La creación de una asociación

La creación
de una asociación
SECCIÓN 2
La creación
de una asociación
Capítulo 1: Principios generales
51
Capítulo 2: El acuerdo financiero
57
Capítulo 3: El acuerdo escrito
73
SECCIÓN 2 / CAPÍTULO 1
Principios generales
¿Por qué colaborar?
•
La colaboración evita la superposición de iniciativas y el desperdicio de
recursos.
• Reduce la competencia por los recursos y la visibilidad.
• Permite a las organizaciones duplicar
sus recursos: los pronunciamientos
formulados conjuntamente, por
ejemplo, refuerzan la defensa de nuestros beneficiarios.
• Consiente a las organizaciones utilizar sus recursos de manera complementaria, y lograr
objetivos comunes que ninguna organización podría
alcanzar por sí sola.
• En su nivel más alto (“asociación en sentido pleno”),
la colaboración da a las organizaciones la posibilidad de crear nuevos recursos e ideas que no hubieran podido por sí solas.
A continuación se presentan los elementos que cada organización puede aportar en
una relación de trabajo:
• recursos financieros
• recursos materiales
• aptitudes/conocimientos
• ideas
• contactos (influencia) con comunidades, donantes, gobiernos o el sector privado.
Desde luego que la colaboración supone tiempo y compromiso; y cuanto mayores
Sección 2 / Capítulo 1: Principios generales
51
sean los beneficios que se esperan, tanto mayor es el compromiso que se exige. No
es realista pensar que todas las relaciones organizativas rematen en una asociación en
el sentido pleno de la palabra. En la creación de una relación de trabajo uno de los
primeros pasos consiste en evaluar en qué medida cada organización está dispuesta
y puede formar parte de una asociación cumpliendo los compromisos que ello supone. No hay problema si la relación de trabajo se reduce a una expresión sencilla, sin
la pretensión de crear nuevos recursos ni de aportar nuevas ideas; lo que importa es
que sea mutuamente beneficiosa.
Principios de asociación
Para orientar su relación con las ONG el PMA ha elaborado un conjunto de principios, que se exponen en el Recuadro 2:
RECUADRO 2
Marco de asociación entre el PMA y las ONG
Objetivos compartidos y respeto y confianza mutuos
Los asociados deben identificarse por igual con los programas y compartir la responsabilidad por los éxitos y los fracasos de las actividades o los programas, así como un
enfoque común con respecto a los medios de comunicación y a los donantes.
Diseño conjunto de la adopción de decisiones comunes sobre las actividades
No puede adoptarse la decisión de establecer asociaciones efectivas a no ser que el
PMA y las ONG juzguen que pueden conseguir más con sus actividades conjuntas que
actuando por separado.
Compromiso para la creación y cuidado de la asociación
Las asociaciones no se crean en un día y exigen considerables inversiones de tiempo
y personal.
Voluntad de otorgar cierta independencia en la ejecución de programas conjuntos
Compromiso respecto de la responsabilidad y la transparencia
La apertura y sinceridad en las relaciones de trabajo son condiciones indispensables
para la confianza. Una asociación se basa en el compromiso de compartir sinceramente la información y ponerse de acuerdo en cuanto a los procedimientos necesarios
para rendir cuentas a los donantes.
Fuente: Adaptación del documento normativo “Colaboración entre el PMA y las ONG:
un marco de asociación”, PMA, Roma, 2001
A los anteriores deberían añadirse otros dos principios que figuran en el documento
Manual de Trabajo en Alianza (2003):
52
Cómo colaborar con el PMA
Equidad
¿Qué significa equidad en una relación en la que hay grandes divergencias en cuanto a poder, recursos e influencia? La equidad supone una igualdad de derechos de
participación y una validación de aportes que no pueden medirse simplemente en
términos de dinero o perfil público.
Ventajas mutuas
Si de todos los asociados se espera una contribución, es lógico que también tengan
derecho a beneficiarse de la asociación. Una asociación ventajosa será aquélla en la
que, además de los beneficios comunes, se busca que cada asociado obtenga beneficios específicos. Sólo así se asegura un compromiso continuo y sostenible por parte
de los asociados.
¿Cómo hacer funcionar una asociación?
A la hora de establecer una relación de trabajo, son tres las cuestiones que hay que
examinar:
Objetivos claros:
• ¿Cuáles son los objetivos de ambas organizaciones?
• ¿Cuáles de éstos serán también objetivos de la relación?
• ¿Qué objetivos se proponen las organizaciones para la relación en cuanto tal?:
¿sólo prevenir la competencia y la superposición, o se espera algo más?
Funciones claras:
• ¿Qué aportes corresponden a cada organización? (normalmente, esto se establece en el documento de asociación)
Procedimientos claros:
• ¿Cómo se harán las comunicaciones: qué habría que comunicar, a través de qué
medios, con qué frecuencia?
• ¿Cómo se tomarán las decisiones?
• ¿Cómo se tratarán y resolverán los desacuerdos? (no hay que olvidar que los
desacuerdos son un ingrediente normal de todas las relaciones, y pueden contribuir a encontrar soluciones mejores)
• ¿Cómo se transmitirá mutuamente la sensación sobre cómo está funcionando la
relación?
Es posible que se quieran cambiar estos procedimientos a medida que se vaya desplegando la relación institucional o se presenten nuevos problemas. Ambas partes deberían sentirse libres de hacerlo pero, en principio, es conveniente hablarlo de antemano.
Sección 2 / Capítulo 1: Principios generales
53
Es comprensible que cada organización tenga sus propias prioridades y le cueste
aceptar las prioridades de la otra – pero la aceptación de los principios enunciados
permite confrontar las rivalidades y tensiones para encontrar una fórmula de compromiso.
¿Que clase de asociación tiene el PMA con las ONG?
El PMA colabora con cinco categorías generales de ONG: 1) las grandes ONG
internacionales; 2) las ONG internacionales de menores dimensiones; 3) las grandes
ONG nacionales que trabajan en su país de origen; 4) las ONG locales; y 5) las organizaciones con base comunal, tales como las asociaciones e iglesias locales. Las relaciones que el PMA entabla con estas diferentes organizaciones son de tres tipos principales: 1) “asociación de cooperación”; 2) “asociación de complementación”; y 3)
“asociación de coordinación”.
Estas asociaciones no se excluyen mutuamente, y es muy probable que coexistan.
Aunque muchas veces no reflejen todos los principios enunciados anteriormente,
existe la posibilidad de que traten de lograrlo.
Asociación de cooperación (conocida anteriormente como “asociación en la
ejecución”)
Ésta es la relación más común que el PMA tiene con las ONG. Normalmente, los
asociados cooperantes se encargan, en nombre del PMA, de llevar a cabo actividades
como el transporte, el almacenamiento y la distribución, generalmente en el marco
de una intervención de ayuda alimentaria diseñada por el PMA. El PMA rinde cuentas de la intervención al gobierno y a la Junta Ejecutiva del Programa.
En este tipo de asociación, la ONG suele prestar servicios relacionados con la distribución de alimentos y el PMA paga los gastos correspondientes. Una asociación de
cooperación adquiere carácter oficial mediante un acuerdo local en el que se establecen claramente las responsabilidades de cada organización, los recursos necesarios y
el sujeto encargado de asignarlos (véase el Capítulo 3 de la presente Sección).
La medida en que esta relación se irá transformando en una asociación de tipo más
complementario dependerá principalmente de la capacidad de la ONG en materia de
recursos financieros y humanos.
Asociación de complementación
En una asociación de complementación, el PMA y la ONG pueden diseñar conjuntamente una intervención con objetivos y grupos destinatarios compartidos, o bien
el PMA puede proporcionar la ayuda alimentaria como componente de un progra-
54
Cómo colaborar con el PMA
ma más amplio de la ONG, que llega a beneficiarios del PMA y comparte los objetivos del Programa.
En tal asociación, el PMA y la ONG contribuyen con los recursos que les son más
afines: alimentos, en el caso del PMA; e insumos no alimentarios, en el de la ONG.
Un ejemplo de este tipo de asociación es el de una ONG que dirige centros de capacitación para mujeres, a los que el PMA provee de alimentos. Al prestar apoyo nutricional a las mujeres y niños pequeños que frecuentan los centros, el PMA está llegando a sus propios beneficiarios. A la vez que, al ofrecer a las mujeres
un incentivo para que concurran a los centros,
está contribuyendo a ampliar el círculo de los
beneficiarios previstos por la ONG.
Otro ejemplo es el del “paquete mínimo (básico)” que el PMA proporciona en asociación
con otros organismos de las Naciones Unidas y
ONG, que comprende: alimentación escolar,
enseñanza básica, tratamiento antiparasitario y
suplementación de micronutrientes, educación
sobre el VIH/SIDA, prevención del paludismo,
promoción de cocinas de leña limpias y eficaces y
establecimiento de huertos escolares y arboledas. El PMA proporciona el componente de los alimentos.
No existe un acuerdo estándar para este tipo de asociación. En algunos casos se usa
una versión adaptada del acuerdo local, en el que se establecerán los mecanismos de
coordinación y se asignarán las funciones de vigilancia y rendición de informes.
Asociación de coordinación
En la asociación de coordinación la labor de la ONG está separada de la del PMA,
pero redundan en ventaja de ambas organizaciones el intercambio de información y
el hecho de mantenerse mutuamente informadas sobre las actividades de cada una.
Esta clase de asociación puede ser particularmente conveniente si la ONG se dedicara a una labor de promoción. También puede aplicarse en el caso de que una ONG
estuviera trabajando en una zona del país y el PMA en otra, o cuando la ONG mantuviera contactos principalmente con un ministerio gubernamental y el PMA con
otro. O cuando la ONG y el PMA estuvieran trabajando con un grupo semejante de
beneficiarios sin un acuerdo formal.
Sección 2 / Capítulo 1: Principios generales
55
Cuadro 1: Pormenores de los tipos de asociación entre el PMA y las ONG en
comparación con una relación comercial
Comercial
Cooperación
(Ejecución)
Complementación
Coordinación
No
Sí
Sí
No necesariamente
Principios compartidos No
Sí
Sí
Sí
Diseño compartido
No
Conveniente
Conveniente
No
Normalmente,
el PMA aporta:
• dinero
•
•
•
•
•
•
•
•
• información /
asesoramiento
La otra organización
aporta:
• Servicios
específicos en
condiciones de
rentabilidad
• Servicio o servicios • insumos no
alimentarios
específicos sin
condiciones de
• dinero
rentabilidad
• materiales
• capacitación
• personal /
asesoramiento
técnico
• información /
asesoramiento
Tipo de acuerdo
Contrato
Acuerdo local
Ninguno
Objetivos compartidos
alimentos
dinero
capacitación
influencia /
respaldo
alimentos
dinero
capacitación
influencia /
respaldo
Versión ajustada del
acuerdo local
Bibliografía y referencias:
Foro internacional de líderes empresarios (IBLF) y Alianza mundial para una alimentación mejorada (GAIN). 2003. Manual de Trabajo en Alianza.
PMA. 2001. Técnicas y herramientas participativas – Guía del PMA. Roma.
PMA. 2003. Self-Appraisal of World Food Programme Collaboration/Partnership
with NGOs. Despacho Regional para el África meridional.
PMA. 2005. WFP’s Relationship with NGOs in 2004. Roma.
Colaboración entre el PMA y las ONG: un marco de asociación,
(WFP/EB.A/2001/4-B).
56
Cómo colaborar con el PMA
SECCIÓN 2 / CAPÍTULO 2
El acuerdo financiero
¿Qué pagará el PMA?
En general, el PMA procurará reembolsar todos los costos justificados en relación
con el transporte material de su ayuda alimentaria a los beneficiarios y su gestión. El
PMA defiende decididamente la participación en los gastos con las ONG asociadas.
La medida en que el PMA reembolsará los costos relativos al transporte y la distribución de los alimentos a los beneficiarios o a cualquier
otra actividad relacionada dependerá:
• del tipo de intervenciones y actividades para las
que la ONG necesita financiación: por ejemplo, si
las actividades de ayuda alimentaria complementan o no un programa en curso de la ONG;
• de la capacidad financiera de la ONG; y
• de los recursos financieros propios del PMA
(fondos disponibles).
Es de esperar que la ONG informe de manera transparente sobre cualquier otra fuente que financia una
determinada intervención y en qué medida contribuye ella misma con cargo a sus propios fondos.
El grado de participación de una ONG en una actividad ha de acordarse con la oficina del PMA en el país antes de su ejecución. Con
antelación a la firma del acuerdo local11 se ha de aclarar la responsabilidad de la ONG
en cada paso de la cadena de entrega de la ayuda alimentaria, y consignarlo claramente en el acuerdo (véase el Capítulo 3 de la presente Sección sobre el acuerdo local). El
acuerdo sirve de guía para el reembolso de los costos.
_____________________
11. Conocido anteriormente como Carta de Entendimiento. El acuerdo local es una versión normalizada de la Carta
de Entendimiento, una matriz estándar en la que se exponen las funciones y responsabilidades del PMA y las de sus
asociados cooperantes.
Sección 2 / Capítulo 2: El acuerdo financiero
57
En los Recuadros 3 y 4 se describe de manera pormenorizada lo que el PMA procurará sufragar —si los gastos se justifican y se dispone de fondos—, y lo que no sufragará y en qué circunstancias. Además, la financiación del PMA estará supeditada a
eventuales restricciones de los donantes.
RECUADRO 3
Costos que el PMA ha de sufragar
58
•
El personal que trabaja en la planificación, administración, entrega y vigilancia de
la distribución de alimentos.
•
Alquiler de la oficina, sea que esté ubicada en un lugar central o sobre el terreno,
seguridad y seguro, material de oficina, comunicaciones y gastos conexos, relacionados directamente con la función de apoyo a las operaciones del PMA.*
•
Mobiliario de la oficina, equipo y materiales de comunicación comprados o utilizados para las operaciones del PMA, incluidos los costos de transporte, manipulación y devolución del equipo y los activos a sus lugares de origen. *
•
Costos relacionados con la distribución y el almacenamiento de los alimentos del
PMA, con inclusión de la mano de obra, el alquiler y el mantenimiento de almacenes. Ello incluye fumigación, protección contra incendios u otros gastos conexos, y equipo de palas, básculas, embalajes para la distribución, sacos/recipientes
para reacondicionamiento.
•
Alquiler, y mantenimiento, seguro y combustible para los vehículos utilizados en
el transporte de productos alimenticios y para vigilar las distribuciones.
•
Costos relacionados con el aumento de la capacidad de las ONG locales, cuando
se relaciona directamente con la operación del PMA en cuestión, y con la planificación, gestión y vigilancia de las distribuciones de alimentos, incluida la capacitación al respecto.
•
Costos de las actividades de formación, creación de capacidad, vigilancia y rendición de informes relacionadas con la ejecución de las políticas de género del
PMA descritos en los Compromisos ampliados relativos a la mujer, la Directiva
ED2003/006 – Revised Standards of Conduct in the International Civil Service, y
el Boletín del Secretario General de las Naciones Unidas,“Medidas especiales de
protección contra la explotación y el abuso sexuales”.
•
Costos de capital utilizado exclusivamente para fines de distribución de alimentos y servicios conexos y si la compra se ha acordado previamente con la oficina
del PMA en el país.
•
Cargo del cinco por ciento por servicios de gestión para cubrir parte de los gastos administrativos de la sede de la ONG.**
•
En el caso de suspensiones de las líneas de distribución, los gastos de la ONG relacionados con las interrupciones de la intervención, y los derivados de la consiguiente ampliación de su duración, los cubrirá en principio el PMA, pero sólo los
gastos fijos de dos meses como máximo.
Cómo colaborar con el PMA
*
Si el asociado tiene una arraigada presencia plurianual en el país, se supone que serán bajos los
costos de los locales de la oficina, los materiales y el equipo utilizados para los fines del PMA sólo en un
proyecto determinado. Es importante señalar que esos costos han de calcularse en proporción a las
actividades del PMA con el asociado en un proyecto cualquiera.
** En casos excepcionales en los que una ONG gestiona las actividades del PMA fuera de su sede,
puede incluir un porcentaje de los gastos de la sede para presentar al examen del PMA como parte de
los costos normales previstos dentro del acuerdo sobre reembolsos.
RECUADRO 4
Costos que el PMA no sufragará
•
La evaluación inicial de los costos de una operación llevada a cabo por una ONG.
•
Todos los costos relacionados con actividades realizadas por la ONG, independientemente de las distribuciones de ayuda alimentaria pero simultáneamente.***
•
-
Un derecho de gestión, en el caso de que:
la ONG realice otro programa simultáneamente con la operación, pues se supone que el costo de gestión lo cubre dicho programa, o;
se haya firmado un acuerdo entre el PMA y la ONG por el que la ONG financia
determinados aspectos de la operación.
-
•
Los costos fijos o cualquier otro gasto, en el caso de que las operaciones del PMA
tengan que suspenderse y la ONG haya recibido un aviso por escrito por lo
menos 30 días antes de la fecha de terminación (según lo acordado en el punto
2.2 del acuerdo local).
•
Vehículos livianos.****
*** Tales casos supondrán una fórmula de participación en los costos entre las dos organizaciones.
Hace falta un reconocimiento oficial de la actividad y función de la ONG, junto con un acuerdo en que
se establezca la participación en los costos, y/o el reconocimiento de la contribución de la ONG a un
programa de apoyo paralelo o relacionado (por ejemplo, en los sectores de la nutrición, la salud, el saneamiento, etc.).
**** Sólo en circunstancias excepcionales se pagarán los vehículos livianos, y solamente con previa
aprobación de la oficina del PMA en el país.
Procedimientos del PMA para solicitar fondos
Los donantes dan al PMA alimentos en especie, y dinero para comprar alimentos, así
como un importe uniforme en efectivo para cubrir los costos operacionales de la ejecución de actividades de ayuda alimentaria, incluida la distribución de alimentos a los
beneficiarios. El importe en efectivo que el PMA recibe para sufragar los costos operacionales se calcula en base a una fórmula establecida en x dólares EE.UU. por tonelada, es decir, que por y toneladas de alimentos recibirá y veces x dólares EE.UU. por
tonelada en efectivo. Con este dinero se sufragan todos los gastos relacionados con
Sección 2 / Capítulo 2: El acuerdo financiero
59
la operación, incluidos los costos de la intervención de la ONG. El PMA sólo puede
reembolsar los gastos de la ONG si cuenta con los fondos necesarios.
¿Qué documentos ha de presentar la ONG junto con el presupuesto?
Al preparar el presupuesto, la ONG ha de saber que tendrá que presentar los
siguientes documentos:
• planillas del presupuesto 1 y 2 (véase el Anexo 1);
• descripción del presupuesto (para mayores detalles, véase más adelante la sección
dedicada a la descripción del presupuesto);
• documento sobre la propuesta de proyecto (véase una muestra en el Anexo 2).
Las planillas del presupuesto, la descripción del presupuesto y el documento sobre
la propuesta de proyecto han de presentarse al PMA al mismo tiempo.
El presupuesto de la ONG ha de basarse en:
Una estimación realista de los costos - La estimación de los costos de la ONG tiene
que ser todo lo exacta que las circunstancias permitan, ya que influirá en lo que recibirá el PMA en definitiva. En lo posible, se recomienda que el PMA y la ONG realicen conjuntamente la estimación de los costos de una operación.
Una estimación de los costos proporcional a las actividades que realiza el PMA con
el asociado - En todos los casos, el costo estimado de los suministros de oficina,
alquiler y gastos ordinarios tiene que ser proporcional a las actividades que realiza el
PMA con el asociado. Si la ONG cuenta con una arraigada presencia plurianual en
el país, se dará por descontado que el alquiler de una oficina, los suministros, los
ordenadores, el equipo de comunicaciones y el mobiliario:
• ya existen; y/o
• se han cargado a otro proyecto del PMA; o
• la proporción de las actividades del PMA a las que la oficina presta servicios es
reducida en comparación con otros proyectos del asociado.
La ONG ha de garantizar que:
Los costos sean comparables con los de actividades semejantes que se realizan en el
país - La ONG ha de garantizar que los costos sean comparables a los de operaciones y situaciones semejantes en el país. Aunque el PMA no impone tarifas para salarios, alquileres u otros servicios, al examinar el presupuesto de la ONG comparará
los costos con los vigentes en el lugar para operaciones semejantes.
Los costos fijos y variables se calculan por separado - El importe reembolsado a las
ONG se calcula en base a una estimación de los costos fijos (“costos a plazos prefijados”) más una estimación de los costos calculados en base al tonelaje que se distribuya (“costos variables”). La ONG tiene que llenar las dos secciones de la planilla
60
Cómo colaborar con el PMA
indicando los distintos tipos de gastos. La planilla es la que figura en el Anexo 1. La
Sección A es para los costos fijos y la Sección B para los costos variables.
Los costos de la supresión gradual se incluyen en el presupuesto - Los costos relacionados con la supresión gradual de una intervención y los relativos a su cierre definitivo tienen que estimarse e incluirse en el presupuesto. Si la ONG no los puede
estimar en las fases de diseño y planificación, tendrá que hacerlo antes de que expire
el acuerdo.
La ONG debe presentar una descripción del presupuesto, en la que se incluyan:
• las actividades propuestas por la ONG, con detalles relativos al personal y al
modo cómo se ha calculado la estimación de los costos;
• pormenores sobre comunicaciones, cuestiones informáticas, y costos;
• un pronóstico relativo a los viajes necesarios, con una estimación de los costos;
• detalles sobre iniciativas de capacitación que requieren financiación, indicando
las circunstancias de personas, temas, motivos y fechas de la capacitación;
• cualquier otra actividad complementaria que la ONG proponga, y su relación
con la ayuda alimentaria del PMA;
• los costos de las actividades complementarias que sufragará la ONG si estuvieran vinculadas con intervenciones de ayuda alimentaria del PMA.
Lo ideal sería que la ONG y la oficina del PMA en el país examinaran la descripción
del presupuesto para tener la seguridad de que esté incluida toda la información que
el PMA necesita para justificar su propio presupuesto. La descripción del presupuesto puede ser una parte integrante de la propuesta del proyecto de la ONG. (Véase,
por ejemplo, en el Anexo 2 la propuesta de proyecto de una ONG a la oficina del
PMA en Zimbabwe.)
Revisiones del presupuesto
El PMA examinará las revisiones del presupuesto cuando:
• Se retrase la llegada de los alimentos.
• Se interrumpa la línea de distribución.
• Las distribuciones se extiendan más allá del plazo previsto.
• Las distribuciones aumenten o disminuyan.
En estas circunstancias, la ONG presentará un presupuesto revisado que recoja las
variaciones, con inclusión de cualquier costo adicional contraído, debidas al retraso
o la prórroga de una intervención. Para las revisiones de presupuesto la ONG utilizará las mismas planillas del presupuesto (Véase el Anexo 1 al final del presente capítulo). Es probable que los costos incluyan personal, alquiler y mantenimiento, así
como otros gastos y equipo inevitables y comprometidos.
Sección 2 / Capítulo 2: El acuerdo financiero
61
Ahora bien, la ONG debería saber que aunque el PMA hiciera todos los esfuerzos
para examinar y responder a todas las peticiones justificadas, su capacidad para financiar una operación depende directamente de los recursos disponibles para esa intervención. Los déficit presupuestarios pueden requerir negociaciones entre el PMA y
los donantes y no hay garantía de que el PMA reciba el dinero para costear los gastos extraordinarios.
•
•
En el caso concreto de interrupciones en la línea de distribución: el PMA no
reembolsará más que el valor de dos meses de costos fijos.
En el caso de que el PMA tenga que suspender una operación antes de lo previsto:
el PMA no reembolsará a la ONG los costos fijos si al menos 30 días antes de la
nueva fecha de terminación ha advertido por escrito a la ONG su decisión. Si el
PMA no advierte a la ONG en ese lapso, no reembolsará a la ONG más que el
valor de dos meses de costos fijos.
¿Cómo se reembolsan los costos de la ONG?
Adelanto de fondos para sufragar los gastos de iniciación y de aumento de
capacidad
Las ONG asociadas pueden establecer operaciones en un nuevo territorio o tener
que fortalecer considerablemente su capacidad para hacer frente a una crisis. En tales
casos, la ONG incurrirá en gastos antes de que comience la distribución de los alimentos del PMA y tendrá derecho, por lo tanto, a un adelanto para costear los costos estimados de la iniciación de la operación. Es probable que en estos costos se
incluyan:
• el alquiler de una oficina
• el personal complementario
• el mantenimiento
• el mobiliario y equipo, incluidas las comunicaciones.
El importe del adelanto dependerá de la duración total prevista para una intervención:
• Por una intervención de seis meses o más: se pagará un adelanto de tres meses de
todos los costos estimados para la intervención de la ONG.
• Por una intervención de menos de seis meses: la ONG recibirá el 30% del costo
total estimado para la intervención de la ONG.
Además:
• Normalmente, el adelanto se limitará a 100.000 dólares EE.UU., a menos que se
negocie con la oficina en el país un acuerdo sobre una cifra mayor.
• Al recibirse la confirmación de la financiación, el adelanto se pagará dentro de
un plazo de 21 días, como está estipulado en el acuerdo local (las mismas condi-
62
Cómo colaborar con el PMA
•
ciones se aplican para el pago de facturas).
La oficina en el país y la ONG llenarán una planilla de presupuesto para el reembolso del adelanto.
Documentos que han de presentarse al PMA para el reembolso de los costos
Para efectuar un pago a la ONG el PMA necesita los siguientes documentos:
• Las guías de carga del PMA que confirman la transferencia de productos desde
el PMA a la ONG;
• un resumen de las guías de carga;
• un resumen de la entrega y distribución mediante la instrucción de expedición
del PMA;
• una factura;
• una confirmación de la distribución por parte de la suboficina del PMA.
Antes de reembolsar los costos, algunas oficinas en los países piden también que con
los documentos indicados se presente un informe sobre la calidad de los productos.
Calendario del reembolso de los costos
Normalmente, el PMA reembolsará los costos dentro de un plazo de 21 días a partir de la presentación de los documentos mencionados, como está estipulado en el
acuerdo local. Para acelerar el proceso de recolección de los comprobantes y recibos
de pago, el PMA aceptará una declaración certificada de los gastos contraídos, en una
estructura que se establecerá de común acuerdo y con la condición de que el original
de todos los recibos y comprobantes se conserven durante un período de cinco años,
y sean puestos a disposición, previa solicitud, incluso con fines de auditoría.
Si el PMA objeta una factura
En el caso de que el PMA objete una factura o estado de cuentas, lo hará por escrito, y pagará sólo el 75% del valor de la factura, dentro de un plazo de 21 días, hasta
que se aclare el entredicho. Cualquier factura posterior se saldará una vez resueltos
los problemas relacionados con la cuenta anterior, pagada parcialmente, o una vez
acordada la modalidad del pago.
Demoras injustificadas en el pago, y solución de diferencias
En el caso de que la ONG tenga que hacer frente a demoras excepcionales en el pago,
y/o desee plantear cualquier otra cuestión acerca de la aplicación de los acuerdos de
participación en los costos con los asociados cooperantes, la ONG se pondrá en contacto ante todo con el Director del PMA en el país. Si éste no puede resolver el problema, la ONG remitirá la cuestión al Director Regional del PMA. Si tampoco éste
puede resolverlo, la ONG se pondrá en contacto con el Mediador del PMA, cuyo
nombre puede obtenerse de la dependencia que se encarga de las ONG en Roma.
Sección 2 / Capítulo 2: El acuerdo financiero
63
Las funciones del Mediador del PMA se describen sucintamente en el Anexo 3.
Anexos:
Anexo 1: Planillas del presupuesto
Anexo 2: Formulario del PMA para la propuesta de proyectos – Muestra del PMA
en Zimbabwe
Anexo 3: Mandato del Mediador
Bibliografía y referencias:
PMA. 2004. Acuerdos relativos a la participación en los costos con los asociados cooperantes. Roma.
PMA. 2004. Payment Guidelines for Implementing Partners. El PMA en el Sudán,
Darfur.
64
Cómo colaborar con el PMA
Anexo 1: Planillas del presupuesto
Sección 2 / Capítulo 2: El acuerdo financiero
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66
Cómo colaborar con el PMA
Sección 2 / Capítulo 2: El acuerdo financiero
67
Anexo 2: Formulario del PMA para la propuesta de proyectos –
Muestra del PMA en Zimbabwe
1. Información general
1.1. Nombre de la Organización:
2.1. Título del proyecto/programa:
3.1. Sector/tipo de proyecto /programa:
4.1. Ubicación geográfica del programa: (país, provincia, distrito)
5.1. Duración de la ayuda del PMA: (en meses)
6.1. Fecha propuesta para el comienzo: (día/mes/año)
7.1. Fecha prevista para la terminación: (día/mes/año)
8.1. Total solicitado al PMA: (en efectivo y en especie/toneladas)
9.1. Condición jurídica de la Organización:
10.1. Partes interesadas: (otros asociados locales con una función en la ejecución del proyecto)
11.1. Fecha de presentación del proyecto:
2. Resumen del proyecto
En esta sección, presentar una breve descripción del proyecto. Incluir todos los elementos/actividades
y las fechas pertinentes para la comprensión de la operación. Indicar claramente a quién se dirige la
operación, cuantificando los tonelajes y los beneficiarios, declarando el tipo de productos y la ubicación
geográfica de la ejecución.
3.
Antecedentes del proyecto
3.1. Introducción:
En esta sección, presentar una descripción general de la esfera (esferas) de ejecución, describiendo los
aspectos geográficos, demográficos, económicos, sociales y culturales, la dimensión de género, así
como otros antecedentes pertinentes que explican por qué es necesario el proyecto.
Presentar una breve historia de la presencia de la organización en el país, la estrategia general de intervención y las actividades actuales. Mencionar, si es el caso, otros programas ejecutados en la misma
zona de operaciones.
3.2. Exposición del problema:
Razones que justifican la intervención del asociado y de su ayuda. Describir los problemas principales
identificados, su magnitud, prevalencia y efectos socioeconómicos en la zona operacional y cómo
podría la intervención propuesta abordar los problemas identificados. Indicar claramente la
función/contribución de la ayuda alimentaria para alcanzar los objetivos del programa.
4.
Descripción del proyecto
4.1. REPERCUSIONES (objetivos/metas generales):
Indicar los objetivos generales que se tratan de alcanzar con la operación. La descripción de los objetivos ha de ir acompañada de indicadores, fuentes de verificación e hipótesis.
4.2. RESULTADOS (objetivos/finalidades específicas):
Indicar los objetivos específicos del proyecto en término de beneficios directos derivados de la entrega de las mercaderías y/o servicios previstos en la operación a la población de beneficiarios seleccionados. Incluir indicadores, fuentes de verificación e hipótesis de los objetivos específicos.
68
Cómo colaborar con el PMA
4.3. PRODUCTOS (resultados):
Describir las mercancías/servicios que se entregarán a los beneficiarios en esta operación, con el fin de
abordar la causa de los problemas básicos.
Establecer los indicadores de resultados que se utilizarán para evaluar el desempeño en la entrega de
las mercancías/servicios.
4.4. Beneficiarios:
4.4.1.
Beneficiarios
4.4.2.
Criterios de selección
4.4.3.
Criterios de despido (si procede)
Indicar la población que se beneficiará de la operación y por qué ha sido seleccionada en el programa.
Describir los criterios de selección de los beneficiarios, así como los criterios de despido (si procediera).
Añadir toda la información pertinente relativa al grupo seleccionado (edad, lugar, género,...). Indicar
cómo los criterios de selección toman en cuenta la equidad de género en el acceso a los servicios.
4.5. Principales componentes y actividades:
4.5.1.
Actividades
4.5.2.
Cesta de alimentos
Describir los componentes principales del programa y todas las actividades que se realizarán con el fin
de entregar las mercancías/servicios identificados. Los componentes y las actividades tienen que estar
relacionadas con los resultados previstos.
Detallar las raciones propuestas según el grupo seleccionado y las necesidades de alimentos, incluido
su valor nutritivo y las raciones que justifican la cesta de alimentos prescrita.
4.6. Procedimiento de ejecución:
¿Cómo se ejecutará la operación? Describir las modalidades de selección y distribución, las disposiciones logísticas, las medidas, modalidades y enlaces relativos al seguimiento y evaluación y rendición de
informes.
4.7. Programa/calendario del proyecto:
Presentar el programa de ejecución del proyecto, detallando todos los componentes y los componentes por actividad.
4.8. Seguimiento y evaluación:
Describir los procedimientos de seguimiento y evaluación que el asociado seguirá durante la duración
y al cierre del programa. Indicar la frecuencia de las actividades de seguimiento que la organización realizará, los muestreos y objetivos del seguimiento, los instrumentos que se utilizarán para ello, etc.
Métodos de evaluación.
Los métodos de rendición de informes (frecuencia de los informes, contenido y fechas de presentación).
4.9. Riesgos y supuestos:
4.9.1.
Factores externos: Identificar los factores externos a la intervención que: a) han de estar presentes para que la operación alcance los objetivos identificados a todo nivel y/o b) pudieran impedir el
logro de dichos objetivos.
4.9.2.
Seguridad: ¿tiene la operación normas y procedimientos de seguridad escritos? Cómo podría
la situación de seguridad en la zona de operaciones afectar el logro de los objetivos del programa.
4.9.3.
Principales líneas de acción: ¿Se ha tenido en cuenta el efecto de la operación en los derechos
humanos, la prevención contra el VIH/SIDA, las cuestiones de género y el ambiente? Si se han previsto
medidas o actividades específicas para incorporar estas cuestiones presentar una elaboración.
Sección 2 / Capítulo 2: El acuerdo financiero
69
5. Estrategia de género
Describir la estrategia de género de la organización y en el presente proyecto. Indicar cómo el proyecto contribuirá a la potenciación del papel de la mujer (en lo posible, relacionar las actividades con los
Compromisos ampliados relativos a la mujer del PMA).
6. Coordinación con las partes interesadas
Explicar las medidas adoptadas para ejecutar la operación (autorizaciones, compatibilidad con la legislación nacional y las normas locales) y, si procede, la participación en el foro nacional y local de coordinación.
7. Estrategia de retirada
Indicar la estrategia de retirada del presente proyecto, si se presentara la necesidad durante la vida del
proyecto, así como el final natural del proyecto.
8. Presupuestos y recursos necesarios
Presentar una descripción narrativa de los costos del programa, indicando los que necesitan la ayuda
del PMA.
8.1.
8.2.
8.3.
8.4.
8.5.
Presupuesto total de la operación: según la estructura del presupuesto adjunta
Contribución que se pide al PMA:
Recursos humanos: (dentro del presupuesto propio de la organización y de lo que se pide al PMA)
Recursos materiales: (dentro del presupuesto propio de la organización y de lo que se pide al PMA)
Recursos logísticos: (dentro del presupuesto propio de la organización y de lo que se pide al PMA)
9.
9.1.
9.2.
9.3.
9.4.
Información de la organización
Nombre oficial, dirección, número de teléfono/fax de la organización
Persona de contacto del programa, número de teléfono, dirección de correo electrónico
Objetivos/cometido estratégicos de la organización:
Esferas de trabajo de la organización:
Presentar una breve historia de las esferas y tipos de las operaciones realizadas, las esferas de especialización, y las colaboraciones con otras organizaciones, otras fuentes de financiación anteriores y presentes, y cualquier otra información pertinente al proyecto presentado.
10. Marco lógico:
Indicadores
de resultados
Medios
de verificación
Riesgos
y supuestos
EFECTOS
RESULTADOS
PRODUCTOS
ACTIVIDADES
70
INSUMOS
COSTOS
Cómo colaborar con el PMA
Anexo 3: Mandato del Mediador
Mandato del Mediador
•
El Mediador examinará cualquier asunto que le remita sea el personal del PMA o una ONG con respecto a diferencias surgidas en la ejecución de los “Acuerdos relativos a la participación en los costos con los asociados cooperantes.”
•
El Mediador examinará tales asuntos sólo después que hayan sido examinados por el respectivo
Director del PMA en el país y el Director Regional y se hayan agotado las iniciativas destinadas a
resolver la diferencia a ese nivel.
•
El Mediador servirá de catalizador para facilitar una solución satisfactoria del problema, señalándolo a la atención de la Administración Superior del Departamento de Operaciones y de otros oficiales superiores del PMA, si es necesario.
•
El Mediador presentará al personal del PMA y a los asociados cooperantes un resumen anual de
los casos presentados y de su seguimiento. Resumen que se publicará en el boletín de la ONG.
Sección 2 / Capítulo 2: El acuerdo financiero
71
SECCIÓN 2 / CAPÍTULO 3
El acuerdo escrito
¿Qué tipos de acuerdo se firman entre el PMA y las ONG?
El acuerdo local
Un acuerdo local es un acuerdo de proyecto elaborado para cada proyecto en el que
colaboran el PMA y la ONG, que comprende la distribución de alimentos a los beneficiarios y para el que la ONG pide la financiación del PMA. Elaboran y firman el acuerdo local la ONG y la oficina del PMA en el país.
En el acuerdo local se exponen sucintamente:
• los objetivos de la asociación;
• las funciones y responsabilidades propias de cada
organización;
• detalles sobre cantidades de alimentos, raciones
alimentarias, y sistemas de distribución;
• las necesidades en materia de rendición de informes y gestión financiera;
• los procedimientos de pago.
Si la distribución la efectúa una ONG, generalmente el PMA se
encargará de las siguientes funciones:
• el despacho de aduanas y el transporte de los alimentos hasta
un almacén (o varios almacenes) en el país beneficiario;
• el mantenimiento, la fumigación y la gestión general del almacén;
• el traslado de los alimentos desde el almacén hasta los puntos de entrega (llamados
“puntos de transferencia”) decididos de común acuerdo (entre el PMA y la ONG);
• la información a la ONG, lo antes posible, sobre cualquier interrupción conocida o prevista en la cadena del suministro de alimentos.
En los puntos de transferencia (que podría ser el lugar de la distribución, o una instalación de almacenamiento), la ONG se encargará de:
Sección 2 / Capítulo 3: El acuerdo escrito
73
•
•
•
la recepción, el almacenamiento y la manipulación de los alimentos;
la distribución a los beneficiarios;
la vigilancia de la distribución y la rendición del informe correspondiente.
En el Anexo 1 puede verse un módulo para el acuerdo local. Tras la consulta anual
de 2004 entre las ONG y el PMA, se presentaron algunas sugerencias para mejorar
el acuerdo local desde el punto de vista de la claridad. Queda pendiente una evaluación de su empleo sobre el terreno.
Memorando de Entendimiento sobre procedimientos de colaboración – un
acuerdo global
Mientras el acuerdo local es un acuerdo específico para proyectos y firmado entre la ONG
y las oficinas del PMA en el país, el Memorando de Entendimiento es un acuerdo más
general firmado entre la ONG y la sede del PMA. El Memorando de Entendimiento se
redactó por primera vez a finales del decenio del noventa con el fin de que desempeñara
una función catalizadora entre ambas organizaciones a nivel de sede y país para:
• iniciar un contacto oficial y periódico;
• intercambiar información, según proceda;
• colaborar en las operaciones sobre el terreno, para lo cual puede ser necesario firmar un acuerdo local (según la naturaleza de la asociación, véase el Cuadro 1 en
el Capítulo 1 de la presente sección).
El Memorando de Entendimiento presenta un marco global para la asociación entre
el PMA y la ONG y generalmente expone sucintamente:
• las esferas estratégicas en las que ambas organizaciones pueden colaborar;
• las esferas de responsabilidad de cada organización, indicando sus ventajas comparativas;
• los recursos que, en términos generales, aportará cada organización.
RECUADRO 5
Las ONG que han firmado Memorandos de
Entendimiento globales con el PMA
Para 2004, el PMA había firmado
Memorandos de Entendimiento globales
con las siguientes ONG internacionales:
• Action Contre la Faim Network (ACF)
• Agencia Adventista para el Desarrollo
y Recursos Asistenciales (ADRA)
• CARE/Estados Unidos
• CARE/Canadá
• CARE/Australia
74
•
•
•
•
•
•
•
•
•
CARITAS Internationalis
Servicios Católicos de Socorro (CRS)
CONCERN
Fundación contra el Hambre (FHI)
Agro Acción Alemana (GAA)
Federación Luterana Mundial (LWF)
Movimondo-Molisv
Save the Children Estados Unidos
Visión Mundial Internacional (WVI)
Cómo colaborar con el PMA
Memorando de Entendimiento sobre acuerdos de disponibilidad inmediata
Con objeto de mejorar su capacidad de respuesta ante emergencias, el PMA ha firmado acuerdos de disponibilidad inmediata con diversas ONG internacionales así
como organizaciones gubernamentales y comerciales.
En virtud de este tipo de acuerdo, el asociado proporciona al PMA personal o equipo de apoyo desplegado a corto plazo, en principio, dentro de las 72 horas. Los contratos suelen ser por 3 a 6 meses.
Para la distribución del personal, las personas cedidas al PMA se toman de los registros que lleva el asociado. Antes de la distribución suelen recibir capacitación e información sobre el PMA.
Aptitudes del personal desplegado
Las categorías de actividades más frecuentes son:
• telecomunicaciones;
• logística: oficiales de control de movimiento, gerentes de flota, gerentes de almacén, oficiales de operaciones aéreas, capitanes de puerto, maquinistas, directores
de talleres, mecánicos;
• ingenieros civiles.
También pueden solicitarse otras categorías de personal.
Ejemplos de módulos de servicio disponibles (personal y/o equipo de apoyo)
• apoyo a campamentos base (establecimiento y gestión de locales de oficina, distribución y transporte de personal, servicio de comidas, servicios de atención
médica, etc., para una nueva oficina local en un lugar donde faltan los servicios
normales);
• transporte de superficie;
• transporte aéreo.
Los acuerdos de disponibilidad inmediata se firman entre la sede del PMA y la sede
del asociado y los gestiona el equipo reforzado de intervención logística en situaciones de urgencia (ALITE). En el acuerdo se exponen las funciones y responsabilidades de cada organización, el tipo de asistencia que se puede prestar y las condiciones
relativas a cada despliegue.
Sección 2 / Capítulo 3: El acuerdo escrito
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RECUADRO 6
ONG asociadas de disponibilidad inmediata hasta 2005
•
•
•
•
El Consejo Danés para los Refugiados (DRC)
El Consejo Noruego para los Refugiados (NRC)
La Federación Suiza para la Remoción de Minas (SFMA)
La RedR Australia
Acuerdos tripartitos – Acuerdo entre el PMA, el ACNUR y la ONG
En situaciones que implican a los refugiados, el PMA colabora estrechamente con el
ACNUR.
• Si los refugiados son menos de 5.000, el ACNUR proporcionará alimentos y
artículos no alimentarios.
• Si son más de 5.000, el PMA proporcionará alimentos y el ACNUR artículos no
alimentarios.
En ambos casos, se pedirá a un asociado cooperante (por lo general una ONG) que
distribuya los alimentos a los beneficiarios. Si interviene el PMA (cuando el número
de los refugiados excede de 5.000), decide conjuntamente con el ACNUR qué ONG
distribuirá los alimentos y se firmará un acuerdo tripartito entre la ONG elegida, el
PMA y el ACNUR.
En el acuerdo tripartito se indican las modalidades de distribución, las responsabilidades del asociado cooperante, las necesidades en materia de rendición de informes
y otras condiciones generales, haciendo hincapié siempre en que el asociado tendrá
que informar tanto al ACNUR como al PMA.
Anexos:
Anexo 1: Modelo de acuerdo local
Anexo 2: Elementos fundamentales del Memorando de Entendimiento global
Bibliografía y referencias:
Para una muestra del Memorando de Entendimiento, véase:
Manual de orientación sobre programas del PMA, disponible en CD ROM. Se puede
obtener un ejemplar solicitándolo a: [email protected].
Para más detalles sobre los acuerdos de disponibilidad inmediata del PMA, véase:
PMA. 2003. Guidelines for Managing Stand-by Partners. Roma. (O contactar a
[email protected] en la sede del PMA en Roma.)
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Cómo colaborar con el PMA
Anexo 1: Modelo de acuerdo local
Sección 2 / Capítulo 3: El acuerdo escrito
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Cómo colaborar con el PMA
Sección 2 / Capítulo 3: El acuerdo escrito
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Cómo colaborar con el PMA
Sección 2 / Capítulo 3: El acuerdo escrito
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Cómo colaborar con el PMA
Sección 2 / Capítulo 3: El acuerdo escrito
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Cómo colaborar con el PMA
Anexo 2: Elementos fundamentales de un Memorando de
Entendimiento global
Iniciativas conjuntas
El PMA y la ONG:
colaboran en la evaluación de las necesidades alimentarias, de ser posible mediante evaluaciones
•
conjuntas, o bien mediante el intercambio de información;
•
colaboran para comprometer a la comunidad, especialmente las mujeres, en la planificación, gestión, distribución y vigilancia de la ayuda alimentaria;
•
se consultan mutuamente en forma periódica sobre las oportunidades que se presentan para simplificar/unificar el transporte y la logística.
Todos los cambios propuestos en las raciones que se distribuirán a determinados grupos en un
momento determinado se conversarán y acordarán entre el PMA y la ONG en consulta con el gobierno
y otros interesados.
El personal del PMA y de la ONG tendrá derecho a participar en los programas de capacitación para
casos de emergencia organizados por uno u otro organismo, sobre la base de la participación en los
costos.
Responsabilidades del PMA
El PMA se encarga de:
•
movilizar y entregar los productos alimenticios a los puntos de transferencia acordados, y sufragar
todos los gastos contraídos en dichos puntos;
•
movilizar recursos y pagar a la ONG las tarifas acordadas anteriormente para el transporte de los
productos desde el punto de transferencia hasta el lugar de la distribución (si el punto de transferencia no está ubicado en el lugar de la distribución);
•
tratar de movilizar recursos en efectivo para cubrir los gastos relacionados con la distribución y
vigilancia por parte de la ONG;
•
mantener informada a la ONG sobre la situación de la línea de distribución.
El PMA es responsable ante los donantes por el uso apropiado de los productos.
Responsabilidades de la ONG
La ONG se encarga principalmente de la distribución final y vigilancia de los productos alimenticios
entregados por el PMA.Y ha de dar cuenta de ellos. Algunas de sus responsabilidades son las siguientes:
•
distribuir equitativamente los alimentos sobre la base de las necesidades evaluadas y los criterios
de elegibilidad establecidos, y en consonancia con las políticas, procedimientos y planes acordados;
establecer un sistema de información para facilitar al PMA datos socioeconómicos y nutricionales,
•
en lo posible desglosados por género;
presentar al PMA informes financieros y operacionales periódicos en una estructura estándar acor•
dada, en una frecuencia convenida localmente;
•
poner la documentación a disposición para la inspección del PMA, y la auditoría.
Sección 2 / Capítulo 3: El acuerdo escrito
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