trabajo. Actividades que se Permiten y se Prohíben durante una Ausencia de Trabajo Como regla general, se espera que todo empleado, cuya ausencia al trabajo hubiera sido aprobada por la Compañía, realice solamente aquellas actividades que sean exclusivamente necesarias, apropiadas y que cumplan con el propósito de su permiso por enfermedad. No está permitido que los empleados se involucren en ninguna actividad ajena a su permiso por enfermedad. Está terminantemente prohibido que un empleado trabaje o realice negocios con otra compañía o empresa, o que tenga un negocio propio mientras se encuentre ausente de su trabajo (ésto incluye trabajos adicionales que el empleado hubiera realizado para la Compañía antes de ausentarse por enfermedad), a menos que haya conseguido la aprobación o consentimiento anticipado y por escrito de la Compañía. Re‐integrándose al Trabajo En el caso de que un empleado se hubiera encontrado ausente de su trabajo, debido a una seria condición de salud personal, el empleado deberá presentar una Certificación Médica de encontrarse en buenas condiciones de salud antes de re‐integrase a su trabajo. Tan pronto 17 como el empleado se encuentre en buen estado físico para regresar a trabajar después de una ausencia por enfermedad FMLA, el empleado será re‐integrado a las funciones normales de su trabajo original o a una posición equivalente, con el mismo sueldo, beneficios y términos de trabajo. Actos Ilegales de los Empleadores y Oficiales FMLA prohíbe que un empleador: (a) interfiera, impida, o niegue a los empleados el ejercicio de los derechos provistos en el Acto de Enfermad Familiar FMLA. (b) es ilegal que el empleador despida o haga discriminaciones contra cualquier empleado que se oponga a alguna de las prácticas de FMLA, o que esté haciendo uso de alguno de los procedimientos que se encuentran amparados o se relacionan con el Acto de Enfermedad Familiar FMLA. Si un empleador viola el Acto de Enfermedad Familiar FMLA, un empleado tendrá derecho a presentar una queja en el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, o a presentar una denuncia legal contra su empleador. El Acto de Enfermedad Familiar FMLA no afecta ni sobrepasa a ninguna Ley Federal o Estatal que prohíbe la discriminación, ni a ninguna Ley Estatal o Local, o Acuerdo Colectivo que contenga más derechos para ausencias médicas y calamidades familiares. Los empleados puede encontrar información adicional contactando al Departamento de Trabajo de los Estados Unidos llamando al teléfono 1‐866‐4US‐WAGE (1‐866‐ 487‐9243 o TTY: 1‐877‐889‐5627), o al sitio de la red: www.wagehour.dol.gov. Ausencias de Trabajo por Otras Razones Cuando un empleado no haya sido calificado para una ausencia FMLA, y el empleado requiere ausentarse contínuamente de su trabajo, la Compañía podría proveerle un permiso especial fuera del Acto de Enfermedad Familiar FMLA, por razones familiares, médicas, personales, circunstancias especiales, o por otras razones amparadas por la ley (por ejemplo: una ausencia que se trate de una acomodación razonable especificado en el Acto de Incapacidad Física o que se encuentre dentro de las Leyes Estatales contra la Discriminación por Incapacidad Física; o una ausencia que se encuentre dentro de las Leyes Federales o Estatales contra la Discriminación por Embarazo; o una ausencia que se encuentre dentro de la Leyes de Compensación por Accidentes de Trabajo, etc.). Como regla general, todos los empleados de tiempo completo y todos los empleados de medio tiempo quienes hayan cumplido por lo menos 12 meses de servicio son elegibles para poder ausentarse del trabajo por otras razones que no se encuentren dentro del Acto de Enfermedad Familiar FMLA. Un permiso para ausentarse del trabajo, no amparado en el Acto de Enfermedad Familiar FMLA, deberá ser aprobado con debida anticipación por el Gerente del Proyecto, el Gerente Regional o un Miembro del Comité de Operaciones de LGG. Éste permiso de ausencia no deberá entenderse como la terminación de su contrato de trabajo, y por lo tanto podría afectar cualquier reclamo de desempleo. Toda petición de permiso para ausentarse del trabajo por razones que no se encuentren en el Acto de Enfermedad Familiar, deberán presentarse por escrito a su inmediato supervisor (UD podrá conseguir la forma apropiada en el Departamento de Recursos Humanos). Cuando llene ésta forma, UD deberá explicar la razón para ausentarse del trabajo que no está amparada en el Acto de Enfermedad Familiar FMLA, la fecha que la ausencia necesite comenzar, y la fecha en la que UD se podría integrar activamente a su trabajo en la Compañía. 18 La máxima cantidad de días de ausencia al trabajo por razones que no están en el Acto de Enfermedad Familiar FMLA serán determinados de acuerdo a cada caso, y podría variar dependiendo de la razón especificada del permiso de ausencia no‐FMLA, y de acuerdo a las leyes aplicables. Éste permiso estará sujeto a la discreción de la Compañía y a los términos y condiciones que la Compañía podría imponer. La Compañía podría tomar en consideración los permisos de ausencia no‐FMLA que el empleado hubiera tomado en el pasado, la cantidad de días que necesite ausentarse, las razones para la ausencia no‐FMLA, y otros factores. Un permiso de ausencia no‐FMLA podría ser extendido solamente cuando las condiciones de operación de la Compañía lo permitan. Las necesidades de la Compañía determinarán el número de empleados que al mismo tiempo se les podría permitir una ausencia al trabajo por razones que no sean de Enfermedad Familiar FMLA Con excepción a lo que estipulan las leyes, la Compañía no garantizará la re‐integración al trabajo a ninguna posición en el caso de que el empleado haya regresado después de una ausencia por otras razones que no se encuentren en el FMLA. Si un empleado se ha ausentado de su trabajo por razones médicas y se encuentra en condiciones saludables para regresar a trabajar y sin ninguna restricción medica, o si ha regresado después de una ausencia no‐FMLA, o por alguna otra razón personal, el empleado podría ser re‐integrado a su misma posición o a una posición equivalente, si la ley lo permite, o a alguna posición disponible que el empleado se encuentre calificado a ejercer. Si un empleado se ha ausentado por alguna razón médica y se encuentra en condiciones de regresar a trabajar con restricciones medicas, la Compañía determinará si la ley requiere hacer acomodaciones razonables para el empleado. Si un empleado no se presentara a trabajar en la fecha acordada, la Compañía asumirá que el trabajador no tiene interés en regresar a trabajar y su ausencia significará su renuncia al trabajo. Todo tiempo de ausencia pagada, que no se incluye en los beneficios de seguro médico (por ejemplo: un periodo de vacaciones), que haya sido previamente acumulada, y que no haya sido usada, deberán ser usadas primero, antes de comenzar el periodo de ausencia sin pago por razones personales que no se encuentren en el Acto de Enfermedad Familiar FMLA. En el caso de que UD se encuentre usando los días de vacaciones pagadas, la porción de su pago del seguro médico será deducida de su sueldo como normalmente se haría si UD estuviera trabajando. Los beneficios de seguro médico durante el uso de las vacaciones pagadas no continuarán después de treinta (30) días laborales que el empleado se encuentre ausente por razones personales no‐FMLA. Esta política es aplicable para todos los empleados. Si UD estuviera participando en alguno de los planes de seguro médico, visual y dental que la Compañía auspicia, y quisiera continuar asegurado después de los 30 días de ausencia, UD deberá realizar los arreglos necesarios para pagar la porción de su pago mensual del seguro durante su ausencia extendida no‐FMLA. Si los pagos mensuales, o los arreglos para realizar los pagos mensuales no se han recibido antes del día 25 del primer mes de su ausencia, UD recibirá una notificación en los siguientes 15 días sobre la terminación de su participación en los beneficios de seguro médico de la Compañía. La cobertura de su seguro médico terminará el último día del mes que UD no haya enviado el pago del seguro médico cuando se encuentre usando una ausencia extendida por razones personales no‐FMLA . 19 Ausencias para Cumplir Obligaciones Judiciales: Jurado/Testigo Todos los Ciudadanos de los Estados Unidos tienen la obligación de cumplir con sus responsabilidades jurídicas. A todos los empleados regulares (esto no incluye a los Empleados Temporales) que se hayan citado y tengan que reportarse para cumplir con sus obligaciones jurídicas, se les dará permiso para ausentarse del trabajo en conformidad con las leyes vigentes. Los empleados deberán notificar a la Compañía presentándole a su inmediato supervisor una copia del original de la cita o petición judicial para servir de jurado/testigo. La Compañía se reserva el derecho de requerir que los empleados se excusen o pospongan su servicio jurídico en el caso de que la ausencia al trabajo creara un problema para la Compañía. A los empleados se les pagará el sueldo regular por los días que necesiten ausentarse del trabajo para cumplir su obligación jurídica, sin incluir sobretiempo, y se les restará el pago recibido por su servicio jurídico en la Corte. Se requiere que los empleados presenten una prueba de haber cumplido con su obligación jurídica y el recibo del pago hecho por la Corte. Si el día que UD ha sido llamado a servir de Testigo y la Corte lo ha excusado, o UD pudiera trabajar una porción del día, UD deberá reportarse a trabajar. No se les pagará el día de trabajo a los empleados que requieran ausentarse a su trabajo por haber sido citados o tengan que presentarse a la corte por otros cargos o razones tales como demandas, acusaciones, denuncias, o reclamos legales. Ausencias de Trabajo por Funeral/Duelo La Compañía ofrece permisos a los empleados para ausentarse de su trabajo y proveerles de un periodo de tiempo para llorar la muerte de un miembro inmediato de la familia. Los empleados de tiempo completo que han pasado el Periodo de Prueba podrán obtener permiso para ausentarse hasta por tres (3) días laborables en el caso que un miembro inmediato de la familia haya fallecido y desee asistir al funeral o a la misa de réquiem. La familia inmediata incluye: el esposo, la esposa, la pareja, padres, hermanos, hijos, nietos, abuelos y la familia inmediata del esposo o la esposa. Los empleados podrán asistir sin sueldo a los funerales de otros miembros de la familia o de amigos. Si se sospecha que un empleado estuviera usando fraudulentamente éste tipo de ausencia, dicho empleado se estará sujeto a acciones disciplinarias, incluyendo la posible terminación de su contrato de trabajo. Descanso para Almorzar Los empleados de la Compañía tienen derecho a recibir periodos no compensados para almorzar cada día que trabajen. Este periodo de almuerzo se define como el tiempo en el que UD hace un alto en su trabajo hasta que UD regrese y reanude su trabajo. Para saber la hora de su almuerzo, por favor pregúntele a su inmediato supervisor. Compensación por Accidentes de Trabajo Hacemos un esfuerzo extensivo para proveerles a nuestros empleados de condiciones seguras de trabajo. Sin embargo, si ocurre un accidente de trabajo y un empleado resulta lesionado, tendrá derecho a recibir los beneficios de Compensación por Accidentes de Trabajo. Un empleado no podrá ser elegible para usar los beneficios de Compensación por Accidentes de Trabajo si intencionalmente estuvo obrando con negligencia en el momento de la lesión, o si al someterse a evaluaciones de drogas o intoxicantes los resultados fueron positivos, o por otras 20 razones que, de acuerdo a la ley, podrían afectar su elegibilidad. UD deberá presentar inmediatamente un reporte del accidente o lesión ocurrida en el trabajo a su inmediato supervisor con el fin de obtener un apropiado tratamiento médico, y para completar las formas requeridas. UD deberá completar y entregar el Primer Reporte del Accidente dentro de las primeras 24 horas de ocurrido el accidente o lesión. La elegibilidad de los beneficios de Compensación por Accidentes podría ser comprometida o rechazada si la lesión o accidente no se reporta con prontitud. Seguro Social El Seguro Social, es un programa de beneficios del gobierno al cual la Compañía contribuye a favor de los empleados para que puedan recibir los beneficios de retiro o jubilación. Un porcentaje requerido de su salario es deducido del cheque de su sueldo para pagar la porción que cada empleado debe contribuir, y la Compañía aporta en su beneficio con una cantidad similar por cada dólar que UD contribuye. Si UD escoge jubilarse antes de la edad requerida, UD podría comenzar a recibir éste beneficio de jubilación en una base pro‐rateada. Bajo éste programa, hay otros beneficios que UD podría recibir y que incluyen: Beneficios por Incapacidad Física, Beneficios de Medicare, Beneficios por Muerte y Beneficios de los Dependientes. Si UD quisiera tener mayor información sobre estos beneficios, por favor contáctese con el Departamento de Recursos Humanos, o con la oficina de Administración de Seguro Social. Compensación por Desempleo La Compañía les provee a todos sus empleados del beneficio de Compensación por Desempleo a través de la Oficina Estatal del Departamento de Trabajo (DOL). Cada Oficina DOL determinará la elegibilidad de cada persona que aplica para recibir los beneficios de Compensación por Desempleo. Los Pagos mensuales se le enviarán directamente a su dirección domiciliaria y reemplazarán una porción de su sueldo. Al mismo tiempo que el empleado o persona califica para recibir éstos beneficios, también deberá encontrarse en condiciones de trabajar, disponible para trabajar, y activamente buscando empleo. Si UD se encuentra ausente de su trabajo por razones personales que no califican en el Acto de Enfermedad Familiar, o tiene una incapacidad física, ha sufrido una lesión y ha recibido un permiso de ausencia en su Compensación por Accidente de Trabajo, ésta ausencia no calificará como requisito para recibir beneficios de Compensación por Desempleo. En muchos casos, si UD se encuentra ausente de su trabajo, esto no significa que UD haya perdido el empleo, y por lo tanto, UD no podrá utilizar los beneficios de Compensación por Desempleo. Sin embargo si una ausencia no‐FMLA ha sido iniciada por la Compañía debido a su falta de profesionalismo en el trabajo, UD si podrá utilizar los beneficios de Compensación por Desempleo. 21 EMPLEO Periodo Introductorio Cada empleado nuevo deberá pasar un periodo inicial de ajuste o adaptación con el fin de aprender sobre la Compañía y sobre las funciones de su posición. Los primeros sesenta (60) días de su empleo en la Compañía son considerados como el Periodo Introductorio, y durante este tiempo UD no podrá recibir los beneficios descrito en éste Manual, a menos que las leyes indiquen lo contrario. Durante éste Periodo Introductorio UD podrá conocer a sus compañeros de trabajo, su gerente/supervisor, y las funciones que requiere realizar en su posición, y al mismo tiempo, UD podrá familiarizarse con los productos y servicios de la Compañía. Su supervisor trabajara junto a UD para ayudarle a entender todas las necesidades y procesos de su trabajo. Éste Periodo Introductorio es un periodo de prueba tanto para UD, como empleado, como para la Compañía, como su empleador. Durante éste Periodo Introductorio, la Compañía evaluará su habilidad y disposición para el trabajo, y UD también podrá evaluar a la Compañía. En cualquier momento durante éste Periodo Introductorio UD podrá renunciar a su posición sin dañar su historial de trabajo. Si, durante éste periodo, sus hábitos de trabajo, aptitud, asistencia, puntualidad, o desempeño de su trabajo no cumplen con los estándares de la Compañía, podríamos cambiar el estado de su empleo, sueldo, o terminar su contrato de trabajo. Si UD toma un tiempo de ausencia autorizado que exceda cinco días durante el Periodo Introductorio, éste periodo de prueba podría ser extendido por el número de días de su ausencia. Por favor comprenda que completar el Periodo Introductorio no es una garantía para continuar su contrato con la Compañía por un periodo específico de tiempo, ni tampoco significa que el trabajador vaya a ser despedido sin ninguna “causa o motivo”. La relación del empleado y del empleador es una relación de mutuo beneficio para ambas partes y en ningún momento, ninguno de los dos, deberá voluntariamente romper ésta relación. Un ex‐empleado que haya sido contratado nuevamente, después de haber estado separado de la Compañía por más de seis (6) meses, estará sujeto a pasar por un Periodo Introductorio. Fecha de Aniversario El primer día que UD se reporta a trabajar es la fecha “oficial" del inicio de su contrato de trabajo. En el caso de que un ex‐empleado haya sido contratado nuevamente en la Compañía, la fecha de su re‐integro al trabajo será la fecha oficial de su aniversario; sin embargo, la Compañía actualizará su historia de trabajo y hará ajustes en el numero de años de experiencia como crédito del servicio anterior que UD haya prestado a la Compañía. Los años de experiencia se contaran para computar varias condiciones y beneficios descritos en éste Manual. Asistencia La Compañía depende inmensamente de sus empleados, por lo tanto, es importante que todos los empleados se presenten a su trabajo en el horario asignado. Una asistencia regular, confiable y puntual forma parte de las funciones esenciales de su trabajo. Por tal motivo, se espera que UD esté presente en su área asignada de trabajo y listo para trabajar cuando comience su jornada diaria de trabajo. La compañía también espera que UD permanezca en su área de trabajo asignada hasta el final de las horas acordadas, con excepción de los descansos y 22 la hora de almuerzo. Cuando su trabajo requiera que UD se traslade fuera de su área asignada, por favor comuníquele a su inmediato supervisor y hágale saber el lugar donde UD requiera ir y el tiempo que UD podría estar fuera de su área de trabajo. Como regla general, si un empleado se ausenta por más de cinco (5) días dentro de un periodo de 90‐dias, o dentro de un patrón consistente de ausencias, ésta ausencia se podría considerar excesiva, y las razones de dicha ausencia se podrían considerar dudosas. Llegar atrasado a su trabajo o retirarse antes del final de la jornada es tan perjudicial para la Compañía como faltar a su trabajo. Tres (3) de éstas reincidencias, en un periodo de 90‐días, serán consideradas un “patrón de retrasos” y serán tratadas con la misma severidad que una ausencia injustificada. Otros factores, como el grado de tardanza, también podrían ser considerados. Tenga presente que un número excesivo de ausencias, retrasos, o de retirarse del trabajo antes del final de la jornada, podrían resultar en acciones disciplinarias, incluyendo una posible terminación del contrato de trabajo. Ausencias injustificadas o sin excusas debido a lesiones o enfermedad, aún cuando se encuentren dentro de parámetros apropiados, podrían considerarse excesivas y requerir una revisión de las acomodaciones de su ausencia. Ocasionalmente, UD podría necesitar ausentarse del trabajo. La Compañía comprende que UD podría tener una emergencia, enfermedad, o razones personales urgentes que no pueden ser planificadas fuera de su horario de trabajo. Si UD no puede reportarse al trabajo, o si va a llegar tarde, por favor contacte a su inmediato supervisor con por lo menos treinta (30) minutos de anticipación antes del inicio de su jornada de trabajo (a menos que se trate de una situación de emergencia y la notificación anticipada a su supervisor no fuera posible hacerla). Si su ausencia se extiende por más de un día laborable, UD deberá informarle a su supervisor inmediato de la situación cada día que UD falte, o en la frecuencia que UD previamente haya acordado con su supervisor. De vez en cuando, citas médicas personales deben realizarse durante la jornada de trabajo, requiriendo que los empleados tengan que salir durante las horas normales de trabajo. Si por cualquier razón UD necesita ausentarse durante las horas de trabajo, UD deberá notificar a su inmediato superior con la mayor anticipación posible (ésto significa que deberá notificarle a su supervisor el mismo día que UD hace la cita medica, o en el siguiente día laborable). UD deberá conseguir la previa aprobación de su inmediato superior del tiempo que requiere ausentarse para asistir a la cita médica. Cuando UD llame por teléfono para informarle a la Compañía sobre una ausencia inesperada, o si va a llegar tarde, deberá pedir que transfiera la llamada directamente a su inmediato supervisor. Cuando necesite llegar tarde, por favor indique la hora que UD espera llegar a su trabajo. No será suficiente solamente notificarle a sus compañeros de trabajo. Si no fuera posible que UD personalmente realice la llamada telefónica debido a una enfermedad, emergencia, o alguna otra razón, asegúrese que otra persona llame por UD. Si su inmediato supervisor no se encontrara disponible cuando UD llama, UD deberá hablar con algún otro gerente y dejarle un recado para su supervisor, con la información de su ausencia. Un empleado que se ausenta de su trabajo y falla en contactar a su inmediato supervisor será sujeto de una acción disciplinario, y hasta la terminación de su contrato de trabajo. 23 Cierre de Actividades antes de la Jornada de Trabajo/Inclemencia del Clima Si UD se reporta a trabajar y encuentra que, debido a las condiciones severas del clima, la Compañía a cancelado el trabajo por ese día, su inmediato supervisor podría autorizarlo a que UD regrese a su casa. Si éste fuera el caso, UD tendrá derecho al pago de ese día como si UD lo hubiera trabajado. Información Confidencial Nuestros clientes y proveedores confían en nuestra Compañía y nos proporcionan información relacionada con sus negocios. La naturaleza de ésta relación requiere que nuestra Compañía asegure una continua confidencialidad. Cuando resguardamos la información recibida, nos estamos ganando el respeto y una mayor confianza por parte de nuestros clientes y proveedores. En su contrato de trabajo con la Compañía, UD asume la obligación de guardar y mantener confiabilidad. La información que se encuentra clasificada como confidencial deberá permanecer como tal aún después de que UD haya dejado de trabajar en la Compañía. El acuerdo y obligación de confidencialidad de los trabajadores consiste en lo siguiente: no se puede divulgar información confidencial de propiedad de la Compañía a los competidores, otras organizaciones, o empleados no autorizados de la Compañía; de se puede trabajar para una compañía competidora mientras se encuentra empleado en la Compañía; no se puede quebrantar la confidencialidad de información personal. Cualquier violación a la confidencialidad, podría seriamente perjudicar y dañar la reputación y efectividad de la Compañía. Por lo tanto, le pedimos de favor que nunca discuta sobre los negocios de la Compañía con ninguna persona que no trabaje para la Compañía, y nunca discuta transacciones de negocios con ninguna persona que no tenga una asociación directa con dicha transacción. Aún comentarios casuales podrían ser malinterpretados y repetidos por otras personas. Por lo tanto, UD deberá desarrollar la disciplina personal necesaria para mantener la confiabilidad. Si UD escucha, observa, o se percata de que alguien estuviera rompiendo ésta confianza, por favor notifíquele a su inmediato supervisor, o a un miembro del Comité de las Operaciones de LGG. Si UD fuera interrogado por alguien ajeno a la Compañía o a su sitio de trabajo y UD tuviera dudas sobre si fuera apropiado o no dar cierta información, recuerde que UD no tiene ninguna obligación de responder ninguna pregunta si UD no desea hacerlo. En vez de contestar un interrogatorio, de la forma más amable que le sea posible, refiera al interrogador con su supervisor o con el Gerente General. Está terminante prohibido tomar o hacer copias de ninguno de los de los registros, reportes o documentos de la Compañía sin la previa autorización de la Administración. Debido a la seriedad del caso, Si UD viola el acuerdo de no compartir información de la Compañía, ésta acción le ocasionara la terminación de su empleo y una posible acción legal. Conflictos de Intereses La Compañía espera que sus empleados se conduzcan en su trabajo siguiendo los altos estándares éticos de la Compañía. Una de las políticas más importantes de la compañía es que sus empleados no deben involucrarse en transacciones relacionadas con los negocios de la 24 compañía o con individuos dentro y/o fuera de la Compañía donde el interés de la Compañía y el de sus empleados puedan crear un conflicto. Es completamente inaceptable realizar cualquier negociación que parezca crear un conflicto que afecte los intereses de la Compañía o de alguno de sus empleados. Un potencial o real conflicto de interés ocurre cada vez que un empleado se coloca en la posición de influenciar una decisión que podría resultar en un beneficio o ganancia personal para el empleado o para algún miembro inmediato de su familia como resultado de dicha negociación. En toda situación, cualquier consideración de un negocio deberá ser en el mejor interés de la Compañía. Si un empleado tuviera una pregunta sobre si alguna transacción o negocio pudiera crearle un conflicto a la Compañía o a sus empleados, deberá contactarse con el Gerente General o con el Gerente de las Operaciones de LGG. Solicitaciones y Distribuciones Están terminantemente prohibidas las solicitaciones o peticiones de dinero para ninguna causa durante las horas de trabajo y dentro de las áreas de trabajo. También está terminantemente prohibida la distribución de literatura que no se relaciona con la Compañía durante las horas de trabajo y dentro de las áreas de trabajo. Las horas de trabajo se definen como el tiempo asignado a la ejecución de su trabajo. Ésta política no es aplicable en los periodos de descanso y almuerzo. Las áreas de trabajo no incluyen la sala de descanso o el área de parqueo. Únicamente se podrán permitir solicitaciones o peticiones de dinero para alguna causa, durante los periodos autorizados de descanso o almuerzo, siempre y cuando los empleados no se encuentren en sus áreas de trabajo. Adicionalmente, a los empleados no se les permitirá vender rifas, mercadería, o alguna otra solicitud de dinero o contribuciones de dinero, a menos que tenga la previa aprobación de la Administración. A las personas que no están empleadas en la compañía se les prohíbe terminantemente solicitar dinero o distribuir literatura dentro de las premisas de la Compañía. Obsequios Ningún empleado deberá aceptar obsequios que exceden el valor de $50 (cincuenta dólares) de ninguno de nuestros clientes, proveedores o representantes de venta sin la previa aprobación de la Administración. Los empleados deberán indicarles a las personas que están interesadas en hacer obsequios, que lo podrán hacer para apoyar nuestro programa de cooperativa de mercadería. Por favor dirija a las personas que expresen éste interés a hablar con el Gerente General. No está permitido que los empleados reciban regalos de nuestros clientes y proveedores a excepción de ciertos “premios promocionales” (gorras, camisetas, sudaderas, etc.) que tienen impreso el logotipo de nuestra Compañía. Los regalos que son parte de la mercadería de la Compañía deberán estar previamente autorizados por su inmediato supervisor. Exámenes Médicos Su contrato de trabajo con la Compañía podría estipular que como condición de empleo UD deba pasar un examen físico o de salud general pagado por la Compañía. Además, en cualquier momento durante su contrato, a UD se le podrá pedir que se realice una evaluación médica y que ésta incluya un examen de drogas. Éstos exámenes son necesarios para asegurarnos que UD se encuentra en perfectas condiciones físicas para ejecutar las funciones esenciales de 25 trabajo, que UD necesite realizar en su posición, en forma segura y que eviten la posibilidad que UD o los demás tengan riesgos de accidentes. Clasificación de los Empleos Trabajadores Exentos y No‐exentos Todos los empleados, al momento de ser contratados, son clasificados tanto como “Exentos” como “No‐Exentos”. Éste proceso es necesario debido a que, por ley, en ciertos tipos de trabajo, los empleados tienen derecho a recibir pagos de sobretiempo por trabajar más de cuarenta (40) horas en una semana laborable. Tales empleados son clasificados como “No‐ exentos” en este Manual. Ésto significa que un empleado no está exento de (y por lo tanto debería recibir) pago de sobretiempo. Los empleados exentos son todos los gerentes, supervisores, empleados profesionales, oficinistas, técnicos, directivos, propietarios, y los empleados cuyas obligaciones y responsabilidades les permiten estar “exentos” de recibir pago de sobretiempo como lo estipula el Acto Federal de Estándares Justos de Trabajo (FLSA) y todas las Leyes Estatales aplicables. Si UD es un empleado exento, la compañía le notificará que UD se encuentra en ésta clasificación en el momento que UD sea contratado, transferido, o ascendido a otra posición. Además de las clasificaciones de “Exento” y “No‐exento”, los empleados se dividen en las siguientes categorías para propósitos de elegibilidad de compensaciones y beneficios. Las políticas de la Compañía se aplicarán a todas las categorías de los empleados. Al momento de ser contratado, UD estará clasificado como empleado de tiempo completo, de medio tiempo, o empleado temporal. Si UD no está seguro de cual es la clasificación de su trabajo, por favor pregúntele a su inmediato supervisor. Empleados Regulares de Tiempo Completo Un empleado que haya completado con éxito su Periodo Introductorio de trabajo y que se encuentre trabajando por lo menos treinta (30) horas a la semana y se haya comprometido a trabajar los doce (12) meses del año, será considerado un empleado de tiempo completo. Si UD es un empleado de tiempo completo y se le ha aprobado un determinado tiempo de ausencia, al momento de regresar a trabajar, UD será considerado un empleado de tiempo completo si UD se re‐integra al trabajo en la fecha acordada dentro de las provisiones de su ausencia. Empleados Regulares de Medio Tiempo Si un empleado trabaja menos de treinta (30) horas a la semana y se ha comprometido a trabajar los doce (12) meses al año, será considerado por la Compañía como un empleado de medio tiempo. Si UD es un empleado de medio tiempo, deberá comprender que UD no es elegible para recibir ciertos beneficios descritos en éste Manual, a excepción de los beneficios requeridos en las provisiones las Leyes Estatales y Federales para empleados de medio tiempo. Empleados Temporales La Compañía contratará a muchos empleados durante los períodos de alto volumen de trabajo, o para completar un proyecto específico. Un empleado contratado bajo éstas condiciones será considerado como un empleado temporal. La asignación del trabajo, el horario y la duración de 26 la posición serán determinadas de acuerdo a cada caso. Normalmente, la duración de una posición temporal no excederá de ocho (8) a diez (10) meses, a menos que sea específicamente extendida por escrito. Los empleados que se contraten durante el verano serán considerados empleados temporales. Si UD es un empleado temporal, por favor deberá entender que UD no es elegible para los beneficios descritos en éste Manual no importa el número de horas o semanas que UD haya trabajado, salvo si fuera un requerimiento de las Leyes Estatales o Federales. Política sobre el Uso del Uniforme Llevar uniforme es una parte esencial de la imagen de nuestras facilidades. Se requiere que cada empleado lleve uniforme mientras trabaja. Un empleado que se reporta a trabajar sin llevar puesto su uniforme será enviado a su casa sin pago. Si un empleado se presenta por segunda ocasión sin el uniforme asignado, se podría dar por terminado su contrato de trabajo a discreción del Supervisor. A continuación se encuentran varias especificaciones sobre los uniformes: Tienda de Golf Todo el personal de la tienda de golf deberá vestirse uniformemente. Todas las camisas deberán ser iguales (determinadas por el Gerente General) y los pantalones requeridos deberán llevarse diariamente. Todos los empleados de la tienda de golf deberán portar un membrete con el nombre del empleado. Zapatos profesionales o zapatos de vestir serán también requeridos. No se deberán usar gorras mientras se atiende el mostrador. Mantenimiento El personal de mantenimiento deberá usar una camisa de uniforme que será provista por el Club. Se requiere que los empleados de mantenimiento lleven zapatos o botas de trabajo o industriales (se recomiendan los zapatos y botas con punta de acero). También se recomienda que los trabajadores usen un casco duro, guantes y anteojos protectores. Regulaciones Misceláneas del Uso del Uniforme: • La Facilidad no será responsable de proveerle a los empleados de pantalones largos o cortos. • Todos los empleados deberán portar un membrete con su nombre mientras están en su trabajo. • Está prohibido masticar tabaco, o fumar durante el trabajo. • Si decide tener bigote o barba, se deberá presentar nítido, limpio y bien arreglado. Con el fin de presentar una apariencia profesional se espera que los empleados se presenten a trabajar bien afeitados. • Se prefiere que los empleados no usen aretes en la cara; sin embargo, ésto quedará a discreción del Gerente General. Llamadas Telefónicas Personales/Mensajes de Texto Teléfonos celulares personales no deberán ser usados durante el cumplimiento de sus responsabilidades. A UD se le permitirá que realice un número limitado de llamadas locales en los teléfonos de la Compañía para asuntos esenciales personales y solamente durante la hora 27 de almuerzo y los periodos de “descanso”. Ésta política también se refiere al uso de teléfonos celulares personales y mensajes de textos. Por favor no abuse de éste privilegio. El excesivo uso del teléfono de la Compañía o de su teléfono celular personal para hacer llamadas durante las horas de trabajo para asuntos personales podría tener como consecuencia una acción disciplinaria. Para casos de emergencia, UD podrá dar el numero te teléfono del sitio, o el número de teléfono celular de su jefe/supervisor. Las llamadas de emergencia recibidas serán transferidas directamente a UD. En ningún momento se deberá usar el teléfono de la Compañía para hacer llamadas personales de larga distancia. Uso de las Computadoras El propósito de esta política es de explicar con detalle el uso apropiado de las computadoras y equipos electrónicos de la Compañía. El uso inapropiado de las computadoras podría exponer a la Compañía a muchos riesgos incluyendo ataques de virus, problemas en los sistemas y servicios, y asuntos legales. Los sistemas relacionados con la Internet/Intranet/Extranet, incluyen, pero no se limitan a computadoras, equipos electrónicos, programas de computación, sistemas de operación, sistemas de almacenaje de información electrónica, cuentas de correos electrónicos, sitios de Internet, y FTP, que son propiedad exclusiva de la Compañía. Éstos sistemas serán usados únicamente para asuntos de negocio que sirven a los intereses de la Compañía, a los intereses de nuestros clientes en el curso normal de operaciones. Es responsabilidad de cada empleado conocer las guías y parámetros sobre el uso de las computadoras, y conducir sus actividades en forma responsable. Propiedad y Uso General de las Computadoras 1. La administración de la red de sistemas, quisiera proveer un razonable nivel de privacidad. Los usuarios deberán tener conocimiento de que la información que se crea en los sistemas de la corporación se considera propiedad de la Compañía. Debido a la necesidad de proteger nuestra red de sistemas, la administración no garantiza la confidencialidad de la información guardada en ninguna de las computadoras de la red de sistemas que son propiedad de la Compañía. 2. Los empleados tienen la responsabilidad de ejercer su buen juicio con respecto al uso personal de las computadoras de la Compañía. Los empleados a quienes se les haya dado acceso a los sistemas de computación se les requerirá que usen su buen juicio y discreción para llevar a cabo sus funciones en la compañía, y serán responsables de los problemas que se presenten debido a su uso inapropiado o actos de indiscreción. Si un empleado tuviera alguna duda, deberá consultar con su supervisor. 3. Por razones de seguridad y mantenimiento del sistema de red, solamente los empleados autorizados de la Compañía podrán monitorear equipos electrónicos, sistemas y el tráfico de la red en todo momento. 4. La compañía se reserva el derecho de realizar auditorias en la red y sus sistemas en forma periódica para asegurar el cumplimiento de ésta política. 28 Seguridad e Información sobre los Recursos de Ia Internet 1. Mantenga segura su clave de acceso y no comparta cuentas de correo electrónicas con nadie. Los usuarios autorizados son responsables de la seguridad de sus cuentas de correo electrónico, contraseñas y claves de acceso. 2. Se recomienda que los empleados aseguren su estación de trabajo con una contraseña para proteger el acceso a su computadora y que activen la función de bloqueo de la pantalla con un tiempo de 10 minutos o menor, o cerrando todos los programas (oprimiendo las teclas Control‐Alt‐Delete para los usuarios del sistema Windows) cada vez que algún empleado se tenga que ausentar de su estación. 3. Debido a que la información contenida en las computadoras portátiles es sumamente vulnerable, se deberán tomar cuidados especiales para su uso. 4. La correspondencia electrónica enviada por los empleados desde sus correos con la dirección electrónica de la Compañía y que contenga notificaciones a varios grupos de personas, deberá incluir un párrafo que describa que las opiniones expresadas en la carta electrónica son estrictamente personales y no necesariamente de la Compañía, a menos que dicha correspondencia electrónica sea parte de las responsabilidades del negocio. 5. Todas las estaciones de trabajo usadas por los empleados que se encuentren conectadas a la Internet/Intranet/Extranet de la Compañía, con computadoras que sean de propiedad del empleado o de la Compañía deberán ejecutar continuamente un sondeo mediante un programa actualizado anti‐virus que contenga información del virus mas reciente, a menos que éste procedimiento haya sido abolido en las políticas de alguno de nuestros grupos o departamentos. 6. Los empleados deberán tener extrema precaución cuando abran el documento adjunto de una carta electrónica que hayan recibido de un remitente desconocido, ya que dicho documento adjunto podría contener algún virus. Uso Inaceptable de las Computadoras Las siguientes actividades, de manera general, están prohibidas. Algunos empleados podrían estar exentos de tener restricciones durante el curso de sus legítimas responsabilidades de trabajo (por ejemplo: el personal de administración de sistemas podría tener la necesidad de desactivar el acceso a la red de sistemas de algún proveedor de Internet si éste acceso estuviera ocasionando una interrupción en la producción de nuestros servicios. Bajo ninguna circunstancia un empleado estará autorizado a involucrarse en alguna actividad que sea ilegal como lo estipulan las leyes locales, estatales, federales o internacionales mientras se estén utilizando los recursos de propiedad de la Compañía. La lista que se encuentra a continuación no se trata de una lista exhaustiva, pero tiene la intención de proveer un marco de las actividades que pudieran caer en la categoría de uso inaceptable de computadoras. Actividades en los Sistemas y Redes de Sistemas Las siguientes actividades están estrictamente prohibidas: 1. Violaciones de los derechos de cualquier persona o de la compañía que se encuentren protegidos por derechos de copia, secretos de negocios, patentes, o alguna otra 29 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. propiedad intelectual, u otras regulaciones o leyes similares, incluyendo, pero no limitándose a la instalación o distribución de producción "pirateada" u otros productos o programas de computación que no tengan una licencia apropiada para ser usados en la Compañía. Está terminantemente prohibido hacer reproducciones no‐autorizadas o reproducir material con derechos de copia, que incluyen y no se limitan a la digitación y distribución de fotografías obtenidas en revistas, libros u otras fuentes con derechos de copia, música con derecho de copia, o realizar la instalación de algún programa con derecho de copia en el cual la Compañía o el usuario no tienen una licencia activa. Exportar programas de computación, información técnica, inscripción de programas o tecnología, que se encuentren en violación de las leyes internacionales o regionales del control de exportación. Se deberá consultar con anticipación el procedimiento apropiado antes de exportar cualquier tipo de material que se cuestione o se tenga alguna duda. Introducción de programas malignos dentro de la red de sistemas o del sistema servidor (por ejemplo: virus, gusanos, caballos Troyanos, bombas electrónicas, etc.). Revelar a otros su clave o contraseña personal de la cuenta de ingreso en nuestra red de sistemas. Ésta restricción incluye a su familia y todos los miembros que viven con UD, en el caso que UD trabaje desde su casa. Usar las computadoras de la Compañía para involucrarse activamente o transmitir material que se encuentre en violación de la política contra hostigamiento y acoso sexual o comportamiento hostil de acuerdo a las leyes de trabajo en la jurisdicción local del usuario. Realizar ofertas fraudulentas de productos, artículos, o servicios que se originen en alguna de las cuentas del sistema de red de la Compañía. Efectuar interrupciones o brechas en la seguridad de las comunicaciones del sistema de red de la compañía. Proveer información sobre los empleados o listas de los empleados de nuestra compañía a otros grupos fuera de la Compañía. Uso del Correo Electrónico Las siguientes actividades están terminantemente prohibidas: 1. Enviar mensajes no deseados por medio de cartas electrónico, incluyendo el envío de “correo chatarra” o algún otro tipo de material de propaganda a individuos que no específicamente hayan requerido tal material (correo electrónico basura). 2. Usar alguna forma de hostigamiento o acoso por correspondencia electrónica. 3. Usar encabezados o falsificar información de encabezados en la correspondencia electrónica. 4. Solicitación de la dirección de correos electrónicos desde una cuenta de correo electrónico que no le pertenece a la persona que envía la correspondencia electrónica, con la intención de hostigar o acosar, o recolectar respuestas. 5. Cada vez que se envíe correspondencia electrónica a nuestros clientes, se deberá seguir la misma formalidad de una carta de negocios. Una carta electrónica se deberá tratar como un documento formal. Use lenguaje profesional. Nunca envíe mensajes con lenguaje abusivo, amenazante, acosador, o sin ética, aunque solo fuera una broma. Use su sentido común cuando escriba y envíe una carta electrónica. Revise la redacción del 30 mensaje antes de enviarlo. Deténgase un momento a pensar si necesita enviar la carta electrónica a más de una persona y oprima la opción “Responder a todos”. Respete el tiempo de los otros empleados. A menudo las personas sienten la obligación de responder una carta electrónica recibida, o de querer expresar su propia opinión. Éstas respuestas se podrían convertir en sesiones de “conversación”. 6. Mantenga limpias sus carpetas de “Bandeja de Entrega”, “Correo Enviado” y “Papelera”. Le recomendamos a todos nuestros empleados que realicen una evaluación de sus carpetas cada 60 días. Uso de los Mensajes Instantáneos 1. Los Mensajes Instantáneos (IM) se usan corrientemente como una forma de comunicación con el propósito de conversar en tiempo real con individuos que trabajen dentro y fuera de la organización. El uso del IM es un privilegio y su abuso no será tolerado. 2. Las comunicaciones personales deberán ser observadas de forma similar a las llamadas telefónicas personales. El tráfico de mensajes instantáneos no relacionados con la compañía podrían tener un impacto negativo en la eficiencia de nuestra rede de sistemas. 3. IM solamente será usado para propósitos de trabajo. Si UD abusa del uso de IM, éste privilegio le será cancelado y/o acciones disciplinarias podrían ser tomadas. Uso Social de la Internet Reconocemos que nuestros empleados puedan tener cuentas personales de carácter social como Facebook, Linked‐In, MySpace, Twitter, y cuentas personales en varios correos electrónicos como Gmail, Hotmail y Yahoo! (“Medios Sociales de Comunicación por Internet”). Se prohíbe terminantemente que los empleados utilicen la tecnología electrónica de propiedad de la Compañía, las computadoras y acceso a Internet para revisar dichas cuentas sociales, a excepción aquellas que sean requeridos con propósitos de trabajo. 1. La política sobre la Información Confidencial de la Compañía también se aplica a las publicaciones sociales en la Internet. Por tal motivo, está prohibido que los empleados revelen cualquier información confidencial o de propiedad de la Compañía, nuestros secretos comerciales o cualquier otro material cubierto dentro de las política de Confiabilidad cuando se hagan publicaciones sociales en la Internet. 2. Ningún empleado deberá involucrarse en ninguna publicación social en la Internet que pudiera dañar o empañar la imagen, reputación y/o el bienestar de la Compañía y/o de alguno de sus empleados. Se prohíbe también que los empleados realicen comentarios de discriminación, disparidad, difamación, hostigamiento o acoso cuando escriban una publicación social en la Internet, o que se involucren en alguna acción o conducta prohibida en la Política contra Acoso y Hostigamiento de la Compañía. 3. Tampoco deberían los empleados atribuir asuntos personales, opiniones, o creencias a la Compañía cuando estén escribiendo publicaciones en la Internet. Si un empleado estuviera expresando sus creencias y/u opiniones en un blog, dicho empleado no podrá, en forma expresa o implícita, presentarse a si mismo como empleado o representante de la Compañía. Los Empleados deberán asumir todos los riesgos asociados con las publicaciones sociales en la Internet. 31 4. Si los empleados deciden entrar o iniciar una sesión en un Medio de Comunicación Social en la Internet desde un aparato electrónico de propiedad de la Compañía, tales empleados no podrán tener ni esperar ninguna privacidad sobre la información que ellos incluyen o revisan mientras estén conectados con los Medios Sociales de la Internet, incluyendo contraseñas, códigos o cualquier otra información que sea ingresada y que les permita el acceso a los Medios Sociales de la Internet. 5. Además de cumplir con todas las leyes pertinentes sobre el manejo y la revelación de los derechos de reproducción y materiales con controles de exportación, marcas registradas de la Compañía, logotipos, y cualquier otro material intelectual de propiedad de la Compañía, éstos tampoco podrán ser usados en conexión con cualquier actividad de publicaciones sociales en la Internet. Si se encuentra que algún empleado ha violado cualquiera de los aspectos de ésta política, estará sujeto a acciones disciplinarias, y podría incluir la terminación de su contrato de trabajo. Tarjeta de Compras de la Corporación/Reembolso de Gastos Usted deberá tener una autorización escrita de su supervisor (requisición u orden de compra), antes de incurrir en cualquier gasto a nombre de la Compañía. Para recibir un reembolso por todos los gastos autorizados, UD deberá entregar un reporte de gastos acompañado con todos los recibos, y ser aprobado por su jefe/supervisor. Los recibos de combustible deberán indicar el número del vehículo, maquinaria o equipo y la lectura del odómetro. Por favor, entregue puntualmente su reporte de gastos cada semana que incurra en gastos autorizados y reembolsables. A algunas posiciones dentro de la compañía se les asignarán una Tarjeta de Compra de la Compañía. Las posiciones elegibles para la Tarjeta de Compra serán aquellas posiciones que a menudo requieran viajar, comprar volúmenes significativos de materiales, suministros, herramientas y servicios para el uso de la Compañía, o incurrir en otros gastos regulares y frecuentes que se podrían pagar apropiadamente con tarjeta de crédito. La Tarjeta de Compra de la Compañía no podrá ser usada para obtener avances de efectivo, cheques de banco, cheques viajeros, o transferencias electrónicas de efectivo para gastos personales. Está estrictamente prohibido el uso de la Tarjeta de Compra de la Compañía para gastos personales. Ésto será considerado un robo. El uso indebido de la Tarjeta de Compra de la Compañía resultará en la cancelación de la tarjeta, cancelación de los privilegios del uso de la tarjeta, y otras acciones disciplinarias que podrían incluir la terminación del empleo. La compañía se reserva el derecho a recuperar los fondos utilizados y también se reserva el derecho a presentar una denuncia legal contra cualquier persona que viole la ley. (Por favor revise el Acuerdo del Portador de las Tarjetas de la Compañía para mayores detalles) Los gastos de la Tarjeta de Compra deberán estar reconciliados y deberán presentarse con los recibos originales al Programa Administrador en un plazo de diez (10) días desde la fecha que recibe el Estado de Cuenta de la tarjeta. El incumplimiento continuo o repetido de ésta política podría resultar en la cancelación de la tarjeta y en otras acciones apropiadas. Visitantes Nuestra cobertura de seguros médicos y el buen sentido común, prohíben las visitas a nuestras instalaciones y oficina de personas sin alguna escolta. No se permiten visitantes en la 32 propiedad de la Compañía o en los sitios de trabajo sin un previo permiso del supervisor. No se permite que ninguna persona visite las áreas de trabajo o los equipos y maquinarias. Los visitantes incluyen a todos los miembros de la familia. No se permiten mascotas en los sitios de trabajo sin una previa aprobación del jefe/supervisor. La salud y seguridad de cualquier mascota permitida en nuestras instalaciones es únicamente responsabilidad del empleado. Ésto incluye la zona de parqueadero de vehículos. Si UD quisiera o espera tener visitas, por favor requiera el permiso de visitantes a su inmediato supervisor. Empleo Fuera de la Compañía Si UD estuviera contratado por la Compañía en una posición de tiempo completo, esperamos que su posición en la compañía sea su principal trabajo. Cualquier actividad fuera de la compañía no deberá interferir con su habilidad y el apropiado desempeño de sus obligaciones en la Compañía. Si tener otro trabajo fuera de la Compañía le trajera como consecuencia la disminución de su habilidad para ejecutar sus responsabilidades, se le pedirá que UD descontinúe su trabajo fuera de la Compañía, o que presente su renuncia. Si UD estuviera ejecutando otro empleo mientras se encuentra en una ausencia médica FMLA o ausencia personal No‐FMLA durante la utilización de los beneficios de seguro médico de la Compañía, ésta acción será considerada como una renuncia voluntaria y su condición de empleo con la Compañía será automáticamente terminada y perderá todo derecho al Plan COBRA. Servicios Comunitarios En el Caso de Servicios Comunitarios o de otras organizaciones sin fines de lucro, los servicios prestados por empleados de la Compañía son generalmente permitidos y alentados. En algunos casos, éstos servicios pueden ser vistos como endosados o auspiciados por la Compañía. Por esta razón, los empleados deberán proporcionarle conocimiento a la Administración de dichas membresías o actividades. Chequeos de las Referencias Todo requerimiento de información sobre un empleado actual o un ex‐empleado, ya sea en forma verbal o escrita, deberá ser referido al Departamento de Recursos Humanos. En respuesta a un requerimiento de información fuera de la compañía sobre un empleado actual o un ex‐empleado, el Departamento de Recursos Humanos solamente informara o verificara el nombre del empleado, la fecha que inicio su empleo y su titulo de trabajo. Registros La Compañía mantendrá varios archivos mientras UD sea un empleado de la Compañía. Algunos ejemplos de éstos archivos son: Archivos del Personal, Archivos DHS, y Archivos para propósitos del Seguro de Compensación por Accidentes de Trabajo. Si UD ha realizado algún cambio con respecto a su información personal, como por ejemplo un cambio en su dirección domiciliaria, o número de teléfono, o algún cambio en su nombre, la Compañía requiere que UD le notifique a su supervisor o Recursos Humanos de manera que puedan realizarse los cambios apropiados en sus archivos. Sus archivos tienen acceso restringido. Solamente UD, la Administración, o sus designados agentes, podrán tener acceso a sus archivos. En el evento de que UD desee revisar su archivo 33 personal, UD deberá hacerlo en presencia de su Supervisor o Recursos Humanos. UD podrá revisar su archivo personal entregando una petición escrita a su inmediato supervisor o Recursos Humanos. La solicitud escrita se incluirá como parte permanente de su archivo. Robos Ningún tipo de robo a la propiedad ajena será tolerado en la Compañía. Ésto incluye robos a la propiedad de la Compañía o a la propiedad de los compañeros de trabajo. Consideramos un robo a la propiedad todo uso no‐autorizado de los equipos, maquinarias, servicios y facilidades de la Compañía, o haber tomado algo que le pertenece a la Compañía, incluyendo documentos, para uso o beneficio personal. La falsificación de las horas trabajadas en la Hoja de Trabajo también será considerada un robo y los violadores estarán sujetos al despido inmediato. Despidos Un despido pudiera ocurrir en conexión con la reducción de personal, o en conexión con problemas relacionados a la ejecución, confiabilidad y actitud de un empleado. Generalmente, la Compañía les provee a sus empleados la oportunidad de mejorar su trabajo y corregir los problemas, a menos que la Compañía determine que la terminación del contrato de trabajo es el paso más apropiado. El empleo por propia voluntad con la Compañía podría ser terminado en cualquier momento y por cualquier razón por UD o por la Compañía sin una notificación o motivo. Renuncia Aún cuando esperamos que tanto UD como la Compañía se beneficien mutuamente por la continuación de su empleo, entenderemos y aceptaremos que UD podría necesitar dejar de trabajar para la Compañía. Si UD ha tomado la decisión de renunciar a su posición en la Compañía, esperamos que UD le notifique a su supervisor con por lo menos dos (2) semanas de anticipación a la fecha que UD necesite retirarse de la compañía. Si un empleado presenta su renuncia antes del tiempo requerido, la Compañía podría rechazar su elegibilidad de ser contratado nuevamente dependiendo de las circunstancias acontecidas durante el tiempo de notificación. A los empleados que presentan su renuncia se les pedirá que confirmen su dirección domiciliaria para asegurar que reciban en el tiempo apropiado sus beneficios e información de impuestos anuales. Ex‐Empleados Dependiendo de las circunstancias, la Compañía podría considerar a un ex‐empleado para volverlo a contratar. Dichos aplicantes estarán sujetos al mismo procedimiento de pre‐empleo como si fueran empleados nuevos. Para ser considerados, los aplicantes debieron haber quedado en buena situación con la Compañía cuando la terminación del contrato de trabajo anterior se hizo efectiva, y haber provisto una notificación con dos semanas de anticipación sobre la intención de terminar su empleo en la Compañía. 34 TRABAJO & COMPENSACION Pago de Periodos y Horas de Trabajo La semana de trabajo, para fines de rol de pago, comienza el día Lunes a las 12:01am y termina el día Domingo a las 12:00 de la medianoche. El día que los empleados reciben su cheque de pago es normalmente cada dos Viernes, y su cheque incluye los servicios desempeñados en un periodo de dos (2) semanas que termina el Domingo a las 12:00 de la medianoche de la semana anterior. Cualquier cambio será realizado y anunciado con anticipación en el caso de que los días feriados o cancelaciones del día de trabajo interfieran con el día normal de pago. Hojas de Trabajo De acuerdo a la Ley, estamos obligados a mantener registros exactos del tiempo trabajado por los empleados no‐exentos. Estos empleados tienen derecho a recibir las provisiones de sueldo mínimo y pago de sobretiempo del Acto de Estándares Justos de Trabajo. El registro de las horas trabajadas se realizará mediante el ingreso electrónico de las horas. A UD se le pagará a partir de la hora que UD comenzó realmente a trabajar hasta la hora que UD concluye su trabajo al final del día. La hora de descanso para almorzar y cualquier ausencia excusada se deberán reducir del número total de horas trabajadas cada día. Si UD considera que hay un error en la calculación del tiempo trabajado, por favor reporte inmediatamente éste asunto a su supervisor. Se prohíbe que los empleados ingresen las horas de entrada y salida de otros empleados. Solo podrán ingresar sus propias horas de entrada y salida. Está prohibida la falsificación de cualquier registro del tiempo trabajado y podría ser causa de una acción disciplinaria y podría incluir el despido del empleado. Deducciones del Sueldo (Obligatorias) La Ley requiere que la Compañía realice ciertas deducciones en el cheque de su sueldo cada vez que se prepara el rol de pago. Entre las deducciones se encuentran los impuestos federales, estatales y locales, y las contribuciones al Seguro Social y a Medicare. Estas deducciones se verán pormenorizadas en el talón del cheque de su sueldo. La cantidad total de las deducciones dependerá del salario que UD gane y de la información que UD haya proporcionado en la Forma W‐4 con respecto a las cargas familiares y dependientes/excepciones que UD declaró. Cualquier cambio en su estado civil o en el número de dependientes/excepciones requerirá que UD llene una nueva forma W‐4. UD deberá contactarse con la Oficina de Rol de Pago para solicitar ésta forma. La forma W‐2 que UD recibe cada año le indicará con precisión la cantidad de su sueldo que ha sido reducida y retenida para los impuestos. Cualquier otra deducción obligatoria que se necesite hacer en el cheque de su sueldo, como por ejemplo las deducciones ordenadas por la Corte, serán incluidas y explicadas en el talón de pago cada vez que la Compañía reciba la orden de hacer tales deducciones. Algunos Estados podrían requerir incluir otras deducciones en el rol de pago. 35 Deposito Directo Los pagos de los salarios se realizarán mediante el método de Depósito Directo a una cuenta personal de cheques o de ahorros que UD haya abierto en el banco de su confianza, o a través del sistema electrónico de la tarjeta de pago. Para activar el depósito directo de su sueldo UD deberá pedirle al Gerente General una forma de Autorización de Depósito Directo. De acuerdo a las políticas bancarias, para activar el depósito directo se requerirá esperar dos periodos de sueldo. Por lo tanto, será necesario que durante éstos dos periodos UD se acerque a su banco para cobrar su sueldo. UD recibirá un cheque antes de que su sueldo pueda ser depositado directamente. Si UD no tiene una cuenta bancaria personal, se requerirá que UD se enrole en el programa electrónica de tarjeta de pago. UD podrá obtener una forma de enrolamiento a través de su Gerente General. UD recibirá correspondencia e información separada sobre éste programa, de la compañía que provee la tarjeta de pago después de que UD se haya enrolado. Pagos de Sobretiempo De vez en cuando, podría ser necesario que UD ejecute trabajos de sobretiempo para poder completar un proyecto en el tiempo que se ha programado. Todo sobretiempo será aprobado con anticipación por su inmediato supervisor. Como parte de las responsabilidades de su empleo, cada vez que sea necesario trabajar con sobretiempo, la compañía espera su apoyo y cooperación. Su UD es un empleado no‐exento y a UD se le ha asignado trabajo de sobretiempo, a UD se le pagará una y media veces (1‐1/2) su sueldo regular por hora, por el tiempo que exceda a las cuarenta (40) horas semanales que UD haya trabajado, o lo que dispongan las regulaciones estatales de salarios por hora del Estado en el que UD se encuentre trabajando. Equiparación del Tiempo de Trabajo UD podría equiparar o reponer el tiempo de trabajo si es previamente aprobado por su supervisor, y si ocurre durante la misma semana que UD haya faltado al trabajo. Se permitirá equipar o reponer el tiempo de trabajo únicamente en situaciones que estén fuera de su control, como por ejemplo citas médicas, enfermedad, o calamidad doméstica. No se permitirá reponer el tiempo de trabajo debido a retrasos o por ausencias injustificadas. Errores en el Rol de Pago La Compañía realiza todos los esfuerzos posibles para evitar cometer errores en el cheque de su sueldo. Pero, si UD cree que se ha cometido un error, deberá informarle inmediatamente a su supervisor. Su supervisor tomará los pasos necesarios para investigar el problema y asegurar que se realicen las correcciones necesarias apropiadamente y a la brevedad posible. Descripciones del Trabajo La Compañía mantiene una descripción de trabajo para cada posición. Periódicamente, el Departamento de Recursos Humanos conduce una evaluación de la descripción de los trabajos para asegurar que reflejen con exactitud las obligaciones y responsabilidades de cada posición y de que la compensación económica sea conmensurada. Si UD desea revisar la descripción de su trabajo, por favor pídale una copia a su supervisor o al Departamento de Recursos Humanos. 36 Evaluaciones de Trabajo Con el fin de atraer y retener a personal competente y altamente calificado, la Compañía ha instituido un programa de administración sobre el desempeño de los trabajos para compensar a los empleados de una manera justa y equitativa en base a la demostración de la alta calidad de ejecución de su trabajo, y de acuerdo a las políticas de Igualdad de Oportunidad de los Trabajos. A través de éste programa, los empleados recibirán evaluaciones constructivas de su trabajo, diseñadas para mejorar la ejecución de los trabajos y para cubrir las necesidades e intereses en el desarrollo de las destrezas de los empleados. Las Evaluaciones de Trabajo se conducirán anualmente. Generalmente, las evaluaciones de trabajo son conducidas durante los meses del invierno con el fin de equiparar la baja demanda de trabajo en comparación de la temporada de alta demanda. Todos los empleados de tiempo completo y de medio tiempo recibirán una evaluación formal escrita. Los empleados nuevos serán evaluados con mayor frecuencia. La razón principal de las Evaluaciones de Trabajo es para identificar los puntos fuertes de los empleados y reforzar los buenos hábitos de trabajo, y para identificar y desarrollar panes para mejorar otras practicas de trabajo. Éstas evaluaciones también sirven para hacerles saber a nuestros trabajadores, mediante un documento escrito, como el desempeño de su trabajo se compara a los objetivos y descripción de su posición. Ésta evaluación es una buena oportunidad para discutir sobre sus intereses y objetivos futuros. Su supervisor está interesado en ayudarle a desarrollar y progresar profesionalmente con el fin de lograr sus metas personales y objetivos relacionados con el trabajo. Su supervisor le podría recomendar que UD asista a más entrenamientos y oportunidades adicionales. Revisión de las Compensaciones Los incrementos de sueldos y salarios están basados en el desempeño de su trabajo, nivel de destreza y estado económico de la Compañía. Realizar una revisión de su compensación no necesariamente significa que UD obtendrá un aumento de sueldo. Las revisiones de las compensaciones son conducidas anualmente en conjunto con las Evaluaciones de Trabajo. Cualquier incremento en el sueldo o salario aparecerá en el periodo de pago después de la fecha que se concedió dicho aumento de sueldo. Política sobre Ascensos y Promociones Los Empleados de la Compañía son alentados para ascender a posiciones de trabajo más altas, tomar mayores responsabilidades y adquirir destrezas adicionales. Cada vez que haya una vacante disponible, se harán todos los esfuerzos para llenar la posición vacante con promociones y ascensos de empleados calificados de la misma compañía. Estas posiciones serán otorgadas en base a la habilidad individual y experiencia demostrada en previos trabajos. La Compañía anticipa que también continuará buscando personal potencial fuera de la compañía, para suplir las demandas del crecimiento del negocio, y con el fin de reclutar a empleados con alto talento profesional. 37 SEGURIDAD Y SALUD DE LOS EMPLEADOS Reglas y Políticas de Seguridad La seguridad y salud de todos nuestros empleados tiene una primaria importancia. Todos los empleados tienen la responsabilidad de trabajar en condiciones y procedimientos seguros y se espera que se conduzcan en todo momento en una manera segura. Todas las lesiones y accidentes (incluyendo pero no limitándose a aquellos que involucren vehículos de la compañía – sin importar cuan pequeño sea el accidente) deberán ser reportados inmediatamente a su supervisor, y además también se deberá reportar cuando note algún aparato que esté dañado, que necesite reparación o que represente un peligro para la seguridad de los demás. A continuación está una lista de reglas generales de seguridad. Su supervisor podría publicar otros procedimientos de seguridad en localización: • • • • • • • • • • • • • • Los empleados deberán llevar ropa y equipo de protección personal apropiado, incluyendo y no limitándose a: cascos duros (cuando sea requerido), botas reforzadas, guantes, anteojos de seguridad/antifaces, protectores de oídos, etc., en las áreas designadas, o cuando se encuentren operando maquinarias, o en los trabajos que requieran el uso de equipos de protección personal. Cada empleado será responsable de proveerse su propia vestimenta de trabajo: camisa, pantalones, botas, sombreros, ropa impermeable, etc. Cada vez que las funciones del trabajo requieran el uso de equipos de seguridad, tales como cascos duros, antojos protectores, protectores de oídos, mascaras contra el polvo, y guantes de trabajo serán proporcionados por la Compañía. Los empleados deberán usar los equipos de seguridad que sean requeridos en su trabajo. UD deberá reportarle inmediatamente a su supervisor si algún compañero de trabajo se enferma o sufre una lesión. Pida ayuda cada vez que tenga que levantar objetos pesados. Está estrictamente prohibido hacer “bromas” o chistes prácticos. Ésta conducta no será tolerada. Todo material almacenado deberá encontrarse apilado apropiadamente sobre una base firme y nivelada. Apile los materiales hasta una distancia no mayor a seis (6) pies de altura. Use la herramienta correcta para cada trabajo, y úsela correctamente. Use guantes cada vez que tenga que manipular tuberías, alambres, material residual, barriles, etc. No está permitido el uso de audífonos con aparatos que tocan MP3 u otros aparatos de música similares en los sitios de trabajo. Mantenga su sitio de trabajo limpio y ordenado. Todo desperdicio de aceite deberá ser recogido y depositado en recipientes que se puedan sellar, preferiblemente en tanques de 5 galones. No almacene desperdicios de aceite en recipientes sin tapa. No derrame aceite en el suelo. Se les deberá quitar todo residuo de aceite a los filtros de aceite y desecharse apropiadamente. Observe, ponga atención y ayude a salvaguardar la seguridad de sus compañeros de trabajo. 38 • Podrá trabajar en un equipo o maquinaria solamente después de que le hayan sido explicados todos los procedimientos y requerimientos de seguridad (y UD los comprenda completamente). Si UD no está seguro de algún procedimiento ¡NO DUDE EN HACER PREGUNTAS! • Podrá operar equipos motorizados únicamente si lo ha autorizado su inmediato supervisor. • Cada vez que opera un vehiculo motorizado, deberá ajustarse el cinturón de seguridad o usar el aparato de seguridad del asiento cuando si hubiese uno disponible en el vehiculo. • Cualquier empleado que opere un equipo o vehículo con negligencia, o sin poner atención, o en forma peligrosa, abusiva, o poco segura, será sancionado con la terminación inmediata de su contrato de trabajo. • NO está permitida la práctica de transportar pasajeros en los equipos. Ésto será considerado una falta tanto para el conductor como para el pasajero. • Si fuera necesario transportar personas en el cajón de una camioneta dentro del sitio de trabajo, todos los pasajeros deberán permanecer sentados dentro de los confines del cajón de la camioneta, en todo momento, mientras el vehículo se encuentre en movimiento. La velocidad del vehiculo deberá mantenerse al mínimo cuando se encuentre transportando a personas en ésta manera. NUNCA se permitirá que los pasajeros se sienten cerca del borde de la compuerta cuando estuviera abierta, o encima de la compuerta o encima de los bordes del cajón de la camioneta, pues éstas prácticas son extremadamente peligrosas. • Cuando vaya a operar los equipos y maquinarias, UD deberá usar los peldaños y agarraderas provistos en los equipos cada vez que se monte o desmonte del equipo. o Nunca se desmonte de una maquinaria de un salto. o Cuando UD esté entrando o saliendo de una maquinaria, hágalo siempre mirando hacia la maquina. o Siempre mantenga un “contacto de tres puntos”, manteniendo ambas manos y un pie en la máquina, o ambos pies y una mano en contacto con alguna parte de la maquinaria cada vez que UD se esté montando o desmontando de la máquina. Recuerde que cualquier falla en el cumplimiento de éstas reglas, y/o crear o contribuir con condiciones insalubres, serán consideradas infracciones serias de seguridad y podrían resultar en una acción disciplinaria. La Compañía continuará proporcionándole un ambiente limpio, seguro y saludable para trabajar y le proveerá de las mejores maquinarias y equipos posibles. La Compañía espera que UD trabaje en forma segura, cumpla con todas las reglas de seguridad y mantenga las premisas de trabajo limpias y nítidas. Recuerde que trabajar sin poner atención a las reglas de seguridad podría poner en peligro su vida y la vida de los demás, y le traerá como consecuencia sanciones disciplinarias, e incluso un posible despido. Estas guías y restricciones se han creado para su propio beneficio y para el beneficio de sus compañeros de trabajo. Si éstas menores inconveniencias previenen el sufrimiento de un individuo o de su familia, entonces vale la pena que cada empleado invierta su tiempo en aprender y obedecer estas reglas de seguridad. 39 La seguridad en el trabajo es RESPONSABILIDAD DE CADA EMPLEADO, y como tal no deberá ser tomada a la ligera. ¡SU VIDA DEPENDE DE ELLO! El Gerente de Seguridad tiene la responsabilidad de desarrollar, y la autoridad de implementar un programa de salud y seguridad con el interés de brindar un ambiente de trabajo mas seguro. Políticas sobre Alcohol y Drogas La Compañía mantiene una política para todos nuestros empleados de cero tolerancia con respecto al abuso de drogas y alcohol. Está estrictamente prohíbo el uso de cualquier droga ilegal, intoxicantes, o sustancias controladas. El uso ilícito de drogas y consumo indiscriminado de alcohol pone en riesgo a cada empleado de la Compañía, y ésta conducta no será tolerada. Para continuar exitosamente nuestros esfuerzos por promover bienestar y seguridad, y para proteger los intereses de la Compañía, nuestros empleados, y nuestros clientes, no podemos permitir, en ningún momento, el uso, posesión, fabricación, adquisición, o que un empleado se encuentre bajo los efectos del alcohol, drogas ilegales, intoxicantes, o sustancias controladas dentro de la Compañía. Actos Prohibidos Las siguientes reglas y estándares de conductas se aplican a todos los empleados. A continuación se detallan los actos que están estrictamente prohibidos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Tener posesión, usar, o estar bajo la influencia del alcohol, drogas ilegales, intoxicantes, o sustancias controladas mientras un empleado esté trabajando en la compañía; Cuando un empleado conduzca un vehiculo de la compañía para realizar trámite o negocio para la compañía, y se encuentra conduciendo dicho vehiculo bajo los efectos del alcohol, drogas ilegales, intoxicantes, sustancias controladas; Distribuir, vender, manufacturar, o comprar – tener la intención de distribuir, vender, fabricar, o comprar drogas ilegales, intoxicantes, o sustancias controladas. Cuando los resultados de una evaluación o examen requerido de droga o alcohol sean positivos; Rehusarse a tomar o entregar información sobre las evaluaciones o los exámenes requeridos de droga o alcohol; y Violar cualquier regla o política de la compañía con respecto al uso de drogas y alcohol. Programa de Exámenes La Compañía requerirá que los empleados realicen exámenes de droga y/o alcohol en los siguientes casos: 1. Cuando un empleado se encuentra en posesión de alcohol o de alguna droga ilegal, substancias intoxicantes o controladas que se consideren en violación de las políticas de la Compañía. Y/o cuando indicios de alcohol o drogas son encontrados en áreas controladas o usadas por alguno de los empleados; 2. Cuando haya ocurrido, o estuvo a punto de ocurrir un accidente o incidente en el cual las precauciones de seguridad fueron violadas, o se realizaron actos de negligencia; 3. Cuando las leyes o regulaciones estatales o federales lo requieran. 4. Cuando sea requerido como una obligación de su contrato de trabajo; y 5. Cuando existe una sospecha razonable. 40 Los empleados, si así lo escogen, tienen el derecho de proveerle a la Administración una explicación de cualquier resultado positivo de droga o alcohol. Los empleados también tienen derecho a pedir y recibir una copia escrita de los resultados de los exámenes de alcohol y droga. Si un empleado se rehúsa o no se presenta a tomar el examen de droga y alcohol, ésta acción resultará en una sanción disciplinaria que podría incluir la terminación inmediata del trabajo. Todo examen de droga y alcohol será conducido de acuerdo a lo que estipulan las Leyes Estatales. Si UD tiene alguna pregunta o duda por favor contáctese con el Departamento de Recursos Humanos. Medicinas con Prescripción Médica El uso de medicinas y drogas con prescripción medica y/o drogas que se puedan comprar en la farmacia sin receta médica podrían también afectar la ejecución del trabajo de un empleado y seriamente incapacitar la efectividad de dicho empleado. Cualquier empleado que se encuentre usando medicamentos o drogas con prescripción o sin prescripción médica que pudiera incapacitar su habilidad para ejecutar su trabajo con seguridad, o pudiera afectar la seguridad o el bienestar de los demás, deberá presentar un Certificado Médico en el que conste que el uso de la medicina con prescripción no afectará la seguridad de su trabajo. Los empleados no requieren identificar la medicación o la enfermedad que estuvieran padeciendo. Varias leyes federales, estatales y locales protegen los derechos de los individuos con incapacidades físicas y otras incapacidades, con respecto a la confidencialidad de la información médica, tratamiento médico, y del uso de drogas o sustancias con supervisión médica. Ninguna información contenida en ésta política tiene la intención de violar o interferir con los derechos individuales amparados bajo éstas leyes. Excepción En ocasiones, la administración, el personal ejecutivo, y el personal de ventas podrían entretener a nuestros clientes durante horas laborales o después de la jornada de trabajo como representantes de la Compañía. Éstas ocasiones podrían incluir almuerzos, cenas, y conferencias de negocio. En tales ocasiones, solamente se aceptará el uso limitado y moderado de bebidas alcohólicas. Adicionalmente, en otras ocasiones se sirven bebidas alcohólicas en eventos sociales auspiciadas por la Compañía. Solamente es aceptable el uso moderado y limitado de bebidas alcohólicas. La Compañía espera que sus empleados permanezcan y se conduzcan de forma responsable, profesional y se encuentren sobrios en todo momento. Acomodación de los Empleados que Buscan Tratamientos/Rehabilitación La Compañía podría intentar hacer acomodaciones razonables para los empleados con dependencia química (de alcohol y drogas), si voluntariamente, tales empleados, desean seguir un tratamiento/rehabilitación. Los empleados que deseen tener ésta ayuda deberán contactarse con el Departamento de Recursos Humanos. Seguridad Es responsabilidad de cada empleado mantener la seguridad en los edificios, remolques, y vehículos de la compañía. UD deberá desarrollar los hábitos necesarios que ayuden a mantener la seguridad en todo momento. Por ejemplo: • Mantener todo material, suministros, herramientas y equipos apropiadamente seguros. 41 • • • Nunca deje las llaves en los vehículos. Conozca la localización de todas las alarmas y extinguidores de incendios, y familiarícese con los procedimientos apropiados para usarlos, en caso de que necesite hacerlo. Cuando UD se retire del área de trabajo o de las premisas de la Compañía, asegúrese de que todos los edificios, remolques, vehículos y entradas se encuentren apropiadamente aseguradas o cerradas con seguro. Los camiones, maquinarias y equipos deberán ser usados como una barricada para las puertas de almacenamiento de los remolques. Limpieza La Compañía espera que UD mantenga su área de trabajo nítida y ordenada en todo momento – se requiere tener seguridad y precaución. Tenga siempre presente los estándares de buena salud y de seguridad, incluyendo la prevención de perdidas y de incendios. Por favor reporte inmediatamente cualquier cosa que necesite ser reparada o reemplazada a su supervisor. Cuidado de la Propiedad y de los Equipos UD tiene la responsabilidad de entender el funcionamiento del equipo que necesite usar para realizar un trabajo. Se requiere que UD les proporcione buen cuidado a los equipos que UD opere durante el curso de su empleo, y también que UD use materiales y equipos en forma conservadora. Éstos procedimientos lo beneficiarán tanto a UD como a la Compañía. Si UD encuentra que alguna máquina o herramienta no estuviera funcionando apropiadamente, o de alguna manera parezca poco segura, por favor notifíquele inmediatamente a su supervisor para que la reparación o ajuste requerido se efectúe. Bajo ninguna circunstancia UD deberá encender u operar un equipo que no presente seguridad, ni tampoco deberá UD hacer ajustes o modificar las defensas de seguridad de las maquinarias. Si un equipo no presenta ninguna seguridad, lo deberá cerrar con seguro y colocarle un membrete hasta que sea reparado. Después de que el equipo haya sido reparado y ajustado, los empleados deberán seguir al pie de la letra los procedimientos seguros de operación como por ejemplo, saber usar apropiadamente las cerraduras de seguridad, los botones de seguridad, y las defensas de seguridad. Proporcionarles un mantenimiento diario a los equipos es responsabilidad de cada operador, y deberá realizar éste mantenimiento de acuerdo a los estándares de la Compañía. Si un empleado falla en reportar inmediatamente daños y accidentes de las maquinarias de la Compañía, podría tener como consecuencia una acción disciplinaria. Todas las herramientas deberán ser colocadas en un lugar seguro y de una manera segura mientras estén siendo transportadas. Si algún empleado tuviera conocimiento del mal uso de los equipos o suministros de la Compañía, deberá reportarlo inmediatamente a los administradores del sitio de trabajo o al personal de la Oficina Central. Apropiarse de herramientas o suministros que son propiedad de la Compañía podría ser una causa suficiente para un despido inmediato y posiblemente de una demanda legal por acción criminal. Si se determina que ha ocurrido un acto negligente en el uso de las herramientas y suministros, la Compañía espera que el empleado reembolse el costo de una parte o el costo completo del artículo que averió o perdió. 42 Nos reservamos el derecho de revisar la propiedad de la Compañía que se encuentre sin seguro y/o públicamente usada sin tener un previo consentimiento. La Compañía podría requerir una inspección de un equipo de propiedad de la compañía, dentro del sitio de trabajo o en las premisas de la compañía, asignada a un empleado aunque estuviera cerrada con seguro, si hubiera una “sospecha razonable” o una evidencia de alguna actividad ilegal o prohibida. Si el empleado rehúsa a cooperar con dichos requerimientos podría resultar en una acción disciplinaria e incluir la terminación de su trabajo. Uso Personal de la Propiedad de la Compañía La intención de esta política es de asegurar que toda la propiedad de la Compañía se mantenga en las mejores condiciones de trabajo posibles, y de asegurar su apropiada utilización. A manera general, los equipos y herramientas de la Compañía no podrán ser utilizados para uso personal. En algunos casos, se les podrá permitir a los empleados usar equipos y/o herramientas de la Compañía después de la jornada de trabajo para uso personal con la previa aprobación de la Administración. El empleado deberá obtener dicha aprobación antes de remover cualquier equipo o herramienta de las premisas de la Compañía. Los empleados deberán entender y aceptar que la Compañía no es responsable de accidentes personales ocurridos mediante el uso de la propiedad de la Compañía durante el transcurso de un proyecto personal. Los empleados deberán aceptar toda la responsabilidad por cualquier accidente, lesiones, o pérdidas que resulten por el malfuncionamiento de un equipo durante el uso personal o si el equipo se daña durante el uso personal y ésto ocasiona un accidente de trabajo después de devolverse el equipo. Los empleados serán responsables de devolver todos los equipos y herramientas en buenas condiciones, y aceptar que requerirán pagar por cualquier daño que ocurriera mientras usan los equipos y herramientas en proyectos personales. Política de los Vehículos de la Compañía Los vehículos de la Compañía serán asignados a personal de la Compañía de acuerdo a determinadas necesidades. Cada persona que se le ha asignado un vehiculo de la Compañía es enteramente responsable de dicho vehiculo. Éstas responsabilidades incluyen, y no se limitan a: • Limpiar el vehículo con regularidad. • Darle mantenimiento al vehiculo de acuerdo al horario de servicio de mantenimiento del fabricante. • Conducir el vehículo en una manera responsable. • Cualquier citación o violación de transito deberá ser pagada por el conductor del vehículo. Se requiere que el conductor reporte al Administrador de Seguridad toda violación de transito que se haya incurrido durante el uso personal del vehiculo de propiedad del empleado, o durante el uso del vehiculo de propiedad de la Compañía. • Cualquier persona involucrada en algún accidente que haya ocurrido mientras conducía un vehiculo de la Compañía deberá pasar un examen de droga/alcohol. • Los empleados deben entender que conducir “bajo la influencia de bebidas alcohólicas”, como lo definen las leyes estatales, en la cual ocurre una violación de transito, tendrá como consecuencia la terminación del contrato de trabajo. • Use su buen juicio y discreción cuando esté usando un vehiculo de la Compañía para uso personal. 43 • • No se permitirá que ninguna persona que no estuviera empleada en la Compañía, opere un vehiculo sin la previa autorización de uno de los miembros del Equipo de Operaciones de LGG. Se requiere que el conductor reporte todo accidente al Gerente de Seguridad. Cualquier falla en el cumplimiento de éstas responsabilidades podría resultar en la revocación del uso de los vehículos de la Compañía fuera del área de trabajo y/o la terminación del contrato de trabajo. Los Empleados que usan los vehículos de la Compañía como su única forma de transporte no tendrán cobertura de seguro de carro si estuviera conduciendo otros vehículos, a menos que el empleado pague la cobertura del seguro de carros por su cuenta. Seguridad Vehicular La Compañía establece guías y procedimientos que deberán ser seguidos al pie de la letra para proteger la seguridad de los individuos que operan un vehículo motorizado durante los negocios de la Compañía. Proteger a nuestros empleados que conducen vehículos, a sus pasajeros, y al público en general es nuestra mayor prioridad. Es responsabilidad del conductor operar cualquier vehículo de una manera segura, y conducir defensivamente para prevenir accidentes, lesiones y daños a la propiedad. Por tal motivo, la Compañía endorsa todas las regulaciones estatales aplicables para el uso de vehículos motorizados relacionadas con la responsabilidad del conductor. Además, la Compañía espera que cada conductor maneje en una manera cortés y segura. La actitud que UD tiene detrás del volante es uno de los factores más importante de una forma segura de conducir. Aquellos empleados cuyo trabajo requiere operar un vehículo motorizado en el transcurso de un negocio, o ha sido asignado a usar un vehiculo de la Compañía fuera de su área de trabajo, deberá presentar y mantener una licencia de conducir válida y una historia de manejo aceptable para nuestra compañía aseguradora de carros. Los Registros de Vehículos Motorizados (MVR) serán obtenidos para todos los conductores una vez cada año. Todos los empleados deberán proveer una fotocopia de su actual licencia de conducir y firmar una autorización para realizar un chequeo de su MVR. Cualquier cambio en su historia de conducir deberá ser reportado inmediatamente a su Gerente de Seguridad. La Compañía asignará los vehículos solamente a los empleados que cumplan con todos los requisitos de éstas políticas. Uso del Teléfono Celular Mientras Conduce Los teléfonos celulares se han convertido en una conveniencia necesaria en el mundo de los negocios, la Compañía requiere que todos nuestros empleados observen y sigan las guías de la Compañía, para su propia seguridad y la de los demás, mientras conducen un vehículo para realizar un negocio de la Compañía. Todo conductor es responsable de conocer las leyes y regulaciones con respecto al uso de los teléfonos celulares en el Estado en el que estén conduciendo. Cada conductor deberá respetar todas las leyes aplicables y concernientes al uso de aparatos inalámbricos. La política de la Compañía estipula que no deberá usarse un teléfono celular mientras se esté conduciendo un vehículo. Es responsabilidad y fiabilidad legal del conductor si ocurre cualquier accidente ocasionado por el uso de un teléfono celular. 44 COMUNICACION CON LOS EMPLEADOS Comunicaciones Las Notificaciones incluidas en el rol de pago, noticias, cartas electrónicas, y carteleras con notificaciones para los empleados, son métodos usados para mantener a los empleados informados sobre las nuevas políticas, cambios en los procedimientos o eventos especiales. Por favor fórmese el hábito de leer ésta correspondencia con regularidad de manera que UD se familiarice con la información que sea publicada. Solamente se permitirá que personal autorizado publique, remueva, o altere una notificación en las carteleras. Si UD quisiera publicar notificaciones en las carteleras de la Compañía, deberá hablar con su inmediato supervisor para recibir instrucciones. De vez en cuando UD recibirá otros folletos con información, tales como los folletos de los seguros médicos. UD podrá llevar a su casa éstos folletos para que su familia conozca más sobre su trabajo y sus beneficios de seguro médico. Adicionalmente, UD podría recibir otro tipo de comunicación de la Compañía. No existe un horario regular para la distribución de éste tipo de información. La función de ésta información es para proveerle a UD y a su familia con información y noticias interesantes que le ayudarán a UD y a su familia a tener una actualización sobre lo que ocurre dentro de la Compañía. Se requiere que todos los empleados le provean su dirección de correo electrónico al Departamento de Recursos Humanos con el propósito de realizar una efectiva comunicación. Sugerencias Invitamos a todos los empleados que nos sugieran métodos sobre como mejorar la calidad y eficiencia de la Compañía. Por favor participe y entregue sus sugerencias por escrito a su supervisor o al Departamento de Recursos Humanos. Su sugerencia deberá ser detallada de manera que el sistema o el procedimiento sean adecuadamente evaluados. Asegúrese de incluir su nombre de manera que el personal apropiado lo pueda contactar para tener mas detalles y facilitar una posible implementación de su sugerencia. No habrá ninguna discriminación contra o hacia cualquier persona por presentar sugerencias. 45 CERTIFICACION DE CONOCIMIENTO Yo, Empleado de la Compañía, cuya firma se encuentra al final de este documento, certifica que ha recibido éste Manual de Empleado o “Manual”. Entiendo que el contenido de éste Manual se presenta con el propósito de dar información. A excepción de las provisiones por voluntad propia, éste Manual podrá ser enmendado en cualquier momento. Mediante mi firma yo me comprometo a leer este Manual y a seguir al pie de la letra las reglas y política descritas en éste Manual y todos los cambios que el Manual realice en las políticas y procedimientos de la Compañía. Mediante mi firma acepto y específicamente comprendo que éste Manual tiene el propósito exclusivo de proporcionar información y no tiene la intención de representar o de crear un contrato de empleo o la continuidad del empleo entre la Compañía y yo. Además, entiendo que tanto éste Manual como las políticas de la Compañía no garantizan o brindan una promesa de empleo o de continuar el empleo. Entiendo que recibir éste Manual no significa que he sido contratado por la Compañía por un periodo de tiempo indefinido aún cuando mi salario sea pagado en forma regular. Además, entiendo que como empleado por voluntad propia o libre albedrío, mi empleo podría ser terminado en cualquier momento, con o sin causa, y con o sin notificación previa de la Compañía o de mi parte. Entiendo que éste Manual no representa una promesa o advertencia de recibir una acción disciplinaria o de terminación del contrato de trabajo con la Compañía. Una acción disciplinaria o terminación del contrato de trabajo se llevará a cabo solamente bajo ciertas circunstancias o después de ciertos eventos. Mediante mi firma acepto y comprendo que toda propiedad de la Compañía que se me haya entregado o esté bajo mi responsabilidad, como por ejemplo camiones, herramientas, llaves, computadoras, equipos de oficina, o tarjetas de crédito, deberán ser devueltas a la Compañía el día que se termine mi contrato de trabajo, o que haya presentado mi renuncia, o si ha sido solicitado por mi jefe/supervisor, o por algún miembro de la Administración. Entiendo que es mi responsabilidad pagar por cualquier artículo perdido o en mal estado. El valor de la propiedad que haya sido entregada a mí y que no haya devuelta, será reducida del cheque de mi último sueldo de acuerdo a las regulaciones de la FLSA. Mediante mi firma entiendo y acepto que en el evento de cualquier conflicto entre éste Manual y cualquier otro documento distribuido a los empleados por parte de la Compañía, éste Manual regirá. Dentro de las políticas de la Compañía, se requiere que todos los empleados sean contratados por voluntad propia. Ésta política no podrá ser cambiada a menos que se indique por escrito en un documento firmado por mí y el apropiado oficial de la Compañía, y en el se especifique el cambio del estado de libre albedrío. Hasta el momento no se me ha solicitado y tampoco he firmado dicho documento de cambio de estado. El estado de mi empleo por voluntad propia con la Compañía ha sido explicado en su totalidad. He recibido la oportunidad de hacer cualquier pregunta con respecto a las políticas de la compañía y de mi estado de empleo por voluntad propia. Ningún representante de la Compañía me ha hecho ninguna promesa de empleo o afirmaciones que implique que las condiciones de mi empleo sean diferentes como se explica en éste documento. ___________________________________ ____________________________________ Fecha Firma ___________________________________ ________________________________ Sitio de Trabajo Nombre y Apellido con letra de imprenta ____________________________________ Número del Empleado Dirección del Correo Electrónico 46
