Almacén – bodega: Espacio delimitado en donde se guardan

SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
ALCALDÍA MAYOR
DE BOGOTÁ D.C.
PROCEDIMIENTO ENTRADAS POR COMPRAS INDIRECTAS
SUBPROCESO INVENTARIOS
PROCESO DE GESTIÓN LOGÍSTICA
Secretaría Distrital
INTEGRACIÓN SOCIAL
CÓDIGO
GL-3-PR-0
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1. PROPÓSITO
Llevar un estricto registro y control de los bienes que ingresan a la SDIS por concepto de compras
indirectas realizadas a través de los CDC y demás proyectos que se les autorice esta modalidad de
compra, consolidando así, una base de datos de inventarios actualizada, verás y confiable.
2. ALCANCE
Inicia: aprobación de la compra mediante comité técnico para los CDC o según supervisores de contrato.
Finaliza: envío de los comprobantes de entrada a servicio a contabilidad.
Alcance: aplica para proyectos donde se autorice esta modalidad de compra.
3. NORMAS






Constitución política de Colombia Art. 267, 268 y 269
Ley 87/93, por las cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades
y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 734 del 5 de febrero de 2002, por el cual se expide el código único disciplinario.
Resolución 990 del 28 de noviembre de 2002, manual de procedimientos para contratación.
Resolución 001 del 01 de septiembre de 2001 Contador Distrital. “manual de procedimientos
administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del
Distrito Capital.
Resolución 0223 del 06 de marzo de 2002 por la cual se adopta la resolución 001 de 01 de
septiembre de 2002.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Compras indirectas: Se entiende por compras indirectas aquellas operaciones mercantiles mediante
las cuales la entidad adquiere bienes con recursos propios obtenidos por la naturaleza de las actividades
desarrolladas en los Centros de Desarrollo Comunitario – CDC y los convenios existentes en otros
programas y proyectos de la SDIS, de conformidad con las disposiciones vigentes por ley.
Almacén – bodega: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías
de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman
una entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos.
Ingreso: Aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un periodo, aunque no constituyan una
entrada de efectivo; tales aumentos pueden ser ordinarios o extraordinarios.
Inventario: Relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe
mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia de los bienes o activo, valor de
compra, precio de venta, fecha de adquisición, entre otras.
NOMBRE:
CARGO:
FECHA:
ELABORÓ
Equipo de apoyo logístico SDIS y Avance
Organizacional Consultores
27 de agosto de 2007
REVISÓ
Gloria Piedrahita
Subdirectora Administrativa y Financiera
27 de agosto de 2007
APROBÓ
Angela González
Directora de Gestión Corporativa
27 de agosto de 2007
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5. CONDICIONES GENERALES
1. El Comité Técnico está conformado por representantes de los centros de desarrollo comunitario –
Subdirección Local y ONG’s; toda adquisición de bienes en los CDC debe ser aprobada
mediante este organismo y el acta de aprobación será el soporte complementario a la factura
para realizar el ingreso al inventario
2. Las compras en otros proyectos que tengan convenios que requieran la realización de compras,
deben hacerse acorde con las cláusulas estipuladas en el contrato para la realización de las
mismas.
3. La factura o el documento equivalente será el soporte legalmente aceptado para legalizar el
ingreso al inventario de la SDIS; éste será presentado en copia, ante el responsable del Almacén
e inventarios a más tardar al siguiente día hábil de realizada la compra.
4. El responsable del Almacén realizará el registro de ingreso correspondiente directamente a la
cuenta propiedades, planta y equipo – bienes en servicio - a nombre del Servidor que lo tiene en
uso, de no conocerse el nombre, el comprobante de traslado al servicio se hará a nombre del
coordinador para los CDC o del supervisor del convenio para los demás proyectos.
5. Las solicitudes de ingreso que sean devueltas por inconsistencias en su información o en los
soportes, deberán ser ajustadas y entregadas al área de Apoyo Logístico – Equipo de inventarios
dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la notificación del faltante.
6. Toda dependencia programa o proyecto que se desee adquirir, recibir o solicitar al almacén
bienes, debe garantizar las condiciones necesarias en términos de espacio y distribución para el
adecuado funcionamiento e inmediata puesta en marcha del bien y evitar subutilización por
disponibilidad locativa.
7. Los bienes de las dependencias cuyos servicios se presten durante las veinticuatro horas del día,
son de responsabilidad compartida entre los servidores de dicha dependencia.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No.
1
2
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
Aprobar mediante comité técnico
para los CDC la compra de bienes
con recursos propios. Para los
demás proyectos se hará
conforme a las cláusulas
estipuladas en el contrato o
convenio.
Solicitar, mediante oficio remisorio
radicado, el ingreso del nuevo
DEPENDENCIA
SERVIDOR
CDC o proyecto
Comité técnico
Supervisor de proyecto
CDC o proyecto
Comité técnico
Supervisor de proyecto
REGISTRO
Oficio remisorio radicado
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bien al área de apoyo logístico responsable de almacén e
inventarios
inmediatamente
después de realizada la compra
anexando: uso, destinación y
responsable de los bienes, acta
de aprobación de la compra
emitida por el comité técnico del
CDC, copia del contrato o
convenio y acta de inicio para los
demás proyectos, garantías y
facturas en copia legible.
3
PC
Verificar que los documentos
anexados a la solicitud se
encuentren completos y en regla.
NO: devolverlos al coordinador del
CDC o supervisor del proyecto
según sea el caso, para su
complementación;
ésta
se
realizará dentro de los (2) días
hábiles
siguientes
a
su
notificación.
SI: Continúa paso No. 4
Apoyo Logístico - Equipo
de almacén e inventarios
Responsable de
almacén e inventarios
4
Ingresar
la
información
correspondiente al Software de
inventarios.
Apoyo Logístico - Equipo
de almacén e inventarios
Servidor asignado
Apoyo Logístico –
Equipo de almacén e
inventarios
Servidor asignado
CDC o proyecto
Comité técnico
Supervisor de proyecto
5
6
PC
Imprimir el comprobante de
entrada a servicio en original y
dos copias, y entregarlo al
coordinador del CDC o supervisor
del contrato para obtener firmas
de los responsables
Obtener firma de los responsables
de los bienes en el comprobante
de entrada a servicio y
devolverlos a Apoyo Logístico –
Equipo de almacén e inventarios.
Una
vez
entregados
los
comprobantes de entrada a
servicio la firma se debe obtener
en un plazo no mayor a (2) días
hábiles
siguientes
a
su
recibimiento.
Comprobante de entrada a
servicio
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7
Entregar copias del comprobante
así: original para Equipo de
almacén e inventarios, primera
copia para responsable del bien,
segunda copia para Contabilidad.
Apoyo Logístico - Equipo
de almacén e inventarios
Servidor asignado
8
Archivar los documentos soporte
del Equipo de almacén e
inventarios.
Apoyo Logístico - Equipo
de almacén e inventarios
Servidor asignado
Apoyo Logístico - Equipo
de almacén e inventarios
Servidor asignado
Enviar
mensualmente
comprobantes de ingreso de
bienes a contabilidad mediante
memorando radicado.
9
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Memorando radicado
7. TABLA DE COMUNICACIONES
No de
la
activid
ad
MOTIVO
EMISOR
RECEPT
OR
FRECUEN
CIA
MEDIO
2
Solicitud de
ingreso de
bienes
Coordinado
r de CDC
Responsabl
e de
almacén e
inventarios
Cada que se
realice una
compra
Físico
5
Obtener
firma en el
comprobant
e de
entrada a
servicio
Según
Responsabl
comprobantes
e de
Coordinador
de entrada a
de CDC
almacén e
servicio
inventarios
elaborados
Físico
9
Envío de los
comprobant
es de
ingreso a
Contabilidad
Apoyo
logístico –
Equipo
Contabilidad
almacén e
inventarios
Físico
Según
ingresos
realizados
EVIDENC RETROALIMENTAC
IA
IÓN
Oficio
remisorio de
solicitud
Comprobant
e de entrada
a servicio
firmado por
el
coordinador
del CDC
Memorando
radicado de
envío de
comprobant
e de entrada
a servicio
Copia de solicitud
radicada
Copia de memorando
radicado
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8. REGISTROS
TÍTULO O DESCRIPCIÓN
MEDIO
Oficio remisorio radicado de solicitud
de ingreso
Físico
Comprobante de entrada a servicio
Memorando radicado de envío de
comprobantes a contabilidad
Físico
Físico
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
Apoyo logístico – Equipo de almacén
e inventarios
Apoyo logístico – Equipo de almacén
e inventarios
Apoyo logístico – Equipo de almacén
e inventarios
9. DOCUMENTACION ASOCIADA
Mapa de riesgos, solicitud de ingreso, acta de aprobación de la compra emitida por el comité técnico,
uso y destinación de los bienes, garantías, facturas, especificaciones técnicas de los bienes adquiridos.
10. CONTROL DE CAMBIOS
Nº VERSIÓN
FECHA
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
0
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Aprobación del procedimiento
11. ANEXOS
No.
3
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Documentos
completos
acorde con lo
estipulado en el
presente
procedimiento
RESPONSABLE
POSIBLE NO
CONFORMIDAD
TRATAMIE
N-TO DE
LA NO
CONFORMI
-DAD
RESPONSABLE DEL
TRATAMIENTO
VERIFICACIÓN DEL
TRATAMIENTO
REGISTRO
Servidor
Inconformidad en
el suministro de la
información
suministrada por
el responsable
Devolución
de los
documento
s para
compleme
ntarlos
Servidor
asignado
Verificación
del
reproceso
Solicitud de
ingreso
radicada