Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales

• Necesidades, abastecimientos y
recepción de stocks.
• Gestión de stocks.
Créditos
Esta es una publicación de la Escuela Nacional de Hotelería, Dentro del proyecto NIC/018,
financiado conjuntamente por los gobiernos de la Republica de Nicaragua
y el Gran Ducado de Luxemburgo.
Compilación y Adecuación de Contenido:
Fernando Aguiar
Revisión y Aprobación:
Miriam Espinoza
Se permite la reproducción total o parcial de la presente obra,
haciendo referencia a la fuente.
Managua, Nicaragua
Diciembre 2008.
Unidad I:
Análisis del almacén para pedidos según producción.
Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:
Identificar las necesidades de abastecimiento del almacén de acuerdo al tipo de
servicio ha realizar.
Unidad II:
Gestión de aprovisionamiento según procedimientos establecidos.
Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:
Elaborar la solicitud de abastecimiento de acuerdo a los procedimientos
establecidos.
Unidad III:
Control de mercancías.
Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:
Realizar la recepción de materiales e insumos.
Unidad I Análisis del almacén para pedidos según producción
El Almacén
Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.
El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial
o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos.
Funciones del almacén
• Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
• Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
• Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia
prima.
• Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas, condiciones de inocuidad,
control de calidad de los géneros)
• Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como
el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, a variedad de
productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al programación
de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes
a todo tipo de almacenes:
•
•
•
•
•
•
Recepción de Materiales
Registro de entradas y salidas del Almacén.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacén.
Despacho de materiales.
Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.
Principios básicos del almacén
El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los
bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para al administración, la producción o
al venta de artículos o mercancías.
Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones
productoras de utilidades: producción y ventas.
Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrad y salida, o
sea una rápida rotación.Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
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Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Procedimiento de revisión de existencias en el almacén.
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el
mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.
Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:
• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad
de una solo persona en cada almacén.
• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento,
registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido
control).
• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas
y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias.
• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras,
control de inventario y producción.
• La identificación debe estar codificada.
• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes,
espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro personal ajeno al almacén.
• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas
existentes.
• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida
al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes
con mínima inversión.
• Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser
tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.
Tipos de almacén
El almacén puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de consumo.
Los almacenes se pueden diferenciar:
Almacén de Materia Prima y Partes Componentes:
Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes
componentes a los departamentos de producción.
Almacén de Materias Auxiliares:
Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un
producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo como los lubricantes, etiquetas, envases, etc.
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
Almacén de Productos en Proceso:
Almacén de Productos Terminados:
El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las
existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.
Almacén de Herramientas:
Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de
esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o
de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.
Almacén de Materiales de Desperdicio:
Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen
salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del
departamento mismo.
Almacén de Materiales Obsoletos:
Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta
de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener
un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios
disponibles para aquellos que son de consumo actual.
Almacén de Devoluciones:
Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso,
desperdicio y/o entrada a almacén.
Organización y función del Almacén
Las àreas del almacén
Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora deben tener tres áreas en el
almacén, como base de su planeación: Recepción, Almacenamiento y Entrega.
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
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Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control,
intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en
proceso.
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de
cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras,
o bien, dentro de un solo local.
Área de Recepción:
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la
correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.
Las condiciones que impiden el flujo rápido son:
•
•
•
•
Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.
Medios de Manejo de Materiales Deficiente.
Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.
El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga
y del tiempo de su permanencia en ella.
• El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corta posible, pues
el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del proveedor
al almacén.
• Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.
Área de almacenamiento:
En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del
almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es
indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni
tropiezos.
Características de la Zona de Almacenamiento:
El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene
que realizarse en función de tres factores:
•
•
•
•
Entidad a la cual se va servir.
El espacio de que se dispone.
Los artículos que en él se van a guardar.
Para determinar en relación a ellos, las características que debe reunir.
Área de Entrega:
La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:
• Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.
• Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura.
• Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
Problemas en los almacenes
El Espacio y el Personal es insuficiente.
El llenado excesivo de los locales puede causar daño a los materiales y aumentar la eventualidad de reclamos
y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer difícil la rotación de los materiales, favoreciendo la
acumulación de mercancías superadas y de difícil venta. Puede también ser inoportuna la atención de los
pedidos, lo creará dificultades a la organización de las ventas.
El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento.
Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en un momento determinado;
la plantilla del personal se dispone en función de estas necesidades extremas, con lo cual lo único que se
consigue es que en los momentos de menos trabajo se produzca una situación de bajo rendimiento que
ocasiona costos y gastos perfectamente evitables.
El Almacén está mal localizado o existe una mala distribución.
Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningún tipo de
sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera memorista o según el parecer del
operario. Así se originan trayectos largo se inútiles además de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje
para acostumbrarse a esta carencia sistemática.
Deficiente colocación de la mercadería que dificulta la localización rápida para acomodar y/o surtir la
demanda.
En el almacén se espera demasiado tiempo, se espera pro ejemplo con los documentos relacionados con
los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, esperan los medios de transporte, la carga y entrega de los
productos solicitados. Estos tiempos prueban una mala organización.
Equipo de Almacenamiento Inadecuado, obsoleto o en mal estado.
Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado.
Vales de Mercancías
Concepto:
Se denomina mercancía a todo género vendible; cualquier cosa mueble que se hace objeto de trato o venta.
A los efectos del tráfico de perfeccionamiento, se entiende por mércancia todos aquellos insumos, materias
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Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que
estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa.Para los almacenes de productos
terminados y de materiales son igualmente válidas análogas consideraciones.
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
primas, partes o piezas que sean necesarios en el proceso productivo, aunque se consuman sin incorporarse al
producto reexpedido, exportado o reintroducido y siempre que pueda determinarse su cantidad.
Vale es un documento interno que se utiliza para la retirada de géneros del almacén. Existe original y copia,
el original ira al encargado del almacén y la copia la tendrá el jefe del departamento.
En el Vale aparecerán:
•
•
•
•
•
Departamento que solicita el género.
Relación de los géneros que solicita.
Número de unidades que se solicita.
Fecha.
Firma del responsable del departamento.
Ejemplo:
Vale de mercancías.
De: Almacén
A: Cocina
Cantidad
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Unidad de Medida
Kilos
Producto
Lomo de Res
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Kilos
Tomate Nacional
-------------------------------------------
Firma del responsable de bodega
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----------------------------------------
Firma de la persona que recibe
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
Vales de devolución
Por principio, los bienes reintegrados al Almacén o Bodega deberán presentar un desgaste normal por uso,
en caso de daño por caso fortuito o por acciones imputables al funcionario, será potestad del comité de bajas
a partir del informe presentado por el responsable del Almacén; determinar el grado de responsabilidad que
tiene el usuario y las acciones a seguir, la decisión será comunicada al funcionario, a su Jefe inmediato y a
la oficina que corresponda, mediante oficio a través del responsable del Almacén y Bodega como secretario
técnico del comité.
Devolución de género a bodega
Área que realiza la devolución:
Fecha:
Ítem
Cant
Unid.
Medida
Descripción
Producto
del
Motivo de la Devolución
Firma de Bodega: _______________________
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Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Son las devoluciones a bodega realizadas por la dependencia, funcionario, o tercero, de los bienes que no
se requieren para el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron destinados, por retiro o traslado del
funcionario, por supresión de la dependencia, por daño u obsolescencia del bien, entre otros factores, sobre
los cuales la administración puede optar por su reparación, redistribución o baja definitiva con destino final
específico.
Elaboración de lista de faltantes.
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Fichas de registro
Importancia del registro.
Se debe de seguir todos los procedimientos para supervisar el producto que entra, comprobar su valor,
evaluar los precios y registras los movimientos del producto en la empresas desde el punto de recepción
.cuando una empresa no se atiende estos procedimiento de forma constante, hay productos inadecuados o
incorrectos que entran por descuido y terminan en perdida. O los envíos pueden no contener todo lo que se
encargo y pago, esto también es una perdida.
El almacén tiene que ser revisado constantemente para ver productos tiene que ser consumidos antes de
que se estropeen. Si no mantiene al mínimo el deterioro puede costarle a la empresa una cantidad enorme
de dinero. El personal del almacén debe de poner en práctica una rotación adecuada de los productos para
asegurarse de que se consumen de forma lógica y oportuna.
El robo es un problema que afecta a toda la industria. Es preocupantemente común y extremadamente
costoso para la empresa. Los envíos tienen que supervisarse de la entrada a la salida, incluso el puesto
de recepción es un punto inestable, dado que hay zonas de almacenamiento sin personal. Cada vez que
un producto se traslada hay que registrar el movimiento quien tomo el producto, en qué cantidad y a qué
departamento se lo entrego.
Es fundamental supervisar los artículos, el objetivo de controlar las existencias es supervisar las entregas y
la vuelta de dichas existencias y las trasferencias entre departamentos.
Para registrar lo productos podemos elaborar el siguiente formato:
Ítem
Descripción Técnica
Unidad de
medida
Cantidad
Precio
Unitario
Total
Esto se puede aplicar para la elaboración de listados de compra, que el encargado de bodega entregara al
comprador o así mismo podrá ser utilizado para el control de los inventarios.
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
Hoja de Pedido.
Formada por original y tres copias. Estará firmada por el jefe de compras y el jefe de administración, como
garantía de pago al proveedor.
Debe figurar la denominación del artículo, la cantidad que se pide, el precio unitario, y el nombre del
proveedor.
Hoja de pedido
Restaurante ENAH
Dirección
Proveedor
Población
No pedido
Articulo
Teléfono
Contacto
Fax
Referencia
Fecha de pedido
Fecha de pedido
Cantidad
Precio
Logo Empresa
Fax
Fecha de Recepción
Fecha de Recepcion
IVA
Total
Subtotal
IVA
Total
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
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Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
El original se envía al proveedor solicitando el pedido, vía fax, normalmente, o en mano al comercial del
proveedor que nos visita, si no por correo, Etc. La primera copia permanece en el departamento de compras,
la segunda se envía a recepción de mercancías ya que servirá como documento de control para la recepción y
la tercera se envía al departamento financiero.
Unidad II Gestión de aprovisionamiento según procedimientos establecidos.
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Solicitud de materiales, utensilios y materia prima.
Gestión de pedidos
Las compras
El éxito de un restaurante o cualquier establecimiento dedicado a ofrecer servicios de comidas y bebidas
se puede lograr contando con unas materias primas o productos de calidad que garanticen, desde el principio,
lo que va a consumir el cliente.
El responsable de comprar, sea el propietario, directivo o jefe de un departamento tiene que tener un
verdadero conocimiento de todo aquello que va a intervenir en la elaboración de los platos, las bebidas que
pueden acompañarlos, aperitivos, infusiones, productos frescos o congelados y un largo etcétera de alimentos
sean en estado original o transformados, lo que hoy llaman Conveniente food o de tercera, cuarta o quinta
generación, que son los platos que solo necesitan ponerlos en temperatura o “retermalizarlos” y situarlos de
forma adecuada en los platos.
Es fundamental conocer las especificaciones de calidad que deben tener cada una de las compras que se
van a efectuar, tenemos que conocer las denominaciones de origen nacionales o extranjeras que aseguren la
bondad del producto o materia que se necesita y no podemos olvidar que la cantidad y calidad siempre tiene
referencias que se pueden medir (peso neto, limpio o entero, fecha de caducidad, envase, tamaño, forma,
origen, fresco, refrigerado congelado).
Hoy los mercados, con toda clase de materias primas y alimentos, están tan cerca que basta concurrir a uno
de ellos para ver la globalización es una realidad que cada día se acentúa más.
Por otra parte, las uniones de países, los tratados comerciales y pactos de todo tipo permiten que tengamos
frutas tropicales, carnes de países ganaderos exóticas (canguro, reno, avestruz, etc.), pescados, mariscos
de aguas lejanas, especias de todo tipo, licores y aguardientes o vinos que vienen a competir con nuestros
caldos.
La gran transformación de la gestión de compras está llegando sin prisa pero sin pausa a través de las redes
y del invento de Internet. Muchas compras se realizan a través de la pantalla del ordenador y ésta forma de
acceder al proveedor va a revolucionar la gestión personal de comprar. Además existe una conciencia clara de
que para vender hay que ofrecer garantía de marca y así estamos viendo como agricultores o distribuidores se
encargan de que sus productos dispongan de ese marchamo o sello que garantiza al cliente lo que compra.
También vemos en los grandes mercados, cuando todavía no ha amanecido, a los minoristas y muchos
restauradores que acuden a efectuar sus compras de forma directa viendo el producto que acaba de llegar
y así seleccionar lo más conveniente y negociar el precio. Hay otros que siguen la costumbre de acudir a los
mercados de los barrios donde la compra tiene otras connotaciones de proximidad y de confianza.
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
En otros casos está el proveedor “denominado habitual” al que se le solicita los pedidos por teléfono que
pronto será, y lo es ya, en muchos de los casos, a través de e-mail, sistema basado en la “confianza” que
garantiza la calidad de los pedidos.
• Tener una información muy clara y precisa sobre la oferta que tenemos y a quien la dirigimos.
• Conocer las especificaciones de calidad que queremos exigir a las materias primas o productos que
vayamos a comprar.
• Disponer de una información, lo más amplia posible, sobre proveedores y sus ofertas/productos.
• Acudir a los mercados, tiendas especializadas, almacenes o similares para efectuar aquellas compras
que deban ser vistas con anterioridad.
• Llevar un verdadero “control” de los proveedores denominados habituales.
• Todas las mercancías que entren en el establecimiento deben ser verificadas en cantidad y calidad
y siempre existirá el control y el “visto bueno” de la persona mas autorizada.
• Las mercancías que entren directamente a las unidades de producción deben ser controladas,
previamente, por responsables de la administración autorizados, siempre que no signifiquen
productos habituales como refrescos, cervezas, lácteos, etc.,cuya supervisión se centra más en la
cantidad, pues la calidad es la misma.
• Todas las mercancías deben ser inmediatamente almacenadas y distribuidas de forma conveniente
para su conservación, teniendo en cuenta la temperatura necesaria.
• Es necesario marcar el día de entrada a aquellos productos que tengan fecha de caducidad
inmediata.
• Debe existir una rotación de productos basada en el sistema first in first out.
• La distribución de productos, materias primas, etc., a las unidades de producción, principalmente
Cocina, debe hacerse de forma racional y basada en las previsiones reales.
• Los productos que se descongelan deben ser utilizados de forma inmediata y nunca se deben
“recongelar”.
• La congelación o cualquier sistema de conservación que se quiera utilizar tiene que seguir las reglas
y normas que exigen las garantías de higiene alimentaría.
• Las denominadas compras mayores o en grandes cantidades tiene que tener dos justificaciones
básicas:
• Un ahorro económico significativo.
• Una mercancía no fácil de conseguir (esto sucede, actualmente, con determinados vinos, productos
escasos de temporada, jamones de bellota para establecimientos especializados, etc.) y que es
fundamental en nuestra oferta.
• Los precios deben ser negociados, así como las formas de pago, siempre que sea posible.
• El control de los productos frescos debe ser tarea fundamental en la cocina y en las instalaciones y
equipos donde se conserven. La calidad de un pescado fresco, una carne o un marisco no se puede
cuestionar. Las compras de los productos frescos tienen que ajustarse a las necesidades reales a las
previsiones más cercanas.
• Una buena gestión de almacenes o de productos en stock tiene una gran influencia en los costes.
Cada vez que tenemos que echar a la basura o infrautilizar un producto estamos incrementando los
costes. La rotación en los almacenes es fundamental, ya que de lo contrario los stocks representan
un coste que grava la operación.
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
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Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Sin embargo, en las compras, como decíamos al principio, puede estar la clave del éxito y de los resultados
económicos. De cualquier forma, para hacer una buena gestión de compras debemos tener en cuenta los
siguientes principios:
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Rotación de almacenes = Coste de Alimentos y/o Bebidas
Inventario medio de Alimentos y Bebidas
Siendo el inventario medio = Inventario Inicial + Inventario Final
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No días en Stock = No días del periodo (mes, trimestre, año, etc.)
Rotación de Almacenes
La asistencia a ferias o reuniones relacionadas con las compras es importante para estar al día de la
evolución del mercado de la oferta.
No se debe olvidar que la Restauración tiene su punto de partida en una buena gestión de compras. En el
mundo actual, las posibilidades de compra de un mismo producto puede tener muchas variantes. Algo tan
simple como la compra de un tomate, puede tener un aumento en precio de siete u ocho veces, según su
origen. De los tomates de invernadero a los de huerta, denominados “pata negra”, la diferencia de coste es
muy sustancial. La procedencia, el tipo de cultivo o de cría, alimentación, raza, etc. Dan lugar a productos
distintos. Piscifactorías, granjas, cultivos intensivos, transgénicos, etc., son sistemas que se utilizan en la
“industria” para la producción de alimentos, cuyos resultados permiten un mercado menos temporal que
antes.
Así, podemos hablar de pescados, de carnes o de cafés. Por eso es importante conocer muy bien el mundo
de los proveedores y tener muy clara nuestra oferta, para así diseñar una verdadera estrategia de lo que
tenemos que comprar.
La calidad en Restauraciones basa en poder “estandarizar la calidad” de los productos que vendemos. Si
estamos especializados en “merluza de pincho”, no podemos confundir al cliente dándole otra cosa, aunque
también sea merluza. Por eso la Hosteleria del “monoproducto”, hamburguesa, pizza, etc., tiene una oferta
singular basada en un producto sin diferencias, aunque se consuma en diferentes puntos de venta.
Si nuestra especialidad son los arroces habrá que conseguir un grano que me garantice una uniformidad las
elaboraciones culinarias. Si ofrezco un café natural arábica de Colombia no voy a estar cambiando a robustas u
otros tipos de café. Este es el reto de las compras, como conseguir calidad continuada al mejor precio posible
y con las mejores condiciones de pago.
Las compras representan una función o sistema de la empresa que están relacionadas con:
•
•
•
•
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•
•
•
•
•
•
•
El conocimiento de los productos.
El conocimiento de la empresa en todos sus ámbitos.
Los productos y sus calidades.
La investigación y la búsqueda.
La selección de proveedores.
La planificación de las compras.
Las compras en si.
La recepción de mercancías.
El almacenaje y conservación.
La distribución.
Las necesidades.
La dimensión (espacio físico) que ocupan los almacenes.
Las materias primas para la elaboración de los platos significan una parte fundamental de las compras.
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
•
•
•
•
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•
•
•
•
Se necesita “conocer o reconocer” físicamente el producto.
Se necesita saber sus posibilidades, rendimiento, etc.
Se necesita saber su duración y caducidad, así como su evolución.
Hay que probarlo, bien directamente o a través de otras experiencias.
Hay que conocer los productos iguales y similares que se ofrecen en el mercado.
Hay que conocer la evolución de los productos.
Hay que estar informados (visitas, ferias, bibliografía, etc.).
Hay que saber lo que quiere el cliente y estar dispuesto a pagar por ello.
Hay que saber “reconocer” las verdaderas oportunidades de las ofertas de productos.
Hay que valorar las “ventajas” de cada producto en relación con los otros9precios, servicio, calidad,
imagen, etc.0.
Una verdadera gestión de compras tienen que estar basada en el conocimiento de la empresa en tres
aspectos básicos:
Modelos de Gestión de Pedidos
Los modelos en que basar el aprovisionamiento se agrupan en dos categorías principales, según la demanda
sean dependientes o independientes.
• Modelos para Aprovisionamiento no Programado: En los que la demanda es de tipo independiente,
generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logística (clientes o
consumidores), el modelo más común es el lote Económico de Compras.
• Modelos para Aprovisionamiento Programado: En los que la demanda es de tipo dependiente, generada por
un programa de producción o ventas. Responden a peticiones de reaprovisionamiento establecidas por MRP
o DRP basadas en técnicas de optimización o simulación.
A su vez, los modelos no programados se clasifican en otras dos categorías:
• Modelos de Aprovisionamiento Continuo: En los que se lanza una orden de pedido cuando los inventarios
decrecen hasta una cierta magnitud o “punto de pedido”. La cantidad a pedir es el “lote económico de
compra”.
• Modelo de Aprovisionamiento Periódico: En los que se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo
previamente establecido. La cantidad a pedir será la que restablece un cierto nivel máximo de existencias
nivel objetivo.
Formato propuesta para pedido.
Cada departamento elaborara su propuesta de pedido, teniendo en cuenta la demanda prevista. Esta
Propuesta de compra debe ir firmada por el jefe del departamento emisor
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
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Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
También durante la actividad de la empresa, el restaurante necesita vajilla, lencería, material de limpieza o
vinos que ofrece al cliente para su oferta (Menú, Buffet, Room Service, Cafetería, etc.). En definitiva, hay una
heterogeneidad de productos que buscar, seleccionar y comprar. Pero antes de iniciar este proceso, la persona
o área designada “debe” conocer, en el amplio sentido de la palabra, el producto. Para ello es conveniente
tener en cuenta los siguientes puntos:
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Propuesta de pedido
Departamento:
Código
Articulo
Cantidad
Fecha:
Precio
Total
Pedido
Entrega
Nivel de Servicio y Stock de Seguridad
La demanda independiente o no programada de un producto suele ser de tipo probabilista. Las demandas
independientes deterministas más bien son en la práctica un recurso de la doctrina para completar clasificaciones
o para simplificar la formulación de los modelos. Esta circunstancia aleatoria en la generación de la demanda
puede causar rupturas de los stocks, con sus costos asociados y sus mermas indudables de la calidad de
servicio.
Es necesario en consecuencia, disponer de un inventario adicional en los almacenes sobre lo estrictamente
necesario que haya establecido el modelo del aprovisionamiento. Dicho stock de seguridad, dependerá de las
desviaciones que vaya a presentar el consumo durante el período que media entre el lanzamiento de un pedido
y la recepción de la mercancía, es decir durante el plazo de entrega (Lead Time) o Período Crítico.
En consecuencia, la determinación de los stocks de seguridad estará ligada a la percepción que tengan esas
desviaciones y al grado de fiabilidad, o “nivel de servicio” que estén dispuestos a ofrecer a clientes. si tenemos
la percepción estadística de las desviaciones bajo la forma de la desviación estándar de la demanda, el stock
de seguridad será el número de desviaciones estándar de reserva que interese mantener. A su vez, ese número
de desviaciones estándar de reserva definirá el nivel de servicio que están ofreciendo.
En la práctica, la secuencia debe ser la contraria:
• Fijar el “nivel de servicio” que están dispuestos a ofrecer a los clientes, expresado como porcentaje de
servicios sin rupturas de stock.
• Determinar, sobre la base de las leyes estadísticas, el número de desviaciones estándar de reserva que
deben mantener, o “factor de servicio”, para garantizar ese nivel de servicio.
Aprovisionamiento Continuo: El Punto de Pedidos
Pudiéndose calcular con relativa simplicidad el tamaño óptimo de pedido, con la ayuda de la formula de
Wilson, la siguiente pregunta que cabria formular seria: ¿Cuánto Pedir?
En los modelos de aprovisionamiento continuo los inventarios se controlan continuamente y el pedido se
cursa en el momento en que los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o “punto de pedido” (en
ingles “order point”). La cantidad a pedir entonces sería el lote económico de compras. (LEC o EOQ). Si se
respetan escrupulosamente las hipótesis en las que se basa el método de Wilson (en concreto, lo que establece
que el plazo o período de reposición, lead-time, es nulo), el punto de pedido aparecería cuando el nivel de
inventarios fuera igual al stock de seguridad. En un caso más general, con el período de reposición no nulo, el
punto de pedido aparecería cuando el nivel de inventario fuera igual a la suma de stock de seguridad más la
demanda que previsiblemente habría que atender durante el período de reposición.
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
Es decir:
Punto de pedido = demanda durante lead-time + stock de seguridad.
Aprovisionamiento Periódico
Según Arbones (1989), señala que este modelo de aprovisionamiento tiende a utilizarse cuando existen
demandas reducidas a muchos artículos y resulta conveniente unificar las peticiones de varios de ellos en un
solo pedido para reducir los costos de lanzamiento o para obtener descuentos por volumen. (p. 68).
Es por ello, que el nivel objetivo de existencias sería, en la hipótesis de período de reposición nulo, aquel
que garantiza los ministros durante el período de revisión.
Es decir, la demanda prevista en dicho período más un stock de seguridad asociado a dicho período si la
demanda fuera de tipo probabilista. La cantidad a pedir en cada uno de los momentos preestablecidos sería la
diferencia entre los stocks existente y el stock objetivo.
Nivel objetivo = demanda durante el lead-time + demanda durante el período de revisión + stock de
seguridad.
Aprovisionamiento con Demanda Programada
El aprovisionamiento bajo condiciones de demanda dependiente, basado en técnicas MRP o DRP, se
caracteriza por la existencia de un programa de necesidades de reposición a corto plazo.
Asociado a esto, el pedido se lanzara siguiendo criterios similares a los del aprovisionamiento continúo más
atrás descrito: en el momento en que los inventarios de la referencia considera se reduzcan hasta ser iguales
a la suma de demanda durante el plazo de reposición, más el stock de seguridad.
El stock de seguridad en este caso obligado por ser la demanda probabilística, ya que ahora esta programada,
sino por la existencia de posibles retrasos y otros riesgos en el desarrollo del proceso (averías, problemas
laborales, entre otros). El plazo de reposición se referirá al plazo de entrega de las mercancías por parte de
los proveedores ya que los plazos de traslado a destino cadens de producción, almacenes comerciales, entre
otros, ya que habrán tenido en cuenta al establecer la programación.
Si estamos en un punto de cadena logística alejado de los proveedores (por ejemplo en un almacén de
fabrica que debe suministrar a los mayoritarios), el plazo de reposición para determinar nuestro “punto de
pedido” será cero.
La cantidad del pedido es una cuestión de análisis más complejo. Deberá ser igual a la suma de las necesidades
de reposición de un cierto número de períodos del programa (una, dos, tres, cuatro, semanas en el ejemplo
anterior), número que habrá de determinar con algún criterio de optimización.
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
15
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
En el caso de los modelos de aprovisionamiento periódico la respuesta a la pregunta ¿Cuánto pedir? Es
aparentemente sencillo: se lanza una orden de pedido cierto tiempo previamente establecido (Una vez por
semana, o una vez por mes, por ejemplo), denominado período de reaprovisión. La cantidad a pedir en ese
momento (En ingles “order quantity”) será la que establece un cierto nivel máximo de exigencias, o “nivel
objetivo”.
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Conclusiones
Dentro de las funciones principales de una empresa está la producción y para lograr una gestión eficaz
conviene que los responsables de dicha gestión elaboren un plan de trabajo ya que se trata de conseguir el
mejor aprovechamiento de los medios disponibles para las tareas relativas a compra, almacenaje, stock de
materias primas, modelos de gestión de inventarios, el nivel de stock de seguridad entre otros… dichos medios
se valen de una preparación administrativa y técnica de los trabajos.
En concordancia, con las consideraciones antes mencionadas para finalizar se puede decir que:
• La gerencia de la empresa, el empresario debe formar parte de esta programación.
• Asegurar la perfecta y adecuada utilización de los medios de producción disponibles con el fin de obtener
los costes de producción más reducidos posibles.
• Prever las necesidades en materias primas, elementos para montaje, en personal y en inventario de todo
tipo para obtener la producción establecida.
• Garantizar la cobertura total de las necesidades de la empresa al objeto de que los stocks de materias
primas y de elementos para montaje, dentro de los límites tales que representen un margen de seguridad
en el aprovisionamiento a los talleres de elaboración.
Cuestiones fundamentales para la planificación de materiales. Cuando (en qué momento) deben realizarse
los distintos pedidos de material?
Cuanto debe pedirse de cada material al emitir un pedido? O lo que es lo mismo, cual debe der el tamaño
de los lotes a solicitar? Las respuestas van a depender de los factores que a continuacion se describen,
Características de la demanda
Planificación de inventarios de ciclo único o mono periódico, que se trata de un producto cuya demanda
se produce una sola vez, y por lo tanto los items necesarios para la elaboración se almacenan en un solo
periodo.
El método de Planificación Multiperiódica, es el método frecuente, cuando la demanda se mantiene a lo
largo del tiempo, ya sea continua o discontinua, regular o irregular.
Tipos de demanda
Demanda Independiente, será aleatoria en función de las condiciones de mercado, no está relacionada
directamente con la de otros artículos. Es el caso de los productos terminados adquiridos por los clientes o
piezas de repuestos (cálculo de la demanda por estimación).
Demanda Dependiente, dependen de otros artículos almacenados, es el caso de un automóvil, cuyo consumo
dependerá del número de unidades a fabricar del producto final. (cálculo de la demanda es directo).
Costes relacionados con los inventarios
El hecho de mantener un stock provoca gastos a la empresa pero en el momento de su falta provocan
costes.
16
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
Tiempo de suministro (TS)
Es el intervalo de tiempo que transcurre entre el momento en que se solicita un pedido, y el instante de su
llegada, entendida ésta, como el momento en que está disponible para ser utilizado.
• Tiempo de confección del pedido, es aquel necesario para elaborar la documentación y enviarla al CT,
incluye datos como tamaño, ruta, fechas previstas, material necesario, etc.
• Tiempo de desplazamiento o transporte, que incluye traslado de materiales hasta el CT, dentro de él y el
envió hasta el alacen de pedido.
• Tiempo de cola, tiempo de espera en el CT, hasta que otros pedidos de mayor importancia sean
entregados.
• Tiempo de preparación del CT para ejecutar el pedido.
• Tiempo de ejecución del pedido.
• Tiempo de espera, que transcurre desde que se han finalizado las operaciones hasta que el lote se traslada
desde el CT hasta el almacén.
• Tiempo de inspección, consumido para realizar dicha actividad sobre el lote en cuestión.
La tendencia actual es reducir los TS, con el objeto de incrementar la rapidez de respuesta al mercado,
disminuir los inventarios, etc. Dos vías fundamentales pueden ser: simplificar las listas de materiales y eliminar
o reducir los componentes de TS que no generen valor añadido.
Clasificación ABC
Esta clasificación sirve para discriminar, emplea el gasto o valor anual de los artículos, esto no es mas que la
utilización anual de los ítems medida en unidad monetaria. Se calcula como se indica en la siguiente tabla.
Numero
Orden
% acumulado
de producción
Valor
Unitario
Utilización
Anual
Valor
Anual
% valor
total
% valor
acumulado
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
5000
20
100
418
110
86
50
300
1000
100
20
400
300
30
100
110
32
3
0,5
3
100.000
80.000
30.000
12.540
11.000
9.460
1.600
900
500
300
246.300
40,6
32,48
12,18
5,09
4,47
3,84
0,65
0,37
0,2
0,12
40,6
73,08
85,2
90,35
94,82
98,66
99,31
99,68
99,88
100
Clasificación
A
B
C
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
17
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Este concepto se aplica tanto al suministro externo, como al interno. En caso de SE, la empresa determina
el TS en base a la experiencia con el proveedor. Para el caso de SI, en el que el pedido solicitado, es fabricado
por la propia empresa, los tiempos consumidos desde que se detecta la necesidad de aquel, hasta que está
disponible, se encuentran los siguientes componentes:
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Sistemas MRP I: el MRP originario
La meta fundamental a alcanzar por la empresa, es decir disponer del stock necesario justo en el momento
en que va a ser utilizado. El énfasis debe ponerse mas en él cuando pedir que en el cuanto, lo cual hace que sea
más necesario una técnica de programación de inventarios que de gestión de los mismos, el objetivo básico,
pues, no es vigilar los niveles de stocks como se hace en la gestión clásica, sino asegurar su disponibilidad en
la cantidad deseada, en el momento y lugar adecuados.
Procedimientos para la solicitud de materiales.
Procedimientos para la elaboración de pedidos.
La gestión de compras, como la de cualquier otra actividad, da lugar a unos procesos y procedimientos de
tipo administrativo cuyo objetivo tiene que ver con el control, registro, almacenamiento, distribución, etc.,
de los productos/artículos que se utilizan en un establecimiento hostelero o de Restauración. Su sencillez o
complejidad dependerá del volumen de operaciones, de su significado económico y de la propia organización
interna. En la actualidad, también la informática con todo su gran desarrollo y posibilidades está incidiendo en
estos procesos y controles con una forma distinta de operar, de tratar la documentación y, sobre todo, lo que
es más importante, de conseguir una información en ¨ tiempo real¨ más completa y diversificada.
¿Cuáles son las etapas ¨administrativas¨ que se originan en el proceso de ¨feed back¨ necesidades-comprasconsumos-necesidades?
Para nosotros se establecen los siguientes pasos y documentos:
• Las peticiones que tienen lugar en cada una de las unidades y que son de dos tipos:
• Aquellas que son necesarias para el desarrollo de la actividad.
• Las que se producen como consecuencia de reposiciones de productos.
Las primeras son Peticiones de Suministro o reposiciones a través de vales o comandas que expiden las
unidades al Economato, Bodega o Almacén para proveerse de los productos o artículos necesarios que se
utilizan en la producción (Cocina) o en el servicio (Comedor). La petición de suministro como “vale” se realiza
al inicio de la actividad, es decir, es la provisión para la elaboración de platos o para el simple montaje (por
ejemplo, reposición de salsas embotelladas, relleno de saleros y pimenteros, etc.).
La “comanda” normalmente se origina por el Comedor y es una petición al Economato/Bodega para la
provisión de frutas, algunas bebidas, etc., aunque también puede realizarse con un “vale”. Generalmente la
“comanda” refleja una petición de los clientes y el “vale” es un elemento administrativo para el funcionamiento
interior de las unidades del establecimiento. En cuanto a las segundas, la petición no se origina por una
necesidad urgente o para el día, sino mas bien es una previsión de aquellos productos o artículos con son
objetivos de reposición (vajilla, cristalería, conservas especiales, etc.). En este caso, se trata de una petición
a la unidad de compras para que efectúe las gestiones ante los proveedores de acuerdo con la política del
establecimiento a tal efecto.
Resumiendo, podemos decir que las necesidades de cada una de las unidades se gestionan por medio de
vales o comandas, cuyo contenido debe tener al menos los siguientes datos:
18
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
Departamento o Unidad que hace la petición.
Producto o Artículo que se solicita.
Unidad (Kg, litro, botellas, caja, etc.).
Cantidad.
Fecha.
Firma autorizada.
Número del impreso.
Código.
Estos dos últimos datos dependerán de la propia organización interna del establecimiento. También, en
algunos casos los vales llevan el “precio” para su valoración y registro en Contabilidad. Los vales o comandas
siempre se realizan por duplicado. Un original para el receptor (Economato, Bodega, Almacén, etc.,) y copia
para el emisor (Cocina o Comedor).
Identificación de Necesidades
Selección de fuentes
Aprovisionamiento
Control de Resultados
Proceso Gestión
Emisión y seguimiento
de Pedidos.
Aprobación y Pago de
Facturas
Recepción -Inspección
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
19
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
•
•
•
•
•
•
•
•
Unidad III Control de mercancías.
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Realizar la recepción de stocks para su almacenaje.
La recepción de materiales.
El control de la entrada de mercancías en el establecimiento es una tarea fundamental que forma parte del
proceso de gestión de compras. Se trata de comprobar y verificar cada uno de los pedidos hemos efectuado a
los proveedores. Esta revisión se hace sobre el transporte utilizando por el proveedor, la cantidad, la calidad
y el precio, es decir, sobre las condiciones pactadas con el proveedor. Para llevar a cabo esta labor hay que
definir:
• La persona responsable de la recepción de mercancías.
• La información que se debe de tener la persona responsable de la recepción de mercancías, respecto
a lo que se espera recibir.
• Los horarios para recibir mercancías de tal forma que siempre se encuentre en el establecimiento
la persona responsable que asuma esta función.
Por otra parte, la recepción de mercancías debe ejercer sobre todo, un control rígido sobre la calidad y
cantidad, ya que el precio puede volver a ser revisado al no efectuarse normalmente el pago al contado. El
peso de los artículos tiene que comprobarse antes de cualquier conformidad. No se deben de confundir los
pesos brutos con los netos, sobre todo con productos que vienen en cajas cuyo peso hay que descontar, este
es el caso de frutas y hortalizas. También hay que verificar el pescado que en muchas ocasiones se piden
limpios o preparados, o las carnes, vigilando la cantidad normal o exagerada de desperdicio que puedan tener.
En cuanto a la calidad sucede lo mismo. Su control es importantísimo pues no es lo mismo recibir naranjas
extra o primera, ternera blanca fresca o previamente descongelada, aguacates en su punto o pasados, piñas
quemadas por el frio o fresas con todo su color sabor y aroma. La calidad no es solo lo que espera el cliente,
sino también lo que la legislación en esta materia establece. Verificar las fechas de caducidad de los productos
que recibimos debe de ser tarea normal.
Muchos de estos problemas se pueden resolver a través de una estandarización del proceso de compra
que incluya la disposición de fichas técnicas de los productos determinados para comprar que incluyan
características, medios de transporte utilizados, y en general en la que se deben de recibir los mismos.
Resumiendo podemos asegurar que la recepción de mercancías efectuada correctamente sirve para
aproximarnos con la mayor exactitud a los costos previstos y la calidad de nuestros productos tiene el nivel
que habíamos establecido. Para lograr que el receptor pueda realizar bien su trabajo deberá disponer de:
• Bascula o pesas adecuados.
• Espacio necesario para efectuar las tareas de control.
• Etiquetas para el control del producto(producto, fecha de entrada, proveedor..)
En la actualidad, con la informática, se puede establecer una gestión de compras integral añadiendo a una
unidad central de proceso de datos los periféricos necesarios en el lugar donde se realiza esta función.
Una vez aceptadas las mercancías hay que situarlas ordenadamente y en el lugar adecuado. Normalmente
se reciben productos que se mantienen a :
• Temperatura ambiente.
20
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
• Temperatura fresca.
• Frio positivo.
• Frio negativo.
A temperatura ambiente se pueden mantener y almacenar conservas, productos secos, determinadas
bebidas. La temperatura fresca conserva vinos algunas frutas, ciertos embutidos. El frio positivo es necesario
para carnes, pescado, productos lácteos, fiambres, etc. El frio negativo es para congelarlos.
Sistemas de planificación y control de mercancías.
Utilización
El sistema de Gestión de stocks puede procesar tanto entradas de mercancías planificadas como entradas de
mercancías no previstas. Esta sección describe cómo planificar una entrada de mercancías mediante un pedido
o tipo de pedido (por ejemplo, una orden de planificación) o una reserva.
La planificación adelantada de una entrada de mercancías significa que se almacena cierta información
importante para la entrada de mercancías, por ejemplo, antes de contabilizar la entrada de mercancías
real:
•
•
•
•
•
¿Qué? (¿qué material?)
¿Cuánto? (¿qué cantidad?)
¿Cuándo? (¿en qué fecha de entrega?)
¿De dónde? (¿de qué proveedor o centro?)
¿A dónde? (¿a qué destino, a qué stock?)
El objetivo de esta planificación es simplificar y acelerar el proceso de la entrada de mercancías y mejorar
la organización de los trabajos en el lugar de entrada de mercancías, por ejemplo para evitar cuellos de
botella.
Además, si se planifican entradas de mercancía, la Planificación de necesidades de material (MRP) puede
controlar los stocks de materiales pedidos o manufacturados y llegar a un balance de inventario óptimo.
A menos que las entradas se planifiquen, el sistema no puede encontrar los materiales que se han pedido.
Por esta razón las entradas planificadas son decisivas para la regulación del nivel del inventario en el almacén.
Las entradas planificadas también tienen importancia para determinar si se recibieron materiales prometidos
por proveedores o por la fabricación propia. Sin ellos, el sistema no puede establecer un enlace entre pedidos
y materiales recibidos.
Tres tipos de entradas de mercancías planificadas
Dependiendo de la fuente de información (es decir, el documento donde se almacenan los datos relevantes
a la planificación), el sistema distingue entre tres tipos de entradas de mercancía planificadas:
• Entradas de mercancías planificadas utilizando pedidos
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
21
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Consideramos temperatura ambiente entre los 16 y 21 grados centígrados, temperatura fresca entre los 8 y
15 grados centígrados, frio positivo entre 0 y 7 grados y frio negativo a partir de los -1 grados centígrados.
Contenido del formato.
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Si la empresa utiliza el componente de Gestión de compras, éste proporciona dos fuentes de información
para la planificación de la entrada de mercancías pedida por un proveedor, principalmente:
• El pedido
• El aviso de entrega
Información en un pedido
Al grabar un pedido, la entrada del material del pedido se considera como planificada, ya que el pedido
contiene todos los datos relevantes para la entrada de mercancías:
Indicador de entrada de mercancías
El indicador de entrada de mercancías especifica si es probable que tenga lugar una entrada de mercancías
para esta posición de pedido y, por lo tanto, si la posición es relevante para la Gestión de stocks.
Proveedor
El proveedor de la mercancía se especifica en el pedido.
Mensaje de entrada de mercancías
El encargado de compras puede especificar en el pedido que está al corriente de todas las entradas
de mercancías. En el caso de una entrada de mercancías, el encargado recibe el mensaje de MAIL
correspondiente.
Material y cantidad
Al introducir la entrada de mercancías, automáticamente se proponen el material pedido y la cantidad a
entregar especificados en el pedido.
Tolerancia para faltas en el suministro y tolerancia de exceso de suministro
El departamento de compras puede especificar en el pedido que la entrada de mercancías sólo se aceptará
si la cantidad entregada está comprendida en la tolerancia de exceso de suministro. Si la cantidad entregada
es inferior a la tolerancia para faltas en el suministro, el sistema proporciona un aviso de advertencia.
Fecha o semana de la entrega planificada.
Al utilizar informes para el análisis de fechas de entrega o semanas de entrega especificadas en los pedidos,
pueden determinarse las probables entregas de un día concreto, es decir, el trabajo previsto en el lugar de
entrada de la mercancía, así como las entregas planificadas para otro momento.
22
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
Última fecha de entrega
Lugar de destino de las mercancías
El departamento de compras puede pedir un material para los siguientes lugares de destino:
• Almacén
• Consumo
Si el material está destinado al almacén, el peticionario puede definir dicho almacén. Al introducir la
entrada de mercancías, el sistema propone este almacén de forma automática.
En el caso de que el material sea para consumo, no entrará en el almacén, sino que se dirigirá al lugar
donde sea preciso. Si, por ejemplo, se pidió un material para un centro de coste, este material se entregará
directamente al departamento adecuado.
Las posiciones contabilizadas directamente en consumo se reconocen por el tipo de imputación (por ejemplo
K) y la imputación (por ejemplo, centro de coste). Para las posiciones que deben contabilizarse directamente en
consumo, el departamento de compras puede introducir un destinatario o un lugar de descarga en el pedido. El
sistema propone ambas especificaciones de forma automática al introducir la entrada de mercancías. Observe
que se puede modificar el lugar de descarga, pero no el destinatario.
Stock en el que debe contabilizarse la mercancía
El departamento de compras puede especificar en el pedido si debe inspeccionarse el material o bien si
puede contabilizarse directamente en el stock de libre utilización
Si el indicador de Control de calidad se fija en la posición de pedido, el sistema propone de manera
automática que, al introducir la entrada de mercancías, se contabilice el material en control de calidad.
Aún es posible modificar el indicador y contabilizar el material en el stock de libre utilización o en el stock
bloqueado. También es posible contabilizar el material en el stock de control de calidad, aún cuando el
indicador de inspección no haya sido fijado anteriormente por el departamento de compras.
Normas de envío
En el caso de que el departamento de compras haya especificado las normas de envío en la posición de pedido,
es necesario confirmar el cumplimiento de estas normas en el momento de la entrada de mercancías.
Tiempo mínimo hasta caducidad
En el pedido, la Gestión de compras puede especificar un tiempo mínimo hasta caducidad diferente del
tiempo mínimo hasta caducidad especificado en el registro maestro de material.
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
23
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Para artículos de temporada puede definirse una fecha en el pedido hasta la que se aceptará una entrada
de mercancías. En el caso de que se entregue la mercancía después de esta fecha, el usuario recibe un aviso
de advertencia o error al introducir la entrada de mercancías.
Necesidades, abastecemientos y recepción de stocks.
Si está activa la función de control de la fecha preferente de consumo, debe introducirse la fecha de
caducidad o la fecha de fabricación del material en el momento de la entrada de mercancías. A continuación, el
sistema verifica si puede observarse el tiempo hasta caducidad especificado en el pedido. En el caso contrario,
aparece un aviso de advertencia o un mensaje de error (según la configuración del sistema).
Lote
Si se conoce el lote, éste puede introducirse en el pedido. Observe que este lote no puede modificarse una
vez introducida la entrada de mercancías.
Al introducir una entrada de mercancías, también pueden buscarse pedidos utilizando los siguientes criterios
de búsqueda:
•
•
•
•
•
Proveedor
Material
Fecha de entrega
Código EAN/UPC
Número de material utilizado por el proveedor
Ejemplo de formato de recepción de bienes en bodega.
Empresa Nacional
Recepción de Bienes
Proveedor:
Articulo
24
Nº de entrada
Descripción
Técnica
Unidad de
medida
Fecha: Fecha: 20 Agosto 2008.
Cantidad
Precio
Unitario
Total
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
Unidad I:
Almacenaje de stocks.
Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:
Almacenar los materiales e insumos recibidos.
Unidad II:
Control de stocks.
Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:
Realizar el control diario de productos e insumos utilizados.
Unidad I: Almacenaje de stocks.
Características generales del almacenamiento.
Principios para el almacenamiento
La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la información
respecto a tiempos de adelantes, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de
compras, es la fuente mejor de esta información.
Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben establecer resguardo
físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de
rotación de inventarios defectuosos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros de deben
mantener, lo cual facilitan la localización inmediata de los artículos.
Aprovisionamiento
El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa
de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro. Las
actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:
(a) Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de
abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades
específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado
proyecto.
El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las necesidades de abastecimiento
para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales
(b) Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las
cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento
oportuno y al precio total más conveniente.
Los principales objetivos específicos de esta actividad son:• Mantener la continuidad del abastecimiento;• Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;• Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa;- Evitar
deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada;• Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales;• Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;• Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitación
del personal; y, mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del
departamento.
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
1
Gestión de stocks.
y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.
(c) Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las
actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.
(d) Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del
almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se
necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son:
• Control de la exactitud de sus existencias.
• Mantenimiento de la seguridad.
• Conservación de los materiales.
• Reposición oportuna.
(e) Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la
distribución o entrega de la mercadería solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el
embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean
correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se
despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.
(f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta
en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.
(g) Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa.
Importancia
Gestión de stocks.
La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado
fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes:
• Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento
de la organización.
• Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.
• Mantener unas normas de calidad adecuadas.
• Buscar y mantener proveedores competentes.
• Normalizar los elementos que se adquieren.
• Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
• Mantener la posición competitiva de la organización.
• Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos
posibles.
Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difícil porque no sólo hay que tener en cuenta
las necesidades internas, sino también las del mundo exterior.
Tanto el departamento de aprovisionamiento como el tráfico de materiales tienen un contacto directo en
el mercado y han de responder a su solución.
2
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes confiables y progresivas
de suministros, asegurar y mantener su cooperación e interés.
El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:
• Las previsiones en un plan general.
• Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un sólo factor, el tiempo.
En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos consumen aproximadamente entre el 20% y
50% de los ingresos totales de la compañía en mercadería y servicios. Cuando una organización gasta cantidades
tan grandes de sus ingresos en una sola área es importante que se reciba una buena compensación por los
fondos comprometidos.
El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, actúa como un poderoso estímulo
para racionalizar el abastecimiento.
En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de abastecimiento (o compras).
El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las
compras, el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias
de la organización, tanto a corto plazo como a largo plazo.
En el área de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la planificación y del control de los
materiales, así como de la programación de la producción o de la investigación de los materiales y de la
programación de las compras, del tráfico de entrada y salida de los almacenes, y de la eliminación de los
desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de
acuerdo a los objetivos trazados. La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la máxima
utilización y conservación de los abastecimientos. Estas se obtienen mediante el entrenamiento y la aplicación
continua de una serie de normas hasta la conservación, el mantenimiento, la recuperación y la correcta
distribución y empleo de todos los artículos utilizados por la empresa.
En lo que se refiere al cálculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe considerar la política de
la empresa para definir sobre los siguientes puntos:
(Emplear en la producción materiales extranjeros o nacionales;
Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artículos que se produzcan.
Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crédito.
También debe considerar la capacidad económica o financiera de la empresa para determinar mayores o
menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la capacidad instalada de la empresa y el nivel de
utilización de la misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalación.
Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles,
debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la empresa:
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
3
Gestión de stocks.
Sus necesidades
Con el gerente de Producción para determinar:
• Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en el volumen previsto.
• Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cuándo colocar los pedidos.
• La calidad y el tipo de cada artículo o material a adquirirse.
Con el gerente de Logística para determinar:
•
•
•
•
•
•
Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.
Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo.
Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
Equipo y material necesario para el mantenimiento.
Capacidad de equipo y material para el transporte.
Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
Con el jefe de Compras para definir:
• Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
• La calidad adecuada de los artículos a adquirirse.
• Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.
Con el gerente de Ventas o Comercialización para:
• Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados.
• Fechas necesarias de cada uno de ellos.
Con Contabilidad con el propósito de conocer:
• Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.
• La conciliación que se efectúa en los inventarios.
Gestión de stocks.
• Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.
El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al elemento comprador,
así como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se refiere a:
•
•
•
•
La fabricación durante un determinado período.
El cumplimiento de un determinado programa de adquisición de materiales.
Una orden de compra específica.
La adquisición de determinado material que debe de tenerse en existencia.
• Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.
Conclusiones
El abastecimiento es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización, puesto que cada una
de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna
organización es autosuficiente.
Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la función que cumple un elemento
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
de compra para realizar una compra adecuada.
Otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores, y para ello es recomendable contar con
políticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la
continuidad de las operaciones.
Finalmente, está claro que el área de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol importante, y que,
sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por consiguiente en los precios también,
lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El éxito de una empresa,
creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinación
razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce.
Plano de una Bodega.
Pescados
Refrigeracíon
Verduras
Conservas
Pastas
Licores
Pescados
Congelacíon
Verduras
Congelacíón
Aceites y vinagres
Papas y similares
Harinas
Lácteos
Azucares y derivados
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
Gestión de stocks.
Refrigeración
Carnes
Pasillo De Acceso
Carnes
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Distribución y espacios en el almacén.
Gestión de stocks.
Emplazamiento
Dotación básica
Almacenamiento a temperatura ambiente
Estantería y bancos
Tolvas (cajas) para alimentos
Recipientes para productos sólidos.
Almacenamiento en Refrigeración
-Instalaciones frigoríficas de almacenamiento
correspondientes a las cámaras, armarios y arcones
frigoríficos destinados a mantener los alimentos a
temperatura controlada a frio positivo.
Recipientes para contener alimentos.
En el caso de que la instalación se corresponda a
con una cámara:
En el caso de que la instalación se corresponda a
con una cámara:
Estanteria y bancos.
Barras para congelado de piezas de carne o
productos cárnicos.
Recipiente para recogida de exudado procedente
de piezas de carne.
Carros y torres porta platos o porta bandejas.
Almacenamiento en congelación
-Instalación frigorífica de almacenamiento
correspondiente a las cámaras, armarios y arcones
frigoríficos destinados a mantener los alimentos a
temperatura controlada en frio negativo.
Recipientes para contener alimentos.
Estanteria y bancos.
Equipamientos, maquinaria y otros recursos.
Para almacenar las mercancías se requiere una serie de equipos que permitan minimizar los tiempos de
manipulación y almacenamiento, evitar esfuerzos excesivos de los trabajadores, reducir los costes y que al
mismo tiempo contribuyan a realizar las actividades de forma más eficiente.
A continuación presentamos algunos de los equipos utilizados en el proceso de almacenamiento y preservación
de productos:
Los recipientes utilizados para contener alimentos estarán fabricados con materiales adecuados para el uso
a que se destinen. A continuación se especifican los materiales empleados usualmente de acuerdo con este
criterio:
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
Recipientes utilizados como soporte para efectuar el almacenamiento de los alimentos, en este caso los
materiales más empleados son plástico del tipo polietileno y policarbonato, principalmente loza, porcelana,
vidrio y acero inoxidable.
A pesar de ser el material de mayor resistencia a
la mayoría de detergentes y desinfectantes para
tiempos de contacto breves, no resiste totalmente
a los ácidos o bases fuertes y al cloro, que pueden
producir oxidación.
Aluminio
-Se deforma y ralla.
Se enfría rápidamente.
Se limpia con dificultad al ser ligeramente poroso.
Puede transferir residuos al alimento. Esta
transferencia se acelera cuando los el recipiente
contiene alimentos ácidos tales como escabechados
y ciertos adobos o marinados. No obstante ,no
existe estudios concluyentes que atribuyan efectos
indeseables a estos residuos.
No resiste el empleo de desengrasantes cáusticos.
Vidrio
Debido a la fragilidad puede romperse y los fragmentos
contaminar los alimentos.
Loza y Porcelana
Fragilidad, por lo que su uso se reserva principalmente
para vajillas.
Plástico
Algunos plásticos no resisten temperaturas elevadas
por lo que no pueden utilizarse modo de recipientes
en algunas instalaciones, como sucede por ejemplo
en las destinadas a mantener los alimentos calientes.
Por este motivo antes de proceder a su Adquisición se
comprobara la temperatura limite de resistencia ala
calor declarada por el fabricante.
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
Gestión de stocks.
Acero inoxidable
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En la tabla se especifican los inconvenientes de cada uno de estos materiales contemplados desde el prisma
de la higiene, si bien es preciso aclarar que existe una continua evolución en ellos debido a la aparición de nuevos
compuestos y aleaciones que pueden presentar o limitar alguno de los inconvenientes antes reseñados.
Equipos de almacenamiento y sus características.
Armario de refrigeración.
Instalación que mantiene los alimentos en régimen de frio positivo. Presenta la posibilidad de crecimiento
de gérmenes en el alimento si no se alcanza la temperatura adecuada y dificultad de limpieza en lejas, gomas,
y tiradores de puertas.
Ejemplos de Temperaturas.
• Para verduras 5 Grados centígrados a 7 Grados.
• Para pescados 1 Grados centígrados a 5 Grados.
• Para carne 1 Grados centígrados a 5 Grados.
Armario congelador
Instalación que mantiene los alimentos en régimen de frio negativo. Presenta la posibilidad de crecimiento
de gérmenes en el alimento si no se mantiene la temperatura adecuada, dificultad de limpieza en lejas,
tiradores, gomas de puestas y cumulo de Hielo.
Temperatura recomendada a menos 18 grados centígrados.
Gestión de stocks.
Cámara.
Instalación en forma de habitáculo destinada a almacenar o mantener alimentos en régimen frigorífico.
Presenta la posibilidad de crecimiento de gérmenes si no se mantiene la temperatura adecuada, dificultad de
limpieza de sus superficies y de contaminación de los alimentos a partir del agua procedente del desescarche
del evaporador, existen cámaras según sea el dispositivo generador de frio:
Tiro forzado; el frio se distribuye por convección forzada gracias a un ventilador.
Estatica; el frio se distribuye por conducción a partir de unas placas enfriadas. A diferencia del anterior
ocasiona un aumento de humedad que favorece a la aparición de podredumbres en los vegetales contenidos y
mohos en las superficies de la cámara.
Compacta: Se presenta en forma de un bloque prefabricado. Su capacidad habitualmente oscila entre 2 a
10 metros cúbicos, con un espacio útil del 50-60 Porciento.
Modular: Están formadas por paneles prefabricados ensamblados para conformar cámaras con un volumen
adaptable al espacio disponible.
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
Limpieza y desinfección del almacén
Higiene de Equipos y Utensilios
Cámaras, Heladeras y Freezer
Flujo grama para limpieza de Refrigeradores, cámaras y freezer
•
•
•
•
•
•
•
•
Desconectar equipo
Retirar alimentos
Control de descongelamiento (1)
Aplicar solución detergente,
Paredes, pisos, techo, rejillas
Enjuagar
Aplicar solución desinfectante (2 gotas de cloro por cada litro de agua)
Fin de la tarea
Observaciones
El procedimiento de limpieza y desinfección, debe realizarse en forma completa, mínimo una vez por
semana y se debe realizar una manutención diaria.
El descongelamiento debe realizarse de acuerdo a las especificaciones de cada equipo
Características del almacenamiento según materia.
Productos perecederos:
Estos productos exigen una mayor atención y manejo adecuado. Se diferencian de los productos no
perecederos en que:
• Son de Temporada
• Se compran con mayor frecuencia y sus precios son menos estables.
El que un producto sea o de temporada significa que es mucho más probable que se estropee con rapidez
o pierda frescura y calidad. Algunos ejemplos serian el pescado fresco y el marisco, las carnes, los zumos de
frutas frescas y algunos productos lácteos. Exigen gran cuidado por que son propensos a la contaminación
y las enfermedades. Muchos de estos productos tienen restricciones para cruzar fronteras debido a estos
contaminantes y enfermedades.
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
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Gestión de stocks.
Productos perecederos y no perecederos.
Por estas razones es muy importante que el jefe de compras preste atención a los informes de mercado
distribuidos por los proveedores. Estos informes están escritos por los proveedores para informar a las empresas
de las condiciones del producto presentes y futuras, especialmente con los productos de granja y e pescado,
dado que constituyen la mayor parte de los alimentos perecederos.
Estos informes son muy valiosos, por ejemplo si se sabe que el mal tiempo en california tendrá consecuencias
serias en los productos perecederos que utiliza, puede planificar con anticipación. Sabiendo que dichos
productos se deterioran con rapidez, determine la cantidad en existencia y cuanto cree que va a necesitar. Es
posible incluso que hay que revisar el menú, dependiendo de que la variación del tema afecte mucho o poco
a las provisiones y los precios.
Con un poco de previsión se puede garantizar la calidad y la entrega puntual. Por ejemplo la calidad del
pescado depende de un manejo cuidadoso y de su frescura, así que hay planificar el pedido para que llegue
justo a tiempo para ser consumido.
Después hay que determinar lo que debe de haber disponible en inventario, hay que mirar lo que se tiene
en inventario antes de hacer un pedido.
Productos NO perecederos:
Todos aquellos que por sus características no son extremamente vulnerables.
Las cantidades a pedir de productos no perecederos viene determinada por el consumo, el especio del
almacén, la disponibilidad de efectivo el precio y el plazo de entrega. La empresa podría tener muchos
espacio, pero podría haber un problema con el flujo de efectivo, el comprador puede negociar un precio mejor
por caja haciendo compras al por mayor, pero el espacio de almacén podría ser pequeño.
Gestión de stocks.
Requerimientos de almacenamiento según el tipo de producto.
Como se menciona en la unidad anterior existe diferentes tipos de productos por lo cual igual existe
tratamientos diferentes para cada tipo de productos,
Normas generales para reducir los riesgos derivados del almacenamiento
• Mantener la cantidad almacenada la mínimo.
• Considerar las características de peligrosidad de los productos y sus incompatibilidades.
Agrupar los de características similares
Separar los incompatibles
Aislar o confinar los de características especiales:
• muy tóxicos
• cancerígenos
• explosivos
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
•
•
•
•
•
pestilentes
Comprobar que todos los productos están adecuadamente etiquetados.
Llevar un registro actualizado de productos almacenados.
Emplear armarios de seguridad.
Emplear frigoríficos de seguridad aumentada para almacenar productos inflamables muy volátiles.
En general los alimentos son perecederos, por lo que necesitan ciertas condiciones de tratamiento,
conservación y manipulación. Su principal causa de deterioro es el ataque por diferentes tipos de microorganismos
(bacterias, levaduras y mohos).
Esto tiene implicaciones económicas evidentes, tanto para los fabricantes (deterioro de materias primas
y productos elaborados antes de su comercialización, pérdida de la imagen de marca, etc.) como para
distribuidores y consumidores (deterioro de productos después de su adquisición y antes de su consumo).
Se calcula que más del 20% de todos los alimentos producidos en el mundo se pierden por acción de los
microorganismos.
Por otra parte, los alimentos alterados pueden resultar muy perjudiciales para la salud del consumidor.
La toxina botulínica, producida por una bacteria, Clostridium botulinum, en las conservas mal esterilizadas,
embutidos y en otros productos, es una de las sustancias más venenosas que se conocen (miles de veces más
tóxica que el cianuro). Otras sustancias producidas por el crecimiento de ciertos mohos son potentes agentes
cancerígenos. Existen pues razones poderosas para evitar la alteración de los alimentos. A los métodos físicos,
como el calentamiento, deshidratación, irradiación o congelación, pueden asociarse métodos químicos que
causen la muerte de los microrganismos o que al menos eviten su crecimiento.
En muchos alimentos existen de forma natural sustancias con actividad antimicrobiana. Muchas frutas
contienen diferentes ácidos orgánicos, como el ácido benzoico o el ácido cítrico. La relativa estabilidad de
los yogures comparados con la leche se debe al ácido láctico producido durante su fermentación. Los ajos,
cebollas y muchas especias contienen potentes agentes antimicrobianos, o precursores que se transforman en
ellos al triturarlos.
Almacenamiento de Productos Perecederos
Congeladas: deben ser mantenidas a temperatura máxima de -18° C.
Refrigeradas: deben ser mantenidas a temperatura de 0 a 5° C.
• Las carnes deben estar identificadas por su tipo, cantidad y fecha de recepción.
• Serán retiradas de su embalaje original acondicionándolas en recipientes adecuados e higienizados y
cubiertos con papel film
• En caso de carnes al vacío se mantendrán en su envase original, colocándolas en recipientes adecuados
cuidando de no hacer perforaciones
• Las carnes almacenadas en envases plásticos deben almacenarse en pequeños lotes a fin de favorecer la
circulación del frío
• Deben definirse zonas dentro del área de refrigeración. En las estanterías más bajas se colocarán los
productos crudos, en las estanterías del medio los productos preelaborados y en las estanterías superiores
los alimentos cocidos
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
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Gestión de stocks.
Carnes
• No mezclar envases primarios, secundarios y terciarios (embalaje de transporte con envase de contacto
con el alimento)
Productos Lácteos
• Deben estar rotulados con su fecha de recepción y almacenados a temperatura entre 0° C y 5° C
• Se deben apilar de manera que exista buena circulación de aire
• El yogurt, leche y derivados lácteos serán almacenados en su embalaje original, cuidando de no llevar
suciedad a la cámara. En caso de requerirse serán lavados antes del ingreso a las mismas.
Huevos
•
•
•
•
Los huevos deben ser retirados de sus cajillas originales o exigir envase termo contraible.
Deben ser mantenidos en contenedores descartables, los cuales luego de su uso deben ser desechados
Retirar los huevos quebrados o dañados
Almacenarlos en una temperatura de 6° C a 8° C Evitar dejarlos a temperatura ambiente.
Hortalizas y Frutas
•
•
•
•
Se retirarán de su embalaje original (cajas, cartones, bolsas) inmediatamente después de la recepción
Se acondicionarán en recipientes plásticos debidamente higienizados y separadas por clase
Se almacenarán con una temperatura de 6° C a 8° C
Las verduras congeladas se mantendrán a temperatura de -18° C
Gestión de stocks.
Consideraciones Generales
• Mantener las puertas de las heladeras y de las cámaras siempre cerradas
• Conservar el orden interno teniendo en cuenta la siguientes distribución: a) estantes superiores: alimentos
cocidos; b) estantes intermedios: alimentos preelaborados; c) estantes inferiores: alimentos crudos
• Mantener los alimentos cubiertos con film
• No acondicionar los alimentos en recipientes de material reciclado ya que el mismo puede ceder sustancias
tóxicas a los alimentos
• Todos los productos perecederos necesitan refrigeración
• Control diario de las fechas de vencimiento de los productos para verificar el cumplimiento de la regla FIFO
(Primero en entrar, primero en salir)
• En caso de conservar una preparación alimenticia por más de 48hs. cubrir con film e identificarlo con fecha
de elaboración.
Almacenamiento de Productos No Perecederos
Artículos de limpieza:
Los artículos de limpieza y productos utilizados para la desinfección serán almacenados en un lugar alejado
de los alimentos y permanecerán debidamente identificados.
Descartables
Las cajas con los descartables deben ser apiladas en forma organizada agrupándolas de acuerdo a su finalidad
y en una zona específica del depósito.
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
Artículos Secos
Serán almacenados en un lugar diferente de los artículos de limpieza y estarán organizados de acuerdo a
tipo de alimento debiendo figurar la fecha de vencimiento y elaboración.
Consideraciones Generales
• La mercadería debe ser apilada en sentido de favorecer la ventilación.
• Las etiquetas deben estar mirando hacia el frente
• La disposición de la mercadería debe ser realizada en forma práctica y racional para que el material de uso
constante pueda ser guardado y retirado fácilmente
• Nunca se debe apilar la mercadería directamente sobre el piso. Colocarla sobre una tarima a 15 o 20 cm.
del mismo
• No permitir la presencia de objetos extraños al ámbito de trabajo
Se deben vaciar las bolsas de cartón una vez abiertas y traspasar el contenido a un recipiente plástico con
tapa e identificarlos
Temperatura
Frutas Frescas Verduras
6 Grados Centígrados
Productos Lacteos
4 Grados Centígrados
Carne
2 Grados Centígrados
Pescado
0 Grados Centígrados
Artículos congelados
-20 Grados Centígrados
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
Gestión de stocks.
Articulo
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Empaques y etiquetas.
Racionamiento, empaque y rotulación de productos.
Etiquetas.
En las etiquetas de los productos podemos encontrar algunos de estos datos que nos ayudaran a su control
en el almacén. Además son una garantía de seguridad.
-Su presencia es obligatoria y debe decir la verdad.
-La información debe figurar en el envase, de forma fácilmente comprensible, en un lugar destacado y de
manera que no pueda borrarse ni manipularse.
-En la etiqueta tiene siempre que aparecer el nombre del producto y el nombre y domicilio del fabricante,
envasador o vendedor.
-En la mayoría de los casos también debe de aparecer la lista de ingredientes ,la cantidad neta, la fecha de
consumo, la caducidad, y el lote de fabricación.
-Ciertos productos deben de especificar las condiciones especiales de conservación y modo de empleo,
algunos pueden llevar un etiquetado nutricional para que el consumidor conozca sus cualidades alimenticias.
Rotulado y etiquetado:
Gestión de stocks.
Estos rótulos no tienen nada que ver con las que lleva el producto, son para el control interno en el
almacén. Una vez Realizadas las operaciones de recepción se debe de etiquetar o rotular todas las mercancías
con la fecha de recepción.
Ejemplo:
Etiqueta para Carne.
Etiqueta Carne
Fecha:
Proveedor:
Pieza:
Peso:
Precio unitario
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
Procedimientos para la realización del inventario.
El Inventario.
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para
ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios
comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para
la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados
para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia
del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener
el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la
situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir,
toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta
o actividades productivas.
Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los
Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.
¿Qué son los inventarios?
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de
mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo
mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son
usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancías en tránsito
Mercancías en consignación
Inventario (final)
El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el período
contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al
método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará con
cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
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Gestión de stocks.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará
origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre
sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con
esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el objeto de
volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se
incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta
tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o
Costo de Ventas.
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía
comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de
mercancías no se abonará a la cuenta compras.
Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de
Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron
compradas con éste fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para
reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que
se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías
que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido
recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en
Tránsito.
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que
reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en “consignación”, sobre la cual no se tiene
ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no
se hayan vendido.
Gestión de stocks.
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el período contable y corresponde al inventario físico de la
mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las
compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que
deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Funciones De Los Inventarios
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en
proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las
máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias
primas a la línea de producción o de ésta, al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción
es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario
mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la
línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción.
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de
llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en
proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de
una política bien pensada, esta bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una
tarea difícil.
El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en proceso y artículos
terminados simplemente se mantiene por una razón básica. Principalmente se tiene inventarios porque nos
permite realizar las funciones de compras, producción y ventas a distintos niveles.
La gestión de inventarios.
Las Funciones Que Efectúa El Inventario
¿Que funciones cumple el Inventario?
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no
existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada
parte individual se lleve de maquina a maquina y que estas se preparen para producir una sola parte.
Funciones:
•
•
•
•
Eliminación de irregularidades en la oferta
Compra o producción en lotes o tandas
Permitir a la organización manejar materiales perecederos
Almacenamiento de mano de obra
Decisiones sobre inventario:
Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las
funciones de inventario recién revisadas. Estas dos decisiones se hacen para cada artículo en el inventario:
Tipos de inventarios.
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio
de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en
unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes
secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con
la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral
o provisionalmente.
El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente
de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control,
porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema
perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
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Gestión de stocks.
• Que cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a reabastecer.
• Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.
con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar,
los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El
conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones
diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de
suplir en parte.
Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente
al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de
efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes
clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de
dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real
obtenidos.
Cálculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este
inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan
fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro
fases, a saber:
Gestión de stocks.
•
•
•
•
Manejo de inventarios (preparativos)
Identificación
Instrucción
Adiestramiento
Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden
identificarse con un lote en particular.
Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a
sus clientes.
Inventario en Tránsito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que
ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de
moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil
para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de
incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.
Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales
y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o
componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario
en proceso.
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de
propiedad lo conserva el vendedor.
Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del
inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario
máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente es: X >Imax.
Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.
Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto
costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea
en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.
Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de
disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.
Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se
diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que
se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de
incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes
a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como
el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se
utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas
de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de
lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la
vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes
lugares dentro del sistema
Ventajas del control de los inventarios
Determinar el valor exacto del producto inventariado es de gran importancia. Los inventarios físicos
periódicos ayudan a conseguir tanto el informe financiero como el control de los costos.
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
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Gestión de stocks.
Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un
momento determinado.
La finalidad de hacer un inventario físico periódicamente es comparar el inventario real con el perpetuo,
para detectar irregularidades. No hay estándares no cotas de la industria para medir las variaciones entre costo
real y costo potencial. Sin embargo las diferencias entre el inventario físico real y el inventario contabilizado
no deberían de ser mayores del 1 por ciento.
El manejo del inventario ayuda a:
• Verificar las exactitudes de las entregas.
• Verificar los precios unitarios de las entregas en comparación con los del inventarios real.
• Avisar al encargado de comidas y bebidas de cualquier desajuste en los números de bodega.
Procedimientos para el control diario de productos y materiales
Control de entradas y salidas de productos.
Posibles procedimientos a desarrollar en la recepción de productos.
Gestión de stocks.
Norma para el recibimiento de productos:
• Los productos no deberán colocarse nunca sobre el suelo, deben de estar en estantería o algún tipo
de pale.
• Debe de existir la suficiente separación entre los productos para que haya una buena circulación
del aire.
• Nunca se debe colocar las mercancías recién recibidas sobre las que llevan tiempo.
• Se debe de separa los productos por su naturaleza. Los productos de limpieza se almacenaran
físicamente por separados.
• Poner fecha de recepción.
• Comprobar los envases y verificar que estos sean los adecuados.
• Esto se debe de comprobar en los controles de bodega que se realizan.
• Existen dos formas básicas de control de los inventarios de bodega,
• Sistema PEPS, que consiste en que los primeros en entrar son los primeros en salir.
• Sistema El método UEPS el cual considera que las últimas entradas serán las primeras en
venderse.
Bajo estos dos sistemas básicos podemos definir nuestro método de control de las existencias en la bodega,
con la finalidad de evitar estancamiento de los inventarios.
Principios Básicos en el control diario de los almacenes de productos:
• Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin
ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar
en almacén mientras las nuevas son despachadas.
• Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y entrega para reducir
recorrido y tiempo de trabajo.
• Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los
costos de la mano de obra.
• Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para
estropearla.
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
• Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a el. Solo se permitirá ingreso al personal
autorizado.
• Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación adecuada.
• Llevar registros de existencias al día.
• Eliminar el papeleo superfluo.
• Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se
almacena.
• El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un
porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación.
• El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares al principal,
deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos.
• El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en
el opuesto.
• Si el espacio es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo
siguiente:
• Una mejor ubicación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.
• Un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente.
• Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento
diversificado.
• Un aprovechamiento del espacio cúbico con el diseño de entre pisos o estantería de varios niveles
sobrepuestos.
• Reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías movibles o en bloques.
• Eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén.
• Reducción de existencias por medio de los sistemas y fórmulas en el estudio de control de inventarios.
Formato Entrada a Bodega.
Entrada a Bodega.
Nº de Entrada:
Fecha:
Proveedor:
Articulo
Unidad de
Medida
Cantidad
Precio Unitario
Total
Gestión de stocks.
Entregado Por:
Descripción
Recibido Por
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
21
Formato para Salidas de Bodega
Area :
Fondo:
Articulo
Salida Numero :11
Descripción
Entregado Por:
Fecha:
Unidad de Medida
Cantidad
Recibido Por:
Fichas para el Control de los Productos
Control, Concepto:
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener
a la organización o sistema en buen camino.
La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos. Control como función coercitiva y
restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer
escándalos, etcétera.
Control como verificación de alguna cosa, para apreciar si está correcto, como verificar pruebas o notas.
Control como comparación con algún estándar de referencia como pensar una mercadería en otra balanza,
comparar notas de alumnos etcétera.
Control como función administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso administrativo.
Gestión de stocks.
Factores Del Control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.
•
•
•
•
•
•
•
•
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo.
El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.
A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.
El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan
las erogaciones de ciertas actividades.
• La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la
empresa.
Importancia del Control
• Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
• Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a
presentarse en el futuro.
• Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas
correctivas.
• Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento
al reiniciarse el proceso de la planeación.
• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
• Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el
logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
Tipos De Controles
Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación de
políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas
con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del
control.
Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye
la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran.
Control de retroalimentación. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados
anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.
Áreas Del Control que aplican en el manejo de productos y materiales.
El control, actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una empresa. Prácticamente todas las actividades
de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo.
Preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados como:
Control de compras. Esta función verifica el cumplimiento de actividades como: a) Selección adecuada
de los proveedores, b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante, c)
Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material, d) Determinación del
punto de pedido y reorden, e) Comprobación de precios.
Técnicas de Control
Técnica: Conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio. Habilidad con que se utilizan esos
procedimientos. Método habilidad, táctica
Tomando en cuenta la definición de la palabra técnica, se puede definir a las técnicas del control como todos
los procedimientos o métodos usados un una organización para controlar o supervisar un proceso automatizado
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
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Gestión de stocks.
Control de inventarios. Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes tanto de
refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a la
empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacén.
o actividad humana.
Existen diferentes técnicas de planeación-control que usa un ejecutivo. Por ejemplo, las normas
administrativas que son un tipo de planeación importante, también se usa para propósitos de control. En
forma similar los presupuestos son planes, y su uso, adecuadamente llamado formulación de presupuestos,
es esencialmente una función de control, así como los estudios de evaluación de personal están realizados de
acuerdo con el proceso de control.
Registro documentales para el control de almacén.
Albarán.
En el se relaciona los alimentos suministrados. Este consta de 1 original y 2 o 3 copias de papel calcable.
El albarán, se entregará en compañía de la mercancía. El receptor de la misma lo comprueba y firma su
conformidad. El original se las queda el proveedor y el receptor se queda con la tercera hoja.
Datos del Proveedor
No. De Albarán
Cantidad
Descripción
Datos Receptor
Fecha:
Observaciones:
Firma Recepción:
Temperatura de Recepción.
Precio Unitario
Ficha de inventario Permanente.
Impreso para la realización y valoración de inventarios permanente, permiten conocer en cada momento el
nivel de Stock por artículo, así como el valor económico. En el se define el stock de seguridad.
Familia:
Sub Familia:
Artículo:
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Valor
consumo
Valor
stocks final
Valor
stocks Final
Valor
Cesiones
Valor
Entrada
Precio unid
Salidas
Cesiones
Valoración
Entradas
Stock
Inicial
Fecha
Stock Máximo:
Stock Mínimo:
Unidades físicas
Stock final.
Gestión de stocks.
Inventario Permanente
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
Libros de registro de compras diarias.
Una vez comprobados los géneros se registran en el libro de compras las entradas de géneros. Anotaremos el
número de orden y número de albarán, la fecha de recepción, nombre del proveedor, las cantidades recibidas
de cada producto y el importe.
Libro de Registro de compras
No de Orden
Fecha
Suma Anterior
Numero de
albaran
Suma Anterior
Proveedor
Pag. No
Articulo
Importe
Total
acumulado
suma y sigue
Reporte de Control de compras.
Es un impreso que cumple prácticamente las mismas funciones que el libro de registro de entradas y
devoluciones.
Con este informe se imputan los costos de las compras a cada departamento, lo que facilita el cálculo del
importe de alimentos consumidos. El informe diario se pasa junto con los albaranes cada día a administración
para su comparación y comprobación.
Datos de la empresa
Código
Nombre
Descripción
Fecha
Compra
Realizado Por
Importe
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
Gestión de stocks.
No orden
Datos de la empresa
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Control Interno Sobre Inventarios
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de
una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los
elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario
Comprar el inventario en cantidades económicas
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas
en ventas
• No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero
restringido en artículos innecesarios
Gestión de stocks.
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .