Apertura y cierre de ordenes de trabajo, subordenes de

Copia No Controlada
Instituto Nacional
de Tecnología Industrial
Centro de Desarrollo e Investigación
en Física y Metrología
Procedimiento General: 03
Apertura y cierre de órdenes de
trabajo, subórdenes de trabajo y
requerimiento entre centros u
otras áreas del INTI
Revisión: Mayo 2014
Este documento se ha elaborado con recursos del Instituto Nacional de Tecnología Industrial.
Sólo se permite su reproducción sin fines de lucro y haciendo referencia a la fuente.
PG03 Lista de enmiendas: Mayo 2014
ENMIENDA
DESCARTAR
INSERTAR
Nº
CAPÍTULO PÁGINA PÁRRAFO
CAPÍTULO
FECHA
RECIBIDO
PÁGINA PÁRRAFO
FIRMA
1 de 1
Pg03 Índice: Mayo 2014
NOMBRE DEL CAPÍTULO
REVISIÓN
Página titular
Mayo 2014
Lista de enmiendas
Mayo 2014
Índice
Mayo 2014
Apertura y cierre de órdenes de trabajo, subórdenes de trabajo y requerimiento entre centros u otras áre- Mayo 2014
as del INTI
Apéndice 1
Mayo 2014
Apéndice 2
Junio 2011
Apéndice 3
Junio 2011
Apéndice 4
Junio 2011
Apéndice 5
Junio 2011
Apéndice 6
Junio 2011
Apéndice 7
Junio 2011
Apéndice 8
Junio 2011
Apéndice 9
Junio 2011
PG03: Mayo 2014
1. Objetivo
Indicar el procedimiento para la apertura y cierre de una Orden de Trabajo, una Suborden de Trabajo
o un Requerimiento entre Centros u otras áreas del Sistema INTI, los formularios a completar y su archivo.
2. Alcance
Se aplica a la apertura y cierre de cualquier tipo de Orden de Trabajo, Suborden de Trabajo o Requerimientos entre Centros u otras áreas del Sistema INTI que se realice en el INTI - Física y Metrología.
3. Definiciones y abreviaturas
3.1. Abreviaturas
Son las consignadas en el capitulo 2 del MC.
3.2. Definiciones
RUT: Se abre un requerimiento entre Unidades Técnicas cuando el usuario es otro Centro de INTI. No
interviene un usuario externo al INTI que solicite una actividad.
SOT: Se abre una Suborden de Trabajo cuando un Centro del INTI solicita un trabajo a otro, requerido
a su vez, por un usuario externo.
4. Referencias
No aplicable.
5. Responsabilidades
Ejecución
5.1. Personal administrativo
El personal de Secretaría es responsable de:
a) Recibir al usuario interno y/o externo y derivarlo al personal técnico correspondiente.
b) Realizar la gestión de apertura y cierre de Órdenes de Trabajo, SOT y RUT y facturación.
c) Entregar el Certificado de calibración/medición o Informe de ensayo/verificación al usuario
según se ha convenido una vez que se han realizado las actividades requeridas en la OT, RUT,
o SOT.
d) Realizar las gestiones de facturación para las OT. En caso de RUT y SOT firmar los formularios
correspondientes y envía al sector facturación.
e) Archivar la copia verde de la OT, copia del Certificado de calibración/medición o Informe de
ensayo/verificación, la consulta del usuario, orden de compra o nota de pedido, presupuesto y
copia de la autorización de salida de elementos.
5.2. Personal de cada laboratorio o UT
Es responsabilidad del personal del laboratorio o UT:
a) Cumplir con lo establecido en el capítulo 9 del MC.
b) Realizar una entrevista con el usuario de ser necesario.
c) Confeccionar el Formulario PG03/1, este formulario es enviado por correo electrónico a secretaría para realizar la apertura de OT, RUT o SOT, cumplimentando también lo establecido en
el PG11 - Revisión de los pedidos, ofertas y contratos.
d) Archivar autorización de salida de elementos, copia celeste de OT y copia del Certificado de
calibración/medición o Informe de ensayo/verificación.
1 de 5
PG03: Mayo 2014
5.3. Coordinador de la UT
Es responsable por la supervisión de las actividades técnicas a partir de la apertura y hasta el cierre de
la OT, SOT o RUT dentro de la UT.
6. Desarrollo
En el servidor calidad de INTI – Física y Metrología:
\\homero\red calidad\Formularios\Solicitud de Apertura de OT-RUT-SOT
Se encuentran los formularios correspondientes a cada Unidad Técnica para Solicitud de apertura de
OT, RUT, SOT.
Si se selecciona OT simple, va a corresponder a la Oferta Tecnológica de la Unidad Técnica.
2 de 5
PG03: Mayo 2014
O bien para Abrir una OT- RUT-SOT compartida entre varias unidades Técnicas:
En cada caso aparecerá un desplegable con la Oferta Tecnológica para seleccionar.
6.1. Apertura de OT
Órdenes de Trabajo
6.1.1. Cuando para la apertura de una OT el usuario se presente en el Centro, el personal administrativo lo
recibe y de acuerdo al tipo de actividad requerida, acude al personal técnico del laboratorio o UT correspondiente. Si la persona que realiza la entrevista con el usuario no estuviera disponible, se acude
al Coordinador de la UT que corresponda o bien al Director Técnico (ver PG11).
6.1.2. Quien realiza la entrevista define, junto con el usuario, las actividades a realizar cumplimentando lo
establecido en el PG11. Además, el personal del Laboratorio, analiza las posibilidades para cumplir los
requerimientos del usuario, define el tiempo estimado de entrega del Certificado de calibración/medición o Informe de ensayo/verificación y realiza una cotización, asimismo completa el Formulario PG03/1 (Apéndice 1).
3 de 5
PG03: Mayo 2014
6.1.3. En el caso de que la entrevista con el usuario sea por correo electrónico o telefónicamente, el personal
del laboratorio de la UT confecciona el Formulario PG03/1 y lo envía por correo electrónico junto a la
orden de compra o nota de pedido y cotización al personal de Secretaría para realizar la apertura.
6.1.4. En el caso que se trate de un usuario nuevo, el Personal de Secretaría:
Deberá completar el Formulario de Alta de Usuario: Formulario PG03/2 (Apéndice 2) y solicitar a la
GAHyF, sector facturación y cuenta corriente el “Nº de Usuario”.
6.1.5. Para la apertura de la OT en la Secretaría se completa lo siguiente:
a) La Planilla de Ingreso de Órdenes de Trabajo: Formulario PG03/3 (Apéndice 3). Esta planilla se encuentra en un archivo en formato digital compartido en servidor de calidad con clave conocida“INGRESO DE ORDENES DE TRABAJO” que contiene lo siguiente:
 Nº de Usuario: número que es el asignado por la GAHyF y se encuentra en el listado de usuarios del INTI - Física y Metrología, ubicado también en la carpeta de “Registro de Órdenes de
Trabajo”.
 Nº de OT: número correlativo o asignado al trabajo inmediato posterior al último anotado.
 Usuario: generalmente es el nombre de la Empresa o de la persona solicitante.
 Material: descripción del objeto a calibrar, ensayar o verificar.
 Tipo de servicios: describe de que tipo de servicio se trata, calibración, medición, verificación,
ensayo, asistencia, otros, etc.
 Entró: se refiere a la fecha de Apertura de la Orden de Trabajo.
 Vto.: Fecha estimada para la entrega del Certificado de calibración/medición o Informe de ensayo/verificación.
 Salió: La fecha de entrega efectiva del Certificado de calibración/medición o Informe de ensayo/verificación.
 UT: Unidad Técnica interviniente.
 Arancel: el arancel estimado.
 SOT: Esta columna se completa solo en el caso que sea necesario abrir una SOT.
Centro: Centro del INTI al que el INTI - Física y Metrología solicita una parte del trabajo del
usuario.
Nº de SOT: número asignado por el otro Centro.
Monto: Valor (arancel) de la parte subcontratada.
b) El documento de apertura de OT
Para completar este documento se utilizan los datos técnicos que figuran en el Formulario PG03/1 utilizando el sistema PRESEA. Una vez impresas las tres copias del documento, el usuario firma en el espacio con la leyenda “Firma solicitante”, en el caso que el usuario abra la OT personalmente y la “Firma responsable INTI”. Cuando la OT es abierta con la información recibida en secretaría por correo
electrónico, el personal técnico se acercará a secretaría para firmar las copias de la OT y la consulta
del usuario.
En el espacio “Firma Responsable INTI” pueden firmar las personas indicadas en los PC como “Personal Habilitado para realizar las actividades de verificación, calibración, medición o ensayo, el coordinador de la UT respectiva o bien el Directo Técnico.
6.1.6. Del documento de apertura de OT.
Copia azul: Se entrega al personal técnico junto con la copia del formulario PG03/01 para el archivo
en su laboratorio.
Copia verde: es colocada en el lugar asignado identificado como “Pendientes”. También se adjunta la
documentación mencionada en 6.1.3.
Copia blanca: Se entrega al usuario.
6.1.7. Facturación
El personal administrativo envía al Usuario la factura por correo electrónico y correo postal cuando
corresponda. Además el usuario puede descargarla desde la página web de INTI o retirarla en secretaria.
Las facturas son abonadas en la tesorería del INTI o por transferencia bancaria.
6.2. Subórdenes de Trabajo (SOT) y Requerimientos entre Unidades Técnicas (RUT)
4 de 5
PG03: Mayo 2014
6.2.1. SOT solicitadas por el INTI - Física y Metrología a otro Centro
Cuando se solicite un servicio que se realiza en otro Centro del INTI, se debe derivar el objeto a ese
Centro. El personal del laboratorio deriva el objeto y contacta al Responsable del Laboratorio del otro
Centro para requerirle el servicio y coordinarlo. Cuando el Centro ejecutor del trabajo envía los formularios de SOT correspondientes (se realiza por triplicado) los mismos son firmados por el Director
Técnico del Centro, y el personal administrativo archiva una copia y envía las dos restantes al Centro
que realizó el trabajo.
6.2.2. SOT o RUT solicitadas por otro centro al INTI - Física y Metrología
Para la apertura de SOT o RUT, el personal del laboratorio completa el Formulario PG03/1 y lo envía
por correo electrónico al personal de secretaría.
El Personal de Secretaría completa la planilla de ingreso PG 03/5 o PG 03/4 (Apéndice 3), que se encuentran en archivos digitales compartidos en servidor de calidad con contraseña segura (“Ingreso de
SOT” e “Ingreso de RUT”)
Esta planilla es similar a la de OT. Además completa el formulario de apertura de SOT/RUT ( Apéndice
10 y 11) por triplicado.
 Las copias se retienen en la Secretaría, en el lugar de las “Pendientes” hasta que se haya completado el trabajo. Cuando el formulario de RUT/SOT esté firmado por los directores de los
centros intervinientes , la secretaría enviará una copia de la SOT/RUT a GAHyF, Sector facturación , otra al laboratorio correspondiente y la última para su archivo.
7. Apéndices
Nº APÉNDICE
FORMULARIO
TÍTULO
1
PG03/1
Solicitud de Apertura de OT, RUT, SOT
2
PG03/2
Formulario de alta de usuario
PG03/3
Planilla de ingreso de Órdenes de trabajo
PG03/4
Planilla de ingreso subórdenes de trabajo
PG03/5
Planilla de ingreso de requerimientos entre Unidades Técnicas (Centros del INTI)
3
4
Diagrama de flujo del procedimiento
5
Esquema de destino de las planillas/formularios, etc
6
PG03/7
Autorización de salida de elementos
7
Formulario de Órdenes de Trabajo
8
Formulario de RUT
9
Formulario de SOT
5 de 5
PG03 Apéndice 1: Mayo 2014
Solicitud de Apertura de OT, RUT, SOT
1 de 1
PG03 Apéndice 2: Junio 2011
Formulario de Alta de Usuarios:
1 de 1
PG03 Apéndice 3: Junio 2011
Planillas de Ingresos de OT,RUT y SOT:
1 de 1
PG03 Apéndice 4: Junio 2011
Diagrama de flujo del procedimiento
Usuario
Entrevista Usuario
Capitulo 9 del MC
Objeto a calibrar/medir/
ensayar/verificar
PG11
Formulario PG03/1 – Solicitud
de Apertura de OT-RUT-SOT
Alta de Usuario
Planilla de Ingreso de órdenes
Copia azul
Documento apertura de OT
Copia Verde
Copia Blanca
Archivo Secretaría
Realización del Trabajo
Resultados
Original
Cert. de calib./med. o Informe de
ensayo/verificación
Copia
Copia
Facturación y cobro
Archivo Laboratorio
Original
Copia
Recibo Oficial (duplicado)
Autorización envío
Entrega resultados
resultados por
Fax/mail
1 de 1
PG03 Apéndice 5: Junio 2011
Esquema del destino de las planillas, formularios, etc
ÓRDENES DE TRABAJO
ALTA USUARIO
Original
GAHyF- Facturación y Cuentas Corrientes
Copia
Secretaría de Física y Metrología
PLANILLA DE INGRESO DE ÓRDENES DE TRABAJO
Archivo Digital “Ingreso de Órdenes de Trabajo”
APERTURA DE OT
Copia Azul
Personal técnico de la UT
Copia Verde
Caja (Pendientes)
Copia Blanca
Usuario
Archivo (Carpeta OT)
CERTIFICADO DE CALIBRACIÓN/MEDICIÓN O INFORME DE ENSAYO/VERIFICACIÓN
Original
Usuario o según se acuerde con el usuario
Duplicado
Archivo (Carpeta OT)
Triplicado
Archivo Laboratorio puesto de trabajo del personal técnico de la UT
FACTURA
Original
Usuario
Duplicado
Archivo con la OT verde copia de Certificado, etc.
SUBÓRDENES DE TRABAJO - REQUERIMIENTOS ENTRE UNIDADES TÉCNICAS
PLANILLA DE INGRESO SOT Y RUT
DOCUMENTO DE APERTURA DE SOT Y RUT
Original
(Facturación y Cuentas Corrientes)
GAHyF - Facturación y Cuentas Corrientes
Duplicado
(Pendientes)
Archivo (Carpeta SOT- RUT)
Triplicado
Centro que solicitó el calibración/medición/ensayo/verificación
Cuadriplicado
Personal técnico de la UT
CERTIFICADO DE CALIBRACIÓN/MEDICIÓN O INFORME DE ENSAYO/VERIFICACIÓN
Original
UT que solicito el ensayo/ calibración
Duplicado
Archivo (Carpeta OT)
Triplicado
Archivo de laboratorio puesto de trabajo del personal técnico de la UT
1 de 1
PG03 Apéndice 6: Junio 2011
Autorización de Salida de Elementos:
2 de 2
PG03 Apéndice 7: Junio 2011
Orden de trabajo (OT).
Azul y verde frente
Azul y verde dorso
1 de 2
PG03 Apéndice 7: Junio 2011
Blanca Frente
Blanca dorso
2 de 2
PG03 Apéndice 8: Junio 2011
Requerimiento entre unidades técnicas - Centros de INTI (RUT)
1 de 1
PG03 Apéndice 9: Junio 2011
Sub-orden de trabajo (SOT)
1 de 1