La relación existente entre valoración y descripción documental

LA RELACIÓN EXISTENTE ENTRE
VALORACIÓN Y DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL
Lic. Adriana Mena Aguilar
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OBJETIVO GENERAL
z
Analizar la relación de la valoración documental con los demás
procesos archivísticos, específicamente la descripción
documental.
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METODOLOGÍA
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Se comenta brevemente sobre la valoración con el objetivo de
uniformar los conceptos, para luego desarrollar más
ampliamente el tema de la descripción documental y finalizar con
la relación que tienen entre ellas.
Introducción
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La valoración documental
Toda institución debe mantener una política de
valoración documental, que permita que a los
archivos se envíe para su custodia únicamente
aquellos documentos que sean útiles para
t ti
testimoniar,
i exigir
i i o iinformar
f
sobre
b lla ttotalidad
t lid d d
de
las actividades de nuestras instituciones y de
nuestra sociedad,
sociedad así de esta forma se podrán
mantener a disposición en el momento exacto que
se requieran.
D fi i ió
Definición
z
José La Torre (2003
(2003, 28) define valoración como el
“proceso mediante el cual se determinan plazos
para la eliminación, la transferencia y el acceso a la
p
documentación. La valoración es en consecuencia
la fase del tratamiento archivístico, en la que
después de analizar los valores de los documentos
documentos,
se decide si éstos deben transferirse al archivo
histórico,, o si por
p el contrario deben eliminarse o
conservarse parcialmente, en cuyo caso se deben
aplicar técnicas de selección”.
La descripción documental
z
Al igual que el proceso de valoración la
descripción es una labor física e intelectual
que requiere de gran dedicación y cuidado
por parte de quien la lleve a cabo, además el
archivista debe tener un vasto conocimiento
de la institución, el contexto de ésta y el
fondo documental sobre el cual se trabaja.
j
Obj ti
Objetivos
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Dar información a los usuarios
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Facilitar el control al archivista
z
Conservación
D fi i i
Definicion
z
Antonia Heredia (1991
(1991, 300) define
descripción documental como el “Análisis
realizado por el archivista sobre los fondos y
los documentos de archivo agrupados
naturalmente o artificialmente a fin de
sintetizar y condensar la información en ellos
contenida p
para ofrecerla a los interesados”.
I t
Instrumentos
t
z
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La guía
Inventario
Catálogos
Índices
Tabla de Plazos de Conservación de
Documentos
Lista de Remisión
C
Conclusiones
l i
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Relación existente entre descripción y
valoración documental
z
Ambas tienen como común denominador el
conocimiento
i i t d
de lla organización
i
ió
z
Las dos dependen de la correcta
organización del fondo.
Inconvenientes que han
presentado a través del tiempo
z
Adquisición deficiente
z
Acrecentamiento documental
z
Escasez de personal
P
Para
recordar
d
z
La descripción y la valoración documental
deben ser actividades continuas, en
permanente revisión y mejoramiento
mejoramiento, que se
adapten a las transformaciones de la
información a medida que crecen los
archivos y evolucionan las organizaciones.