Avances sobre el cuadro general de clasificación

ARCHIVO
HISTÓRICO
General del Estado de Sinaloa
AVANCES DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
DEL ARCHIVO HISTÓRICO GENERAL DEL ESTADO DE SINALOA
Área temática:
1.- Planeación estratégica en el Archivo Histórico.
Autores:
Lic. Brenda L. Navidad Arias
Lic. Agustín Jaime López Montoya
Archivo Histórico General del Estado de Sinaloa
Calle Gral. Antonio Rosales 256 poniente, Colonia Centro,
Culiacán, Sinaloa. C. P. 80000
Tels: 712 31 36 y 712 34 29
[email protected]
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Avances sobre el Cuadro General de Clasificación
del Archivo Histórico General del Estado de Sinaloa
Brenda L. Navidad Arias
Agustín Jaime López Montoya
De acuerdo con los Lineamientos generales para la organización y
descripción de los archivos de las dependencias o entidades de la
administración pública federal (DOF, 20/02/04),) define a éste como el
“instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las
atribuciones o funciones de cada dependencia y entidad”.1
Objetivos del Cuadro General de Clasificación Archivística
 Ordenar los documentos
en un espacio físico para su conservación,
(histórico) en este caso de manera definitiva.
 Agrupa los documentos por su contenido, que en determinado momento se
pueden relacionar para lograr una investigación más completa.
 Facilita el control y acceso a los documentos del archivo
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Instructivo para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística.. Archivo General de la
Nación. 2004. México
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El cuadro de clasificación archivística representa para el Archivo Histórico por
un lado, conocer el estructura y por otro, un voto para la transparencia y el acceso
a la información.
Marco jurídico local
En la actividad administrativa de la institución el cuadro de clasificación de
actividades comunes nos deja ir a la par con los lineamientos que marca de la Ley
de Acceso a la Información Pública del Estado, por que (el cuadro) es para
nosotros un medio o herramienta muy eficaz mediante el cual se puede localizar
de una manera pronta y expedita, la información contenida en los documentos.
El sustento legal para las herramientas de la archivística como lo es el cuadro de
clasificación, se encuentra en los preceptos 13 y 14 de la Ley de transparencia
estatal, mismos que describiré a continuación:
El Artículo 13 establece que, las entidades públicas están obligadas a realizar
actualizaciones periódicas de la Información. Por otra parte Artículo 14 dice que,
cada entidad pública deberá sistematizar la información para facilitar el acceso de
las personas a la misma, así como su publicación a través de los medios
disponibles, utilizando sistemas computacionales e información en línea en
internet....
En estos dos Artículos no se habla propiamente de un cuadro clasificador, pero
establece las bases para que las entidades públicas actualicen su información,
así como sistematizar y publicar los medios por los cuales la ciudadanía pueda
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acceder con facilidad a la misma; el cuadro es fácil de actualizar y esquematiza
actividades y la información que generan las entidades públicas.
Utilidad
del
cuadro
de
clasificación
archivística
de
actividades
sustantivas a los usuarios en general
Para el usuario o investigador, el cuadro de actividades sustantivas significa
un instrumento de transparencia que facilita su internamiento, en el caso de los
archivos históricos en el mundo de la historia, de tal forma que si así lo quisiera,
podría relacionar de manera muy dinámica toda la información esquematizada en
dicho cuadro, obvio es, que conseguirá obtener datos y cruzarlos para afinar su
búsqueda.
Por otro lado en lo que respecta la actividad técnico archivista, el cuadro
de actividades sustantivas representa para el archivo una herramienta para
identificar los documentos que lo integran, para ubicarlos de manera física, para
tener información precisa en caso de que un usuario la solicite y sobre todo
proporciona la forma de estructurar de manera lógica y organizada el acervo
documental.
El diseño del Cuadro de clasificación archivística de actividades sustantivas
nos ha permitido registrarnos en el Censo guía de los archivos de México,
requerido por el Archivo General de la Nación, por lo tanto estamos en la base de
datos
que
integra
a
los
archivos
del
país
.
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Beneficios del Cuadro de clasificación documental sustantivo o común
En forma esquemática el cuadro entre otras tiene las siguientes utilidades:

Describe y transparenta la actividad de la entidad de dos formas: orgánica
y funcional o bien, la mezcla de ellos.

Los procesos administrativos se pueden identificar claramente.

Admite modificaciones sin alterar la clasificación

Administrativamente se puede analizar la estructura de la entidad y
diagnosticar si su organización es la más adecuada
Experiencia del AHGS
Hemos encontrado que el cuadro de clasificación es una herramienta de la
cual no sólo el archivística, sino también los ciudadanos pueden conocerla
estructura y funcionamiento de las entidades públicas, en este caso de archivo
que guarda la documentación histórica del Estado de Sinaloa.
Desde el enfoque administrativo
Si el cuadro está hecho de una manera funcional, describe esquemáticamente
las actividades que realiza el ente administrativo, desde la principal hasta las
accesorias. Y si opera de forma orgánica, se puede apreciar la estructural de
la institución.
El cuadro del AHGS atiende a la combinación de estos dos aspectos, es decir
está hecho de forma orgánica-funcional. Por lo cual en él es fácil detectar la
función y estructura general de la institución.
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Desde el enfoque como herramienta archivística
En cada una de las secciones del cuadro se decidió nombrarla de manera
breve con la nominación oficial departamento de que se trate y cada una de
las series que la componen se nombró de acuerdo a las actividades
principales que se desarrolla en cada oficina administrativa.
Una de las ventajas de esta estructuración es que la guía del AHGS a parte de
describir los acervos documentales indica donde están ubicados, en qué
departamento están, de tal forma que si un investigador, un prospecto de
donante, un ciudadano, u otra dependencia pública entre otros, quiere saber a
dónde dirigirse específicamente al interior de la institución, solo tiene que
consultar el cuadro de clasificación sustantiva.
Ejemplo:
En el Archivo Histórico General del Estado de Sinaloa se encuentra una
sección que se llama “Procesos Técnicos” y a su vez tiene una serie que se
denomina “Recepción de material documental”, de tal forma que un donante o
una institución que desee realizar una transferencia puede conocer fácilmente
a dónde dirigirse ya que esta es una actividad que le compete a la institución.
Otro ejemplo lo es que, en la sección Fondos Históricos hay una serie que se
denomina “Certificaciones”. Entre nuestros usuarios se encuentran personas
interesadas en certificar periódicos oficiales, actas de nacimiento, matrimonio y
defunción, constancias de trabajo, etcétera. En el cuadro la sección lleva el
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nombre del departamento y una serie que dice que, la actividad de certificar,
le compete.
En la sección “Dirección”
hay una serie denominada “Capacitación
Archivística”. Básicamente en el cuadro se puede apreciar que en la institución
se presta el servicio de capacitación y a qué área le compete.
Desde el punto de vista de las políticas de la administración pública;
Cualquier instrumento o técnica de consulta de la información que beneficie a
las entidades y a la ciudadanía contribuye a una nueva cultura administrativa
democrática
Que la correcta organización archivística contribuirá a sentar las bases para la
modernización y eficiencia de las actividades de la Administración Pública2
Conclusión
Para el ejercicio del derecho de acceso a la información es indispensable que
los documentos estén organizados y conservados bajo criterios uniformes de
tal manera que permitan su localización expedita, disponibilidad e integridad.
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Alday, Araceli, 2007. Gaceta del archivista, núm. 6, marzo 2007, Vol. 2, p. 66
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