Tablas - Facultad de Ciencias Agrarias

Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 1
Tema II: Tablas
II.1. Creación de Elementos de la Base de Datos
Las bases de datos de Access están constituidas por diversos elementos: tablas,
consultas, formularios, informes, macros y módulos. Estos objetos se enumeran en la ventana
de la base de datos, conde se crean, abren y utilizan.
Cada uno de los separadores representa a un elemento de la base de datos. Al dar un
clic en éstos, se muestra el contenido del elemento seleccionado, o también se puede hacer
esta misma acción, seleccionando del menú “Ver” el comando “Objetos de la base de datos”.
En esta caja de diálogo están los botones:
Nuevo: que tiene la función de crear un nuevo elemento,
Abrir: muestra los datos en modo “hoja de datos”,
Diseño: muestra en “modo diseño” (propiedades, campos, etc.) el elemento
seleccionado.
En el caso de los informes, el botón “Abrir” cambia por “Presentar” y en el caso de
macro y módulo cambia por “Ejecutar”.
II.2. Creación de Tablas
Para crear una tabla realice alguna de las siguientes operaciones:
Menú Seleccionar del menú Insertar el comando Tabla.
Hacer un clic el separador Tabla y en el botón Nuevo.
Hacer un clic sobre el
y seleccionamos Nueva tabla.
Esta última opción contiene una lista con distintas opciones y su aspecto cambiará
según el último objeto que se haya seleccionado.
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 2
Al utilizar cualquiera de las opciones aparecerá la siguiente caja de diálogo:
Para crear una tabla es posible utilizar el Asistente para tablas donde aparecerá la
siguiente caja de diálogo:
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 3
El Asistente para tablas contiene tablas de ejemplo con las características comunes que
se utilizan en Negocios o Personales. Cada tabla contiene una lista de campos de ejemplo.
Estos campos se pueden ir agregando con el botón
o con el botón
para agregar todos
los que se encuentran en la lista. Los campos que se vayan agregando se mostrarán en el área
presionando el botón
o con el botón
para eliminarlos todos. También puede cambiar
el nombre del campo si lo desea.
Una vez seleccionados los campos deseados presione el botón Siguiente, al hacerlo
aparecerá la siguiente caja de diálogo:
En este paso, el asistente pregunta ¿Qué nombre desea dar a su tabla? Por omisión
siempre asigna el nombre que tenía determinado en el paso anterior, pero se puede modificar
dando un clic en el recuadro correspondiente. También en este paso, se determina la
asignación de la clave principal; posteriormente se explicará este concepto.
Presione Siguiente para continuar con el proceso. Aparece la siguiente caja de diálogo:
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 4
En este paso, el asistente pregunta ¿Qué campo contendrá datos únicos para cada
registro? Por omisión siempre asigna alguno de los campos que se hayan elegido con el sufijo
Id. Además, se determina el tipo de datos que va a contener el campo de clave principal, ya
sean Número Consecutivos, Números que introducirá el usuario cuando agregue nuevos
registros o Números y/o letras que introducirá el usuario cuando agreguen nuevos registros.
Presione Siguiente para continuar con el proceso. Aparece la siguiente caja de diálogo:
En este paso, se determina si existe alguna relación entre la tabla que se está creando y
alguna de las tablas previamente creadas. Este paso solo aparecerá si ya existe alguna relación
entre la tabla que se está creando y alguna de las tablas previamente creadas. Al presionar el
botón Relaciones aparece la siguiente caja de diálogo:
Presione Siguiente para continuar con el proceso. Aparece la siguiente caja de diálogo:
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 5
Aquí se determina el tipo de relación, es decir donde se encuentra el registro original.
Como pueden ver las dos opciones, es una relación uno a muchos pero varía al determinar
cual es la tabla que contendrá un solo registro. También puede determinar si las tablas no
están secundarias. El último paso del Asistente en el siguiente:
En el último paso se determina que se desea hacer con la tabla recientemente creada:
“Modificar el diseño de la tabla” nos lleva directamente al Modo Diseño de una tabla, se
explica en el epígrafe siguiente; “Introducir datos directamente en la tabla”, abre la pantalla de
captura para comenzar a introducir información directamente; “Introducir datos en la tabla
usando un formulario que el asistente”, es equivalente a la opción anterior pero con la única
diferencia que la captura se hará a través de un formulario predefinido y creado por el
asistente. La creación y uso de formularios se describirá posteriormente. Para terminar con el
asistente presione “Finalizar”.
II.3. Diseño de Tablas
Una vez creada una tabla, se debe diseñar para completar o verificar todas sus
características. Presione el botón Diseño de la ventana de la base de datos. Al hacerlo se
mostrará la siguiente caja de diálogo:
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 6
En la parte superior de la caja de diálogo aparecen los encabezados Nombre de campo,
Tipo de datos y Descripción. “Nombre” contiene el identificador que se le va a asignar al
campo para hacer referencia a él. Los nombres de campo pueden tener hasta 64 caracteres
como máximo (letras o números), incluyendo espacios en blanco. “Tipo de datos” contiene la
clase de información que se va a almacenar en ese campo. Los tipos de datos se describirán un
poco más adelante. “Descripción” es un texto únicamente para dar una breve explicación de lo
que contiene este campo para que las tablas sean más fáciles de entender y actualizar.
En la parte inferior de esta caja de diálogo podrá mejorar la tabla estableciendo
propiedades para cada campo. Si desea agregar uno o más campos puede hacerlo escribiendo
directamente en el renglón Nombre de campo y asignando su Tipo de dato. Otra forma de
hacerlo es utilizando el Generador de campo.
Generador de Campos
Para activarlo hacer un clic sobre el icono
aparecerá la siguiente caja de diálogo:
Aquí se muestra una pequeña parte de lo que se utilizó en el Asistente para tablas. Se
puede elegir una tabla, ya sea de Negocios o Personal y de cada tabla se tiene una lista de
Campos. Para agregar un campo selecciónelo con un clic y presione Aceptar.
Tipos de Datos
Cuando agregue un campo Access asignará automáticamente el tipo de datos texto. Para
elegir un tipo de datos distinto abra la lista que aparece en la columna Tipo de datos. La
función de cada tipo de dato se describe en la siguiente tabla:
Tipo de datos
Descripción
Texto
Hasta 255 caracteres alfanuméricos.
Memo *
Texto con una longitud máxima de 32.000 caracteres alfanuméricos (normalmente
varias frases o párrafos).
Numérico
Cualquier tipo numérico
Fecha/Hora
Valores de fecha y hora para años desde 1000 hasta 9999.
Autonumérico
Aumenta progresivamente y automáticamente con los registros de la tabla. Los
campos Autonuméricos no pueden actualizarse.
Sí/No *
Los campos que contienen sólo uno de dos valores. Valores Boléanos.
Objeto OLE *
Objetos OLE como un dibujo, una gráfica, etc., no nativas de Access. El tamaño
máximo es aproximadamente de 1 gigabyte.
* Estos campos no se pueden indexar
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 7
Cada campo almacena datos de un solo tipo. Si cambia el tipo de datos de un campo
después de introducir datos en una tabla, se causará una conversión de datos potencialmente
más lenta al guardar la tabla. Si hay un conflicto entre los tipos de datos, podría perder
algunos datos.
Para los números de teléfono, número de pieza y otro tipo de número que no se
pretenda utilizar para realizar cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de dato “Texto”
en lugar del “Numérico”.
Descripción
Para que las tablas sean más fáciles de entender y actualizar se puede incluir una
descripción para cada campo de la tabla. Access mostrará en la barra de estado la descripción
de un campo cuando se introducen datos de dichos campos en el modo de presentación “Hoja
de datos” o en un control dependiente del campo.
Propiedades de los Campos
Estableciendo las propiedades de los campos en el “Modo Diseño” de una tabla es
posible controlar la apariencia de los datos, evitar su introducción incorrecta, especificar
valores predeterminados y acelerar la búsqueda y la ordenación en la tabla.
En la parte inferior de la ventana de Diseño de tabal se encuentran las propiedades para
cada campo. Las propiedades se describen a continuación:
Propiedad
Descripción
Tamaño del campo
Ajusta el tamaño de un campo de tipo “Texto” o limita el rango de valores permitidos
en un campo de tipo “Numérico”
Formato
Cómo se muestran los datos
Lugares decimales
El número de cifras a la derecha del separador decimal
Máscara de entrada Caracteres de formato para la introducción de datos
Título
Especifica una etiqueta distinta de la predeterminada (el nombre del campo) en los
formularios e informes.
Valor
predeterminado
Valor por omisión en el campo cuando se crean los registros
Regla de validación
Limita los datos introducidos en un campo a los valores que cumplan un requisito
determinado.
Texto de validación
Texto que aparece cuando se introducen en el campo datos no válidos
Requerido
Define si deben introducirse datos
Permitir
cero
Indexado
longitud Define si se admiten cadenas de longitud cero en un campo de tipo “Texto” o
“Memo”
Índices de campo único para acelerar las búsquedas
Según el tipo de dato podrá tener distintas propiedades según lo podemos ver en la
siguiente tabla:
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 8
Propiedad
Tipo de campo
Texto Memo Numérico Fecha/Hora Moneda Autonumérico Si/No Objeto OLE
Tamaño del campo
X
Formato
X
X
X
Lugares decimales
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Máscara de entrada
X
Título
X
X
X
X
X
Valor predeterminado
X
X
X
X
X
X
Regla de validación
X
X
X
X
X
X
Texto de validación
X
X
X
X
X
X
Requerido
X
X
X
X
X
X
Permitir longitud cero
X
X
Indexado
X
X
X
X
X
X
X
La validación de los campos la realiza Access automáticamente basándose en los
valores del tipo de datos del campo. Se debe tener cuidado al reducir el tamaño de los campos
de tipo “Texto” y “Numéricos” de las tablas que ya contengan datos, se perderán los
caracteres que sobrepasen el tamaño nuevo especificado, en cado de los números, si se cambia
por ejemplo de “Simple” a “Byte”, se redondeará automáticamente los números decimales al
entero mas cercano, perdiéndose la parte fraccionaria. Si se cambia a un valor demasiado
pequeño, se reemplazará los valores demasiados grandes por valores nulos, con los que se
perderán sus datos (en este último caso, Access, mostrará antes un mensaje de advertencia al
guardar la tabla)
II.4. Propiedades de la Tabla
Para ver o modificar las propiedades de una tabla, realice alguna de las siguientes
operaciones:
Menú Seleccionar del menú Ver el comando Propiedades de la Tabla.
Hacer un clic en
.
Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 9
En “Descripción” se puede capturar un texto para identificar la tabla de una forma más
completa.
II.5. Normalización
La normalización es el proceso de transformación de las complejas presentaciones de
usuarios y de los almacenamientos de datos en conjuntos estables de base de datos de menor
tamaño. Además de ser más sencillas, tales bases son más fáciles de mantener.
El objetivo de la normalización es muy simple:
♣ Eliminar información redundante.
♣ Aumentar la integridad de los datos.
♣ Dar mayor eficacia al sistema.
Regla cero: Ponga una clave en su tabla
La clave es la clave.
Toda tabla creada ha de tener su clave. Cualquier elemento de información ha de ser
identificado de modo, exclusivo por tres entidades:
♣ El archivo de la base de datos: en Access, es el nombre de la tabla.
♣ El campo de la base de datos: en Access, es el nombre del campo.
♣ El valor de la clave para el registro: en Access, es el valor del dato.
En Access, la clave principal de una tabla cumple esta regla. Quedaría completo si
también fuera un índice, lo cual es automática en Access. Cualquier campo que designemos
como clave principal es automáticamente indexado.
Para normalizar una tabla, la primera tarea es o bien designar uno o más campos como
clave principal o bien añadir un nuevo campo.
Regla uno: Elimine los grupos repetitivos
Para cada conjunto de campo relacionados, cree una tabla diferente y dele una clave
principal.
La regla uno dice que dividamos los datos que contengan diversos registros llamados
grupos repetitivos. Los grupos que parecen tener una relación de uno a varios se dividen. Esta
separación genera una relación entre las dos claves principales.
Regla dos: Examine las relaciones de las claves de varios campos
Si un campo solamente se relaciona con parte de una clave de varios campos, llévelo a
una tabla diferente.
Esta regla especifica que busquemos campos de una tabla que dependen parcialmente
de la clave principal y colocarlos en otra tabla.
Regla tres: Examine los grupos de información restantes
Si los campos no contribuyen a una descripción de la clave, llévelos a otra tabla.
La regla tres nos indica eliminar las dependencias transitorias (es aquella en la cual sus
campos no-claves son dependientes de otros campos no-claves. De manera similar a los casos
anteriores es posible descomponer la tabla en dos tablas.
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 10
II.6. Clave Principal
La clave (llave) principal de una tabla consta de uno o más campos que identifican de
forma exclusiva cada registro almacenado en la tabla. El tipo de campo puede ser “Texto” o
“Autonumérico” (el campo contador de Access).
Para establecer la clave principal haga clic en el campo que desee utilizar como clave
principal. Si desea crear una clave principal de múltiples campos, mantenga presionada la
tecla <Crtl> y haga clic sobre cada uno de los campos que desee incluir.
Después realice cualquiera de las siguientes acciones:
Menú Seleccionar del menú Edición el comando Establecer clave principal.
Hacer un clic en
Access crea automáticamente un índice para la clave principal lo cual acelera las
consultas u otras operaciones que pueden realizarse en una tabla.
Si guarda la tabla Access pedirá que asigne una clave principal y elegirá un campo Id
que utiliza el tipo de dato “Autonumérico” para asignar el valor único a cada registro. Si su
tabla ya incluye un campo tipo “Autonumérico”, Access lo designará como clave principal.
Si se utilizó el Asistente par tablas, en uno de los pasos pide que se asigne una clave a
un campo. Esta es otra variante para asignar la clave principal, pero es válido hacerlo o
cambiarlo con cualquiera de los métodos.
Por ejemplo: la clave principal de la tabla “Potrero” podría usarse el identificador del
potrero, porque este hace referencia a uno y solo un potrero; en el caso de la tabla de
“Tractor” no puede usarse, como clave principal, el identificador del tractor porque una
empresa podría comprar varios tractores de la misma marca y modelo, en este caso el
identificador no se referiría a un tractor en particular, en tal caso se puede declarar un campo
autonumérico.
II.7. Relaciones entre Tablas
Como Access es una base de datos relacional permite usar simultáneamente datos
procedentes de más de una tabla o consulta. Para relacionar entre sí las tablas o consultas
deberá especificar uno o varios campos que contengan el mismo valor en registros
relacionados. Estos campos coincidentes suelen tener el mismo nombre en ambas tablas. Las
relaciones entre las tablas se pueden agrupar en cuatro tipos:
♣ De uno a uno.
♣ De uno a varios.
♣ De varios a uno.
♣ De varios a varios.
Recordando que la tabla principal es aquella desde donde se establece la relación y la
tabla secundaria es aquella donde llega la relación, también llamadas madre e hija
respectivamente. Cabe señalar que las relaciones se establecen, siempre, entre 2 tablas.
Relación de Uno a Uno
En este tipo de relación un registro de la tabla principal se relaciona con un solo registro
de la tabla secundaria y un registro de la tabla secundaria se relaciona con un solo registro de
la tabla principal.
Las relaciones uno a uno entre tablas son poco frecuentes ya que, en muchos casos, la
información de las dos tablas podría combinarse en una sola.
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 11
Por ejemplo:
1
Labor
IDLabor
Fecha
IDHerramienta
Potencia
Tpo. Operativo
IDTractor
1
Herramienta
IDHerramienta
Para una determinada labor se utiliza una determinada herramienta y una herramienta se
utiliza para una sola labor.
Relación de Uno a Varios
Esta relación indica a Access que hay un registro en la tabla principal que se relaciona
con un solo registro de la tabla secundaria.
Este tipo de relación es el más frecuente en una base de datos relacional. El tipo de
relación varios a uno es esta misma relación pero considerada desde el punto de vista de la
tabla secundaria.
Por ejemplo:
Empresa
IDEmpresa
IDPredio
1
Predios
IDHerramienta
N
Una empresa puede tener varios predios o campos, pero un predio puede pertenecer a
una sola empresa.
Relación de Varios a Varios
En este tipo de relación un registro de la tabla principal puede relacionarse con más de
un registro de la tabla secundaria y un registro de la tabla secundaria también puede
relacionarse con más de un registro de la tabla principal. Para detectar las relaciones “varios a
varios” entre las tablas, es importante que observe la relación en los dos sentidos.
Este tipo de relación requiere cambiar el diseño de la base de datos antes de poder
especificar correctamente la relación, porque es muy complicado para el administrador de la
base extraer la información de las tablas secundarias así. La solución es crear una tercera tabla
que divida la relación “varios a varios” en dos relaciones “uno a varios”. En esta tercera tabla
se incluiría la clave principal de cada una de las dos tablas anteriores.
Por ejemplo
Tractor
IDTractor
N
N
Herramienta
IDHerramienta
Los tractores pueden ser utilizados para arrastrar diversas herramientas y a su vez cada
herramienta puede ser arrastrada por distintos tractores mientras se respete la potencia
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 12
mínima. De allí que sea necesario crear una tabla intermedia que haga las relaciones uno a
varios (1 a N).
Tractor
IDTractor
IDLabor
1
N
Labor
IDLabor
IDTractor
IDHerramienta
N
1
Herramienta
IDHerramienta
Claves Externas
Las claves principales garantizan la exclusividad de una tabla y se utiliza el campo para
vincular una tabla a otra. El campo común de la otra tabla puede no ser la clave principal. El
campo de vínculo común es un campo o campos que mantienen el mismo tipo de datos de la
clave principal de la tabla vinculante. El campo o los campos empleados para vincular a una
clave principal de la otra tabla se llama “clave externa”. A diferencia de la clave principal que
ha de crearse de manera especial, la clave externa es cualquier campo utilizado en la relación.
En el siguiente cuadro se puede observar en la tabla “Proveedores” el campo
“IDProveedores” es clave principal y en la tabla “Insumos” es clave externa.
Proveedores
IDProveedor
Nombre
NomContacto
CargoContacto
Dirección
1
N
Insumos
IDInsumo
IDProveedor
Definición
Cantidad
PrecioUnidad
UnidadExistencia
UnidadPedido
Integridad Referencial
La integridad referencial es un método del modelo entidad-relación (modelo de datos en
que se apoyan las bases de datos relacionales) para proteger automáticamente los datos contra
ciertas modificaciones o borrados que podrían romper los vínculos establecidos entre los
registros.
Por ejemplo: antes de borra un registro de una tabla principal, asegúrese de que no
queda algún registro, relacionado al eliminado, en la tabla secundaria.
Por ello, las bases de datos precisan reglas que especifique ciertas condiciones entre las
tablas, que se conocen como integridad referencial y que mantienen las relaciones intactas en
el sistema, prohibiendo modificar los datos de manera que invaliden los vínculos entre tablas.
La integridad referencial opera estrictamente en base a los campos claves, comprueba
cada vez si el campo clave, ya sea principal o externo, se agrega, modifica o borra. Si se
aplica una modificación a una clave se genera una relación inválida y eso supone violar la
integridad referencial.
Cuando se vinculan tablas, una de ellas suele llamarse principal (o madre) y la otra
secundaria (o hija). De romperse esta relación madre-hija, quedaría una tabla huérfana.
II.8. Creación de Relaciones
Access dispone de un potente “Generador de Relaciones”. Se pueden agregar tablas con
los métodos de arrastrar y colocar, especificando fácilmente el tipo de vínculo y exigir la
integridad referencial entre tablas.
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 13
Para crear o modificar relaciones realice cualquiera de las siguientes operaciones:
Menú Seleccionar del menú Herramientas el comando Relaciones.
Hacer un clic en
Cualquiera de las opciones muestra la siguiente caja de diálogo:
Cuando esta caja de diálogo se abre por primera vez, esta aparece en blanco y existen
diversos métodos para agregar tablas:
♣ Hacer clic en botón
Seleccionar del menú “Relaciones” la opción “Mostrar tabla”.
♣ En la ventana “Relaciones”, hacer clic con el botón secundario y elegir “Mostrar
tabla”.
Creación de un Vínculo entre Tablas
La ventana relaciones dispone todo para la creación de vínculos. Para ello, simplemente
hay que seleccionar el campo común en una tabla y arrastrarlo hasta otra que contenga el
mismo campo y depositarlo sobre él, luego aparecerá el cuadro relaciones siguiente:
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 14
Esta caja de diálogo ofrece varias opciones, como especificar la tabla principal y exigir
integridad referencial.
Tipo de Combinación
Al igual que hay distintos tipos de relaciones, hay distintos tipos de combinaciones:
♣ Combinaciones internas o equivalentes: permite indicar a Access que seleccione
todos los registros de dos tablas que tengan el mismo valor en los campos que están
combinados.
♣ Combinaciones externas: estas se utilizan para mostrar todos los registro de la tabla
principal que tenga registros comunes en la otra.
En la siguiente caja de diálogo se observa la primera opción es una combinación interna
y las restantes son externas.
Exigir Integridad Referencial
Puede suceder que al activar esta opción y hacer clic en el botón “Crear”, Access no
permita exigir la integridad referencial y presente un cuadro de aviso. Ello es debido a que las
tablas tienen registros que violan la integridad referencial, la tabla secundaria contiene
huérfanos.
Cuando la integridad referencial está activada se aplican algunas reglas globales:
♣ No se puede modificar un campo clave.
♣ No se puede eliminar un registro empleado en una relación.
El exigir integridad referencial, podremos opciones que permiten llevar a cabo las
tareas prohibidas descritas en las reglas globales, pero bajo el control adecuado de la base de
datos.
Actualizar/Eliminar en Cascada los Campos Relacionados
Activando la casilla de verificación correspondiente, Access activa las opciones en
cascada. La primera indica a Access que queremos modificar el contenido de un campo
vinculado. Si modificamos el contenido del campo clave principal de la tabla principal,
Access verificará que el cambio es un nuevo número (no puede haber registros duplicados en
una tabla principal) y luego irá a los registros relativos de la otra tabla y cambiará el valor del
campo vinculado con el nuevo.
La segunda opción es útil para eliminar una serie de registros relativos. Por ejemplo: Si
un cliente nos abandona, basta eliminarlo de la tabla “Clientes”, para que se borre en cascada
en las demás tablas.
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 15
II.9. Índices
Para mantener la base de datos ordenada, realizar búsquedas y consultas rápidamente se
utilizan los índices de uno o más campos de una tabla. Aunque los índices pueden acelerar las
búsquedas y las consultas, también pueden hacer más lenta la introducción de datos, esto se
debe a que Access debe actualizar los índices cada vez que se agrega o se modifica un
registro, como sucede al agregar registros con una consulta de datos añadidos o al añadir
registros importados a una tabla que contenga índices.
Para determinar o modificar los índices realice cualquiera de las siguientes operaciones:
Menú Seleccionar del menú Ver el comando Índices.
Hacer un clic en
Cualquiera de las opciones muestra la siguiente caja de diálogo:
Aquí se muestra el Nombre del índice, el Nombre de campo y el Orden. Todos los
campos van a contar con un índice, pero si se utilizarán o no y de que manera, se determina
según sus propiedades.
Las propiedades del índice se describen a continuación:
“Principal” especifica si el índice es la clave principal para la tabla, si se elige el
valor Sí el índice seleccionado es la clave principal. Esta propiedad es equivalente
a establecer la clave principal con los métodos anteriormente mencionados.
“Única” determina si un índice es único para una tabla. Con el valor “Sí” se indica
que es un índice único (clave). Un índice único ayuda a optimizar la búsqueda de
registros y consta de uno o más campos que organizan de manera única todos los
registros de una tabla en un orden predefinido. Si el índice consta de un campo, los
valores de ese campo deben ser únicos, si el índice consta de más de un campo,
podrán aparecer valores duplicados en cada campo, pero cada combinación de
valores deberá ser única.
“Ignora Nulos” indica si los registros con valores nulos de los campos de índice se
ignoran en el índice. Con el valor “Sí” los campos con valores nulos no tienen
entrada de índice, si permite entradas nulas en el campo indexado y espera tener
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 16
una cantidad importante de ellas, puede establecer esta propiedad y reducir la
cantidad de espacio de almacenamiento que utilizar el índice.
Si agrega o edita un índice de un solo campo en la ventana “Índices”, se actualizará
automáticamente el cuadro de la propiedad “Indexado” de este campo en el “Modo Diseño”
de tabla.
II.10. Modificación de Tablas
Para modificar el diseño de una tabla, simplemente abra la tabla en “Modo Diseño” y
realice las modificaciones pertinentes de los Nombres de campo, Tipo de datos, Descripción y
Propiedades de los campos.
Si desea insertar una fila más entre campos que ya están creados, realice cualquiera de
las siguientes acciones:
Menú Seleccionar del menú Edición el comando Insertar Fila.
Hacer un clic en
Seleccionar la fila y presionar <Insert>
Esta acción crea una fila en blanco encima de la fila seleccionada. De la misma forma,
para eliminar una fila puede realizar alguna de las siguientes acciones:
Menú Seleccionar del menú Edición el comando Eliminar Fila.
Hacer un clic en
Seleccionar la fila y presionar simultáneamente <Supr>
El funcionamiento depende de la ventana en que se esté realizando esta acción, puesto
que en el diseño de una “Consulta”, la ventana de un “Filtro” y la ventana de “Macro”, estas
acciones son equivalentes.
II.11. Guardar la Tabla
Después de agregar campos a una tabla, deberá guardarla para poder introducir
registros. Su nombre aparecerá en una el separador “Tablas” de la base de datos.
Para guardar la tabla realice cualquiera de las siguientes acciones:
Menú Seleccionar del menú Archivo el comando Guardar.
Hacer un clic en
Presionar simultáneamente <Ctrl> + <S>
Si la tabla fue creada con el “Asistente para tablas” no será necesario especificar un
nombre, de lo contrario se mostrará la siguiente caja de diálogo:
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 17
Aquí se asigna el Nombre de la tabla y se guarda con el nuevo nombre.
II.12. Importar y Vincular Tablas Externas
Access cuenta con la facilidad de poder incluir una o varias tablas de otras bases de
datos. Con esta opción se crea un vínculo con una tabla de otra “Aplicación” de base de datos
para que se pueda ver y editar los datos en la base de datos local. Puede seguir utilizando las
tablas adjuntas tanto en la aplicación original como en Access. Las tablas adjuntas aparecen
en la ventana de la base de datos junto con las demás tablas, pero con una flecha junto al
icono de tabla para indicar su condición. También puede adjuntar tablas de otras bases de
datos de Access, de forma que pueda usarlas sin tener que abrir la otra base de datos. Para
iniciar esta función seleccionamos del menú Archivo el comando Obtener datos externos que
cuenta con un submenú con las opciones Importar y Vincular tablas.
Importar
Access puede adjuntar tablas de las siguientes aplicaciones de bases de datos:
♣ base de datos SQL, mediante controladores ODBC
♣ Btrieve (con archivos de definición de datos FILE.DDF y FIELD.DDF)
♣ DBase III y dBASE IV (archivos .DBF)
♣ FoxPro (archivos.DBF, versiones 2.0 y 2.5)
♣ Paradox (archivos .DF, versiones 3.X y 4.X)
Si adjunta una tabla de Paradox, Btrieve o una base de datos de SQL, quizá tenga que
suministrar la contraseña que se ha definido en la otra aplicación, si especifica una contraseña,
posteriormente pueda abrir la tabla (opcional para bases de datos de SQL).
Para mantener segura su contraseña, quizá desee codificar la base de datos que contiene
las tablas adjuntas con contraseñas.
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 18
Esta caja de diálogo aparecerá sin importar si la tabla es de Access o si es de una base
de datos SQL. La caja de diálogo es similar a la de abrir archivos, se selecciona en Nombre de
la base de datos, la Unidad y el Directorio y se presiona “Importar”. Muestra la siguiente caja
de diálogo:
De esta caja de diálogo puede seleccionar no solamente tablas que desee importar sino
cualquiera de los elementos que contenga la base de datos. Presione el botón “Opciones” para
mostrar estas, que se encuentran en la parte inferior de la caja de diálogo. Según el elemento
de la base de datos que elija, estas cambiarán. Selecciónelas según sea su necesidad y el
resultado que desea obtener.
De un clic en cada uno de los elementos que desee importar o presione “Seleccionar
todo” o “Quitar la selección a todo”. Una vez realizada su selección presione “Aceptar”.
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral
Manual del Usuario de Microsoft Access
Tablas - Página 19
Vincular
Para realizar una liga con alguna tabla contenida en otra base de datos puede utilizar
este comando. En la primera caja de diálogo tiene que seleccionar la base de datos
posteriormente aparece la siguiente caja de diálogo:
Aquí muestran las tablas disponibles para la base de datos seleccionada. Para agregarlas
a la base de datos, selecciónelas con un clic y después presione “Aceptar”.
Después de adjuntar una tabla externa, se recomienda establecer propiedades de campo
en el “Modo Diseño” de la tabla. Aunque no se puede modificar la estructura de una tabla
adjunta, podrá establecer todas las propiedades de campo excepto Regla de validación, Texto
de validación y Valor predeterminado, que si puede sin embargo establecer en un formulario
dependiente de la tabla adjunta.
Si adjunta dos tablas procedentes de la misma base de datos de Access, heredará las
relaciones que pudieran haberse establecido entre ellas en su base de datos original.
Recopilación y Creación ISI Carla M. Mansilla
Facultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral