REBECCA SPENCER Registro de Votantes ART TINOCO Asistente al Registro de Votantes REGISTRO DE VOTANTES CONDADO DE RIVERSIDE Comité Asesor de Accesibilidad De Votación (VAAC) Minutas de la Reunión 28 de enero de 2016 | 10:00 a.m. Miembros del Comité: Julie Caban, Presidenta del Comité Larry Smith, Vicepresidente del Comité John Kopp, Miembro del Comité Chuck Reutter, Miembro del Comité Feliciano Godoy, Miembro del Comité Ruthee Goldkorn, Miembro del Comité Diane Gamache, Miembro del Comité Selina Bremenstuhl, Miembro del Comité Pauline Gaeta, Miembro del Comité Richard Olquin, Miembro del Comité Roderic Ballance, Miembro del Comité Invitados: Ray Kennedy Foster Tucker Peter Benavidez Robin Unruh Gabe Taylor Bernardo Beltran Nick Thompson Shawn Northup Scott Barron Tuyen Contreras Bob Warburton Clarissa Cervantes Elizabeth Santos Mario Janesin Ronak Patel Personal del Registro de Votantes: Rebecca Spencer, Registro de Votantes Chris Neubauer, Jefe Suplente al Registro de Votantes Division de Funcionarios y Casillas Annette Canada, Coordinadora Electoral Carmen Mora, Técnica Electoral II 2724 Gateway Drive | Riverside, CA 92507-0918 (951) 486-7200 | TTY (951) 697-8966 | FAX (951) 486-7272 www.voteinfo.net REBECCA SPENCER Registro de Votantes ART TINOCO Asistente al Registro de Votantes REGISTRO DE VOTANTES CONDADO DE RIVERSIDE La reunión comenzó a las 10:00 a.m. I. Bienvenidos/Introducciones Se hicieron las introducciones de los siguientes funcionarios: Registro de Votantes Rebecca Spencer, Jefe Suplente al Registro de Votantes Division de Funciones y Casillas Chris Neubauer, Presidenta del Comité Julie Caban, Vicepresidente del Comité Larry Smith, Coordinadora Electoral Annette Canada y Técnica Electoral II Carmen Mora. Tras la introducción del personal, los asistentes a la reunión realizaron sus propias presentaciones. II. Nombramiento Oficial de los Miembros del VAAC Se entregaron certificados VAAC y cartas de bienvenida a los nuevos miembros del VAAC, John Kopp, Chuck Reutter, Feliciano Godoy, Ruthee Goldkorn, Diane Gamache, Selina Bremenstuhl, Pauline Gaeta, Richard Olquin y Roderic Ballance. Asimismo, el grupo felicitó a los nuevos Miembros del VAAC. III. VAAC Local y Actualización de Accesibilidad del Registro de Votantes Chris Neubauer revisó los logros obtenidos a través del establecimiento del Comité VAAC en 2015. Los logros mencionados son los siguientes: creación del Comité VAAC local, instauración de programas piloto para el Inspector de Accesibilidad, timbres de votación de Curvillas y Pantalla de privacidad, mayor enfoque en la accesibilidad y la capacitación, mejora en la distribución del equipo de mitigación en cada casilla electoral antes del día de las elecciones, participación en el Comité VAAC Estatal, adición de la opción de teleconferencia en cada reunión, capacitación brindada por Derechos de Discapacidad de California (Disability Rights California)), participación en el Centro de Acceso a la Comunidad (Community Access Center) y los Servicios de Soporte para la Ceguera (Blindness Support Services), reunión del VAAC local en Coachella Valley, adición de información del VAAC al manual de candidatos, actualización de las solicitudes de Funcionario Electoral a Cargo de las Elecciones para incluir el idioma si ocupa ayuda para acomodarle y mayor visibilidad de los comunicados de prensa y los avisos públicos. El Sr. Neubauer informó sobre las 5 prioridades de la oficina del Registro de Votantes (ROV) para 2016. El ROV se enfocará en aumentar la accesibilidad en línea, incluyendo 2724 Gateway Drive | Riverside, CA 92507-0918 (951) 486-7200 | TTY (951) 697-8966 | FAX (951) 486-7272 www.voteinfo.net REBECCA SPENCER Registro de Votantes ART TINOCO Asistente al Registro de Votantes REGISTRO DE VOTANTES CONDADO DE RIVERSIDE la información sobre la boleta muestra y el sitio web, de modo que los miembros de la comunidad de personas discapacitadas puedan desempeñarse como Funcionarios Electorales, seguir mejorando la accesibilidad en las casillas a través del Programa de Inspectores de Accesibilidad, mejorar la capacitación sobre sensibilidad y mejorar el proceso de devolución de comentarios. Rebecca Spencer proporcionó información actualizada sobre las subvenciones de HAVA (Ley Ayude a Estados Unidos a Votar). La Srta. Spencer afirmó que la primera parte de la subvención se utilizó para comprar los timbres de votación de curvilla. La segunda parte de la subvención se debe utilizar antes de junio de 2016 y luego de analizarlo detalladamente, se decidió que el resto de los fondos se usarán para comprar el software Democracia en Vivo (Democracy Live), el cual se presentó en la reunión del VAAC de septiembre de 2015. A través de este software, se mejorará el formato de las boletas muestra, las boletas y las declaraciones de los candidatos para que sean compatibles con los lectores de pantalla. También incluye un portal para los votantes militares, desde donde podrán descargar las boletas, lo que actualmente no se ofrece en el sitio web del ROV. La Srta. Spencer afirmó que el software debería estar disponible antes de las elección de junio. La Srta. Spencer dirigió las solicitudes del Comité de que el ROV cuente con subcomités independientes. El ROV está de acuerdo con crear subcomités; sin embargo, no contamos con los recursos necesarios para permitir que el personal participe en dichas reuniones. La Srta. Spencer afirmó que el ROV puede proporcionar los servicios de teleconferencia, intérpretes y una sala para que se lleven a cabo las reuniones del subcomité. Ruthee Goldkorn preguntó si la lista de prioridades se publicará en el sitio web de ROV y si se creará un “portal de VAAC” para que los miembros dejen sus comentarios sobre la lista de prioridades. La Srta. Goldkorn también preguntó si todo el dinero de la subvención se acabará luego de la compra del software Democracia en Vivo ( Democracy Live). La Srta. Spencer especificó que el sitio web cuenta con una sección en la que se publica la información del VAAC y que analizará la opción de crear un “portal VAAC” junto con el Departamento de (IT) (Información Techologica). Además la Srta. Spencer, confirmó que todo el dinero de la subvención restante se destinará a la compra del software. Si en el futuro se presentan oportunidades para solicitar subvenciones adicionales, sin dudas, el ROV las solicitará. Scott Barron preguntó por qué los miembros del VAAC deben volver a enviar las solicitudes todos los años. La Srta. Spencer indicó que el ROV analizará en 2017 la posibilidad de que los miembros del Comité puedan permanecer en sus cargos durante períodos más prolongados. Chuck Reutter preguntó si en el Condado de Riverside todas las boletas para las elecciones futuras se enviarán por correo. El Sr. Neubauer informó que ya se presentaron propuestas para cambiar el sistema electoral ante la legislatura, pero que aún no se han firmado. Algunos Condados 2724 Gateway Drive | Riverside, CA 92507-0918 (951) 486-7200 | TTY (951) 697-8966 | FAX (951) 486-7272 www.voteinfo.net REBECCA SPENCER Registro de Votantes ART TINOCO Asistente al Registro de Votantes REGISTRO DE VOTANTES CONDADO DE RIVERSIDE están implementando programas piloto en todas las elecciones de voto por correo, pero el Condado de Riverside no está participando en este momento. La Srta. Goldkorn sugirió desarrollar estatutos de membrecía para los subcomités y un cronograma de futuras capacitaciones sobre ADA (Ley de Estadounidenses con Discapacidades) para los Funcionarios Electorales y los miembros del VAAC. Peter Benavidez estuvo de acuerdo en que a la estructura es necesaria para los subcomités y sugirió que estos incluyan a personas con movilidad reducida, sordera y dificultades de audición y personas ciegas o con problemas de visión. Foster Tucker preguntó si el ROV está considerando la idea de celebrar las reuniones del VAAC con mayor frecuencia. La Srta. Spencer especificó que las reuniones del VAAC se seguirán realizando trimestralmente, pero que espera que, a través de las capacitaciones adicionales y las reuniones de los subcomités, se complementen las reuniones del VAAC. El Sr. Neubauer informó que los subcomités podrán proporcionar sugerencias y comentarios en las reuniones oficiales del VAAC, con el objetivo de satisfacer las necesidades de la comunidad. Feliciano Godoy trabaja como voluntario para brindar asistencia a las personas ciegas y con problemas de visión. La Srta. Goldkorn declaró que debería existir un subcomité para cada subgrupo de discapacidad, y que cada subcomité debería contar con una representación variada de las personas con diferentes discapacidades. La información de contacto de todos los miembros del VAAC se enviará por correo electrónico a los integrantes del grupo, de modo que las personas interesadas en crear subcomités se puedan poner en contacto entre sí. La Srta. Goldkorn preguntó si en los subcomités podrán participar personas que no sean miembros del VAAC y si dichas personas podrán brindar asesoramiento a dicho subcomité. El Sr. Neubauer informó que el presidente del subcomité debe ser un miembro oficial del VAAC, pero que todas las personas de la comunidad están invitadas a asistir y a participar en las reuniones. Clarissa Cervantes preguntó qué está haciendo este Comité para fomentar el acceso a las votaciones de los votantes que no hablan inglés. El Sr. Neubauer informó que el (COG) Grupo de extensión Comunitaria en Español se centra en las diferentes barreras del idioma a las que se deben enfrentar los votantes. El Grupo de extensión Comunitaria en Español (COG) se reunirá hoy, a las 2 p.m. en el Salón Comunitario del ROV. Los miembros del VAAC acordaron formar los cuatro subcomités que se indican a continuación: Discapacidades Cognitivas, Problemas de la Visión, Sordera y Discapacidades de Movilidad. John Kopp preguntó si los subcomités se podrían desarrollar teniendo en cuenta los derechos de votación de los reclusos y de los reclusos que recientemente salieron de prisión bajo libertad condicional. Se envió una invitación al Departamento del Alguacil para que asistiera a la reunión del VAAC. El ROV también se reunirá con el Departamento de Libertad Condicional el mes próximo para conversar sobre los derechos de votación de los convictos bajo libertad condicional. El ROV posee una asociación con el Departamento del Alguacil, y se envían folletos con información sobre el voto por correo y sobre los derechos de votación de los reclusos para ser distribuidos en las cárceles. La Srta. Spencer especificó que le parece 2724 Gateway Drive | Riverside, CA 92507-0918 (951) 486-7200 | TTY (951) 697-8966 | FAX (951) 486-7272 www.voteinfo.net REBECCA SPENCER Registro de Votantes ART TINOCO Asistente al Registro de Votantes REGISTRO DE VOTANTES CONDADO DE RIVERSIDE que no es necesario crear un subcomité con este fin, pero que el ROV cuenta con un oficial de enlace que se comunica con el Departamento del Alguacil. La Srta. Goldkorn sugirió incluir en el Subcomité de Discapacidades Cognitivas a las personas con problemas de Salud Mental y con Problemas de Desarrollo, con el fin de garantizar que todas las discapacidades estén representadas. Selina Bremenstuhl sugirió agregar un subcomité ad-hoc para que se traten diversos temas, incluidos los estatutos y los términos de la membrecía. El Comité acordó que los subcomités deben reunirse mensualmente. Se designaron a los siguientes Presidente de Subcomités: Subcomité de Sordera/Dificultades de Audición—Diane Gamache, Subcomité de Problemas de la Visión—Feliciano Godoy, Subcomité de Discapacidades de Movilidad—Ruthee Goldkorn y Subcomité de Discapacidades Cognitivas no se presentó ningún voluntario hasta el día de la fecha. La Srta. Spencer informó que el Subcomité de Discapacidades Cognitivas quedará pendiente para tratarlo en el programa de la próxima reunión. Los presidentes de los subcomités serán los responsables de aportar notas o comentarios al Comité VAAC en las reuniones trimestrales. El Sr. Neubauer revisó el programa piloto de Inspectores de Accesibilidad (AI) que se utilizó en las elecciones de noviembre de 2015. La tarea del AI era visitar diferentes lugares a lo largo del día y ofrecer asistencia con cualquier tipo de barrera a la accesibilidad. El AI fue rotando su posición y en algunos casos, se necesitó su asistencia, pero este no estaba disponible. Con el objetivo de seguir desarrollando y mejorando el programa, el ROV propuso modificar la posición del Oficial de Accesibilidad (AO) en las elecciones de junio de 2016. La Srta. Goldkorn habló sobre la importancia del programa de AI para los votantes con discapacidades e indicó que el Inspector del recinto también debería realizar la capacitación sobre el ADA que se proporciona a los AI. El Sr. Neubauer confirmó que el Inspector del recinto también debe realizar la capacitación sobre el ADA. Además, explicó El Sr. Neubauer que el AO tendría que realizar todas las mismas tareas que el AI, con la excepción de que debería permanecer en una misma casilla electoral durante todo el día de las elecciones. Scott Barron comentó su inquietud sobre el hecho de que puede forzar a los AO a relevar su discapacidad (si corresponde) y tener que trabajar con otros inspectores, puede crear un estigma. El Sr. Neubauer especificó que los criterios seguirían siendo los mismos y que nadie se vería forzado a revelar su discapacidad. El AO sería un recurso adicional en cada casilla electoral, con el objetivo de garantizar que todos los ciudadanos logren una experiencia de votación exitosa. En general, a los miembros del Comité VAAC les gustó la idea de los AO, pero en esta reunión no se tomó ninguna decisión final. El Sr. Tucker preguntó si se cuenta con un plan de acción para las cinco prioridades mencionadas anteriormente y en tal caso, si este se puede proporcionar al Comité. El Sr. Neubauer informó que las prioridades representan un panorama general de los aspectos 2724 Gateway Drive | Riverside, CA 92507-0918 (951) 486-7200 | TTY (951) 697-8966 | FAX (951) 486-7272 www.voteinfo.net REBECCA SPENCER Registro de Votantes ART TINOCO Asistente al Registro de Votantes REGISTRO DE VOTANTES CONDADO DE RIVERSIDE necesarios para garantizar que el ROV se ocupe de todas las comunidades con discapacidades lo más eficientemente posible. Al él le gustaría que los subcomités colaboraran con la medición del progreso al informarle al ROV cuáles son los aspectos a los que se les debe prestar atención. Roderic Ballance sugirió establecer objetivos a corto y a largo plazo para cada una de las prioridades. El Sr. Tucker solicitó una conclusión sobre el modo en que el ROV está usando la información de las notas de los AI. El Sr. Neubauer explicó que las notas más comunes eran sobre los timbres de Votación de Curvillas y que, aunque estos se probaron antes de ser implementados, no presentaron un buen rendimiento en la práctica. En lo sucesivo, estos timbres solo se utilizarán en las residencias o los edificios en los que sean realmente necesarios. En las notas se identificaron áreas de mejoras relacionadas con la distribución de equipos de mitigación en general y el ROV revisará este tema durante la capacitación. Chuck Reutter sugirió que los miembros del VAAC recorrieran las diferentes casillas electorales durante el día de las elecciones para encuestarlas, de modo que el Comité conozca más exactamente qué sucede allí. El Sr. Neubauer informó que los miembros del Comité están invitados a visitar las diferentes casillas electorales y a proporcionar sus comentarios al ROV. El Sr. Barron especificó que Derechos de Discapacidad de California (Disability Rights California) cuenta con una línea directa disponible el día de las elecciones para informar al Condado de Los Ángeles sobre cualquier tipo de problema que se presente en los casillas electorales, y considera que el Condado de Riverside también se vería beneficiado con la implementación de una línea directa. El Sr. Neubauer afirmó que, junto con Derechos de Discapacidad de California (Disability Rights California), intentará poner a disposición de los votantes una línea directa. El Sr. Kopp preguntó con cuánta anticipación se seleccionan las casillas electorales, en caso de que alguna persona quisiera ir a inspeccionar el lugar de su vecindario. El Sr. Neubauer especificó que no estaba seguro sobre la fecha exacta y que se volvería a comunicar con el Sr. Kopp para proporcionarle una respuesta. El Sr. Neubauer habló sobre la capacitación para Funcionarios Electorales y sobre los recursos limitados con los que el ROV cuenta actualmente para llevar a cabo la capacitación para los Inspectores de Accesibilidad (AI). Además, propuso al Comité VAAC que el ROV contrate a un proveedor externo para que dicte la capacitación para los AI, con el objetivo de aliviar a los instructores internos de dicha responsabilidad. El Sr. Barron preguntó si el ROV alguna vez consideró la idea de designar a un Monitor de Casillas, como se hace en el Condado de Los Ángeles, para que visite cada casillas electoral e informe si surge algún problema. El Sr. Neubauer informó que, actualmente, el ROV no usa Monitores de Casillas para recopilar los comentarios. La Srta. Goldkorn opinó que se le podían atribuir las responsabilidades del Monitor de Casillas al Funcionario Electoral principal a Cargo de las Elecciones, para reducir la cantidad de trabajadores durante las elecciones. Además, preguntó si el ROV enviará presupuestos 2724 Gateway Drive | Riverside, CA 92507-0918 (951) 486-7200 | TTY (951) 697-8966 | FAX (951) 486-7272 www.voteinfo.net REBECCA SPENCER Registro de Votantes ART TINOCO Asistente al Registro de Votantes REGISTRO DE VOTANTES CONDADO DE RIVERSIDE u ofertas a los proveedores externos. El Sr. Neubauer informó que el ROV no enviará presupuestos, pero que, si alguna persona o compañía estuviera interesada en proporcionar estos servicios al ROV, podrán comunicarse directamente con su oficina para obtener más información. Los miembros del Comité conversaron sobre las inquietudes y las opciones de proveedores externos de capacitaciones. El Sr. Neubauer informó que la capacitación prestada por proveedores externos se debería estructurar y que el programa debería ser aprobado por el ROV antes de su implementación. El Sr. Neubauer mencionó los esfuerzos de selección de Funcionarios Electorales para las elecciones de junio de 2016. El ROV se compromete a aumentar la cantidad de Funcionarios Electorales con discapacidades. El VAAC tendrá un papel vital en cuanto a la asistencia que se proporcionará al ROV para llegar a las comunidades con diferentes discapacidades. Al ROV le gustaría que hubiera una mejor representación de las personas que prestan sus servicios durante el día de las elecciones. El Sr. Neubauer enviará la solicitud para trabajadores electorales a los miembros del Comité. También se sugirió que el ROV intente incluir a más estudiantes universitarios con discapacidades; para ello, se podría establecer una comunicación con los Servicios para Estudiantes Discapacitados. El Sr. Neubauer preguntó si alguno de los presentes conocía a algún contacto de diferentes escuelas y si se podía proporcionar dicha información al ROV para fomentar la participación de los estudiantes. Clarissa Cervantes informó que trabaja estrechamente con la Oficina de Relaciones Gubernamentales de la Universidad de California en Riverside (UCR), y que puede comunicarse con ellos para transmitirles la información a los estudiantes. IV. Informe sobre el VAAC del Estado Larry Smith informó que el VAAC Estatal ya terminó de diseñar el calendario para el año 2016 y que se reunirán cada dos meses. La siguiente reunión se llevara a cabo el 23 de marzo de 2016, a la 1:00 p.m., y se transmitirá por teleconferencia en el ROV. La información sobre la teleconferencia se enviará por correo electrónico a los miembros del VAAC apenas esté disponible. El Sr. Smith informó que recibió muchos comentarios sobre la “Sensibilidad de Discapacidad en las Casillas”. Este transmitió dicha información al VAAC Estatal, y todas las recomendaciones se incluyeron en un documento de alcance estatal. La Conferencia sobre el Futuro de las Elecciones en California se llevará a cabo el 25 y 26 de febrero en Los Ángeles. El Secretario de Estado les tomará el juramento a los miembros del VAAC Estatal. Si se registra para participar como voluntario en la conferencia, no tendrá que pagar la cuota de inscripción de $75. V. Calendario de Elecciones de 2016 2724 Gateway Drive | Riverside, CA 92507-0918 (951) 486-7200 | TTY (951) 697-8966 | FAX (951) 486-7272 www.voteinfo.net REBECCA SPENCER Registro de Votantes ART TINOCO Asistente al Registro de Votantes REGISTRO DE VOTANTES CONDADO DE RIVERSIDE El 12 de abril se llevará a cabo una elección de voto por correo en la Ciudad de Rancho Mirage, donde se someterán a votación 4 medidas y se elegirán a los miembros del concejo. El último día para registrarse para votar en dichas elecciones es el 28 de marzo. Las siguientes elecciones son las Elecciones Primarias Presidenciales del 7 de junio que, posiblemente, será una votación con boleta de doble tarjeta en algunas áreas. Las boletas muestra se enviarán el 28 de abril, y las boletas del voto por correo se enviarán el 9 de mayo. El período de presentación de nominaciones será del 15 de febrero al 11 de marzo. El cierre de registración para las elecciones de junio será el 23 de mayo. La Srta. Goldkorn preguntó cuándo estarán disponibles las ediciones impresas con letra grande de las guías de información al votante y otros materiales impresos. La Srta. Caban informó que dichas guías no estarán disponibles para las elecciones de abril en Rancho Mirage. Sin embargo, sí estarán disponibles, a partir del 28 de abril, para las elecciones de junio, y dicha información se menciona en el sitio web. VI. Preguntas/Comentarios La Srta. Goldkorn comentó que la información sobre el Comité VAAC Estatal es muy limitada. Le gustaría obtener la declaración de la misión del Comité VAAC local y la lista de miembros que figura en el sitio web del ROV luego de que se hayan creado los estatutos. VII. Video de Capacitación para la Inspección de Accesibilidad en Casillas Electorales – Sección 5 Señalización - el video fue mostrado. Aquellas personas que participan por primera vez, pueden acceder a los paquetes disponibles. En el interior del paquete encontrarán una copia del video “Accessibility Surveyor Training” (Capacitación para Encuestadores de Accesibilidad), directrices SOS y una solicitud VAAC. Hay otros folletos disponibles, incluidas las solicitudes para trabajadores electorales y tarjetas de registro de votantes. Asegúrense de haberse inscripto correctamente y de haber proporcionado la información de correo electrónico actualizada. La próxima reunión VAAC será el 28 de abril de 2016 en la oficina del Registro de Votantes. No hubo ninguna pregunta más antes que se terminara la sesión. Se termino la sesión Reunión termino a las 11:45 a.m. 2724 Gateway Drive | Riverside, CA 92507-0918 (951) 486-7200 | TTY (951) 697-8966 | FAX (951) 486-7272 www.voteinfo.net