Informe de Práctica en Terreno

Trabajo de Práctica en Terreno.
Hospital J.B. Iturraspe.
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Introducción
Objetivos
História
Descripción del Funcionamiento del Hospital
Servicios que Dispone el Hospital
Organigrama Estructural y Funcional Departamento Estadística
División de Estadística: Organización y Dependencia
Sección de Inscripción a Consultorios Externos
Sección de Admisión y Egresos
Sector de Investigación y Análisis (Oficina Central)
Sección de Archivo Central de Historias Clínicas y Estudios por Imágenes
Conclusión
Información Estadística del Hospital J.B. Iturraspe
Pag.3
Pag.4
Pag.5
Pag.6
Pag.7
Pag.9
Pag.10
Pag.14
Pag.16
Pag.18
Pag.20
Pag.22
Pag.23
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En la Organización del Departamento de Estadística y Registros de Salud a nivel
Hospitalario, la Información estadística es una herramienta fundamental para la
provisión de datos a la gestión asistencial.
Las fuentes más importantes para este tipo de información son los Establecimientos
Asistenciales, para ellos es necesario reorganizar las Áreas de Estadística de los
Hospitales, de manera que se permitan obtener datos uniformes y oportunos.
El Área de Estadística es un servicio clave para la gestión hospitalaria, su actividad debe
coordinar e integrar los movimientos y contactos asistenciales de todos los pacientes del
hospital y su área de atención programática (Centros Comunitarios).
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 Conocer en forma general la institución en cuanto a: espacio físico, distribución
arquitectónica del Hospital.
 Calidad de equipamiento tecnológico e informático que cuenta para el
funcionamiento.
 Analizar como esta organizado el departamento de Estadística y sus
dependencias.
 Conocer los objetivos y el funcionamiento del Departamento de Estadística.
 Analizar si se da cumplimiento a los programas Estadísticos de salud de Nación
y al manejo de los formularios.
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El Hospital José B. Iturraspe ubicado actualmente en Boulevard Pellegrini 3551 de la
Ciudad de Santa Fe, surgió a comienzos del siglo XX como casa de aislamiento para
enfermos infecto-contagiosos, predominando los leprosos y los tuberculosos. El terreno fue
cedido por el Dr. José B. Iturraspe en 1869, comenzándose a construir el edificio que fue
inaugurado en 1911 con el nombre de Casa de Aislamiento.
En 1912 pasó a ser Hospital llevando el nombre del donante. Mas tarde durante la
intendencia del Dr. Ignacio J. Costa se transformó en el Hospital Policlínico y se creó el
servicio de cirugía que se dividió en dos Salas (de hombres y mujeres).
Luego se forman equipos de profesionales de calidad, provenientes la mayor parte del
Hospital Centenario de Rosario, Hospital Escuela de Medicina de la Universidad del
Litoral con tres servicios de cirugía.
En su actividad asistencial, los servicios han marcado por años una tradición en la
atención de los pacientes siendo un centro de nivel de complejidad VIII, por lo que es
un Hospital de referencia en la Provincia de Santa Fé, teniendo en cuenta que posee
actualmente unos de los Centros Perinatológico único en la provincia, como así también el
servicio de Oncología, que recibe personas de gran parte de la provincia como de
provincias limítrofes.
El mismo cuenta con 240 camas y con los servicios de Urología, Cirugía Plástica y
Reparadora, Cirugía Menor, Cirugía Cabeza y Cuello, Cirugía Infantil, Cirugía
Torácica y Vascular, Clínica Quirúrgica, Traumatología, Ginecología, Obstetricia, entre
otras.
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La principal actividad que desarrolla el Hospital Iturraspe en la promoción, prevención,
tratamiento y rehabilitación de la salud.
El número de agentes que trabajan es aproximadamente unas 1600 personas, entre los
cuales se encuentran: profesionales médicos y enfermera, administrativos, técnicos,
personal de mantenimiento, personal de servicios generales.
Es una institución pública, pertenece a la Región Centro de la Ciudad de Santa Fe, tiene
18 Centros Comunitarios (Área Programática del Hospital Iturraspe).
Posee una red informática, esta distribuida en las oficinas de Admisión, Inscripción a
Consultorios Externos, Estadística y Facturación.
En cuanto al grado de capacitación del personal esta dividido por: personal médico,
personal de
enfermería, personal administrativo, personal técnico, personal de
mantenimiento, personal de servicios generales.
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Servicios del Sector Internación:
 Cirugía General
 Clínica Médica
 Pediatría
 Ginecología
 Neonatología
 Obstetricia
 Oncología
 Otorrinolaringología
 Terapia Intensiva
 Terapia Intensiva Neonatal
 Radioterapia
 Hospital Día
Servicios del Sector Consultorios Externos:
 Alergia
 Cardiología
 Cirugía General
 Cirugía Máxilofacial
 Cirugía Plástica
 Clínica Médica
 Pediatría
 Dermatología
 Guardia
 Endocrinología
 Esterilidad Conyugal
 Gastroenterología
 Gastroenterología Pediátrica
 Ginecología
 Hematología
 Infecciosas
 Infecciosas Pediátricas
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 Nefrología
 Vías Respiratorias Neumonología
 Neurología
 Neurología Infantil
 Obstetricia
 Oftalmología
 Oncología Mixta
 Otorrinolaringología (OTL)
 Reumatología
 Toco ginecología
 Traumatología
 Urología
 Nutrición y Dietética
 Psiquiatría
 Planificación Familiar
 Odontología
 Psicología
 Estimulación Temprana
 Radioterapia
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HOSPITAL: "J.B.ITURRASPE".
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL
DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA.
JEFATURA
SUB-JEFATURA
OFICINA DE
INSCRIPCION
OFICINA DE
ADMISION Y EGRESO
OFICINA
CENTRAL
ARCHIVO CENTRAL DE
H.CLINICAS Y R.X.
SECRETARIA DE
SALAS
CODIFICACION
1- Inscripción de pacientes
a Consultorio Externo.
1- Admisión de pacientes
a internación.
1- Recepción, control y reparo de la información recogida y recibida.
1- Compaginación y numeración de Historias Clínicas.
1- Censo Diario
1- Recepcióny control de
egresos de Hospitalización.
2- Otorga turnos programados.
2- Mantener actualizado el
movimiento de los pacientes hospitalizados.
2- Confección de Programas de Salud.
2- Entrega de las Historias
Clínicas a Admisión.
2- Compaginación y armado de Historias Clínicas.
2- Codificación y Procesamiento de los mismos.
3- Confección de Fichas
(H.C. Ambulatorias).
3- Información sobre pacientes hospitalizados.
3- Procesamiento de la
producción de Consultorio
Externo, Recursos e Internación, del Hospital Base
y su Área Programática.
3- Entrega de H.C. Y de R.X.
solicitadas.
3- Completar los Informes
de Hospitalización al egreso.
3- Envío de la información
a Direc.Gral de Estadística
4- Control y archivo de las
Fichas.
4- Elaboración de Estadísticas individuales y generales solicitadas por profesionales.
4- Control de Historias Clínicas y R.X. Entregadas.
4- Custodia y control de
Historias Clínicas de pacientes internados.
5- Información al público.
5- Publicación de toda la
Producción: mensual, semestral y anual.
5- Revisión cuantitativa de
las Historias Clínicas.
5- Inclusión de informes de
Servicios Generales de
Diagnóstico y Tratamiento
en la Historia Clínica.
6- Remisión de la Información a Nivel Central.
6- Archivo de Historias Clínicas y R.X.
6- Registro de Derivaciones
7- Revisión cualitativa de
Historias Clínicas para Comité de Auditoría Médica e
Historias Clínicas.
7- Funciones Administrativas
de Secretaría.
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La División de Estadística del Hospital Iturraspe depende del Director y el Consejo de
Administración con todas sus normas y reglamentaciones de trabajo.
El servicio de Estadística cuenta con la oficina de la Jefatura y dos oficinas más, donde
se hacen las tareas de producción y carga de datos.
Para evaluar la calidad de la atención médica es necesario contar con Historias Clínicas
que son únicas por cada paciente
Desde la Oficina Central, lugar físico, donde se encuentra la jefatura del Servicio de
Estadística se lleva adelante con la conducción, control, recepción y supervisión de las
actividades. También se realiza la admisión y administración de la Guardia, orientación
de pacientes, las internaciones y la inscripción a Consultorios Externos, hasta que se
instale el nuevo Sistema Informático de Estadística que unificaría todo, incluyendo las
tareas de la secretaria de salas.
Para poder desarrollar estas tareas la calidad del personal de Estadística se convierte en
un recurso valioso para el desempeño de las mismas.
La Oficina Central cuenta con un Archivo de Pacientes Internados, el mismo está
ordenado y enumerado por las diferentes patologías. Este orden no coincide con el dado
por el Archivo Central de igual forma se centraliza la información
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Seeccttoorreess ddeeppeennddiieenntteess ddee E
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 Sección de Inscripción a Consultorios Externos
 Sección de Admisión y Egresos.
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 Sección Archivo Central de Historias Clínicas y Estudios por
Imágenes.
 Sección de Investigación y Análisis.
Los objetivos para poder dar cumplimiento a lo expuesto son:
1. Garantizar la calidad y agilidad en el sistema, para lograr una
respuesta satisfactoria para el usuario.
2. Ordenar, organizar y adecuar la información recibida, para
una planificación dinámica y permanente a nivel gerencial o
directriz.
3. Proporcionar la información estadística requerida por los
organismos normativos (nivel nacional y/o provincial) para la
planificación y evaluación en salud.
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Objetivo de la jefatura de Estadística es entender en la conducción, coordinación, control
y supervisión de las actividades relacionadas con la información estadística del
establecimiento.
Las oficinas de: Sección de Admisión y Egresos, Sección de Archivo Central de
Historias Clínicas y Estudios por Imágenes, Sección de Investigación y Análisis se
encuentran todas juntas, (en lo que a espacio se refiere). La Sección de Inscripción a
Consultorios Externos, es la única que esta separada del resto.
La División cuenta aproximadamente con 80 personas distribuidas de la siguiente
forma:
Oficina Central 35 personas.
Distintos Servicios 45 personas.
Funcionando en el horario de 6 hs a 13 hs.
El tipo de formularios que se utilizan dentro de la División son los implementados en
toda la provincia por la Dirección General de Estadística, respondiendo al Programa
Nacional de Estadística de Salud.
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Se utiliza solo para internación un Sistema Informático Estadístico hecho en UNIX,
donde se registran los datos de la siguiente manera:
1- Ingreso de pacientes: datos personales, servicio en donde se interna.
2- Al egreso: fecha, diagnóstico, operación o tratamiento, y nombre del médico
tratante.
Cuando se da de alta se codifica el diagnóstico. Con la (CIE-10).También se pueden
obtener datos documentales: lugar de procedencia, patología, fecha de ingreso o egreso,
servicio.
Se realizan publicaciones tanto del Hospital como de sus Centros Comunitarios, las
mismas son en forma semestral, para que dichas publicaciones sean consultadas por
aquellos usuarios que las requieran.
El sector Estadística cuenta con normas y procedimientos escritos de los cuales no
siempre se llevan a cabo o son cumplidos por el personal, tampoco se reúne periódicamente
al personal, no hay una constante capacitación, y no se realiza ningún análisis de la
información con que se cuenta, solo extraen e informan los datos que se solicitan a nivel
ministerial y/o programas de salud. Información que muchas veces no llega en tiempo y
forma debido a problemas propios de la división (Falta de personal capacitado,
Informática, etc.)
El sector de Estadística pose un plan de acciones para todo el personal. Cuenta también
con un sistema de pedido para material y equipos que es un economato, dicho fondo se
utiliza para todos los pedidos que se hagan dentro del Sector de Estadística, con el mismo
economato se hacen pedidos especiales como por Ej. Tapas para las Historias Clínicas
que se adquiere una cantidad considerable según la necesidad que se tenga en el momento
de hacer los pedidos. En el manejo de este fondo tiene total y absoluta participación el
Consejo de Administración en conjunto con el Director del Hospital, quienes son los que
deciden el monto que se debe gastar. De igual forma la jefa puede participar de las
reuniones con el Consejo de Administración para la confección de insumos y mobiliarios
que se requieran en el sector, pero no puede dar opinión alguna de la confección del
presupuesto.
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El jefe de Estadística tiene participación en la selección de personal a partir del nuevo
Consejo de Administración, tiempos atrás nunca
tuvo participación. La jefa de
Estadística participa en las diferentes reuniones que se llevan a cabo en forma semanal
y/o mensual con los restantes jefes del Establecimiento.
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El objetivo de esta sección es garantizar la calidad de la atención al usuario, a través de
acciones de gestión, orientadas a tramitar y facilitar los procedimientos administrativos,
reduciendo los mismos a la mínima expresión, por parte de los pacientes.
 Inscripción de pacientes para Consultorio Externo.
 Se confecciona el Informe Diario de Consultas Ambulatorias.
 Se registran citas para las diferentes consultas externas.
 Se realizan capturas de datos de las diferentes obras sociales.
 Se trabaja con programas de citaciones en los diferentes servicios.
 Se verifica la Historia Clínica del paciente dentro del Hospital. Ésta búsqueda se
realiza a través de un sistema informático donde se encuentran ordenados por
Índice Alfabético. En caso que el paciente ingrese por primera vez y no tenga su
Historia Clínica se le hace una nueva donde se le piden todos los datos, (como
Nombre y Apellido, DNI, Fecha de Nacimiento, etc.).
 Se confecciona la Hoja de Ruta por duplicado, se adjunta a la Historia Clínica y
se envía al consultorio, el duplicado luego va al Archivo Central
 Cuando finaliza la atención Médica se reciben y controlan las Historias Clínicas
de los pacientes que fueron atendidos en los distintos Consultorios Externos. Ej.
Si se llevan siete (7) Historias deben volver siete y en el caso que quede alguna sin
regresar es reclamada por el personal de Archivo Central y Admisión. También se
controlan los estudios de laboratorios, (ecografías, análisis clínicos, endoscopía,
radiografías, etc.), Estudios Especiales. Se produce con frecuencia que a veces no
vuelvan todas debido a que hay pacientes que vienen para ser atendidos por dos
Especialidades diferentes
 Reciben y derivan interconsultas a las diferentes Especialidades.
 Realizan los registros de pacientes en el servicio de Guardia o Urgencias . Este
registro se lo hace en forma manual y se lo vuelva en un sistema informático.
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 Realizan difusión e información sobre la atención en los Consultorios
Externos,(como día y horarios de atención de los distintos profesionales, días,
Especialidades, informar en caso que falte un profesional por algún motivo el cual
se debe reprogramar la consulta. Cada ventanilla tiene orientación para los
pacientes, se los hace a través de carteles que los mismos son colocados en los
pasillos. La misma difusión se hace en los diferentes Centros Comunitarios que
dependen del Área Programática de Establecimiento.
 En la Historias Clínicas no se controlan ni se codifican los diagnósticos.
 El Establecimiento cuenta con 16 Consultorios. Se realizan diferentes
interconsultas de los distintos servicios. También dentro de cada servicio existen
consultorios los que trabajan en forma independiente a este sector, son manejados
de la misma forma (inscripción, turnos interconsultas), pero exclusivamente por
los Servicios (ej: Ginecología, Dermatología, Oncología).
 Toda se vuelca a mes vencido al programa informático (una base de datos en
ACCESS), con las restantes consultas del Hospital; también así las consultas los
Centros Comunitarios que dependen del Área Programática del Hospital.
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El objetivo es facilitar y agilizar los trámites de hospitalización para un acceso rápido a
los Servicios de Internación, reduciendo los contactos administrativos, por parte de los
usuarios.
 Se realizan los trámites de hospitalización. Se le pide al paciente toda la
información necesaria para tal fin. La totalidad de esa información se registra
informativamente.
 Se actualiza el Índice de paciente internados, cuantas camas hay desocupadas y
cuantas ocupadas. Se registran también las tarjetas de los pacientes internados
con pases de los distintos servicios o sector a los que fueron derivados.
 A través del Censo Diario se hace el control de camas ocupadas y desocupadas, es
donde se registran ingresos y egresos, toda esa información es registrada en un
sistema informático.
 Se realizan las destinas altas, (egresos por alta médica, transitoria, por
defunción, etc).
 Se inicia el Informe Estadístico de Hospitalización, que lo hace el sector de
admisión, para luego una vez terminado y dado de alta al paciente se lo envía a
codificación donde se codifica el diagnóstico y cirugía en caso que la tuviera, para
ser registrado en forma completa.
 El Certificado de defunción no es confeccionado ni registrado por el sector de
Estadística, de esa sección se encargan directamente los médicos. El informe debe
ser llenado por el profesional en forma completa con todos los datos requeridos por
el mismo formulario y especificando bien cuales fueron las causas del
fallecimiento, luego se entrega el certificado a los familiares, donde los mismos
familiares lo llevan a registro civil y realiza el trámite que corresponde. En caso de
que el familiar no se pueda hacerse cargo del certificado lo hace el Servicio Social.
Si el fallecido es socio de una funeraria, la misma funeraria se encarga de los
trámites que corresponden.
 Las secretarias de los distintos servicios son las encargadas de realizar el Censo
Diario. Controlan que los pacientes que ingresaron hayan realizado los trámites
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que corresponden a los Programas Estadísticos. Deben tener archivado el informe
de hospitalización mientras el paciente esté internado. Deben mantener un orden
de los formularios de las Historias Clínicas y exigir al profesional que las
complete en caso que no lo hiciere. Si por algún motivo las secretarias no lo
pueden realizar lo hacen el personal de Archivo Central.
 El establecimiento cuenta con quince (15) secretarias de salas, en caso que las mismas no
se encuentren sus tareas son realizadas por el personal de Admisión.
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El objetivo es centralizar la información Estadística para la elaboración y publicación de
consolidados. Asesorar en el tema a los representantes del Consejo de Administración,
Dirección Médica y Autoridades.
 Se recibe, se controla, se registra toda la información de internación en forma
manual. Se vuelca en un sistema informático, es ordenada de la forma que pide
la Dirección General de Estadística que es donde se remite la información.
 Recibe toda la información proveniente de los Consultorios Externos, Internación
y Servicio de Guardia.
 Recibe, controla y se registra la información.
 En forma mensual se elabora información para poder dar cumplimiento al nivel
central como así también a los distintos Programas Provinciales o Nacionales
vigentes exigidos por el Ministerio de Salud. Como por ejemplo:
o Programa de Cáncer.
o TBC
o Plan Nacer
o Materno Infantil.
o Otros.
 Se controla que los originales de los informes de hospitalización de los egresos se
entreguen en tiempo y forma. De la misma manera se controla que los duplicados
de los informes de hospitalización enviados por el sector de Admisión y Egresos
coincida con el número de ingresos.
 Toda la información de Índices Hospitalarios se realizan mediante el programa
informático lo que limita mucho los datos a extraer ya que no permite el cruce de
variables. (producción, ocupación de camas, defunciones, internación y demás).
 Se elaboran boletines y se informa semestralmente al Nodo de Salud.
18
 Recibe información de los servicios de Laboratorio, Odontología, Oncología,
Maternidad, Clínica, Pediatría y demás. Los mismos son archivados por servicio
y fecha.
 Con datos recogidos no se confeccionan cálculos de índice hospitalario, no se
analiza la información tabulada ni tampoco se hacen representaciones gráficas.
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El objetivo, guardar y custodiar las Historias Clínicas. Conservación y ágil localización.
Disponibilidad de las Historias Clínicas a todas las personas con acceso autorizado.
 Se compaginan y entregan las Historias Clínicas al sector de Consultorios
Externos y Admisión
 Realizar el control de las Historias Clínicas fuera del Archivo, hacer copia de las
Historias Clínicas que son solicitadas por terceras personas.
 Hacer un control de la cantidad de Historias Clínicas que salieron del Archivo.
 El Comité de Historias Clínicas se encarga del control calidad de las Historias
Clínicas en caso que estén incompletas el mismo Comité se encarga de que sean
completadas como corresponde.
 Se codifica el informe de Hospitalización, (diagnóstico y procedimientos
quirúrgicos). Por personal Técnico en Estadística. No así el diagnóstico de
Historias Clínicas.
 Se realiza depuración de las Historias Clínica cada vez que surge un óbito. Hubo
años en
que se pidió a la provincia un listado de muertes para hacer la
depuración y aún así no se pudieron realizar todas las depuraciones necesarias
por diversos motivos. Las Historias que son depuradas pasan al archivo de
pasivos.
 Es el encargado de mantener un orden en el archivo de los diferentes estudios como
Ecografías, Radiografías, Estudios Ginecológicos, Oncológicos, etc.
 Se entregan una cantidad de Historias Clínicas en blanco al sector de inscripción
para confeccionar a los nuevos pacientes. Las mismas tienen un plazo en que
deben ser devueltas al Archivo Central. Las Historias Clínicas son controladas a
través de un cuaderno donde consta (número de Historia Clínica, nombre y
apellido del responsable que la retira, fecha de entrega de las misma).
20
 En este momento el Archivo Central de Historias Clínicas funciona en forma
normal sin contar con los elementos básicos y necesarios. Debiendo ser
reemplazados las estanterías metálicas por cajas de cartón no archiveras, donde se
requiere ampliar en forma urgente el espacio físico de depósito.
21
Conclusión.
Mi práctica en terreno fue muy provechosa, ya que no trabajo en un Hospital.
He observado que no todo lo explicado en el módulo se lleva a cabo en la práctica en este
Efector elegido, teniendo en cuenta que es un Establecimiento de alta complejidad.
A mi entender esto puede estar relacionado con la poca experiencia y/o conocimiento de
que posee la Jefa de la División Estadística con respecto a todos los sectores que dependen
de la misma. Por tal motivo no se me pudo brindar más información que lo detallado en
el presente trabajo.
22
Información Estadística del Hospital J. B.
Iturraspe
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PROMEDIO DIARIO DE CAMAS DISPONIBLES - AÑO 2000099..
Servicios
Cirugía General
Clínica Médica
Pediatría
Ginecología
Neonatología
Obstetricia
Oncología Varones
Oncología Mujeres
Otorrinolaringología (OTL)
Terapia Intensiva
Terapia Intensiva Neonatal
Radioterapia Varones
Radioterapia Mujeres
Radioterapia Mixta
Hospital Día
T
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Egresos
1984
1326
2066
2117
283
3453
239
216
113
149
38
54
91
111
1344
13584
Promedio Diario de
Camas Disponibles
33,4
28,8
19,4
25,9
12,0
48,2
6,0
5,9
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Servicios Médicos
Alergia
Cardiología
Cirugía General
Cirugía Máxilofacial
Cirugía Plástica
Clínica Médica
Pediatría
Dermatología
Guardia
Endocrinología
Esterilidad Conyugal
Gastroenterología
Gastroenterología Pediátrica
Ginecología
Hematología
Infecciosas
Infecciosas Pediátricas
Nefrología
Vías respiratorias Neumonología
Neurología
Neurología Infantil
Obstetricia
Oftalmología
Oncología Mixta
Otorrinolaringología (OTL)
Reumatología
Toco ginecología
Traumatología
Urología
Psiquiatría
Planificación Familiar
Radioterapia
Consultas
4904
6369
3380
198
1337
8437
16809
5904
43338
5380
270
1451
144
9976
594
247
76
340
340
1591
391
2537
3979
6225
8024
1995
7571
2038
1453
776
377
278
25
Servicios no Médicos
Nutrición y Dietética
Odontología
Psicología
Estimulación Temprana
Consultas
841
13051
4828
1120
C
Coonnssuullttaass sseeggúúnn S
Seerrvviicciiooss M
Mééddiiccooss yy nnoo M
Mééddiiccooss
Consultas Médicas
Consultas no Médicas
Total
153804
18720
172524
26