OBJETIVO Definir los criterios que aplican para la elaboración de

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD
(SIGCC)
MACROPROCESO: ADMINISTRAR PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION DE
PROCEDIMIENTOS
CODIGO:
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OBJETIVO
Definir los criterios que aplican para la elaboración de los procedimientos y algunos
registros y documentos proferidos por las diferentes macroproceso y procesos,
asociados al Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad de la Entidad
DESARROLLO: Los procedimientos, registros y algunos documentos, describen en
forma sistemática las responsabilidades necesarias para la realización de actividades
que afectan a la totalidad del sistema Integrado de gestión y Control de la calidad.
I. ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS
1.1
Identificar y definir el objetivo para el cual se requiere elaborar y
documentar el procedimiento.
El objetivo deberá de indicar claramente lo que persigue el procedimiento
y mediante qué acción se genera el producto.
Control: Se deberá definir los controles que le aplican al procedimiento.
Ejemplo: Normas, revisado, Vo.Bo. entre otros
1.2
Describa el paso a paso del procedimiento a documentar
Señale de manera lógica y secuencial las diferentes actividades
necesarias para lograr el objetivo. En párrafos separados.
Cada párrafo debe contener Sujeto + Verbo + Complemento.
El sujeto se refiere al responsable de ejecutar la acción descrita por el
verbo
El verbo es la acción a ejecutar ( redactado siempre en infinitivo)
El complemento puede hacer alusión entre otros aspectos al modo,
tiempo, control, lugar y normatividad aplicable a la acción y/o sujeto
1.3
Elabore el procedimiento en la plantilla establecida por el SIGCC para
realizar documentos.
Tenga en cuenta el procedimiento para el uso de la plantilla.
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1.4
Elabore el flujograma del procedimiento.
Utilice el procedimiento para elaboración de flujograma.
1.5
Si la propuesta es una mejora utilice el procedimiento establecido.
2 DOCUMENTOS ASOCIADOS AL SIGCC
Según la funcionalidad de cada macroproceso es opcional el uso de los
documentos asociados
2.1
MANUAL: Es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo
orgánico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos.
Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al
personal de una organización la correcta ejecución de las tareas
normalizadas.
Se utiliza cuando se requiere describir la totalidad o parte de los procesos
y/o actividades para entregar un producto y/o servicio.
Contenido del Manual
Carátula: deberá contener al centro el nombre del documento, de acuerdo
a como se identificará en el Manual de Calidad o en el Listado Maestro de
Documentos Internos del SGC, seguir el procedimiento de uso de plantilla.
Resolución (que lo aprueba si se requiere).
Introducción.
Objetivos.
Contenido o índice con paginación.
Marco Legal y Conceptual.
Desarrollo
Anexos.
El desarrollo está constituido por capítulos, cada capítulo hace referencia
a los Procedimientos.
Flujograma
Los anexos se componen de procedimientos, formatos, flujogramas y/o
glosario que se requieran.
Utilice plantilla estándar del SIGCC
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2.2
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GUÍA: Se utiliza para dar una orientación, indicar o conducir el desarrollo de una
actividad, la Guía contendrá los siguientes aspectos:
Carátula
Resolución (que lo aprueba).
Introducción.
Objetivos.
Contenido.
Marco Legal y Conceptual.
Desarrollo
Anexos.
El desarrollo está constituido por libros y/o capítulos, cada capítulo hace
referencia a los procedimientos.
Los anexos se componen de procedimientos, formatos y/o glosario que se
requieran.
Utilice plantilla estándar del SIGCC
2.3
FORMATO: Instrumento de comunicación administrativa, forma particular de
codificar información para almacenar. Existen diferentes tipos de formatos para
diferentes tipos de información: audio, gráfico, animación, documentos, etc.
Contendrá los siguientes aspectos:
Logo de la Entidad (ver Manual Básico de Identidad Gráfica).
Nombre de la Entidad.
Nombre de la Dependencia superior (de la cual es subordinada si existe).
Nombre de la Dependencia que lo emite.
Nombre del Formato.
Cuerpo o contenido.
Fecha.
Firma del responsable de su diligenciamiento.
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2.4 CARTILLA: Cuaderno pequeño dispuesto para anotar en él determinados datos de
carácter oficial. Tratado breve y elemental de algún procedimiento, que permite la
implentacion de procesos y procedimientos en procura de la mejora continúa.
Contendrán los siguientes aspectos:
Utilice plantilla estándar del SIGCC
Carátula
Introducción.
Objetivos.
Contenido.
Flujograma
Marco Legal y Conceptual.
Desarrollo
Los anexos se componen de procedimientos, formatos y/o glosario que se
requieran.
2.5 INSTRUCTIVO: documento donde se registran los pasos a seguir para el desarrollo
de una actividad o tema específico.
El Instructivo contendrá los siguientes aspectos:
Carátula.
Objetivos.
Contenido.
Flujogramas
Marco Legal y Conceptual.
Desarrollo. El desarrollo se compone de instrucciones para llevar a cabo
las actividades, de acuerdo con la normatividad vigente.
Anexos.
Utilice plantilla estándar del SIGCC
2.6 PLAN DE CALIDAD: Conjunto de documentos que permiten identificar fácilmente
los puntos de control a lo largo de un proceso para garantizar la calidad del
producto, quién lo controla, qué recursos utiliza y dónde los utiliza. Estos
documentos son:
Procedimientos e Instructivos de Trabajo de Calidad relacionados
Registros de Calidad relacionados
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Flujograma
Descripción de la Actividad
Criterio de Aceptación
Responsable
Recursos Humanos
Recursos Materiales
Recursos Financieros
Recursos Tecnológicos
Método de Revisión
Relación en control de cambios
Utilice plantilla estándar del SIGCC
2.7 RESOLUCIONES: Por medio de éstas se proferirán las decisiones que se refieren
a situaciones Jurídicas de carácter particular y concreto, de acuerdo a lo
establecido en la resolución orgánica 5706
de diciembre 30 de 2005 o en
normatividad vigente.
Para proyectar las Resoluciones utilice la “PLANTILLA PARA HACER
RESOLUCIONES”.
Para aprobar los documentos que requieran la firma del Contralor General de la
República, deben ser enviados a la oficina Jurídica con la respectiva aprobación
técnica: mediante un memorando de remisión con la recomendación de la
medida que se adopta y dentro del documento a firmar, se deben escribir las
iníciales de la persona que lo preparó y de la persona responsable, con su
respectiva firma.
2.8
ANEXOS: Son los documentos que se adjuntan al proceso o procedimiento para
detallar con mayor precisión alguna tarea o actividad de los mismos, los cuales
se deberán referenciar dentro del proceso o procedimiento.
2.9
CARACTERIZACIÓN DEL MACROPROCESO O PROCESO: Consiste en
identificar las características de los macroprocesos o procesos en una
organización, y está orientada a ser el primer paso para adoptar un enfoque
basado en procesos, es decir, qué macroprocesos o procesos deben aparecer
en la estructura de procesos del sistema. Una vez elaborada esta
caracterización, con la información proporcionada puede efectuarse el mapa de
procesos de una organización.
Contendrán los siguientes aspectos:
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Objetivo que se persigue
Desarrollo:
Proveedor:
Entradas: Elementos requeridos que van a ser transformados para lograr resultados o
productos
Controles: Verificación o inspección de los requisitos de las salidas o productos.
Recursos: Elementos necesarios para realizar el proceso.
Salidas:
Receptores de los Productos o servicios:
2.10
IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DE LOS PRODUCTOS: La identificación del
producto provee los medios para poder distinguir un producto de otro, un proceso de
otro, un sitio de otro. La identificación debe asegurar que el personal responsable
determine que producto o componente está elaborando en un momento dado. La
rastreabilidad del producto provee un registro del historial de una unidad producida,
incluyendo la identificación del proceso o procedimiento. La trazabilidad provee un
medio para realizar un seguimiento de los productos y así poder ubicar fácilmente, de
ser necesario, a los clientes. Cada producto debe ser identificado de una manera única
durante el proceso.
Contendrán los siguientes aspectos:
Actividad
Responsable
Registro
Ubicación
Utilice plantilla estándar del SIGCC
2.11
BOLETÍN: documento utilizado para actualizar y agilizar los cambios en el
contenido en cualquier periodo de un macroproceso, proceso, procedimiento o
aplicativo previamente aprobado; a fin de que éste sirva de herramienta de
consulta a los servidores públicos de la entidad.
Contendrán los siguientes aspectos
0bjetivo
Justificación
Contenido
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Propuesta de mejora
Firmas aval propuesta
Alcance modificación
Contenido procedimiento
Normatividad
Revisión y aprobación Técnica de Calidad
Ajuste a la versión de forma y de fondo
Publicación y socialización en la página Web de la Entidad
Revisión y control Oficina de Planeación
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GLOSARIO:
Únicamente se deberán de considerar los conceptos importantes relativos al proceso o
procedimiento o que se requieran de ser precisados para mayor claridad; las
definiciones de los conceptos de calidad pueden ser consultadas en el documento.
Administración Calidad: Aspecto de la función general de la gestión que
determina y aplica la Política de la Calidad.
Aseguramiento de la Calidad: Conjunto
de
acciones
planificadas
y
sistemáticas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de
que un producto satisfará los requisitos de calidad dados.
Código: Conjunto armónico y coherente de disposiciones sobre una materia, que
se ordena en un solo cuerpo.
Copia no controlada: se utiliza para identificar claramente como copias no
controladas todos aquellos manuales distribuidos como propósitos de
propuestas, uso fuera del sitio por parte del cliente y otra distribución del manual
en donde no se prevea el control de los cambios.
Control de Cambios: En este apartado se relacionan de manera cronológica las
Modificaciones o cambios que haya sufrido el proceso o procedimiento,
asegurándose de asentar el número de revisiones efectuadas al documento;
dichos cambios o modificaciones deberán asentarse en la siguiente tabla:
Los cambios efectuados deberán de identificarse en el cuerpo del documento de
acuerdo a como lo establece el Procedimiento Institucional de Control de
Documentos
Descripción de actividades.- Las actividades deben redactarse de forma
sencilla, clara, lógica, coherente y de manera secuencial, refiriendo cada una de
ellas al responsable de realizarla; asimismo, deberá de indicarse el documento
de trabajo utilizado, ya sea un procedimiento, instructivo de trabajo, formato,
registro, etc.
Documento: información o datos que poseen significado, su medio de soporte
puede ser papel, disco magnético, óptico, electrónico, fotografía o una
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combinación de estos. Testimonio evidenciado por cualquier medio, con el que se
prueba, se establece o se hace constar algo.
Tipos de documentos: Manuales, Estándares Procedimientos Instructivos
Formularios, Registros
Flujograma: Representa de forma gráfica las diferentes actividades realizadas
en el proceso, o procedimiento para lo cual se deberá de utilizar el procedimiento
establecido.
Instructivo: Presenta la secuencia detallada para desarrollar ciertas actividades.
Manual: Es una herramienta o instrumento de gestión que explica en forma
sencilla y clara la esencia de un sistema, para asegurar su aplicación eficaz.
Manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y
normas reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los
procedimientos administrativos.
Procedimiento: Es la forma específica para llevar a cabo una actividad o
proceso. Documento que describe la secuencia de pasos necesarios para
asegurar la correcta ejecución de actividades de tipo administrativo o técnico. En
general, un procedimiento define “qué se debe hacer”, "quién lo debe hacer",
“cuándo” y “en dónde” se debe realizar.
Define "qué se debe hacer", "quién lo debe hacer", "cuándo", y "en dónde"
Proceso: es un conjunto de actividades mutuamente interrelacionadas o que
interactúan para transformar elementos de entrada en resultados.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de las actividades adelantadas. Una vez aprobado el documento se
señala la información en los formatos del proceso o procedimiento, éstos se
convierten en registros y deberán ser codificados de acuerdo al Procedimiento
establecido.
Trazabilidad: Capacidad para reconstruir el historial de la utilización, o la
localización de un artículo o de una actividad mediante una identificación
registrada.
Revisión y aprobación técnica: es la evaluación de la propuesta teniendo en
cuenta su armonización con los demás macroprocesos y su viabilidad para
la entidad aprobadas debidamente por la Oficina de Planeación.
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Referenciar fuentes bibliográficas.
APROBADO POR: LUIS FERNANDO AYALA PABON
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