Leer Mas

GRUPO CONT ABILIDA
CONSEJO PROFESIONAL DE BIOLOGIA
Tabla de Retención Documental - TRD
CONSEJO
PROFESIONAL
DE BIOlOGIA
OFICINA PRODUCTORA:
Grupo de Contabilidad
Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el
'---_~_---t---1I-:-:----::--:-:----,--------------+---+---f----1I-:-:---_~_--+---+--+----IArchivo
r--_I_---t---1¡.,.-::~==--"'-'-=:.....:..;=-'-"-''-''-'-'------------+-;;.;X'-+_--+_--+_---+_-_I_--+_-_1-----lculminar
f--_I_---t--~b;.:..;..:;.:.;c..;..::....;;:.;:.....;;..::¡.;;;;...;.;..c=;.""'-------------+-;;.;X'-+_--+_--+_---+_-_I_--+_-_1-----lPública,
de Gestión y Archivo Central, se elimina la serie al
la responsabilidad civil o fiscal. Regimen de Contabilidad
Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad.
X
1.1.1.
16
2
uetes
1.1.1.
1.1.1.
1.1.1.
1.1.1.
6
9
9
12
6.1
9.1
E
Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el
Archivo de Gestión, se eliminara en su totalidad la serie
documental, por carecer de valor administrativo o legal.
X
X
COMPROBANTES CONTABLES
Com robantes Contables por Egreso
Ajustes contables
De reciación
Amortizaciones
Planilla de control conciliaciones bancarias
Comprobantes Contables Manuales
Anexos
X
XX
CONCILIACIONES
Conciliaciones
Bancarias
Conciliación
Extracto
X
X
X
X
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
Declaraciones de Retención
Extracto bancario
Conciliación bancaria
Declaración de la Dian
X
X
X
X
X
X
X
X
2
8
E
Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el
Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina ía.sene al
culminar la responsabilidad civil o fiscal. Regimen de Contabilidad
Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad.
2
8
E
Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el
Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina la serie al
culminar la responsabilidad civil o fiscal. Regimen de Contabilidad
Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad.
2
8
E
Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el
Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina la serie al
culminar la responsabilidad civil o fiscal. Regimen de Contabilidad
Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad.
X
X
X
X
Page 1
GRUPO CONTABILIDA
CONSEJO PROFESIONAL DE BIOLOGIA
Tabla de Retención Documental - TRD
CONSEJO
PROFESIONAL
DE BIOLOGIA
OFICINA PRODUCTORA:
Grupo de Contabilidad
TIPO
SOPORTE
CÓDIGO SERIE
DP
SR
1.1.1.
14
SERIE DOCUMENTAL Y TIPOS DOCUMENTALES
SB
ESTADOS FINANCIEROS
Balance general
Notas a los Estados financieros
Estados de resultado
Informes a los estados financieros
*
*
*
*
1.1.1.
E
X
X
X
X
X
X
X
X
LIBRO MAYOR Y BALANCE
23
* Cuentas por pagar
1.1.1.
F
21
21,4
X
-
TIEMPO DE
RETENCiÓN
DISPOSICiÓN FINAL
AG
AC
CT
2
18
Cl
2
8
2
8
E
MID
S
D
Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el
Archivo de Gestión y Archivo Central, se procede a digitalizar y
posterionnente se elimina el soporte papel. Ley 962 de 2005
Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y
papeles de comercio.
E
Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el
Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina la serie al
culminar la responsabilidad civil o fiscal. Regimen de Contabilidad
Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad.
E
Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el
Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina la serie al
__
culminar la responsabilidad civil o fiscal. Regimen de Contabilidad
Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad.
X
INVENTARIOS
Inventario de bienes
--
* Inventarios
1
21
11,1 Inventario
X
Documental
Gestión
* Inventario Documental
1.1.1.
26
del
Archivo
X
1_
de
X
X
X
X
X
X
ORDENES DE COMPRA
* Orden de compra
* Anexos
PROCEDIMIENTO TRD
.s.--
-
2
8
Page 2
E
i--
La serie documental refleja la producción de
documentos de cada área, deberá permanecer en el
Archivo de Gestión actualizado.
Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el
Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina la serie al
culminar la responsabilidad civil o fiscal. Regimen de Contabilidad
GRUPO CONTABllJDA
CONSEJO PROFESIONAL DE BIOLOGIA
Tabla de Retención Documental - TRD
.¿fl: . CONSEJO
PROFESIONAL
"1y~ . DE BIOLOGIA
OFICINA
-
PRODUCTORA:
-
Grupo de Contabilidad
--
-
-
I
CÓDIGO SERIE
DP
SR
I
SB
:
,
SERIE DOCUMENTAL Y TIPOS DOCUMENTALES
I
TIPO
SOPORTE
F
E
I
I
-
-
TIEMPO DE
RETENCiÓN
AG
AC
I
I
,
,
DISPOSICiÓN FINAL
CT
E
17
HISTORIA LABORAL
Hoja de vida
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotografía tamaño cédula
Fotocopia libreta militar
Registro civil de nacimiento
Certificados de estudios
Certificados laborales
Certificado judicial
Certificado médico de aptilud
Certificado de antecedentes disciplinarios
Paz y salvo
Examen de retiro
Formato de bienes y rentas
I
S
I
I
I
1.1.1.
I
MID
2
S
78
X
X
X
X
X
X
¡
i
I
PROCEDIMIENTO TRD
1
Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años después del
retiro del funcionario de la Entidad y se transfiere al Archivo
central para un tiempo de conservación de setenta y ocho (78)
años. se conservara una muestra del 5% de la produccion
documental como testimonio de la actividad.
La serie deberá digitalizarse al ser transferida al Archivo Central
para garantizar su consulta y preservación
X
X
X
X
X
X
X
1---
CONVENCIONES
Codificación
F: Físico
DP: Dependencia
SR: Serie documenté E: Electrónico
SB: Subserie
Generales
Disposición Final
CT: Conservación Total
S: Selección
E: Eliminación
CP: Conservación Permanente
M/D: MicrofilmaciónlDiqitalización
AG: Archivo de Gestión
AC: Archivo de Central
Firma de Presidente
Nombre:
Cargo:
Fecha:
Firma
~CO.l"do
¡jQ\j\(2.(
'1C\oic¡
!1eo.\.Q.S
~(P\iderite
(did-o ~o/~ ~
N'Q~
1..'\~
<cí,{,
Firma de Secretaría Eiecutiva
Nombre:
Cargo:
Fecha:
Firma
\et"'ld,
t Q("'\\~ \Lohi:\40
.\'cc·{',,· 'I'lc'r., '~~cv-l\",a
''ilA\!
fi\
Page 3
2.C¡- ~
:lQt6
C.a8\i\ \NY~(J
~ Ü, S(OUO\U
I
Presidente
q"t)
\
Secretaria Ejecutiva
I
I
-
-
I