Reglas de funcionamiento del Consejo Nacional de Archivos

R EGLAS DE FUNCIONAMIENTO DEL
C ONSEJO N ACIONAL
DE A RCHIVOS
ANTECEDENTES
PRIMERO. Que la Ley Federal de Archivos, publicada en el Diario Oficial
de la Federación el 23 de enero de 2012, tiene por objeto establecer las
disposiciones que permitan la organización y conservación de los
archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos
constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así
como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación
entre la federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los
municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación,
así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos
privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.
SEGUNDO. En cumplimiento a lo que establece el artículo 35 de la
propia Ley Federal de Archivos, el Consejo Nacional de Archivos, es el
órgano colegiado que tiene por objeto establecer una política nacional de
archivos públicos y privados, así como, las directrices nacionales para la
gestión de documentos y la protección de la memoria documental
nacional.
TERCERO. En virtud de lo que señala el artículo 37 de la Ley Federal de
Archivos, el Consejo Nacional de Archivos se integrará por
representantes de los Poderes de la Unión, de órganos constitucionales
autónomos
federales,
organismos
descentralizados
federales,
representantes de archivos estatales y municipales elegidos en el marco
de la Reunión Nacional de Archivos, institutos o consejos de
transparencia estatales, instituciones de docencia, investigación, o
preservación de archivos, de archivos universitarios y de la asociación
mexicana de archivos y bibliotecas privados, quienes serán nombrados
por designación o por elección.
1/11
CUARTO. Ante la pluralidad de organismos que integran el Consejo
Nacional de Archivos, su funcionamiento se sustentará en los principios
de autonomía y división de poderes, de manera que los órganos que lo
conforman atiendan a las facultades que tienen expresamente
conferidas.
QUINTO. Para ello, de conformidad con los artículos 116, fracción VII,
124 y 133 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos,
en relación con lo dispuesto en el artículo 37, fracciones IX a XII y XIV a
XVII, de la Ley Federal de Archivos, se estima indispensable la
celebración de convenios de colaboración con los poderes ejecutivos,
judiciales y legislativos estatales, del Distrito Federal y municipales, con
los institutos o consejos de transparencia estatales y del Distrito Federal,
instituciones de docencia, investigación, o preservación de archivos, de
archivos universitarios y de la asociación de archivos y bibliotecas
privadas, a fin de que manifiesten su voluntad de participar en el Consejo
Nacional de Archivos, en respeto a su autonomía, a la distribución de
competencias entre la federación, los estados y los municipios que
establece la propia Constitución General de la República y a lo que
disponga la normativa estatal y municipal en materia archivística que, en
su caso, hayan emitido las entidades federativas o los municipios.
Por lo anterior, el Comité Constitutivo del Consejo Nacional de Archivos
estima pertinente proponer las siguientes
Reglas de funcionamiento del Consejo Nacional de Archivos
Aspectos generales
1.
El objeto de las presentes Reglas de funcionamiento, consiste en
desarrollar el esquema de funcionamiento del Consejo Nacional de
Archivos, de conformidad con lo que señalan los artículos 35, 36, 37 y 38
de la Ley Federal de Archivos.
2.
Para los efectos de estas Reglas de funcionamiento, además de lo
dispuesto en el artículo 4 de la Ley, se entenderá por:
2/11
I.
Comités Técnicos: Órganos del Consejo Nacional de Archivos
que elaborarán los estudios y las normas necesarias para la
implementación de la política nacional y el sistema nacional de
archivos, identificarán, discutirán y propondrán al Pleno del
Consejo programas de trabajo sobre cuestiones temáticas que
tienen una repercusión en la organización de archivos y podrán
coadyuvar en su seguimiento.
II.
Comisiones Especiales: Órganos creados para resolver
situaciones extraordinarias a criterio de los miembros del Pleno del
Consejo.
III. Comisiones Ordenarías: Órganos creados por miembros del
Pleno del Consejo para temas usuales del Consejo que les sean
encomendados y presentar los estudios o conclusiones a que
arriben.
IV. Consejo: El Consejo Nacional de Archivos.
V. Directrices y criterios: Recomendaciones en materia de gestión
documental, conservación física y protección de la memoria
documental nacional.
VI. Ley: La Ley Federal de Archivos.
VII. Pleno: El Pleno del Consejo Nacional de Archivos.
VIII. Política Nacional: El conjunto de documentos que definan y
establezcan las acciones, planes, proyectos o programas que,
como un todo, responda al diagnóstico y a las necesidades que se
identifiquen en materia de archivos, a fin de dar unidad a los
mecanismos de coordinación y concertación entre la federación,
las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios, para
la conservación del patrimonio documental de la Nación, con
fundamento en los principios de autonomía y división de poderes.
Del funcionamiento del Consejo Nacional de Archivos
3.
El Consejo tendrá una estructura conformada por: Pleno del
Consejo, Comités Técnicos, Comisiones Ordinarias y Comisiones
Especiales.
3/11
Del Consejo
4.
El Pleno es el órgano máximo de deliberación del Consejo.
5.
I.
Las atribuciones del Consejo, son:
Establecer directrices y criterios para la aplicación de la Ley y su
Reglamento para los sujetos obligados; respetando la autonomía
de los Poderes en cuanto a su facultad de determinar las reglas
para
conducir
los
procedimientos
de
administración,
sistematización y destino final de sus expedientes. Para tal efecto,
podrá celebrar convenios de colaboración;
II.
Establecer las directrices o criterios para el funcionamientos de los
archivos que integren el Sistema Nacional de Archivos, destinados
a la gestión, conservación y acceso a los documentos de archivo;
respetando la autonomía de los Poderes en cuanto a su facultad
para determinar las reglas que conduzcan los procedimientos de
administración, sistematización y destino final de sus expedientes;
III. Promover la interrelación de los archivos públicos y privados para
el intercambio y su integración a los Sistemas Estatales de
Archivos o al Sistema Nacional de Archivos;
IV. Fomentar el desarrollo de archivos administrativos actualizados en
los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, y en los órganos
constitucionales autónomos en los tres niveles de gobierno;
V. Fomentar la modernización y homogeneización metodológica de la
función archivística, propiciando la cooperación e integración de
los archivos;
VI. Establecer directrices o criterios para la organización, descripción,
conservación y difusión de documentos y fuentes de información
relevantes para el conocimiento de la historia de México,
existentes en archivos y colecciones públicas y privadas,
nacionales;
VII. Promover la gestión, preservación y el acceso a la información
documental, con base en las mejores prácticas internacionales;
VIII. Propiciar el uso y desarrollo de nuevas tecnologías de la
información, la gestión de documentos en entorno electrónico y las
medidas para su preservación;
4/11
IX.
Aprobar la creación de los Comités Técnicos, Comisiones
Ordinarias y Comisiones Especiales, así como designar a sus
coordinadores y definir sus competencias;
X. Autorizar las directrices propuestas por los Comités Técnicos,
Camisones Ordinaras y las Comisiones Especiales;
XI. Estimular la formación técnica de recursos humanos en materia de
archivos;
XII. Recomendar medidas para la investigación en los archivos
públicos y privados;
XIII. Estimular la sensibilización de la sociedad acerca de la
importancia de los archivos activos como centros de información
esencial, y de los históricos como parte fundamental de la
memoria colectiva;
XIV. Dictar directrices y regulaciones necesarias para la ejecución de la
política nacional de archivos;
XV. Establecer el calendario de sesiones del Consejo.
XVI. Integrar a representantes de archivos de instituciones o entidades
que no se encuentren previstos en la conformación original del
Consejo y que por su participación en el Sistema Nacional de
Archivos ameriten incluirse.
XVII. Invitar a las sesiones a los miembros de los Comités Técnicos.
Comisiones Ordinarias y Especiales, quienes participarán con voz
y sin voto.
De los Comités Técnicos y su conformación
6.
Los Comités Técnicos serán constituidos con el propósito de
analizar y proponer al Pleno del Consejo la normativa necesaria, que a
manera de directrices, criterios y recomendaciones, podrá regular lo
relacionado con la materia de archivos.
7.
Los Comités Técnicos establecerán a su interior sus reglas de
operación y presentarán al Pleno su organización, programa anual de
trabajo e informe anual.
8.
Los Comités Técnicos podrán invitar a expertos en la materia de
que se trate, para analizar los temas que así lo requieran.
5/11
9.
Los Comités Técnicos serán representados ante el Pleno del
Consejo por su coordinador, que en el caso de no ser miembro de éste,
será designado por el Pleno.
De las Comisiones Ordinarias
10.
Las Comisiones Ordinarias estarán constituidas por miembros del
Consejo a petición de cualquiera miembros, con el propósito de analizar
y resolver los asuntos del conocimiento regular y frecuente de éste, a
efecto que las tareas del Consejo puedan ser distribuidas a sus
miembros.
11.
Las Comisiones Ordinarias estarán presididas por un coordinador
elegido por el Pleno, quien las representará ante el mismo.
12.
La Comisión Ordinaria Jurídica analizará y propondrá alternativas
de carácter legal y normativa al Pleno para su aprobación.
13.
La Comisión Ordinaria Electoral que se coordinará con las
colectividades de archivos representadas para que estas elijan a su
representante ante el Consejo.
14.
El Consejo podrá crear las Comisiones Ordinarias que considere
pertinentes para su operación, con la aprobación del Pleno.
De las Comisiones Especiales
15.
Las Comisiones Especiales serán creadas a petición de cualquier
miembro del Consejo con la aprobación del Pleno, con el fin de analizar
asuntos específicos sobre temas que no estén considerados dentro de
las facultades de los Comités Técnicos o Comisiones Ordinarias.
16.
Las Comisiones Especiales sesionarán en forma temporal y de
conformidad con los temas expuestos por los representantes de los
comités respectivos.
6/11
17.
Las Comisiones Especiales se integrarán por miembros del
Consejo además de expertos designados por el Presidente de Consejo, a
partir de la recomendación o sugerencia de alguno de sus miembros.
18.
Los integrantes de las Comisiones Especiales podrán asesorarse
con especialistas en la materia de que se trate, quienes participarán con
voz y sin voto.
19.
Las Comisiones Especiales estarán presididas por un coordinador
elegido por el Pleno.
20.
El representante de las Comisiones Especiales designará a un
ponente, para que presente el tema respectivo ante el Pleno, según
proceda.
De las atribuciones del Presidente, de los integrantes del Consejo y
del Secretario Técnico del Consejo
21.
I.
II.
Son atribuciones del Presidente del Consejo:
Presidir el Consejo;
Designar a su representante o suplente para los casos en que así
lo considere necesario;
III. Convocar a través del Secretario Técnico a reuniones del Consejo;
IV. Proponer la adopción de directrices nacionales en materia de
archivos.
V. Conducir las sesiones del Pleno del Consejo;
VI. Someter a votación los asuntos que deban resolverse por el
Consejo de las siguientes formas:
1.
De forma presencial.
2.
De forma electrónica, previo acuerdo del Consejo.
VII. Emitir su voto de calidad en sesiones del Pleno del Consejo
cuando exista empate en alguna deliberación, y después de que el
consejero que promovió el punto de acuerdo haya aclarado su
propuesta en una segunda intervención y, después de ésta,
continúe el empate;
7/11
VIII. Publicar en la página electrónica del Consejo las actas de las
sesiones del Pleno del Consejo;
IX. Publicar en la página electrónica del Consejo; en la página
electrónica del Archivo General de la Nación y en los casos en el
que el Pleno del Consejo lo considere necesario en el Diario
Oficial de la Federación las directrices emitidas por el Pleno del
Consejo, para fines de difusión y en su caso de cumplimiento;
X. Dar seguimiento a todos los acuerdos del Pleno del Consejo a
través de la Secretaría Técnica; y
XI. Todas aquellas que tengan los integrantes del Consejo.
22.
Corresponden a los integrantes del Consejo, en la materia de este
ordenamiento, entre otras, las siguientes atribuciones:
I.
Participar con voz y voto durante las sesiones del Pleno del
Consejo;
II.
Emitir su voto de forma presencial o electrónica sobre los temas y
en los casos en los que el presidente del Consejo señale.
III. Proponer al Pleno del Consejo las modificaciones y reformas a las
presentes Reglas;
IV. Proponer directrices y criterios en materia de política nacional de
archivos;
V. Suplir al Presidente del Consejo en caso de ausencia o acudir en
representación del propio Consejo a los eventos o actividades a
los que éste sea convocado, previa designación del Presidente del
Consejo;
VI. Proponer la creación de los Comités Técnicos, Comisiones
Ordinarias y Comisiones Especiales planteando sus competencias
y atribuciones;
VII. Proponer a los integrantes de los Comités Técnicos y de las
Comisiones Especiales para su evaluación y designación, en su
caso, durante la sesión plenaria del Consejo;
VIII. Proponer a invitados externos que formen parte de los Comités
Técnicos, para llevar a cabo estudios, encuestas y dictámenes
necesarios para alcanzar los objetivos del Consejo;
IX. Difundir al interior de las instituciones o grupos a los que
representan las directrices, recomendaciones, criterios y acuerdos
8/11
X.
relevantes por medio de sus páginas electrónicas y los medios
que consideren convenientes e;
Informar a las autoridades de sus respectivas instituciones sobre
los avances que se logren, en ejercicio de sus atribuciones, al
interior del Consejo, y de los acuerdos que se adopten.
23.
El Consejo contará con un secretario técnico nombrado por el
Presidente del Consejo, con las siguientes atribuciones:
I.
Prepara y enviar las convocatorias de las reuniones a los
integrantes del Consejo;
II.
Enviar el orden del día y la documentación respectiva a los
integrantes para las reuniones ordinarias y extraordinarias con la
anticipación que al efecto se acuerde;
III. Tomar registro de asistentes;
IV. Integrar el acta correspondiente de cada sesión y circularla entre
los integrantes del Pleno del Consejo dentro de los diez días
hábiles siguientes a sus celebración, a efecto de que formulen
observaciones y, en su caso, se firme en la siguiente reunión;
V. Recabar las firmas en las actas;
VI. Coordinar las discusiones de lo temas que aborde el Consejo;
VII. Dar seguimiento a los acuerdos que el Consejo emita;
VIII. Integrar el archivo del Consejo; y
IX. Las demás que el Presidente del Consejo le designe.
De las sesiones del Consejo Nacional de Archivos
24.
El Consejo se reunirá ordinariamente tres veces por año; y
extraordinariamente, cuando convoque su Presidente, a solicitud de una
tercera parte de sus integrantes, a través de la Secretaría Técnica del
propio Consejo, de conformidad con lo establecido en la fracción II, del
artículo 38 de la Ley.
25.
En caso de que no se alcance el quórum requerido en términos
de lo dispuesto en el artículo 38, fracción II, de la Ley, la sesión se
pospondrá y se convocará nuevamente a los miembros del Consejo,
dentro de los quince días hábiles posteriores, sin que se modifique el
9/11
orden del día. El hecho se asentará en el acta de la siguiente sesión, por
lo que, de no alcanzarse el quórum nuevamente, se sesionará con los
miembros del Consejo que se encuentren presentes.
26.
El Secretario Técnico del Consejo enviará la convocatoria de las
sesiones a sus miembros, por lo menos con diez días hábiles de
anticipación en el caso de sesiones ordinarias, y cuando menos con
cinco días hábiles de anticipación en el caso de sesiones extraordinarias.
La convocatoria deberá contener fecha, hora y el lugar en que la sesión
deba celebrarse, la mención de ser ordinaria o extraordinaria, y será
enviada junto con el orden del día que, en su caso, mencionará la
participación del Comité Técnico y/o de las Comisiones Ordinarias o
Especiales que sean requeridos, acompañándose con la documentación
necesaria para su estudio y deliberación.
27.
En las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo, podrán
participar invitados externos, de así solicitarse, proponerse y acordarse
por los miembros del Pleno.
28.
El orden del día de las reuniones ordinarias del Consejo incluirá,
entre otros, los siguientes puntos:
I.
Lista de asistencia, declaración de quorum legal y apertura de la
sesión;
II.
Aprobación del orden del día;
III. Lectura y aprobación, en su caso, firma del acta de la sesión
anterior;
IV. Revisión de acuerdos de la sesión anterior y su seguimiento;
V. Asuntos generales, si hubieren;
VI. Síntesis de acuerdos de la presente sesión; y
VII. Cierre de la sesión.
Del periodo de representación y de las suplencias
29.
La suplencia de los representantes por designación será mediante
aviso oficial del titular de la institución representada o de quien éste
designe.
10/11
30.
La representación de los miembros nombrados por elección de los
archivos de los estados y del Distrito Federal, de los municipios; de los
poderes judiciales estatales y del Distrito Federal; de los poderes
legislativos estatales y del Distrito Federal, a los que se refiere el artículo
37, fracciones IX, X, XI y XII de la Ley se ejercerá de acuerdo a lo
siguiente :
a. El periodo de representación será de tres años con la posibilidad
de reelección en una sola ocasión;
b. La suplencia del titular se hará por quien ocupó el segundo lugar
en el proceso de la elección;
c. Cuando el designado como sustituto no pudiera asumir la
representación, el Consejo, a través de la Comisión Ordinaria
Electoral definirá el proceso a seguir.
TRANSITORIOS
PRIMERO. Las presentes Reglas entrarán en vigor el día siguiente al de
su aprobación por el Consejo.
SEGUNDO. La aplicabilidad y vigencia de las presentes Reglas podrá
revisarse anualmente, a partir de su aprobación; o antes, a propuesta de
los integrantes del Consejo, previo acuerdo del Pleno.
11/11