Abrir una base de datos existente

Abrir una base de datos existente
La base de datos Garden Company contiene información sobre sus empleados,
productos, proveedores y clientes almacenada en una serie de tablas. Cuando
lea este artículo, aprenderá a trabajar con estas tablas para desarrollar una
gran variedad de consultas, formularios, informes, páginas de acceso a datos,
macros y módulos que puede utilizar para especificar, modificar y manipular la
información de las tablas de muchas formas.
En este ejercicio, examinará algunos de los objetos de la base de datos
GardenCo. No encontrará una explicación detallada, sino sólo una descripción
general.
1.
En la barra de tareas, haga clic en el botón Inicio, elija Todos los
programas y Microsoft Office y haga clic en Microsoft Office Access
2003.
Al igual que otros programas de Office, Access tiene una barra de menús y
una o varias barras de herramientas a lo largo de la parte superior de la
ventana. Cuando haga clic en Nuevo o Buscar archivo en el menú
Archivo, o cuando haga clic en Portapapeles de Office en el menú
Edición, aparecerá el panel de tareas Nuevo archivo en el margen
derecho de esta ventana.
2.
Aparece el panel de control de la base de datos. El panel de control
sirve para simplificar el acceso a los objetos de base de datos necesarios
para realizar tareas comunes.
3.
Haga clic en Cerrar panel de control para cerrar el panel de control.
Aparece la ventana de base de datos GardenCo.
A lo largo de la parte superior de la ventana hay una barra de
herramientas, y a lo largo del margen izquierdo está la barra Objetos, que
muestra los objetos de base de datos de Access. Como se ha
seleccionado Tablas, el panel de la derecha de la ventana contiene las
tablas incluidas en la base de datos.
4.
En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la base de datos
GardenCo.
Examinar las tablas
Las tablas son los objetos de base de datos principales. Su finalidad es
almacenar información. La finalidad de los demás objetos de base de datos es
interactuar de alguna forma con una o varias tablas. Una base de datos Access
puede contener miles de tablas, y el número de registros que puede contener
cada tabla viene determinado sobre todo por el espacio disponible en el disco
duro.
Sugerencia Para obtener información detallada sobre las especificaciones de
Access, como el tamaño máximo de una base de datos o el número máximo de
registros de una tabla, haga clic en el cuadro Formular una pregunta situado
en el extremo derecho de la barra de menús, escriba especificaciones de
Access y presione la tecla ENTRAR.
Cada objeto de Access tiene dos o más vistas. Para las tablas, las dos vistas
más comunes son la vista Hoja de datos, en la que puede ver y modificar los
datos de la tabla, y la vista Diseño, en la que puede ver y modificar la
estructura de la tabla. Al hacer clic en el botón Vista, alternará entre la vista
Hoja de datos y la vista Diseño de la tabla abierta. Puede hacer clic también en
la flecha abajo situada a la derecha del botón Vista y seleccionar una vista de
la lista desplegable.
Cuando examine una tabla en la vista Hoja de datos, verá los datos de la tabla
en columnas (campos) y filas (registros).
Si dos tablas tienen uno o varios campos en común, puede incrustar la hoja de
datos de una tabla en la otra. Con la hoja de datos incrustada, denominada
hoja de datos secundaria, puede ver la información en más de una tabla al
mismo tiempo. Por ejemplo, tal vez desee incrustar una hoja de datos Pedidos
en una tabla Clientes para poder ver los pedidos realizados por cada cliente.
En este ejercicio, examinará las tablas de la base de datos GardenCo en vistas
diferentes.
1.
En la barra Objetos, haga clic en Tablas.
2.
En la barra de herramientas situada en la parte superior de la ventana
Base de datos, haga clic en el botón Detalles.
Se muestra una descripción de cada uno de los objetos incluidos en la
ventana a la derecha de su nombre.
Sugerencia Puede ajustar el tamaño de las columnas de la ventana de
base de datos arrastrando la barra vertical que separa las columnas en el
encabezado. Puede establecer el ancho de la columna a su tamaño
máximo haciendo doble clic en la barra vertical.
3.
Haga clic en el botón Maximizar de la esquina superior derecha de la
ventana Base de datos.
La ventana Base de datos se amplía para acomodar la ventana de Access.
Observe que los tres primeros elementos de la columna Nombre no son
tablas; son accesos directos de tres comandos que puede utilizar para
crear una nueva tabla.
Sugerencia Si no desea que estos accesos directos aparezcan en la
parte superior de cada lista de objetos, en el menú Herramientas, haga clic
en Opciones, haga clic en la pestaña Ver del cuadro de diálogo Opciones,
desactive la casilla de verificación Nuevos accesos directos de objeto y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
4.
Haga clic en el botón Restaurar.
La ventana Base de datos se comprime.
5.
Haga clic en la tabla Categories (Categorías) y luego en el botón Abrir
situado en la parte superior de la ventana Base de datos para abrir la tabla
en la vista Hoja de datos.
Esta hoja de datos contiene una lista de las categorías de productos
vendidos por The Garden Company. Como puede ver, hay campos para el
Id. de categoría, el nombre de categoría y la descripción.
6.
Haga clic en el signo más situado a la izquierda del registro de la
categoría Bulbs (Bulbos).
Al hacer clic en el signo más se expande una hoja de datos secundaria
incrustada. Los registros de categorías de la tabla Categories y los
registros de productos de la tabla Products se muestran al mismo tiempo.
Observe que el signo más se ha convertido en un signo menos.
7.
Haga clic en el signo menos situado a la izquierda del registro Bulbs
para contraer la hoja de datos secundaria.
8.
En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la tabla
Categories. Si se le pide que guarde los cambios realizados en el diseño
de tabla, haga clic en Sí.
Sugerencia Puede cerrar también una ventana haciendo clic en el botón
Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana. Cuando la
ventana de un objeto está maximizada, este botón recibe el nombre de
botón Cerrar ventana para no confundirlo con el botón Cerrar situado en el
extremo derecho de la barra de título de la ventana de Access. Procure
hacer clic en el botón correcto ya que, de lo contrario, saldrá de Access.
9.
Haga doble clic en Orders (Pedidos) para abrir la tabla en la vista Hoja
de datos.
El área de exploración de la parte inferior de la ventana indica que esta
tabla contiene 87 registros y que el registro activo es el número 1.
10.
Mueva la selección de registro en registro haciendo clic en el botón
Registro siguiente varias veces.
La selección se desplaza al campo OrderID (Id. de pedido), porque ese
campo contiene el punto de inserción.
Sugerencia Puede mover la selección de registro en registro presionando
la tecla FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO, de pantalla en pantalla
presionando la tecla RE PÁG o AV PÁG o al primer o al último campo de
la tabla presionando CTRL+INICIO o CTRL+FIN.
11.
Desplácese directamente al registro 40 seleccionando el número de
registro actual, escribiendo 40 y presionando ENTRAR.
12.
Cierre la tabla Orders y haga clic en No si se le pide que guarde los
cambios realizados en el diseño de la tabla.
13.
Haga doble clic en Products en la lista de tablas para abrirla en la
vista Hoja de datos.
Observe que esta tabla contiene 189 registros.
14.
En la barra de herramientas, haga clic en el botón Ver para cambiar la
vista de la tabla Products a la vista Diseño.
En la vista Hoja de datos, puede ver los datos almacenados en la tabla,
mientras que en la vista Diseño, puede ver la estructura de tabla
subyacente.
Examinar las consultas
Un modo de localizar información en una base de datos de Access es crear
consultas. Las consultas se utilizan para buscar información que puede ver,
cambiar o analizar de varias formas. Puede utilizar también los resultados de
las consultas como componente base de otros objetos de Access.
Una consulta es básicamente una pregunta. Por ejemplo, podría preguntar
“¿Qué registros de la tabla Cliente tienen el valor 98052 en el campo de código
postal?” Cuando ejecuta una consulta (el equivalente de formular una
pregunta), Access examina todos los registros de la tabla o tablas
especificadas, busca aquéllos que coinciden con los criterios definidos y los
muestra en una hoja de datos.
Para que Access puede responder a sus preguntas, debe estructurar las
consultas de un modo específico. Cada tipo de pregunta se corresponde con
un tipo de consulta. Los tipos de consultas principales son seleccionar, tabla de
referencias cruzadas y parámetros. Otros tipos menos comunes son acción,
búsqueda automática y SQL (Lenguaje de consulta estructurado). Access
incluye asistentes que le guiarán por el proceso de crear consultas comunes;
las consultas menos comunes deben crearse manualmente en una cuadrícula
de diseño en la vista Diseño. A continuación, se muestra una consulta típica:
En la parte superior de esta ventana de consulta hay cuatro ventanas
pequeñas en las que se muestran los campos de las cuatro tablas que se
incluirán en esta consulta. Las líneas que conectan las tablas indican que están
relacionadas en virtud de los campos comunes. La primera fila de la cuadrícula
contiene los nombres de los campos que se van a incluir en la consulta, y en la
segunda fila se muestra a qué tabla pertenece cada campo. La tercera fila
(llamada Total) realiza cálculos a partir de los valores de los campos, y la
cuarta fila indica si los resultados de la consulta se van a ordenar por este
campo. La marca de verificación de la quinta fila (llamada Mostrar) indica que
el campo se va a mostrar en la hoja de datos de resultados (si la casilla de
verificación no está activada, el campo se puede utilizar para determinar los
resultados de la consulta, pero no se mostrará). La sexta fila (llamada
Criterios) contiene los criterios que determinan los registros que se van a
mostrar, y la séptima fila (llamada o) define criterios alternativos.
Aunque de momento esto parezca algo complicado, no se preocupe. Cuando
aborde las consultas de una manera lógica, empezará a verle el sentido. Y no
piense tampoco que esto va a requerir un gran trabajo. El Asistente para
consultas le ayudará a estructurar la consulta, y si crea una consulta que
piensa ejecutar varias veces, puede guardarla. Pasará a formar parte de la
base de datos y se mostrará en la ventana de base de datos cuando haga clic
en Consultas en la barra Objetos.
En este ejercicio, examinará algunas consultas que ya están definidas y las
guardará en la base de datos GardenCo.
1.
En la barra Objetos, haga clic en Consultas.
En la ventana Base de datos se muestran todas las consultas que se han
guardado como parte de la base de datos GardenCo.
2.
Haga doble clic en la barra de título de la ventana Base de datos para
maximizar la ventana.
Las dos entradas que aparecen en la parte superior de esta ventana son
comandos para crear consultas. Las demás entradas son consultas que ya
se han creado.
3.
Haga clic en el botón Detalles.
La descripción de cada consulta explica su finalidad. El icono de la
columna Nombre es una indicación del tipo de consulta, al igual que la
información de la columna Tipo, que puede ver desplazando la ventana a
la derecha.
4.
Haga clic en el botón Restaurar ventana en la barra de menús (no en
la barra de título) y, a continuación, haga clic en Restaurar.
La ventana Base de datos se restablece a su tamaño original.
5.
Abra la consulta Products by Category (Productos por categoría) en la
vista Hoja de datos seleccionándola y haciendo clic en el botón Abrir
situado en la parte superior de la ventana Base de datos.
Cuando se abre una consulta, Access la procesa (lo que se recibe el
nombre de ejecutar una consulta) y crea una hoja de datos con los
resultados.
La barra de exploración indica que hay 171 registros mostrados. La tabla
Products contiene 189 registros. Para averiguar por qué faltan 18
registros, es necesario examinar esta consulta en la vista Diseño.
6.
En la barra de herramientas, haga clic en el botón Ver para ver la
consulta en el modo Diseño.
En la parte superior de la ventana de consulta, hay dos cuadros que
contienen los campos de las tablas para las que se ha diseñado esta
consulta. La parte inferior es la cuadrícula de diseño, donde se crea la
consulta. Cada columna de la cuadrícula puede hacer referencia a un
campo de una de las tablas de arriba. Observe que en la fila Criterios se
ha especificado <> Sí (distinto de Sí) para el campo Suspendido. Por
consiguiente, esta consulta busca todos los registros que no tengan el
valor Sí en ese campo (es decir, que no se hayan suspendido).
7.
Como experimento, en la fila Criterios del campo Suspendido,
seleccione el texto <>Sí, tipo =Sí y, a continuación, haga clic en el botón
Ejecutar en la barra de herramientas.
Sugerencia Puede ejecutar también una consulta cambiando a la vista
Hoja de datos.
La consulta se ha modificado de tal forma que ahora busca todos los
registros que tenga el valor Sí en el campo Suspendido (es decir, todos los
registros que se hayan suspendido).
Los 18 productos suspendidos justifican la diferencia en el número de
registros de la tabla Products y el número de registros mostrados por la
consulta original.
Cierre la ventana de consulta y haga clic en No cuando se le pida que guarde
los cambios de diseño.