Hay alguna forma de comprar y ahorrar? La gestión de - Club-BPM

Solución departamental
Cuentas por Pagar (CxP)
Hay alguna forma de comprar y
ahorrar? La gestión de documentos
de CxP evita tres fugas de efectivo
comunes.
«Escogimos OnBase porque
se trataba de un producto
escalable, algo que podíamos
usar como base del desarrollo
futuro. Se trata de una de
las mejores transiciones
informáticas por las que ha
atravesado nuestra compañía.”
– Dan Brimm
Smith Dairy
Aspectos fundamentales
CxP es un proceso dirigido por documentos. Algunas factoras son simples, otras son complejas. Alguna llegan
electrónicamente, otras a través de fax. A pesar de las eficiencias de los sistemas ERP, los procesos manuales
de documentos de CxP que soportan los datos ERP extienden los ciclos de tiempo y riesgos a errores. El
procesamiento y aprobación de papeles revueltos, la duplicación de datos de entrada y la falta de colaboración
efectiva a menudo resulta en pérdida de descuentos, penalidades en pagos tardíos y balances inexactos.
Mantenerse estratégico y ligero en CxP puede ser crítico para la salud financiera de una organización durante
temporadas delta o baja actividad. Cada descuento debe ser identificado y cada penalidad evitada. Las
organizaciones buscan mejorar sus procesos en CxP durante épocas de baja actividad, para así prepararse para
las épocas de alta actividad cuando la productividad sube y los pagos a vendedores se incrementan.
Los desafíos
Cuando las organizaciones necesitan optimizar CxP, ellas enfrentan ineficiencias primoridalmente en tres áreas:
Beneficios
• Optimización de aprobaciones, ciclos
de pagos y reportes
• Lentitud en los ciclos de aprobación y pagos resultando en pérdida de descuentos y penalidades por
pagos tardíos.
• Reducción de costos y riesgos por
errores de reportes en balances
• Costos fijos – papel, duplicación en entrada de datos, almacenamiento, transporte
• Tomar incrementos en volumen sin
necesidad de personal adicional
• Conocer cuál es su estado; datos de
ERP y documentos para respaldarlo
instantáneamente
• Poca visibilidad de los datos en muchos sistemas. Los documentos son guardados en forma separada.
La solución
Las soluciones OnBase para CxP permite a las organizaciones aprovechar los métodos que eliminan los costos
innecesarios y agregar valor.
Automatice procesos de CxP con digitalización y Workflow. No deje ningún descuento en la mesa.
Mediante la captura electrónica de los documentos de papel de CxP tan pronto llegan a la organización, éstos
pueden estar disponibles inmediatamente para procesarlos. Ya no hay que esperar más por el correo interno para
tomar decisiones o resolver excepciones que requieran documentos de soporte. Wokflow de OnBase automatiza la
distribución de carga de trabajo a funcionarios, las revisiones y aprobaciones. Los departamentos de CxP procesan
más documentos en menos tiempo. Sin necesidad de programación personalizada.
• Elimina facturas estancadas y automatiza el enrutamiento de las mismas.
• Fácilmente desempeña y aumenta la identificación y agrupación (three-way-matching) de documentos,
incluyendo resolución de excepciones.
• Busca todos los descuentos de vendedores, mejora la relación con vendedores e incrementa
favorablemente los términos.
Inmediatamente nos dimos
cuenta del rendimiento de
la inversión y que era real.
Simplemente creemos que
Hyland es una compañía seria
con quienes podemos trabajar».
– Dan Brimm
Smith Dairy
Unifique su data en su sistema ERP rápida y efectivamente considerando costos.
La falta de integración de sistemas duplica la entrada de data y pierde tiempo en búsquedas. Igualmente incrementa el
riesgo de errores y añade tiempo excesivo a los ciclos de CxP. Inclusive, proyectos de unificación a menudo paran debido a
los altos costos de personalización de código, infraestructura y continuo mantenimiento de TI. No tiene porque ser así. Con
soluciones de OnBase para CxP:
• Elimina entrada redundante de datos y convierte cientos de horas de tareas irrelevantes en sistemas operativos
automáticos integrados con gestión de documentos y flujo de trabajos. Ofertas de base local, SaaS u hospedada
extiende flexibilidad sin necesidad de codificación personalizada
• Comparte datos fácilmente entre sistemas y auto-indexa documentos una vez recibidos para optimizar pronósticos y
planeación estratégica con reportes en tiempo real
• Extiende el alcance e inversión de su ERP. Desencadena flujos de trabajo de CxP tan pronto los documentos son
escaneados o electrónicamente importados en su ERP o OnBase.
Deshágase del papel en CxP. Reemplácelos con la agilidad de documentos electrónicos.
El papel se pierde. Es costoso comprar, almacenar, transportar y manejar separadamente de lo datos
que soportan su sistema de negocios Las facturas y otros documentos son capturados electrónicamente
cuando llegan a la organización, esos costos son eliminados y los documentos poseen más valor. Pueden
ser colocados en lugares donde intuitivamente los usuarios pueden esperar encontrarlos, incluyendo en su
transacción ERP, reportes financieros o pantallas de gestión de activos, ahorrando tiempo y recursos:
• Rastree instantáneamente el estado de los documentos incluyendo quién los ha visto, sus decisiones o
aprobaciones
• Resuelva disputas de vendedores instantáneamente con documentos de soporte, incluyendo órdenes de
compra, facturas y etiquetas de paquete
• Reemplace procesos costosos y propensos a errores con gestión de records automatizados.
¿Por qué OnBase?
Con soluciones OnBase para CxP, usted puede eliminar cuellos de botella que añaden tiempo, costo y
riesgos a CxP. La automatización de procesos con gestión de documentos electrónica permite procesar más
documentos en menos tiempo.
• Recoja cada descuento disponible por pago temprano y elimine penalidades de pago tardío
• Maneje incrementos en volumen sin labor adicional a través de la automatización de tareas rutinarias
• Automatice procesos de CxP
• Conozca cuál es tu estado. Datos de ERP con documentos que lo respalden. Instantáneamente
Es hora de marcar la diferencia.
Obtenga información adicional de las aplicaciones comerciales existentes.
Reduzca e incluso elimine las tareas poco económicas y redundantes. Ahora
puede dedicar tiempo a las tareas que realmente tienen importancia. De eso se
trata la gestión eficaz de documentos y gestiones.
De eso se trata la diferencia OnBase.
Entérese en OnBase.com
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