procedimiento para la liquidación de primas

TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE PRIMAS
Revisó: Jefe División Recursos Humanos
Profesional Administración de la Compensación Salarial Aprobó: Rector
Profesional Planeación
Código : PTH.26
Versión : 02
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Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008
Resolución N° 032
OBJETIVO
ALCANCE
Procesar las novedades y modificaciones que se presenten sobre el personal
vinculado, con el fin de generar la liquidación y así suministrar la información
necesaria para realizar el pago oportunamente.
Desde la recepción de las novedades hasta la impresión, entrega y archivo de los
listados de la liquidación realizada.
NORMATIVIDAD
Decreto 1045 de 1978 (Art. 8 – 33)
Decreto 1279 de 2002 (Art. 33 – 47)
Reglamento del Profesor (Art. 98)
Reglamento Personal Administrativo (206 – 220)
Convención Colectiva de Trabajo (Art. 10-12)
Acuerdo Consejo Superior 065 de 1980 (Art. 1 – 3 )
Acuerdo Consejo Superior 015 de 1985 (Art. Único)
Acuerdo Consejo Superior 151 de 1989 (Art. 1 y 2)
Decreto 1919 de 2002
Acuerdo Consejo Superior 016 de 2004
Acuerdo Consejo Superior 018 de 2004
Ley 995 de 2005
Decreto 404 de 2006
Acuerdo Consejo Superior 060 de 2007
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
· Primas: Prestaciones sociales a las que tienen derecho los empleados públicos y los trabajadores oficiales.
· SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos.
· DSI: División de Servicios de Información.
· RASIRH: Ruta de Acceso al Sistema de Información.
· DRH: División de Recursos Humanos.
· BSP: Bonificación de Servicio Prestado.
· IBC: Ingreso Base de Cotización.
· RP: Reglamento del Profesor.
· RPA: Reglamento del Personal Administrativo.
· ACS: Subproceso Administración de la Compensación Salarial
CONSIDERACIONES
· La liquidación de primas se realiza de manera mensual, semestral o anual dependiendo del tipo de vinculación.
· Las novedades que se reciben para adelantar este procedimiento pueden ser: Comisiones no remuneradas, Retefuente, Embargos, Licencias no remuneradas,
Descuentos, Retiros, Sanciones y Formas de pago.
· La liquidación de primas puede ser total o parcial, total cuando comprende a todo el personal vinculado y parcial cuando se requiere o se necesita liquidar a una
persona o a un grupo de personas.
· Los aportes de salud y pensión sólo se tienen en cuenta para la Liquidación de la Prima de Antigüedad - Bonificación de Servicios Prestados.
· En el Anexo A se encuentran los diferentes tipos de primas y la relación para su cálculo, que depende del tipo de vinculación y/o régimen que cobije al funcionario.
· Se realiza un aporte correspondiente a 1/12 sobre el total devengado de BSP, para quienes se encuentran afiliados al Fondo Nacional del Ahorro.
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Decisión
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
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Procedimiento predefinido
Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1. Recibe de los funcionarios o entidades las novedades de
manera escrita presentadas de conformidad con la
reglamentación vigente en el mes a liquidar.
Profesional ACS
2. Organiza las novedades recibidas e incluye en el SIRH las
diferentes modificaciones que afecten los pagos.
RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Manejo de
novedades è Inclusión.
NOTA: Para la inclusión de embargos seguir RASIRH: Pagos de
personal è Hoja de pagos è Descuentos personales è Inclusión.
Profesional ACS
INICIO
Recibe novedades
Registra novedades
Establece
parámetros
Genera
preliquidación
Genera listados de
preliquidación
3. Establece en el SIRH de información el período a liquidar, el
tipo de vinculación y el tipo de liquidación (ver Anexo A: Primas
a liquidar).
RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Liquidación
de pagos è Primas.
4. Genera la preliquidación que se constituye en un soporte para
la liquidación definitiva. Genera la cifras de control del proceso
de liquidación para la verificación.
RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Liquidación
de pagos è Primas.
Profesional ACS
Profesional ACS
5. Genera los listados de Preliquidación (ver Anexo B: Listados
de Prenómina)
RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Listados de
liquidación.
Profesional ACS
6. Confronta las novedades recibidas con la prenómina para
verificarla. Revisa nombre y asignación mensual, y que la
aplicación de la liquidación esté acorde con el tipo de
vinculación.
Profesional ACS
Listados de
preliquidación
Radicación y
verificación
1
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DIAGRAMA DE FLUJO
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
7. Graba en el SIRH las diferentes modificaciones que afectan los
pagos.
RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Manejo de
novedades è Inclusión.
NOTA: Para la inclusión de embargos seguir RAISRH: Pagos de
personal è Hoja de pagos è Descuentos personales è Inclusión.
Profesional ACS
1
Incluye novedades
8. Revisa si están correctas las novedades grabadas. El mismo
SRH indica si hay inconsistencia o no.
Revisión de
novedades
9. Liquida la primas mediante el SIRH del Personal Vinculado.
Genera cifras control del proceso de liquidación.
RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Listados de
liquidación.
Genera liquidación
10. Realiza una confrontación de la Liquidación generada en
pantalla con la Preliquidación para verificar que ésta sea correcta,
las cifras globales deben ser iguales tanto en descuentos como en
devengados, también verifica que las modificaciones se hayan
efectuado correctamente.
Confronta
Liquidación
No
11. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para
generar la Liquidación definitiva.
Si
Ajustes
Genera listados
Listados
2
Profesional ACS
Profesional ACS
Profesional ACS
Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error para
realizar el respectivo ajuste.
Inconsistencias
1
12. a. Genera los archivos de Listados de Liquidación (ver Anexo
C: Listados de Liquidación).
RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Listados de
Liquidación è Primas.
B. Genera los archivos externos (Ver Anexo E: Archivos
Externos Generados).
RASIRH: Pagos de personalè Proceso de liquidación è Generar
archivos externos.
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Profesional ACS
Profesional ACS
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DIAGRAMA DE FLUJO
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
13. Revisa los Acumulados del mes y los Acumulados a la fecha:
Devengados y Aportes, para poder realizar el cierre de la
liquidación del mes.
Auxiliar ACS
2
Genera
descuentos
No
Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error par
realizar el respectivo ajuste.
Inconsistencias
Si
Revisa
acumulados
Cargue de
Liquidación
No
1
Pág. 3
14. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para
obtener los Acumulados.
Profesional DSI
15. Realiza el cargue de la Liquidación definitiva.
RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è
Nómina è Copiar Tablas.
Profesional ACS
Cargue
Genera Cifras
Control
16. Genera cifras control del proceso de cargue de la Liquidación
definitiva para verificar que todas las cifras sean consistentes.
Inconsistencias
Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error par
realizar el respectivo ajuste.
Si
Realiza ajustes
Genera
descuentos
Archivo
17. Realiza las correcciones directamente en el SI para poder
realizar el cierra de la Liquidación.
18. Genera manualmente los descuentos si los hay.
19. Archiva los diferentes listados generados en la Liquidación
definitiva.
A partir de este punto, se adelanta el Procedimiento de Egresos
(Proceso Financiero)
FIN
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Profesional ACS
Profesional DSI
Auxiliar ACS
Auxiliar ACS
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ANEXO A. PRIMAS A LIQUIDAR
Para realizar la Liquidación de Primas se debe tener en cuenta lo siguiente:
EMPLEADOS PÚBLICOS PROFESIONALES (Régimen Antiguo)
CONCEPTO
CONCEPTO
NORMA
Prima de Antigüedad
PA = (RM a 31 de marzo*1,125*n)/180
Período de abril año anterior a 31 de marzo
RPA: Cap. XI Art. 220
Ac. CS 065 de 1980: Art. 1
Ac. CS 015 de 1985: Art. Único
Prima de Servicios
PS = RM a 31 de mayo
Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90
RPA: Cap. XI Art. 219
Ac CS 065 de 1980: Art. 2
Prima de Servicios (Una Doceava)
PS (1/12)=(1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior
Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90
Ac. CS 151 de 1989: Art. 1 y 2
Prima de Vacaciones
PV = [RM a la fecha de liquidación + (1/12)*PS]/2
Período a liquidar: Enero - Diciembre
Prima de Navidad
PN = RM a 30 de noviembre + ((1/12)*(PS+PV))
Período a liquidar: Enero – Diciembre. Aplica si meses laborados >=1
Decreto 1045 de 1978: Art. 24 – 31
RPA: Cap. XI Art.218
Decreto 1045 de 1978: Art. 32 – 33
RPA: Cap. XI Art. 219
Ac. CS 065 de 1980: Art. 2
EMPLEADOS PÚBLICOS PROFESIONALES (Régimen Nuevo)
CONCEPTO
CÁLCULO
NORMA
Bonificación de Servicios Prestados
BSP = 35% a la fecha de liquidación
Aplica al año de vinculado
Ac. CS 060 de 2007
Decreto 1919 de 2002
Prima de Servicios
PS = (RM a 31 de mayo)/2
Período a liquidar: Junio año anterior a 31 de mayo. Aplica si durante el período a
liquidar se ha laborado mínimo 6 meses
Ac. CS 060 de 2007
Decreto 1919 de 2002
Prima de Vacaciones
PV = [(RM a la fecha de liquidación)+(1/12)*(BSP + PS)]/2
Período a liquidar: Enero - Diciembre
Ac. CS 060 de 2007
Decreto 1919 de 2002
Prima de Navidad
PN = [(RM a 30 de noviembre)+(1/12)*(BSP + PS + PV)]
Período a liquidar: Enero – Diciembre. Aplica si meses laborados >=1
Ac. CS 060 de 2007
Decreto 1919 de 2002
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ANEXO A. PRIMAS A LIQUIDAR
EMPLEADOS PÚBLICOS NO PROFESIONALES (Régimen Antiguo)
CONCEPTO
CÁLCULO
NORMA
Prima de Antigüedad
PA = (RM a 31 de marzo*1,125*n)/180
Período a liquidar: Abril año anterior a 31 de marzo
RPA: Cap. XI Art. 220
Ac. CS 065 de 1980: Art. 1
Ac. CS 015 de 1985: Art. Único
Prima de Servicios
PS = RM a 31 de mayo
Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90
RPA: Cap. XI Art. 219
Ac CS 065 de 1980: Art. 2
Prima de Servicios (Una Doceava)
PS (1/12)=(1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior
Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90
Ac. CS 151 de 1989: Art. 1 y 2
Prima de Vacaciones
PV = [(RM a la fecha de liquidación+ST+SA)+(1/12)*PS]/2
Período a liquidar: Enero - Diciembre
Prima de Navidad
PN = [(RM a 30 de noviembre+ST+SA)+(1/12)*(PS+PV)]
Período a liquidar: Enero – Diciembre. Aplica si meses laborados >=1
Decreto 1045 de 1978: Art. 24 – 31
RPA: Cap. XI Art.218
Decreto 1045 de 1978: Art. 32 – 33
RPA: Cap. XI Art. 219
Ac. CS 065 de 1980: Art. 2
EMPLEADOS PÚBLICOS NO PROFESIONALES (Régimen Nuevo)
CONCEPTO
CÁLCULO
NORMA
Bonificación de Servicios Prestados
BSP = 35% de RM a 31 de marzo
Período a liquidar: Abril año anterior a 31 de marzo. Aplica si meses completos
laborados >=1
Acuerdo CS 018 de 2004
Prima de Servicios
PS = (RM a 31 de mayo + (1/12)*HE)/2
Período a liquidar: Junio año anterior a 31 de mayo. Aplica si meses completos
laborados >=1
Acuerdo CS 018 de 2004
Prima de Vacaciones
PV = [(RM a la fecha de liquidación + ST +SA)+(1/12)*(BSP +PS)]/2
Período a liquidar: Enero - Diciembre. Proporcional a días laborados
Acuerdo CS 018 de 2004
Prima de Navidad
PN = [(RM a 30 de noviembre + ST+SA) + (1/12)*(BSP + PS +PV)]
Período a liquidar: Enero - Diciembre. Aplica si meses completos laborados >=1
Acuerdo CS 018 de 2004
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ANEXO A. PRIMAS A LIQUIDAR
DOCENTES RÉGIMEN ANTIGUO
CONCEPTO
Prima de Antigüedad
CÁLCULO
PA = (RM a 31 de marzo*1,125*n)/180
Período de abril año anterior a 31 de marzo
NORMA
Ac. CS 065 de 1980: Art. 1
Ac. CS 015 de 1985: Art. Único
Prima de Servicios
PS = RM a 31 de mayo
Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90
Ac. CS 065 de 1980: Art. 2
Prima de Servicios (Una Doceava)
PS (1/12)=(1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior
Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90
Ac. CS 151 de 1989: Art. 1 y 2
Prima de Vacaciones
PV = (1/24) parte de los sueldos devengados en el año
Período a liquidar: Enero - Diciembre
Ac. CS 065 de 1980: Art. 3
Prima de Navidad
PN = RM a 30 de noviembre
Período a liquidar: Julio – Diciembre. Aplica si días laborados segundo semestre
>=90
Ac. CS 065 de 1980: Art. 2
CÁLCULO
NORMA
DOCENTES RÉGIMEN 1279/2002
CONCEPTO
Bonificación de Servicios Prestados
Prima de Servicios
BSP = 35% de RM a 31 de marzo (Vinculados antes mayo 2003) Período de
abril año anterior a 31 de marzo
Decreto 1279 de 2002: Cap. IX Art. 41-43
BSP = 35% de RM a la fecha de liquidación (Vinculados después de mayo 2003)
Período a liquidar: Año de servicio
PS = RM a 30 de abril + (1/12)*BSP
Decreto 1279 de 2002: Cap. IX Art. 44
Período a liquidar: Junio año anterior a 31 de mayo. Aplica si meses laborados
>=6
Prima de Vacaciones
PV = (2/3)*RM a la fecha de liquidación + (1/12)*(BSP+PS)
Período a liquidar: Enero – Diciembre (Meses completos)
Decreto 1279 de 2002: Cap. IX Art. 38-40
Prima de Navidad
PN = RM a 30 de noviembre + (1/12)*(BSP+PS+PV)
Período a liquidar: Enero – Diciembre (Meses completos)
Decreto 1279 de 2002: Cap. IX Art. 45-47
RP: Título IX Cap. VII Art. 98
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ANEXO A. PRIMAS A LIQUIDAR
TRABAJADORES OFICIALES (Régimen Antiguo)
CONCEPTO
CÁLCULO
PA = (RM a 31 de marzo*1,125*n)/180
Período de abril año anterior a 31 de marzo
Prima de Antigüedad
NORMA
CCT
Prima de Servicios
PS = RM a 31 de marzo
Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90
CCT
Prima de Servicios (Una Doceava)
PS (1/12)=(1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior
Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90
CCT
Prima de Vacaciones
PV = (25/30)*RM a la fecha de liquidación
Período a liquidar: Enero - Diciembre
PN = RM a 30 de noviembre
Período a liquidar: Julio – Diciembre. Aplica si días laborados segundo semestre
>=90
Prima de Navidad
CCT
CCT
TRABAJADORES OFICIALES (Régimen Nuevo)
CONCEPTO
Bonificación de Servicios Prestados
Prima de Servicios
Prima de Vacaciones
Prima de Navidad
CÁLCULO
BSP = 35% de RM a 31 de marzo
Período a liquidar: Abril año anterior a 31 de marzo. Aplica si meses completos
laborados >=1
PS = [(RM a 31 de mayo + (1/12)*HE)]/2
Período a liquidar: Junio año anterior a 31 de mayo. Aplica si meses completos
laborados >=1
PV = [(RM a la fecha de liquidación + ST +SA)+(1/12)*(BSP +PS)]/2
Período a liquidar: Enero - Diciembre. Proporcional a días laborados
PN = [(RM a 30 de noviembre + ST+SA) + (1/12)*(BSP + PS +PV)]
Período a liquidar: Enero - Diciembre. Aplica si meses completos laborados
>=1
NORMA
Acuerdo CS 016 de 2004
Acuerdo CS 016 de 2004
Acuerdo CS 016 de 2004
Acuerdo CS 016 de 2004
Donde:
RM = Remuneración Mensual
BSP = Bonificación de Servicios Prestados
PS (1/12) = Prima de Servicios (Una Doceava)
PA = Prima de Antigüedad
PS = Prima de Servicios.
PV = Prima de Vacaciones.
PN = Prima de Navidad.
n = Nº de meses desde la fecha de vinculación a 31 de marzo
ST = Subsidio de Transporte Mensual.
SA = Subsidio de Alimentación Mensual.
HE = Horas Extras
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Código : PTH.26
Versión : 02
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ANEXO B. LISTADOS DE PRENÓMINA
Tiras de pago: Contiene la siguiente información del empleado: Identificación, nombre del empleado, unidad donde está trabajando, cargo, tiempo de dedicación, días,
mes, sueldo, gastos de representación. Relaciona una lista detallada de los devengados y deducidos, y el neto a pagar al empleado.
Resumen: Contiene resumen de Devengados, Aportes y Deducidos por unidad.
Bancos: Es un resumen de bancos, muestra cifras totales y contiene: bancos, número de consignaciones y valor total a consignar.
Efectivo: Es un resumen de efectivo, muestra cifras totales y contiene: sucursales de efectivo, número de efectivo y valor total a pagar.
ANEXO C. LISTADOS DE LIQUIDACIÓN
Nº Impresiones y destinos
Tiras de pago: Contiene la siguiente información del empleado: Identificación, nombre del empleado, unidad donde
está trabajando, cargo, tiempo de dedicación, días, mes, sueldo, gastos de representación. Relaciona una lista detallada
de los devengados y deducidos, y el neto a pagar al empleado.
Dos è(1) DRH / (1) D. Financiera (A 1 parte)
Resumen: Contiene resumen de Devengados, Aportes y Deducidos por unidad.
Dos è(1) DRH / (1) D. Financiera (A 1 parte)
Bancos: Relación de entidades bancarias con funcionarios, número de cuentas y valor unitario a consignar.
Uno è (1) D. Financiera (A 2 partes)
Efectivo: Contiene relación de efectivos con funcionarios y valor.
Uno è (1) D. Financiera (A 2 partes)
Descuentos: Contiene información de los descuentos realizados.
Tres è (1) DRH / (2) D. Financiera.
Acumulados
Devengados del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de devengados del mes y a la fecha por persona
correspondiente factores salariales y prestacionales.
Deducidos del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de deducidos del mes y a la fecha por persona:
aportes salud, aportes pensión, aporte fondo de solidaridad, retención en la fuente, estampilla PROUIS.
Aportes UIS del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de aportes UIS del mes y a la fecha por persona:
aporte salud, aporte riesgos profesionales, ICBF, FAVUIS y cesantías.
Resumen de liquidación por persona: Contiene por persona los acumulados de sueldo, tiempo trabajado y el valor
liquidado para la prima.
EPS – Entidades Promotoras de Salud: Contiene la identificación del empleado, nombre del empleado, novedades,
días trabajados, sueldo, IBC del empleado, tarifa aporte empleado, tarifa aportes UIS, total aportes y solidaridad. Se
genera para BSP y PA.
Uno è (1) DRH
Uno è (1) DRH
Tres è (1) DRH / (2) D. Financiera
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Código : PTH.26
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ANEXO C. LISTADOS DE LIQUIDACIÓN (Continuación)
Nº Impresiones y destinos
AFP – Administradoras Fondos Pensiones: Contiene la identificación del empleado, nombre del empleado,
novedades, días trabajados, último sueldo, IBC del empleado, aportes del empleado, aporte UIS, total aportes y
solidaridad. Se genera para BSP y PA.
Tres è(1) DRH / (2) D. Financiera
Aportes – ISS: Contiene la identificación del empleado, nombre del empleado, días trabajados, valor base de
liquidación, IBC del empleado, aportes del empleado, aportes UIS y solidaridad. Se genera para BSP y PA.
Tres è(1) DRH / (2) D. Financiera
Solidaridad Pensiones: Contiene la identificación del empleado, nombre del empleado, IBC del empleado, aporte de
solidaridad pensión, y los días trabajados. Se genera para BSP y PA.
Cuatro è(1) DRH / (3) D. Financiera
Fondo Nacional del Ahorro: Contiene nombre, identificación, base empleado, aporte empleado, aporte UIS, total
aporte y días.
Cuatro è(1) DRH / (3) D. Financiera
Resumen de Liquidación: Contiene las cifras devengados y deducidos por fondos y totales UIS.
Uno è (1) Sección de Presupuesto
ANEXO D. ARCHIVOS EXTERNOS GENERADOS
Nº Impresiones y destinos
Fondo Nacional del Ahorro: Archivo plano con la información correspondiente a los aportes liquidados.
Embargos: Archivo plano con la información correspondiente a los descuentos aplicados.
Registro Presupuestal: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la ejecución presupuestal.
Registro Contable: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la ejecución contable.
Orden de Pago: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la ejecución de la orden de pago.
Uno è (1) Se envía en medio magnético al
Fondo Nacional del Ahorro
Uno è (1) Se envía en medio magnético a
la Sección de Tesorería.
Dos è (1) DRH / (1) Sección de Presupuesto
Uno è (1) DRH
Uno è (1) DRH
TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE PRIMAS
Código : PTH.26
Versión : 02
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
1
Enero 24 de 2008
Creación del Documento
Enero 17 de 2011
Modificación en la Normatividad, las Definiciones y/o Abreviaturas y las Consideraciones;
modificación en todas las actividades de responsable Auxiliar de Nómina DRH a Auxiliar ACS y
Profesional de Nómina a Profesional ACS; modificación en las actividades 12 y 15; modificación
de los Anexos A, B y C e inclusión del Anexo D.
2
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS