VIII Formalidades y manejo de los libros de actas y de matrícula de

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Área Derecho Empresarial
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Contenido
Formalidades y manejo de los libros de actas y de matrícula de acciones
GLOSARIO EMPRESARIAL
VIII-1
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Formalidades y manejo de los libros de actas y
de matrícula de acciones
Ficha Técnica
Autor : Dr. Cristhian Northcote Sandoval
Título: Formalidades y manejo de los libros de
actas y de matrícula de acciones
Fuente: Actualidad Empresarial Nº 286 - Primera
Quincena de Setiembre 2013
1.Introducción
En el día a día de las sociedades, existe
un aspecto de suma importancia para el
cumplimiento de la ley y para el adecuado funcionamiento de la sociedad.
Este aspecto es el cumplimiento de
formalidades y el manejo correcto
los libros de actas y de la matrícula
acciones, específicamente en el caso
las sociedades anónimas.
las
de
de
de
Existen muchas dudas sobre este aspecto
porque la Ley General de Sociedades
contiene determinadas formalidades
que se deben cumplir, pero no establece
formatos, modelos o guías para llevar
las actas y para realizar los asientos en la
matrícula de acciones.
En la práctica, esto genera que muchas
sociedades incurran en errores y que
debido a ello, los acuerdos y actos que
deben constar en los libros de actas y en
la matrícula de acciones no puedan ser
procesados y surtir efectos.
Por estos motivos, en el presente informe
revisaremos las principales formalidades
que se deben cumplir para llevar los libros
de actas y de matrícula de acciones.
2. Marco legal
Las formalidades que se deben cumplir
para llevar los libros de actas y de matrícula de acciones, se encuentran previstas
en la Ley Nº 26887 – Ley General de
N° 286
Sociedades.En gran medida, se trata de
reglas diseñadas para las sociedades anónimas, pero estas disposiciones pueden
ser aplicadas en forma supletoria a los
demás tipos societarios, en la medida que
corresponda a su naturaleza.
En el caso de la empresa individual de
responsabilidad limitada, se deberán
tomar en consideración las disposiciones
del Decreto Ley Nº 21621.
3. Estructura de las sociedades
Para comprender la necesidad de llevar
adecuadamente los libros de actas y el
libro de matrícula de acciones, debemos
considerar primero cómo es que se estructuran las sociedades y por qué deben
llevar libros de actas y de matrícula de
acciones.
Ahora bien, para tener el panorama completo, incluiremos también en el análisis a
la empresa individual de responsabilidad
limitada, que también está obligada a
llevar un libro de actas.
Como sabemos, tanto las sociedades
como las empresas individuales de
responsabilidad limitada son personas
jurídicas que tienen por objeto la realización de una actividad empresarial con
un fin lucrativo.
La necesidad de llevar libros de actas y de
matrícula de acciones (solo en el caso de
las sociedades anónimas) tiene que ver
con la naturaleza de las personas jurídicas, pues al no tener una existencia física
como las personas naturales, requieren
que su voluntad sea expresada a través
de las decisiones de sus órganos internos
y que tales decisiones consten en un
soporte o medio que permita verificar
su sentido. Este soporte serían los libros
de actas.
Primera Quincena - Setiembre 2013
Pero veamos entonces las características
de cada tipo societario y de las EIRL.
3.1. La empresa individual de responsabilidad limitada - EIRL
De acuerdo a lo dispuesto por el artículo
1°1 del Decreto Ley N° 21621, la empresa individual de responsabilidad limitada
es una persona jurídica de derecho privado, constituida por voluntad unipersonal,
con patrimonio propio distinto al de su
titular.
Informe Especial
Informe especial
Como vemos, la EIRL configura una
persona jurídica distinta a su titular, por
lo que se produce una división entre el
patrimonio de la EIRL y el de la persona
natural que es su titular.
Además, debe tenerse en cuenta que la
EIRL otorga una responsabilidad limitada
a su titular, por la cual las obligaciones
asumidas por la EIRL solo afectan a su
patrimonio mas no al patrimonio del
titular, salvo algunas excepciones2.
Para que la EIRL obtenga su personalidad
jurídica y le otorgue a su titular la protección de la responsabilidad limitada,
es necesario seguir el procedimiento de
constitución y registro previsto por el
Decreto Ley N° 21621.
Únicamente cuando este procedimiento
es concluido estaremos ante una EIRL
con personalidad jurídica y patrimonio
distinto al de su titular.
1 Decreto Ley N° 21621 - Artículo 1°.- La Empresa Individual de
Responsabilidad Limitada es una persona jurídica de derecho privado,
constituida por voluntad unipersonal, con patrimonio propio distinto
al de su Titular, que se constituye para el desarrollo exclusivo de
actividades económicas de Pequeña Empresa, al amparo del Decreto
Ley Nº 21435.
2 Decreto Ley N° 21621 - Artículo 41°.- El Titular responde en forma
personal e ilimitada:
a) Cuando la empresa no esté debidamente representada;
b) Si hubiere efectuado retiros que no responden a beneficios
debidamente comprobados;
c) Si producida la pérdida del cincuenta por ciento (50 %) o más
del capital no actuase conforme al inciso c) del artículo 80°, o
no redujese este en la forma prevista en el artículo 60°.
Actualidad Empresarial
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VIII
Informe Especial
El proceso de constitución de la empresa individual de responsabilidad
limitada consiste en el otorgamiento
de la escritura pública de constitución
por parte del titular, quien aporta la
totalidad del capital, y la posterior
inscripción en los Registros Públicos.
Es esta inscripción la que genera la
personalidad jurídica.
El capital de la empresa está conformado
por el dinero o bienes que aporta la persona natural que constituye la empresa.
Al ser una persona jurídica, la empresa
individual de responsabilidad limitada
requiere de órganos internos que adopten
y ejecuten las decisiones y acciones necesarias para su desenvolvimiento.
Dentro de la estructura de la EIRL tenemos
al titular y a la gerencia de la empresa.
Estas características de la EIRL la convierten en el modelo ideal para aquellas
personas que desean realizar su actividad
empresarial en forma individual pero bajo
el esquema de una persona jurídica que
les otorgue el beneficio de la responsabilidad limitada.
3.2.Sociedades
La sociedad es una persona jurídica constituida por una pluralidad de personas
con la finalidad de realizar actividades
empresariales y beneficiarse con los resultados de dichas actividades.
En nuestro país, las sociedades están reguladas por la Ley N° 26887 – Ley General
de Sociedades.
Al igual que la gran mayoría de legislaciones en el mundo, nuestra ley regula
distintos tipos societarios, que son el
resultado de la forma como se han ido
desarrollando los esquemas societarios a
lo largo de la historia.
Algunos esquemas están diseñados para
sociedades con una gran cantidad de
socios, otros para sociedades pequeñas,
sociedades con mecanismos para impedir
el ingreso de nuevo socios, etc.
Veamos en forma breve las principales
características de los tipos societarios
regulados en nuestra Ley:
a. La sociedad anónima
Es una persona jurídica de responsabilidad limitada, lo que implica
que los socios solo responderán por
las obligaciones de la sociedad hasta
donde alcancen los aportes efectuados.
Asimismo, al ser una sociedad debe
cumplir con el requisito de la pluralidad de socios, pudiendo tener entre
dos y setecientos cincuenta accionistas.
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Instituto Pacífico
Su capital se representa en acciones
y se pueden hacer aportes en dinero,
bienes o derechos de crédito.
La estructura de este tipo societario
está conformada por la junta general
de accionistas, el directorio y la gerencia.
b. Sociedad anónima cerrada
Es una forma especial de la sociedad
anónima en la que no pueden haber
más de veinte socios.
Está pensada para sociedades de
pequeña escala, en las que generalmente existe una vinculación familiar
o amical entre los socios.
Esto motiva que se haya establecido
un derecho de adquisición preferente
en este tipo de sociedades, en virtud del cual cuando un socio desea
transferir sus acciones a terceros debe
realizar un ofrecimiento a todos los
socios a fin de que estos manifiesten
su intención de adquirir o no las acciones.
Asimismo, se ha buscado simplificar
su estructura al permitir que se prescinda del órgano del directorio.
c. Sociedad anónima abierta
Es una forma especial de la sociedad
anónima en la que se constituye como
abierta por tener más de 750 accionistas o por las causales previstas en
el artículo 249º de la Ley General de
Sociedades.
Sus acciones deben inscribirse en
el Registro Público del Mercado de
Valores.
Se trata de sociedades en las que la
envergadura del negocio a desarrollar
motiva o justifica que el capital social
sea difundido, es decir, que sea ofrecido y negociado en mercados abiertos, como la bolsa de valores, de tal
manera que no existen restricciones
o controles a la libre transferencia de
las acciones.
d. Sociedad comercial de responsabilidad limitada (SRL)
La SRL es una persona jurídica que se
constituye por un número de socios
que pueden ir desde dos hasta veinte.
Como su nombre lo indica, es una
sociedad que ofrece el beneficio de
la responsabilidad limitada a sus
socios, al igual que las sociedades
anónimas.
Su capital puede formarse por aportes
en dinero, bienes o derechos de crédito y no se representa en acciones sino
en participaciones, las cuales no son
libremente transferibles pues existe un
derecho de adquisición preferente a
favor de los otros socios, cuando uno
de ellos desea transferir sus participaciones a terceros o a otro socio.
e. Sociedad colectiva
La sociedad colectiva es una persona
jurídica de responsabilidad solidaria
e ilimitada para los socios, es decir,
estos responden con su patrimonio
personal por las obligaciones de la
sociedad, cuando los bienes de esta
no alcancen.
La duración de la sociedad es de plazo
determinado y los socios no pueden
transferir sus participaciones sin el
consentimiento de los demás socios.
Por sus características, es una sociedad
en desuso.
f. Sociedad en comandita
La sociedad en comandita es una
persona jurídica en la que existen dos
tipos de socios.
Los comanditarios que aportan dinero
o bienes y que tiene responsabilidad
limitada. Los socios colectivos que
aportan sus servicios o trabajo y
responden de manera solidaria e
ilimitada.
La sociedad puede ser en comandita
simple, que representa su capital en
participaciones, y la sociedad en comandita por acciones que representa
su capital en acciones.
g. Sociedad civil
Es una persona jurídica que se constituye para ejercer una actividad
profesional, oficio o práctica común
entre los socios.
Puede ser ordinaria o de responsabilidad limitada.
En la ordinaria los socios responden
de manera personal y subsidiaria por
las obligaciones de la empresa. Esto
quiere decir que primero se paga con
el patrimonio de la empresa y si este
no alcanza, responden los socios.
El capital se constituye con aporte en
bienes o dinero, pero es posible que
algunos socios aporten servicios o su
trabajo, con lo cual sus utilidades se
determinarán sacando un promedio
de las utilidades de los socios capitalistas.
4.Formalidades de las actas y
libros de actas
Bien, teniendo en claro cómo se estructuran las sociedades y la EIRL, corresponde
ahora revisar cuáles son las formalidades
para llevar los libros de actas conforme a
las leyes aplicables.
En este punto, es conveniente hacer
una separación entre las sociedades y
la EIRL, no solo porque estén reguladas
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por normas legales distintas, sino porque
su estructura y naturaleza ameritan una
distinción.
indicación de si se celebra en primera,
segunda o tercera convocatoria; el nombre
de los accionistas presentes o de quienes los
representen; el número y clase de acciones
de las que son titulares; el nombre de quienes actuaron como presidente y secretario;
la indicación de las fechas y los periódicos en
que se publicaron los avisos de la convocatoria; la forma y resultado de las votaciones
y los acuerdos adoptados.
Los requisitos anteriormente mencionados
que figuren en la lista de asistentes pueden
ser obviados si esta forma parte del acta.
Cualquier accionista concurrente o su representante y las personas con derecho a
asistir a la junta general están facultados para
solicitar que quede constancia en el acta del
sentido de sus intervenciones y de los votos
que hayan emitido.
El acta, incluido un resumen de las intervenciones referidas en el párrafo anterior,
será redactada por el secretario dentro de
los cinco días siguientes a la celebración de
la junta general.
Cuando el acta es aprobada en la misma
junta, ella debe contener constancia de dicha
aprobación y ser firmada, cuando menos,
por el presidente, el secretario y un accionista
designado al efecto.
Cuando el acta no se aprueba en la misma
junta, se designará a no menos de dos
accionistas para que, conjuntamente con
el presidente y el secretario, la revisen y
aprueben. El acta debe quedar aprobada y
firmada dentro de los diez días siguientes a
la celebración de la junta y puesta a disposición de los accionistas concurrentes o sus
representantes, quienes podrán dejar constancia de sus observaciones o desacuerdos
mediante carta notarial.
Tratándose de juntas generales universales es
obligatoria la suscripción del acta por todos
los accionistas concurrentes a ellas, salvo
que hayan firmado la lista de asistentes y
en ella estuviesen consignados el número de
acciones del que son titulares y los diversos
asuntos objeto de la convocatoria. En este
caso, basta que sea firmada por el presidente, el secretario y un accionista designado
al efecto y la lista de asistentes se considera
parte integrante e inseparable del acta.
Cualquier accionista concurrente a la junta
general tiene derecho a firmar el acta.
El acta tiene fuerza legal desde su aprobación”.
4.1.Las sociedades
Como habíamos mencionado en la introducción de este informe, el tratamiento
de los libros de actas contenido en la Ley
General de Sociedades está referido en
gran parte a las sociedades anónimas.
Pero estas disposiciones son aplicables
de manera supletoria a las otras formas
societarias, en tanto resulten compatibles
con sus características propias. Es necesario que tengamos en cuenta una cuestión
preliminar. Las sociedades tienen estructuras diferentes en función de su forma
societaria, tal como hemos visto en el
punto anterior de este informe.
Así, la estructura más compleja la tendría
la sociedad anónima, que cuenta con una
junta general de accionistas, un directorio
y la gerencia. En el caso de los demás tipos
societarios, existe una junta de socios y
la gerencia o administración, quedando
fuera la existencia de un directorio.
Así, en todas las formas societarias se
debe llevar un libro de actas para anotar
los acuerdos que adopta la junta general
de accionistas o de socios, según sea el
caso, y en las sociedades anónimas se
deberá contar además o conjuntamente,
con un libro de actas de los acuerdos del
directorio.
a. Actas y libro de actas de las juntas
generales de accionistas y juntas
de socios
¿Cómo se realizan las actas y cómo
se lleva el libro de actas de las juntas
generales de accionistas y de las juntas
de socios?
Veamos lo que nos indica el artículo
134° de la Ley General de Sociedades
sobre las actas de las juntas generales
de accionistas:
“Artículo 134°.- Actas. Formalidades
La junta general y los acuerdos adoptados
en ella constan en acta que expresa un
resumen de lo acontecido en la reunión.
Las actas pueden asentarse en un libro
especialmente abierto a dicho efecto, en
hojas sueltas o en cualquier otra forma
que permita la ley. Cuando consten en
libros o documentos, ellos serán legalizados
conforme a ley”.
Luego, el artículo 135° de la Ley nos
indica el contenido y la forma en que
deben aprobarse las actas de las juntas
generales de accionistas:
“Artículo 135°.- Contenido, aprobación
y validez de las actas
En el acta de cada junta debe constar el
lugar, fecha y hora en que se realizó; la
N° 286
De acuerdo a estas disposiciones, podemos establecer las siguientes reglas para
la elaboración de las actas y del libro de
actas:
• Las actas deben tener el contenido
señalado en el artículo 135° y deben
ser suscritas por las personas indicadas
en dicho artículo, atendiendo a las
circunstancias de la reunión llevada
a cabo.
• Estas actas deben constar en un libro
de actas o en hojas sueltas. En cada
caso, el libro y las hojas deben ser
legalizadas ante notario público.
• Lo más común, es que se lleve un libro
empastado.
• Hace muchos años, las actas eran
asentadas en el libro anotando a
Primera Quincena - Setiembre 2013
VIII
mano el contenido en las hojas del
libro empastado. Actualmente, es
práctica común y acorde con la ley,
que las actas sean redactadas en
forma mecánica e impresas en hojas
que luego son adheridas a las hojas
del libro empastado.
• No existen formatos oficiales de actas, por lo que cada sociedad puede
redactar las actas en la forma que considere conveniente, pero respetando
el contenido señalado en el artículo
135° de la ley.
• La redacción de las actas no requiere
ser efectuada por un abogado y no requiere certificación notarial, salvo en
los casos en que se requiere certificar
una copia del acta para formalizar los
acuerdos adoptados ante los Registros
Públicos.
• En la medida que la ley no establece
formalidades o condiciones especiales
para las actas y libros de los otros tipos societarios, las reglas que hemos
mencionado que pertenecen al tratamiento de las sociedades anónimas,
son aplicables supletoriamente, salvo
en aquellos aspectos que no sean
coherentes con las características de
cada tipo societario.
b. Actas y libro de actas del directorio
Como habíamos señalado, en el caso de
las sociedades anónimas, debajo de la
junta general de accionistas existe el órgano del directorio. Al igual que la junta,
este órgano también adopta acuerdos que
deben constar en actas, las cuales deben
figurar en un libro.
Veamos lo que indica el artículo 170°
de la ley sobre las actas de los acuerdos
del directorio:
“Artículo 170°.- Actas
Las deliberaciones y acuerdos del directorio
deben ser consignados, por cualquier medio,
en actas que se recogerán en un libro, en
hojas sueltas o en otra forma que permita
la ley y, excepcionalmente, conforme al
artículo 136°. Las actas deben expresar, si
hubiera habido sesión: la fecha, hora y lugar
de celebración y el nombre de los concurrentes; de no haber habido sesión: la forma y
circunstancias en que se adoptaron el o los
acuerdos; y, en todo caso, los asuntos tratados, las resoluciones adoptadas y el número
de votos emitidos, así como las constancias
que quieran dejar los directores.
Si el estatuto no dispone de manera distinta, las actas serán firmadas por quienes
actuaron como presidente y secretario de la
sesión o por quienes fueron expresamente
designados para tal efecto. El acta tendrá
validez legal y los acuerdos a que ella se
refiere se podrán llevar a efecto desde el
momento en que fue firmada, bajo responsabilidad de quienes la hubiesen suscrito.
Las actas deberán estar firmadas en un
plazo máximo de diez días útiles siguientes
a la fecha de la sesión o del acuerdo, según
corresponda.
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Informe Especial
Cualquier director puede firmar el acta si así
lo desea y lo manifiesta en la sesión.
El director que estimare que un acta adolece
de inexactitudes u omisiones tiene el derecho
de exigir que se consignen sus observaciones
como parte del acta y de firmar la adición
correspondiente.
El director que quiera salvar su responsabilidad por algún acto o acuerdo del
directorio debe pedir que conste en el acta
su oposición. Si ella no se consigna en el acta,
solicitará que se adicione al acta, según lo
antes indicado.
El plazo para pedir que se consignen las
observaciones o que se incluya la oposición
vence a los veinte días útiles de realizada
la sesión”.
De la regulación contenida en este artículo podemos desprender las siguientes
consideraciones:
• Al igual que en el caso de las juntas de
accionistas o de socios, los acuerdos
del directorio también deben constar
en actas, que pueden ser llevadas en
un libro empastado o en hojas sueltas.
En cada caso, se debe constar con la
legalización de notario público.
• Es también lo más usual que se lleve
un libro empastado.
• De la misma forma que con el libro
de actas de las juntas generales de
accionistas, las actas de los acuerdos
del directorio pueden ser redactadas
en forma mecánica e impresas en
hojas que luego son adheridas a las
hojas del libro empastado.
• No existen formatos oficiales de actas, por lo que cada sociedad puede
redactar las actas en la forma que considere conveniente, pero respetando
el contenido señalado en el artículo
170° de la ley.
• La redacción de las actas no requiere
ser efectuada por un abogado y no requieren certificación notarial, salvo en
los casos en que se requiere certificar
una copia del acta para formalizar los
acuerdos adoptados ante los Registros
Públicos.
c. Matrícula de acciones
En el caso específico de las sociedades
anónimas, existe un registro o libro adicional a los libros de actas de las junta
generales de accionistas y del directorio,
que es la matrícula de acciones
El artículo 92° de la ley regula la forma
como debe llevarse este registro:
“Artículo 92°.- Matrícula de acciones
En la matrícula de acciones se anota la
creación de acciones cuando corresponda
de acuerdo a lo establecido en el artículo
83°. Igualmente se anota en dicha matrícula la emisión de acciones, según lo
establecido en el artículo 84°, sea que
estén representadas por certificados provisionales o definitivos.
En la matrícula se anotan también las transferencias, los canjes y desdoblamientos de
acciones, la constitución de derechos y
gravámenes sobre las mismas, las limitaciones a la transferencia de las acciones y los
convenios entre accionistas o de accionistas
con terceros que versen sobre las acciones
o que tengan por objeto el ejercicio de los
derechos inherentes a ellas.
La matrícula de acciones se llevará en un
libro especialmente abierto a dicho efecto o
en hojas sueltas, debidamente legalizados, o
mediante registro electrónico o en cualquier
otra forma que permita la ley. Se podrá usar
simultáneamente dos o más de los sistemas
antes descritos; en caso de discrepancia
prevalecerá lo anotado en el libro o en las
hojas sueltas, según corresponda.
El régimen de la representación de valores
mediante anotaciones en cuenta se rige por
la legislación del mercado de valores”.
Así, la matrícula de acciones tiene las
siguientes características:
• La matrícula es un registro propio de
las sociedades anónimas. En el caso
de las sociedades anónimas ordinarias
y cerradas, el registro es llevado en
un libro, hojas sueltas o en forma
electrónica, en cuyo caso se encarga
a una entidad especializada de llevar
el registro electrónico. En el caso de
las sociedades anónimas abiertas, la
matrícula se lleva en forma electrónica
y el registro se hace ante el Registro
Público del Mercado de Valores.
• En la matrícula se anotan todas las
operaciones que se realizan sobre
las acciones de la sociedad, tales
como las emisiones de acciones, las
cancelaciones, las transferencias, las
garantías, etc.
• Si bien las anotaciones en el libro
pueden hacerse a mano, es usual que
los asientos se redacten en medios
mecánicos y que luego sean adheridos
a las hojas legalizadas.
• No existen formatos oficiales del
libro de matrícula de acciones, si
bien en la práctica se comercializan
libros con formatos impresos. Pero,
estos formatos no necesariamente se
adecúan al contenido o información
que se debe anotar en función del
tipo de operación, por lo que es
recomendable que los asientos sean
elaborados en la forma indicada en
el párrafo anterior.
• La matrícula de acciones es un registro
privado de la sociedad y no existe
obligación de exhibirlo a cualquier
persona. No es un registro público.
• La propiedad de las acciones se
determina por la información de la
matrícula de acciones, no por la información que consta en los Registros
Públicos.
• En los demás tipos societarios, las
participaciones no se llevan en una
matrícula como un registro privado,
sino que se llevan ante los Registros
Públicos.
4.2.Las EIRL
En el caso de las EIRL, es necesario llevar
un libro de actas, legalizado ante notario,
en el cual se anotarán las decisiones del
titular de la empresa. No existen formatos
oficiales de las actas, pero su contenido
debe ajustarse a lo señalado en el artículo
40° del Decreto Ley Nº 21621.
En la práctica, el libro de actas de las EIRL
se lleva de manera muy similar al libro de
actas de las juntas generales de accionistas
de las sociedades.
5.Conclusiones
Luego de haber revisado las disposiciones que regulan las formalidades y las
características de los libros de actas y
libros de matrícula de acciones, tenemos
un panorama claro de las consideraciones que deben observar las sociedades
y las EIRL.
La importancia de estas formalidades es
que muchas de las decisiones adoptadas
requieren una formalización notarial y
registral para surtir plenos efectos, como
ocurre con los aumentos de capital o las
modificaciones de estatutos, por lo que
se debe tener especial cuidado al cumplir
las exigencias de la ley.
Glosario Empresarial
1. ¿Existe un reglamento de la Ley General de Sociedades?
La Ley Nº 26887 - Ley General de Sociedades, no tiene un reglamento. Sus disposiciones se aplican directamente y no requieren de una
reglamentación para estar en vigencia.
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Instituto Pacífico
2. ¿Se puede subarrendar un bien?
Un arrendatario solo puede subarrendar el bien si cuenta con la
autorización del arrendador, la que puede constar en el contrato de
arrendamiento o en un acuerdo posterior.
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