Versión 13 de CA Clarity PPM

Versión 13 de CA Clarity PPM
Un nuevo estándar en las herramientas PPM
¡Por fin tengo lo que deseaba! Todo el potencial de CA Clarity™ PPM con una
interfaz de usuario actualizada. Aunque muchas personas supersticiosas creen
que el 13 da mala suerte, ha merecido la pena esperar la versión 13 de
CA Clarity PPM.
Dirijo una empresa que no está especializada en tecnología, pero me suelen
pedir mi opinión. Durante mucho tiempo, he defendido CA Clarity PPM.
Sin embargo, la interfaz de la herramienta ya estaba desactualizada y suponía
un gran problema que había que resolver. Aunque las configuraciones y los
portlets podían superar algunos de los obstáculos, a veces era demasiado
engorroso. Resultaba especialmente difícil, para el gestor de proyectos, ver las
dependencias o actualizar las planificaciones del proyecto. Además, también
era muy incómodo agregar miembros del equipo y hacer asignaciones; si bien,
de nuevo con experiencia, se podían encontrar soluciones alternativas.
Sin embargo, las herramientas más nuevas como Daptiv y @task estaban
desplazando a CA Clarity PPM desde la perspectiva de la interfaz de usuario,
incluso aunque no disponían ni de la profundidad ni de la capacidad de
configuración de CA Clarity PPM. La versión 13 ha supuesto una completa
revolución. He podido dedicar bastante tiempo a explorar la última versión
y algunos de mis clientes ya la han adoptado. El gran impulso de
CA Technologies ha sido el establecimiento de lo que llaman 2.2 clics para
llegar al valor. Y creo que lo han conseguido. A continuación, expondré mis
conclusiones sobre estos revolucionarios cambios.
Edición en línea. CA Clarity PPM cuenta con un modo de edición que supuso
una gran innovación en el momento de su lanzamiento. La gestión de
proyectos se basa en las hojas de cálculo, asíque poder realizar modificaciones
tal y como se haría en una hoja de cálculo es un aspecto positivo. La anterior
interfaz permitía el modo de edición, pero no era tan agradable desde el punto
de vista estético y resultaba difícil navegar por ella. La versión 13 permite la
edición en línea con un solo clic del ratón; es una función intuitiva y eficaz.
Además, se vuelve al modo de visualización cuando se ha acabado con la
edición. Lo que no me esperaba era la redefinición visual del cambio. CA Clarity
PPM tiene una capacidad única de realizar cronogramas provisionales y de
ofrecer una innovadora vista de los aspectos que han cambiado. Por ejemplo,
si se cambia una fecha, CA Clarity PPM mostrará la fecha nueva junto a la
antigua con un tachado rojo. Esta vista la han aplicado a la edición en línea,
lo que supone una magnífica función. Además, también ofrece al usuario
una indicación visual de los cambios que no se han guardado. Ojalá más
aplicaciones basadas en la Web contaran con esta funcionalidad.
Copyright © 2012 CA. Todos los derechos reservados.
Acerca del autor
Rick A. Morris
Rick A. Morris, PMP,
es profesional cualificado
en ITIL, asesor, mentor y gestor de
R2 Consulting. Rick es un hábil gestor
de proyectos y muy buen orador. Sus
ansias de conocimiento y su pasión
por la profesión lo convierten en un
ponente muy demandando en los
capítulos del PMI y en organizaciones
cívicas, y hace que sea un asiduo
profesor invitado en universidades
locales. Cuenta con los certificados
de PMP (Project Management
Professional, profesional en gestión
de proyectos), MPM (Masters of Project
Management, Máster en gestión de
proyectos), OPM3, Six Sigma Green
Belt, MCITP, MCTS, MCSE, TQM, ATM-S,
ITIL e ISO. Rick ha trabajado para
empresas como GE, Xerox y
CA Technologies, y ha servido de
asesor a un gran número de clientes
de una amplia variedad de sectores,
como servicios financieros, ocio,
construcción, organizaciones sin ánimo
de lucro, hostelería, farmacia, venta al
por menor y fabricación. Rick ha escrito
dos libros, The Everything Project
Management Book (El libro con todo
sobre la gestión de proyectos) y Project
Management That Works! (La gestión
de proyectos que funciona), que se
publicaron en 2008. Gracias a la
experiencia en su juventud y a los
conocimientos adquiridos durante
su carrera, Rick ha inspirado muchos
gestores de proyectos y ha sido el
mentor de otros tantos. Su experiencia
práctica y su estilo de expresión
realista hacen que su pasión por la
profesión sea contagiosa.
Haga clic aquípara ver el perfil completo.
1
Versión 13 de CA Clarity PPM: un nuevo estándar en las herramientas PPM
Funcionalidad de sugerencias automáticas. Esta funcionalidad es perfecta para todos los campos de exploración
de CA Clarity PPM y para todos aquellos que tienen profundas estructuras de desglose de la organización. Si nos
encontramos con un campo de exploración, aún podemos hacer clic en los prismáticos y buscar y agregar de la forma
habitual. Sin embargo, también tenemos la opción de escribir las primeras letras del valor que se desee en el campo
(en el modo de edición integrada) y el sistema ofrecerá una vista filtrada de selecciones, entre las que podremos
seleccionar el valor deseado. Esta función elimina varios clics y ofrece magníficas posibilidades para los campos
de estructura de desglose de la organización y de recursos. Esa funcionalidad vale su peso en oro.
Mejor vista de las asignaciones. La vista de las asignaciones combina ahora la vista estándar con una vista de
escala de tiempo, para poder ver el trabajo total previsto y, además, tener una visión de la realización del trabajo
diario. Estas vistas se presentan igual que una ventana dividida de Microsoft Project, pero permiten realizar más
configuraciones y se pueden editar durante el curso normal de la actualización de un proyecto.
Adición de miembros al equipo. Uno de los mayores problemas de la versión de CA Clarity PPM anterior a la 13 era
la forma en la que se añadían los miembros al equipo y se realizaban las asignaciones de trabajo. Desde un punto
de vista logístico tenía sentido, pero para muchos gestores de proyectos, este aspecto constituía una fuente de
frustraciones. Si estuviera dentro de una tarea y quisiera hacer una asignación a una persona que no perteneciese
al equipo, tendría que hacer entre 20 y 35 clics para lograrlo. En un entorno abierto, esto es frustrante. Sin embargo,
hay varios entornos en los que existen normas y procedimientos muy estrictos sobre quién se puede agregar al equipo
y cómo se debe hacer. Para dar cabida a ambos entornos, CA Technologies ha implementado un campo de agrupación
de asignaciones. Según el proyecto, se puede elegir la configuración Team Only (Sólo equipo), que es la funcionalidad
actual, o Resource Pool (Agrupación de recursos), que es la nueva funcionalidad. Si se trata de una agrupación de
recursos, se podrá asignar todo el grupo de recursos a una tarea. De este modo se eliminan entre 20 y 30 clics en
un caso de prueba habitual.
Dependencias. Las dependencias de gestión en CA Clarity PPM resultaban algo complicadas. No se podían ver,
y editarlas de nuevo suponía demasiados clics. Existía un modo sencillo de agregar dependencias desde la vista de
estructura de desglose del trabajo, pero en esa vista no había ninguna indicación visual de que algo hubiera sucedido
después de hacer clic en el botón ni tampoco se podía ver si existían o no dependencias. Este es otro problema que
se ha solucionado. En la vista de diagrama de Gantt, se pueden crear, editar y ver dependencias justo en el diagrama
de Gantt. También admite la función de arrastrar y soltar. Pero, además, esta versión va un paso más allá que otras
herramientas. Si se pasa el ratón sobre el vínculo de la dependencia, el sistema mostrará los nombres reales de los
predecesores y sucesores. Una nueva función muy acertada.
Sin necesidad de exportar a MSP. Como usuario habitual, les solía decir a mis clientes que me resultaba más
fácil crear un plan en Microsoft® Project, cargarlo en CA Clarity PPM y, a continuación, gestionarlo en CA Clarity PPM.
Para los usuarios ocasionales de Microsoft Project, esta opción aún está disponible. Sin embargo, para el 95% de
los usuarios que conozco no hay ninguna necesidad de exportar a MSP. La facilidad de uso del front-end y la
disponibilidad de la edición en línea en el diagrama de Gantt elimina la necesidad de exportar.
Toda la potencia sigue ahí. Las principales razones por las que siempre me ha gustado CA Clarity PPM siguen
estando ahí. Sigue contando con capacidad de configuración y sus herramientas aún son potentes. La interfaz de
usuario es la que ha sufrido el cambio. Ahora es completamente de 64 bits, incluye Java y Tomcat y es compatible
con más memoria para la pila de Java. La solución sigue contando con todos los aspectos que suponen un aumento
de rendimiento en la mayoría de entornos.
Copyright © 2012 CA. Todos los derechos reservados.
2
Versión 13 de CA Clarity PPM: un nuevo estándar en las herramientas PPM
Barra de favoritos. Se consigue otro gran ahorro de tiempo gracias a un concepto que ya se desarrolló en algunas
versiones anteriores de CA Clarity PPM y que ahora se ha ampliado. No estoy seguro de la versión exacta, pero en
la 8.1 o 12.0 el usuario podía configurar la página principal para que ofreciera una vista diferente. De este modo,
si estaba gestionando un proyecto y siempre navegaba a una página determinada, podía establecer esa página como
mi página principal; así, siempre sería la primera página que se abriría cuando iniciara sesión. CA Technologies ha
tomado esta funcionalidad y la ha ampliado hasta crear una completa sección de favoritos. Funciona de la misma
manera, pero ahora se pueden crear varios “marcadores” dentro de la herramienta para poder navegar rápidamente
entre las pantallas más habituales. Este cambio conlleva una gran mejora de la productividad y permite ahorrar
muchos clics con respecto a la navegación normal de la herramienta.
Aún falta algo. Todavía falta una característica que es bastante necesaria. Tenía la esperanza de que ya se
incluyese en esta versión y me he encontrado con que se está trabajando en ella. Seguimos sin poder imprimir una
planificación del proyecto en CA Clarity PPM. Para aquellos que han asistido a mis seminarios sabrán que, de todos
modos, no estoy de acuerdo con imprimir la planificación del proyecto. ¡Ni que los recursos de verdad lo impriman,
lo lean y lo entiendan, y estén deseando que salga la próxima versión! Sin embargo, el hecho de que necesitemos
imprimir las planificaciones es una realidad. Espero que la funcionalidad esté a punto de ver la luz. Mientras tanto,
hay algunos informes bastante buenos y también se puede exportar la planificación a Workbench o Project y utilizar
sus funcionalidades de impresión.
Mis conclusiones
La versión 13 ha merecido absolutamente la espera. La nueva versión supone tal número de ventajas en cuanto a
capacidad de uso y funcionalidad que recomiendo actualizar lo antes posible. Siempre habrá problemas y aspectos
que agregar al software, pero no se trata de una versión para la que haya que permanecer a la expectativa de los
resultados. Estamos ante un complemento absoluto que aporta un gran número de ventajas. De hecho, no creo que
haya estado tan entusiasmado con una nueva versión de software desde que Microsoft Project anunció el resaltado
de cambios y la opción de deshacer múltiples acciones en MSP en 2007. Póngase en contacto con los representantes
de CA Technologies o visite el sitio de CA Support y descargue ya la última versión. No lo decepcionará. Si estaba
decidiéndose entre varias herramientas de PPM, esta versión de CA Clarity PPM supone una completa revolución.
Como no estoy especializado en tecnología, tengo una lista de las ventajas e inconvenientes de cada herramienta
con la que trabajamos. Esta versión de CA Clarity PPM ha eliminado los inconvenientes actuales que había en esa lista.
Si está pensando en adquirir una herramienta y ha recibido una demostración de la versión anterior de CA Clarity PPM,
vea antes esta nueva versión. Le digo lo mismo que a los usuarios existentes, no lo decepcionará.
Copyright © 2012 CA. Todos los derechos reservados. Microsoft es una marca comercial registrada o una marca comercial de Microsoft Corporation en Estados Unidos
u otros países. (Consulte http://www.microsoft.com/about/legal/trademarks/usage/general.mspx para obtener una lista de marcas y directrices.) Todas las marcas y
nombres comerciales, logotipos y marcas de servicios restantes a los que se hace referencia en este documento pertenecen a sus respectivas empresas. La información
y los resultados que se indican en este documento se basan en la experiencia del autor con el software mencionado en diversos entornos, que pueden incluir entornos
de producción o de no producción. El rendimiento anterior de los productos de software en dichos entornos no constituye un indicador del rendimiento futuro de estos
productos de software en entornos idénticos, similares o diferentes. El contenido del presente documento es sólo de carácter informativo. CA no se responsabiliza de la
precisión e integridad de la información. En la medida permitida por la ley aplicable, CA Technologies proporciona este documento “tal cual” sin garantía de ningún tipo,
incluidas, a título enunciativo pero sin limitarse a ellas, las garantías implícitas de comerciabilidad, de adecuación a un fin específico o de no incumplimiento. CA no
responderá en ningún caso en los supuestos de demandas por pérdidas o daños, directos o indirectos, que se deriven del uso de esta documentación, incluidas, a título
enunciativo y no taxativo, la pérdida de beneficios, la interrupción de la actividad empresarial, la pérdida del fondo de comercio o la fuga de datos, incluso cuando
CA hubiera
serTodos
advertida
con antelación
y expresamente de la posibilidad de dichos daños.
CS2027_0112
Copyright
© podido
2012 CA.
los derechos
reservados.
3