inducción, capacitación y desarrollo del personal

GH-pr-02
INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y DESARROLLO
DEL PERSONAL
Vigente a partir de
Marzo de 2012
4a. Actualización
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1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento tiene por objeto establecer los pasos a seguir para detectar las
necesidades de capacitación de los funcionarios del COPNIA, incluyendo la planificación,
organización, ejecución, evaluación y seguimiento de las actividades de capacitación con el
fin de proporcionar formación a los funcionarios que permita mejorar su desarrollo y
desempeño laboral, y su calidad de vida.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Titulo
Fecha
842
Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la
ingeniería,
de
sus
profesiones
afines
y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética
Profesional y se dictan otras disposiciones
2003
Ley
Nota: Como referencia para la definición del procedimiento se tomaron algunos artículos de
los Decretos 1950 de 1973 (Art. 54, 56), 1567 de 1998,
3. DEFINICIONES
3.1 INDUCCION
Proceso de conocimiento y socialización del nuevo funcionario en la entidad, sea de planta o
supernumerario, que inicia preferiblemente el día de su vinculación al COPNIA y da
respuesta en cuanto a
 A dónde llegó,
 Qué valores existen,
 Cómo opera la entidad.
3.2 ENTRENAMIENTO
Proceso que le permite al funcionario conocer las responsabilidades que asumirá en su
nuevo cargo, cómo las desempeñará (quehacer diario), qué resultados se esperan de él.
3.3 CAPACITACION
Proceso que suministra conocimientos complementarios que contribuyen a mejorar el
desempeño en el empleo. Incluye todos los aspectos técnicos asociados con el cargo que
se está desempeñando
4. CONDICIONES GENERALES
4.1
Todas las actividades de entrenamiento y capacitación deben contar con una
verificación de su eficacia a través de la evaluación de desempeño.
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4.2
Toda necesidad de capacitación identificada con posterioridad a la elaboración del
plan anual de formación debe ser informada al Profesional de Gestión de Talento
Humano para su análisis y presentación a la Subdirección Administrativa y Financiera
para su consideración y aprobación; la realización será coordinada por el Profesional
de Gestión de Talento Humano, según lo definido en este procedimiento y supervisada
por el Jefe Inmediato.
4.3
En los casos en que se realicen actividades de capacitaciones externas, el funcionario
capacitado debe enviar al Profesional de Gestión de Talento Humano copia del
certificado de asistencia, emitido por la empresa proveedora del servicio, dentro del
mes siguiente a la terminación de la actividad, para incluirla en su hoja de vida.
4.4
Todas las contrataciones de actividades de capacitación deben ser informadas por el
Profesional de Gestión de Talento Humano al Profesional de Gestión de Contratación
para lo de sus funciones, de acuerdo con el programa anual de ejecución presupuestal.
4.5
Anualmente, en la primera quincena del mes de Septiembre, los funcionarios con
personal a cargo informan al Profesional de Gestión de Talento Humano las
necesidades de capacitación de su área. Esta información se reporta en el formato
ANEXO 6.2., la cual es consolidada y valorada por el Profesional de Gestión de
Talento Humano, analizada conjuntamente con el Subdirector Administrativo y
Financiero y una vez concertada se entrega al área de presupuesto para su inclusión
en el anteproyecto presupuestal. Así mismo, deben considerarse las planteadas en las
evaluaciones de desempeño.
4.6
Dentro del plan anual de capacitación se tienen en cuenta las reuniones de
funcionarios auxiliares la cual se realiza cada dos años, de Secretarios Seccionales y
la jornada jurídica que se realiza anualmente.
4.7
La capacitación a la que se refiere el procedimiento es la relacionada con las
funciones del empleo.
4.8
Es responsabilidad de los Secretarios Seccionales, planear y realizar la inducción del
personal de planta y del personal supernumerario del Seccional, diligenciando el
formato establecido para tal fin, en coordinación con el Profesional de Gestión de
Talento Humano.
4.9
Cuando se produce un traslado en la planta de la entidad, el Profesional de Gestión de
Talento Humano es el encargado de coordinar la reinducción al funcionario trasladado
según sus nuevas funciones y responsabilidades.
4.10 Los registros generados en este procedimiento son parte del archivo de capacitación y
su manejo y conservación está dada según lo establecido en la tabla de retención
documental.
4.11 Los Secretarios Seccionales son los responsables de dar la inducción a los Consejeros
cuando se presenten cambios por terminación del periodo correspondiente y como
constancia de ello se deben diligenciar y firmar el formato del anexo 6.1 (GH-fr-06). Los
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temas de la inducción deben ser coordinados con el Subdirector Administrativo y
Financiero.
4.12 Los certificados personalizados de asistencia a la actividad de capacitación hacen
parte de la historia laboral y su conservación y manejo está dado según lo establecido
en la tabla de retención documental para Historias Laborales.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No.
1
Nombre de la
actividad
2
3
Clasificar las
necesidades de
formación
Realizar inducción
Identifica las necesidades de inducción, capacitación,
entrenamiento y actividades inherentes al desarrollo
organizacional para los funcionarios a partir de:
- El ingreso de personal nuevo a la Entidad,
- Evaluación de los perfiles del empleo.
- Análisis de
resultados de la Evaluación del
Desempeño.
- Detección de las necesidades por Directivos,
Secretarios Seccionales o Profesionales de Gestión
sobre el personal a cargo.
- Creación o actualización de documentos como
procedimientos, instructivos, formatos, etc.
- Introducción de nuevas tecnologías,
- Cambios estructurales dentro de la organización que
impliquen rotación de puestos o cambio en las
funciones.
- Si la necesidad de capacitación se origina por el
ingreso de nuevo personal a la entidad se continua con
las actividades 4 a 7
- Para las otras necesidades, se continua desde la
actividad 8
- Define en coordinación con el Profesional de Gestión de
Talento Humano, los temas que se deben dar a conocer
al nuevo funcionario y los responsables.
- Elabora y programa las actividades de inducción en el
formato “Plan de inducción” GH-fr-06 (ANEXO 6.1).
- Realiza inducción en cuanto a lineamientos
estratégicos,
función de la entidad, organigrama,
ubicación jerárquica del cargo, reconocimiento de las
instalaciones y la presentación de cada uno de los
funcionarios de la sede del Consejo donde el
funcionario trabajará, deja evidencia de las actividades
en el “Plan de inducción” GH-fr-06 (ANEXO 6.1).
-
5
Responsable
Inicio del
Procedimiento
Detectar necesidades
de formación
4
Descripción
Dar entrenamiento
inicial del cargo
-
Director General
Subdirectores
Secretarios
Seccionales,
Profesionales de
Gestión.
Profesional de
Gestión de Talento
Humano.
Profesional de
Gestión de Talento
Humano,
Director General
Subdirectores
Secretarios
Seccionales
Profesionales de
Gestión
Realiza el entrenamiento, explicando al funcionario los Jefe inmediato:
procedimientos específicos y las funciones que le
Director General
competen.
Deja evidencia de las actividades en el “Plan de Subdirectores
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No.
Nombre de la
actividad
Descripción
inducción” GH-fr-06 (ANEXO 6.1).
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Responsable
Secretarios
Seccionales
Profesionales de
Gestión
6
Finalizar inducción
7
Actualizar historia
laboral
-
8
Conformar Plan de
Capacitación
-
Nuevo funcionario
Finalizadas las actividades de inducción programadas,
si es en el
entrega al Profesional de Gestión de Talento Humano el
Nacional o
“Plan de inducción” GH-fr-06 (ANEXO 6.1),
Secretario
debidamente diligenciado y firmado.
Seccional
Auxiliar Operativo
Relaciona el registro de la inducción y actualiza el
de Talento
expediente del funcionario.
Humano
Anualmente, considerando las necesidades enunciadas
en el numeral 2, además del plan de desarrollo
institucional, las metas y planes de cada dependencia,
consolida la información y conforma el “Plan anual de Profesional de
capacitación” GH-fr-07 (ANEXO 6.2)
Gestión de Talento
Valoriza el plan de capacitación y lo presenta a la Humano
Subdirección Administrativa y Financiera para su
aprobación.
Revisa y aprueba el “Plan anual de capacitación” GH-fr-07
(ANEXO 6.2) y remite al área de Presupuesto para que lo
consolide dentro del presupuesto anual del COPNIA, de
acuerdo con lo establecido en el procedimiento GP-pr-01
preparación, presentación y aprobación del presupuesto
general.
9
Aprobar Plan de
capacitación
10
Si la actividad va a ser realizada con personal de planta:
- Contacta y coordina con el funcionario interno la
realización de la capacitación
- Solicita al funcionario el desarrollo de los temas sobre
los cuales se realizará la actividad de capacitación para
verificar que esté acorde con los objetivos propuestos y
la necesidad.
- Define los aspectos logísticos necesarios.
- Define la necesidad de entrega de material de soporte.
Si la actividad va a ser realizada con personal externo:
Programar actividades
- Solicita propuestas de las personas o empresas idóneas
de capacitación
para ofrecer los programas demandados.
- Recibe las propuestas, analiza y coordina con el
Profesional de Gestión de Contratación para
recomendar a la Subdirección Administrativa y
Financiera la decisión de contratación.
- Confirma con el Profesional de Gestión de Presupuesto
la disponibilidad presupuestal.
- Confirma a la empresa o persona seleccionada la
ejecución de la actividad.
- Coordina con la empresa o persona seleccionada los
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Profesional de
Gestión de Talento
Humano en
coordinación con
el Jefe inmediato
del funcionario a
capacitar
Profesional de
Gestión de
Contratación
Profesional de
Gestión de
Presupuesto
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No.
Nombre de la
actividad
Descripción
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Responsable
aspectos logísticos requeridos
-
11
Ejecutar actividad de
capacitación
-
-
12
Hacer seguimiento a la
actividad de
capacitación
13
Actualizar historia
laboral
14
Fin del procedimiento
-
Prepara para firma del Subdirector Administrativo y
Financiero el memorando interno informando sobre la
actividad de formación y citando al personal
involucrado.
Elabora “Listado de Asistentes” GH-fr-11 (ANEXO 6.3)
y lo entrega al facilitador para ser diligenciado durante
las actividades de formación interna.
Si aplica, entrega material de apoyo a los participantes
Con la información anterior, analiza los resultados de la
actividad y calcula los indicadores del proceso
Archiva la información y registros generados de la
realización de la actividad.
Profesional de
Gestión de Talento
Humano con el
apoyo del Auxiliar
Operativo de
Talento Humano
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Archiva certificado de asistencia a la actividad de Auxiliar Operativo
capacitación, lo relaciona en el consecutivo de foliación de Talento
de la historia laboral.
Humano
6. ANEXOS
6.1 Plan de inducción (GH-fr-06)
6.2 Plan anual de capacitación (GH-fr-07)
6.3 Listado de Asistentes (GH-fr-11)
7. CONTROL DE CAMBIOS
No.
Fecha
Descripción del cambio o modificación
1
Abr. /08
Primera emisión
2
Sep./09
2ª. Actualización. Se delegó en los Secretarios Seccionales la responsabilidad de hacer la
inducción a nuevos funcionarios.
3
Ago./11
3ª. Actualización: 1) se ajustan algunas condiciones generales y actividades del
procedimiento; 2) Se actualiza el anexo 6.2; 3) Se elimina el anexo 6.4 formato GH-fr-12
4
Mar/12
4ª Actualización: 1) Se actualiza el procedimiento y los cargos conforme la reestructuración
realizada el 19 de enero de 2012. 2) Se incluye la obligatoriedad de dar inducción a los
Consejeros.
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LUZ SOFIA AGUIRRE HERNANDEZ
DIANA MARIA HERNANDEZ RUEDA
Profesional de Gestión de Talento Humano
ACTUALIZÓ
Subdirectora Administrativa y Financiera
REVISÓ Y APROBÓ
ANEXO 6.1
GH-pr-02
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PLAN DE INDUCCIÓN
Nombres:
Apellidos:
C.C.
Sede:
Cargo:
Grado:
Codigo:
Fecha de ingreso/encargo:
RESPONSABLE
FECHA
PROGRAMADA
HORARIO
FECHA FINAL
FIRMA
RESPONSABLE
ENTRENAMIENTO EN PUESTO DE
TRABAJO
INDUCCIÓN
TEMAS / ACTIVIDADES
ASOCIADAS AL CARGO
Confirmo haber recibido toda la inducción arriba mencionada y necesaria para desempeñar las funcionanes asignadas a mi empleo
Firma funcionario:
Fecha:
GH-fr-06
v.1 Abr.08
ANEXO 6.2
GH-pr-02
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PLAN ANUAL DE CAPACITACION
NECESIDADES BASICAS DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO
TEMA/ACTIVIDAD
OBJETIVO
PARTICIPANTES
INVERSION REQUERIDA
GH-fr-07
v.2 Ago.11
Firma quien elaboro:
Nombre funcionario:
Empleo:
Fecha:
Firma quien aprueba:
Nombre funcionario:
Empleo:
Fecha:
ANEXO 6.3
GH-pr-02
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LISTADO DE ASISTENTES
Horario:
Fecha:
Intensidad:
Tema:
Dictado por:
Empresa:
Lugar:
No.
Nombres y apellidos
Empleo
Seccional
Firma
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
OBSERVACIONES:
Firma Instructor:
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v1. Abr.08