Training Course on TB Drug Supply Management

Guía estandarizada para la integración de los Centros
Especializados de Atención en Salud al SUGEMI
Elaborada por: A. Magdalena Jiménez, Claudia Valdez y Edgar Barillas
Proyecto USAID/SIAPS
Mayo de 2016
INTRODUCCIÓN
La Reforma del Sector de la Salud en la República Dominicana contempla la organización de un
Sistema Único de Gestión del Suministro de Medicamentos e Insumos (SUGEMI) y la
prestación de servicios de salud a través de los Servicios Regionales de Salud (SRS).
La etapa inicial de implementación del SUGEMI destacó la gestión del suministro para el primer
nivel de atención y de los medicamentos e insumos de los programas de VIH/SIDA y
Tuberculosis. Durante esta etapa los Centros Especializados de Atención en Salud (CEAS)1
participaron en los ejercicios nacionales de programación para la compra, siguiendo la
metodología del SUGEMI.
En agosto de 2013, el Departamento de Medicamentos e Insumos (DMI) del Servicio Nacional
de Salud (SNS) llevó a cabo un estudio para conocer la situación del suministro en los CEAS.
Los resultados de la evaluación del SUGEMI en los CEAS evidenciaron graves deficiencias en la
gestión del suministro y en las condiciones y prácticas de almacenamiento2. Ante esta situación,
el DMI, con apoyo de Systems for Improved Access to Pharmaceuticals and Services (SIAPS)3,
elaboró procedimientos operativos (PO) para la implementación del SUGEMI en los CEAS, e
inició la integración de 8 centros en 2015. El plan de trabajo del DMI para 2016, contempla la
incorporación escalonada del resto de los CEAS de la red pública al SUGEMI.
Esta guía está dirigida a los Equipos Líderes Regionales e Intrahospitalarios. La guía se organiza
alrededor de los pasos secuenciales que facilitan la implementación del SUGEMI en los CEAS.
Para cada paso se describen las tareas y se vinculan los instrumentos, formularios y materiales
educativos que apoyan la implementación4.
1
Denominación adoptada en República Dominicana para los Hospitales.
http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s21361es/s21361es.pdf
3
Proyecto de Management Sciences for Health (MSH) financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el
Desarrollo Internacional (USAID).
4
Disponibles en cada una de las secciones y en este vínculo.
2
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DEFINICIONES
Facilitadores maestros
Personal que participó en el taller de capacitación de capacitadores para la implementación del
SUGEMI en los CEAS5. Los equipos regionales capacitados son los responsables de presentar y
validar el plan con el Dirección del SRS, gestionar el nombramiento del Equipo Líder Regional y
capacitarlo en la implementación de los procedimientos operativos del SUGEMI.
Equipo Líder Regional
Equipo nombrado por la Dirección del SRS para coordinar la implementación del SUGEMI en
los CEAS de la Región. Velará por la implementación del plan de trabajo acordado, apoyará la
capacitación de los Equipos Líderes Intrahospitalarios, e informará al SRS y al SNS sobre los
avances en la implementación.
Equipo Líder Intrahospitalario
Equipo nombrado por la Dirección del CEAS para coordinar la implementación del SUGEMI en
el centro donde laboran. Velará por la implementación del plan de trabajo acordado, apoyará la
capacitación de personal hospitalario responsables de la gestión del suministro de medicamentos
e insumos, e informará a la Dirección y al Equipo Líder Regional sobre los avances en la
implementación.
Réplica
Repetición o reproducción de una serie de conocimientos y prácticas que permiten al personal la
implementación del SUGEMI en los CEAS. Los conocimientos y prácticas se fundamentan en
los Procedimientos Operativos del SUGEMI en los CEAS.
OBJETIVO
Presentar de forma sistematizada los recursos metodológicos, instrumentos, formularios y
materiales educativos que facilitan la implementación del SUGEMI en los CEAS.
5
La Romana, República Dominicana; Abril de 2016.
-2-
Secuencia de pasos
Paso 1: Presentación y validación del plan regional de implementación
1.1
El equipo de facilitadores maestros que fue capacitado en la metodología de réplicas6,
solicitará una reunión con el Director y al Gerente del SRS para presentar el plan regional
de implementación. Realizará ajustes —de ser necesario— y se validará el plan.
1.2
El Director Regional nombra a los miembros del Equipo Líder Regional.
1.3
El Director Regional y el equipo de facilitadores maestros seleccionarán el primer hospital
a ser intervenido.
Documento n.º 1: Plantilla plan regional implementación SUGEMI
Documento n.º 2: Carta designación Equipo Líder Regional
Documento n.º 3: Disposición Ministerial que ampara SUGEMI
Documento n.º4: Decreto Presidencial que ampara SUGEMI
Responsable: Facilitadores Maestros y Director Regional
Tiempo estimado: 2 semanas
Paso 2. Conformación y capacitación del Equipo Líder Regional
2.1
El equipo de facilitadores maestros capacita al personal designado por la Dirección del
SRS para conformar el Equipo Líder Regional y se asignan responsabilidades de acuerdo al
plan validado.
2.2
El Equipo Líder Regional identificará los materiales para la presentación de la propuesta de
implementación en el CEAS seleccionado, incluidas disposiciones legales, agenda del
taller de réplica intrahospitalaria, procedimientos operativos, materiales de capacitación,
propuesta de implementación e instrumento de verificación de las condiciones mínimas.
2.3
Programación de reunión con directivos del CEAS seleccionado y responsables del
Servicio Farmacéutico Hospitalario (SFH).
Documento n.º 5: Agenda de Capacitación Equipo Líder Regional
Documento n.º 6: Presentaciones PP procedimientos operativos del SUGEMI
6
Metodología del taller de réplicas para la implementación de los Procedimientos Operativos del SUGEMI en los Centros
Especializados de Atención en Salud. Del 19 al 21 de abril de 2016. La Romana.
-3-
Documento n.º 7: Procedimientos operativos de SUGEMI en CEAS
Documento n.º 8: Plantilla de carta del Director Regional al Director de CEAS
Responsable: Facilitadores maestros y Equipo Líder Regional
Tiempo estimado: 2 semanas
Paso 3. Presentación de la propuesta de implementación al Director del CEAS
3.1
Reunión con el Director del CEAS seleccionado para presentar la propuesta de
implementación. Se presenta la Resolución Ministerial y el Decreto Presidencial que
respaldan la implementación del SUGEMI (Documentos n.º 3 y n.º 4 anteriormente). Se
valida el plan de implementación, acordando un período de 3 meses para su ejecución.
3.2
Mediante una comunicación interna, el Director del CEAS convoca al personal que
conformará el Equipo Líder Intrahospitalario. Pueden considerarse encargados/as del
servicio de farmacia hospitalaria, área administrativa, personal médico, personal de
enfermería, enseñanza y residencia médica.
Documento n.º 9: Carta Designación Equipo Líder Intrahospitalario
Responsable: Equipo Líder Regional y Director del CEAS
Tiempo estimado: 2 semanas
Paso 4. Conformación y capacitación del Equipo Líder Intrahospitalario y elaboración del
plan operativo de réplica intrahospitalario
4.1
El Equipo Líder Regional explica los objetivos y antecedentes de la reunión y tareas
asignadas al Equipo Líder Intrahospitalario.
4.2
Se entregan a cada miembro del Equipo Líder Intrahospitalario: resoluciones ministeriales,
agenda estándar del taller de capacitación del equipo Líder Intrahospitalario, los
instrumentos de información del SUGEMI, la plantilla para desarrollar el plan operativo
intrahospitalario, los PO del SUGEMI y una memoria electrónica con las presentaciones
resumidas de los PO del SUGEMI.
4.3
El Equipo Líder Regional capacita al equipo Líder Intrahospitalario en los PO y en la
metodología de réplica.
4.4
El Equipo Líder Intrahospitalario, acompañado del Equipo Líder Regional, verifica la
disponibilidad de las condiciones mínimas para la implementación del SUGEMI en las
áreas del SFH, incluida la existencia de materiales y equipos. Se identifican y enumeran los
equipos y materiales necesarios para los talleres de réplica (proyector, computadora
-4-
portátil, lapiceros, fotocopias de los instrumentos de los instrumentos) y para la propia
implementación del SUGEMI (carros y cajetines de distribución, formularios, talonarios,
etc.).
4.5
Se elabora el plan operativo de réplica para el CEAS, utilizando la plantilla estándar
provista para el efecto.
Documento n.º 10: Agenda taller de capacitación CEAS
Documento n.º 12: Plantilla plan operativo intrahospitalario
Documento n.º 13: Plantilla verificación condiciones mínimas
Documento n.º 14: Plantilla plan operativo de réplicas intrahospitalarias
Responsable: Equipo líder Regional, equipo líder intrahospitalario
y Director del CEAS
Tiempo estimado: 2 semanas
Paso 5. Validación del plan operativo con el Director del CEAS
5.1
El plan operativo de réplicas es presentado al Director del CEAS por el Equipo Líder
Regional y Equipo Líder Intrahospitalario, incluidos los requerimientos de materiales para
los talleres de réplica y condiciones y recursos mínimos para la implementación del
SUGEMI. Se ajustan compromisos administrativos, financieros y fechas de cumplimiento,
de ser necesario.
5.2
El Director de CEAS valida el plan presentado.
5.3
Con el respaldo del Director de CEAS se inician las gestiones administrativas para la
adquisición de materiales y suministros.
Responsable: Equipo líder Regional, equipo líder intrahospitalario
y Director del CEAS
Tiempo estimado: 2 semanas
Paso 6. Implementación del plan operativo de réplicas
6.1
La capacitación y/o instrucción del personal de las diferentes áreas hospitalarias deberá ser
entre pares: el médico del equipo líder intrahospitalario instruye o informa a los médicos,
la líder de enfermería a las enfermeras, etc.
-5-
6.2
En los talleres de réplica, el líder capacita o instruye sobre el/los PO del SUGEMI y en el
manejo de los instrumentos que correspondan a su área; por ejemplo: el líder médico
instruye sobre los PO de dispensación y el uso de la orden médica y pacta horarios.
6.3
Concluidos los talleres de capacitación, se inician las otras tareas incluidas en el plan
operativo de implementación: organización de los recursos humanos del SFH; realización
de inventarios; se pactan cronogramas de pedidos de las áreas hospitalarias al almacén.
Responsables: Equipo Líder Intrahospitalario y Equipo Líder
Regional
Tiempo estimado: 30 días para la capacitación en cascada y 90 días
para la ejecución del plan intrahospitalario
Paso 7. Monitoreo mensual de progreso y retroalimentación
7.1
Una vez iniciado el plan de implementación del SUGEMI, el Equipo Líder Regional con
apoyo del DMI del SNS deberá monitorear el avance.
7.2
El SRS reportará mensualmente el avance en la implementación de acuerdo con los
criterios de monitoreo preestablecidos.
7.3
Si el reporte mensual de indicadores refleja bajos porcentajes de desempeño, el Equipo
Líder Regional analizará con el Equipo Líder Intrahospitalario las dificultades identificadas
para introducir medidas correctivas.
Documento n.º 15: Plantilla de monitoreo mensual de la implementación del SUGEMI
Responsables: Equipo Líder Intrahospitalario y Equipo Líder
Regional
Tiempo estimado: 30 días para la capacitación en cascada y 90 días
para la ejecución del plan intrahospitalario.
Paso 8. Evaluación final
8.1
El Departamento de Medicamentos e Insumos del SNS, en las supervisiones trimestrales,
dará por “graduado” a un CEAS, cuando se verifique que cumplen con todos los criterios
para la adecuada implementación del SUGEMI, incluidos en el instrumento de supervisión.
Documento n.º 16: Guía e instrumento de supervisión
Responsables: Departamento de Medicamentos e Insumos del SNS
y Equipo Líder Regional
Tiempo estimado: 6 meses después de iniciada la implementación
del plan intrahospitalario.
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