Instructivo de Traslado de Saldos Contables

INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O
TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS
DE ENTIDADES DEL PGE
1
REPÚBLICA DEL ECUADOR
MINISTERIO DE FINANZAS DEL
ECUADOR
SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE
CIERRE, FUSION Y/O TRASLADO DE
SALDOS CONTABLES Y
PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES
DEL PGE
2
INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION
Y/O
TRASLADO
DE
SALDOS
CONTABLES
Y
PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE
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MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
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Documento propiedad de:
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
República del Ecuador.
Edición:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autor:
Ing. Jaime Sosa Ruales
Analistas de Estados Financieros
Dra. Sonia Proaño
Directora Nacional de Estados Financieros
Eco. Magdalena Vicuña
Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental
01/07/2013
Revisado:
Aprobado:
Fecha:
3
ÍNDICE
Contenido
ANTECEDENTE ....................................................................... 5
BASE LEGAL ........................................................................... 6
ÁMBITO DE APLICACIÓN ...................................................... 6
PROCEDIMIENTO.................................................................... 7
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ANTECEDENTE
Es deber primordial del Estado planificar el desarrollo nacional, erradicar la
pobreza, promover el desarrollo sustentable y la redistribución equitativa de
los recursos y la riqueza para acceder al Buen Vivir, conforme los siguientes
artículos – bases legales:
Ø Art. 3, 85, 147, 227 de la Constitución de la República del Ecuador.
Ø Art. 5 numeral 6, 10, 11, 15, 16, 165 del Código de Planificación y
Finanzas Públicas.
Ø El Art. 55 del Estatuto del Régimen Jurídico, Administrativo de la
Función Ejecutiva,
Ø El literal b) del artículo 5 de la Ley de Modernización del Estado.
La organización administrativa y territorial de las entidades y organismos que
conforman la Administración Pública Central e Institucional deberá observar la
zonificación establecida en el Decreto Ejecutivo No. 878, publicado en
Registro Oficial No. 268 de 8 de febrero del 2008, reformado con Decretos
Ejecutivos Nos. 956 y 352 de 12 de marzo del 2008 y 20 de mayo de 2010
respectivamente.
El conjunto de organismos, entidades, fondos o proyectos que conforman el
Gobierno Central y Entidades Descentralizadas y Autónomas, se rigen a
través de la centralización contable y de la caja fiscal y desconcentración de
la ejecución presupuestaria, para lo que se constituyen los niveles
estructurales de Unidad de Administración Financiera-UDAF, Unidad
Coordinadora-UC y Entidad Operativa Desconcentrada-EOD, tal como se lo
detalla en el numeral 1.1.2 Modelo de Gestión Financiera de la Normativa del
Sistema de Administración Financiera.
En este contexto, por los cambios de modelo de gestión e implementación de
las diferentes estructuras de desconcentración territorial, a los que deben
sujetarse las entidades del Estado Central, lo que provoca el cierre o traslado
de varias entidades operativas desconcentradas a unidades administrativas; ó,
la creación de entidades operativas desconcentradas en calidad de
coordinadoras de zona, distritos o circuitos, se determina la necesidad de
establecer procedimientos de ayuda para el traslado de saldos contables y
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presupuestarios, con la finalidad de facilitar el desarrollo de las actividades de
cada una. Es importante señalar, que por disposición de la autoridad
competente de cada institución existirán procesos de: cierre (eliminar una
entidad), fusión (unificar más de una entidad) o traslado (mover una entidad a
otra) UDAFs o EODs.
El Ministerio de Finanzas ha elaborado el siguiente instructivo para que los
responsables de las áreas financieras, que utilizan las herramientas
informáticas e-SIGEF y e-SIPREN, realicen las acciones pertinentes, a fin de
ejecutar el cierre, fusión y/o traslado de saldos contables y presupuestarios en
coordinación con esta Cartera de Estado.
BASE LEGAL
La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas,
en concordancia con el artículo 158 del Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas que señala:
“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas
autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de
velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad
gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la
normativa contable… ”.
“Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la
facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas
técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones
contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y
organismos del Sector Público no Financiero.”
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las
entidades de Gobierno Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas
Públicas que operan con el sistema e-Sigef.
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INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE,
FUSION Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y
PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE
PROCEDIMIENTOS:
Observaciones Generales
El procedimiento que a continuación se describe, tiene que ser ejecutado por
las UDAFs y EODs que se eliminan, en coordinación con los Analistas de las
Subsecretarías de Contabilidad Gubernamental, Tesoro Nacional y
Presupuesto; con las siguientes consideraciones:
ü Desconcentración de entidades (UDAFs – EODs)
ü Fusión de entidades (EODs – EODs)
ü Traslado de saldos (UDAFs - EODs)
Las máximas autoridades institucionales o sus delegados, deberán notificar a
las Subsecretarías de: Contabilidad Gubernamental, Tesoro Nacional y
Presupuesto, qué entidades pierden su calidad de UDAF y/o EOD y cuáles
asumen las competencias, adjuntando para el efecto de traslado de saldos y el
cierre presupuestario y contable definitivo, los siguientes documentos
habilitantes:
·
·
·
·
Pedido de la Máxima Autoridad
Base Legal
Copia del RUC de las nuevas unidades creadas.
Resolución Presupuestaria de creación de EOD
Como parte del proceso de cierre y/o traslado de saldos, se debe considerar
que la entidad cerrada NO debe estar habilitada para ejecutar gastos.
Para el caso de las Declaraciones del Servicio de Rentas Internas, la entidad
deberá coordinar con la Subsecretaria del Tesoro Nacional.
Ejemplo:
Clase de Registro “RAFS” Regulación Anticipos de Fondos por Pagar al SRI.
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Clase de Registro “RDFS” Regulación de Depósitos y Fondos para el SRI.
NOTA: Una vez que se encuentren incorporados todos los ajustes
relacionados al proceso de traslado de saldos, la entidad deberá solicitar
a la SCG, los saldos contables a la fecha, con oficio firmado por la
máxima autoridad.
Posteriormente la entidad deberá verificar los saldos de las cuentas contables
en la aplicación de la herramienta informática e-Sigef por la siguiente ruta:
Contabilidad / reportes / Saldos Contables por Unidad Ejecutora, para
determinar los saldos a nivel de grupos de cuentas.
La entidad deberá utilizar la misma ruta para obtener los saldos contables a
nivel de auxiliar.
Ruta: Contabilidad / reportes / Libro Mayor por Unidades Ejecutoras
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NOTA: Para los dos casos la entidad deberá utilizar el formato del reporte en
Excel y continuar.
La entidad que se cierra, deberá conversar con el Analista de la Subsecretaría
de Presupuesto, para coordinar las actividades del traslado de saldos
presupuestarios.
El momento que se inicie el proceso de cierre y/o traslado contable y
presupuestario, la entidad que desaparece, NO podrá realizar ningún tipo de
operación financiera. En caso de ejecutar algún movimiento financiero o
presupuestario, será de exclusiva responsabilidad institucional.
DEPURACIÓN DE SALDOS PRESUPUESTARIOS
Las Máximas Autoridades o sus Delegados, mediante oficio,
Subsecretaría de Presupuesto, la incorporación en el
Instituciones y de Entidades Operativas Desconcentradas del
en función de la desconcentración territorial institucional,
documento legal de creación correspondiente.
solicitarán a la
Catálogo de
Sector Público
adjuntando el
Para el caso de las entidades que se cierran y conforme a las actividades del
ejercicio fiscal, donde adquirieron compromisos que no han sido devengados
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en su totalidad; deberán realizar la reversión parcial o total de los mismos, con
el fin de liquidar las certificaciones presupuestarias aprobadas.
En el caso de las entidades que tengan compromisos, en los cuales no haya
registrado devengados y solo entregó anticipos que se encuentran en estado
PAGADO, coordinará con el Analista de la Subsecretaría de Presupuesto, con
el propósito de realizar la reversión total de los compromisos no devengados y
registrar los compromisos en la nueva EOD.
Es importante señalar, que la entidad que cierra sus operaciones debe
coordinar con la entidad que recibe los datos, con el fin de que realicen las
modificaciones presupuestarias que correspondan para la ejecución y
finalización de los compromisos citados en el párrafo anterior.
En los contratos, sean de obra o de servicios, la entidad receptora de los
saldos contables, deberá cargar y actualizar el catálogo de contratos
respetando las características del contrato original del programa, subprograma
y proyecto. Cabe señalar que, los proyectos y programas tendrán una
identificación única de código y denominación, la que permanecerá invariable
desde el momento de su generación hasta la terminación o liquidación de los
mismos.
La depuración presupuestaria es simultánea con algunos puntos del área
contable; por tal razón, se recomienda una revisión general de este
documento, para que el análisis y depuración presupuestaria vaya en
coordinación con la contable.
Concluido el proceso de depuración presupuestaria, la entidad (UDAF y/o
EOD) solicitará a la Subsecretaría de Presupuesto, la certificación de que no
registra saldos disponibles en las partidas presupuestarias de la entidad;
documento que formará parte de los anexos al oficio que será enviado a la
Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental.
ACTUALIZACION DEL DISTRIBUTIVO Y LISTADO DE SERVIDORES
PARA ANTICIPOS DE REMUNERACIONES.
Las entidades que participan en este proceso de traslado de saldos deberán
ejecutar las reformas WEB, que le permitirán actualizar el distributivo de
sueldos.
El traspaso de la información de la nómina de los servidores de la entidad
operativa desconcentrada que se cierra o se transforma en unidad
administrativa deberá coordinar con el Analista de la Subsecretaría de
Presupuesto encargado del proceso; a fin de que se efectúen las acciones
pertinentes de traspaso de la EOD.
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En el caso de las cuentas del subgrupo 112.01.XX Anticipos a Servidores
Públicos, los saldos contables de las cuentas de remuneraciones Tipo A, B ó
C, deberán ser informados a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental,
mediante un listado de los servidores que al momento tienen anticipos
otorgados, conforme al modelo de gestión de cada EOD; a fin de que se
actualice la base de datos en la nueva entidad.
DEPURACION TESORERIA – CONTROL DE INGRESOS
La entidad antes de iniciar el proceso de traslado de saldos contables deberá
revisar y verificar que no existan saldos por registrar en el control de ingresos.
DEPURACIÓN DE CUENTAS CONTABLES
Antes del traslado de saldos contables, las EOD’s que se cierran o se
transforman en unidades administrativas, deberán solicitar mediante oficio
firmado por la máxima autoridad que se habiliten las siguientes Clases de
Registro:
·
·
·
·
Clase de Registro CIGC: Cierre de Cuentas de Ingresos y Gastos de Gestión.
Clase de Registro CCST: Cierre de Cuentas por Cobrar.
Clase de Registro CCPP; Cierre de Cuentas por Pagar.
Clase de Registro TSCE; Resto de Cuentas.
· Clase de Registro APIC: Asiento de Apertura. Como regla general en
este tipo de asiento jamás deben existir cuentas de los grupos 113 y
213.
Existen cuentas contables que son transitorias, en este sentido la entidad
deberá realizar el seguimiento que corresponda y cuyos saldos deberán tener
el valor de cero.
Ejemplo:
112.40 Descuentos y Retenciones Generados en Ingresos
112.50 Por Recuperación de Fondos (revisar instructivo administración de fondos)
112.81 Anticipos de Fondos por pagos al SRI (dato del e-Sigef versus la declaración)
212.40 Descuentos y Retenciones Generados en Gastos - Administración
Pública Central (RUC SRI y RUC IESS confirmar pago saldo debe
ser cero)
212.50 Fondos a Otorgarse - Administración Pública Central (confirmar pago)
212.81 Depósitos y Fondos para el SRI (dato del e-Sigef versus la declaración)
Los saldos de las cuentas contables restantes (activos, pasivos) deberán ser
regulados conforme lo indica la normativa legal vigente.
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Nota: Antes de la carga total de saldos contables, las entidades deberán
preparar el archivo Excel, transformar en formato.txt y deberán cruzar sus
diferencias contra la cuenta 611.51 (-) Regularización del Patrimonio.
La institución deberá considerar lo estipulado en la norma técnica de
contabilidad 3.2.17 Cierre de cuentas relacionado al subgrupo de cuentas
contables 618 Resultados de Ejercicios.
Para la ejecución de este proceso la institución deberá utilizar la clase de
registro TSCE – cuentas: 618.01 Resultados Ejercicios Anteriores, 618.03
Resultado del Ejercicio Vigente, 618.05 Resultado de Traslados de Entidades
en el Período; observando su naturaleza contable y ajustando contra el
patrimonio institucional 611.01 Patrimonio Gobierno Central.
Para las entidades que tienen registradas las cuentas del Grupo de Ingresos
de Gestión 62 y del Grupo de Gastos de Gestión 63, deberán utilizar
exclusivamente la Clase de Registro CIGC y determinar el Resultado del
Ejercicio con la cuenta 618.05.
Cuenta 112.50 Por Recuperación de Fondos – Administración Pública
Central:
Esta cuenta no debe pasar con saldo a la nueva entidad; ya que es una
cuenta transitoria producto de la liquidación de un fondo y su saldo debe ser
depurado con la recaudación que corresponda. (depósito).
Ejemplo:
Cuando el responsable del fondo, no gastó todo o parte del fondo asignado,
este valor debe ser depositado en la cuenta de recaudación de la entidad;
cuando el usuario procede a liquidar el Fondo, se genera un asiento
automático con clase de registro FRF que es el siguiente:
Mayor
S_1
S_2
Auxiliar 1
Auxiliar 2
Auxiliar 3
Débito/
Crédito
Monto
Débito
Monto
Crédito
112
50
00
02000230000
1768085430001
0
D
185.54
0.00
12
112
13
01
02000230000
1768085430001
0
C
0.00
185.54
Como se observa en el cuadro adjunto, al liquidar el fondo se crea la cuenta
112.50 Recuperación de Fondos – APC, por el valor no utilizado.
Nota: Para regular el saldo contable de la cuenta 112.50, la entidad deberá
revisar el instructivo de Administración de Fondos, publicado en el Portal Web
del Ministerio de Finanzas, referente al registro de depósito de valores
sobrantes del fondo, numeral 2.11.
Grupo de Cuentas 113.
CUENTAS POR COBRAR
La EOD que se cierra o transforma en unidad administrativa, debe cerrar todas
las Cuentas por Cobrar (113.XX.XX), con asociación presupuestaria a la fecha
del cierre o traslado. La entidad debe considerar la siguiente excepción:
· Se utilizará la clase de registro CCST únicamente para la cuenta 113.81
con RUC del SRI, ya que las declaraciones se realizan según el noveno
digito del RUC o cédula o en su defecto hasta el día 28 del mes
siguiente cuya responsabilidad será para la entidad que recibe los
datos:
· Si la entidad registró los devengados de ingresos y olvidó el percibido
(recaudación), existiendo el depósito; tendrá que ejecutar el CUR de
disminución del devengado de ingresos.
· Cuando la entidad reclasificó las Cuentas por Cobrar de Años Anteriores
y no registró la recaudación, porque aún no recibe el pago o el depósito
deberá realizar la reversión del registro contable (CAS- Contrasiento).
· Si la entidad tiene en el ejercicio vigente Cuentas por Cobrar de Años
Anteriores al 2011, debido a que no registró los depósitos en los
respectivos ejercicios fiscales; deberán considerar los lineamientos
impartidos en el Instructivo de Control de Ingresos y coordinar con la
Subsecretaría del Tesoro Nacional; anexando los justificativos
pertinentes para su registro.
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Grupo de Cuentas 131.
EXISTENCIAS
· La entidad que se cierra o se transforma en unidad administrativa, debe
realizar los respectivos Ajustes o Regulaciones por consumo, utilización
o venta de las Existencias, considerando los egresos de bodega para
que los saldos queden debidamente conciliados según la normatividad
vigente para el caso.
Grupos de Cuentas 141 - 144 – 145 BIENES DE LARGA DURACION
· La entidad que se cierra o pierde su característica de UDAF y/o EOD,
deberá presentar el informe de la toma física de los bienes ante la
entidad que recibe los datos, adicionalmente los saldos contables
deberán estar acorde al informe presentado, con la finalidad de que no
existan ajustes pendientes, como por ejemplo: donaciones entregadas y
recibidas, valores de las depreciaciones acumuladas, bajas de bienes
por robos o pérdidas, revalorización de bienes, entre otros.
· También se deberá dejar constancia de los Bienes de Larga Duración
entregados y recibidos en comodato.
Grupos de Cuentas 151 y 152. INVERSIONES EN OBRAS EN PROCESO
E INVERSIONES EN PROGRAMAS EN EJECUCION (con excepción de las
cuentas 151.92, 151.98, 152.92 y 152.98)
· La entidad que se cierra o se transforma, debe realizar los asientos de
Aplicación a Gastos de Gestión, Acumulación de Costos y liquidación
para cerrar las cuentas de inversión.
·
Las cuentas 151.92, 151.98, 152.92 y 152.98 son las únicas que
pueden pasar con saldo a la nueva entidad, estas cuentas se cerrarán
si la obra o el programa ha sido terminado o entregado con documentos
que sustenten esta operación.
·
Se recuerda a las entidades que este instructivo no es un manual de
contabilidad, es exclusivo para el proceso de cierre de entidades.
Grupo de Cuenta 213.
CUENTAS POR PAGAR
La EOD que se cierra o transforma debe cerrar todas las Cuentas por Pagar
con asociación presupuestaria a la fecha del cierre o traslado. La entidad debe
considerar la siguiente excepción:
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· La Clase de Registro CCPP, deberá utilizarse únicamente con la cuenta
213.81 que tenga el RUC del SRI, ya que las declaraciones se realizan
al mes siguiente donde la responsabilidad será en la entidad que recibe
los datos:
· CUR de Gastos en estado Aprobado y no solicitado el pago, la entidad
debe autorizar el pago y posteriormente solicitar a la Subsecretaría del
Tesoro Nacional que realice la transferencia, para que se genere el
registro contable PAG, Pago Automático de Gastos.
· Cabe señalar que la entidad antes de ejecutar el traslado de saldos
deberá realizar todas las reclasificaciones de los rechazos de pago
existentes.
Grupo de Cuentas 224. CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES
Reclasificaciones efectuadas a Cuentas por Pagar de Años Anteriores que no
se solicitaron el pago, la entidad deberá autorizar el pago y posteriormente
pedir a la Subsecretaría del Tesoro Nacional que realice la transferencia para
que se genere el asiento POAA, (Pago de Obligaciones de Años Anteriores),
en caso de que la entidad no desee realizar el pago, debe ralizar el
contrasiento (CAS) que corresponda.
Cuenta 212.50 Fondos a Otorgarse – Administración Pública Central.
Esta cuenta es transitoria, por tal motivo, se deberá comunicar a la
Subsecretaría del Tesoro Nacional, para que finalice el proceso de pago de
todas estas cuentas, con sus respectivos auxiliares.
ADMINISTRACION DE FONDOS
Los fondos creados a través del Módulo de Administración de Fondos, deben
ser rendidos y liquidados en su totalidad, esto permitirá la depuración y
regulación de las cuentas 112.13.XX y 112.15.XX según lo determina las
directrices para el efecto.
CONFIRMACIÓN DE PAGOS Y TRANSFERENCIAS (Rechazos)
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Para todos los casos de Cuentas por Pagar y Fondos a Otorgarse, la entidad
deberá esperar la confirmación de las transacciones que el Tesoro Nacional
ejecuta vinculados con el Banco Central, a fin de verificar que no se produzcan
rechazos en los pagos; es decir se tendrá que esperar dos días para su
verificación.
Para los casos en que se presenten rechazos de autorizaciones de pago,
dentro de la depuración de cuentas, la entidad deberá solucionar el problema
(reclasificación del rechazo), esperar la verificación y volver a solicitar el pago.
CATALOGO DE CONTRATOS
Para el caso de los contratos, sean de obra o servicios, la entidad receptora
de los saldos contables de la entidad que se cierra, deberá cargar y actualizar
el catálogo de contratos respetando las características y estructura del
contrato original de los campos programa, subprograma y proyecto.
Si la entidad presenta novedades que no puedan solucionarlas en forma
directa, deberá comunicarse con el Centro de Servicios, para el respectivo
asesoramiento.
Para la carga de los contratos de años anteriores la entidad deberá aplicar la
siguiente ruta:
Contabilidad – Registro de Operaciones no Presupuestarias – Anticipo a
Contratistas y/o Anticipo a Proveedores – Carga Inicial de Contratos de Obra
y/o Servicio
Además, la entidad deberá mantener el año, los datos del contrato original,
pero deberá cambiar el número del contrato y la EOD que corresponda; es
importante señalar que el archivo deberá ser cargado en formato texto (.txt).
En el caso de contratos del año vigente, deberá aplicar la siguiente ruta:
Contabilidad – Registro de Operaciones no Presupuestarias – Anticipo a
Contratistas y/o Anticipo a Proveedores – Catálogo de Contratos, identificar
la entidad y crear el contrato llenando los campos de la pantalla.
Favor observar la plantilla modelo, que se encuentra en el archivo
adjunto de este documento.
El resultado de esta carga ejecutado por la EOD, deberá ser notificado a la
Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, mediante Oficio adjuntando el
listado con toda la información financiera actualizada.
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Una vez que la EOD en proceso de cierre confirme la depuración de los saldos
contables y la actualización del catálogo de contratos cuyo campo debe estar
en estado EJECUCION, el analista de la Subsecretaría de Contabilidad
Gubernamental, verificará los saldos contables.
Concluido con el proceso de traslado de saldos contables, se deberá elaborar
el acta de finalización del proceso antes descrito entre las instituciones
participantes.
Para finalizar este documento es importante señalar que todas las
operaciones financieras son de absoluta responsabilidad institucional; además
todos los procesos administrativos relacionados a las cuentas de activos
institucionales, (actas de entrega recepción, documentación de respaldo y
otros) deberán ser actualizados por la entidad que recibe los datos.
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