LIBROS La Ley 20.337, en su art. 38, Cap. V

LIBROS
La Ley 20.337, en su art. 38, Cap. V, establece la obligatoriedad de llevar (además de los libros
prescriptos por el art. 44 del Código de Comercio) los siguientes libros:
-Registro de asociados;
-Actas de Sindicatura;
-Actas de asambleas;
-Actas de reuniones del Consejo de Administración; y
-Actas de Informes de Auditoría.
Además es común ver que se complementan con los libros de Asistencia a Reuniones del Consejo
de Administración y de Asistencia a Asambleas. Incluso, cuando se utiliza la constitución de un
Comité de Acción Ejecutiva para la atención más expedita de los asuntos de ocurrencia diaria, se
emplea el libro de Comité Ejecutivo.
En cuanto a los libros del Art. 44 del Código de Comercio todas las operaciones vinculadas al giro
económico, se asentarán de modo de permitir “reflejar con claridad los actos de su gestión y su
situación patrimonial”. Incluye el Diario, Copiador de Diario, Inventario y Copiador de Inventario.
Además de los mencionados, deben llevar aquellos que hagan a la “importancia y naturaleza de su
actividad”, de manera de lograr una adecuada integración del sistema contable.
Hay libros diversos que se suelen encontrar en la administración de las Cooperativas, entre ellos:
Caja, Subdiarios, Mayores, Impuestos, Laborales y los específicos de cada actividad (transportes,
agrarias, de trabajo, etc.).
Respecto de la rubricación, el art. 38 de la Ley indica:
“La rubricación de los libros estará a cargo del órgano local competente, si existiera, y será
comunicada a la autoridad de aplicación con individualización de los libros respectivos. Esta
rubricación produce los mismos efectos que la prevista por el Capítulo III, Título II, Libro Primero
del Código de Comercio”.
En el Registro de asociados se produce una excepción a la regla general pues el art. 21 de la Ley
expresa:
“Los asociados tienen ‘libre acceso’ a las constancias del libro de asociados. La información sobre
los demás libros deberá ser solicitada al síndico”.
De dicho libro surgirá, como mínimo, la identificación del asociado, fecha de ingreso, capital
suscripto e integrado, variación del capital (aportes, capitalización, revalúos, altas, bajas, etc.),
número de orden, número de acta por la que se dio el alta o aprobó la baja como asociado. De los
varios modelos que hay en plaza son recomendables aquellos que asignan una hoja a cada
asociado, asemejándose a un mayor auxiliar.
Respecto del libro Actas de asambleas, puede ser necesario aclarar que, además de transcribir el
Acta de la Asamblea General Ordinaria, también se debe copiar las actas que resultaren de haber
pasado a cuarto intermedio, una por cada reunión. Por aplicación supletoria de la Ley de
Sociedades Comerciales, “deben ser confeccionadas y firmadas dentro de los 5 días” de la
realización de cada reunión.
Respecto del libro Actas de Reuniones del Consejo de Administración, cabe recordar que debe
efectuarse por lo menos una reunión -y consecuente transcripción a libros- cada mes. En cuanto a
quienes firman la misma se aclara que, si bien en el tercer párrafo del art. 69 se indica que “las
actas deben ser firmadas por el presidente y un consejero”, generalmente es el Secretario quien
cumple la función de firmar, además de redactar dicho instrumento.
En cuanto al libro de Informes de Auditoría, corresponde efectuar una clasificación de los
Informes en anuales y trimestrales (u ordinarios). En la Obra se trató el Informe Anual,
incluyéndose Modelo. Respecto de los informes ordinarios recordamos que se deben copiar antes
de los 45 días del vencimiento del período auditado. En cuanto a los anuales, la vinculación con la
fecha de la Asamblea General Ordinaria que considera el balance de ejercicio es directa,
debiéndose enviar -con 15 días de anticipación a dicha convocatoria- al Instituto Nacional de
Acción Cooperativa y Mutual junto con la documentación de balance.
El libro de Asistencia a Asambleas sólo es obligatorio si lo exige el estatuto, pero, atento al
cúmulo de información que requiere el Órgano de Control, cada vez que se realiza una asamblea
(ordinaria o extraordinaria: identificación de los asociados presentes, si concurre por sí o
apoderado, firma, etc.) es sumamente conveniente contar con dicho registro. Como procedimiento
no recomendable, cabe señalar que en las Cooperativas con asambleas poco numerosas se
acostumbra a firmar en el libro de Actas de Asambleas.
Asistencia a reuniones del Consejo de Administración: En virtud de la importancia de la
responsabilidad de los consejeros por las decisiones del cuerpo y que el art. 74 de la Ley de
Cooperativas indica que “los consejeros sólo pueden ser eximidos de responsabilidades por
violación de la ley, el estatuto o el reglamento, mediante la prueba de no haber participado en la
reunión que adoptó la resolución impugnada o la constancia en acta de su voto en contra” es
fundamental disponer de un libro que, con la firma y aclaración de cada asociado-consejero
asistente a cada reunión, delimite las responsabilidades. Por lo expuesto, a pesar de no ser
obligatorio, es habitual la utilización de este registro.
Libro del Comité de Acción Ejecutiva: Este cuerpo ejecutivo que nace para dar ágil respuesta a
la creciente complejidad económica-operativa y a la conveniencia de supervisar directamente y en
forma corriente las tareas que, si bien son delegables, son propias del Órgano de conducción,
requiere la registración del detalle de lo actuado, debidamente firmado por los asistentes a cada
reunión.
Libro Diario: tal cual lo indica el Código de Comercio “se asentarán día por día y según el orden en
que se vayan efectuando, todas las operaciones”. La falencia de no brindar información por
cuentas puede ser suplida en base a la utilización de subdiarios. El Órgano local competente es
quien puede autorizar el empleo de medios mecánicos y/o electrónicos en hojas movibles.
Libro Inventario: se procede a copiar el estado de situación patrimonial y de gastos y recursos,
reflejado en los estados contables.
Libro Copiador de inventarios y balances: se acostumbra complementar la información sintética
del libro Inventario con un detalle pormenorizado en este libro, con analítica descripción de todos
los rubros y partidas componentes de los activos y pasivos.
Sueldos: obviamente llevado por las Cooperativas que tienen personal en relación de
dependencia, con las formalidades de la Ley de Contrato de Trabajo.