Guía Rápida de Mejoras Módulo de Subcontratos.

Guía Rápida de Mejoras
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Módulo de Subcontratos.
iConstruye S.A.
Mesa de Ayuda: 486 11 11
ICONSTRUYE S.A.
GUÍA RÁPIDA DE MEJORAS
MÓDULO DE SUBCONTRATOS
DESCRIPCIÓN GENERAL
Enmarcadas en el Proyecto de Subcontratos, a continuación se describe una serie de
mejoras que tienen como objetivo complementar la información actual que se maneja en
el módulo y cuya finalidad es apoyar la gestión, administración y control de los
documentos ingresados en iConstruye.
DESCRIPCIÓN DE MEJORA
Funcionalidad: Adjuntar Documentos en
Subcontratos y Estados de Pagos.
Se habilita la opción de adjuntar archivos de documentos asociados a un Subcontrato y/o
a un Estado de Pago respectivamente, en cualquier estado de los documentos; de
manera que no sólo quién crea el documento, tenga la posibilidad de incorporar y acceder
a antecedentes importantes relativos al proceso contractual de los servicios prestados a la
empresa, lo cual permite una mejor administración y control sobre éstos.
a) Adjuntar archivos al Subcontrato:
La aplicación permite que cualquier usuario que pueda consultar un Subcontrato tenga la
opción través del icono
de adjuntar documentos relevantes para el proceso:
Esta operación se podrá realizar en los siguientes estados del subcontrato:
−
Guardado.
−
En Espera de Aprobación.
−
Rechazado.
−
En Ejecución.
−
Terminado.
−
Liquidado.
−
Cancelado.
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Al ingresar a ver el documento, el usuario deberá seleccionar la opción de adjuntar
documentos:
Figura 1
Para adjuntar un documento, deberá seleccionar el ícono antes mencionado, el cual
levantará una ventana, en la cual el usuario debe seguir los siguientes pasos:
1º Seleccionar Archivo
2º Agregar Archivo
3º Cerrar Ventana
4º Grabar Documento
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b) Adjuntar archivos a los Estados de Pagos:
En lo referido a la administración de Estados de Pagos, tales como Pago de Anticipo,
Avance y Retención, se podrán incorporar documentos en los siguientes estados:
−
−
−
−
−
−
Guardado
En espera de Aprobación
Rechazado
Por asociar
Asociado a Factura
Cancelado.
Los usuarios deberán disponer del rol “Ingreso de Estado de pago” o “Consultar Estado
de Pago” y al ingresar a ver el documento, el usuario deberá seleccionar la opción de
adjuntar documentos:
Figura 3
Una vez seleccionada la opción, el sistema levantará una ventana, en la cual el usuario
debe seguir los siguientes pasos:
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1º Seleccionar Archivo
2º Agregar Archivo
3º Cerrar Ventana
4º Grabar Documento
Los archivos adjuntos, podrán ser eliminados solo por el usuario que los agregó.
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DESCRIPCIÓN DE MEJORA
Funcionalidad: Termino Anticipado de
Subcontrato
Termino Anticipado de Subcontrato:
En la opción consulta de subcontrato, los usuarios podrán revisar todos los subcontratos,
para documentos que se encuentran en estado en ejecución, y solo al usuario que tenga
el privilegio de terminar subcontrato anticipadamente, le aparecerá un ícono con la opción
ésta es la que permitirá realizar el termino anticipado al subcontrato. Así como
muestra la siguiente imagen:
Figura 1
El usuario presiona la opción destacada en la imagen anterior y aparecerá información de
Subcontrato: mas un recuadro donde el usuario podrá visualizar los montos asociados al
subcontrato terminado anticipadamente, en este recuadro podrá ver la siguiente
información: Monto Total del Subcontrato, Monto Avanzado, Saldo por Pagar, Monto
Anticipo Pagado, Monto Anticipo Recuperado, Monto Retención Aplicado, Total Cierre
Anticipado:
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Figura 2
Cuando el resultado del Termino Anticipado del Subcontrato es negativo, quiere decir, que
se pago por concepto de Anticipo más de lo recuperado y que las Retenciones asociadas
no alcanzaron a cubrir.
En caso que esta última cifra sea negativa aparecerá entre paréntesis y mas un mensaje
que indicara que el saldo del subcontrato es negativo. Como se puede apreciar en la
siguiente imagen:
Figura 3
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Aquí el usuario deberá ingresar un comentario de forma obligatoria y luego presionar
opción termino anticipado. Una vez cumplidas con ambas condiciones el sistema mostrara
que el proceso se ha finalizado con éxito.
Figura 4
El subcontrato quedara en estado “Terminado Anticipado”, este estado es terminal, por lo
mismo esta opción NO permitirá generar otros pagos por este Subcontrato.
Si el resultado del Termino Anticipado del Subcontrato es positivo, quiere decir, que existe
un pago pendiente, el monto es informado en el sistema y corresponde al monto de
retenciones aplicadas v/s el pago de anticipo recuperado; por lo que si las retenciones se
pagarán, deberá generar un Estado de Pago por este concepto antes de ejecutar el
Término Anticipado del Subcontrato.
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Figura 5
Una vez generado el Estado de Pago de Retenciones, puede ejecutar el proceso.
Si el pago de Retención no se efectuará el Término Anticipado del Subcontrato quedará
con un saldo a favor del contratista.
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DESCRIPCIÓN DE MEJORA
Funcionalidad: Marcar Estados de Pago como
Pagados.
Actualmente existen empresas constructoras que no tienen contratado el Módulo de
Facturas y por lo tanto los estados de pagos de los subcontratos quedan solo en un
estado final “Por Asociar” no pudiendo reflejar en el sistema si el mismo ya se encuentra o
no pagado.
La nueva funcionalidad que aquí se detalla permitirá, a aquellas empresas que lo
necesiten, dejar los estados de pago en un estado final de PAGADO.
Esta funcionalidad deberá ser solicitada mediante el contacto oficial de la empresa, a
través de la Mesa de Ayuda o con su Ejecutivo de Cuenta.
Una vez que se asigna la funcionalidad, el usuario que cuente con el rol de Consultar
Estados de Pago verá al momento de entrar al módulo de Subcontrato y seleccionar la
opción Consultar Estados de Pago, una nueva columna que se llama PAGADO y que se
encuentra a la izquierda de la columna opciones (Figura 1).
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Figura 1
La funcionalidad permitirá seleccionar un estado de pago a través de un Check Box o una
selección múltiple de estados de pago a través de la opción TODOS que se encuentra en
la cabecera de esta misma columna. Una vez seleccionado el o los estados de pago se
debe presionar el botón PAGADO que está sobre la columna del mismo nombre (Figura
2).
Figura 2
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Después de esta acción el estado del documento quedará como Pagado y el check box
desaparecerá.
Esto le indicará al usuario, visualmente, que todos aquellos estados de pago que no
posean check box, son los que ya han sido pagados.
Esta acción es irreversible y quedará reflejada en el historial del estado de pago, al igual
que todas las otras acciones que ha tenido ese documento.
DESCRIPCIÓN DE MEJORA
Funcionalidad: Rol para Cancelar Sub Contrato.
Actualmente la función de cancelar un Subcontrato esta definida solo para quién creo el
documento, es decir, para el usuario solicitante lo que hace muy rígida la operación ya
que, en ocasiones, este usuario puede no trabajar más en la empresa, haber cambiado de
funciones o está en otra ubicación lo cual conlleva a que se haga demasiado lento el
proceso de cancelación de un sub contrato.
La funcionalidad es un nuevo rol de usuario y por lo tanto debe ser solicitado por el
contacto oficial de la empresa a través de la mesa de ayuda o del ejecutivo de cuenta.
Una vez que se cuente con el rol correspondiente tanto el usuario que creo el Sub
Contrato como el que tenga el nuevo rol podrá cancelar el documento.
Para poder cancelar un Subcontrato el usuario deberá seguir los siguientes pasos:
En la página de consultar Subcontratos, el usuario deberá buscar el documento a
cancelar, una vez encontrado, en la columna opciones deberá seleccionar el ícono
(Figura 1).
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Figura 1
Una vez seleccionado el icono ingresará a una pantalla en la cual deberá indicar el motivo
por el cual se está cancelando ese documento (Figura 2).
Figura 2
Posteriormente se deberá presionar el botón Cancelar Subcontrato y este quedará en
estado Cancelado.
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DESCRIPCIÓN DE MEJORA
Funcionalidad: Ingresar más de un Descuento.
Al generar los Estados de Pago de Avance, existe la opción de aplicar descuentos; se
habilita la posibilidad de aplicarlos con más de un motivo.
En la página de creación del Estado de Pago de Avance y una vez realizado el cálculo del
monto a pagar, se debe presionar la opción de Aplicar Descuento:
El sistema abrirá una ventana, en la cual se deberá indicar el motivo y el monto del
descuento y luego presionar el botón Agregar:
Una vez presionada la opción agregar, el descuento quedará grabado, con la opción de
editarlo y/o eliminarlo:
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De la misma forma antes mencionada, podrá agregar un nuevo motivo y monto de
descuento:
Una vez ingresados todos los descuentos necesarios, debe presionar la opción “Cerrar”.
El sistema aplicará la suma de todos los descuentos y en la impresión del Estado de
Pago, se podrán reflejar los distintos motivos.
DESCRIPCIÓN DE MEJORA
Funcionalidad: Generación de Estados de Pago.
Dentro de la generación de los Estados de Pago, se incorpora una validación al sistema,
la cual impide a los usuarios generar Estados de pago, mientras exista otro del mismo tipo
en espera de aprobación, ya que mientras este proceso no se termine los montos no se
actualizan, por lo que al generar un nuevo pago, este puede estar basado en % de pago
no actualizados. El mensaje es el siguiente:
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Otra mejora asociada a la generación de los Estados de Pago, es que al momento de
crear un documento se habilita la opción de ver el detalle del Subcontrato del cual es
objeto el Estado de Pago que se esta creando:
Además, se habilita la opción de generar estados de pago, por concepto de Retención en
forma anticipada al término del Subcontrato.
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Esta opción, habilita dentro de la página de creación del Estado de Pago de Retención
una nueva columna llamada “Retención Pagada” en la que se informa el monto pagado
de las retenciones ya aplicadas, quedando en pantalla el “Monto Acordado” que son las
retenciones pactadas en la generación del Subcontrato y el “Monto por Pagar” que son las
retenciones aplicadas y aún no pagadas:
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