Procedimiento Descarga y Recepción Procedimientos de almacén Enero_2012 La operación de descarga y recepción en un almacén, tiene una gran incidencia en el mismo, por ser el punto final de a relación con el eslabón anterior de la cadena de suministro y por la incidencia que tiene en el inventario 1.- INTRODUCCIÓN. La operación de descarga y recepción en un almacén se define como la fase final del acuerdo que establecemos con un proveedor al realizarle un pedido. En esta operación se deberá: 1. Recoger mercancía del transporte del proveedor e introducirla en nuestro almacén. 2. Verificar contenido, cantidad y calidad de los envíos. 3. Identificar y codificar los artículos. 4. Dar de alta en stock. 2.- OBJETO Realizar la descarga, control de la calidad y cantidad de mercancía que entra en el almacén, así como el registro en archivos informáticos de toda la información que se produce en el proceso de identificación y recepción de artículos en el almacén. También se incluye el etiquetado de bultos o pallets de los artículos recepcionados, mejorando así la identificación posterior de estos en almacén y en la preparación de pedidos. Opcionalmente se incluyen los controles calidad de los productos recepcionados. Procedimiento Descarga y Recepción | 2/8/2012 3.- CAMPO DE APLICACIÓN Todas las recepciones de material de nuestros proveedores o suministradores. AUTORIZACION CIRCULACION 1 4.- DIAGRAMA DE PROCESO DESCARGA Y RECEPCIÓN.- Información y confronte previo ADMINISTRATIVO ALMACÉN COMPRAS Recogida albarán de entrega de manos de transportista Solicita al departamento de compras solución a incidencia No Existen pedido pendiente Se necesita el producto si Grabación d e pedido si No Esta el pedido en papel No Comunica al No proveedor motivos devolución Imprime documento de pedido si si Se necesita el EXCESO Solicita a Compras solución a la incidencia Procedimiento Descarga y Recepción | 2/8/2012 Existe diferencia a mas entre pedido y albarán si No Grabación d e pedido No Autoriza el inicio de la descarga Comunica al proveedor motivos devolución AUTORIZACION CIRCULACION 2 DESCARGA Y RECEPCIÓN.- Descarga y Recepción física. Etiquetado ADMINISTRATIVO ALMACÉN RESPONSABLE ENTRADAS Descarga de la mercancía desde camión a ubicación playa Confirma la recepción en el ERP Control de cantidades y datos logísticos Control de calidad de embalajes y envases si Dispone de todos los datos logísticos No Recoge datos en ficha de datos logísticos Recogida de muestras para control de calidad Emite documentos de transportista y etiquetas Archiva documentación Da conformidad a la recepción Entrega albarán sellado y documentación al transportista Procedimiento Descarga y Recepción | 2/8/2012 Etiqueta mercancía recepcionada Grabación de Ficha de datos logísticos en ERP AUTORIZACION CIRCULACION 3 5.- DESARROLLO DEL PROCESO Un desglose de las tareas a realizar en cada una de las etapas sería: 5.1.- Información y confronte previo. TAREA Recepción de albarán RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO portado en mano del RESP. ENTRADAS Todas transportista las Albarán proveedor DEVOLUCIONES entregas Consulta en el listado de pedidos pendientes, los RESP. ENTRADAS Todas las Listado de pedidos siguientes datos: pendientes DEVOLUCIONES entregas Proveedor. Nº de pedido Si no existe pedido, comunica al responsable de RESP. ENTRADAS Entregas sin compras, la inexistencia de pedido de cara a que el DEVOLUCIONES pedido tome la decisión entre: Descarga, para lo cual deberá proceder de manera inmediata a la grabación del pedido. Rechazo del pedido y devolución RESP.COMPRAS a proveedor. Si no se autoriza la descarga anota los motivos del RESP. ENTRADAS Entregas Control recepción rechazo así como el proveedor, matricula del camión DEVOLUCIONES rechazadas Si existe pedido pendiente, comprueba la existencia RESP. ENTRADAS Entregas Procedimiento Descarga y Recepción | 2/8/2012 y hora de llegada Pedido interno del documento físico de pedido interno en la carpeta DEVOLUCIONES aceptadas de pedidos pendientes de entrega. Si no existe pedido interno realiza su emisión a través RESP. ENTRADAS Entregas del sistema informático. AUTORIZACION DEVOLUCIONES aceptadas CIRCULACION 4 TAREA Chequeo en pedido interno de los siguientes datos: Artículos Cantidades RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO RESP. ENTRADAS Entregas Pedido interno DEVOLUCIONES aceptadas Si existe alguna discrepancia entre pedido interno y RESP. ENTRADAS Entregas albarán, consulta al Dpto. de Compras la autorización DEVOLUCIONES incidencia de descarga con Albaran proveedor Pedido interno RESP.COMPRAS Si no se autoriza la descarga anota los motivos del RESP. ENTRADAS Entregas no Control recepción rechazo así como el proveedor, matricula del camión DEVOLUCIONES aceptadas y hora de llegada Si la entrega es admitida, une al albarán del proveedor RESP. ENTRADAS Entregas el pedido interno, indicando al transportista que inicie DEVOLUCIONES aceptadas Pedido interno Procedimiento Descarga y Recepción | 2/8/2012 el proceso de descarga de la mercancía Albarán proveedor AUTORIZACION CIRCULACION 5 5.2.- Descarga y recepción física de la mercancía. TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA Descarga los artículos y los deja preparados en la Entregas zona de descarga y recepción para su control RESP. ENTRADAS aceptadas (Ubicación PLAYA) DEVOLUCIONES. DOCUMENTO Pedido interno Control de cantidades y datos logísticos (peso, RESP. ENTRADAS Entregas Pedido interno. volumen, código de barras, unidades embalaje, DEVOLUCIONES. aceptadas unidades fracción) de la mercancía posicionada en Ficha datos PLAYA logísticos Control de calidad embalajes y revisión de posibles RESP. ENTRADAS Entregas roturas de mercancías DEVOLUCIONES. aceptadas Toma de muestras para control de calidad En el caso de no disponer de todos los datos RESP. ENTRADAS Entregas Ficha datos logísticos, recoge dicha información. logísticos DEVOLUCIONES. aceptadas Dar conformidad a la recepción señalando si es RESP. ENTRADAS Entregas necesario DEVOLUCIONES. aceptadas Cantidad recepcionada valida Cantidad recepcionada Albarán proveedor no valida ( devolución a proveedor que no se lleva el transporte ) Posiciona documentación en oficina para proceder a RESP. ENTRADAS Entregas su recepción administrativa DEVOLUCIONES. aceptadas Conforma albarán del proveedor entregando la copia RESP. ENTRADAS Entregas del mismo al transportista. AUTORIZACION Pedido interno Albarán proveedor DEVOLUCIONES. aceptadas CIRCULACION 6 Procedimiento Descarga y Recepción | 2/8/2012 Pedido interno. 5.3.- Control administrativo de recepción. TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA Grabación de datos de albarán de entrega en el sistema de gestión Graba datos logísticos de los artículos o de modificación de los mismos En caso de ser necesario se procederá a emitir etiquetas de todos los productos recepcionados para su identificación física. Archivo de los documentos recepcionados en carpeta diaria de recepción ADMON Entregas RESP ENTRADAS aceptadas ADMON Entregas RESP ENTRADAS aceptadas ADMON RESP ENTRADAS ADMON RESP ENTRADAS Entregas aceptadas DOCUMENTO Menú Recepción ERP o SGA Menú Recepción ERP o SGA Etiquetas de código de barras Entregas Albarán proveedor aceptadas Pedido interno 5.4.- Etiquetado de artículos. TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA Se posicionarán dos etiquetas en caras contiguas en RESP ENTRADAS cada caja o pallet a los que haya que realizar la Entregas DOCUMENTO Etiqueta aceptadas ubicación en el almacén. Procedimiento Descarga y Recepción | 2/8/2012 Ordena el inicio del proceso de evacuación de la RESP ENTRADAS mercancía, para su ubicación en almacén. AUTORIZACION CIRCULACION 7