RECOMENDACIONES E INSTRUCCIONES EMANADAS DE

DSIA
Dirección de Servicios de Información Administrativa
Vicerrectorado Administrativo
PLANDES
Dirección de Planificación y Presupuesto
Rectorado
RECOMENDACIONES E INSTRUCCIONES
EMANADAS DE PLANDES Y DSIA
PARA LA ELABORACION
DE LA MEMORIA Y CUENTA 2008.
Mérida, octubre 2008
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
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LA MEMORIA Y CUENTA DEBE CUMPLIR CON LOS SIGUIENTES
REQUISITOS
1.DEBE ser CONFIABLE: Información completa y verificable
2.DEBE ser RELEVANTE: Información útil para el análisis y la toma de decisiones.
3.DEBER ser COMPRENSIBLE, CLARA Y PRECISA: evitar el exceso de detalle, descripciones
vagas o demasiado técnicas.
4.DEBER ser CONSISTENTE: En el tiempo y con otros informes (planes operativos, ejecución física
trimestral) de lo contrario se menoscaba la capacidad de información.
INTRUCCIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN
DE LA MEMORIA Y CUENTA (MyC) DE SU DEPENDENCIA, año 2008
Las siguientes instrucciones se han diseñado con la finalidad de facilitar la presentación de la
información proveniente de las diferentes dependencias y sobre todo con la intención de mejorar y
corregir errores cometidos hasta el presente.
INSTRUCCIONES GENERALES
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La Memoria y Cuenta constituye una relación de logros alcanzados, metas, resultados, impactos
y obstáculos en la gestión, relacionados éstos con políticas, estrategias, planes generales y
objetivos de la Universidad de Los Andes, en consecuencia los nombres propios de personas
deberán omitirse, puesto que la relación se refiere a hechos cumplidos por la universidad o
su dependencia y no a las actividades que ejecutan los funcionarios de ésta.
La Memoria y Cuenta es un documento oficial, por lo cual se exige en su preparación el máximo
cuidado y responsabilidad, y en su redacción, deberá existir claridad de concepto y
vocabulario preciso, procurando la mayor pureza del lenguaje. La descripción de los hechos se
expondrá en forma sencilla, de modo que sea comprensible para toda clase de público y
redactada en tercera persona del singular.
Se describirán los logros y metas cumplidas, programados y no programados mas relevantes, los
cuales se señalarán de manera concreta, reflejando el resultado final y no las tareas que
Condujeron a su consecución.
Referirse a logros realmente relevantes de la dependencia, con redacción clara y precisa.
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Los logros se inician con verbos en pasado y su enunciación en forma sustantiva. Por ejemplo:
Atención de una matricula de 2.550 estudiantes del Programa Académico…meta que supera el
dato programado. El alcance de esta meta se relaciona con las jornadas de visitas a la educación
media diversificada que permitió la captación de mayor número de alumnos.
Uso de cifras globales con el mayor grado de exactitud, en especial las referidas a metas y
grado de logro.
Si en el texto se incluyen siglas, debe aclararse su significado.
RECOMENDACIONES EMANADAS DE PLANDES
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Tomar en cuenta las recomendaciones emanadas de la DSIA
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Antes de proceder a la elaboración de la MyC2008 repase, por favor, las instrucciones,
observaciones y recomendaciones elaboradas sobre su dependencia.
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Si no conoce a cabalidad los logros de su dependencia solicite información al respecto y/o revise
las funciones y objetivos de la dependencia pues los logros más relevantes estarán relacionados
con éstos.
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Solicite información al decano, directores o demás autoridades sobre logros importantes
alcanzados, que no estén dentro de la programación.
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El responsable de la elaboración de la Memoria y Cuenta debe solicitar la información a las
diferentes unidades (Direcciones, Departamentos, Laboratorios, Centros, Institutos y otros), con
el propósito de recabar la información en el tiempo determinado, para luego sintetizar dicha
información y obtener la Memoria y Cuenta Consolidada de las Facultades y Núcleos.
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La información plasmada en la Memoria y Cuenta no debe llevarse al detalle, sólo deberá
contener información global de la unidad a que corresponda, con las cifras y datos agregados
que se estimen relevantes.
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La información concerniente a mejoras, reparaciones, construcción
de obras y otras
relacionadas las reporta la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento con exactitud y detalle
requerido, al igual que los convenios los reporta la Dirección de Relaciones Interinstitucionales
(DIORI), en todo caso la facultad puede mencionar: Gestión y consecución de recursos para la
ampliación, reparación y mejoras de edificaciones; en convenios puede mencionarse el total de
convenios firmados por la facultad, pues el detalle lo presenta la DIORI.
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Las funciones y objetivos pueden separase con viñeta tipo guión, y justificar el texto, para mejor
presentación.
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Toda dependencia cuentadante tiene la obligación de reportar logros
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INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACION DE LA MEMORIA Y CUENTA,
EMANADAS DE LA DSIA.
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La Memoria y Cuenta de la Universidad de Los Andes correspondiente al ejercicio fiscal del año
2.008 debe ser elaborada bajo el esquema de presentación ajustado a la estructura
presupuestaria de la Institución, es decir, al conjunto de categorías presupuestarias conformadas
por proyectos y acciones específicas.
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La Memoria y Cuenta será recibida en la Dirección de Servicios de Información Administrativa
(DSIA), y en la Dirección General de Planificación y Desarrollo a partir del lunes 12 de ENERO y
hasta el 16 de ENERO del año 2009, según el DÍA y el TURNO asignado en el CRONOGRAMA
establecido por DSIA.
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La información debe ser presentada en la misma herramienta de procesador de texto del año
2007 (OpenOffice versión 3.0.0 para este año 2008).
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En todo el documento se utilizarán las siguientes medidas de márgenes Izquierda 4,00 cm.,
Derecha 3,00 cm., Arriba 3,00 cm., Abajo 3,00 cm.
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El interlineado debe ser sencillo dejando dos espacios entre el nombre de la Institución y el
primer subtítulo. A partir de allí se dejará un espacio entre párrafos.
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En todas las secciones del documento, el texto se transcribe en Arial 12, normal y precedido de
viñeta tipo guión (donde aplique).
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Cada página debe tener el encabezado
completa.
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MEMORIA Y CUENTA 2008
en mayúscula, con línea inferior
En la nota de pie de página se transcribe en mayúscula el nombre de la Institución,
con línea superior completa.
UNIVERSIDAD
DE LOS ANDES,
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El encabezado y la nota de pie de página en Arial 8, negrita cursiva y orientado hacia el margen
izquierdo de la página.
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Las acciones deben ser redactadas en un lenguaje claro preciso, expuestas de manera sencilla
para ser comprendida por el público en general.
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El uso de abreviaturas y siglas es aceptable en casos donde las mismas sean del dominio
público a nivel nacional y en cada caso, podrán ser utilizadas a partir de la segunda vez que se
presenten al nombrar instituciones, proyectos, eventos y otros.
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Una vez transcrita, debe ser remitida exclusivamente a la Dirección de Servicios de Información
Administrativa (DSIA) y a la Dirección General de Planificación y Desarrollo – PLANDES vía
correo electrónico a la cuenta [email protected] en la DSIA y vía correo electrónico a la cuenta de
cada responsable por dependencia en PLANDES, información que fue entregada en el taller.
Esto en razón de que la Memoria y Cuenta de la Universidad de Los Andes es recopilada,
compaginada, numerada y encuadernada bajo la supervisión de DSIA y revisada por un equipo
de control de calidad en PLANDES, con el objeto de lograr la uniformidad requerida para su
presentación y dar cumplimiento a las exigencias de orden legal y reglamentario.
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