reglamento específico de caja chica

ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA
MINISTERIO DE JUSTICIA
REGLAMENTO ESPECÍFICO DE
CAJA CHICA
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REGLAMENTO ESPECÍFICO DE CAJA CHICA
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ÍNDICE
CAPITULO I ........................................................................................................................................................................................2
DISPOSICIONES G E N E R A LE S .....................................................................................................................................................2
ARTICULO 1 .- OBJETIVOS DEL R EG LAM EN TO .................................................................................. _...............................2
ARTÍCULO 2.- BASE L E G A L .......................................................................................................................................................... 2
ARTÍCULO 3.- PREVISIÓN..............................................................................................................................................................3
ARTÍCULO 4.- DEFINICIO NES....................................................................................................................................................... 3
ARTÍCULO 5.- AMBITO DE APLICAC IO N ....................................................................................................................................4
ARTÍCULO 6.- NIVELES O PERATIVO S...................................................................................................................................... 4
ARTÍCULO 7.- RESPONSABILIDADES DE OPERACIONES DE MANEJO Y SUPERVISIÓN DE CAJA CHICA........6
CAPÍTULO I I ...................................................................................................................................................................................... 7
APERTURA DE C A JA CHICA Y DESIGNACIÓN DEL RESPONSABLE DEL M A N E J O .................................................. 7
ARTICULO 8 .- APERTURA DE FONDOS DE CAJA C H IC A .....................................................................................................7
ARTÍCULO 9 .- ASIGNACIÓN DE RECURSOS PARA FONDOS DE CAJA CHICA...............................................................8
ARTÍCULO 10.- EVALUACIÓN DE SOLICITUDES..................................................................................................................... 8
ARTÍCULO 1 1 VIGENCIA DEL FONDO DE CAJA C H IC A ......................................................................................................8
ARTÍCULO 12.- REQUISITOS PARA LA ASIGNACION DEL RESPONSABLE DE MANEJO DE CAJA C H IC A ..........8
ARTICULO 13.- CAMBIO DE RESPONSABLE DE CAJA CHICA.............................................................................................9
CAPITULO I I I ..................................................................................................................................................................................... 9
FUNCIONAMIENTO DE C A JA C H IC A ......................................................................................................................................... 9
ARTÍCULO 14.- UTILIZACIÓN DEL FONDO DE CAJA C H IC A ................................................................................................ 9
ARTÍCULO 15.-TACHADURAS, BORRONES, RASPADURAS, CORRECCIONES, MUTILADOS, ROTOS O
DETERIORADOS EN FACTURAS............................................................................................................................................... 10
ARTÍCULO 16.- PROHIBICIONES............................................................................................................................................... 10
ARTÍCULO 17.- S AN C IO N E S ....................................................................................................................................................... 11
CAPÍTULO IV ....................................................................................................................................................................................11
MANEJO, CUANTÍA Y DOCUMENTACIÓN DE DESCARGO DE C AJA C H IC A ............................................................... 11
ARTÍCULO 18.- PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJA C H IC A .......................................................................... 11
ARTÍCULO 19.- CUANTÍA DE LOS DESEMBOLSOS............................................................................................................. 12
ARTÍCULO 20.- DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO PARA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA........................................ 12
ARTÍCULO 21.- RECIBOS EN CASOS EXCEPCIONALES.....................................................................................................13
ARTÍCULO 22.- PRESENTACION DE DESCARGO DE CAJA CHICA..................................................................................13
ARTÍCULO 23.- RESPALDO DE D ESC AR G O ..........................................................................................................................13
ARTÍCULO 24.- CUSTODIA DE FONDOS DE CAJA CHICA Y DOCUMENTACION DE DESCARGO...........................14
CAPITULO V ....................................................................................................................................................................................14
CIERRE DE C AJA C H IC A ............................................................................................................................................................ 14
ARTÍCULO 25.- CIERRE DE CAJA CHICA................................................................................................................................ 14
ARTÍCULO 26.- REGISTRO Y CONTROL................................................................................................................................. 14
CAPITULO V I...................................................................................................................................................................................14
DISPOSICIONES F IN A LE S ..........................................................................................................................................................14
ARTÍCULO 27.- ARQUEOS SOR PR ESIVO S........................................................................................................................... 14
ARTÍCULO 28.- REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL REGLAM ENTO................................................................................15
ARTÍCULO 29.- DIFUSIÓN E IM PLANTACIÓN........................................................................................................................15
A N E X O S .-........................................................................................................................................................................................15
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REGLAMENTO ESPECIFICO DE CAJA CHICA
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CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 1.- O B JETIVO S DEL REGLAMENTO
El presente R eglam ento Específico de Caja Chica tiene los siguientes objetivos:
a) Definir los procedim ientos para sim plificar y agilizar la utilización de fondos
destinados a gastos m enores frecuentes, evitando trámites.
b) Proporcionar elem entos de organización, funcionam iento y controles relativos a
la Disposición de Recursos de Caja Chica, que deben ser considerados por
todos los (las) Servidores(as) Públicos(as) del M inisterio de Justicia.
c) Lograr la adm inistración transparente y eficiente de los recursos destinados a
Caja Chica.
d) Establecer las com petencias y responsabilidades de los (las) Servidores(as)
Públicos(as) involucrados en el manejo de Caja Chica.
ARTÍCULO 2.- BASE LEGAL
El Manejo de Caja Chica del Ministerio de Justicia, tiene la siguiente base legal que
sustenta sus operaciones:
a) La Ley N° 1178 de Adm inistración y Control G ubernam entales, del 20 de julio
de 1990.
a) Ley N° 2047 de fecha 28 de enero de 2000 m odificatoria a la Ley N° 843 de
Reforma Tributaria.
b) Ley N° 004 de Lucha contra la Corrupción, Enriquecim iento Ilícito e
Investigación de Fortunas “Marcelo Quiroga Santa C ruz” , de fecha 31 de marzo
de 2010
c) Decreto Suprem o 23318-A Responsabilidad por la Función Pública de fecha 3
de noviem bre de 1992.
d) Decreto Suprem o 26237 de fecha
23318-A.
29 de junio de 2001 que m odifica el D.S.
e) Resolución Suprem a N° 218056 de fecha 30 de julio de 1997, que aprueba las
Normas Básicas del Sistem a de Tesorería del Estado.
f) Resolución Suprem a N° 222957 de fecha 4 de marzo de 2005, que aprueba las
Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada.
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g)
Resolución Suprem a N° 225558 de fecha 1 de diciem bre de 2005, que aprueba
las Norm as Básicas del Sistema de Presupuestos.
h) Decreto Suprem o N° 21364 de fecha 20 de agosto de 1986 (articulo 25
prohibiciones de gasto).
i) Otras disposiciones em itidas por el Ministerio de Economía y Finanzas Pública
ARTÍCULO 3.- PREVISIÓN
En casos de om isiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del
presente R eglam ento Específico de Caja Chica, las m ism as serán solucionadas
dentro los alcances y previsiones de la normativa de mayor jerarquía.
ARTÍCULO 4.- DEFINICIO NES
A los efectos del presente reglamento, se establecen las siguientes definiciones:
a) Caja Chica. - La definición financiera de Caja Chica refiere a la asignación de un
determ inado im porte de recursos con la finalidad cubrir gastos urgentes de
funcionam iento por servicios o com pra de m ateriales de cuantía menor,
requeridos para el desarrollo de las actividades adm inistrativas y técnicas del
Ministerio de Justicia, habilitándose un Fondo Rotatorio llamado CAJA CHICA,
cuyos pagos se efectúan en efectivo y por importes menores.
b) D ocum entos de R espaldo.- Docum entos generados en el cum plim iento del
procedim iento de la ejecución de las operaciones de gastos con Caja Chica a
partir de la presentación de la solicitud correspondiente, hasta las transacciones
realizadas por las erogaciones que se ejecutaron.
c) Proveedores.- Personas naturales y/o jurídicas que cuenten con la capacidad de
proveer bienes y/o servicios al Ministerio de Justicia, para satisfacer las
necesidades de las Unidades Organizacionales de la entidad.
d) R esponsable del M anejo de Caja C hica.- Servidor(a) Público(a) designado
mediante Resolución Adm inistrativa, que efectúa las tareas de ejecutar gastos
del m anejo de Caja Chica; así como: custodiar los fondos, em itir reportes,
registrar los gastos, justificando los mismos con respaldo docum entario y de
inform ación para la presentación de informes de reposición.
e) Responsable del M anejo de Fondo R otativo.- Servidor(a) Público(a) del área de
tesorería, que se encarga del manejo correcto del Fondo Rotativo, y tiene las
funciones de verificar los gastos y los respaldos docum entales de gastos co
cargo a Caja Chica.
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ARTÍCULO 5.- Á M BITO DE APLICACIÓN
El presente R eglam ento es de aplicación y cum plim iento obligatorio en todas las
Unidades O rganizacionales del Ministerio de Justicia y de los (as) servidores (as)
públicos (as), a quienes se asignen recursos de Caja Chica, así como de los
responsables de autorización de aperturas, desem bolsos por reposición, revisión de
informes de descargos y cierres de las Cajas Chicas.
ARTÍCULO 6.- NIVELES OPERATIVOS
Para la aplicación
responsabilidades:
a)
del
presente
Reglamento
se
establecen
las
siguientes
DIRECTOR (A) G ENERAL DE ASUNTOS A D M IN IS TR A TIV O S:
1. C um plir y hacer cum plir el presente Reglam ento en las Unidades
O rganizacionales que cuentan con asignación de recursos para m anejo de
Caja Chica.
2. Autorizar m ediante la em isión de Resolución Adm inistrativa, la apertura de
Caja Chica en las Unidades Organizacionales que justifiquen su requerimiento
y necesidad, de acuerdo a la respectiva asignación presupuestaria.
3. D esignar a los (as) servidores(as) públicos(as) responsables del manejo de
Caja Chica, m ediante Resolución Adm inistrativa.
4. Verificar que las operaciones de funcionam iento, supervisión y revisión de
descargos de gastos de Caja Chica se realicen en cum plim iento al presente
Reglam ento.
5. Autorizar los desem bolsos y reposición de Caja Chica a nombre de los (as)
servidores (as) públicos (as), responsables para el m anejo de éstos fondos,
previa presentación de la docum entación pertinente.
b)
DIRECTO RES GENERALES:
1. Supervisar que las operaciones de manejo de Caja Chica se realicen de
acuerdo con los criterios y procedim ientos expuestos en el presente
Reglam ento.
2. Solicitar desem bolsos y reposición de Caja Chica a nom bre de los (as)
servidores (as) públicos (as), Responsables del M anejo de Caja Chica, previa
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presentación de requerimiento de reposición, acompañado de los siguientes
formularios:
s FORM.- 01 “ Formulario de Caja Chica” (obligatorio).
•/ FORM.- 02 “Formulario Movimiento de Caja Chica” (obligatorio).
S FORM.- ANEXO (“Formulario de Transporte de Personal” (Cuando
corresponda).
c)
JEFE (A) DE LA UNIDAD FINANCIERA:
1. Realizar y/o instruir a quien corresponda efectuar arqueos sorpresivos a los
Responsables del manejo de Caja Chica para fines de Control Interno.
2. Aprobar las Reposiciones previa revisión de descargo por el (la) Responsable
del Manejo de Fondo Rotativo.
d)
RESPONSABLE DEL MANEJO DE FONDO ROTATIVO:
1. Verificar en lo referido a los gastos por concepto de bienes y servicios, la
existencia del FORM.- 01 “Formulario de Caja Chica", certificado con el
sello de "sin existencia" emitido por Almacenes.
2. Revisar la validez de las facturas de descargo de gastos realizados con
Caja Chica.
3. Verificar que las facturas adjuntas al descargo de Caja Chica tengan el sello
de entrada y salida de Almacenes plasmado en la factura del bien adquirido.
4. Realizar la verificación de información suficiente y concordante de los
form ularios de solicitud de bienes y/o servicios a ser atendidos con Caja
Chica.
5. Verificar que las facturas presentadas como descargo se encuentren dentro
del plazo establecido, para el registro contable de las facturas y las mismas
estén respaldadas con los formularios de Solicitudes de Compras,
debidamente autorizados.
6. Verificar que las facturas presentadas estén giradas a nombre del M in iste rio ^'
de Justicia, cuenten con el NIT 137415024, fecha, descripción detalladaf I *f.p
importe numeral y literal.
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7. Verificar que las facturas presentadas hayan sido em itidas en moneda
nacional.
8. V erificar la presentación en el detalle de m ovim iento de Caja Chica, en
form a ordenada cronológica, utilizando para el efecto el form ulario de
reposición FORM .- 02 “ Formulario Movim iento de Caja C hica” según
corresponda.
e)
ENCARG ADO O TÉCNICO DE PRESUPUESTO:
Emitir la certificación presupuestaria, previa revisión de la docum entación (nota
de solicitud, Certificación POA, etc).
ARTÍCULO 7.- R ESPO NSABILIDADES
SUPERVISIÓN DE CAJA CHICA
DE
O PERACIONES
DE
MANEJO
Y
Los (as) servidores (as) públicos (as) que por efecto de la asignación de funciones
sean responsables del Manejo de Caja Chica, asum irán las siguientes
responsabilidades:
a) UNIDADES S O L IC ITA N TE S :
Presentar a la Dirección General de Asuntos Adm inistrativos una solicitud con
la justificación técnica del requerim iento de apertura de Caja Chica.
b)
R ESPO NSABLE DEL MANEJO DE CAJA C H IC A :
1.
A dm inistrar los recursos de Caja Chica asignados, cum pliendo y haciendo
cum plir el presente Reglamento.
2.
Atender las solicitudes de com pras de bienes y/o servicios, en forma
oportuna y conform e a lo establecido en presente Reglamento. No
sobrepasando el importe máximo autorizado.
3.
Revisar y verificar el sustento docum entario de los descargos presentados
por los solicitantes.
4.
Cuando se trate de Solicitudes de Bienes de Consum o, deberá remitir al
(la) Encargado (a) de Alm acenes, el Form ulario de Caja Chica FORM-01
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“ Form ulario
de
Caja
C hica”, para
que
certifique
m ediante
sello
su
inexistencia con la denom inación: “ Sin Existencia.”
5.
Requerir el registro del bien de consumo adquirido al (la) Encargado (a) de
Alm acenes, como constancia de la entrega del bien se tendrá el sello de
ingreso y salida de alm acenes en la factura, (si corresponde).
6.
Elaborar los form ularios de Caja Chica, registrando la información en forma
adecuada.
7.
C ustodiar y resguardar la totalidad del efectivo asignado para Caja Chica y
los docum entos de respaldo de las operaciones de gastos efectuados, en
form a adecuada que se genere como resultado de las operaciones de
m anejo de Caja Chica hasta que se realice la solicitud de Reposición al
Responsable del Manejo del Fondo Rotativo.
8.
R egistrar su firm a en los Form ularios de: Caja Chica (FORM .- 01), de
M ovim iento de Caja Chica (FORM. 02) y docum entos que se genera a
través del SIGEP autorizado por el M inisterio de Economía y Finanzas
Públicas y otros que respaldan los egresos.
9.
V iabilizar las solicitudes presentadas por servidores (as) públicos (as) del
M inisterio de Justicia.
10. Verificar el porcentaje de ejecución de gasto, elaborar informes de
descargo y solicitar reposición de fondos, una vez alcanzado el porcentaje
del 70% ejecutado o cuando se lo requiera.
11. R em itir a Contabilidad las facturas dentro del plazo establecido para el
adecuado registro en el Libro de Compras y Ventas.
CAPÍTULO II
A PERTUR A DE CAJA CHICA Y DESIGNACIÓN DEL RESPONSABLE DEL
MANEJO
ARTICULO 8.- A PER TU R A DE LA CAJA CHICA
Al inicio de cada gestión se asignarán recursos para su adm inistración mediante Caja.
Chica, según las necesidades de ¡a Entidad.
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La apertura de Caja Chica, será aprobada mediante Resolución Adm inistrativa emitida
por el (la) Director (a) General de Asuntos Adm inistrativos, previo Informe Técnico que
justifique la necesidad y los principales objetivos de uso, para que posteriorm ente sea
aperturada en el SIGEP.
ARTÍCULO 9.- A SIG NACIÓ N DE RECURSOS PARA CAJA CHICA.
El (la) Jefe de la Unidad Financiera, en función y en cum plim iento a la Resolución
Adm inistrativa m encionada en el art. 8 del presente reglam ento, instruirá al
Responsable del M anejo de Fondo Rotativo, proceder con el desem bolso de recursos
asignados a nom bre de los (las) Servidores(as) Públicos(as) del M inisterio de Justicia,
designado(s) com o responsable(s) de Caja Chica, m ediante cheque de Fondo
Rotativo.
El monto límite para la apertura de Caja Chica será m enor o igual al diez por ciento
(10%) del m onto aprobado para el Fondo Rotativo.
ARTÍCULO 10.- EVALUACIÓ N DE SOLICITUDES
Conocido el requerim iento presentado por la Unidad Ejecutora, la Dirección General
de Asuntos Adm inistrativos procederá a evaluar la solicitud basándose en criterios
técnicos;
a fin de considerar la pertinencia, em itiendo un informe de conveniencia y
recom endando la aprobación o rechazo de la solicitud.
ARTÍCULO 11.- VIG EN C IA DE LA CAJA CHICA
La Dirección General de Asuntos Adm inistrativos establecerá en la Resolución
Adm inistrativa el periodo de vigencia de funcionam iento de Caja Chica,
correspondiente a una “Gestión Fiscal” .
ARTÍCULO 12.- REQ UISITO S PARA LA ASIGNACION DEL RESPONSABLE DE
MANEJO DE CAJA CHICA
Para la asignación com o responsable del manejo de Caja Chica a un (a) servidor (a)
público (a) de la Unidad Organizacional, se considerará los siguientes requisitos:
a) Que el (la) servidor (a) público (a) desem peñe un cargo relacionado a tem as de
apoyo y otras actividades administrativas.
b) El responsable de m anejo de los fondos, deberá tener fácil acceso y
relacionam iento con el resto del personal de la Unidad Organizacional que
requieran de la provisión de com pras menores m ediante Caja Chica.
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ARTICULO 13.- C AM BIO DE RESPONSABLE DE CAJA CHICA
I.
En caso de vacaciones, enferm edad, comisión o ausencia tem poral justificada del
R esponsable del m anejo de Caja Chica, se delegará su m anejo de manera
tem poral a otro (a) Servidor (a) Público (a) de la misma Unidad Organizacional, a
través de un M em orándum de designación em itido por el (la) Director (a) General
de Asuntos Adm inistrativos.
II. En caso de vacaciones u otra situación, el (la) Responsable deberá suscribir un
Acta de Entrega-Recepción, la misma que deberá ser autorizada por el (la)
Director (a) G eneral de Asuntos Adm inistrativos, con copia a la Unidad de
Recursos Hum anos, para su conocimiento.
III. En caso de renuncia, rotación, traslado o retiro es obligación del (la) Responsable
de Caja Chica proceder al cierre del fondo.
CAPITULO III
FUNCIONAM IENTO DE CAJA CHICA
ARTÍCULO 14.- UTILIZACIÓN DE LA CAJA CHICA
La Caja Chica necesariam ente estarán destinados a cubrir gastos por conceptos de
adquisición de bienes y/o servicios, relacionados con: “Servicios no Personales” y
“Materiales y Sum inistros” no existentes en el inventario de m ateriales de A lm acenes,
o en su caso servicios no prestados por la institución, según la siguiente descripción:
PARTIDA
DENOMINACION
DESCRIPCION DEL TIPO DE GASTO
21100
Comunicaciones
Gastos por servicios de correos, televisión por cable y otros,
excepto servicios telefónicos, que poseen partida específica.
22300
Fletes y Almacenamiento
Gastos por concepto de fletes.
22600
Transporte de Personal
24120
Mantenimiento y Reparación de
Maquinarias y Equipo
25600
Servicios de Imprenta, Fotocopiado
y Fotográficos
25900
Servicios Manuales
26200
Gastos Judiciales
Gastos destinados al traslado de personal en comisión,
incluye el traslado de personal para realizar funciones
operativas, además de gastos por la entrega de
documentación, efectuados por personal de servicio o
mensajería (casos de emergencia).
Mantenimiento y Reparación de Maquinaria y Equipo (casos
de emergencia).
Gastos que se realizan por trabajos de encuadernación,
fotocopias y otros efectuados por terceros. Incluye los
gastos por revelado y copiado de fotografías.
Gastos ocasionales destinados al pago de servicios de
terceros, como albañilería, carpintería, herrería, cerrajería,
plomería y otros servicios manuales. Estos servicios no son
recurrentes ni propios de la entidad.
Gastos que se realizan como consecuencia de acciones
Judiciales, incluye servicios notariales y otros relacionados,
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. D E N O M IN A C IO N
P A R T ID A
34200
Productos Químicos y
Farmacéuticos
31120
Gastos por Alimentación y Otros
Similares
32100
Papel
32500
Periódicos y Boletines
33100
Hilados y Telas
34500
Productos de Minerales no
Metálicos y Plásticos
39100
Material de Limpieza
39500
Útiles de Escritorio y Oficina
39700
Útiles y Materiales Eléctricos
39800
Otros Repuestos y Accesorios
D E S C R IP C IO N D E L G A S T O E F E C T U A D O
Gastos que se realizan para la adquisición de productos
químicos requeridos en el mantenimiento de Activos Fijos.
Gastos efectuados por refrigerio en reuniones y otros
eventos que estén debidamente programadas dentro del
Programa Operativo Anual (POA) y Presupuesto de las
Unidades Solicitantes.
Excepcionalmente se cubrirán gastos de refrigerio al
personal siempre y cuando las reuniones de coordinación
programadas, superen las cuatro (4) horas o en horas
extraordinarias por cierre de Estados Financieros, se cubrirá
con un monto máximo de Bs18.- por persona.
Gastos destinados a la adquisición de papel especial.
Gastos por la compra de periódicos y gacetas de manera
excepcional.
Gastos por la compra de hilos para amarre de
documentación y otros.
Gastos por la adquisición de productos de plásticos.
Gastos destinados a la compra de jabones, detergentes,
desinfectantes y otros.
Gastos destinados a la adquisición de material de escritorio.
Gastos para la adquisición de focos, tubos fluorescentes,
cables y otros.
Gastos destinados a la compra de repuestos y accesorios
menores para los equipos comprendidos en el subgrupo
43000. Se exceptúan las llantas y neumáticos y los
clasificados en las partidas anteriores.
ARTÍCULO 15.- TACHADURAS, BORRONES, RASPADURAS, CORRECCIONES,
MUTILADOS, ROTOS O DETERIORADOS EN FACTURAS.
No se aceptarán bajo ninguna circunstancia facturas y/o recibos que contengan
borrones, raspaduras, correcciones, modificaciones, etc.
ARTÍCULO 16.- PROHIBICIONES
Serán considerados como uso indebido de fondos de Caja Chica, y por lo tanto no
reconocidos como obligaciones del Estado:
1) Los pagos a clínicas y médicos particulares,
2) Salutaciones, homenajes, padrinazgos, festejo, envió de presentes, envió de
flores, ayudas económicas subsidios, subvenciones, donaciones de cualquier
naturaleza.
3) Concesión de préstamos o anticipos de sueldos al personal.
^
4) Gastos extra-presupuestarios y de otros utilizados indebidamente.
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5) Esta prohibido realizar la adquisición de pasajes, activos fijos y pago de viáticos
con los fondos de Caja Chica.
6) Desembolsos las adquisiciones de materiales existentes en almacenes.
7) No se aceptarán facturas por compras fraccionadas y que la sumatoria de las
mismas supere el importe máximo establecido en el presente Reglamento.
8) Por ningún motivo debe ser utilizada para pagos fraccionados de compras
mayores que excedan los límites autorizados en el presente Reglamento.
ARTÍCULO 17.- SANCIONES
En caso de no dar cumplimiento al presente Reglamento y de ocasionarse perjuicio al
desarrollo de actividades de la Entidad por omisiones o acciones de descuido y
negligencia de los (as) Servidores (as) Públicos (as) Responsables del manejo de
Caja Chica, serán sanciones por faltas disciplinarias, con la devolución inmediata de
los fondos pendientes de liquidación.
La reincidencia será causal de separación del cargo previa aplicación de sanciones
determinadas y contempladas en la normativa correspondiente.
CAPÍTULO IV
MANEJO, CUANTÍA Y DOCUMENTACIÓN DE DESCARGO DE CAJA CHICA
ARTÍCULO 18.- PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA
Los gastos con
procedimiento:
cargo
a Caja Chica, se realizarán
de
acuerdo al siguiente
a) Solicitud: El solicitante, emitirá la Nota de solicitud de Caja Chica dirigida a la
Dirección General de Asuntos Administrativos, justificando y argumentando el
requerimiento.
b) Aprobación e instrucción de Fondos: La Dirección General de Asuntos
Administrativos evaluara el requerimiento basándose en criterios técnicos y
considerando la relevancia, pertinencia y oportunidad del requerimiento. Si el
requerimiento cumple con los preceptos de imperiosidad y emergencia
procederá a la aprobación de la entrega de recursos con cargo a Fondos de
Caja Chica.
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c) Entrega de Fondos: El Responsable de Caja Chica elaborará el “Formulario
de Caja Chica FORM. 01” y procederá a la entrega de fondos, a partir de ese
momento el solicitante se convierte en deudor de la Entidad y
consiguientemente obligado a cumplir con las disposiciones legales
emergentes para su descargo.
d) Utilización de Fondos: Los fondos desembolsados solo deberán ser
ejecutados en los fines establecidos, siendo los mismos de carácter
intransferible, debiendo la solicitud coincidir con el documento de respaldo que
respalde el descargo.
e) Reversiones: En caso de cierre el Responsable de Caja Chica, deberá realizar
la devolución del monto no ejecutado a la Cuenta Única del Tesoro.
ARTÍCULO 19.- CUANTÍA DE LOS DESEMBOLSOS
I.
El (la) responsable de Caja Chica podrá realizar los pagos de bienes y/o servicios
de menor cuantía hasta un monto del diez por ciento (10%), incluido impuestos
del monto asignado como Fondo de Caja Chica.
II. En casos estrictamente necesarios y debidamente justificados, cuando el valor a
pagar supere el máximo autorizado, se ampliará el monto hasta un quince por
ciento (15%), incluyendo impuestos de Ley, previa autorización del (la) Director
(a) General de Asuntos Administrativos.
ARTÍCULO 20.- DOCUMENTACIÓN
CAJA CHICA
DE RESPALDO PARA REPOSICIÓN DE
La solicitud de reposición de Caja Chica, estará sujeta a la presentación y aprobación
de la siguiente documentación:
a) Informe de descargo elaborado por el Responsable de Caja Chica aprobado
por su inmediato superior, dirigido al (la) Director (a) General de Asuntos
Administrativos en el que se incluya el saldo en efectivo si existiera.
b) Ingreso a Almacén otorgado por el (la) Encargado (a) de Almacenes, por \c0'veb,
bienes de consumo adquiridos con Caja chica.
M,S
c) Resumen de Gastos de Caja Chica registrado en el SIGEP, elaborado por el
Responsable de Caja Chica.
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d) “Formulario Movimiento de
Responsable de Caja Chica.
Caja
Chica”
FORM.
02,
elaborado
por
el
e) “Formulario Cargo a Rendir con Imputación Presupuestaria” emitido en el
SIGEP por el Responsable del Manejo de Fondo Rotativo.
f)
“Formularios de Caja Chica” FORM. 01, con la documentación de respaldo
correspondiente, elaborado por el Responsable de Caja Chica.
g) Reporte de Ingreso al Almacén emitido por el (la) Encargado (a) de Almacenes,
si corresponde.
ARTÍCULO 21.- RECIBOS EN CASOS EXCEPCIONALES
En casos excepcionales y debidamente justificados se aceptarán recibos, de los
cuales se realizará la retención correspondiente para su posterior pago al Servicio de
Impuestos Nacionales.
ARTÍCULO 22.- PRESENTACION DE DESCARGO DE CAJA CHICA.
El (la) Responsable de Caja Chica, tiene la obligación de realizar la rendición de
cuentas de la administración de los recursos asignados cuando la ejecución alcance
al 70%. A tal efecto, deberá presentar a la Dirección General de Asuntos
Administrativos, el informe de descargo, con aprobación del (la) Jefe (a) de la Unidad
Financiera, señalando los aspectos mas relevantes de los gastos incurridos
adjuntando el Formulario Movimiento de Caja Chica FORM. 02 y documentación de
respaldo correspondiente.
ARTÍCULO 23.- RESPALDO DE DESCARGO
I.
El (la) Responsable de Caja Chica, presentará el descargo debidamente
respaldado con los formularios FORM. 01 “ Formulario de Caja Chica” y FORM.
02 “Formulario de Movimiento de Caja Chica” utilizados y presentados en forma
correlativa, adjuntando toda la documentación señalada en el Artículo 24 del ¡¡
presente Reglamento.
II. El (la) Responsable del Manejo del Fondo Rotativo procederá a la revisión de la
documentación de descargo debidamente respaldado y aquellas facturas o
recibos que no cumplan con lo dispuesto en el presente Reglamento, serán
devueltas al (la) Responsable de Caja Chica, mismas que no serán consideradas
para su reposición.
REGLAMENTO ESPECÍFICO DE CAJA CHICA
P á g in a 14 d e 17
MINISTERIO DE JUSTICIA
III. El (la) Jefe de la Unidad Financiera y el (la) Director(a) General de Asuntos
Adm inistrativos, es responsable de verificar la legalidad de la docum entación
según sus com petencias.
ARTÍCULO 24.- C USTO D IA
DESCARGO
DE LA CAJA CHICA Y
DO CUM ENTACION
DE
El (la) R esponsable de Caja Chica, m antendrá la docum entación bajo su custodia,
una vez solicitada la Reposición de los fondos de Caja Chica, la docum entación
pasara a ser custodiada por el Responsable del M anejo de Fondo Rotativo con el fin
de ser som etidos a controles posteriores.
CAPITULO V
CIERRE DE CAJA CHICA
ARTÍCULO 25.- CIERRE DE CAJA CHICA
Todos los Fondos de Caja Chica deberán ser cerrados al finalizar la gestión, en base
al Instructivo de Cierre Presupuestario, Contable y de Tesorería para el respectivo
ejercicio fiscal, em itido por el Ministerio de Economía y Finanzas Publicas y/o de la
Dirección General de Asuntos Adm inistrativos, para lo cual el (la) Responsable de
Caja
Chica,
procederá
con
el cierre
respectivo
dentro
de
las fechas
límites
establecidas, asim ism o el saldo deberá ser depositado en la cuenta corriente fiscal
que corresponda.
A RTÍCULO 26.- REGISTRO Y CONTROL
El (la) R esponsable de Caja Chica, está obligado a llevar su registro y control
adecuado y estará dispuesto a someterse a arqueos periódicos y sorpresivos,
efectuado por un (a) servidor (a) público (a) dependiente de la Unidad Financiera.
CAPITULO VI
D ISPOSICIONES FINALES
A RTÍCULO 27.- A RQ UEO S SORPRESIVOS
Para asegurar el uso adecuado de los recursos de Caja Chica, la Unidad Financiera
realizará arqueos de form a periódica y sorpresiva de los im portes entregados a los
(as) R esponsables de Caja Chica, que para el efecto se elaborará un acta
estableciendo las novedades u observaciones detectadas y sugerencias para lograr el
adecuado m anejo de los fondos. La mencionada acta deberá ser suscrita por el
REGLAMENTO ESPECÍFICO DE CAJA CHICA
Páeina 15dc 17
MINISTERIO DE JUSTICIA
responsable del arqueo y el responsable de Caja Chica y m antener una copia en
archivo.
ARTÍCULO 28.- REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL REGLAMENTO
I.
Se realizarán actualizaciones y/o modificaciones, como resultado de la aplicación
del presente Reglamento y por efecto de reformas de los Sistemas de
Administración y Control Gubernamentales, relacionados con el presente
Reglamento.
II. Las m odificaciones o actualizaciones al presente Reglamento, serán realizadas
por la Dirección General de Asuntos Administrativos, remitiendo al (la) Ministro (a)
de Justicia para su consideración y aprobación mediante Resolución Ministerial.
ARTÍCULO 29.- DIFUSIÓN E IMPLANTACIÓN
La Dirección General de Asuntos Administrativos, es Responsable de la difusión e
implantación del presente Reglamento Específico de Caja Chica en las áreas y/o
unidades organizacionales del Ministerio de Justicia, que cuenten con asignaciones
de los mencionados Fondos.
ANEXOS.- Al presente Reglamento Específico de Caja Chica, se adjunta los
siguientes anexos:
Anexo N° 1: FORM. 01 (Formulario de Caja Chica).
Anexo N° 2: FORM. 02 (Formulario de Movimiento de Caja Chica).
Anexo N° 3: Formulario de Trasporte de Personal
FORM. 01
CORRELATIVO N° :
i'.' /,'í///J /i’VíÍM y/y.-,
J tt. yyyyty.
FORMULARIO DE CAJA CHICA
U N ID A D S O L IC IT A N T E
CANTIDAD
UNIDAD
FE C H A
DESCRIPCIÓN DEL BIEN O SERVICIO A CONTRATAR
COSTO ESTIMADO EN Bs.
Total Bs.
SON:
JUSTIFICACION DE REQUERIMIENTO
H C O N TR O L DE EXISTENCIA DE ALMACENES
(SI CORRESPONDE)
A U T O R IZ A C IO N P A R A E N T R E G A DE FO N D O S
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
Responsable Caja Chica
Firma y/o sello
Firma y/o sello
C O N T R O L DE D E S C A R G O DE G A S T O S DE C A JA C H IC /,
Nombre del Proveedor
N° de Factura
N ° de R ec ib o
M onto (Bs.)
TOTAL Bs
E N T R E G A DE LA C O M P R A DE UN B IE N O S E R V IC IO S O L IC IT A D O
R E C E P C IO N D E L BIEN O S E R V IC IO
Lugar y fecha de entrega
Firma y Sello de Conformidad del Servidor Público
(*) Previo ol in icio del trám ite verificar "N o existencia* En alm acenes
(**) El núm ero correlativo de trám ite so lo será o torgado por el encargado de coja chica
Firma y Sello del Responsable de
C aja Chica
FORM. 02
r/o
t u / / < /r " S jr - / / f ’/* t
FORMULARIO M O VIM IENTO DE CAJA CHICA
ENTIDAD:
UNIDAD EJECUTORA Y/O AREA:
FUENTE DE FINANCIAMIENTO:
DESCARGO AL:
II
N°
CORREL.
FECHA DE
PAGO
CATEGORIA
PROGRAMATICA
PARTIDA
A R E A SO LICITAN TE
FIRMA Y SELLO
RESPONSABLE DE CAJA CHICA
BENEFIC IARIO
N° DE
N° DE
FACTURA
RECIBO
APROBADO POR
DESCRIPCION
INGRESO
SALIDA
SALDO
FORMULARIO DE TRANSPORTE DE PERSONAL
•
//^ v /á í/V v /í • » /" , ^ / / W c /
Lugar:
/
Fecha
Sello:
/
Hora de salida
Dirección:
Hora de llegada
Gasto realizado
Bs.
/
Fecha
J
Sello:
Hora de salida
u ire c u u n :
hora de llegada
Gasto realizado
Bs.
/
Fecha
J
Lugar:
Sello:
H ora de salida
D irección:
hora de llegada
Gasto realizado
B s .___________________
/
Fecha
J
Lugar:
Sello:
Hora de salida
Dirección:
hora de llegada
Gasto realizado
B s ._________________
S olicitan te:
A utorizado por:
R esponsable d e Caja Chica: