CURSO FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN Tarea 4

CURSO FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN
Tarea 4
Datos de quien o quienes realizan la tarea:
Cedula
Nombre y apellido
e-mail
Teléfono
35195935
Sandra María Cifuentes Sandoval
[email protected]
3112528608
TEMA: “Reuniones efectivas”
FECHA: del lunes 10 al domingo 17 de noviembre de 2014
Objetivo:
Al finalizar el tema usted estará en capacidad de
Aplicar los conocimientos y utilizar las herramientas para realizar reuniones
efectivas.
Identificar y aplicar los conceptos de cultura de trabajo en equipo.
Instrucciones:
Tenga en cuenta las instrucciones para el desarrollo de cada uno de los puntos de la tarea.
De lo contrario su nota podrá disminuir.
1. Punto1: resolver el siguiente caso
Caso reuniones efectivas: (vale 10 puntos)
En la Fábrica de Sacos Rosita, es habitual hacer reuniones semanalmente en las cuales se
presentan las siguientes situaciones:
Las reuniones son siempre de 15 personas como mínimo, porque se convoca a muchos
asistentes “por si acaso” sus responsables no siempre asisten. Se envía un orden del día con
un par de días antes de la celebración, las reuniones se prolongan, entre 4 o 6 horas.
La concreción sobre los diferentes temas es poca. Se intenta avanzar pero siempre quedan
puntos pendientes, lo que impide sacar conclusiones y acciones a seguir. Pasan los días y
esos acuerdos verbales quedan en el aire y cuando se vuelve a realizar una reunión de
trabajo sobre esos asuntos hay que comenzar de cero porque prácticamente nadie avanzó su
parte y el que lo hace, le sirve de poco porque los otros tampoco lo hicieron.
La productividad de la empresa ha bajado mucho y parte del personal está muy presionado
debido a que por la asistencia a las reuniones se les atrasa su trabajo y para poderlo sacar
adelante tienen que quedarse laborando fuera de su horario habitual.
¿Qué problemas ves aquí? ¿Suele ocurrir algunas cosas de éstas en tu entidad? Teniendo en
cuenta lo visto en el tema de reuniones efectivas, ¿Cómo tendría que desarrollarse la
reunión para que fuera realmente efectiva?
En el caso de la fábrica de Sacos Rosita, las problemáticas que se presentan en las reuniones
de equipo son: no se evidencia claridad de las personas que deben asistir, no hay roles
definidos, él se convocan las personas por si acaso, no es una razón lógica para determinar
quiénes deben o no asistir; las reuniones son muy extensas, 4 o 6 horas, se debe buscar ser
concretos, economía del tiempo; no se evidencia una agenda delimitada, e identificación de
temas concretos a definir; no hay adecuado liderazgo, moderación y distribución de roles
para el desarrollo efectivo de la reunión; al no tener una organización coherente de agenda y
posiblemente lineamientos de los documentos que deben tenerse para la reunión no se
concretan cosas; al finalizar la reunión no sacan conclusiones, no definen tareas y no toman
acta para definir y hacer seguimiento a compromisos; no hay responsabilidad, ni atributos
propios para la conformación de equipos de trabajo.
En mi lugar de trabajo, sucede que el personal no es suficiente y se programan muchas
reuniones, estos dos aspectos juntos hacen que se acumulen muchas tareas. También se han
programado reuniones interinstitucionales, y he sentido que pierdo mi tiempo y deje de
hacer mis tareas, sin embargo estas reuniones son programadas por otras instituciones.
Frente a la percepción de que el trabajo en equipo es una pérdida de tiempo, se evidencia la
desorganización a la hora de liderar las reuniones, las reuniones son improductivas y muy
largas,
De acuerdo al material revisado es importante revisar la convocatoria, quienes deben asistir
y definir qué rol es el que desempeñaran, remitir actas o tareas previas y necesarias para la
reunión programada, de igual manera si se requiere material a trabajar en la reunión esto se
debe definir para maximizar el tiempo. La requiere determinar objetivos puntuales de la
reunión, agenda de trabajo y cómo serán evaluados o cómo se hará el seguimiento de los
procesos, el uso de metodologías, de técnicas estratégicas para maximizar el tiempo y
fortalecer competencias y comunicación en equipo, que incluyen el respeto, la escucha,
manejo de resolución de conflictos, entre otros aspectos.
De igual manera, se debe ser concreto, puntual, estratégico para no generar tanta reunitis
que lo que puede hacer es retrasar procesos laborales. Mejorar el liderazgo y la
determinación del rol que tendrá cada persona participante de la reunión. Fortalecer la
cultura del trabajo en equipo para maximizar tiempos de respuesta y dar cumplimiento a los
compromisos de la entidad. Realizar actas, y definir tareas y compromisos para el
seguimiento de procesos, principalmente.
Punto 2: crucigrama
Encuentre las palabras que corresponden a conceptos vistos en el tema: “Reuniones
efectivas”, que se dan a continuación. (Vale 9 puntos)
S
I
S
T
E
M I
C
0
N I
C
A
S
C
C
O
M
U
R
O
A
C
B
G
H
J
E
V
A
L
U
N
D
A
A
R
R
E
S
P
M
O
D
E
T
O
T
R A
D
O
R
I
M
P
E
V
E R
S
U
A
S
I
O
N
A
T
I
C
A
Horizontales
1. Es el pensamiento, que se basa en la percepción del mundo real en términos de
totalidades para su análisis, comprensión y accionar. Si el sistema se modifica y afecta
las partes.
3. Es uno de los 3 propósitos fundamentales de las reuniones de trabajo.
6. Es lo que se debe hacer al finalizar la reunión.
7. Es uno de los atributos normalmente presentes en los integrantes de un equipo de trabajo
para realizar reuniones eficientes:
8. Persona que en las reuniones efectivas se encarga de dar el uso de la palabra, dirige el
orden
de las intervenciones y hace respetar el tiempo de la reunión.
9. Es uno de los atributos normalmente presentes en los integrantes de un equipo de trabajo
para realizar reuniones eficientes.
Verticales
2. Es un atributo normalmente presente en los integrantes de un equipo de trabajo para
realizar reuniones eficientes:
4. Tener total claridad de qué se pretende es la cuota inicial de una reunión exitosa a
esto se le llama tener un:
5. Es la planeación de temas a tratar en la reunión, se hace llegar con anterioridad a la
reunión.
Punto 3:
A. Explique con sus palabras: ¿qué se entiende por cultura de trabajo en equipo?
(máximo 10 renglones) (vale 3 puntos)
El trabajo en cualquier entidad o institución requiere fortalecer, potenciar capacidades y
liderazgos individuales y colectivos, es una interrelación sistémica orientada al
cumplimiento de los objetivos, en estos espacios se ejercitan estrategias para mayor
rendimiento laboral. Como todo trabajo debe tener una adecuada planeación PHVA y ante
todo habilidades comunicativas, de respeto, escucha, aprendizaje, manejo de conflictos,
entre otros.
B. ¿Cuáles son los 3 propósitos fundamentales de las reuniones de trabajo? Explique.
(Vale 3
puntos)
La efectividad de las reuniones requiere de diferentes aspectos, sin embargo existen unos
fundamentales como la comunicación, analizar y discutir información, estos propósitos son
fundamentales porque se requiere una adecuada relación dinámica entre las personas que
conforman el equipo es estratégico para el cumplimiento de los objetivos, de lo contrario
difícilmente se llegará a definir procesos, roles, acuerdos y el cumplimiento de los
objetivos.