serie de preguntas y respuesta 1

Solicitud Pública de Ofertas VT SPUO 3000001030 de 2013
Serie Preguntas y Respuestas No.1
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS VT SPUO 3000001030 DE 2013
SERVICIOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO EN LA INFRAESTRUCTURA DE
SUBESTACIONES DE 115 Y 230 KV
SERIE No.1 PREGUNTAS Y RESPUESTAS.
Mediante el presente documento se está emitiendo las respuestas a las preguntas
realizadas por los oferentes dentro del proceso de Solicitud Pública de Ofertas
3000001030 de 2013 de conformidad con la Sección I Numeral 17 “ACLARACIONES Y
MODIFICACIONES” y lo solicitado dentro de las comunicaciones de los diferentes
oferentes en el tiempo establecido siendo este, “cinco (5) días hábiles en Colombia, antes
del plazo previsto para presentar LAS OFERTAS”. A continuación, se presentan la Serie
No. 1 de Preguntas y Respuestas:
Pregunta No 1:
Según el documento de solicitud publica de oferta VT SPUO 3000001030, sección II,
numeral 1,7 “Procedimiento para las intervenciones de mantenimiento”, se establece las
siguientes inquietudes: Confirmar si la Empresa hará entrega de los manuales del
fabricante o catálogos de los equipos de las subestaciones. Si se confirma la entrega de
dicha información, le pido amablemente nos indique la fecha, lugar y hora para recogerla.
Respuesta No 1: Dar alcance a la sección II- ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO
Y
OPERACIÓN
DE
SUBESTACIONES,
numeral
1.7
-
PROCEDIMIENTO PARA LAS INTERVENCIONES DE MANTENIMIENTO.
Pregunta No 2:
Según el documento de Solicitud Publica de Oferta VT SPUO 300001030, sección II,
numeral 1,7 “Procedimiento para las intervenciones de mantenimiento”, se establece las
siguientes inquietudes: El cronograma de actividades ( PDT) debe presentarse con la
oferta?
Respuesta No 2: No, sin embargo en caso de ser adjudicado se debe dar alcance a
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Pregunta No 3:
En el formulario “9.A1 grupo 3” en los ítems 7.1 y 7.2, se evidencia un valor de
300.000.000, por favor indicar a que hace referencia este valor.
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Respuesta No 3: El valor de COP $300.000.000 que se ingresó en la planilla es un valor
esperado de lo que se espera facturar por gastos reembolsables en un periodo de un (1)
año.
Pregunta No 4:
Creemos que igual se consideró para el ítem 2 de operación, donde se puede ofrecer
independientemente para los grupos 1 y 2 suroccidente y centro; en el ítem de
mantenimiento y atención de emergencias para todas las subestaciones, se debería
permitir la división de grupos igual como se consideró en operación, esto permitiría una
optimización de la oferta.
Respuesta No 4: No se acepta.
Pregunta No 5:
Existiendo software de pruebas transparentes en su aplicación para cualquier marca de
equipo, es irrelevante solicitar un fabricante específico.
Respuesta No 5: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES – Numeral 1.14 Tabla 6 - La
EEB adquirió recientemente equipos de este fabricante.
Pregunta No 6:
Del plan de gestión de seguridad industrial, gestión ambiental, gestión de salud
ocupacional y plan de gestión ambiental. Consideramos que esto debe ser requisito para la
materialización del contrato con el oferente ganador; deben ser claras estas
consideraciones en los pliegos de oferta para que sean de estricto cumplimento en la
materialización del contrato, pero es irrelevante este tipo de trabajo en el proceso de
licitación.
Respuesta No 6: No se acepta, debe cumplir con lo requerido en el documento SPUO
3000001030 y se evaluara con base en la Sección III- CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE
LAS OFERTAS, los numerales 3.3.1-
SISTEMA DE GESTIÓN (CUMPLIMIENTO
REQUISITOS), 3.3.2 - PLAN DE CALIDAD (MÁXIMO 150 PUNTOS), 3.3.3 PLAN DE
GESTIÓN DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y GESTIÓN AMBIENTAL.
Pregunta No 7:
Con respecto a la exigencia de los equipos y años de fabricación; consideramos que lo
único que se debe exigir es la vigencia de los certificados de calibración de cada equipo y
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nuevamente en la etapa de materialización del contrato. No entendemos cual es el aporte
al proceso al exigir una fecha específica de fabricación para obtener un puntaje de
calificación. Equipos retrofitados con software de última generación prestan el mismo
servicio que un equipo nuevo en confiabilidad y calidad.
Respuesta No 7: No se acepta, se requiere dar cumplimiento a la SPUO 3000001030 y se
evaluara de conformidad con la sección III- CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS
OFERTAS.
Pregunta No 8:
Con respecto a la organización y metodología propuesta. Continua siendo muy ambiguo el
alcance esperado en los documentos de la licitación y propiciaría una falta de objetividad
en la calificación de la metodología propuesta, insistimos nuevamente los procesos de
ejecución de trabajos que conllevan al establecimiento de una metodología deben ser
nuevamente parte de la materialización del contrato y no requisito del proceso de licitación.
Respuesta No 8: No se acepta, se requiere dar cumplimiento a la SPUO 3000001030 y
se evaluara de conformidad con la sección III- CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS
OFERTAS.
Pregunta No 9:
En el proceso de evaluación se realizara la etapa del proceso teórico-práctico para el
ingeniero jefe de cuadrilla, 5 días hábiles después de entregadas las propuestas.
Consideramos que esta evaluación teórico practica en el proceso licitatorio atenta contra
los principios y valores profesionales de la ingeniería colombiana, creemos que en ningún
caso se podría dar un proceso objetivo en la anterior evaluación. Solicitamos que esta
evaluación se realice una vez adjudicado el contrato al profesional destacado para la
ejecución de las labores durante el proceso de materialización del contrato.
Respuesta No 9: No se acepta, se requiere dar cumplimiento a la SPUO 3000001030 y
se evaluara de conformidad con la sección III- CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS
OFERTAS.
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Pregunta No 10:
Experiencia del Personal. Se solicita que el ingeniero de control y protecciones sea
aplicable desde el nivel de tensión de 115kV, coherente con el perfil del coordinador del
contrato.
Respuesta No 10: No se acepta, se requiere dar cumplimiento a la SPUO 3000001030 y
se evaluara de conformidad con la sección III- CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS
OFERTAS.
Pregunta No 11:
Página 10. Cuando en los pliegos se expresa “soportando que el subcontratista cuenta
con los mismos requisitos exigidos al contratista” se entiende que en la oferta únicamente
se debe manifestar dicho cumplimiento, es decir en esta etapa no se deben presentar
documentos que soporten que el subcontratista cumpla con los mismos requisitos del
contratista.
Respuesta No 11: No se acepta, se requiere dar cumplimiento a la SPUO 3000001030 y
dar alcance a la SECCIÓN I – INTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS.
Pregunta No 12:
Página 27. Personal y recursos requeridos. El equipo solicitado para la cuadrilla básica
de mantenimiento se describe como: “Equipos para pruebas primarias y de diagnóstico
de equipos de potencia, que efectué pruebas tales como factor de potencia, resistencia
de contactos, relación de transformación, tiempos de apertura y cierre de interruptores
con todos los accesorios (Omicron CPC-100 o similar).” Dentro de nuestra amplia
experiencia en la ejecución de pruebas a equipos de potencia, el equipo de pruebas
primarias se ha utilizado para realizar factor de potencia, resistencia de contactos y
relación de transformación, pruebas que se han llevado a cabo a través de la Omicron
CPC 100 más el accesorio TD1, garantizando así la confiabilidad de los resultados
obtenidos. La prueba de tiempos de apertura y cierre de interruptores se ha ejecutado a
través de equipos Analizador de interruptores tal como el Vanguard.
Se solicita aclarar si el equipo descrito para la ejecución de pruebas primarias debe estar
en capacidad de realizar tiempos de apertura y cierre de interruptores o no. En caso de
que la respuesta sea afirmativa se solicita especificar si se ha considerado algún
accesorio específico, en caso de que el equipo ofertado sea la CPC 100.
Respuesta No 12: No.
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Pregunta No 13:
Página 28. Personal y recursos requeridos. Agradecemos aclarar si dentro de la
planeación y programación de actividades, LA EMPRESA considerará y proporcionará, al
personal que conforma la Cuadrilla Básica de Mantenimiento y al personal de Operación
de subestaciones, el tiempo requerido para tomar las capacitaciones técnicas
mencionadas en este numeral, así como para las demás capacitaciones solicitadas en los
pliegos.
De ser así, se entiende que en ningún caso se considerarán recursos adicionales para
cubrir al personal base, mientras éste realiza las respectivas capacitaciones.
Respuesta No 13: Si, dando cumplimiento a la SPUO 3000001030 de 2013.
Pregunta No 14:
Página 36. Teniendo en cuenta que para la subestación Termocandelaria se está
solicitando contar con la disponibilidad de un recurso, con perfil de supervisor, para la
atención de emergencias. Se solicita realizar la inclusión de un ítem exclusivo para la
cuantificación de este recurso dentro del cuadro de precios.
Respuesta No 14: Dar alcance al formulario 9 – Hoja Form9A1.Grupo 3 del documento
de SPUO 3000001030.
Pregunta No 15:
Página 36. En los pliegos se expresa que el supervisor “deberá contar con medios de
comunicación para contacto en esquema de 7x24 los 365 días del año”
Teniendo en cuenta que no existirá un único supervisor fijo y exclusivo (ya que se está
solicitando contar con un pool) para atender las emergencias que se lleguen a presentar
en esta subestación, se solicita validar si es viable considerar que el esquema de
comunicación se realice a través del Coordinador del contrato.
Respuesta No 15: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.2.6. SUPERVISOR
DE SUBESTACIONES TERMOCANDELARIA.
Pregunta No 16:
Página 36. Cuando en pliegos se solicita que “El pool de funcionarios deberá ser
presentado a la EMPRESA para su aprobación” se entiende que los candidatos, para
formar parte de este pool, así como su documentación soporte, deberán ser presentados
en la etapa de contratación y no en la etapa de oferta. Por favor validar esta afirmación.
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Respuesta No 16: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.2.6. SUPERVISOR
DE SUBESTACIONES TERMOCANDELARIA.
Pregunta No 17:
Página 37. 1.2.7 Kit de consumibles. Por favor definir la frecuencia de uso para el kit de
consumibles que se debe incluir dentro de la Cuadrilla Básica de Mantenimiento.
Adicionalmente, se solicita validar que si el kit de consumibles se agota antes del período
definido, las cantidades adicionales se cobrarán teniendo en cuenta su valor más el
porcentaje de administración establecido en el Formulario 9.A1, numeral 7. Gastos
Reembolsables.
Respuesta No 17: Se debe garantizar mínimo el inventario del KIT de consumibles en
cada actividad de la cuadrilla de conformidad Sección I numeral 1.2.7.
Pregunta No 18:
1.2.8 Herramientas para técnico montador y supervisor de equipos de Potencia. Dentro
de este ítem se mencionan algunos materiales que son considerados como consumibles
y no como herramientas, tales como: cintas de sello neumático e hidráulico, cinta de
enmascarar, grasa de contacto y lubricantes de diferentes clases.
Se solicita que los mimos sean excluidos del listado de herramientas y que en caso de
requerirse sean considerados como Gastos Reembolsables, para lo cual se calculará su
valor más el porcentaje de administración establecido en el Formulario 9.A1, numeral 7.
Respuesta No 18: No se acepta debe estar conforme el documento de SPUO
3000001030 Sección II Numeral 1.2.
Pregunta No 19:
1.2.9 Herramientas para técnico en equipo de control, medida y protección Dentro de este
ítem se mencionan algunos materiales que son considerados como consumibles y no
como herramientas, tales como: soldadura, cepillos finos, lijas, borradores, productos de
limpieza para tarjetas electrónicas, cinta de enmascarar y cinta aislante.
Se solicita que los mismos sean excluidos del listado de herramientas y que en caso de
requerirse sean considerados como Gastos Reembolsables, para lo cual se calculará su
valor más el porcentaje de administración establecido en el Formulario 9.A1, numeral 7
Respuesta No 19: No se acepta debe estar conforme el documento de SPUO
3000001030 Sección II Numeral 1.2.
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Pregunta No 20:
Horario de prestación de los servicios. En este numeral se enuncia que “El horario normal
de trabajo para la prestación de los servicios solicitados de mantenimiento está
comprendido entre las seis (6:00) horas y las veintidós (22:00) horas en días ordinarios
de lunes a sábado.” Para efectos de definir el valor de la Cuadrilla Básica de
Mantenimiento, se solicita indicar cuál será la intensidad horaria normal que se
considerará diariamente para la ejecución de actividades.
Respuesta No 20: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.3. – Horario de
Prestación de los Servicios.
Pregunta No 21:
En el numeral 1.3 se enuncia que “Los costos asociados a los tiempos de desplazamiento
del personal hasta el sitio de realización de los trabajos estarán a cargo de El Contratista
y no podrán ser incluidos dentro de la liquidación de la Orden de Trabajo.” .En el
Formulario 9.C – Tabla Factor de Desplazamientos se enuncia que “Durante la Ejecución
del Contrato los desplazamientos se calcularán multiplicando la Cantidad de Horas de
Desplazamiento diligenciadas por el Oferente en este formulario por los valores hora del
personal y/o cuadrillas registrados en la Orden de Trabajo. Para efectos del cálculo se
considera que la semana tiene 48 horas y el mes 192 horas.”.
•
Se entiende que la información correcta es la definida en el Formulario 9.C, es
decir que dependiendo de la zona donde se realicen los trabajos se tendrán en
cuenta la cantidad de horas establecidas para desplazamiento (ida y regreso)
multiplicándolas por su respectivo valor para liquidarlo en cada Orden de Trabajo
que así lo amerite. Por favor validar esta información.
•
Por favor indicar si este mismo tratamiento se realizará cuando se trate de
personal adicional, es decir personal que no haga parte de la Cuadrilla Básica de
Mantenimiento.
Respuesta No 21: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.3. – Horario de
Prestación de los Servicios.
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Pregunta No 22:
Se enuncia que “EL CONTRATISTA debe presentar para aprobación de LA EMPRESA,
con tres (3) semanas de anticipación a su ejecución, un programa detallado…”Por favor
indicar con cuánto tiempo de anterioridad, a la fecha de inicio de la consignación, se
informará a la Contratista las actividades planeadas y recursos requeridos para poder
elaborar el programa detallado en el tiempo solicitado.
Respuesta No 22: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.5. – Planeación,
programación y control de los trabajos.
Pregunta No 23:
Se menciona que "Para cada intervención EL CONTRATISTA deberá elaborar un
programa que contenga los procedimientos, normas, protocolos de pruebas y condiciones
que permitan asegurar y realizar los trabajos sin riesgos para el personal y el sistema de
transmisión."
a. Esto aplica para todo tipo de actividad que se ejecute bajo una orden de servicio o
solo para aquellas que impliquen mantenimiento mayor de equipos.
b. Cómo se manejaría este programa para actividades correspondientes a atención
de emergencias.
Respuesta No 23: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO
Y
OPERACIÓN
DE
SUBESTACIONES,
numeral
1.7.
–
PROCEDIMIENTO PARA LAS INTERVENCIONES DE MANTENIMIENTO, para cada
intervención de los activos de la EMPRESA, EL CONTRATISTA deberá elaborar un
programa que contenga los procedimientos, normas, protocolos de pruebas y condiciones
que permitan asegurar y realizar los trabajos sin riesgos para el personal, el medio
ambiente y el sistema de transmisión, es decir incluye un programa de planeación tanto
para las actividades programadas como de emergencia.
Pregunta No 24:
Teniendo en cuenta que dentro de los pliegos se solicita dar cumplimiento a ciertos
procedimientos, tales como OST-P-PC-004 “Planeación de Consignaciones”, MIT-P-MS002 “Mantenimiento de Subestaciones”, MIT-P-AM-001 “Almacenamiento de Materiales
del Negocio de Transmisión”, MIT-P-AE-005 “Atención de Emergencias para el
restablecimiento
de
subestaciones”,
OP-P-IG-001
“Instrucciones
Generales
de
Operación, Supervisión, entre otros, se solicita que estos documentos sean suministrados
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con el fin de analizarlos y así poder validar si es viable dar cumplimiento a todos los
requisitos definidos en dichos procedimientos.
Respuesta No 24: Se anexaran los procedimientos para su revisión e implementación.
Pregunta No 25:
Se menciona que los materiales sobrantes o retirados de las subestaciones, serán
reintegrados a las bodegas de La Empresa, dentro de los tres días siguientes a la
ejecución del trabajo y que los costos que se generen por estos conceptos estarán a
cargo del Contratista, excepto el transporte de equipos o materiales de más de 300 kg.
Por favor aclarar si al referenciar que los costos que se generen por estos conceptos
están a cargo del Contratista se entiende que el reintegro de materiales será realizado
con el personal y vehículo de la Cuadrilla Básica de Mantenimiento y dentro del horario
de trabajo predeterminado, es decir que estas son actividades a realizar normalmente
dentro del contrato y con los recursos dispuestos para tal fin.
Respuesta No 25: Efectivamente se realizara programación para esta actividad sin que
interfiera en la ejecución de las actividades de mantenimiento programado.
Pregunta No 26:
En este numeral se enuncia que “En el caso de transporte de sustancias químicas,
aceites dieléctricos, gases, o cualquier elemento que pueda causar algún impacto
ambiental los vehículos deben cumplir con la reglamentación ambiental y de seguridad
industrial vigente en los sitios de transporte”
Teniendo en cuenta que el servicio de estos vehículos no se está discriminado en el
Formulario 9.A1, por favor validar si en caso de que se requieran su cuantificación se
realizará teniendo en cuenta su valor más el porcentaje de administración que se defina
en el ítem 7.2 del Formulario referenciado anteriormente.
Respuesta No 26: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO
Y
OPERACIÓN
DE
SUBESTACIONES,
numeral
1.10.1
–
VEHICULOS.
Pregunta No 27:
Para el Informe Inmediato de Actividad, referenciado en el numeral 1.12.1, se solicita
considerar la generación de un formato pre-impreso y diligenciado a mano. Esto teniendo
en cuenta que se requiere celeridad para la gestión del mismo y que adicionalmente el
personal en sitio no contaría con medios de impresión.
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Respuesta No 27: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.12.1 INFORME
INMEDIATO DE ACTIVIDAD, el oferente debe entregar un informe inmediato. La
metodología y formato lo debe definir el contratista con base en los requerimientos de
este numeral no sobrepasando más de una hoja.
Pregunta No 28:
Se enuncia que el Informe mensual debe contener una sección con el estado contable del
contrato. Por favor detallar qué información debe contener la sección contable de este
informe.
Respuesta No 28: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.12.2 INFORME
MENSUAL, cita que adicional a la información técnica, el informe mensual debe contener
una sección con el informe de HSE y con el estado contable del contrato, es decir, el
estado de la facturación
mes a mes y que porcentaje del valor del contrato se ha
ejecutado.
Pregunta No 29:
Para el personal de las cuadrillas tipo I y tipo II se solicitan Técnicos Electricistas, sin
embargo para la cuadrilla tipo I en la cantidad total se relaciona 1, mientras que para la
cuadrilla tipo 2 se relacionan 2. Por favor validar las cantidades solicitadas.
Respuesta No 29: De acuerdo con el documentos de Solicitud Pública de Ofertas –
SPUO en su sección II numeral 1.14 “Recursos Adicionales” y el Formulario 9, estos son
recursos adicionales de mantenimiento y se validan con las cantidades definidas en la
SPUO.
Pregunta No 30:
1.18.1 Indicador de cumplimiento de la meta del indicador de Disponibilidad de Activos
(DISP).
a. Con el fin de conocer el comportamiento de este indicador se solicita que sean
suministrados los valores históricos, así como las metas definidas para el mismo
en los últimos tres años.
b. Se solicita suministrar un ejemplo del cálculo de este indicador, específicamente
donde se pueda identificar la forma en que se va a manejar el promedio móvil.
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c. Al realizar el cálculo del indicador DISPi = (Meta Indicador de Disponibilidad Mes
i/AV Mes i) se puede observar que así el valor de AV Mes i sea del 100% el valor
final del indicador siempre estará por debajo de 100.Ejemplo: Disp=(95 / 100)*100
= 95%
Por favor aclarar si esto es correcto o si por el contrario la fórmula debería estar
invertida, es decir: DISPi = (AV Mes i/Meta Indicador de Disponibilidad Mes i)
Respuesta No 30: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.18 INDICADORES
DE DESEMPEÑO SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, se presentan las siguientes
aclaraciones:
a. El indicador consolidado de disponibilidad a 31de diciembre de 2013 de los
activos de la EEB es 99,9155%. La meta es 99,8064%.
c. El indicador siempre va a ser ≤100%, es decir la fórmula es la correcta. Por otro
lado, dando alcance a la pregunta b, el cálculo de este indicador es el expresado
en la expresión matemática DISPi = (Meta Indicador de Disponibilidad Mes i/AV
Mes i).
Pregunta No 31:
1.18.2 Indicador de cumplimiento de la meta del indicador de tiempo de reposición de
fallas.
a. Con el fin de conocer el comportamiento de este indicador se solicita que sean
suministrados los valores históricos, así como las metas definidas para el mismo
en los últimos tres años.
b. Se solicita suministrar un ejemplo del cálculo de este indicador, específicamente
donde se pueda identificar la forma en que se va a manejar el promedio móvil.
c. Al realizar el cálculo del indicador TRi = (Meta Indicador de Tiempo de Reposición
Mes i/MTTR Mes i) se puede observar que así el valor de AV Mes i sea del 100%
el valor final del indicador siempre estará por debajo de 100.Ejemplo: Disp=(95 /
100)*100 = 95%
Por favor aclarar si esto es correcto o si por el contrario la fórmula debería estar
invertida, es decir: TRi = (MTTR Mes i/Meta Indicador de Tiempo de Reposición
Mes i)
Respuesta No 31: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.18 INDICADORES
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DE DESEMPEÑO SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, se presentan las siguientes
aclaraciones:
a. El indicador está en construcción, y la meta está asociada a los tiempos de
respuesta contenidos en la tabla 25, de la SECCIÓN III - CRITERIOS DE
EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS.
c. El indicador siempre va a ser ≤100%, es decir la fórmula es la correcta.
Pregunta No 32
1.18.3 Indicador de cumplimiento del Plan de Mantenimiento
a. Para la valoración del índice LT el tiempo de los 60 minutos está incluido en dos
rangos diferentes, por lo tanto se solicita validar si la siguiente interpretación es
correcta:
Si se llega con mínimo una hora (60 minutos) de anticipación de la hora de
inicio de la consignación el valor del índice será 1.
Si se llega con menos de una hora (60 minutos) de anticipación de la hora de
inicio de la consignación el valor del índice será 0,5
b. Para la valoración del índice PT el tiempo de 15 días está incluido en dos rangos
diferentes, por lo tanto se solicita validar si la siguiente interpretación es correcta:
Si la entrega del programa detallado es como mínimo 15 días calendario antes
de la fecha prevista para la realización de la consignación la valoración es 1.
Si la entrega del programa detallado es se realiza entre 10 y 14 días antes de
la fecha de la consignación la valoración es de 0,7
c. Para la valoración del índice EC se solicita aclarar que el valor será de cero (0)
cuando se entregue al Centro de Control de Transmisión (CCT) de EEB una o
más consignaciones después de la hora de terminación prevista, siempre que sea
por causas imputables al CONTRATISTA. En caso de que sea a causa de
factores climáticos u otros factores externos la valoración del índice se mantendrá
en 1.
Respuesta No 32: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.18 INDICADORES
DE DESEMPEÑO SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, y se presentan las siguientes
aclaraciones:
a. La apreciación es correcta.
b. La apreciación es correcta.
c. La apreciación es correcta.
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Pregunta No 33:
1.18.4 Indicador de cumplimiento del Plan de Calidad.
Las No Conformidades hacen parte del Mejoramiento Continuo dentro de un Sistema de
Gestión de Calidad, por lo tanto la probabilidad de que éstas se presenten es alta.
Se considera que el peso que se está Dar al índice de NC, el cual está definido en 0,8 es
muy elevado ya que únicamente con el registro de una No Conformidad el valor total del
Indicador de Desempeño de los Servicios de Mantenimiento sería del 92%, afectando
inmediatamente la facturación.
Por lo expuesto anteriormente se solicita que el indicador de Cumplimiento del Plan de
Calidad (PC) se redefina para dar un mayor peso a los Planes de Acción o Mejora,
considerándolo de la siguiente forma:
PCi = 0,2NCi + 0,8PAi
Adicionalmente se solicita aclarar si en el indicador de NC se están incluyendo No
Conformidades Mayores y Menores.
Respuesta No 33: No se acepta, dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral
1.18.4 INDICADOR DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE CALIDAD (PC).
Pregunta No 34:
2.2 Horario de prestación del servicio de operación/ 2.2.1 Diurno.
Teniendo en cuenta que el personal estará en la subestación durante la mayor parte del
día (07:00 a las 12:00 horas y de las 14:00 a las 17:00 horas de lunes a Sábado.) con lo
cual la atención de emergencias se dará en su mayoría en horario nocturno, se solicita
que los tiempos máximos de respuesta en sitio sean así:
Altamira → 45 minutos
Mocoa → 45 minutos
Alférez → 60 minutos
Respuesta No 34: No se acepta, dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 2.2.1
DIURNO.
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Pregunta No 35:
2.4 Experiencia del personal de operación.
En este numeral se expresa que el personal debe responder y actuar ante los
requerimientos de primeros auxilios. Se solicita aclarar cuál es el alcance que de cubrir el
operador para brindar primeros auxilios.
Respuesta No 35: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 2.4 EXPERIENCIA
DEL PERSONAL DE OPERACIÓN.
Pregunta No 36:
2.6.1 Indicador de cumplimiento de tiempo de atención de emergencia (TAE)
Teniendo en cuenta que para las subestaciones de la Zona Centro (grupo 1) se solicita
que la operación se realice en un esquema en el que se cubran las 24 horas con personal
en sitio, quien a su vez realizará la atención de emergencias, así como que los tiempos
de atención de emergencia están definidos únicamente para las subestaciones de la
Zona Suroccidente (grupo 2). Se solicita aclarar cómo se realizará la medición del
indicador TAE para las subestaciones de la Zona Centro.
Respuesta No 36: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 2.6.1 INDICADOR
DE CUMPLIMIENTO DE TIEMPO DE ATENCIÓN DE EMERGENCIA (TAE), en la tabla
13, se estipula el criterio de evaluación del tiempo de atención de emergencias para la
zona centro.
Pregunta No 37:
5. Normas generales en seguridad industrial y salud ocupacional.
Se menciona que se “debe entrenar al personal sobre el uso de los elementos de
seguridad, los riesgos y medidas de seguridad para trabajos en subestaciones eléctricas
de alta tensión energizadas.”
Por favor informar si estos entrenamientos, así como las demás capacitaciones
enunciadas a lo largo de los pliegos, hacen parte de las solicitadas en el numeral 1.2
Personal y recurso requeridos, donde se indica que se deben realizar mínimo tres (3)
veces al año distribuidas en los doce meses del año, involucrando Ingenieros,
Tecnólogos y Técnicos con una intensidad mínima de 14 horas cada capacitación.
Respuesta No 37: Es correcta la apreciación. Adicionalmente tener presente la
respuesta 13 del presente documento.
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Pregunta No 38:
5. Normas generales en seguridad industrial y salud ocupacional.
Se enuncia que “En cada cuadrilla de trabajo debe existir un botiquín de primeros
auxilios, con su respectiva camilla que cumpla las normas técnicas de seguridad,
dependiendo el número de personal que esté laborando.”
a. Por favor indicar por cada cuántas personas que estén laborando se debe contar
un botiquín y una camilla.
b. Teniendo en cuenta que existen varias subestaciones fuera de Bogotá, se está
considerando la posibilidad de ubicar una camilla en cada una de estas
subestaciones. Es posible que la EMPRESA suministre un espacio y las
condiciones de seguridad requeridas para estos elementos.
Respuesta No 38: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 2.6.1 INDICADOR
DE CUMPLIMIENTO DE TIEMPO DE ATENCIÓN DE EMERGENCIA (TAE), 5. NORMAS
GENERALES EN SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL.
Pregunta No 39:
5.2 Dotación.
Se solicita que “El Contratista debe disponer de equipos de primeros
auxilios adecuados para atender casos de emergencia por accidentes de trabajo” Por
favor detallar los equipos de primeros auxilios con los cuales se debe contar para atender
casos de emergencia.
Respuesta No 39: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 2.6.1 INDICADOR
DE CUMPLIMIENTO DE TIEMPO DE ATENCIÓN DE EMERGENCIA (TAE), 5. NORMAS
GENERALES EN SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL.
Pregunta No 40:
5.4 Documentos para inicio del contrato Por favor aclarar si cuando se menciona que se
debe suministrar la Certificación de competencias para las especialidades que así lo
requieren, se hace referencia a la tarjeta profesional para ingenieros y la certificación
CONTE para técnicos o se está solicitando otro tipo de documentación.
Respuesta No 40: La apreciación es correcta.
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Pregunta No 41:
6. Normas generales del sistema integrado de gestión.
En el numeral 10 se menciona que “El Contratista se obliga a dejar limpia y libre de
residuos la zona de trabajo, una vez culmine todas las labores o servicios contratados,
retirando todos los escombros, envases, embalajes y en general todo tipo de residuos
que haya generado; siendo de su cuenta y cargo la recogida, transporte y disposición
final de los mismos, de acuerdo con la legislación ambiental.”
Por favor aclarar si para realizar estas actividades se cuenta con el personal y vehículo
de la Cuadrilla Básica de Mantenimiento y se ejecutarán dentro del horario de trabajo
predeterminado, es decir que estas son actividades a realizar normalmente dentro del
contrato y con los recursos dispuestos para tal fin.
Respuesta No 41: Esta actividad se debe coordinar con el respectivo interventor del
contrato por parte de la Empresa, especialmente en los casos que los residuos peligrosos
estén asociados al traslado de equipos de potencia. Si los residuos peligrosos son en
cantidades menores y derivados por las actividades de mantenimiento, el contratista debe
recoger y hacer la disposición final de los mismos, de acuerdo a lo estipulado en la
sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN
DE SUBESTACIONES, numeral 6 NORMAS GENERALES DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN, numeral 10.
Pregunta No 42:
7. Otras obligaciones y responsabilidades del contratista. Por favor aclarar a qué se hace
referencia (tipo de información, cantidad, etc.) en el numeral d. cuando se expresa que
se debe relacionar en base de datos.
Respuesta No 42: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 7. OTRAS
OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA.
Pregunta No 43:
7. Otras obligaciones y responsabilidades del contratista.
En el numeral q. se enuncia que “La Empresa podrá exigir en cualquier momento al
Contratista, documentos que acrediten dicho compromiso laboral existente entre éste y
su personal” Se solicita aclarar si para el personal que conforma la Cuadrilla Básica de
Mantenimiento, así como el personal de Operación es posible realizar contrataciones a
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través de una empresa temporal o se requiere que la vinculación sea directa con El
Contratista.
Respuesta No 43: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.2. PERSONAL Y
RECURSOS REQUERIDOS.
Pregunta No 44:
3.3.3.1 Plan de gestión de seguridad industrial, tabla 18 Calificación plan de gestión en
salud ocupacional.
En el numeral 14 de esta tabla, se enuncia el “Impacto de accidentalidad”. Por favor
aclarar si éste hace referencia a los indicadores de gestión en HSE establecidos por la
empresa y la legislación Colombiana?
Respuesta No 44: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, tabla 18 Calificación plan de
gestión en salud ocupacional, numeral 14, este ítem busca información por parte del
oferente a partir de la presentación de su plan de HSE, que metodología y controles va a
considerar para tener una baja accidentalidad.
Pregunta No 45:
3.3.3.2 Plan de gestión ambiental. Tabla 19 Calificación plan de gestión ambiental.
En el ítem 3.5 se referencia el “Formato para el control, registro y seguimiento a
materiales de construcción”. De acuerdo con el alcance y objeto establecido en el
presente proceso se considera que no se van a manejar materiales para construcción, en
cuyo caso dicho formato no se debería tener en cuenta. Por favor validar esta
información. En caso contrario, es decir, si se define que si se van a manejar materiales
para construcción por favor indicar el tipo de materiales, así como las actividades en que
éstos se utilizarían.
Respuesta No 45: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, tabla 19 Calificación plan de
gestión ambiental ítem 3.5, se considera que durante la vigencia del contrato si se
pueden llegar a manejar materiales para construcción. Los materiales de construcción
que se requerirían son los asociados al mejoramiento de los sistemas de puesta a tierra,
tales como varillas y perfiles de acero, cemento conductivo, soldadura, pólvora, entre
otros.
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Pregunta No 46:
9.2 Pólizas de seguros.
De acuerdo con las negociaciones alcanzadas con ustedes en su momento para los
contratos de control y protección y el de SCADA, agradecemos modificar el literal a) de la
minuta del contrato en el presente proceso de contratación, relativo a la garantía de
responsabilidad civil extracontractual, de tal suerte que se ajuste tal cláusula de la
siguiente manera:
a) Responsabilidad civil extracontractual: por el diez por ciento (10%) del valor del
CONTRATO, para responder por los daños o perjuicios que se le puedan causar a LA
EMPRESA o a terceros, por causa o con ocasión de la ejecución del CONTRATO, con
vigencia igual al plazo de ejecución del CONTRATO. EL CONTRATISTA deberá anexar
copia del recibo de pago de la póliza. No obstante la cobertura del Seguro de
Responsabilidad Civil Extracontractual, queda claro y convenido que EL CONTRATISTA
será responsable por la totalidad de los perjuicios que ocasione a terceros en el
desarrollo de las actividades objeto del CONTRATO.
Respuesta No 46: No se acepta.
Pregunta No 47:
CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA. En aras de optimizar el texto final del contrato que surja
como consecuencia del presente proceso de contratación y considerando los acuerdos
alcanzados en los contratos de Scada y control y protección, agradecemos modificar
algunas de las disposiciones contenidas en la minuta del contrato, de acuerdo con los
siguientes comentarios, de tal suerte que tales modificaciones reflejen el acuerdo de las
voluntades de las partes, y el principio de consensualidad:
“Teniendo en cuenta la facultad que la ley les otorga a las partes para establecer en
forma expresa sus responsabilidades, agradecemos que en la versión final del contrato
que surja como consecuencia del presente proceso se incluya en esta cláusula el
siguiente parágrafo:
PARÁGRAFO: En ningún caso la responsabilidad del CONTRATISTA, sus directores,
agentes, empleados y accionistas frente al CONTRATANTE derivada de incumplimientos
en la ejecución del presente contrato, incluidas las penalidades pactadas y demás
responsabilidades a su cargo, excederán del 100% del valor total del contrato, salvo en
los casos de dolo o culpa grave en los cuales la responsabilidad será plena.
El CONTRATISTA, los directores, agentes, empleados y accionistas de las Partes no
serán responsables, en ningún caso, por daños incidentales, indirectos, consecuenciales
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o especiales de ninguna naturaleza, pérdida de ingresos, perdida de utilidades, pérdidas
derivadas de la imposibilidad de usar los equipos, costos de reemplazo de energía,
costos de capital o lucro cesante.
Respuesta No 46: Dar alcance a la SECCIÓN V – I MODELO DE MINUTA, en la
cláusula CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA: RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA.
Pregunta No 47:
Se enuncia que “Para todos los trabajos de mantenimiento, EL CONTRATISTA deberá
disponer de un (1) par de radio teléfonos para comunicación entre el personal de sala y
de mantenimiento en patio.” Se solicita aclarar:
Cuando se dice que se debe disponer de un par de radio teléfonos para todos los
trabajos de mantenimiento, se hace referencia únicamente a las actividades ejecutadas
por la Cuadrilla Básica de Mantenimiento o en caso de que existan varios frentes de
trabajo debe existir el mismo número de pares de radio teléfonos.
Detallar las especificaciones que deben cumplir los radios teléfonos solicitados.
Respuesta No 47: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.4. – Medios de
comunicación.
Pregunta No 48:
CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA.- CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA:
Teniendo en cuenta que para sancionar los incumplimientos parciales se ha previsto la
imposición de multa (cláusula décima octava), nos permitimos solicitarles que se precise
que la imposición de la cláusula penal sólo procederá en caso de incumplimiento grave
de las obligaciones contractuales, tal como se pactó en el contrato de control y
protección.
Respuesta No 48: Dar alcance a la SECCIÓN V – I MODELO DE MINUTA, en la
cláusula CLÁUSULA DÉCIMA SEPTIMA: CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA.
Pregunta No 49:
CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA: En relación con la cláusula penal de apremio contenida
en la cláusula décima octava, nos permitimos solicitar que se ajuste la base de
imposición de la multa, es decir que el porcentaje del 0.5% sea sobre el valor de la parte
que está en mora o incumplida y no sobre el total del contrato. Con ello se establece una
sanción con el poder de coacción que se requiere, dentro de un criterio de equidad y
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respetando lo dispuesto en el artículo 1596 del Código Civil, en virtud del cual es viable
sancionar sobre la parte demorada o incumplida y no sobre aquella que ya está
satisfecha o que aún no está vencida al momento de imponer la sanción.
Respuesta No 49: Dar alcance a la SECCIÓN V – I MODELO DE MINUTA, en la
cláusula DÉCIMA OCTAVA, cita que: “En caso de retraso en el cumplimiento de sus
obligaciones y sin que sea necesario requerimiento alguno, EL CONTRATISTA pagará a
LA EMPRESA el punto cinco por ciento (0.5%) del valor total del Contrato, por cada día
de retraso hasta que cese el incumplimiento.
Por lo tanto no habrá modificación del modelo de minuta durante el proceso de oferta. Sin
embargo, una vez sea seleccionado el contratista, se revisaría con la secretaria jurídica
de la EMPRESA, la versión final de la minuta.
Pregunta No 50:
Cláusula Vigésima Primera, CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA.- TERMINACIÓN DEL
CONTRATO: De manera atenta, agradecemos que esta cláusula se pacte de la siguiente
manera:
LA EMPRESA dará por terminado el contrato cuando se presenten las siguientes
causales: a) Por incapacidad financiera de EL CONTRATISTA, que se presume cuando
le sea notificado el auto de apertura del trámite de liquidación obligatoria, por insolvencia
empresarial, se le abra concurso de acreedores o sea intervenido por autoridad
competente, se atrase en el pago de salarios o prestaciones sociales de sus trabajadores
o sea embargado judicialmente; b) Por disolución de la persona jurídica; e) Por
vencimiento del plazo estipulado; d) Por mutuo acuerdo entre las partes e) En caso de
incumplimiento grave que impida la continuación de las obligaciones contractuales por
parte del CONTRATISTA, y previa aplicación de la cláusula penal de apremio. f) Si la
calidad de los bienes aquí contratados no cumple con las especificaciones técnicas
contenidas en el documento de solicitud de oferta VTSPUO 3000001030 y en la oferta
radicada bajo el número CO-ICSGSE-FY13-1411 V1 presentada el 4 de Febrero de 2014,
en los términos aceptados por LA EMPRESA. g) Durante la ejecución del contrato sea EL
CONTRATISTA incluido en las listas OFAC (Clinton) y ONU
Respuesta No 50: No, Dar alcance a la SECCIÓN V – I MODELO DE MINUTA, en la
cláusula VIGÉSIMA PRIMERA.
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Pregunta No 51:
FORMULARIO 9 Con el propósito de mantener el equilibrio económico de las Partes,
SIEMENS S.A. respetuosamente propone que en el contrato que se llegase a celebrar se
considere que el incremento anual en los precios indicados en este formulario sea el
mismo porcentaje (%) que se defina para el incremento del Salario Mínimo Establecido
por el gobierno en el año inmediatamente anterior.
Respuesta No 51: Dar alcance a la SECCIÓN II – ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO
DE MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 3- PRECIOS
COTIZADOS, los precios unitarios y totales cotizados por el OFERENTE son firmes y
únicamente serán incrementados cada año contractual, en una suma igual al IPC total
nacional calculado por las autoridades competentes para los doce meses anteriores.
Pregunta No 52:
FORMULARIO 9A1 – Lista de cantidades y precios de Mantenimiento Subestaciones 115
y 230 kV. En el numeral 4 de este formulario, el cual corresponde a Equipos y
herramientas adicionales, se están omitiendo los ítems 4.3, 4.4, 4.11, 4.12 y 4.16. Se
entiende que dichos ítems fueron removidos del listado, por favor validar.
Respuesta No 52: La apreciación es correcta. Es un error de numeración presentado en
la hoja de Excel.
Pregunta No 53:
FORMULARIO 9A1 – Lista de cantidades y precios Mantenimiento Subestaciones 115 y
230 kV.
En el numeral 5 de este formulario, el cual corresponde a Vehículos adicionales, se
entiende que las tarifas a especificar en los ítems 5.1, 5.2 y 5.3 corresponden a los
transportes a realizar hacia las subestaciones ubicadas en la Zona Centro, así como
hacia las diferentes instalaciones de LA EMPRESA ubicadas en Cundinamarca (Calle 73,
Calle 61, Calle 26, Almacén Quinta Pérez). Por favor validar esta afirmación.
Adicionalmente se solicita que se especifique cómo se cuantificarían los transportes que
sean requeridos desde Bogotá hacia las subestaciones de la Zona Suroccidente, Zona
Norte y Zona Oriente.
Respuesta No 53: En FORMULARIO 9A1 se debe cotizar los transportes adicionales
dentro de la zona centro, los transportes asociados a traslado de ciudad y en ciudades
fuera de la zona centro.
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Pregunta No 54:
Una vez revisados los términos y teniendo en cuenta la información a
recopilar como soporte para la presentación de la propuesta del asunto, cordialmente
solicitamos otorgar una prórroga para el plazo de la presentación de la misma, hasta el
Martes 4 de Febrero de 2014, lo cual nos permite elaborar una oferta técnica y
económicamente óptima y que cumpla con sus expectativas.
Respuesta No 54: El Comité De Presidencia de la EEB otorgó una prórroga para la
presentación de las ofertas hasta el día 28 de Enero del 2014 a las 16:00hrs, publicado el
18 de enero de 2014 en el diario Portafolio.
Pregunta No 55:
Se pide amablemente un aplazamiento de 15 días hábiles para la entrega de los pliegos
licitatorios, teniendo como fecha final de entrega el día 11 de Febrero del año 2014.
Respuesta No 55: El Comité De Presidencia de la EEB otorgó una prórroga para la
presentación de las ofertas hasta el día 28 de Enero del 2014 a las 16:00hrs, publicado el
18 de enero de 2014 en el diario Portafolio.
Pregunta No 56:
En relación a los formularios de la oferta técnica, específicamente al Plan de gestión de
seguridad Industrial les pedimos amablemente nos hagan llegar los documentos GSA-PAI-004 Y GSO-P-RL002 mencionados en la página 89 del documento solicitud de ofertas
VT SPUO 300001030. O nos indiquen donde encontrarlos.
Respuesta No 56: Se anexaran los documentos solicitados a la presente comunicación.
Pregunta No 57:
Con el fin de contar con el tiempo suficiente para desarrollar la propuesta Técnica
Económica solicitamos ampliar el plazo de presentación de las propuestas hasta el
próximo 31 de enero.
Respuesta No 57: El Comité De Presidencia de la EEB otorgó una prórroga para la
presentación de las ofertas hasta el día 28 de Enero del 2014 a las 16:00hrs, publicado el
18 de enero de 2014 en el diario Portafolio.
Pregunta No 58:
Solicitamos confirmar que dentro de la propuesta únicamente se debe presentar la hoja
de vida del Coordinador del Contrato, y de 1 cuadrilla básica de mantenimiento:
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Coordinador de Seguridad Industrial Salud Ocupacional y Medio Ambiente, Ingeniero Jefe
de Cuadrilla, Supervisor de Subestaciones y 2 técnicos electricistas.
Respuesta No 58: Efectivamente este será el personal a ser evaluado para
mantenimiento y si va a presentar también para operación debe adjuntar hojas de vida
del personal de operación.
Pregunta No 59:
La profesional S&SO debe hacer parte de cada cuadrilla o es una profesional para todo el
contrato
Respuesta No 59: Es para todo el contrato, pero éste debe asistir a los trabajos que
debido a la criticidad y riesgos amerite la presencia de un especialista S&SO.
Pregunta No 60:
Les solicitamos muy respetuosamente prorrogar la fecha prevista para la presentación de
las ofertas, hasta el 4 de Febrero de 2014.
Respuesta No 60: El comité de presidencia de la EEB otorgó una prórroga para la
presentación de las ofertas hasta el día 28 de Enero del 2014 a las 16:00hrs.
Pregunta No 61:
En el numeral 14. PLAZO PARA LA PRESENTACIÓNDE LAS OFERTAS(página 13 de
151) se enuncia ": LOS OFERENTES entregarán LAS OFERTAS en la ventanilla de
correspondencia de LA EMPRESA, localizada en la carrera 9 No. 73-44 piso 1 de la
ciudad de Bogotá D.C., a más tardar el día 21 de Enero de 2014 a las 16:00 horas, de lo
cual se dejará constancia con el sello del reloj de recibo de correspondencia de LA
EMPRESA.". Solicitamos aplazar el cierre para el 04 de febrero de 2.014.
Respuesta No 61: El Comité De Presidencia de la EEB otorgó una prórroga para la
presentación de las ofertas hasta el día 28 de Enero del 2014 a las 16:00hrs, publicado el
18 de enero de 2014 en el diario Portafolio.
Pregunta No 62:
En el numeral 25.4.2 Pólizas de Seguro del CONTRATO, literal a) Responsabilidad civil
extracontractual (página 19 de 151) no se enuncia la vigencia de la garantía solicitada.
Respuesta No 62: Dar alcance al numeral 25.4.2 POLIZAS DE SEGURO DEL
CONTRATO, en el literal a) Responsabilidad civil extracontractual.
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Pregunta No 63:
En el numeral 25.4.2 Pólizas de Seguro del CONTRATO, literal a) Seguro Todo Riesgo
Construcción y Montaje (página 19 de 151) se enuncia que "cubrirá todo riesgo de
pérdida o de daño físico de los equipos y de los bienes entregados por LA EMPRESAY
de las obras civiles y montaje del CONTRATO. La póliza deberá constituirse con un límite
a primera pérdida, incluido AMIT (Actos Mal Intencionados de Terceros). por el cinco por
ciento (5%) del valor total del CONTRATO más el valor de los equipos y de los bienes".
Como el valor asegurado es discrecional del Oferente, solicitamos el valor promedio
mensual de los equipos y bienes entregados, para asociarlo al límite requerido en la
póliza.
Respuesta No 63:
Durante la vigencia del contrato se entregara un equipo de pruebas de relés de
aproximadamente $130.000.000 y los repuestos a ser instalados.
Pregunta No 64:
En el numeral 3.2 ANÁLISIS FINANCIERO (páginas 83, 84 y 85 de 151) se indican el
cálculo de los indicadores financieros de la Compañía y las condiciones de éstos. ¿Tales
condiciones de los indicadores están establecidos para participar bien sea para optar por
un grupo o dos o los tres grupos de manera idéntica?
Respuesta No 64: Dar alcance al numeral 3.2 ANÁLISIS FINANCIERO, el criterio de
evaluación será para los tres grupos de manera idéntica.
Pregunta No 65:
En el numeral 3.3.3.1. Plan de Gestión de Seguridad Industrial (HS) (página 90 de 151)
se enuncia que "Para lo anterior, el oferente debe tener en cuenta los siguientes
procedimientos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión de EEB: GSA-P-AI004 Identificación de peligros y evaluación de riesgos de seguridad y salud ocupacional.
GSO-P-RL- 002 Identificación de requisitos legales y otros requisitos". ¿En qué parte de
la web de la EEB se encuentran disponibles dichos documentos?
Respuesta No 65: Se anexaran los documentos solicitados a la presente comunicación.
Pregunta No 66:
En el numeral 3.3.3.2 Plan de Gestión Ambiental (PGA) (página 91 de 151) se enuncia
que "Para lo anterior, el oferente debe tener en cuenta los siguientes procedimientos que
hacen parte del Sistema Integrado de Gestión de EEB: GSA-P-AI-004 Identificación de
aspectos e impactos ambientales. GSO-P-PR- 001 Identificación de peligros y evaluación
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de riesgos de seguridad y salud ocupacional. GSA-P-GA-001 Gestión Ambiental
infraestructura de transmisión. GSO-P-RL-002 Identificación de requisitos legales y otros
requisitos". ¿En qué parte de la web de la EEB se encuentran disponibles dichos
documentos?
Respuesta No 66: Se anexaran los documentos solicitados a la presente comunicación
Pregunta No 67:
En el numeral 3.3.4 EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL OFERENTE (página 93 de 151) se
enuncia que "Para la evaluación de la experiencia especifica se tendrá en cuenta la
ejecución de trabajos de montaje, pruebas y puesta en servicio o de mantenimiento de
subestaciones de 115 kV. o tensiones mayores, realizados en los últimos cinco (5) años,
tomando como base la fecha de cierre de la Solicitud Pública de Ofertas". Solicitamos
ampliar la experiencia al montaje, pruebas y puesta en servicio o de mantenimiento de
centrales de generación de 115 Kv. o tensiones mayores.
Respuesta No 67: Dar alcance a la SECCIÓN II – ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO
DE MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES - 3.3.4 EXPERIENCIA
ESPECÍFICA DEL OFERENTE, Para la evaluación de la experiencia específica se tendrá
en cuenta la ejecución de trabajos de montaje, pruebas y puesta en servicio o de
mantenimiento de subestaciones de 115 kV o tensiones mayores, realizados en los
últimos cinco (5) años, tomando como base la fecha de cierre de la Solicitud Pública de
Ofertas. Con lo anterior no estamos limitando a que sean solo subestaciones del área de
transmisión, también pueden presentar experiencia en subestaciones de distribución y
generación.
Pregunta No 68:
En el numeral 3.3.4 EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL OFERENTE(página 93 de 151) se
enuncia que "El valor total facturado se obtiene de la sumatoria de la facturación
realizada para cada uno de los contratos, actualizados al 31 de Diciembre de 2012".
¿Dicha actualización del valor facturado se hace con el valor del salario mínimo mensual
vigente a 2012 y el del año de la terminación del contrato a actualizar?
Respuesta No 68: Con el IPC.
Pregunta No 69:
En el numeral 3.3.6 EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PERSONAL (página 97 de 151) se
enuncia que "En este aspecto se evaluarán el personal propuesto y que tengan contrato
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vigente con el oferente. No se tendrán en cuenta el personal por contratar".
Consideramos que el cumplimiento de este requisito en forma estricta, prácticamente
excluye al personal que actualmente labora en la operación de las subestaciones y que
además, es de muy difícil cumplimiento por la mayoría de proponentes, pues es conocido
que en el mercado laboral no se cuenta con suficiente cantidad de operadores con la
experiencia requerida. Solicitamos atentamente, que este requisito se solicite únicamente
para el proponente favorecido, con el "animo que la EEB pueda tener a su alcance para
aprobación, antes de inicio del respectivo contrato, las hojas de vida de la mayor cantidad
de operadores vigentes en el mercado.
Respuesta No 69: Se debe dar alcance al numeral 3.3.6 EXPERIENCIA ESPECIFICA
DEL PERSONAL en el cual se establece “…se evaluará la capacidad del personal
propuesto para la ejecución de los trabajos, con base en la información extraída de las
hojas de vida, de la consignada en los formularios de la propuesta y soportada con las
certificaciones respectivas, relacionada con el montaje, pruebas y mantenimiento de
subestaciones de nivel de tensión de 115 kV o superiores. En este aspecto se evaluarán
el personal propuesto y que tengan contrato vigente con el oferente. No se tendrán en
cuenta el personal por contratar” el subrayado fuera de texto, sin embargo, esto no
implica que al momento de la adjudicación pueda ser remplazado con la debida
autorización por parte de la EEB, siempre y cuando se cumpla con lo requerido en el
documento de Solicitud Pública de Ofertas y la Oferta recibida por el Contratista
favorecido.
Pregunta No 70:
Favor aclarar la dotación de seguridad industrial solicitada para 105 operadores de las
subestaciones.
Respuesta No 70:
Dar alcance a lo citado en la SECCIÓN II – ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES – numeral 5.1. ELEMENTOS
DE SEGURIDAD PERSONAL.
Pregunta No 71:
Favor aclarar de qué manera se aplican los criterios de calificación para los procesos de
operación de subestaciones.
Respuesta No 71: Respuesta se publicará en la serie de pregunta y respuesta 2 en la
página web www.eeb.com.co.
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Pregunta No 72:
Favor aclarar si los dos grupos de operación de subestaciones podrían ser adjudicados a
un mismo proponente.
Respuesta No 72: Si, se pueden adjudicar los dos grupos al mismo oferente.
Pregunta No 73:
En la preparación de la oferta de la referencia, en el numeral 3.3.6 experiencia especifica
del personal, el cual indica, que no se, evaluará el personal propuesto que aunque
cumpla los requisitos no se encuentre trabajando con la empresa.
Consideramos qué esta Limitante no sólo no permitiría tener el personal que ustedes
requieren para el desarrollo del contrato, sino que realmente estarían los pliegos
favoreciendo a empresas que tengan dicho personal y por tanto la calificación final
obtenida estada ajena a los verdaderos intereses técnicos para el sano desarrollo del
contrato.
Solicitamos de una manera muy especial se revalúen estas condiciones y se consideré
otorgar la puntuación pertinente al personal propuesto, siempre y cuando este cumpla los
requisitos, pero independientemente de la condición contractual con la empresa.
Respuesta No 73: Se debe dar alcance al numeral 3.3.6 EXPERIENCIA ESPECIFICA
DEL PERSONAL en el cual se establece “…se evaluará la capacidad del personal
propuesto para la ejecución de los trabajos, con base en la información extraída de las
hojas de vida, de la consignada en los formularios de la propuesta y soportada con las
certificaciones respectivas, relacionada con el montaje, pruebas y mantenimiento de
subestaciones de nivel de tensión de 115 kV o superiores. En este aspecto se evaluarán
el personal propuesto y que tengan contrato vigente con el oferente. No se tendrán en
cuenta el personal por contratar”, sin embargo, esto no implica que al momento de la
adjudicación pueda ser remplazado con la debida autorización por parte de la EEB,
siempre y cuando se cumpla con lo requerido en el documento de Solicitud Pública de
Ofertas y la Oferta recibida por el oferente favorecido.
Pregunta No 74:
Cuáles son las políticas, estrategias y objetivos específicos de mantenimiento de EEB?
Respuesta No 74:
El marco estratégico de la EEB para la gestión del mantenimiento se basa en una política
de gestión de activos que involucra técnicas modernas de mantenimiento como son el
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mantenimiento basado en confiabilidad (RCM), gestión de activos, disminución de los
tiempos de indisponibilidad de activos, cumpliendo así con los requisitos de la
reglamentación vigente del negocio de trasmisión de electricidad.
Pregunta No 75:
Como es la estructura organizacional de la Gerencia de Mantenimiento de EEB?
Respuesta No 75:
La Gerencia de Mantenimiento cuenta con profesionales en cada una de las áreas,
control, protección, comunicaciones, equipos de potencia y supervisores en cada una de
las sedes de la Empresa, los cuales realizan la gestión del mantenimiento e interventoría
en proyectos de sostenibilidad de los equipos para mantenimiento y operación que
contribuirán a garantizar la vida útil de los activos.
Pregunta No 76:
Cual sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) tiene EEB?
Respuesta No 76:
EEB gestiona sus activos, y realiza la gestión del mantenimiento usando el ERP SAP
módulos PM y MM.
Pregunta No 77:
El contratista podrá tener acceso al CMMS para registrar las actividades de
mantenimiento?
Respuesta No 77:
La administración del software de gestión del mantenimiento que usa la EEB actualmente
es controlada por la Gerencia de Mantenimiento, pero como parte de la nueva política de
mantenimiento, la EEB gestionará los permisos para que el contratista pueda cargar sus
informes directamente a SAP.
Pregunta No 78:
Los reajustes anuales están previstos con el IPC. Se aplican a partir del 01 de enero de
cada año o en el aniversario de inicio del contrato? El reajuste se debería hacer con el
valor del ajuste del salario mínimo. IPC no es suficiente.
Respuesta No 78:
Dar
alcance
a la SECCIÓN
II
– ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 3- PRECIOS
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COTIZADOS, “los precios unitarios y totales cotizados por el OFERENTE son firmes y
únicamente serán incrementados cada año contractual, en una suma igual al IPC total
nacional calculado por las autoridades competentes para los doce meses anteriores…”.
Pregunta No 79:
Subcontratación pág. 10. Durante el desarrollo del contrato se podrá solicitar la inclusión
de subcontratistas si es conveniente para la ejecución del contrato previa autorización de
la Empresa?
Respuesta No 79:
Dar alcance a la SECCIÓN I – INTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS, numeral
3- PRECIOS COTIZADOS, numeral 10, LOS SUBCONTRATISTAS.
Pregunta No 80:
Como son las condiciones socio políticas en cada subestación de acuerdo con la
información que tiene EEB?
Respuesta No 80:
Actualmente el marco socio político donde la EEB tiene activos del STN presenta
condiciones óptimas de seguridad, sin embargo, como estos activos se encuentran en
zonas rurales, antes de cada movilización, la actividad se coordina con el área de riesgos
físicos de la compañía.
Pregunta No 81:
La EEB tiene organizada y catalogada la información técnica como planos, catálogos,
manuales del fabricante y demás información relevante para la operación y
mantenimiento y está a disposición del contratista?
Respuesta No 81:
La EEB cuenta con un banco de información técnica para la ejecución de la operación y
mantenimiento, y esta será compartida con él, u, oferentes que sean seleccionados para
la ejecución del mantenimiento y la operación.
Pregunta No 82:
La EEB mantiene actualizados los planos cuando se realizan modificaciones en el
cableado o cambio de equipos?
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Respuesta No 82:
La EEB mantiene actualizado los planos y es deber del contratista plasmar en ellos los
cambios efectuados durante la ejecución del contrato, posteriormente se actualizarán
siempre dejando una copia en la subestación intervenida.
Pregunta No 83: EEB tiene los manuales de Operación de cada una de las
subestaciones de los grupos 1 y 2?
Respuesta No 83:Se cuenta con los manuales de operación en la sede de EEB, y en las
Subestaciones que actualmente opera directamente Altamira y Mocoa.
Pregunta No 84: EEB tiene inventario de todos los equipos de potencia, control,
protección, telecomunicaciones de cada una de sus subestaciones?
Respuesta No 84: Si.
Pregunta No 85: Es conveniente tener un periodo de empalme con el actual contratista.
Se requiere que sea remunerado EEB lo puede remunerar?
Respuesta No 85: Actualmente la EEB no tiene contemplado empalme entre las dos
compañías, entrante y saliente. Sin embargo, dentro de la estrategia de mantenimiento
de la EEB, el nuevo contratista estará acompañado por parte de personal experto de la
Gerencia de Mantenimiento.
Pregunta No 86: A los 5 días hábiles después de la firma del contrato se debe comenzar
la ejecución del contrato. Se requiere como mínimo 60 días calendario para tener toda la
logística y personal.
Respuesta No 86: Este requerimiento no se puede otorgar, debido a que las condiciones
de la oferta y los requerimientos por parte de la EEB, se requiere que una vez sea
firmado el contrato de operación y mantenimiento, se de Orden Inicio.
Pregunta No 87:
Con el fin de estimar la cantidad, conocimiento y destrezas del personal necesario y de
los equipos que se podrían necesitar para la ejecución adecuada del contrato de
mantenimiento, se requiere conocer cuál es el Plan de Mantenimiento de mediano plazo,
para los próximos tres años. La EEB lo puede suministrar a los proponentes?
Respuesta No 87:EEB no suministrara en esta etapa los planes y estrategia de
mantenimiento. Esta información se socializara con el oferente seleccionado. Por otro
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parte, los perfiles, equipo y herramientas están contemplados dentro de la solicitud de
oferta, de acuerdo a la SECCIÓN II – ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES.
Pregunta No 88:
EEB tiene las hojas de vida actualizadas de todos los equipos de cada una de las
subestaciones a disposición del contratista?
Respuesta No 88: Si.
Pregunta No 89: EEB tiene los procedimientos de mantenimiento que ha venido
aplicando en todos los equipos de cada una de sus subestaciones?
Respuesta No 89: Si
Pregunta No 90:
EEB tiene los planos actualizados de todos los sistemas de control, protecciones,
medición supervisión y comunicaciones a disposición del contratista?
Respuesta No 90: Si
Pregunta No 91:
EEB tiene todos los manuales de los fabricantes de los equipos de cada subestación
disponibles para el contratista?
Respuesta No 91: Si
Pregunta No 92:
EEB tiene personal especialista en las tecnologías de SF6, SVC´S, bancos
condensadores, reactores y transformadores y podrán apoyar la gestión del contratista
cuando lo requiera?
Respuesta No 92:La EEB tiene personal con especialización en las diferentes áreas de
los sistemas de potencia. Sin embargo, Dar alcance a la SECCIÓN II –
ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE
SUBESTACIONES, Tabla 7. Personal, Herramienta, Equipos y Vehículos Adicionales, el
oferente debe garantizar la disponibilidad de ese personal.
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Pregunta No 93:
Las tres capacitaciones anuales de 14 horas cada una, para ingenieros, tecnólogos y
técnicos que se deben realizar son remuneradas por EEB?
Respuesta No 93: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.2- Personal y
Recursos Requeridos.
Pregunta No 94:
EEB entrega al contratista los planes de mantenimiento semestral, anual y de mediano
plazo?
Respuesta No 94: Si
Pregunta No 95:
EEB Establece los programas de mantenimiento semanales?
Respuesta No 95:Si
Pregunta No 96:
Las órdenes de trabajo que entregara la EEB incluyen los análisis de trabajos seguros
(ATS)?
Respuesta No 96: No, los ATS los debe elaborar el contratista con su personal SISO a
partir de la programación de actividades de mantenimiento a ejecutar a corto y mediano
plazo.
Pregunta No 97:
Cuál es el alcance del Manual de Mantenimiento del Contrato? Hay que desarrollarlo por
parte del contratista a partir de cero e Incluye las 26 subestaciones? Los recursos que el
contratista debe asignar para la elaboración de dicho manual será retribuido por la EEB al
contratista? Seis meses es un tiempo muy corto si se debe hacer el manual para las 26
subestaciones.
Respuesta No 97:No hay que iniciar de cero. El propósito es ajustar el manual al
existente, y aprovechar las experiencias del contratista para optimizar las labores a
ejecutar. Los recursos que
el contratista estime deben estar inmersos en el valor
mensual de la cuadrilla de mantenimiento, y la planeación y programación del
mantenimiento a corto y mediano plazo.
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Pregunta No 98:
Teniendo en cuenta que la disponibilidad del personal de mantenimiento se debe pagar a
las personas que la prestan, como se factura a la EEB?
Respuesta No 98: Mediante la Cuadrilla, dando alcance a lo establecido en el
Documento SPUO 30000001030 Sección II.
Pregunta No 99:
Los tiempos de planeación, programación, control, elaboración de informes, la logística
entre otros que pueden tomar más tiempo que la sola ejecución de los trabajos, como los
remunera la EEB?
Respuesta No 99:Los costos que el contratista estime asociados a la planeación,
programación, control, elaboración, la logística, deben estar inmersos en el valor mensual
de la cuadrilla de mantenimiento presentados en la oferta.
Pregunta No 100:
La facturación mensual se liquida por cada orden de trabajo ejecutada o por cuadrilla
mensual?
Respuesta No 100: La facturación se realizará de conformidad con la minuta del contrato
de la Sección V del documento de Solicitud Pública de Ofertas en la Cláusula Quinta
“Forma de Pago” y con base en los precios cotizados en el Formulario 9 “Cuadro de
Precios
Pregunta No 101:
En caso de no terminar la consignación en el tiempo asignado en la orden de trabajo por
razones imputables al contratista este asumirá todos los gastos incurridos por la Empresa
que se deriven de esta situación…A cuales gastos se refiere?
Respuesta No 101:Se refiere a los costos imputados por las penalizaciones que el
Centro Nacional de Despacho - CND instaure a la empresa por el efecto de no entregar
una consignación a tiempo, o que no se atienda una emergencia en los tiempos
predeterminados por el CND.
Pregunta No 102:
Todos los trabajos deben ejecutarse siguiendo guías escritas preparadas por EL
CONTRATISTA quien deberá desarrollar los procedimientos de mantenimiento para cada
equipo especifico con base en las recomendaciones del fabricante y normas de seguridad
industrial. Preparar cada una de las guías es un trabajo dispendioso, delicado,
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profesional, que toma tiempo y desplazamiento a los sitios de trabajo para verificar su
aplicabilidad y realizar ajustes. Es realizado por un equipo de trabajo de ingenieros,
tecnólogos y técnicos. Este trabajo como lo va a remunerar la EEB?
Respuesta 102:Los costos que el contratista estime asociados a realizar estos
procedimientos, deben estar inmersos en el valor mensual de la cuadrilla de
mantenimiento presentados en la oferta, por lo tanto, no se consideraran como costos
adicionales.
Pregunta No 103:
Para la EEB cuáles son las actividades de mantenimiento mayor?
Respuesta 103: Las contenidas mediante la Resolución CREG 011 de 2009 y
Resolución CREG 093 de 2012 o la vigente.
Pregunta No 104:
Cuando se generen residuos peligrosos la EEB asume los costos de su traslado y
disposición final?
Respuesta No 104:
Según la SECCIÓN II – ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y
OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, el contratista debe trasladar y hacer la disposición
final de los residuos peligrosos.
10. Dejar limpia y libre de residuos la zona de trabajo, una vez culmine todas las labores
o servicios contratados, retirando todos los escombros, envases, embalajes y en general
todo tipo de residuos que haya generado; siendo de su cuenta y cargo la recogida,
transporte y disposición final de los mismos, de acuerdo con la legislación ambiental. En
caso de que los residuos sean peligrosos, El Contratista debe remitir a su Interventor de
EEB todos los registros que evidencien el cumplimiento de la legislación ambiental
vigente en el transporte y disposición final con empresas avaladas por la autoridad
ambiental competente.
Pregunta No 105:
Los tiempos estimados de respuesta para atender emergencias de mantenimiento en las
subestaciones son muy cortos lo que conlleva a sanciones por incumplimiento y atentan
contra el equilibrio económico del contrato.
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Respuesta No 105: Los tiempos son los históricos que EEB ha utilizado para la atención
de emergencia, el contratista debe evaluar su logística y comprometerse con los tiempos
que pueda garantizar.
Pregunta No 106:
Experiencia del personal. Solo se evaluará el que tenga contrato vigente con el oferente.
No se tendrá en cuenta personal por contratar. Esto es una barrera de ingreso a la
posibilidad de participar en la propuesta. La capacidad operativa de los contratistas
depende de los compromisos contractuales que tenga en firme el contratista.
La diversidad y especialidad de cada uno de los profesionales, tecnólogos y técnicos
requeridos para la cuadrilla básica y para la conformación de otras requeridas por La EEB
difícilmente se pueden tener dentro de una nómina a espera de futuros contratos.
Respuesta No 106: La EEB dentro del proceso de contratación, evaluara únicamente la
cuadrilla básica de mantenimiento al personal propio del oferente, razón por la cual, el
oferente debe contar con este personal directo, sin embargo, una vez sea contratado el
Oferente escogido debe mantener las condiciones de la experiencia del personal
contenido en el documento de SPUO 30000001030 y la Oferta Presentada previa
aprobación del interventor designado.
Pregunta No 107:
Durante la ejecución de actividades de mantenimiento no es conveniente autorizar
cambio en las órdenes de trabajo por los riesgos que implica realizar actividades sin la
programación correspondiente. Recomendación: Se debe suspender o aplazar el trabajo
hasta que se haya analizado el nuevo plan de trabajo
Respuesta No 107:
Dentro de la estrategia de mantenimiento y gestión de activos de la EEB, no se
contempla realizar trabajos sin la debida planeación y programación, aun en las
atenciones de emergencia, el personal debe gestionar la documentación básica para la
intervención de los activos tales como, avisos de mantenimiento, consignación de
emergencia, análisis de trabajo seguros, planes de trabajo, y procedimientos de
mantenimiento.
Pregunta No 108:
Las maniobras de desenergización requeridas en los equipos a intervenir serán
efectuadas por el personal que La Empresa asigne para ello o en su defecto coordinará y
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autorizará al Contratista para efectuarlas directamente, previo aviso al Centro de Control
de Transmisión. Recomendación: Cuando el personal de mantenimiento asume labores
de operación se pueden cometer errores operacionales, riesgos potenciales para los
ejecutores y para la EEB.
Respuesta No 108: La EEB cuenta con operación de respaldo en sitio y con
subestaciones automatizadas que opera y coordina el Centro de Control de la EEB. Esta
área de la Empresa, es quien ejecuta las maniobras. Sin embargo, en caso de ser
necesario contempla la posibilidad de que el contratista realice las maniobras, siempre
coordinado por el CCT y autorizado por la Empresa.
Pregunta No 109:
Penalizaciones. Son necesarias pero no pueden ser desproporcionadas con respecto a
los ingresos del contratista ni descalificar tajantemente el esfuerzo que ha realizado el
contratista y su personal durante el contrato. El contratista no puede convertirse en
compañía de seguros. La ejecución de las actividades de mantenimiento como por
ejemplo la prueba a las protecciones implica probabilidad de disparos indeseados. Para
este caso La Empresa descontará de la factura una suma equivalente al 200% del valor
de los trabajos que se encuentren realizando, más los daños y perjuicios ocasionados a
la Empresa. Finalización del contrato en forma unilateral. Esto no hace atractivo participar
en el proceso de contratación. El que trabaja se puede equivocar.
Respuesta No 109: La EEB contempla que es posible cometer errores y no busca
castigar siempre al que realiza las actividades de forma correcta. Este indicador no debe
repercutir cuando previo análisis por parte de los ingenieros de la Gerencia de
Mantenimiento, en su interventoría avalaron que el contratista realizó una buena
programación de las actividades e implementó las medidas preventivas para que no se
presentaran disparos inesperados.
Pregunta No 110:
Indicadores de desempeño de Mantenimiento. Como
están concebidos buscan
sancionar económicamente al contratista por cualquier incumplimiento. Si realiza las
actividades en forma perfecta se puede ganar el 100% de lo facturado de lo contrario va
perdiendo. A ningún contratista le gusta esforzarse para perder por cualquier detalle. El
contrato se vuelve poco atractivo. A los empleados hay que pagarles completo.
Concebidos los indicadores de desempeño para castigar generan estrés tanto en el
personal del contratista como en el de La EEB. Regularmente se vuelven conflictivos y
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negativos para una buena gestión. Unos se sienten perseguidos y otros se vuelven
perseguidores y terminan en peleas y desgaste administrativo sin lograr los objetivos.
Recomendación: Se deberían plantear los indicadores de gestión en forma positiva
generando
oportunidades
de
estímulo
económico
por
buen
desempeño.
Premiando mediante bonificaciones por superar metas y pérdida de bonificaciones por
no alcanzar las metas previstas. De esta manera todos se vuelven colaboradores.
Respuesta No 110: EEB busca un aliado estratégico en la ejecución de sus labores de
mantenimiento, y con estas medidas solo se está buscando que se realicen las
actividades con las mejores prácticas de mantenimiento y una correcta planeación y
programación de la ejecución de las actividades.
Pregunta No 111:
Operación. El hecho de que el operador deba participar activamente en actividades de
mantenimiento programadas en los equipos de control, protecciones y potencia genera
riesgos para los ejecutores de mantenimiento para el operador y para la subestación. Se
pierden los roles y se confunden las responsabilidades. Recomendación: No mezclar los
roles.
Respuesta No 111:La EEB pretende que el operador no sea un ejecutor de
mantenimiento, sino por el contrario, que este pendiente de las diferentes labores de
mantenimiento y pueda dar una descripción detallada de las intervenciones realizadas a
los diferentes activos de la EMPRESA. Así mismo, ser el primer medio de atención de
una emergencia y permitir una comunicación con los ejecutores de mantenimiento para
buscar la mejor solución, en el menor tiempo posible.
Pregunta No 112:
Indicadores de Gestión de la Operación. Aplica en general el comentario hecho a los
indicadores de Gestión de Mantenimiento. Además, el mayor peso del indicador (70%) lo
tiene el Tiempo de Atención de Emergencias. Para las subestaciones de la Zona 1 la
respuesta es inmediata y siempre se estaría cumpliendo de acuerdo con el horario de 24
horas. Para las subestaciones de la zona 2 probablemente se estaría incumpliendo. Los
tiempos máximos de atención de las Subestaciones del Grupo 2 son deseables para La
EEB pero son muy cortos, muy difíciles de cumplir para el contratista así la persona esté
despierta, vestida, con el transporte disponible y muy cerca de la subestación. En su
tiempo libre no podría retirarse de la subestación y se le complicaría llevar una vida
familiar normal. Siempre debería estar cerca de la subestación los 365 días del año y
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además con alta probabilidad de ser penalizado por no cumplir con los tiempos de
respuesta. Así realice un trabajo excelente durante su tiempo laboral quedaría mal
calificado si se demora en llegar a la subestación estando en su tiempo libre de
descanso.
Esta situación podría generar alta rotación del personal de operación y riesgos para la
operación segura al tener que capacitar con mayor frecuencia al nuevo personal.
Respuesta No 112:
La EEB busca un aliado estratégico en la ejecución de sus labores de operación por tal
motivo considera que el contratista creara una estructura para la ejecución de esta
actividad que cumpla no solo con el objeto del contrato sino del bienestar de sus
colaboradores, no pretende que una sola persona sea la responsable de la operación los
365 días del año.
Los tiempos solicitados para la zona 2 dado la cercanía de las subestaciones con las
zonas urbanas y los tiempos de desplazamiento en las mismas son cumplibles.
Actualmente los indicadores así lo demuestran, adicionalmente estas subestaciones son
automatizadas y los requerimientos de atención en sitio son muy bajos. La EEB busca
que su aliado estratégico en operación y mantenimiento interiorice que la regulación
actual para los agentes de transmisión se ha venido comportando muy rígida, situación
que ocasiona que los tiempos de atención de la operación y de fallas deba ser muy
óptima.
Pregunta No 113.
En el momento trabajamos en la preparación de la oferta de “SERVICIOS DE
OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO EN LA INFRAESTRUCTURA DE SUBESTACIONES
DE 115 Y 230 KV” y con el fin de estudiar y preparar todo lo requerido en su solicitud;
disponibilidad de personal, logística, tiempos de respuesta y demás consideramos
necesario un mayor tiempo para la elaboración de la oferta.
Por esta razón queremos solicitar amablemente su consideración para ampliar el plazo
de la oferta hasta el próximo Martes 4 de Febrero, tiempo que consideramos suficiente
para elaborar una oferta que cumpla con todos los requerimientos y que sea más
competitiva.
Respuesta No 113: El Comité De Presidencia de la EEB otorgó una prórroga para la
presentación de las ofertas hasta el día 28 de Enero del 2014 a las 16:00hrs, publicado el
18 de enero de 2014 en el diario Portafolio.
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Pregunta No 114.
En los términos de la oferta de la referencia, en el numeral 3.3.5.3 capacidad para
atender emergencias, el cual indica, que el ingeniero de control y protecciones en el área
de mantenimiento de subestaciones de tensión 230kV, con experiencia mínima de cinco
años y tres años de antigüedad.
Consideramos que lo único que se debe exigir es el perfil técnico que considere la
Empresa (En este caso cinco años de experiencia), la antigüedad en la empresa es
irrelevante para el objeto del contrato y ésta por sí mismo no aporta a la calidad de los
trabajos a ejecutar.
Solicitamos entonces que se anule el requerimiento de antigüedad del funcionario en la
empresa.
Respuesta No 114: Se aclara que los tres años de antigüedad en pruebas de relés.
Pregunta No 115.
Con base a sus requerimientos indicados en el ítem 8 “Metodología”, página 80, es claro
que no incluyen de ninguna manera los procedimientos mismos de ejecución de las
actividades, estos son los procedimientos de mantenimiento de equipos, pruebas de
control, pruebas de estado, etc. Solicitamos su confirmación a esta apreciación.
Respuesta No 115: Se debe dar cumplimiento a lo especificado en la SPUO
30000001030 de 2013 Sección II Numeral 8 Metodología donde se estable … incluir
todos los procesos que se tengan implementados en los sistemas de gestión del
OFERENTE, que estén alineados con lo requerido en esta solicitud de ofertas y aquellas
mejoras que se puedan implementar que lleven al CONTRATISTA y a LA EMPRESA a
ejecutar un contrato con tecnologías limpias,…”
Pregunta No 116:
Se enuncia que “Para todos los trabajos de mantenimiento, EL CONTRATISTA deberá
disponer de un (1) par de radio teléfonos para comunicación entre el personal de sala y
de mantenimiento en patio.” Se solicita aclarar:
Cuando se dice que se debe disponer de un par de radio teléfonos para todos los
trabajos de mantenimiento, se hace referencia únicamente a las actividades ejecutadas
por la Cuadrilla Básica de Mantenimiento o en caso de que existan varios frentes de
trabajo debe existir el mismo número de pares de radio teléfonos.
Detallar las especificaciones que deben cumplir los radios teléfonos solicitados.
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Respuesta No 116: Dar alcance a la sección II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO
DE MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE SUBESTACIONES, numeral 1.4. – Medios de
comunicación.
Pregunta No 117.
En el numeral 21. CAUSALESDE RECHAZO (página 16 de 151) se enuncia "21.9. Que la
Oferta sea presentada por una Unión Temporal". En varios apartes de la Solicitud se abre
la posibilidad a participar mediante este medio de colaboración empresarial. Solicitamos
aclarar.
Respuesta 117: Como se aclara en la SECCIÓN I – INSTRUCCIONES GENERALES Y
REQUISITOS el numeral 21.9, es causal de rechazo de la oferta, que esta sea
presentada por una Unión Temporal.
Pregunta No 118
A través de este medio solicitamos de manera atenta extender el plazo de entrega de la
oferta en referencia para el próximo 04 de Febrero de 2014.
Respuesta 118 El Comité De Presidencia de la EEB otorgó una prórroga para la
presentación de las ofertas hasta el día 28 de Enero del 2014 a las 16:00hrs, publicado el
18 de enero de 2014 en el diario Portafolio.
Fin Serie de Preguntas y Respuesta 1, SPUO 30000001030
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