AF-CP-004 Admon de Activos Fijos

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Administrativo Financiero
MACROPROCESO:
RESPONSABLE:
OBJETIVO:
ALCANCE:
Vicerrector Administrativo y
Financiero
VERSIÓN:
AF-CP-004
CÓDIGO:
1
ABRIL 22 DE 2006
FECHA ACTUALIZACIÓN:
Identificar las necesidades de espacios físicos y activos fijos de la Universidad, teniendo en cuenta su aseguramiento, mantenimiento y su
disponibilidad para los usuarios.
Aplica para la administración de todos los activos fijos de la Universidad.
ENTRADA
PROVEEDOR
CICLO
P
A
A
V
H
H
H
V
H
Necesidad de
movimientos, novedades o
baja de activos fijos.
Nuevo activo.
Pólizas de segurosy sus
facturas.
Pago por siniestros.
Necesidades de desarrollo
y espacios a asignar.
Propuestas de concesión.
Documentación lega.l
Solicitud de
mantenimiento.
Cotizaciones.
Necesidad de adecuación
o construcción de
espacios físicos.
P
t
H
P
H
Dependencias.
Subproceso Mantenimiento.
Proceso Adquisiciones.
Aseguradoras.
Comité Concesionarios.
Proponentes externos.
Jefes de dependencias.
Proveedores externos.
Plan maestro.
Contratistas.
H
H
V
A
P
H
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDAD
SALIDA
USUARIO
Identificar y notificar las novedades,
movimientos y/o baja de los activos fijos
Reportar la descarga de activos, notificando a
contabilidad la baja de éstos.
Actualizar en el sistema de información las
modificaciones y los movimientos contables.
Verificar la información registrada en el sistema
con los activos a cargo de la dependencia
periódicamente.
Informar el ingreso de activos
Solicitar a la aseguradora la inclusiópn del activo
fijo en las pólizas colectivas y negociar los
Autorizar los téminos de la póliza
Recibir y revisar la pólizas, enviar a Contabilidad
y gestionar su posterior pago con Tesorería
Reporte en el sistema.
Reportar siniestros y detrrminar su cobertura
Reporte técnico y solicitud de baja.
para la gestión del pago a favor de la
Activos fijos registrados y
Universidad
controlados.
Recibir el pago respectivo y enviar a
Solicitud de póliza y precontrato.
contabilidad para su descargue contable.
Documentos soportes del siniestro.
Evaluar necesidades
Factura o cuenta de cobro.
Activos fijos asegurados.
Convocar proponentes, evaluar sus propuestas
Convocatoria abierta.
y seleccionar la mejor opción.
Solicitud de elaboración del
Notificar al proponente la aceptación de la
contrato.
propuesta y solicitar la documentación legal de
Renovación, modificación o
Elaborar y firmar el contrato.
cancelación del contrato de
Realizar seguimiento al cumplimiento de las
concesión.
condiciones
Espacios
físicos
en concesión.
Evaluar el desempeño y determinar la viabilidad
Asignación de mantenimiento.
de renovación o cancelación
Autorización o rechazo de la
Elaborar el cronograma de mantenimientos de
solicitud de mantenimiento.
acuerdo con las solicitudes recibidas
Bienes con mantenimiento aplicado.
Asignar el mantenimiento de acuerdo con los
Solicitud de propouestas.
reportes técnicos
Comunicación de aceptación de
Subproceso Contable.
Subproceso Activos fijos.
Subproceso Mantenimiento.
Centro de Tecnologías y de
Información.
Almacen.
Servicios Generales.
Usuarios de activos fijos.
Aseguradoras.
Posibles proponentes.
Oficina de Jurídica.
Concesionarios.
Personal de la Universidad.
Proveedor externo.
Dependencias.
Contratistas.
Universidad.
Propuestas.
Obras terminadas.
Facturas o cuentas de
cobro.
H
V
H
P
Informar de la autorización o rechazo de la
solicitud de mantenimiento
Ejecutar el mantenimiento y entregar el bien a
satisfacción
Enviar a contabilidad la factura o cuenta de
cobro para ser cargado al centro de costos
respectivo
Planear y proyectar los espacios físicos de la
Universidad
H
Solicitar las propuestas y evaluarlas de acuerdo
con el presupuesto.
H
Informar de la aceptación de las propuestas y
proceder a la formalización del contrato
H
Inicar la remodelación o construcción de las
obras
V
Recibir las obras terminadas y tramitar de la
liquidación del contrato.
H
Definir las políticas de distribución y validar la
utilización de los espacios.
H
Actualizar la información de los espacios con
sus características
AF-PC-00X Administración de activos fijos
AF-PC-00X Gestión del riesgo y seguros
AF-PC-00X Adjudicación y administración de concesionarios
AF-PC-00X Gestión de espacios físicos
AF-PC-00X Mantenimiento
AF-PC-00X Control de activos intangibles
DOCUMENTOS RELACIONADOS
REQUISITOS
LEGALES
Legislación vigente que
aplique para las
contrataciones
REVISÓ:
NOMBRE:
CARGO:
NORMA
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS
6.3 INFRAESTRUCTURA
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
7.4.1 PROCESO DE COMPRAS
HUMANOS
Vicerrector de Asuntos
Económicos y Financieros
Jefes de Dependencia
Profesionales de apoyo
Secretarias
Auxiliares
RECURSOS
FÍSICOS
Computador
Teléfono
Fax
Impresora
p
propuestas.
Solicitud de elaboración del
contrato.
Obras terminadas.
Políticas de distribución.
Información de los espación para su
utilización.
Sistema de información.
Usuarios de los espacio físicos
según las políticas de distribución.
AF-FG-00X Administración de activos fijos
AF-FG-00X Gestión del riesgo y seguros
AF-FG-00X Adjudicación y administración de concesionarios
AF-FG-00X Gestión de espacios físicos
AF-FG-00X Mantenimiento
AF-FG-00X Control de activos intangibles
INFRAESTRUCTURA
Puestos de trabajo
Sistema de Información
Internet
AMBIENTE DE TRABAJO
Espacios amplios
Buena iluminación
Buena Ventilación
APROBÓ:
NOMBRE:
CARGO:
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