procedimiento para la administración de proyectos de investigación

PROCESO INVESTIGACIÓN / SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON
FINANCIACIÓN INTERNA
Revisó: Vicerrector de Investigación y Extensión
Directores de Investigación y Extensión de Facultad
Profesional Vicerrectoría de Investigación y Extensión
Código : PIN.09
Versión : 04
Página 1 de 6
Fecha de aprobación: Febrero 12 de 2014
Resolución No. 239
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Tramitar las solicitudes realizadas por los Directores de los proyectos durante la
ejecución de los proyectos de investigación con financiación interna.
Aplica para el trámite de las solicitudes realizadas durante la ejecución de los
proyectos de investigación con financiación interna, desde que se registra la solicitud
hasta que se ejecuta, tanto solicitudes de tipo financiero y administrativo.
NORMATIVIDAD
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
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Creación de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Acuerdo Superior 073 de 2005
Estatuto de Investigación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 043 de 2011
Por el cual se reglamentan las auxiliaturas docentes, de investigaci6n, de extensión, administrativas y especiales. Acuerdo Superior 20 de 2014.
Por el cual se modifican los artículos 4° y 6° del Acuerdo Superior 20 de 2014. Acuerdo Superior 55 de 2014.
Por la cual se realizan delegaciones en personal de Dirección de la UIS , y se adoptan otras disposiciones. Resolución 2527 de 2014.
Por la cual se modifica el artículo primero de la resolución N° 2527 del 10 de diciembre de 2014. Resolución 807 de 2015
Por la cual se realizan delegaciones vía general en personal de dirección de la UIS en asuntos contractuales y de ordenación del gasto. Resolución 2627 de 2015
Por el cual se adopta el Estatuto de contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 034 de 2015.
Por la cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la UIS. Acuerdo 050 de 2015.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
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
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
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
ACUERDO: Acto administrativo generado por los Consejos Superior, Académico y de Facultad
CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.
COIE: Comité Operativo de Investigación y Extensión
DIEF: Dirección de Investigación y Extensión de la Facultad
OC: Orden de compra
OPM: Orden de pago manual
OPS: Orden de prestación de servicios
OT: Orden de trabajo
SIF: Sistema de Información Financiero
SIVIE: Sistema de Información de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión
SMLMV: Salario mínimo legal mensual vigente
TR: Términos de referencia de la convocatoria
UAA: Unidad Académico Administrativa
VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión
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CONSIDERACIONES
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
Durante la ejecución del proyecto, se debe enviar a la DIEF un informe de avance, especificamente a la mitad del tiempo total de duración del proyecto, para ello se
debe utilizar eI formato de Informe final o de avance de proyectos de investigación con financiación Interna – FIN.51.
Las solicitudes de tipo financiero incluyen contrataciones de servicios, compras, viajes, vinculación de estudiantes o traslados. Se deben adjuntar Los documentos
soportes teniendo en cuenta los lineamientos de contratación vigente. Las solicitudes administrativas hacen referencia a otro sí, ajustes de los compromisos, cambio de
director del proyecto, cambio de supervisor, entre otras.
Cuando se requiere contratar una persona o empresa extranjera, o se cubran gastos de viaje o pasajes de aéreos y que derivado de ello, un extranjero debe ingresar al
país, el extranjero debe solicitar visa de trabajo ante la ciudad de origen en caso que se incurran en honorarios , de lo contrario se solicita un permiso ante la autoridad
competente en Colombia encargada de la migración.
Según el Acuerdo del Consejo Superior 020-2014, para la vinculación de Estudiantes de Maestría de Investigación hasta 2 SMLMV mensuales y para los de Doctorado
hasta 3 SMLMV, se genera una OPM, si supera el monto anterior se realiza una OPS.
Los recursos entregados al personal no de planta (gastos de viaje) deberán legalizarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión,
entregando el Certificado de Comisión o Actividad a la Sección de Tesorería para realizar el registro correspondiente en el S IF.
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
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Conector
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
1. Registra y envía la solicitud con el fin de dar cumplimiento
a los compromisos establecidos en el proyecto. Se utiliza el
SIVIE para enviar solicitudes financieras, de lo contrario se
envía por correo electrónico o en físico.
Sujeto al
tiempo del
Director del
Proyecto
Director del
proyecto
½ Jornada
Secretaria DIEF
½ Jornada
DIEF
Secretaria DIEF
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
1. Registra y envía solicitud
¿La solicitud
es para ejecución
presupuestal?
Si
No
A
Pág.4
¿La solicitud se puede
aprobar?
No
3. Informa que no es
posible realizar el trámite
Si
4. Asigna Visto Bueno y
completa documentos de la
solicitud.
5. Revisa y registrar
solicitud en el Sistema
Financiero o Intranet.
1
Si la solicitud no es para ejecución presupuestal, continúe
con la actividad 9.
2. Revisa la solicitud en el SIVIE, verificando que sea acorde a
la propuesta aprobada, que el proyecto esté vigente, que se
encuentren los documentos adjuntos, verifica el CDP y
rubro del cual está solicitando recursos.
2. Revisa la solicitud

FIN
3. Si la solicitud no se puede aprobar, informa que no es
posible realizar el trámite. (Se incluyen los casos en donde
hay presupuesto pero no se ha contemplado en el proyecto
inicial)
4. Si la solicitud se puede aprobar, le asigna VoBo en el SIVIE y 5 Jornada
completa la solicitud con los documentos requeridos según la *10 Jornadas
OPS
normatividad de la contratación.
5. Revisa y registra solicitud en el SIF o intranet (según el
caso), para darle trámite.
Nota: Para registrar la solicitud en el sistema se deben tener
todos los documentos requeridos.
Una vez realizada, el contratista procede a su ejecución.
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Sujeto a la
recepción de
los
documentos
(Actividades 4 y 5)
Secretaria DIEF
Secretaria DIEF

Normatividad
interna de
contratación.
Tutorial SIVIE.
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FINANCIACIÓN INTERNA
DIAGRAMA DE FLUJO
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DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
6. Ejecuta procedimiento definido según el estatuto de
contratación actual.
Sujeto al
tiempo del
Director del
Proyecto y
Contratista
Secretaria DIEF
Contratista
Director del
Proyecto
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
6. Ejecuta procedimiento
definido
Si
¿Hay algún
inconveniente?
Si hay algún inconveniente:
7.Informa al responsable y
resuelve el problema
No
Normatividad interna
de contratación.
8. Autorizar el ordenador
del gasto.
7. Informa al responsable (Director del Proyecto –
Contratista) y resuelve el problema.
8. Si no hay inconvenientes para realizar el pago, lo autoriza.
½ Jornada
1 Jornada
Secretaria DIEF
DIEF
FIN
A
9. Revisa la solicitud del Director del proyecto y completa la
información requerida, de acuerdo con los criterios fijados
en los TR y el COIE.
9. Revisa la solicitud y
completa la información
requerida
¿La solicitud requiere
revisión por el COIE?
Si
B
Pág.5
1 Jornada
DIEF
Secretaria DIEF
½ Jornada
DIEF
Si la solicitud requiere revisión por el COIE, continua con la
actividad 11.
No
¿El DIEF aprueba
la solicitud?
Si
C
Pág.5
Si no se requiere revisión por el COIE y el DIEF aprueba la
solicitud, continua con la actividad 12.
No
D
10. Comunica al
investigador la decisión de
no aceptar la solicitud
10. Si el DIEF no aprueba la solicitud, comunica al Director
del proyecto la decisión de no aceptarla.
FIN
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
 TR de las
convocatorias internas
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FINANCIACIÓN INTERNA
DIAGRAMA DE FLUJO
B
11. Presenta la solicitud ante el COIE.
Nota: el COIE se realiza una vez por semana.
11. Presenta solicitud ante
el COIE
¿El COIE
considera pertinente la
solicitud?
DESCRIPCIÓN
No
D
Pág. 4
TIEMPO
ESTIMADO
Código : PIN.09
Versión : 04
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RESPONSABLE
1–5
Jornadas
DIEF
½ Jornada
DIEF
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Si el COIE no considera pertinente la solicitud, el DIEF
comunica al Director del proyecto.
Si
C
12. Notifica la aceptación
de la solicitud
12. Si el COIE considera pertinente la solicitud, notifica al
director del proyecto la decisión de aprobación.
¿La solicitud
es modificación de
convenio?
En caso que sea aceptada la solicitud por el COIE y se
requiera la modificación de un convenio elaborado con una
empresa externa continua con la actividad 13.
No
Si
13.Diríjase al PIN 03
13. Diríjase al Procedimiento para la modificación de Ver PIN.03
convenios o contratos de los proyectos de investigación PIN.03.
14. Ejecuta la solicitud y
solicita actualización en el
SIF
14.Ejecuta la solicitud aprobada, solicita la actualización en el
SIF a la Sección de Presupuesto y a la División de Servicios
de Información, e informa al técnico del SIVIE.
15. Actualiza información
del proyecto en el SIVIE
15. Actualiza la información del proyecto en el SIVIE.
FIN
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Ver PIN.03
½ Jornada
Secretaria DIEF
½ Jornada
Técnico SIVIE
PIN.03 Modificación de
convenios o contratos
de los proyectos de
investigación.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Febrero 12 de 2014
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del documento.

02



Agosto 06 de 2015






03
04
Julio 29 de 2016

Septiembre 27 de 2016 
Modificación quién revisó el documento, el objetivo, alcance, normatividad, definiciones
y/o abreviaturas y consideraciones.
Unión de las actividades anteriores 1 y 2, 5 y 6.
Modificación de las anteriores actividades 4, 5, 12, 14, 15, 16, 18, 20 y 21.
Modificación del condicional ¿La solicitud es financiera? , ¿La solicitud amerita revisión
por parte del COIE? Y ¿El DIEF considera pertinente la solicitud? .
Inclusión del condicional: ¿La solicitud es modificación de convenio?
Eliminación de las anteriores actividades: 3, 7, 8, 9, 10, 11 y 19.
Eliminación de los condicionales: ¿Tiene disponibilidad presupuestal? , ¿Hay algún
inconveniente con la documentación? y ¿Desea apelar la decisión?
Inclusión de las nuevas actividades 2, 6, 13 y 15.
Inclusión documento de referencia en la actividad 1.
Se incluye la columna de tiempo estimado de las actividades, descripción 1 jornada y ½
jornada, y se modifica la numeración de los conectores.
Modificación de la normativa y eliminación de la consideración que menciona los
procedimientos de contratación.
Se incluye el Acuerdo Superior 55 de 2014 en la normatividad.